文书档案归档培训课件

文书档案归档培训课件（通用8篇）

篇1：文书档案归档培训课件

档案归档是有一定的要求的，这是档案管理人员需要了解的。以下是档案归档培训课件，下面一起去看看吧!

保险业务档案归档要求

1、流程说明

2、实物保管与影像的基本要求

3、纸质资料填写要求

在指定位置用钢笔或签字笔等按规定填写相应内容，不得使用彩笔或圆珠笔标注，要求页面书写工整、清晰，便于档案的保管、检索、统计和利用;

4、影像拍扫要求

投保材料的影像非常重要，核保、生效、出单等都依赖与此，影像扫描要求清晰、无垃圾;

5、纸质资料归档要求

首先应去除铁质订书钉及其他金属物;，大于A4纸张的纸质档案应按照A4纸张大小将其折叠成形，便于档案的保存和翻阅;

资料归档质量要求

1、归档的工程文件应当为原件。

2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测绘等方面的技术规范、标准和规程。

3、工程文件应采用耐久性强的、不得使用易褪色的材料。

4、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297×210mm)，图纸宜采用国家标准图幅。

5、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图或计算机直接出图，不应使用图纸的复印件出图。

6、所有竣工图(含深化设计的竣工图)均应加盖竣工图章、设计出图专用章和“施工文件审查章”。

a) 竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理和总监。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，并盖在图标栏上方空白处;

b) 竣工图章尺寸宜为80mm×50mm。

7、利用施工图改绘竣工图，必须以变更图章标明变更修改依据，变更图章尺寸宜为：40mm×15 mm。

a、凡施工图结构、工艺、平面布置图等有重大改变，或变更部分超过图面b，应当重新绘制竣工图。并在图标上方或旁边以文字注明变更修改依据。

c 对发生设计变更的工程项目，要求编制设计变更汇总表，并加盖施工单位和监理单位公章。该汇总表组卷时应放在所有设计变更通知单之前。

d 不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面(297mm×210mm)，横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面，具体要求按GB/T10609.3进行。

e 管线工程竣工测量图的测绘应符合专业技术规范、标准。

[档案归档培训课件]

