英文邮件格式

英文邮件格式（共9篇）

篇1：英文邮件格式

Dear Mr. Jones:

We have refreshed our online catalog at www.howseek.com, and now it covers the latest new products, which are now available from stock.

We believe that you will find some attractive additions to our product line. Once you have had time to study the supplement, please let us know if you would like to take the matter further. We would be very happy to send samples to you for close inspection.

We will keep you informed on our progress and look forward to hearing from you.

Sincerely

篇2：英文邮件格式

We know that you are exporters of textile fabrics. We would like you to send us details of your various ranges, including colors and prices, and also samples of the different qualities of material used.

We are volume dealers in textiles and believe there is a promising market in our area for moderately priced goods of this kind mentioned.

When quoting, please state your terms of payment and discount you would allow on purchases of quantities of not less than 1000 meters of individual items. Prices quoted should include insurance and freight to San Francisco.

篇3：英文商务电子邮件的写作策略

关键词：英文商务电子邮件,写作,策略

1 英文商务电子邮件的写作意义

随着世界经济的蓬勃发展, 英语商务电子邮件的使用越来越广泛。它打破了电话和传统书面信件受到的时间和空间的限制。书面交流的周期缩短, 人与人之间更加直接进行交流, 提高了工作效率, 增加了工作的灵活性。在当今快速发展的经济时代, 它具备了当今任何通讯工具无可替代的优势, 传递迅速、效率高、保密性强。它作为一种日常的交际手段, 在公司企业等部门越来越重要, 写出一份语言明了、简洁、准确的电子邮件是非常迫切和关键的, 它可以较少误解, 促进沟通, 有助于商务交易的顺利进行。因此, 电子邮件写作的好坏直接关系到公司或企业的发展。

2 英语商务电子邮件写作中出现的问题

2.1 复合结构多

英语商务电子邮件是一种以电脑为媒介的交流。与传统商务信函有着明显的区别, 写作上有其特有的特点。邮件中的语言清晰简洁, 结构简单。商务工作繁忙, 高效率, 为了节省时间, 达到双方交流顺畅快捷的目的, 写作时复合结构少用, 用并列结构代替。Please tell us your house address in Washington, where we will mail the goods to you next week (wrong) .Please tell us your house address.We will mail you the goods (right) .

2.2 长句多

英文电子邮件写作需要清晰直接, 复杂的长句妨碍双方相互的沟通和交流, 也影响商务业务的正常进展。简单、直截了当的句法结构是首选。因此, 在写作上短句的使用较多, 它可以使读者清楚地理解邮件的内容。

These goods have the problem of shipment that leads to the error in transit (wrong) .These goods has the problem of shipment.It leads to the error in transit (right) .

2.3 定冠词多

商务电子邮件的写作有其自身独特的特点。指示词使用较多, 更加清晰明确指代所指内容, 免去更多的猜测和误解, 一目了然, 积极有力推进商务业务的沟通。因此在写作上, 定冠词运用较少, 指示词使用较多。You’d better keep the files in your drawer (wrong) .You’d better keep these files in your drawer (right) .

2.4 正式词多

英语电子邮件虽然采用的都是书面形式, 但其用语却大都是口语, 具有自己独特的书面语形式。正式词使用较少, 商务电子邮件的写作偏向非正式词。正式词使用较少。Drop me an email.

2.5 介词短语修饰名词多

在写作中, 商务电子邮件自身独有的特点彰显其鲜明的风格。名词修饰名词较多, 而少用介词短语修饰名词。这样会使阅读更加容易通顺, 意思更加明了和清楚。

Please give us your proposal for the bid of your fim (wrong) .Please give us your firm bid proposal (right) .

2.6 模糊词多

在英语电子邮件写作中, 用词一定要准确, 忌讳使用语义模糊, 模棱两可的词或词组, 以免产生歧义, 造成误解, 延误商务沟通和贸易。因商务业务往往业务量较大, 稍不留意会造成巨额资金的损失, 带来经济的亏损。在写作里, 模糊词忌用。The figures show a significant increase (wrong) .The figures show a 78%increase (right) .

