单证员岗位说明书

第一篇：单证员岗位说明书

空运部单证员岗位职责

1.服从OP的工作安排，在做好自己工作的同时，具有团队意识，帮助团队其他成员完成整个团队的任务目标。

2.根据IATA规则制主提单，分提单。在追求取得最大的合理利润的前提下，确保准确、快速、及时制单。(准确率和速度不影响进程)

3.在追求取得最大的合理利润的前提下，确保准确、及时缮制随机发票，确保准确、及时缮制货物预告。

4.打单前，在得到过磅数据后，立即审核过磅重量和客户提供的订舱重量是否相符，如发现过磅重量与订舱重量相差的公斤数超过订舱重量的10%或超过30公斤的，在告知OP的同时需立即与客户确认重量，重量经客户确认接受后方可制单。

5.制单时，如因客户要求变更托运书内容或发现制单要求、报关资料与客户提供的托运书不符，应立即跟客户确认，并在接到客户重新提供正确的托运书后，方可制单。如因客户或销售人员要求变更出货资料，将导致提单资料与实际资料不符的，需立即告知OP，由OP决定是否做出变更、是否要求客户出保函，然后在OP的指示下进行操作，如需客户出保函的要收到正本保函后，方可制单。

6.在制主单完成后，报关前将该单须留底的财务联撕下留底。

7.在按要求准确缮制各类单据的同时，尽量防止客户资料外泄。

8.监督职能：监督通过对照托运书、随行记录，检查订舱环节的逻辑是否合理，有无明显错误。

第二篇：单证员的岗位职责：

1、接到业务员P/I，要了解客人定单内容，并随时关注相关客人的邮件内容，以便了解客人对定仓、单据的要求。

2、要对客人汇款，包括定金和余款做好登记，并登记好与货款相对应的核销单号。

3、与业务员和跟单员沟通，确定发货时间，并及时与货代联系(如有指定货代，就与指定货代联系)定仓，了解截关和开船日期，及时拿到进仓通知，督促跟单员按时将货物进仓。

4、定仓的同时，制作准备报关所需单据并寄给货代，备案核销单，按照客人要求确认提单，协助货代报关，报关后，及时向货代索取报关预录单。

5、船开以后，要催促货代及时将提单寄给我司。

6、按照客人要求制作客人所需单据。

7、跟业务员沟通，如没有任何问题，给客户寄单，并给业务员一份客人单据副本。

8、与财务部沟通，及时将费用汇给货代，并及时向货代索取核销单、报关单、场站收据等单据，以便于退税。

9、及时向财务部提供退税所需单据。

单证员应妥善保管核销单、报关单、报关委托书、原产地证等相关单据，如有所缺，应及时购买，应妥善管理每一个客户的单据副本。

第三篇：办公室企划员岗位说明书

岗位名称：办公室企划员

直接上级：办公室主任

岗位描述：负责集团企业文化建设工作，及集团下设各院内外整体形

象策划宣传

岗位职责：

1.负责企业形象的策划、组织实施和监控工作

2、负责集团企业文化建设，提炼和宣传企业文化理念

3、负责集团公司有关规章制度的制订和清理工作并组织贯彻

4、负责集团各机构内外日常及节日统一装饰方案的制定。

5、负责各院LED屏标语的设计。

6、负责与社工协调进行集团及各院活动方案的制定及实施工作。

7、负责集团刊物的编辑、设计、排版工作。

8、负责集团及各院内宣传栏更新、设计工作。

任职资格：

1. 营销、设计或文科专业，大专以上学历

2. 有二年以上相关工作经验。

3. 熟悉集团文化，熟练运用计算机，能使用CAD、Photoshop等软件的操作。

4. 具有较强的文字功底。

5. 具有较强的责任感与敬业精神，工作仔细认真、为人正直，具备较强的书面和口头表达能力，保密性强。

办公用品配备要求：

签字笔、铅笔、橡皮、尺子、文件筐、笔记本。(可不使用电脑)

第四篇：项目机料员岗位说明书(项目经理部)

项目机料员岗位说明书

岗位名称 项目机料员 所在部门 项目经理部

直接上级 项目经理、设备材料科科

长

直接下级 所辖人员

岗位编号 JCSGL11X05 岗位姓名 工资等级 薪酬类型 月薪 岗位分析日期 2014.12

1 职责与工作任务： 职责一：

职责表述：在技术部门配合下，根据 工程质量计划，负责编制本项目的材 料采购计划，经项目经理审批后提交 项管部由项管部报工程公司部门审 核。负责编制机械设备的租赁计划提 交，经项管部审核后 , 由项管部报工 程公司部门审批 工作任务：