篇2：文书档案归档培训课件

一、凡是反映集团公司各项经营活动和管理工作的，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

二、集团公司《文书档案归档范围》是参考国家档案局《机关文件材料归档和不归档的范围》等规定，并结合集团公司实际情况制定的。

第二条保管期限

文书档案保管期限分为永久、长期和短期三种。

长期为16--50年，短期为15年以下。

第三条归档时间

集团公司各部门兼职档案员（资料员）负责将本部门已办理完毕的文件材料按分类、整理、立卷，于第二年４月底以前交公司档案室统一保管。

第四条归档文件材料的质量要求

一、各部门文件材料归档率应达到95%以上，完整率应达到90%以上。

二、各部门归档文件材料的种类、份数及每份文件的页数应齐全、完整（包括附件、图表、制表说明、统计分析及有领导批示的底稿等），保持原文件的有机联系。

三、公司制发的文件应归档原件或正本。

四、字迹、印鉴清晰，不得有圆珠笔、纯蓝或红墨水、复写及铅笔字迹。

五、档案室与移交部门依据移交目录清点核对归档文件，履行签字手续。

六、对于不归档的文件也要加强管理，有的文件可以作为资料保存。对确实没有保存价值的文件材料，经有关领导、部门和档案室审定后销毁处理。

文书档案归档范围

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（一）党群工作

１、上级党委颁发的需要执行的文件材料（包括外出开会带回来的）

２、党总支工作计划、总结

(1)党总支计划总结及重要专题汇报

(2)党总支半年总结、党办总结及较重要的专题汇报

(3)党办半年总结、一般的总结汇报材料

３、党总支委员会(包括党政联席会)会议记录

４、领导班子生活会记录

5、领导班子成员述职报告

6、党内统计年报

7、党内职务任免的文件材料

(1)任免党总支书记的决定

(2)任免党支部书记的决定

8、党组织关系介绍信

9、评选先进党支部、优秀党员的文件材料

10、党纪处分材料

11、纪检工作的文件、材料

12、有关党建、组宣、纪检、廉政等工作规章制度

13、有关公司党务工作的各类信息稿件

14、有关共青团工作的文件材料

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（二）行政管理

１、上级机关颁发的文件材料

2、公司召开会议的文件材料

(1)工作会议、重要的专业会议的通知、名单、议程、报

告讲话、决议、决定、记录、纪要、简报等材料

(2)半年工作会、一般专业会议的通知、报告、讲话等材料

3、董事会、监事会、股东会、经理办公会会议记录、纪要、决定

4、公司工作计划、总结、报告

(1)、以上的(2)半年的、重要专题的及部门总结

(3)部门半年总结

5、公司(含以上的)发展规划

6、公司制定的规章制度

(1)公司章程、总经理工作条例等

(2)一般的制度、规定、办法等

(2)半年、季度、月度的7、社会保险统计报表

(1)、决算、汇总的(2)半年、季度、月度的8、人事劳动工资等规章制度及岗位职责

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（六）项目开发

1、集团公司有关开发项目的会议纪要、规定等

2、市场项目管理部和分（子）公司有关项目开发工作的请示、报告及批示（批复）

3、集团公司的建设计划文件

4、市场项目管理部和分（子）公司工程例会会议纪要

篇3：办公自动化的文书档案归档

1 立卷方式

利用计算机管理档案, 在文件的传递、排序、编号检索以及存储上具有明显的优势, 但并不是所有档案工作都可以由计算机来替代:比如文件的鉴定、分类、组卷等。由于这些工作主要依靠人的经验来判断, 没有一个固定的量化标准, 用计算机实现自动判别很困难。因此, 在需求分析阶段就应考虑如何利用计算机的优势, 充分发挥档案管理系统的效能。档案管理系统不是手工管理模式的翻版, 在需求论证时, 必须对手工管理的每一个环节进行详细的分析, 分清哪些环节宜于计算机管理, 哪些环节必须人为干预, 哪些环节可以通过改变管理模式而达到能够适应计算机管理。经过这样的分析过程, 我们会发现, 档案管理系统的难点, 关键在于文件转化成档案的这一过程, 即文件的立卷过程。按照传统的档案管理模式, 这一过程我们需要经过文件的鉴定, 包括归档鉴定 (即鉴定文件是否需要归档) 和期限鉴定 (即鉴定文件的保管期限) , 文件的分类, 文件的组卷, 并且要拟写案卷标题, 填写卷内目录和备考表, 排列案卷顺序, 编写案巻号等程序。这其中文件的鉴定, 文件的分类, 文件的组卷, 拟写案卷标题等都需要人为去判断, 这无疑使档案管理系统的设计变得复杂而繁琐, 无法充分发挥计算机的优势, 制约了档案管理现代化前进的步伐。因此简化归档程序, 改变立卷方式, 采用单份文件归档将是我们改革所向、大势所趋。

单份文件归档, 文件不必进行分类、组卷, 省去拟写案卷标题等一系列程序, 可以很好地解决计算机归档难的问题, 但要注意, 即使改变了立卷方式, 文件的鉴定工作还是需要人为去判别, 并且不能省赂。因此, 在文件归档环节中, 档案部门的主要职责就是进行文件的鉴定工作。由于文件无需分类、组卷, 文件经鉴定后可以直接进行排序编号, 迅速转化成档案。使归档工作变得方便而快捷, 这将会极大地缩短每年的文书归档时间。采用传统的立卷方式, 一些单位的文书立卷工作往往要在下半年才能结束, 而采用计算机辅助单份文件归档, 在实际应用中, 一人一个月即可完成30个部门6000多份文件的归档工作, 大大提高了归档工作效率。

2 利用方式

以手工为主的档案管理不仅消耗着大量人力、物力, 而且档案信息含量与档案实体量的比值处于较低水平, 管理手段的落后导致了档案利用工作方面的许多问题:档案利用率不高 (包括人次和卷次) , 查找效率低下、查准率较差, 严重制约了档案信息资源的有效利用。这种状况已不能适应档案工作发展的需要。因此, 实现档案管理手段和利用方式的转变, 即实现档案信息资源的计算机现代化管理, 是今后档案工作的基本发展方向。

运用计算机对档案进行管理, 将摆脱以往相当长时期内的一种经验式的模糊管理状态, 实现档案管理由案卷级深入到文件级, 由单一途径管理发展为体系管理, 由对档案外部特征 (目录) 管理过渡到内、外部特征 (目录和内容) 合并管理的转变, 为高效率的档案利用工作奠定坚实基础。

同时基于计算机的高效处理能力和网络技术的迅速发展, 将提供给以往无法实现的管理途径和方法:可实现档案信息与载体的分离利用, 可在权限控制的基础上实现用户的自动检索、全文检索和网上检索等利用方式;可与其他信息子系统建立关联, 提供经营管理信息的横向与纵向、历史与现实记录, 从而极大地提高档案利用工作的质量、精度和效率, 实现档案工作服务水平质的飞跃。

计算机提供利用的方式与手工方式相比具有极大的优势和灵活性, 在档案现行利用中可要求系统作出实时响应 (以秒来计算) 和脱机批处理方式, 可保证很高的查全率和查准率, 可以不受空间的限制, 并实现文件、图像、声音的多媒体处理、综合利用和异地查询等, 从而有利于促进各项业务工作的发展。

电子档案的管理工作从形式上看, 工作人员只需按动键盘就可以完成各项管理工作, 很轻松, 很方便, 而实际上要求每个档案工作人员要有很高的文化素质。在对电子档案管理的过程中, 计算机网络技术、形象技术、数据库存储技术和人工智能技术的广泛应用, 要求档案管理人员不仅要掌握扎实的专业知识, 同时又要有比较广泛的现代科学知识, 以适应社会对档案工作的要求。为信息社会的发展、为人类的进步服务。

2) 保证原始性是管理电子档案的关键

尽管电子文件的原始认定遇到了认识上和技术上的障碍, 但我们不能否认它的原始性存在, 关键在于我们如何保证这种原始性。我想可以通过法律手段、行政手段和技术措施来解决。首先, 依靠法律行政手段规范人的行为, 保证电子文件的原始性, 在电子文件的形成、归档、管理、利用等环节责任到人, 对有关人员建立连锁责任制, 以法律行政手段予以控制。其次, 要高度重视技术措施, 这是保证电子档案资料安全可靠的最重要前提。

3) 探索保护电子档案的有利措施

篇4：文书档案归档十年改革的思考

关键词：文书档案 归档 改革 思考

2000年12月6日，国家档案局颁布了DA/T2000《归档文件整理规则》。这是我国档案工作的一项重要改革。《规则》以“简化整理，深化检索”为宗旨，对原有的归档文件整理方法——“立卷”進行了改革，推行文件级整理，大幅度简化了整理中的手工操作，为规范电子文件归档整理方法奠定了基础。

