党政机关文秘人员应具备的能力素质

今年5月8日, 习近平总书记到中央办公厅视察调研时发表的重要讲话, 深刻阐述了中央办公厅在全党工作大局中的重要地位和作用, 对中央办公厅提出了“五个坚持”的基本要求。这也是对全国各级党政机关办公厅 (室) 提出的要求和希望。党政机关的文秘人员要适应工作需要, 必须具有良好的素质和相应的政策理论水平、工作业务才能, 掌握相应的适应工作需要的技巧和手段。结合自己的体会和感受, 一个合格的党政机关文秘人员要具有八大能力、养成两个习惯。

一、具有八大能力

(一) 文字制作能力。

在为领导同志服务中, 文秘人员都要具有一定的文字制作能力, 要做到“五到”。一是心到。接受领导同志交办的任务后, 对领导同志的工作要求、任务安排要入心入脑, 深刻领悟, 做好文字写作准备。二是手到。按照任务要求和工作程序写好预案, 对领导交办事项要准确把握、完整记录、逐项落实, 不能漏项, 也不能出现差错和疏漏。三是眼到。一方面要注意留心观察, 平时多看有经验的文秘人员是怎样搞好服务的, 把有用的方法记录下来, 应用到工作中去;另一方面要增强主动服务意识, 做到“眼里有活”, 而不能仅仅满足于做了领导交代的工作。四是耳到。对领导交办的事项, 要认真地听, 准确地领会并记录, 不能遗漏任何一个细节, 疏忽任何一件“小事”。五是口到。在服务领导的过程中, 凡是吃不准的事情, 要多请示、多汇报, 不能凭想象和猜测去盲目办理。

(二) 现代化办公机具使用能力。

文秘人员除了动手写好材料外, 还要能熟练运用电脑、多媒体、摄影摄像、速记速录等知识, 掌握一定的外语知识, 了解外国相关舆情信息, 在为领导同志起草各类文字材料时, 搜集、剪辑、存储相关资料, 都能够在规定的时间内及时、准确、迅速办好。

(三) 接待服务能力。

文秘人员要适应领导层次需要, 在公务接待、协调公共关系方面游刃有余, 让领导称心、信赖、满意。在礼仪接待方面要做到位。对上级要尊重、服从、执行;对同事要理解、帮助、支持;对下级要尊重人格、支持工作。

(四) 会议组织能力。

文秘人员要根据领导意图起草好会议通知, 及时报批、下发;要安排好会议日程, 按时发放会议文件、材料;要审核好领导讲话, 包括字体、格式、顺序、删减内容标注、重点强调内容注释等;要做好上级领导的接待工作, 包括领导的迎送、食宿安排、业余活动、礼节性拜访、礼品准备等, 都要考虑周全, 不能有任何差错和失误。

(五) 公关协调能力。

文秘人员在跟随领导同志的社交活动中, 要锐智敏捷, 聪明机灵, 有眼色, 会办事, 准确把握领导的意图, 体现本机关或部门的愿望。与上级、平级、下级机关单位的领导同志及秘书人员打交道, 都要协调好事情, 做到能看事, 会办事, 办成事。要学好心理学, 在项目洽谈、业务往来中要了解对方的需求, 洽到好处地处理好各种事情。

(六) 简单的新闻采写能力。

在领导出席或参加的各类会议、社交场合中, 需要宣传报道的内容不少, 文秘人员首先要对领导同志出席或参加这个活动如何宣传, 宣传到什么范围, 均应把握好尺度, 掌握好重点, 并注意时效性, 及时根据领导讲话内容起草整理好新闻稿, 报领导同志审阅后, 及时通知新闻单位向社会宣传、公布。

(七) 临时事务处置能力。

一是办好急事。对于领导同志交办的紧急事项, 如下发紧急通知、起草紧急请示或报告、跟随领导同志急赴现场查看灾情、处置突发事件等, 文秘人员要主动请示, 准确领会领导意图, 按照既定程序急速办理, 并要关注事情的发展变化情况, 及时报告办理结果。二是开好急会。凡遇紧急情况需要召开临时紧急会议时, 往往是现定现开, 规模小、时间短、时效性强。要求文秘人员从速、从简, 立即落实会议内容、时间、地点、议程、参加人、主持人、会议主要文件等, 以最快的速度、最高的效率、最佳的效果, 及时迅速组织好会议。

(八) 团结协作能力。

围绕领导服务的事务涉及很多环节、部门和众多人员, 文秘人员要围绕为领导服务的事务, 主动配合, 积极协作, 尊重他人的劳动成果, 提示容易出现的的差错和疏漏, 要多表扬、少批评, 要高调做事、低调做人, 严以律己、宽以待人。

二、养成两个习惯

(一) 养成保密的良好习惯。

一是系统做好档案管理、信息公开、领导批示件的保密管理等各项工作。二是严格遵守保密规则, 不该看的不看, 不该说的不说, 不该问的不问, 不该记的不记。三是准确把握好保密与信息公开的关系, 该保密的内容一定要严格保密, 不能泄漏扩散, 该公开的信息一定要在适当时机向社会公开, 不能拖延。四是对吃不准的内容要及时请示报告, 按照有关规定和领导同志要求做好保密工作, 避免出现失泄密现象。

(二) 养成勤奋好学的良好习惯。

一是注意学习党和国家各个时期的方针政策, 学习政治理论知识和现代科学管理知识, 学习工作业务知识, 不断丰富自己的知识内涵。二是注意搞好知识积累, 坚持每天听广播、看报纸、浏览各类网络信息, 分类做好读书笔记, 坚持经常搜集、摘抄、剪辑、存储各类相关资料, 做到有备无患。三是注意了解掌握领导工作管辖范围的部门综合情况, 包括部门的基本概况、主要特点、部门负责同志的基本信息 (办公电话、手机号码) 。四是了解掌握领导同志的工作规律、生活习惯、业余爱好、交际特点等, 以便于为领导同志做好服务工作。五是具有良好的心理素质, 爱岗敬业, 无私奉献, 把工作做实、做细、做到位, 让领导满意、让部门满意、让群众满意, 做一名称职的秘书工作者。