2.7 忌讳长段落

在英语商务电子邮件写作中, 尽量使用短段落, 分段的格式使文章条理清晰, 看起来更易于理解, 一个较长的段落会使读者产生厌倦, 不愿看下去。在写作时, 做到条理清晰, 重点突出。因双方都比较繁忙, 没有太多的时间斟酌用语和段落, 短小的段落更方便于双方的业务交流和沟通。

Dear Bob:

Thanks for your offer.We check and confirm to you that we have already shipped the goods.Could you advise your customer please?

Thanks,

Tom

3 英语商务电子邮件写作采取的对策

3.1 书写特点

1) 表情符号。表情符号是指由键盘的符号和字母组成的编码, 它们所构成的图像象征面对面交流时所用到的一些表情和手势。表情符号是英语商务电子邮件最为独特的特点之一。表情符号的运用使双方之间的关系更为亲密, 拉近了彼此之间的关系, 增进了友情。表情符号所表达的内容比话语本身更加强有力, 意义更深刻和广泛。I expect my reaction was exactly the sort of thing you had hoped for–﹨ (undecided) .2) 问号和感叹号。英语商务电子邮件在电脑上进行交流, 不具备面对面谈话时的丰富情感和表情, 叹号和问号在邮件中的使用传递了人与人之间细微的情感和情绪, 使人们感到身历其境并融入语言交流中。What am I for?3) 大小写字母。在电子商务邮件中, 因双方彼此熟知, 在写作时, 彼此利用计算机媒介突破了传统的规定, 遵循了一种时尚、新颖的书写方式, 赋予了网络新意。首字母小写很常见。有时全部大写, 给读者耳目一新的感觉。money will be paid before Friday.ALLTHESE MATERIALS IMPORTANT FOR SHIPPING.4) 拼写。在当今世界经济交往中, 商务交易频繁快速。每天的商务业务往来频繁, 邮件书写成千上万, 经常会因为打字速度过快而造成拼写错误。i live in washington.

3.2 词汇特点

1) 口语体词。在英语商务电子邮件中, 口语体词使用较多。因双方彼此熟知, 交往和沟通灵活随意, 口语体词体现出灵活、生动、富于变化的特点, 增强了交往的亲密度。Can you let me know the date of the shipping?2) 缩略词。商务贸易的往来快速高效, 时间就是金钱, 加快交流节奏, 因此缩略词使用较多。体现出网络时代人们之间轻松快捷交流的特点。I will send my CR card to you.3) 商贸专业词。因是商务电子邮件的写作, 商贸专业词使用较多, 反映出商贸专业的特性, 也体现了商务往来的真实性。I hope to hear from you inquiry quickly.4) 礼貌词。在英语商务电子邮件中, 礼貌词使用较多, 因在从事贸易, 双方在交易上都应彬彬有礼, 和谐共赢, 以保持买卖上的良好交易关系。We appreciate it if you could tell me the exact date of the negotiaiton.E.复合词。随着社会的变化和进步, 新鲜事物和新鲜现象层出不穷。一些复合词应运而生, 给英语商务电子邮件的写作带来了新的活力和新意。You can contact me either by e-mail or by e-card.

3.3 句法特点

1) 省略句。商场如战场, 双方写作无需斟酌, 时间极为宝贵。省略句居多, 它反映了电子邮件写作上的即兴口语化特点, 结构简单, 逻辑清晰, 没有过多复杂的句子。Very sorry for the delay.2) 简单句。在英语商务电子邮件里, 为了节约时间和提高工作效率, 简单句使用较多。内容一目了然, 词义清晰, 意思明朗。I look forward to hearing from you.