一、核工业档案馆立卷改革

核工业档案馆是核工业集团公司所属唯一一个专业档案馆，保存文书档案、科技档案、会计档案、声像档案等多种类型档案。现今所属成员单位已基本实现以件为单位归档，新的整理方法在我单位得到了认同。

（一）制定《归档文件整理规则》实施细则

通过学习讨论，我们认为，要做好立卷改革，就要认真学习国家相关制度、标准，并制定自己的实施细则。因此，我们结合核工业档案工作的实际，依据国家档案局《归档文件整理规则》，制定了核工业档案馆的实施细则，使我们的工作可以做到有章可循，有法可依。

（二）重视文件归档整理工作

归档文件整理工作既是公文处理工作的最后一个环节，也是档案管理工作的开始，这是一项承前启后的工作，直接关系到文件材料归档后的安全保管和有效利用。归档文件整理工作涉及到机关形成文件的各个部门，因此这项工作必须进行周密地组织和有效地监督，以保证这项工作能够高质量完成。因此，我们十分重视归档文件的平时积累，并建立相关制度对整理工作进行指导、监督和检查。

（三）归档文件的分类、整理和装订

归档文件的合理分类，不但能有效地揭示出归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以及将来排架管理都有着重要意义。经多方研究讨论，并总结以往经验，我们确定年度-组织机构-保管期限分类法。

装订是归档文件整理工作的基础环节。为便于档案的检索查询，除按档案局要求，正文与附件为一件外，对转发文和被转发文、来文与复文我们作了修改：转发文与被转发文、来文与复文均为两件。在装订时尽量保持原有文件自然原貌，减少后期的人为加工，以避免不必要的人力、财力的浪费。

（四）归档文件的编号、编目、装盒

编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供条件。集团公司总部文书档案由于采取年度-机构-保管期限分类法，在最低类目——保管期限内分别编写室编件号。

编目是指编制归档文件目录。它是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础。我们设计了归档文件目录封皮和归档文件目录，便于档案的管理。

装盒是将归档文件按照件号的先后顺序装入档案盒中，与归档文件目录的排列顺序保持一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。我们在装盒时做到，不同形成年度的文件不放入同一档案盒；不同保管期限的文件不放入同一档案盒；不同机构形成的文件不放入同一档案盒。

二、立卷改革前后比较

自2001年档案立卷改革至今已十年，通过这几年的实际操作，我们总结有以下特点：

一是取消案卷，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。二是以“件”为单位进行装订，保持原有文件的自然形式，取消三孔一线的装订方式，减少手工劳动，提高工作效率。三是取消案卷、卷内文件两级目录，以“件”为单位编写归档文件目录，简化程序，便于查找利用。四是只需填写档案盒盒脊，不再拟写案卷题名和填写案卷封面。五是档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“全宗名称”项，盒脊设“全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、起止室号、起止馆号、盒号”等。

通过上面的分析，以“件”归档简化了操作，既减轻了档案人员的工作量，同时又简化了业务培训难度。

总之，通过这几年以件为单位进行归档的经验，我们充分体会到，《归档文件整理规则》是顺应社会发展的潮流，满足档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率的行之有效的标准。

篇5：机关文书档案归档难点探析

机关文书档案工作是机关管理工作的组成部分，是机关信息开发、利用的基础，是提高工作效率和工作质量、维护企业经济利益与合法权益、反映企业发展历程的一项重要工作。但是，在实际工作中遇到的一些问题，使得机关文书档案归档情况不尽如人意，使之作用没有发挥到最大化。

一、存在的问题

（一）机关处室归档材料比较单一

机关每个处室都设有归档员，一般为本处室综合科文书人员，主要负责处室电子公文写作发布的工作，于是潜意识当中就认为文书档案的归档就是将本处室下发的红头文件进行归档即可，忽略了其他非红头管理类材料的归档，比如业务科室形成的非红头文件的专业性报告材料、特定业务工作形成的系列性成套性的文件材料、向集团公司上报的各类报表材料、公司专业部门会议材料等。

（二）机关处室归档员责任意识不到位

虽然每个处室都设有归档员，但是由于业务需要，人员更替比较频繁，业务操作本就不熟练，再加上都是兼职归档工作，在工作日程中总将档案工作排在末位，有时一拖再拖，超过了规定的归档时间，严重影响了机关档案整体归档进程，进而影响了文书档案的借阅利用工作。

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（三）文件材料质量不合格

在归档的文件材料中，由于电子公文系统的限制以及部分归档员的惰性，使得部分归档的纸质材料不符合标准公文制式要求，影响了公文的效力；有些归档员忘记或者无视《文件处理单》的归档，使得归档文件齐全完整性受到了很大影响。

（四）档案系统中著录项不规范

中国石油天然气集团公司档案系统在2011年就与电子公文系统对接成功，文书归档员只需要在电子公文办理完毕后点击归档即可完成档案系统大部分数据的著录工作，但是有两个著录项需要手工修改，一个是文件的“页数”，一个是“保管期限”。因为电子公文系统对文件正文和附件是分项存放，无法统计文件总页数；而保管期限项是电子公文系统自动设置为5年，很多归档员在点击归档之后，对这两个著录项不够重视，使得文件页数和保管期限总存在问题，影响了档案数据的正确性。

