浅谈企业综合性文字材料的写作方法与技巧

撰写综合性文字材料是办公室文秘人员经常承担的一项工作, 也是以文辅政、发挥参谋助手作用的主要途径。一般来说, 综合性文字材料是将若干内容相近的基础素材, 围绕某一主题, 按照特定主线, 通过归纳、提炼、分析、论述来反映单位或领导对某方面工作的要求、意见或观点的文字材料。主要包括讲话稿、工作报告、工作总结、交流材料、调研材料、署名文章等。

一、综合性文字材料写作的特点

综合性文字材料写作不同于文学创作, 有其独特的性质和要求。总结来说, 笔者认为有以下4个特点:

一是全局性。撰写综合性文字材料, 体现领导的决策能力、理论水平和文化修养, 内容多、涉及面广、信息量大, 一般需要站在较高层次, 对宏观形势、企业情况、基层实际等信息进行综合性的分析和把握, 高屋建瓴地提出符合企业实际的意见和观点;或是要对若干工作统筹考虑, 按照某一指导思想和工作主线, 有目的、有步骤地进行总结和部署。这是体现材料高度和深度的关键所在。

二是服务性。撰写综合性文字材料, 起草于秘书, 服务于领导, 承载的是领导的观点和意见, 体现的是领导的风格和艺术。无论写得多么天花乱坠、辞藻华丽, 不能切实紧扣形势的脉搏、把握企业的实际、反映决策的意图、符合领导的口味, 都不是一份好的文字材料, 也很难被采用。这是材料成功与否的“生命线”。

三是应急性。撰写综合性文字材料, 经常处于应急状态, 时效要求很高。在短时间内如何汇总各方面基础素材, 并从众多素材中抽丝剥茧, 理清思路和脉络, 快速形成一份主题突出、层次分明、立意新颖、文字简练的文字材料, 不仅需要文秘人员有很好的文字表达能力, 更需要平时多下功夫、做好积淀。这是撰写综合性文字材料的“课外功”。

四是多变性。撰写综合性文字材料, 要因人、因地、因时、因事而变, 不能一味地照搬以往、照抄他人。领导层次的不同, 决定材料有不同的思想;发展进程的不同, 决定材料有不同的重点;承载工作的不同, 决定材料有不同的要求;应用场合的不同, 决定材料有不同的风格;面向对象的不同, 决定材料有不同的语气。虽然主题经常变、内容经常变、表达方式经常变, 但不变的是要求实事求是, 符合实际工作要求。这是撰写综合性文字材料的基本原则。

二、综合性文字材料写作的主要方法和步骤

写好综合性文字材料并不容易, 特别是新接手这项工作的同志, 往往遇到综合性文字材料写作任务就头疼, 心中发慌、一头雾水, 不知该从何处下手。俗话说“文无定法、但需得法”, 通过多年的实践, 笔者认为要写好一篇综合性文字材料, 应遵循以下7个方法步骤。

(一) 把握需求, 力求“主旨明”。

分析所写材料的服务对象、目的用途、受众类型、场合背景等分别是什么, 因地、因人、因时说话, 对材料的主题、重点、文风、笔法、篇幅等有一个初步的思考和把握, 切忌千篇一律。

(二) 收集材料, 力求“素材全”。

根据材料的需求, 汇总各方面与材料主题和内容有关的基础素材, 搞清楚“手上都有什么货”, 事无巨细, 努力做到事例全、数据准、内容详, 为写好材料储备“弹药”。

(三) 构思思路, 力求“立意高”。

思想是文字材料的灵魂, 好的材料不是“写”而是“想”出来的, “想”是“写”的前提, “写”是“想”的表现, 切忌“脚踩西瓜皮, 溜到哪算哪”。这是最关键也是最容易被忽略的地方, 是谋篇的过程。要对基础素材进行认真的分析、凝练、整合、思考、提升, 并念好“问、悟、借、理”四字经。即:汇报领导问思路;分析实际悟思路;学习各方借思路;集体研究理思路。通过抓“点”、联“线”、扩“面”、构“体”, 形成材料的思路和脉络。

(四) 列出提纲, 力求“架构清”。

列提纲就是把思考的腹稿具体化的过程。从大小标题到各个标题下的观点、内容、层次和篇幅, 都要一一明确。这样写起来才会心中有数、不会失控。列提纲的另外益处是可以跳着写, 先易后难, 逐渐进入状态, 同时也可以把一篇难度较大的综合性文字材料变成若干个相对简单的小材料, 各个击破, 降低写作的难度和心理上的畏惧。