3) 礼貌句。在英语商务电子邮件里, 交流双方在友好和善的基础上, 为了业务的进一步拓展, 礼貌客气地运用礼貌句, 进行业务交流和沟通, 增进了客户之间的感情, 为日后业务的发展打下基础。I am afraid I can not do it.4) 不规范句。在电子邮件里, 双方书写的目的是传递信息, 相互沟通, 忽略语言的正确结构和规律, 但并没有影响相互对语义的理解, 相互在顺畅沟通中达成交易。my Payment we have to be informed of cashier.5) 固定套语。固定套语是现成的语言材料, 电子邮件语言程序化较高并伴有套语, 节省时间易于理解, 有利于商务双方在商贸业务上的发展和协商。We are pleased to quote you as follows.6) 虚拟语气。在英语电子邮件书写的语言里, 虚拟语气委婉温和表达自己的观点, 不伤害任何一方。在商务洽谈上, 双方关系得到很大的改善和缓和, 减轻了彼此的负担并挽救了不利的局面。Should you wish to make enquires considering our standing, you may turn to the company.

3.4 语篇特点

1) 重复。在英语商务电子邮件中, 通过重复一些词来强调一些重要信息, 希望加深读者对这些关键信息的印象, 可以突出主题。Your shipping information so that shipment can be made on time.Shipping will come.The shipping fee can be added to the document.2) 排比。在邮件中, 排比句使用较多。它节奏鲜明, 叙事透辟, 内容集中均衡, 蕴含强烈感情。排比句起到了连句成篇, 衔接篇章纽带作用。Please deliver the goods quickly.Please investigate the things.Please find……….3) 省略。省略可以促进英语商务电子邮件简洁的特点。简单、朴素、明白是电子邮件的突出特点。省略丝毫不影响读者的阅读, 读者可以轻松、简单的阅读。We have got your mail of June 7, 2012.We are glad to know that you are eager to establish the relations with us.4) 时态。在英语电子邮件中, 情态动词的过去式常用。语气礼貌, 口气商量。委婉和善的语气可以带来商业机会并能繁荣商务业务。Could you find the problem?5) 搭配。在邮件写作中, 围绕主题的搭配词出现频率较高和集中。如主题是“sale of umbrella”.Reputable, exporters, line, business, expand, market importer等词连续出现。这些词连接了整个篇章, 起到了连锁结构效应, 为交易的快速成交打下了非常扎实的基础。

4 结束语

写好英文商务电子邮件对商务交易的成功非常重要。邮件中的书写、词汇、语句、语篇特点不但体现了邮件书写者的综合商务业务能力, 而且也体现了较高的综合文化素养, 是一个人综合能力素质的体现。通过探讨写作策略, 希冀帮助邮件书写者更好地掌握邮件的写作, 丰富语言知识, 同时也有利于提高书写着的写作水平, 顺利实现商务交际的目的。

参考文献

[1]阮绩智.电子邮件文体特征探析[J].中国科技翻译, 2002 (3) :34.

[2]丁往道, 等.英语写作手册[M].北京:外语教学与研究出版社, 1994.

篇4：浅谈商务英文电子邮件的书写原则

[关键词] 商务英文电子邮件“5C”原则

随着经济全球化、一体化的发展，商业人士不仅要精通商务知识，而且要通晓英语，熟悉计算机网络。作为现代商务交流重要的沟通形式，商务英文电子邮件起着越来越重要的作用。电子邮件译自英文email或e-mail，它表示通过电子通讯系统进行信件的书写、发送和接收。目前，借助互联网络，可以传送声音、图片、图像、文档等多媒体信息，以至于数据库或账目报告等专业化的文件都可以通过电子邮件附件的形式在网上传递。商业人士可以借助先进的网络与客户、商业伙伴以及世界各地的潜在合作者进行交流沟通。据调查，约有88%的互联网用户使用电子邮件，而在商务领域中约有90%的员工通过电子邮件的形式来联系公务。因此规范商务英文电子邮件的书写格式，提高邮件的书写质量，可以减少误解、促进沟通，有助于交易的顺利达成。

