提高高校基建档案科学化水平的路径选择

2022-09-11

档案管理工作的主要职责是将纸制资料或电子资料进行统一的管理,方便用户根据自身的实际需求进行查询,以便于人们的工作、学习与生活。基于当前信息化时代的到来,出现大量的电子文档,信息技术的发展,为高校基建档案的管理带来了不一样的思路,为高校基建档案管理工作的实施开拓了全新的道路。如何才能提高高校基建档案管理的科学化水平,逐步引起人们的重视,成为当前高校基建档案管理从业者所面临的重要问题之一。

一、提高高校基建档案科学化水平的重要意义

随着高校发展规模的壮大,由此产生了数量较大的基建档案。馆藏一再地增加,但仍难以满足档案存储所需的海量空间。纸质档案的留存时间过长,容易出现发霉变黄的问题,对于一些图纸篇幅较大的档案,折叠存放较容易损毁。传统的档案管理,不利于一些反复利用的高校基建档案资源的流通,显然传统形式的档案管理工作已难以适应当下的发展,高校基建档案的管理实行信息化管理的模式已成历史发展的必然[2]。高校基建档案的材料来源较为广泛,从项目工程开工到竣工的整个过程,涉及到许多个部门间的相互协作,比如行政审批部门、施工单位、监理单位等,会产生大量的基建档案资料。高校基建档案涵盖项目施工全过程所形成的各个文件,如项目建议书、可行性研究报告、初步设计、地质勘察资料等等。高校基建档案有着长久性与不可替代性,具有较高的参考价值,同时起到凭证的作用,方便项目竣工后维护、管理与扩建等,一旦发生建筑故障的纠纷,高校基建档案将提供有力的证据,提高高校基建档案科学化水平有着一定的现实意义[3]。

二、高校基建档案管理过程中存在问题的分析

我国当前已经步入了“知识+经济”的时代,高校基建档案管理工作必然要紧随其发展,最大限度地满足用户的需求,并提高其管理的科学化水平。当前,在我国高校基建档案科学化管理的过程中,或多或少地出现了一些问题,诸如档案管理流程不够规范、工作人员素质有待提高、信息资源建设进程缓慢等,这些问题都有待于解决。下面将对其进行全面、透彻的分析[4]。

(1)档案管理流程不够规范。高校基建档案管理达到科学化水平的重要前提条件,即为档案管理工作的标准化实现。高校基建档案管理科学化,借助于现代信息技术手段,提高自身开发与利用信息资源的能力,不断优化产业的结构,进一步推动经济的发展与社会的进步,便要求档案管理流程不断规范化。我国高校的档案管理较为分散,管理水平参差不齐,对档案管理工作片面地重视人员信息的备案,而疏于对基建实施过程的记录管理,一些具有一定实用价值的资料未能归档,随着时间的推移,基建档案资料越来越多,特别是一些时间跨度较大的基建项目,其资料的存档容易出现归档信息残缺的问题。除此之外,一些档案管理软件的应用没有统一标准,致使高校基建档案管理的标准化程度不高、存在数据残缺的问题,这些都严重阻碍高校基建档案科学化水平的提高。(2)工作人员素质有待提高。当前存在一些档案管理工作人员未经过系统的培训,对档案管理的有关知识掌握有所欠缺,在工作中完全凭其主观意愿,对高校基建档案进行管理。一些工作人员对现代档案管理的方法了解不多,对档案管理的工作没有引起足够的重视,未能从根本上认识到档案管理科学化的意义所在。如今的高校基建档案管理工作,离不开现代化的设备,对于高科技的档案管理设备的操作,向有关工作人员提出了更高的标准。只有高校基建档案的管理人员提升自身的知识储备与技术水平,才能使高校基建档案管理走向科学化的发展道路。(3)信息资源建设进程缓慢。在高校基建档案的科学化管理进程中,存在着经费不高的问题。一些领导未能意识到高校基建档案管理的必要性与重要性,对其投入的资金便不多,难以承担购买现代化设备的能力,特别是对于一些基层单位,其档案室的建设不够完备,各方面的设施条件较差,不能达到档案室建设的规范与标准,而高校基建档案的数字化更难以实现,这无疑给高校基建档案科学化发展带来了不利的影响。一些档案管理机构采用传统纸质文件的管理方式,极其不利于信息的检索,一些有价值的资料被埋没,难以对其进行有效的利用,在高校基建档案管理的方式上,操作过于繁琐,使得管理效率低下,信息资源建设进程缓慢。

