机关档案室向档案馆移交电子档案工作的问题综述

2012年8月29日, 国家档案局印发了《电子档案移交与接收办法》, 这意味着我国电子档案的管理又走向了新的里程。我们档案室的任务, 就是按照地方国家档案馆的有关要求, 收集、整理好电子档案, 按时向同级国家综合档案馆移交。笔者认为, 要做好电子档案的移交工作, 必须弄清楚以下几个问题。

一、电子档案特指归档电子文件而非档案数字化成果

从技术的角度定义, 电子文件指在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。电子文件归档以后即叫电子档案。要弄清楚的是《办法》里所指的电子档案主要是指原生的电子文件归档以后形成的档案, 不包括纸质档案数字化扫描成果。纸质档案数字化扫描以后, 也变成电子或数字形式的。平时在使用时, 对一些术语没有严格区分。比如2012年台州市档案局要我们填报统计年报时, 其数字化档案一栏里包括纸质档案数字化成果与归档的原生电子文件, 而有些地方认为电子档案是包括纸质档案数字化成果与归档的原生电子文件。从形式上, 电子与数字同实而异名, 外延都包括纸质档案数字化成果与归档的原生电子文件, 这没有错。但《办法》里的电子档案特指归档电子文件, 它是把数字化成果排除在外的。这里所谓的电子档案由电子文件通过归档这一环节转化而来。电子公文在生成、传输, 存储时可以有文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录 (这些不同形式可以是直接生成的, 也可以通过数字化而来的, 不论) , 归档之前是电子 (或数字) 形式。档案数字化成果与此不同, 一般是归档以后才数字化, 归档以前是传统载体和形式。

二、政策要求与技术手段矛盾

要想移交必须先做好归档工作, 原生电子文件的归档技术要求高, 其准确性、真实性、可用性、安全性检测难、保障难, 法律地位不明确, 电子政务、OA不发达, 电子文件发育不成熟, 如元数据的采集与封装技术不过关, 这一些情况使电子文件的归档工作举步维艰。有的干脆不去理睬, 任由原生电子文件自生自灭。我们在做电子文件归档工作时, 应该尊重实际, 不强求完美, 不强求一步到位。有OA才有背景信息与元数据;从前, 在元数据等标准未颁布之前, 对元数据不作要求。现在元数据等一些标准虽然已经出台, 但实施起来技术上有困难, 依然可以暂时对元数据、封装技术等不作要求。电子档案摆在我们面前的不是好不好的问题, 而是有没有的问题, 有胜于无, 然后才是于有中求好。对档案部门的信任可以弥补法律地位等方面的技术不足。只要制发的电子公文正式版式文件、电子公文在处理过程中形成的修改痕迹稿、公文流程处理单等收集好了, 我们就应该承认收集工作及格, 接着就该进入整理工作。

三、电子档案与纸质档案管理的关系

纸质档案的历史比电子档案的历史长, 电子档案管理在许多方面要借鉴纸质的。国家档案局六号令第四条规定:电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。纸质档案管理以档案室为基础, 以档案馆为主体的管理原则电子档案也要遵守。但电子文件有与纸质文件不同的特性, 如信息非人工识读性及系统依赖性、信息与载体的可分离性、信息的流动性与不稳定性、信息存取的不可靠性使电子档案的管理有自己的物殊性。电子文件出现以后, 纸质文件与电子文件在一定程度上“对立”起来。一种是以电子文件为主:国家档案局6号令第六条规定:电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文, 制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档, 并使两者建立互联;另一种是以纸质文件为主, 纸质归档以后才数字化。现在许多机关的实际情况是:先生成电子文件 (取最低层次:非OA环境下的电脑打字而形成的) , 然后印刷成纸质文件, 然后再归档, 然后再进行数字化扫描。这样造成不必要的重复劳动。从长远来看, 无纸化是趋势。电子文件必须以电子的方式管理, 特别强调的是原生电子文件独立整理, 独立编号, 必要的话可以通过参见号跟纸质档案互联, 电子档案的档号不能与纸质档案 (包括数字化扫描成果) 同一, 这样才能使电子档案的管理走上正轨。在目前的条件下, 可以对电子发文进行收集管理, 而对收文放缓一步。这样做的道理明摆着:因为许多单位收文还没完全采用电子的形式。

四、电子档案应立足“手动”, 放眼“自动”

文档一体化、在线移交等工作属于“自动”, 脱机移交, 磁盘管理等属于“手动”。机关档案室有三种情况, 一种是没有实行办公自动化, 只有电脑打字;另一种是虽然实行了办公自动化, 但没有实现文档一体化, 这种情况只好靠“手动”管理电子档案。这些单位在新建办公自动化系统或在办公自动化系统升级应该要求实现文档一体化。另一种是实行了办公自动化并且有了文档一体化软件, 电子文件的归档可以实行“自动”化了。从档案室到档案馆阶段, 有的建立了馆室一体化系统, 可以实现在线移交, 实现了“自动“化, 有的还未建立馆室一体化系统, 只能脱机移交, 靠“手动”。能做到自动是最理想的, 但目前条件不能完全做到。我们必须立足于“手动”, 放眼“自动”, 做好原生电子文件的归档及移交工作。

五、电子档案与移交与登记备份工作的关系

从2009年下半年开始, 我们浙江省开始搞档案登记备份工作。登记备份的对象是电子文件、电子业务数据及数字化档案成果, 当时出台的登记备份工作力求与中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《电子文件归理暂行办法》的通知 (厅字〔2009〕39号, 2009年12月8日印发) 相对接。但在实际操作过程中, 电子文件的登记备份工作又不完全等同于电子文件的归档移交工作, 区别就是登记备份不需要归档整理。而电子档案移交是需要归档整理的。这样双轨进行, 很不经济。我们要尽快为两者并轨找出路。原先可不归档就备份, 现在, 我们可以考虑先归档后登记备份。电子文件实现数字档案室归档——登记备份中心登记备份——满5年后向档案馆档案管理利用处移交一条龙。

台州市气象局原生电子档案的管理进程是缓慢的。大概在2006年, 台州市档案局发文要求我们整理电子文件, 当时要求很低, 只要求我们把电子文件转换成不可更改的CEB格式, 编上档号, 向档案馆移交。后来登记备份工作开始了, 对电子文件整理归档工作就不作要求了。直到2013年, 贯彻执行《电子档案移交与接收办法》, 才重新要求对原生电子档案进行整理, 编上档号以后再移交。我们做得很不完善, 今后一定要在档案行政管理部门的指导下, 从实际出发, 一步一个脚印地做好原生电子档案收集、整理和向档案馆的移交工作, 确保电子档案的真实、完整、可用和安全, 保存台州气象工作的历史记录, 促进台州气象档案信息资源的开发利用。

摘要：本文按照《电子档案移交与接收办法》, 论述了机关档案室向档案馆移交电子档案时易出现的几点问题。并结合工作实际提出移交电子档案工作的实践经验。

关键词：机关档案室,移交,电子档案,工作经验