一、商务英文电子邮件的特点

1.格式略有不同。传统商务信函主要包括10部分内容：信头、日期、信函编号、信内地址、称呼、事由(主题）、信函正文、结束语、签名及附件。商务英文电子邮件对格式要求比较宽松，一般包括如下内容:地址(包括写信人及收信人电子邮件地址、抄送及密送收信人电子邮件地址）、主题、称呼、文章开头、正文、结束语、签名及附件等。

通过比较，邮件地址的书写较传统信件简单得多，无需填写复杂的邮政地址，只需将相应的邮箱地址填入固定的位置即可；邮件的主题摘要至关重要，需意思明确，体现内容的主旨；邮件一般自动生成日期，如需要加入日期，位置可以在邮件的底部。

2.内容简洁明了。不仅邮件书写格式较简单，而且其撰写风格较传统的信件也稍加随意。一般其内容比较简短，4～7行为佳，一段大多仅由1个～3个句子组成，且段落层次分明;措辞直接，避免客套话和废话，有时加入口语化的语言使信件更加自然、人性化；如所传递的信息内容太长，可以通过附件形式发送。

商务英文电子邮件除了有自己的习惯格式和撰写风格以外，其最大的特点就是通过互联网这一媒介进行传送，传送的速度比传统信函要快，且价格十分低廉，节省了大量人力、物力和财力，实现了无纸化办公，特别适合国际间的交流与沟通。

二、商务英文电子邮件的书写原则

为了达到通过邮件进行有效沟通的目的，有必要了解并掌握商务英文电子邮件的写作原则，在此概括为清楚、简洁、正确、礼貌、完整，简称为“5C”原则。

1.信息清楚（Clarity）。邮件书写避免使用晦涩难懂或容易产生误会的语言，尽量选用简短、熟悉和口语化的词语，清楚地表达写信的目的。

（1)用词要肯定准确，切忌含糊。例:The figures show a significant increase。这里significant语意不明确，可以用具体数字替换，改为：The figures show an increase of 18%。

（2)词语摆放位置要正确。例：He could only reimburse the cost after July 15.此句有歧义，可以理解为only reimburse the cost或only after July 15，可以改为：He could reimburse the cost only after July 15。

2.简明扼要（Conciseness）。所谓简洁，就是指要言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于信件的完整和礼貌。在书写商务英文邮件时，要简洁明了，使用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词；通过去掉不必要的词和转换冗长的句子，保留有效、简洁的事实信息，就可以把最重要的内容传递给对方。

(1)用常用单词替换短语。例如：at this time → now，due to the fact that → because，a draft in the amount of $1000→ a draft for $1000。

(2)将冗长句子和段落进行“瘦身”。现代商业人士喜欢语言精练、一目了然，通常采用please, thank you for, look forward to等常用简单词语来表达意愿。同时可以借助first, second 等序数词，分号、冒号等标点符号或数字序号等对过长的复合句或段落划分层次，做到条理清晰，重点突出。

3.准确无误(Correctness)。邮件在遵循简洁原则的同时，还要保证准确性，这不仅指没有单词、标点、语法等书写错误，更重要的是内容要叙述准确。邮件同于传统书信和其他单证，是业务交往的凭证，代表双方权利义务关系，所以要求提供的材料、事实和数字需准确无误，写作格式规范，正确使用商业术语。

4.礼貌周到(Courtesy）。礼貌的商务邮件不仅应多使用诸如please, you kind require, thank you for 等词语和句式，更重要的是站在对方立场考虑对方的愿望和要求，语气真诚、考虑周全，避免使用冒犯、伤害、贬低的词语。

5.内容完整（Completeness）。邮件的内容力求完整全面，包括提供希望对方做出积极反应的一切信息，或回答来信中所提出的全部问题和要求。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who,when,where,what,why和how。

熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则，有助于书写一封准确规范的英文邮件，这不仅反应写信人的英语及业务水平，更重要的是可以从中洞悉写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系。

参考文献:

[1]赵银德:外贸函电[M].北京:机械工业出版社，2006

[2]何光明:透析商务英语电子邮件写作[J].新东方英语，2006

篇5：英文简历邮件格式

word

个人信息

步奏

第一部分，JOB OBJECTIVE，求职意向。开宗明义，讲明自己想应聘的岗位，也可以简单说一下自己想学到什么，或者职业规划。

第二部分，QUALIFICATIONS，自己具备的品质。说说自己的有点，特质，给HR一些直观的感受，建议不要太直白，可委婉地进行优化。

第三部分，EDUCATION，教育情况。简述自己在大学的专业学习情况。

第四部分，EXPERIENCE，经历经验简述。说自己在过去大学期间的各种实习经历，或者活动体验，展示你的经验经历。

第五部分，EXTRACURRICULAR ACTIVITIES，课外活动阐释，这一块可以从侧面展示自己良好的精神面貌，优良的品质，要好好润色。

第六部分，HONORS，所获荣誉。说说自己所获得的荣誉，这是证明一个人的干货，多多益善，但是也要注意含金量。

第七部分，SKILLS AND INTERESTS，技能和个人兴趣爱好展示。技能和个人兴趣爱好展示可以很好地丰满你的个人形象，可用个性化的语言进行阐释。

以上就是英文简历邮件格式，大家明白怎么写了吗?快自己制作一份吧!

1.英文简历格式

2.英文简历的格式要求

3.英文简历段落格式

4.部门经理的英文简历格式

5.英文简历格式有哪些

6.行政助理英文简历格式

7.英文简历基本格式

8.英文简历的书写格式

9.英文简历写作的书写格式

篇6：英文邮件的格式

6. 合理提示重要信息

不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在-:)

附件

1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

2. 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名

3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

6. 如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送，

语言的选择和汉字编码

1. 只在必要的时候才使用英文邮件

英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的`用中文回复。

3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4. 选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

结尾签名

每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

1. 签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2. 不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

篇7：英文论文投稿邮件标准格式

[Your Name] [Your Affiliation] [Your Address] [Date]

Dear [Editor name], I/We wish to submit an original research article entitled “[title of article]” for consideration by [journal name].I/We confirm that this work is original and has not been published elsewhere, nor is it currently under consideration for publication elsewhere.In this paper, I/we report on / show that _______.This is significant because __________.We believe that this manuscript is appropriate for publication by [journal name] because it… [specific reference to the journal’s Aims & Scope].__________.[Please explain in your own words the significance and novelty of the work, the problem that is being addressed, and why the manuscript belongs in this journal.Do not simply insert your abstract into your cover letter!Briefly describe the research you are reporting in your paper, why it is important, and why you think the readership of the journal would be interested in it.]

We have no conflicts of interest to disclose.If you feel that the manuscript is appropriate for your journal, we suggest the following reviewers:

[List reviewers and contact info, if requested by the journal]

篇8：中英文信封格式书写差异的再思考

关键词：信封书写,邮政历史,文化差异

0 引言

中英文信封书写格式有很大的差异。中文信封先写收信人地址,从国家、省、市、城区、街道、门牌号,最后才写收信的人的姓名。而英文信封先写收信的人,然后才是门牌号、街道、城区、市、省、国家。两种信封写法前后顺序刚好相反。有学者认为这种格局反映了中西方思维方式的差异:中国人考虑问题习惯于从大到小,由远及近,而西方人则反之;正是这种思维的差异导致了中西方信封书写上的不同格局。(张业菊,2006)笔者对这种文化角度的解释不能认同。特从英汉语言角度和中西邮政史角度提出不同的看法,以活跃学坛。

1 英汉语言习惯

英汉信封书写格式的不同并不是由所谓“中国人考虑问题是从大到小,由远及近;而西方人考虑问题是从小到大,由近到远”的思维模式不同引起的。因为这种思维模式二元对立的命题很难成立。在现实中,中国人考虑问题从小到大,由近及远的例子俯拾即是。反之亦然,西方人也不尽是思考问题从小到大,从近到远。那么,中西方信封格式为何有这种差异呢,笔者认为这应从英汉两种语言的语法特点的层面做出解释。