二、采取的措施

（一）实行文书档案归档范围确认制

集团公司在2010年开始要求所属各单位逐步实行文书档案归档范围确认制。长庆油田公司档案馆在2011年制定新的《长庆油田公司文书档案管理办法》时进一步明确制订了机关处室《文件材料归档范围确认单》。文书档案工作人员首先通过对机关每个处室职能、业务流程和历年归档情况进行分析，再与机关处室归档员及部门负责人反复沟通修改，完成《确认单》的制订，并于

—2— 每年初送达机关处室，归档员在确认上一需要归档的材料与《确认单》所列项目是否一致，对于有出入项目进行修改后，在《归档范围确认单》上签字，并经部门领导签字确认后反馈给档案馆存档以备查考。通过归档范围确认制的实施，一方面明确了机关处室需要归档的材料内容，另一方面通过文字契约的形式加强了对机关归档员的约束。

（二）将机关部门归档会议制度化

公司档案馆每年三月都要召开公司机关归档会议，在会议上首先从归档时间、归档数量和归档文件材料的质量等几个方面对上一机关部门归档情况进行通报，使每位参会人员对上一各处室归档情况有整体认识；再将当年相关归档要求做出书面说明，便于归档员把握；同时每年在会上还将电子公文系统与档案系统相关归档操作步骤进行演示，方便机关归档员学习。

（三）加强归档过程监督检查

在每年归档工作开始后，加强与机关部门归档员的沟通交流，随时掌握各处室归档进度，及时解决遇到的问题，同时通过系统后台数据库及时掌握系统中各著录项的录入规范情况，有问题及时提出修改意见。在归档交接时，对归档的文件质量以及系统中数据进行再对照检查，发现问题退回整改，严把进库档案质量关。

篇6：文书档案归档整理操作方法

作者：国昌档案 来源： 发布时间：2009-6-21 23:04:03| 收藏

文书档案归档整理操作方法

档案分为文书档案盒、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。

一、基本要求：

要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《归档文件整理规则实施细则》。

二、基本概念：

（一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。

（二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。

归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。

（三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。

（四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。

三、整理方法：

（一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。2.检查本单位在工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党团组织关系、干部调动、行政事务等）、协议、合同。

以上收集到的“红头文件”和“白头文件”材料是本单位工作过程中形成的属于立档单位应收集的文件材料。

（二）归档判断：立档单位将收集到的材料，依照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）的归档范围和不归档范围，剔除不归档的文件材料，剩下的就是立档单位应归档的文件材料，必须进行归档。不归档的文件材料主要有三方面的文件：①重份文件。指本单位的发文及部分收文的重份文件。②普发性文件。主要指上级、本级非隶属单位给本单位的普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖励非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。③未生效文件。如本单位代上级机关起草的未成为正式文件的稿本等。

（三）装订：用不锈钢钉或线将归档范围中的归档文件以“件”为单位固定在一起即单“件”装订，便于保管利用。

1.整理单位：确定以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，重要文件的正本与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的或打印出来的定稿上无领导修改手迹、批示而定稿不存档的，将正本与发文稿纸为一件，报表、名册、图册、会议记录、介绍信存根等按其原来的装订方式，一个自然本（册）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起的为一件；来文与复文可为一件，未装订成套的会议材料各为一件，正文与文件处理单为一件。

2.文件的装订：归档文件按件装订具体要求：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来复在后；汉文在前，少数民族文字在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文在前，外文在后；有文件处理的，文件处理单在前，正文在后。

3.装订的部位与对齐方式及注意事项：文件装订时应以左、下侧对齐，以便装订和利用。装订时，应将保管期限为永久的归档文件中去掉不符合保管要求的一般订书钉，采用不锈钢订书钉装订（注意：采用不锈钢订书钉装订的档案不能用微波设备进行消毒，否则可能会引起火灾）。或较厚的文件采用“三孔一线”的线装方法装订。

（四）分类：

归档文件采用——保管期限分类法进行分类。同全宗应保持分类方案的稳定。1.区分

①以落款日期为准。如2009年形成的《2008年工作总结》应归入2009年。

②跨的文件放入办结的。如2008年形成的《2009-2010年工作规划》应归入2008;某单位2007年立案、2008年结案的某信访案件，其文件材料统一在结案归档，即归入2008年。

③几分文件作为一件，“件”的日期应以装订时排在最前面的文件日期为准。具体地说来文与复文为一件，以复文为准等。

④会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准。

⑤文件没有标注日期时，需要分析该文件内容，制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按合理归类。2.区分保管期限

将每年的归档文件按永久、定期分开，定期一般分为30年、10年。

永久保管档案的的确定：属于归档范围的文件，哪些需要永久保存呢？《规定》第七条列出了八款，《文书档案保管管理期限表》中列出了41款文件材料，约占整个期限表的一半。可以概括为以下四个方面：

①反映机关主要历史面貌的文件材料。如：大事记、组织改革、机构设置、人员编制等文件材料。

②反映机关行政管理、行政执法活动的重要文件材料。如行政管理工作制度、行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料；房产、地产、固定资产、行政审批、行政许可、合同、协议、国有资产管理等文件材料。

③反映机关主要职能活动的重要文件材料。如：党组（党委）、行政办公会议记录、会议纪要、工作会议、专题会议材料，上级机关、上级领导视察本机关工作文件材料；本机关制定的方针政策性法规文件、业务文件、调研报告、请示、批复、外事活动文件等。

