PDCA方法在大学生创新项目管理中的应用

2022-09-22

2007年, 教育部和上海市教委先后启动了“国家大学生创新性实验计划”和“上海大学生创新活动计划”。上海交通大学成为首批立项学校之一。大学生创新活动是对以问题和课题为核心的教学模式的积极探索, 目的使一些大学生在本科阶段得到科学研究与发明创造的训练。大学生创新项目不以目标为导向, 这给学校原有的目标管理模式带来新的要求。

2001年, 我校启动了以培养低年级本科生创新意识与实践能力为目的的“本科生研究计划” (以下简称“PRP”) , 每年资助900个左右项目, 有2700名左右学生参与。通过实践, 我校运用PDCA管理方法, 提高了大学生创新项目实施的质量和学校的管理水平。

1 PDCA方法介绍

PDCA方法是美国质量管理专家戴明博士首先提出的, 是全面质量管理所应遵循的科学程序。在项目管理过程中, 无论是对整个项目的质量管理, 还是对项目的某一个质量问题所进行的管理, 都需要经过制定计划、组织实施、检查结果和处理问题的完整过程。这个过程可归纳为PDCA循环, 其中P表示计划 (Plan) , D表示实施 (Do) , C表示检查 (Check) , A表示处理 (Action) [1]。PDCA方法即是“计划—执行—检查—处理”工作循环的简称, 每一个循环都可以使质量提高一个层次 (见图) 。根据大学生创新项目的要求, 我校把PDCA方法应用其中。P表示确立项目实施过程的要求, 定义项目实施过程的标准和计划[2]。D表示根据要求和计划开展的相关活动, 同时项目实施过程被确定。C表示通过项目组自查、院系检查和学校评审, 确定实施过程是否满足要求。A表示采取措施纠正偏差, 准备下一个更高阶段的PDCA循环。

2 PDCA方法大学生创新项目管理中的应用

我校大学生创新项目管理机构是由学校领导组、院系创新实验工作小组 (以下简称院系工作组) 和项目组结合的层级管理体系。应用PDCA方法, 学校可以看作是一个PDCA大循环系统, 院系是一个中循环系统, 大学生创新项目小组是小循环系统。逐级分层, 环环扣紧, 把整个大学生创新项目工作有机地联系起来, 相互紧密配合、协调发展[3]。

2.1 学校管理

学校管理由学校领导组负责实施。学校领导组由主管教学的副校长任组长、主管学生工作的副书记任副组长、各相关部处一把手任组员。领导组负责大学生创新项目实施的顶层设计:包括为学生制定个性化的培养方案, 构建全方位立体化创新实践教育体系, 制定大学生创新项目实施过程规范和评价标准。领导组下设专家组, 专家组由督导、各领域专家组成, 负责大学生创新项目的立项评审、学期检查和结题验收。

学校组织的项目评审 (包括立项评审、学期检查、结题验收) 中一个重要环节是专家针对大学生创新项目整体执行情况进行综合评价, 分析项目执行过程中和管理体系中存在的问题, 确定保障项目实施质量的关键因素。学校组织的交流会, 要求学生和指导教师提出项目实施中存在的问题。学校通过综合各方的意见和建议, 不断总结和改进, 针对关键因素, 制定保障措施, 并以“通报”的形式进行反馈, 以作为下一个PDCA循环的基础。

在项目结题后, 学校将继续跟踪参与项目的学生, 制定短、中、长期的跟踪计划。为此, 学校建立了大学生创新项目参与学生档案库:短期跟踪学生在校的成绩及各方面的表现;中期跟踪学生的就业状况;长期跟踪学生的职业发展状况。通过长期持续跟踪, 反馈学生的成才信息, 以不断修正我校创新人才培养模式, 纠正我校大学生创新项目执行中的偏差, 并进入下一期大学生创新项目的PDCA循环中。

2.2 院系管理

院系管理由院系工作组负责实施。该组由负责教学的院长任组长, 骨干教师和学生工作老师任组员, 负责本院系学生大学生创新项目的实施和管理工作。院系根据学生与教师的反馈以及学校的要求, 及时调整执行方案, 以适应大学生创新项目管理的要求。

2.3 项目组管理

项目组管理指大学生创新项目组的自我管理。该组由立项人为组长, 负责自我管理和自身项目的实施。项目组根据指导教师、专家的指导和各级评审, 不断修正项目实施目标和实施方案, 以指导下一阶段的项目的实施。

3 PDCA方法在项目实施过程中的应用

大学生创新项目管理具体包括立项、评审、过程管理、学期检查、结题验收等几个环节, 又可分为项目立项、项目实施和项目验收三个阶段。三个阶段密切联系、环环相扣, 构成一个有机系统。根据PDCA方法, 大学生创新项目的每个阶段都是一个PDCA循环。每个阶段都进行过程评价, 提出纠正、预防措施、和改进措施, 作为下一个阶段PDCA循环的基础。