1、 根据施工组织设计编制项目施工

用料总计划(2801 表);经项目

2 主任工程师审批后，编制月度材 料计划(包括周转材料);在日 常施工过程中，由生产经理或施 工负责人签字有效的材料计划， 编制零星材料计划(包括周转材 料)报项管部

2、 根据项项管部质量、环境、职业

健康安全管理体系工作计划和施 工组织设计编制设备需用计划 ，并及时上报项管部 (2 918 表)审核实施

3、 各类材料采购计划需经过项管部

3 平衡后，材料计划需得到项管部 总监签字确认，将实际需用量上 报工程公司部门审核。在当 合格供方名录中选定设备租赁的 单位，及时上报工程公司审批。 若需进场设备出租方不属当 合格供方名录，则应对其进行考 察后报工程公司审批，并说明缘 由，报审批的单位必须满足资质 中具备设备租赁，其注册资金必 须大于 300 万

4、 项目所用的主要材料，需将计划

4 提交项管部由项管部统一上报工 程公司部门审核

5、 项目所用的二三类物资必须通过

集团公司配送中心的网站统一采 购，如网站内无法供应，需向配 送中心申请外购，在得到同意外 购的批复后方可进行采购。同时， 在采购完毕后需将采购的实际数 量及价格等信息及时上网反馈给 配送中心，以供参考。外购物资 的单位必须在当合格供方名 录中选择，如该单位不属当

5 合格供方，由项管部进行考察后 报工程公司特批，并说明缘由， 该单位已经具备供方相关资质条 件 职责二 :

职责表述：协助项目经理做好材料管 理工作，负责收集相关有效资料。负 责对进场设备的安全交底、规格型号 检查、验收的工作，并收集相关有效 证件，建立相关台账 工作任务 :

1、 一次性采购同类材料超过 2 万元

6 由项管部上报工程公司部门审核， 获批准后才能与供方签订合同， 并将合同以书面和 OA 系统的形 式上报工程公司部门流转。要求 进场设备所属单位签订进场承诺 书并告知对方我工程公司相关管 理规定及制度，根据设备进场合 同对设备数量型号、机容机貌及 关键部位进行验收(2916 表)。 对进场设备必须收集以下有效证 件：①设备年检报告(或合格证) ② 项目所需的拆装方案(设备出 租方必须具备设备的安装资质，

7 拆装方案须经技术部门审批流转) ③设备安装检测报告 ④操作人员 持证上岗(操作人员必须具备 2 年以上工作经验，若不满 2 年需 在带教师傅的帮带下进行操作) ⑤ 根据集团公司的规章制度提供 其他证明材料，如说明书、购买 证明等 职责三 :

职责表述：联合技术质量部门，对进 场材料的数量、质量进行验收。建立 施工现场的材料验收台帐、产品质量

8 保证书登记台帐和归档资料的收集和 整理。负责对现场各类设备使用过程 中的监督、检查管理工作，建立相应 台账 工作任务 :

1 、对进入项目工程的材料需根据材

料验收单逐项核对材料名称、材

质、规格型号、质量、数量，发 现差错应查明原因，及时通知相 关人员跟踪处理。验收情况登记 建设工程材料采购验收检验使 《

用综合台帐》(2810 表)。有备 案证要求的材料，必须在办妥手

9 续后，方可投入使用。建立设备 使用动态台账(2917 表)，对所 属项目进出场设备严格掌控，并 及时更新登录，做到静态台账与 动态情况同步

2、 要做好各种材料质量保证书等资 料的收集和保管工作，要确保质

量保证书与实物的一致性和可追 溯性，并及时登录综合台账。对 所属项目设备日常使用进行监督、 检查，做好检查记录(4001 表) 并及时整改闭环。检查频次应做 到旬覆盖，定期协助项目安全、

1 0 技术部门、电工及专业人员进行 全方位大检查

3 、需抽样送检的材料在得到检验合

格的报告后应及时登录综合台账， 对经检验不合格的产品，应及时 进行退货处理，并留下记录。项 目对所有设备发放履历书、例保 记录(290

2、2904)，并定期对 其登录内容及实际维修、保养的 情况进行检查、督促

11 职责四 :