(五) 起草材料, 力求“表述准”。

撰写时要“关起门当领导”, 根据所写材料的服务对象, 迅速调整自己的思想站位, 因人制宜, 根据服务对象的风格爱好撰写材料。表述时要注意“度”的把握, 到位不越位, 每句话都既透彻有力又经得起推敲, 特别是在用“唯一、最好、极大”等表述程度的副词上, 务必要慎之又慎。

(六) 修改校对, 力求“细节美”。

文字工作要重视细节, 大处着眼、小处入手。完成初稿后, 往往比较兴奋, 要“先冷却, 再修改”。重点对观点是否正确、提法是否准确、观点和素材是否相符、布局谋篇是否合适、文字和标点是否准确、格式是否规范等进行检查, 绝不让细节的“蚂蚁”毁了文章的“大堤”。

(七) 对照自查, 力求“差距知”。

材料起草完毕, 在领导阅改或会议讲话参用后, 要做好“后学习”, 特别是对材料修改部分进行认真思考, 查找差距、修正不足, 准确把握领导的思路和风格, 为今后起草工作奠定基础、积累经验。

三、综合性文字材料写作的根基

陆游曾说“汝果欲学诗, 功夫在诗外”。提高综合性文字材料写作能力, 不是一朝一夕可以实现的, 需要文秘人员平时做好“课外作业”, 多听、多记、多思、多写, 练好“内功”, 以“厚积”实现“薄发”。

要敏而好学、学而时习。俗话说“书到用时方恨少”, 写材料更是这样。一是向书本学习、向实际学习。通过学习政策理论文章、行业形势分析以及各级文件和领导讲话, 把握世情、国情、行情、企情;通过经常到基层调研, 掌握第一手资料, 切实把握基层工作的重点、热点、亮点、难点。二是向他人学习、向自己学习。有借鉴才有进步, 有比较才见差距。每份材料都是起草人精研竭虑、几易其稿的结晶, 一方面要经常学习借鉴他人的材料, 将其好经验、好笔法融会贯通、触类旁通, 形成自己的东西;另一方面也要经常审视自己以往的材料, 总结好的地方进行积累, 反思不足的地方改进提升。

要不在其位、思谋其政。执笔“七分主、三分匠”。一是“七分主”在悟, 要用心琢磨领导的意图、思维方向、关注重点。利用好各次与领导接触的机会, 从讲话中把握, 从批示中领会, 从请示中获得, 努力掌握领导的思路和观点, 并联系上级要求和单位实际去连贯思考, 力求对领导的思想有系统、整体的理解。二是“三分匠”在思, 要努力完善、丰富领导的思路和观点。通过更多层次和角度的换位思考, 对领导的初步想法进行拓展和延伸, 对领导的感性认识进行事例佐证和理性提升, 对领导分散的意见进行系统的归纳, 对领导暂时尚未想到的重要问题进行完善和补充。

要寸积铢累、积微成著。要想“文思如泉涌”, 思想是一个方面, 还要有事例和数据作为支撑, 不能以空对空。要利用一切机会收集好各种有价值的资料, 经常熟悉, 仔细翻阅, 不断学习、理解和消化。对重要的观点、事例、数据更要认真核实、及时更新, 必要的还要进一步去拓展了解其前因后果、左右关联, 并牢牢记在脑子里, 需要的时候就可以信手拈来、为我所用, 避免“巧妇难为无米之炊”的尴尬。

要勤于练笔、笔耕不辍。思想和素材的最终体现在于文字表达, 不能“茶壶煮饺子”。提升文字驾驭能力的唯一途径就是勤写多练, 不断磨砺自己的文字技巧。一要上心, 写材料是一份良心活, 要对得起领导的信任和自己的岗位, 端正态度, 尽所能写出有份量、有价值的材料。二要用脑, 要在思路脉络、架构层次、遣词用句等方面精心组织、字斟句酌、反复推敲, 力求神形兼备。三要有胆, 在条件允许的情况下, 要敢于创新, 敢于挑战没写过的题材、没用过的笔法、没试过的角度, 把它当成突破自己、提升自己的良机。

“板凳要坐十年冷, 文章不写一句空”。综合性文字材料写作是一项没有最好、只有更好的工作, 也是一项能够出思想、出成绩的工作。虽知易行难, 但有志竟成。只要甘于寂寞、乐于学习、善于思考、勤于实践, 就一定能够成为一支领导满意、群众认可、工作不可或缺的笔杆子。