④反映机关人事管理活动的文件材料。如人事任免、奖励材料与处分材料，录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤材料；人事考核、职称评审、职工调动、职工名册、党团员名册、党团材料等这些文件材料在反映本机关的历史面貌，主要职能活动，维护国家、机关和职工权益等方面具有长远的利用价值和凭证价值，是各机关形成文件的重点和核心。

准确理解保管期价值的鉴定是归档文件整理工作的难点。《规定》把保管期限划分为永久、定期两种，在具体划分文书档案保管期限时，突出以本机关文件为主（即以我为主），在操作时，实现对每级文件（上级、本级、同级、下级）文件进行两分制：

上级机关文件：针对本机关的文件或属于本机关主管业务的永久保存。如同级党委、政府关于本机关机构设置、领导人任免、人员编制等文件；上级机关对本机关或人员的表彰文件；上级机关对主管业务工作的规划、意见、批复等。其他需要贯彻执行或查考的保存10年。

本机关文件：反映本机关主要职能活动的永久保存；一般的保存30年或10年（表中界定具体清晰）

同级机关文件：非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料保存10年。

下级机关文件：报送的重要的总结、报告保存30年，一般的保存10年。

（五）排列

1.把同一、同一保管期限的文件分开排在一起。即立档单位每年只编永久、30年、10年三条流水号分开排列。不同、不同保管期限的文件不能排列在一起。

2.在同一保管期限内，把同一机构（或问题、文号）有内在联系（如同一次活动、同一项工作，同一个会议）的文件排在一起，即同一事由的相关文件应当排列在一起。是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”整理原则的体现。排列顺序应保持相对固定。3.最后在同一保管期限、同一机构、问题或文号内按成文时间的生后顺序排列。

（六）编号

归档文件编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时的实体存取提供了条件。件号即文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。文件处理单随同归档的，归档章盖在文件处理单上，以保护文件正本的原貌。归档章设置全宗号、、保管期限、件号等必备项目。1.全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。档案室如没有全宗号可暂时不填。2.：文件形成，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。3.保管期限：归档文件保管期限的填写为永久、30年、10年。

4.件号：归档文件的排列顺序号。以为界，每年必须从1编起，不能跨连续编号，各期限分别编流失号（即每年分期限共编三条流水号）。

件号包括室编件号和馆编件，分别在归档文件整理和档案移交后编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内；按文件排列顺序从“1”开始标注，每种保管期限各编一个流水顺序号，如2007年永久件号：1、2、3„„82

30年件号：1、2、3„„73 10年件号：1、2、3„„243 馆编件号待档案移交给档案馆后，由档案馆根据需要填写。

（七）编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时，只对复文进行编目。通过检查复文来实现对相应来文的查找。

归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。1.件号：填写室编件号。

2.责任者：指发文的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①填写责任者时一般应使用全称或通用简称，如“海南省纪委“，不能使用“本厅”、“省教育厅”等含义不明，难判断的简称。②联合发文责任者过多时，可适应省略，但立档单位是责任者的必须抄录。以体现“以我为中心”的精神。③未署责任者的归档文件，编目时应根据文件内容形式等特征加以考证并填写。

3.文号：文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、、顺序号组成。如琼府办[2008]198号、琼邮管[2008]68号，没有发文字号的不填写。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名册。4.题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有题名或题名不规范的，应根据文件内容，重新拟写或补充标题，外加“〔〕”号附于原标题之后。如海南省档案局关于转发档发[2008]18号文件的通知，应重拟提题名并抄录为海南声省档案局关于转发[国家档案局关于汛期档案安全管理的几点意见]的通知。

5.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如20080708、20081112表示月、日的数字可回行填写，如2008

0708。

6.页数：每一件归档文件的总页数、文件中有图文的页面为一页。

7.备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。如果有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填写入备考表中。

（八）装盒

装盒是将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊。不同，不同保管期限的文件不能装在同一档案盒内。

1.装盒要求：归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应找到文件实体。档案利用完毕后归位时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，否则，在以件为单位进行管理的情况下，一旦归位错误，将很难再找回，甚至可能从此成为“死档”。

2.档案盒应采用无酸纸制作，各立档单位应到各级档案行政管理部门购买或向河北省国昌档案用品厂直接订购。以保证档案盒制成材料的质量。

3.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“/”号连接。

4.备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

①盒内文件情况说明：填写盒内归档文件需要说明的情况，包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）等。整理工作完毕后归档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。进行归档文件整理时，如某件文件须说明的情况复杂，目录备注栏填写不下，也可在备考表中详细说明，并在目录相关条目的备注项中加“*”号标示。②整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。

③检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名，以示对整理质量的监督检查。

④日期：填写归档文件整理完毕的日期。

（九）编制检索工具

1.归档说明（全宗说明）内容包括本单位主要工作职能、本内设机构设置情况（领导班子、内设机构及领导任职情况）本主要工作概况、本文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否，档案数量，有何缺陷）。

2.打印归档文件目录（采用国际标准A4型纸，永久目录打印一式三份，30年、10年期限的目录打印一式一份）。编制封面，并根据需要分保管期限与归档说明（全宗说明）装订成册：归档说明（全宗说明）、永久目录装订一式两本；归档说明（全宗说明）、永久、30年、10年目录合订一本。归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期限等项目。