职责表述：对进场材料按场容标化要 求堆放及标识标牌，消除事故隐患。 对易燃易爆物品进行重点保管 工作任务 :

1、 各种材料(包括分包工程使用的

构成工程实体、涉及质量、环境、 职业健康安全的材料。)进入工 地必须按种类，按施工场布要求 堆放整齐，并及时分类悬挂材料 标识牌

1 2 职责五 :

职责表述：负责建立材料的储存、登 记建册、领用发放制度及台帐。负责 建立施工现场在用设备的各类台帐、 设备资料的收集及整理，以及所有机 械设备的标识标牌管理 工作任务：

1、 设立材料储存仓库，对仓库内材

料分类安放，并悬挂料卡，在料 卡上注明材料名称、规格、进出 记录等信息，并要求与实物及料 帐数量做到“三相符”。对进场

1 3 设备机况、运转情况及相关资料 验证后发放验收合格标牌，并悬 挂在设备醒目处，暂时不用或损 坏的设备需挂待修标牌，加强对 所属项目的定期检查

2、 做好料库内材料的领用发放记录，

建立台账;领用工具需有借条， 并另外登记在库转在用账册。收 集设备使用的时间或台班的原始 凭证，作为合同结算及付款的依 据

1 4 职责六 :

职责表述：做好材料账务及每月材料 统计报表的上报，组织好竣工剩余材 料退料、调拨及相应的账务处理;做 好报废工具的处理工作。组织现场设 备的进出场协调工作，负责收集设备 租赁合同的结算依据，协助项管部做 好三同步成本核算工作 工作任务：

1、 负责落实项目各类应急预案中所

需配备的机械设备，并定期对其 进行运转试用，做好记录，确保 其在需使用时完好

1 5 职责七 :

职责表述：收集材料采购合同的结算 依据，并协助项目经理做好材料三同 步成本核算工作。负责统计项目机械 设备使用的成本数据，按月将数据提 供给项管部成本员(财务) 工作任务：

1 、根据料帐内容如实统计每月各类

报表，按时上报项管部，每月的

材料收发存报表及收发凭证要及 时送交项目财务，以便财务对当 月材料消耗成本、材料余额核对、 核算，保持材料帐与财务帐的帐 帐相符，做到三同步成本核算及

1 6 结算工作。每月根据设备使用情 况，统计设备使用费，并建立台账; 要求分包按月统计设备使用费， 并及时上报，统一归入设备使用 费台账;做好日工表和三同步工 作

2、 收集好合同材料进场的数量凭证、

验收单等，作为付款依据，待合 同结算时协助项目经理做好合同 结算工作。每月将设备使用费数 据提供给项管部成本员(财务)， 协助其做好项目三同步成本的核 算工作

1 7 职责八 :

职责表述：负责组织施工现场废旧材 料的收集，严格按集团公司、工程公 司相关文件规定进行处理，并建立相 关台帐 工作任务：

1、 项目废旧物资回收处理，应按照

集团公司相关文件，向工程公司 申请处理，在合格处理名单中选 择处理单位，并要求对方出具报 价单，得到工程公司批复后，需 由两人以上共同参与处理，并留

1 8 影像资料。处理完毕后需将磅码 单提交分工程公司，将处理款项 以支票形式交付项目财务部门 、建立废旧物资回收台账，按月上 2

报废旧物资处理报表

职责九 :

职责表述：完成领导交办的其他工作 任务

1 9 权力：

• 对材料验收使用的监督权

2 0 工作协作关系： 内部协调关系

工程公司设材科、项目经理、副经理 及各管理部门 外部协调关系

相关材料供应商和分包对应管理者

2 1 任职资格：

教育水平 大专以上 专 训 经 知 验 2 年以上工作经验 识 能熟悉集团公司各项材料 业 机械、材料等相关专业 培训经历 机料管理等方面的知识培

相关规定，熟练掌握材料方面知识 技能技巧 掌握自动化办公软件的使 用方法，具备基本的网络知识 个人素质 有良好的敬业精神、职业 道德。具有较强工作责任心、沟通能 力、协调能力、以及团队合作精神