3.1 申报立项阶段

申报立项阶段包括立项申请、评审、立项等环节。该阶段最重要的内容是学生项目执行方案和执行目标的确立。

在立项申请之初, 学校团委与教务处合力组织开展全校性的宣讲会, 各院系工作组组织院系内的申报动员会。通过大力宣传, 让学生了解大学生创新项目的目的和意义, 同时充分调动学生的积极性。申请立项的项目来源主要有三个方面, 分别是“本科生研究计划”后续深入研究、导师研究课题的子课题以及自选命题。部分学生参与了老师课题的研究, 对课题某些方面产生了浓厚的兴趣也可以进行立项申报, 前提是学生在研究中能自主设计和实施实验方案。大部分项目源自学生的自选命题, 包括科技竞赛命题、日常生活关注的问题、或是自身的兴趣爱好等。

项目立项评审, 首先由院系工作组对学生申报项目进行审核, 并把审核意见反馈给学生, 学生须进行修改后提交给学校;学校对所有申报项目组织公开答辩评审。通过公开答辩的形式, 一方面公平、公正地选拔项目, 一方面让学生面聆专家的意见和建议, 了解项目需要改进的地方。通过答辩评审的项目, 根据专家的意见和建议修正实施目标和过程, 使其研究方案具有可行性、研究目标具有合理性, 以便于后期项目的顺利开展。

在正式开展项目之前, 学校组织相关学生、指导教师、院系工作组老师召开项目启动会。会后, 学校、院系、指导教师和学生四方将签订项目合同, 明确项目的研究内容、计划进度、阶段目标、实施方案、经费预算、以及各方权利和义务等。

通过申报立项阶段PDCA循环的项目, 才能正式进入项目实施阶段的PDCA循环。

3.2 项目实施阶段

项目实施阶段包括过程管理、学期检查环节。项目实施阶段是大学生创新项目能否达到预期目标的关键。

项目执行过程, 学校要求项目参与人每周必须记录项目执行情况并进行自查。每两周必须与指导教师举行一次例会, 指导教师进行检查和指导。各项目组之间必须每个月交流一次彼此的体会并进行互评。每个季度院系工作组组织一次检查, 提出意见和建议。每个学期由学校组织学期检查和公开的答辩评审, 专家给出评审意见和建议。通过学期检查的项目必须根据专家评审意见和建议改进不足。未通过学期检查的项目, 学校会视情况进行处理。若是研究方向出现偏差, 学校将组织专家与项目组成员和指导教师进行沟通, 分析其未通过的原因, 提出整改意见。学校要求项目组加大投入、积极整改, 参加后续的学期补查答辩。

与此同时, 学校积极推动学生在项目执行过程中的项目交流与互评, 交流彼此的心得, 纠正实施过程中产生的偏差和误区。此外, 创新项目在答辩评审环节采用小组答辩的形式, 使学生了解其他项目的执行情况。同时, 学校还与科技创新协会一起组织经验交流会、创新沙龙、成果汇报展等各项交流互评活动。参与学生可以在专门开展科技创新活动的逸夫科技楼内, 进行定期或不定期的交流。除了面对面的交流互评活动, 学校还搭建了网络交流平台方便参与学生、指导教师和管理者进行网络交流。另外, 学生可以通过我校BBS中的教务处专区、PRP邮箱等寻求支持与服务。

通过项目实施阶段PDCA循环的项目, 才能正式进入项目结题阶段的PDCA循环。

3.3 结题验收阶段

结题验收阶段包括结题验收环节。该阶段重要内容是验收标准的确立和执行。

项目结题时首先由项目组自查;院系进行预审, 并把审核意见反馈给学生;学校组织公开答辩进行结题验收。项目组在答辩前需要提交《项目结题报告》、《项目研究论文》、《项目研究综述》、以及《个人总结》。不能按时参加答辩的项目可以申请延期。

项目验收不以项目研究成果为验收标准, 允许项目研究出现失败, 只要不是“由于态度不认真、工作不负责而造成的”, 并能够从失败中进行深刻总结和分析。学校主要验收每个学生在经历了科学研究和发明创造的训练后是否有所收获, 尤其是创新思维和创新能力是否有所提高。未通过验收的项目, 专家与项目组共同分析原因, 提出修改建议和意见。项目组通过及时纠正偏差, 经过整改后可以重新申请结题验收。

4 结语

大学生创新项目在我校已开展了一年多, 并运用PDCA方法进行了管理。在项目实施过程管理上, 根据“兴趣驱动、自主实验、重在过程”原则, 注重项目每个阶段管理和质量的控制, 加强学生、教师、院系、学校之间交流反馈机制的建立, 确保学生各个阶段及时纠正偏差, 从而逐步提高。学校在管理上通过确定影响项目执行的关键因素, 确立实施的方案和计划, 在项目执行过程中不断查找问题与不足, 总结经验与教训, 及时提出纠正措施, 改善目标与方案, 管理措施形成良性循环, 管理水平也逐步提高。

摘要：大学生创新项目要求以过程为导向, 重视大学生在过程中的锻炼和收获。因此大学生创新项目的管理必须树立全程管理的意识, 重视实施过程的管理。上海交通大学把PDCA这种循序渐进的管理方法运用到大学生创新项目管理中, 指导大学生创新项目实施的整个过程和管理体系的建立。通过闭环的反馈控制系统, 加强过程控制, 解决存在的问题与不足, 提高大学生创新项目实施的质量和学校的管理水平。

关键词：PDCA,大学生创新,项目管理