全宗名称：立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。

：填写本目录所登录文件的形成。如：2003年、2003-2008年

篇7：学校各科室文书档案归档范围

（一）党委办公室文书立卷归档范围及保存期限

1、领导指导类

（1）中共中央、农业部党组、省委、市委、农业厅的指示、决定、通报、规定和规章制度。（永久）

（2）换届党员大会的报告、决议、总结、代表及领导的讲话、讨论通过的决定、重要照片、候选人登记表和情况介绍。大会选举办法、选举结果和上级批复等。（永久）

（3）党委向上级机关的请示与批复。（永久）（4）党委传达贯彻上级文件精神所形成的文件材料。（永久）

2、计划、总结、报告类

（1）党委的工作计划、报告、总结。（永久）（2）党委关于对干部任免、处分的请示、决定等。（永久）（3）关于批准入党、转正、延期转正等所形成的材料。（永久）（4）全校党员名册、党员干部统计、组织建设统计、党费收缴及使用情况统计。（永久）

（5）党委会议记录。（永久）（6）对优秀党员、优秀党支部形成的材料和先进工作者先进事（7）关于加强思想政治工作队伍建设的报告、汇报。如党总支委的变动情况，党总支成员谈心活动所形成的材料等。（30年）

（8）关于加强师生员工政治思想工作教育的计划、报告、经验等。（30年）

（9）对落实知识分子政策所形成的文件材料。（30年）（10）民主党派、党外人士的人员名册情况、登记表。（永久）（11）收发文登记薄。（30年）（12）党委对群众来信来访及处理情况。

（重要的永久，一般的30年）

3、其它类：

（1）党员调入、调出介绍信存根。（10年）迹。（永久）（2）党委便函存根。（永久）

（二）校长办公室文书立卷归档范围及保存期限

1、领导指导类

（1）国务院、国家教育部、省政府、省农业厅、省教育厅的重要指示、决定、批复、通知、通报、规定及各种规章制度。（30年）

（2）学校向上级提出的请求或上级的批复。（永久）

2、计划、总结、报告类

（1）本校的工作计划、报告、总结。（永久）（2）校长办公会所形成的文件材料及记录。（永久）（3）上级关于学校工作的决定、规定、通知和简报等。

（永久或30年）

（4）表彰先进工作者、先进集体所形成的材料和名单。（永久）（5）历史沿各、大事记。（永久）（6）综合统计报表。（永久）（7）发展规划和（学期）工作计划。（30年）（8）学期的统计表。（10年）（9）月份综合统计表。（10年）（10）与各有关单位签订的各种合同、协议。（永久或30年）（11）反映本校重要工作活动的图片。（永久）（12）档案移交、销毁清册。（30年）（13）校办公室收发文登记薄。（30年）（14）外事工作形成的文件材料。（永久或30年）（15）学校计划生育工作形成的文件以及领取独生子女证名册。

3、其它类

学校便函存根、介绍信存根。（30年或10年）

（三）人事科文书立卷归档范围及保存期限

1、领导指导类

（1）上级机关对本校人员编制、机构的设置、撤销、合并及改变机构名称、改变领导关系等的通知、批示、批复文件。（永久）

（30年）（2）市劳动局、保险公司、劳务市场的有关文件。

（永久或10年）

2、计划、总结、报告类

（1）人事或学期工作计划、报告、总结。（10年）（2）机构设置及人员编制方案。（永久）（3）教职工花名册；合同制工人的合同、保险手册。（永久）（4）评定职称所形成的文件、材料。（永久）（5）教职工调整工资形成的总结报告、批复。（永久）（6）教职工录用、转正定级所形成的材料。（永久）（7）教职工调入、调出、变动的报告、请示及批复等（永久）（8）教职工退休、退职、离休、死亡、抚恤等的报告、申请、请示及批复。（永久）

（9）劳动工资、干部统计年报。（永久）（10）教职工奖励、处分决定，经上级批准的。（永久）（11）教职工奖励、处分决定，本校批准的。（30年）（12）关于干部任免的决定、通知及有关文件。（永久）

3、其它类

（1）教职工定级、起薪、停薪介绍信、工资关系存根。（30年）（2）临时工使用情况的报告、请示。（10年）

（四）教务科文书立卷归档范围及保存期限

1、领导指示类

（1）省教委、农业厅、本校关于教务工作的通知、规定、指示、2、计划、总结、报告类

（1）教务科的工作计划、报告、总结。（30年）（2）教学大纲、教学计划、教师进修等材料。（30年）（3）科研报告、论文。（30年）（4）教学课程表。（10年）（5）学生成绩单。（永久）

3、其它类 通报等。（30年）

（五）基础科文书立卷归档范围及保存期限

1、领导指示类

（1）省教委、农业厅、本校关于教务工作的通知、规定、指示、2、计划、总结、报告类

（1）本科室的工作计划、报告、总结。（30年）（2）教学大纲、教学计划、教师进修等材料。（30年）（3）任课教师的考试、考查结果及其汇总表。（10年）（4）科研报告、论文。（30年）（5）学生实习、实验、调查所形成的报告。（10年）（6）教学课程表。（10年）（7）学生成绩单。（永久）（8）学生记分册、监考记录。（10年）