2 2 其它：

使用工具 / 设备 计算机、一般办公 设备、通讯设备

工作环境 项目经理部办公室、施工 现场 工作时间特征 所需记录文档 综合计时制 设备贯标记录

考核指标：

• 及时供应项目所需材料、材料进场 验收使用记录准确无误 • 集团、工程公司条线检查满意度 • 集团、部门、项目合作满意度

2 3 备注 :

2 4

第五篇：单证员

1、负责进出口相关单证的制作、 管理及信用证审核;

2、收集和整理各种单证，完成送货单、订单、提单核对等对单据的各项处理，并进行基础数据录入和归档;

3、跟踪每票货物的送货情况，统计核对相关数据;

4、及时准确与货代公司联系装箱，送仓工作;

5、在整个过程中，完成与业务员、跟单员以及客户、货代各方面的协调工作;

6、协助参与收付汇，外汇核销以及退税的跟踪。

一、从业务员那里拿来PI ，S/C和工厂的信息后，开始联系工厂。 询问：

① 有没有现货? 要不要商检? ② 如果走空运有没有空运鉴定? ③ 如何包装? 毛重?体积? ④ HS 编码，CAS NO. ⑤ 付款的银行资料有没有给过?

二、跟货代联系订仓

① 制作托书 托书上注意运费 ，出运港，目的港， 件毛体 ② 索要进仓地址(入货通知)

③ 走空运的情况下，要给货代空运鉴定，非危保函(盖公章) ④ 海运 情况下，给货代非危保函，有的还需要MSDS

三、做美金情况下，需要制作划汇资料：合同，发票。英文划汇资料本来应该工厂制单，用来描述工厂和我外贸公司次票用美金付款的货物 的情 况。用作我外贸公司对工厂划汇的依据。内容跟采购合同一致。盖上工厂的章，交给财务。

四、跟工厂确认唛头。逐字核对!注意唛头上要显示CAS 号码批号要正确(要与分析单上一致) 生产日期到期日期。

五、关于商检

① 做美金的情况下，工厂自己做商检，给工厂提供目的港，出运港信息。

② 做人民币情况下，可以委托工厂做商检。看工厂要正本的商检文件还是传真件就可以。 ③ 制作商检资料：采购合同，商检发票，商检箱单，商检委托书(盖章)。

④ 商检做好后，让工厂传真商检凭条，确认无误后传给货代，让货代去换通关单。

六、关于报关

① 做美金时，工厂自己报关。提供出运港，目的港 ② 做人民币时，让货代公司帮忙报关。

③ 给货代公司寄报关资料：报关发票，报关箱单， 报关单 ，核销单(备案到出运港)， ④ 报关委托书，准备4张盖了 单证 章的空白纸让货代备用。

⑤ 注意都要盖好章， 报关单 上显示的品名要注意，是工厂可以开发票的品名。 ⑥ 零退税产品报关，要跟财务说，问财务报关金额怎么写，因为要交税，金额要少报注意，商检资料和报关资料上的数量金额没有特殊要求的情况下，都按照与国外客人成交的数量金额来报关商检。

七、唛头确认好，付款底单给工厂传真过去，敦促工厂按时发货。索要发货进仓的追踪方式。

八、和货代联系，确认是否按时进仓。

九、确认提单。注意： ① 出运港 ② 目的港 ③ 客人名称地址，通知人，发货人，逐字核对 ④ 件数，毛重(不要显示成了净重)，体积， 逐字核对! ⑤ 显示运费 ⑥ 出运日期

⑦ 显示装船指示上要求的内容

8. 如果可以押汇，要投 信用证 保险。

① 打印一张议付的发票，发票右上角写上HS编码和出运日期。

② 一定要确认提单签发的日期，与申请信保时发票上写的日期一致。 9. 工厂分析单

① 做美金时，用工厂寄来的分析单给客人，一定要让工厂显示上CAS 号码 ② 做人民币时，让工厂传真分析单，我公司重新制作，盖上自己公司的章。 ③ 同样要注意CAS号码，批号和唛头上的是否一致。生产日期保质期，品名。

10. 货物报关放行，装船开航后。让货代寄提单。需要付款买单的，先让他们开发票，传真过来，付款，寄单。

1.给货代付运费时要在友邦登记，财务管理-运费登记-新建-发票号 金额币种 2.申请付款通知书要交给晓燕签字

3. 给财务付款(申请付款通知书 银行资料)

