提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析

2022-09-12

一、提高办公室文秘工作质量和水平的重要性及原则

办公室是企业的行政和管理中心, 它担负着整个企业的行政管理的繁重工作量, 上至传达上级领导的任务和要求, 下至汇报企业内部各项工作的具体情况, 工作量大而且注重细节。同时办公室既要负责对企业内部各项工作和人员进行协调, 也要做好对外的信息交流和经济往来交往工作。因此, 办公室文秘的工作质量和水平是直接制约企业内部管理的重要因素, 必须重视提高办公室文秘工作质量和水平。

办公室文秘作为重要的工作人员, 要遵循必要的工作原则, 主要包括:1.遵循职业道德规范, 严格要求自身以严谨认真、耐心谨慎的工作态度对待办公室的繁重工作, 自觉遵守公司的办事制度;2.努力提高自身的职业素养和办事水平, 有针对性地安排办公室工作, 提高办事效率和质量;3.服从上级安排, 做好上下级之间的沟通协调工作, 保证企业内部的有序运转。假如每位办公室文秘都能自觉遵守这些办公室的原则性要求, 那么办公室文秘的工作质量就会得到有效的提升。

二、提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

上面我们谈到了办公室文秘工作的重要性以及原则性要求, 下面笔者将结合实践工作中遭遇的问题和困难, 对文秘工作作进一步的解说, 并提出详细的策略提高办公室文秘工作质量和水平的。

首先, 领导要组织办公室文秘职员培训。身为企业办公室的文秘人员, 也要不断更新知识储备, 关注与企业发展相关的信息与技术, 随时加强相关的理论学习, 不断提升自己的知识水平, 才能提高工作质量和水平。办公室领导要意识到对员工进行定期职员培训的重要性, 组织办公室文秘职员进行职业培训, 主要包括国家新政策、新动向、企业内部信息学习以及新的文秘工作方式等, 使得办公室文秘工作能够紧跟时代潮流, 不断更新和引用更加有效的工作方式。同时, 职员培训也是要强调办公室文秘人员的服务态度和奉献精神。办公室的工作繁重, 但作为企业的处理中心, 理应以更优秀的服务态度和奉献精神做好办公室的工作, 将严谨认真的工作理念运用到日常工作中。职员培训还要强调员工自觉遵守企业的规章制度, 爱岗敬业, 为办公室工作发挥光和热。

其次, 开展文秘技能培训和升职考核。办公室文秘人员要负责各类工作, 他们的工作技能关系到企业的管理效率和行政效率, 因此, 企业开展文秘技能培训, 是为办公室的文秘人员提供了一个在岗培训的机会。他们可以在工作之余参加必要的技能培训, 不断学习和提升自身的工作技能和工作效率, 改善企业的管理。比如说, 企业办公室可以开展各类技能培训, 如培训文秘使用更新型的办公室办公机器和工具、开展如何有效分类和整理办公文件的课程以及如何做好办公室的文字工作和管理工作灯。另外, 办公室可以开展定期的升职考核, 通常为半年和一年制, 由上机领导和办公室员工推选出优秀的办公室文秘人员, 对他们的办事能力和管理效率做一个综合性的考核, 然后选拔优秀的文秘工作者参与到更重要的工作或者提拔为办公室管理人员。企业的升职考核方式通常会有效地激发员工的工作热情, 让他们更加认真地学习文秘工作所需的知识和掌握更多的工作技能。企业要知人善任, 激发文秘工作人员的工作热情, 让办公室的办事效率更高。

最后, 办公室要设置奖惩制度鼓励文秘人员提高办事效率。对于企业来讲, 质量和效率就是企业生产和发展所需要的活力与生命力。因此, 办公室有必要设置有效的奖惩机制鼓励办公室文秘提高办事效率和水平。比如说, 办公室可以用奖金和升职等手段, 鼓励员工提出创新建议, 提高办公室的办事效率。办公室的工作繁重, 所以要求文秘有一定的办事效率。办公室可以激励文秘人员在结合实际情况的前提下, 提出有效提高办事效率的建议。比如说有如何安排好上级的任务, 如何更加有效地对各类公办事件进行分门别类, 除了按照重要程度和紧急程度区分, 能否按照办公室文秘负责的区域进行划分, 将繁多的工作作出一个合理的安排。另外, 办公室也可以鼓励文秘人员提出办公室人事的协调和安排工作, 促使办公室管理做到人尽其力、物尽其用。