3、其它类

（六）专业科文书立卷归档范围及保存期限

1、领导指示类

省教育厅、省农业厅、本校关于工作的通知、规定、指示、通报等。（30年）

2、计划、总结、报告类

（1）本科室工作计划、报告、总结。（30年）（2）专业课教学大纲、授课计划、实验教学计划、专业课教师进修等材料。（30年）

（3）任课教师的考试、考查结果及其汇总表。（10年）（4）学生实习、实验、调查所形成的报告。（30年）（5）毕业实习鉴定表、毕业论文、实习周记。（30年）（6）学生计分册、监考记录。（30年）（7）教学日志。（30年）（8）试卷分析表。（30年）（9）教研活动记录。（30年）通报等。（30年）

（七）学生科文书立卷归档范围及保存期限

1、领导批示类

（1）省教育厅、农业厅、本校学生管理工作的通知、规定、指示、通报等。（30年）

（2）关于学生奖惩工作的请示、通知、批复等。（永久或10年）（3）学代会文件。（30年）

2、计划、总结、报告类

（1）学生名册、学生证发放名册。（永久）（2）学生休学、退学、复学、留级的申请及批示。（永久）（3）学生管理登记薄。（永久）（4）毕业生合影、照片及说明。（永久）（5）班主任工作情况。（30年）

3、其它类

学生工作便函。（30年）

（八）招生就业办公室文书立卷归档范围及保存期限

1、领导批示类

省教育厅、省农业厅、本校招生就业工作的通知、规定、指示、通报等。（30年）

计划、总结、报告类

（1）学生招生、毕业、就业方案、计划、报告、总结等。

（30年）

（2）招生录取审批表。（30年）（3）毕业生毕业证审核登记表、学历证明存根。（30年）

（九）培训科文书立卷归档范围及保存期限

1、或学期工作计划、总结、报告。（10年）

2、举办各种培训班的指示、计划、报告、总结及上级的批复。

（永久）

3、培训班学员登记表；培训合格学员、结业学员名册。（永久）

4、培训学员结业照片。（永久）

（十）后勤科文书立卷归档范围及保存期限

1、后勤科工作计划、报告、总结。（30年）

2、后勤科房屋管理、调配、使用、移交等规定。（30年）

3、各种物质、设备的调拨、报废等清册、报告及批复。（30年）

4、固定资产登记表、清册。（永久）

5、基建工作计划、报告、总结。（30年）

6、基建施工合同、验收报告等。（永久）

7、基建报表、统计材料等。（30年）

8、关于基建工作的计划、规划、报告、予决算情况总结及上级批复。（永久或30年）

9、征用土地形成的文件材料。（永久）

10、各基建项目的工程图纸。（永久）

（十一）保卫科文书立卷归档范围及保存期限

1、上级有关安全保卫工作的指示、规定等。（30年或10年）

2、保卫科或学期工作计划、报告、总结。（30年）

3、保卫科管理的治安案件材料。（永久）

4、保卫科安全保卫、防火、防盗等工作形成的文件材料。（10年）

（十二）财务科文书范围及保存期限

1、关于学校基金的请求、报告、总结。（30年）

2、财务预决算情况及上级批复。（永久）

3、上级和本校有关财务工作的规定。（30年或10年）

（十三）膳食科文书立卷归档范围及保存期限

1、上级和本校有关膳食工作的规定、制度。（30年）

2、膳食科工作计划、报告、总结。（10年）

篇8：企业文书档案以件归档措施

关键词：企业,文书档案,以件归档,优点,措施

企业档案管理作为国家基层重要的组成部分, 档案是记载了该单位发展的各个历程及成果。在经济快速发展的今天, 传统的以卷归档已无法满足当今的发展需求, 因此, 如何提高文书档案管理工作效率是我们面临的重要课题, 而以件归档则开启了企业档案管理的新篇章。

一、文书档案管理的特点

文书档案主要是进行资料收集与保管, 对于所发生的人、事、物进行详细记载等。所采用的是纸质记载, 然后根据类别分别存放于档案室。其管理在于借阅、编目录、保存等工作是重点, 对各个单位的真实情况进行记录, 包括了协议、录像、录音、照片等资料的记录, 确保资料的安全及完整性, 以备后人借鉴或引用。文书工作作为文书档案管理中的重要组成部分, 其过程为登记、收集、运转、催办、承办, 以及收集、归档、整理和立卷文件等, 最终形成档案。

二、企业文书档案以件归档的优点

(一) 跟基本原则更契合, 有利于检索。企业整理文书档案的基本原则是:必须遵循文书的自然形成规律, 确保文件之间的有机联系不被破坏。以件归档是客观标准, 严格遵循了文书的自然形成规律, 减少整理过程中的随意性。同时, 以件归档按照年度、机构等进行分类, 并按照时间及成套性进行排列, 促使文件之间的有机联系完好无损。另外, 以件归档的方法不仅加强了对企业文书档案的整理、归档, 还加强了对档案信息的组织, 通过提示相关文件、编制专题目录等方法加强文件之间的有机联系, 对文书档案信息的检索更有利。

(二) 以件归档更简便易行, 确定性更高。传统以卷归档的文书档案整理方法要求档案人员以个人的经验为依据进行主观判断, 通常会使人产生难以掌握标准的无力感, 导致整理工作繁杂、难度较大。而以件归档的方法按照年度、机构及保管期限等进行分类整理, 不仅简化了文书档案的整理程序, 还降低了工作难度, 促使文书档案工作更加简便易行。同时, 传统的整理方法是以档案人员的主观判断为依据的, 于是不同的档案人员整理就会出现多种不同的结果, 导致文书档案归类交叉, 组卷很不合理, 在拟写案卷标题时通常会出现偏差等。而以件归档的整理方法使用的是客观的标准, 消除档案人员的主观臆断, 即便整理文书档案的人员不同, 整理的结果也是一致的, 且不需要进行案卷标题的归纳、拟写, 促使企业整理文书档案的确定性更高。