11. 给工厂传真开票资料，让工厂开增值税发票，有疑问的要根据货代那里报关预录单的品名开。数量，金额也要对应一致。 12. 工厂寄单。

① 做美金时，让工厂寄商业发票，箱单，分析单(2份显示有CAS号码) ② 做人民币时，让工厂寄增值税发票，合同正本，正本分析单

13. 制作CO.注意打印出来CO的发票后，记得要盖章，和付款申请单一起交给财务 14. 投保。保单上被保险人写出口商，保单上显示的出运日期要与提单上显示的一致。

13.收到工厂寄来的资料后，将增值税发票复印留底。正本合同、增值税发票、 报关预录单、 提单复印件、 给晓燕。

14.收到货代提单，复印留底。

15.制作汇票。询问财务交单交单哪个银行。汇票上注意发票号码，金额。 日期为提单日 16.备齐所有资料后准备交单。商业发票，箱单，分析单，产地证。仔细核对： 盖章是否正确 内容是否一致

17.货代退回核销单，先不要寄给工厂

① 做美金时，财务到银行核销，核销好银行盖章后，寄回工厂

② 如果用离岸公司的帐户划美金给工厂，就可以直接寄回工厂，不用去核销 ③ 做人民币时，外贸公司自己去核销外汇，办理退税。 ④ 用离岸公司与工厂做美金时，工厂的核销单退下来后可以直接寄还给工厂，不需要财务核销。

进口报关的基本程序：接受申报→审核单证→查验货物→办理征税→结关放行。

1. 用换来的提货单(

1、3)联并附上报关单据前去报关。 报关单据：提货单(

1、3)联 海关放行后，在白联上加盖故行章，发还给进口方作为提货的凭证。正本箱单、正本发票、合同、进口口报关单一式两份、正本报关委托协议书、海关监管条条所涉及的各类证件。

注意事项：(1)接到客户全真单据后，应确认货物的商品编码，然后查阅海关税则。确队进口税率。确认货物需要什么监管条件，如需做各种检验，则应在报关前向有关机构报验。报验所需单据：报验申请单、正本箱单发票，合同、进口报关单两份。

(2)换单时应催促般舶代理部门及时给海关传舱单，如有问题应与海关舱单室取得联系，确认舱单是否转到海关。

(3)当海关要求开箱查验货物，应提前与场站取得联系，调配机力将所查箱子调至海关指定的场站。(事先应现场站确认好调箱费、掏箱费。)

2.若是法检商品应办理验货手续。 如需商检，则要在报关前，拿进口商检申请单(带公章)和两份报单办理登记手续，并在报关单上盖商检登记在案章以便通关。验货手续在最终目的地办理。 如需动植检，也要在报关前拿箱单发票合同报关单去代报验机构申请报验，在报关单上盖放行章以便通关，验货手续可在通关后堆场进行。

3.海关通关放行后应去三检大厅办理三检，向大厅内的代理报验机构提供箱单、发票、合同报关单，由他们代理报验。报验后，可在大厅内统一窗口交费，并在白色提货单上盖三检放行章。

4.三检手续办理后，去港池大厅交港杂费。 港杂费用结清后，港方将提货联退给提货人供提货用。

5.所有提货手续办妥后，可通知事先联系好的堆场提货。

注意事项：(1)首先应与港池调度室取得联系安排计划。

(2)根据提箱的多少与堆场联系足够的车辆尽可能按港方要求时间内提清。以免产生转栈堆存费用。

(3)提箱过程中应与堆场有关人员共同检查箱体是否有重大残破，如有，要求港方在设备交接单上签残。

6.重箱由堆场提到场地后，应在免费期内及时掏箱以免产生滞箱。

7.货物提清后，从场站取回设备交接单证明箱体无残损，去船公司或船舶代理部门取回押箱费。

FCL是整箱，LCL是拼箱。

整箱的话，最好是货代找船队做门到门，也就是拖柜(作箱)。你只需要告诉货代做门到门就可以了，货代公司会为你联系船队，车队，然后告诉你几号到工厂作箱。

如果是LCL的话，是货代配箱。一个集装箱有好几个工厂的货物，货代到时会传进仓单给你，你只需要根据进仓单上的时间将报关资料和货物进仓即可。 具体你和货代联系都可以的。

LCL=LESS THAN CONTAINER LOAD,拼箱货(散货) FCL=FULL CONTAINER LOAD,(整箱货)