加强档案工作管理服务卫生监督事业发展

对卫生监督机构来说, 做好档案管理工作, 对积累执法经验和保证法律、法规的正确实施具有重要的现实意义。根据河北省档案局《关于省直机关所属单位“十二五”档案工作目标管理等级认定计划通知》 (冀档办[2011]18号) 精神, 我局高度重视, 对照《河北省机关档案工作目标管理认定标准》, 进行了认真自查, 进而健全了管理制度, 完善了档案设施, 规范了各种档案管理, 基本达到了AAAA级标准。现将自查情况简述如下:

一、强化组织管理, 健全规章制度

自2001年建局以来, 局领导高度重视档案工作, 坚持把档案管理与监督业务工作同部署、同推进、同检查、同考核, 大力推进档案工作的规范化、制度化、信息化建设。在主管局长的具体领导下, 办公室具体负责档案管理, 把档案工作列入了每年的工作计划, 所需经费等问题给予及时研究解决。

(一) 规范档案机构设置。我局从2004年正式明确了档案管理机构, 明确档案管理工作由办公室负责, 并设置了专职档案人员。设有档案室、库房、阅览室, 各处室分别明确了一名兼职人员为档案管理员, 形成了以档案室为中心, 各处室分工负责的管理体系和管理网络。

(二) 集中统一管理单位档案。档案室对各处室文件材料及时收集整理, 对执法档案、会计档案、实物档案等各种门类和载体的档案实现了集中统一管理。

(三) 采取多种形式学习宣传规范性文件。档案工作纳入了办公室年度工作计划和年终总结, 办公室负责人定期在述职报告中汇报档案工作, 接受局党组和局干部职工的监督。

(四) 加强档案人员培训, 提高业务水平。开展档案规范化管理活动, 关键在人, 必须要有一支能打仗、愿打仗、打得赢的人才队伍作保障。我局专职档案管理人员具备大学本科学历, 遵纪守法、政治可靠、爱岗敬业, 具有较强的业务能力。多年来, 我局档案人员积极参加省档案局组织的培训活动, 及时掌握国家的档案管理政策, 丰富档案管理知识和技能, 档案管理水平不断提高。

(五) 建立健全各项档案管理制度。制定各类档案整理规则、案卷质量标准和防灾应急预案等, 统一管理各类执法文书、照片、实物等各种门类和载体的档案。在日常工作中, 我们逐步健全了文件收集归档制度、档案保管、整理、保密、统计、利用和鉴定销毁、档案库房管理等一系列档案管理制度, 不断推进我局档案的制度化建设。

二、抓住关键环节, 加强档案业务建设

在档案业务建设过程中, 我们抓住收集归档、整理、保管与保护等关键环节, 努力把每个过程、每个细节做实做好, 做到了“三化”, 即收集整理系统化、保管保护安全化、设施设备齐全化。

(一) 收集整理系统化。按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书归档保管期限规定》, 结合各处室工作职责范围, 我局修订了《各处室文书档案归档范围、保管期限》, 使归档范围有章可循, 更加科学、规范, 符合国家新标准。各处室每年按归档范围和文书归档保管期限按时归档。努力做到执法档案及时收, 常用文件定时收, 责任到人督促收, 发现不全反复收。在做好文书资料收集的同时, 还注重声像档案和实物档案的收集, 尽力做到不缺不漏。

(二) 档案整理标准化。档案分类方案规范, 全宗内档案分类合理, 档案整理质量符合国家和省档案局规范要求;保管期限划分基本准确, 文件排列有序, 编号准确, 加盖归档章, 档案整理规范。目录编制严格按照全宗、类别编制了各门类、载体档案文件级目录, 以及职称评审、科研成果等专题文件目录。

(三) 保管保护安全化。硬件设施方面, 做到了档案库房、办公、阅览三分设, 库房面积充足, 布局合理, 便于工作;库房管理规范、档案排列合理;库房干净、整洁温湿度基本符合标准。

(四) 设施设备齐全化。我局有充足的档案金属柜、密集架, 卷皮卷盒规格、式样基本符合国家要求;配备了档案所需设施设备, 有吸尘器、装订机、打印机、复印机、计算机、服务器、扫描仪等设施, 能够满足档案工作的需要。

三、档案信息化建设情况

我局将档案信息化建设纳入机关信息化建设, 与局信息化建设同步发展。档案管理软件经省档案局 (审定) 认可, 符合《档案管理软件功能要求暂行规定》, 具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能, 系统应用良好。目前, 建立了全部文件级目录数据库。对永久档案进行了扫描, 实现了数据图像的目录数据挂接。各处室可通过局域网对归档文件进行目录查询工作。档案系统采取身份认证、权限控制、加装防火墙等安全保密措施。切实做到档案“资料全、甄别准、查询快”, 提高了档案管理的工作效率。

四、档案开发利用不断加强

档案工作的根本目的在于利用, 而服务工作的好坏直接影响利用效果。我局在档案开发方面成效显著:档案室借阅条件良好, 复印方便, 有借阅登记册;能够提供直接查阅、电话调阅等多样利用手段。案卷排列规范有序、布局合理、分类清楚, 按年度-保管期限-组织机构排列, 从左到右、从上到下, 档案排列整齐, 编号规范, 指引卡标示清楚。查阅迅速准确, 准确率达100%近3年来, 共为局内各处室提供各类文件资料查询服务3000多件次, 为推进卫生监督体制改革提供了重要依据和准确的信息, 提供了重要服务和保障。

五、存在问题及改进措施

由于种种原因, 目前我局的档案管理工作还存在一些问题和不足, 如受硬件建设的影响服务器不够大, 扫描挂接速度较慢, 对照片、实物档案的收集不够及时、不够齐全等。今后, 我们将从以下三方面改进, 一是按要求对全部永久、长期档案进行扫描。二是在齐全完整上再下功夫, 不断提高档案人员业务水平。三是创造条件对重要实物档案举办档案展览。

随着卫生事业的发展, 档案服务范围不断拓宽, 领域不断延伸, 我们将紧跟时代需求, 以档案目标认定为契机, 进一步充实、完善并加强档案管理的各项工作, 使档案工作更加全面、科学、规范, 充分发挥档案“资政惠民”的作用, 更好地为本单位服务, 为全省卫生监督事业服务。