(三) 便于企业鉴定、开放及利用档案。不管是使用以卷归档的传统整理方法, 还是使用以件归档的新方法, 企业对于文书档案的鉴定单位都是“件”。首先, 在文件鉴定方面, 如果企业使用传统的整理方法, 当不同价值的文件出现在同一装订案卷中时, 就需要拆卷, 重新分类整理后再装订, 否则案卷里的一些已经超过保管期限的无价值文书档案就会继续存在, 这样不仅会增加企业文件鉴定工作人员的劳动量, 还无法取得较好的鉴定效果。以件归档的文书档案整理方法能很好地克服这一弊端, 因为以件归档的方法不需要立卷装订, 各个文件之间存在相对的独立性, 当鉴定单一的文件时, 不会对其他文件鉴定造成影响, 也不会出现价值不同的文件排放在一起的问题。其次, 在开放利用文书档案方面, 以卷归档的方法把数份文件装订成一卷, 严重影响了企业对单件文件的开放及利用。以件归档的方法促使企业在利用文书档案时针对性更强, 单件文件可以独立开放, 将有效避免文件阅读范围的扩大。同时, 在企业办公自动化软件的支持下, 单份文件可以充分开放, 利用率被大大提高。

三、企业加强文书档案以件归档管理的措施

(一) 提高文书档案以件归档的标准化程度。当企业的文书档案被收集、入室之后, 文书档案人员必须第一时间按照企业既定的保管期限、归档范围等标准完成文书档案以件归档的整理工作。首先, 企业文化档案保管期限的标准规定应进一步明晰, 档案人员在整理时不仅要重视各个文件之间的有机联系, 还要将存在必然逻辑联系的文书档案放在一起, 防止档案的价值被孤立划分;不仅要鉴定文书档案的实际内容, 还要研究其作用, 避免片面地看待档案价值。其次, 档案人员在整理文书档案时, 并不是每一份文件材料都需要以件归档, 而应仔细分析、区别对待, 掌握好文化档案以件归档的范围要求, 不仅要防止有文必归及重份文件现象的出现, 还要避免发生有档不归的现象, 确保在企业归档范围内的、有价值的每一份文书档案都以件归档。例如, 企业重要的文书档案底稿应包括其历次修改稿, 并将这些修改稿视作重要文件一起归档。不在企业归档范围内的文书档案可由相应部门自行保管一定的期限, 之后按照规定进行销毁。例如, 企业各部门办公室经办的介绍、信、出门条及去仓库领用物品时产生的领料单等文书档案就不在企业的归档范围里, 不需要以件归档。因此, 档案人员在以件归档整理企业的文书档案时应充分掌握标准化程度, 以提高企业文书档案管理水平。

(二) 提高企业档案人员的业务素质。虽然以件归档的方法大大简化了企业档案人员的文书档案整理工作, 但以件归档并不是随意整理或取消整理, 而应严格按照标准化的程序进行整理, 减少出错, 甚至可以避免出错, 以使归档文件有序。造成企业文书档案以件归档出错的主要原因是档案人员自身:其一, 客观原因。企业每一年都会招聘一些新的档案人员, 他们不熟悉档案业务, 对以件归档整理方法的掌握不够。其二, 主观原因。企业一部分档案人员受到传统观念的影响, 很难接受以件归档的新理念、新方法等。因此, 企业文书档案人员应努力提高自身业务素质, 确保以件归档工作标准化、规范化。

首先, 企业新进的档案人员要尽快进入岗位角色。其一, 新进人员在思想上应正确认识文书档案管理工作, 认真对待以件归档, 认识到以件归档是一项专业性很强的文化档案管理工作。企业的文书档案工作是重点, 怎么收集文书档案、怎么以件归档等都不是一蹴而就就能掌握的。其二, 新进人员应主动参与各种业务培训活动, 不仅要掌握整理企业文书档案必要的理论知识, 还要重点掌握企业文书档案的操作性、应用性等知识, 如以件归档应如何进行、整理步骤是怎样的等, 确保将企业以件归档整理文书档案的标准吃透, 以便在实践工作中熟练运用。其次, 在企业从事较长时间档案工作的人员也应及时更新知识, 自觉执行新的以件归档标准。这部分档案人员是企业文书档案战线上的中坚力量, 他们更应紧跟档案工作的开展步伐, 主动接受继续教育, 不断更新自身业务知识体系, 熟悉并严格执行国家新出台的档案业务规定, 不能一味固守传统的以卷归档理念、做法。在以件归档过程中, 档案人员应积极主动收集文书档案、材料, 并严格执行标准, 在提高自身业务水平的同时避免出现错误, 强化对文书档案工作的责任心。

四、结束语

以件归档的方法确实为企业档案人员带来方便, 但它同时也对档案人员提出了新的要求和挑战, 档案人员不仅要充分认识到以件归档的优势, 还要重视提高自身业务素质, 不断改进文书档案工作, 确保企业文书档案管理工作标准化, 从而为企业的发展提供优质服务。

参考文献

[1]韩晓平.新时期如何做好供水企业文书档案管理工作[J].科技与企业, 2013 (01) :83.

[2]秦蓉.人事档案的档号与归档章[J].乐山师范学院学报, 2012 (05) :132-134.