三、提高高校基建档案科学化水平的路径探讨

(1)重视档案管理的规范化建设。在对高校基建档案进行管理时,为了实现档案管理工作的标准化、规范化,必须结合实现情况制定一系列行之有效的标准,以切实保证档案管理工作的有序开展,促使其效益最大化。信息化是步入二十世纪以来,最具有冲击力的变化,加强高校基建档案的信息化、规范化建设,是我国档案管理事业发展的必然选择。电子文档以其传送速度快、占用空间小、便于查询等优势,将纸质档案存储取而代之。对于档案资料的查阅者来说,可以通过互联网进入档案馆藏,不受时间与空间的限制,查阅者可以随时随地浏览资料。(2)提高工作人员的素质和能力。高校基建档案的管理人员作为档案管理的参与者,其文化水平、素质高低,都将直接影响档案管理工作的开展,并与高校基建档案科学化水平有着较为密切的关系。

因此,要想提高高校基建档案管理工作的科学化水平,首要的便是做好档案管理人员的业务培训,提升其业务水平。使其管理人才的配备更为科学、合理。高校基建档案管理人员作为档案资料与查阅者之间的纽带,要加大培训的力度,以在职学习、外派学习等形式,将档案管理科学化建设有关的知识列入重点培训内容当中,如网络技术知识、数字化技术知识等。要求高校基建档案的管理人员熟悉业务流程、分类原则,了解高校基建的现状与长远规划等,切实保证资料的全面与完整性。

(三)加强高校基建档案基础建设

高校基建档案管理科学化水平的提高,离不开硬件与软件的基础设施建设,只有硬件的保障,才能为高校基建档案管理科学化水平的提高提供有力的技术支持。在高校基建档案的软件管理方面,构建电子阅览室、信息共享平台等系统,以便于用户检索信息,切实有效地提升高校基建档案的利用率。高校基建档案基础设施建设包括档案信息化、应用系统建设、信息安全体系建设等。对现存的纸制档案进行数字化处理,利用扫描技术、数据压缩存储技术等,将传统的纸质档案转换成可存储于计算机中的文件。

(四)加大档案管理的现代化投入

各级领导要充分认识到档案管理的重要性,积极推动高校基建档案管理的科学化进程。加大档案管理的现代化投入,对于档案室的选址,以通风、采光、防潮、安全等方面为切入点。现代化的高校基建档案管理,完全不同于传统意义上的档案管理,现代化的档案管理对设备与技术的依赖较强,为此,必不可少地需要为档案管理工作人员配备先进的办公设备。需要大力倡导各级政府加大对高校基建档案管理的财政支持,以引进先进的设备。

此外,在高校基建档案的管理中,存在部分资料具有一定的保密性,以及利用的限制性,一旦这些资料被非法利用,将造成无法估量的损失。一些涉密档案信息一定不能存储于与公共信息网相连的设备上,应当采用访问控制、加密存储、身份鉴别等安全保密措施,确保高校基建档案的安全。

四、结束语

在当前信息化的时代背景之下,凸显资源价值的高校基建档案备受关注,信息化浪潮对于高校基建档案管理来说,是一场挑战,更是难得的机遇。当前的档案管理事业,相较于以往的任何时期,都拥有着更为雄厚的社会基础与发展前景,只要提高高校基建档案管理的科学化水平,合理选择提升的路径,促使档案管理部门服务方式的转变,加快基建档案事业的改革与创新,将其融入信息化社会,推动档案信息化的建设。

摘要：基于我国经济与科技的不断发展,以人才培养、科学研究为职能的高校的社会活动不断增多。高校档案作为记录各项活动的原始凭据,其所具有的文化价值、历史价值、育人价值日益凸显出来,高校档案的价值立足于学校,服务于社会。对此,做好高校档案管理工作离不开信息技术的应用,利用当前高速发展的信息技术手段,实现档案管理的科学化。如何才能提高高校基建档案科学化水平,实现资源的共享,是值得深入思考的重要问题[1]。

关键词：档案,管理,科学化,路径