如何提升办公室工作业务能力

高校党政办公室工作在学院管理工作中具有十分重要的地位和作用。要想有效地服务领导科学决策、高效处理日常事务, 需要办公室工作人员熟知自己的岗位职责及工作职能, 充分发挥岗位的特殊性及综合性, 认清自我, 不断增强服务意识, 提高工作效率。

一、党政办公室的工作职能

从党政办公室的性质和作用可以看出, 办公室不同于其他职能部门, 有自己的许多特性。

第一, 综合协调作用。高校的行政工作是一项系统工程, 其部门之间的相互配合、和谐工作, 在很大程度上是通过党政办公室的指挥、组织和协调来完成的, 全局性的中心工作和重大活动, 更要依赖党政办公室的合理安排和调度。

第二, 参谋助手作用。党政办公室工作不单纯是办文办事, 还必须为领导进行科学决策提供信息、咨询、建议等职能服务。要想领导所想, 更要想领导所未想;要超前谋划, 做好充分的调查研究工作, 真正成为领导与群众沟通的桥梁。

第三, 督促检查作用。随着高校管理体制的改革, 党政办公室督查督办职能已成为党政办公室服务领导的一项重要内容, 是党政办公室工作的一项重要的、经常性的工作。科学、有效地督查, 不但能提高决策的执行效率, 反过来又为决策提供了真实可靠的依据, 从而提高决策的科学化水平。

二、党政办公室工作人员应具备的业务素质要求

(一) 培养良好的心理素质, 增强主动服务意识。

党政办公室工作任务繁重, 工作关系错综复杂, 面对各种困难和挑战, 只有具备良好的身体素质和心理素质才能从容应对繁杂的脑力、体力劳动和控制、调节个人的情绪。在工作中, 始终保持满腔热忱的敬业精神和坚韧不拔的意志, 要有饱满的工作热情;始终保持乐观向上的心态, 能正视困难和挑战, 面对挫折决不低头, 要经得住批评、受得了委屈, 要学会控制和调节自己的情绪;始终保持积极进取的态度, 对上级领导要亲和尊敬、不卑不亢, 对群众要和蔼可亲、平等待人, 主动成为师生员工的服务者。

(二) 建立良好的工作作风, 培养无私奉献精神。

高校作为多元文化交融的中心, 具有人才荟萃、知识密集、思想活跃等特点, 服务对象的高素质对高校党政办公室工作人员提出了更高的要求。当前进行的党的群众路线实践教育活动中的反对“四风”与办公室工作息息相关, 坚决克服“门难进, 脸难看, 事难办”的衙门作风, 主动成为师生员工的服务者, 建立良好的工作作风。党政办公室的工作人员还要培养自己无私奉献的精神, 要形成一种敬业求真务实、开拓创新的团队精神。

(三) 夯实理论功底, 提高能力素质。

作为党政办公室的工作人员, 能力素质是做好党政办公室工作的关键因素。在这个综合协调部门, 没有一定的理论功底及较强的综合能力, 思考、分析问题只能是肤浅的, 很难顺利地做好工作, 为领导决策服务就无从谈起。在工作中, 要认真学习党的十八大报告、有关文件及领导讲话, 对于学校及学院的各项规章制度、办学使命及发展目标等都要熟悉把握, 力求工作上与领导所思所想保持步调一致, 这样才能不偏离方向地搞好参谋服务, 进一步提升办公室工作的整体服务水平。

在个人的业务能力素质方面, 应具备锻炼过硬的写作能力、较强的理解能力、较强的调研能力、一定的协调能力、良好的表达能力和扎实的办公自动化操作能力等, 这样才能更好地提高工作效率。

三、适应形势发展, 创新工作理念

2013年10月23日, 北京联合大学商务学院正式成为国际高等商学院协会 (AACSB) 的会员单位。这标志着学院开始融入全球商学院的大家庭, 为未来紧跟世界商科教育的步伐, 提升人才培养质量奠定了基础。北京联合大学商务学院未来几年的发展目标是成为国际化商学院, 目前, 确立的学院使命是“践行社会责任, 推动应用创新, 培养商界骨干, 服务区域发展”。从办公国际化角度出发, 作为党政办公室工作人员, 面临新的挑战, 面对新的发展形势, 需要不断提升自身素质、增强业务水平, 紧跟学院发展。

为了顺应新的发展形势, 北京联合大学商务学院党政办公室目前亦不断探索改进新的工作理念。出台了各种文件制度, 如《关于规范院级会议管理的通知》《北京联合大学商务学院党务公开实施细则》等。在日常工作中, 票据审签是院领导的一项重要工作, 尤其是到年中、年底集中审签的票据会突增, 这使得领导们的精力深陷其中。为了缓解这种状况, 党政办公室主动承担起此项工作, 在院领导审签这一事项过程中, 增加一个环节:待签字登记。即老师们将需要签字的票据交到党政办公室进行登记, 由办公室人员将票据归类, 再统一找时间找领导签字, 然后, 电话通知每位送签老师。经过两年的运行, 收到了很好的效果, 不但可以将领导们的时间化零为整, 使得领导能够集中精力思考更重要的大事, 同时减少老师们为了找领导签字而反复来回的时间成本, 获得了教师们的普遍好评, 取得了双赢的效果。

做好这项工作对办公室工作人员提出了更高的要求, 除了清晰的管理票据, 更需要对财务的各项审批权限及程序等相关文件了然于心, 变被动服务为主动服务。