汉语和英语在书写中最大的不同在于修饰语位置的不同。这种差异,反映在信封的书写上,就形成了在英汉信封书写格局的不同。在英语里,短小的修饰语一般放在被修饰名词的前面。如:President Barack Obama.但是,如果修饰成分稍长,则往往采用所有格,同位语或定语从句的形式,将修饰部分后置。比如,英语常用of构成表示无生命的名词的所有格,其词序和汉语习惯正相反。如:the gate of our school,或the windows of the house。其中被修饰的在前,修饰语在后。在某些固定搭配中,形容词作定语也常常后置,比如:“Secretary General(秘书长,总干事)”。英语表示“坐在我身旁的姑娘是我表妹”这句话,将姑娘一词放在前边,然后具体说明是怎样的姑娘,形成“The girl sitting by my side is my cousin.”这样的句式。英语“The young man has read all kinds of books,ancient and modern,Chinese and foreign.”这句话中,古、今、中、外用来修饰“书”时都放在所修饰语之后。此外,还常用which引导的定语从句后置来修饰或定义名词事物。“这是要搬进城里的一家人”这句汉语,在英语可以这样表达:“This is the family which is planning to move to the city.”英语修饰语后置是英语不同于汉语的一大特色。只要有需要界定的词汇,概念,事物出现,都可以把修饰语放在后边。这种特色使得英语在表达上较之汉语有一定的优势。一句话出来能够边写,边思考,边修饰。这样句子可以写的很长,甚至一直写下去。在汉语里,古汉语中有些定语后置的情况,现代汉语一般都将修饰语放置在所修饰名词之前。因此在写作上,下笔前头脑中要对词汇进行更多的排序,然后下笔。如果修饰语与被修饰事物之间只是两个词汇,这种排序并不费劲,但是在修饰语多的情况下,排序绝对成了必要。比如,要对“菩萨”一词进行修饰,要给他加一些头衔。汉语的正常语序是“南无大慈大悲救苦救难广大灵感观世音菩萨”。又如,明代正德皇帝好武,将国家大事视为儿戏,自封为“总督军务威武大将军总兵官太师镇国公朱寿”。以上英汉举例,说明了英汉两种语言的修饰语和被修饰语之间的语序关系特点。

写信封地址无论中西其实本不存在思维上“从大到小”或“从小到大”的思维方式问题。中西方信封写法的差异其实源于两种语言语序习惯的不同。设令中西二人同写两信,而信封封面上只能写一个字或词。那么这个字或词肯定都是收信人的名字。此时,无论中西方,思维中心肯定都是那个收件人。实际情况正是如此。我们看到的一些中外私递的旧信封,封面上就都只有名字。这种情况说明,书写信封时,无论中外,大家都是想着收件人。但是当收信人的名字和地址同时出现在信封上时,就出现了差别。这个差别是语言语法上的差别引起的。西方人在表示曼哈顿的约翰时,一般会使用所有格标志of联结二者,表示所属。因而会写成“John of Manhattan”如果,加上城市名则成了“John of Manhattan(of)New York”很明显,这种看起来从小到大的排序,实在是取决于语法规则。而中国人处理地名和人名同时出现时,会写绍兴鲁迅。这也是固定的语言习惯。因此,西方信封上书写格式可以理解为:Name(of)House name(of)Street name(of)City name(of)State name(of)Country.在这个书写格式里,邻近的名词之间是所属关系,但在信封上表示时,为了节省空间,通常去掉了所有格的标志符号“of”。

2 文化与历史

中西方的邮政发展历史上一些文化因素曾促成信封书写格局的形成。就中国信封书写来看,它的确给人以特别重视地址的印象。这种情况的形成可以从下面的情况得到解释。中国早在秦汉时期就建立了统一的驿递制度和地名体系。其时,中国幅员辽阔,控制地域覆盖36郡,后又增至46郡,郡下又有乡里组织,形成数以万计的地名。可以想象,不论公函私信,在这么大的版图中传递,正确的地名地址书写是何等的重要啊。虽然,秦汉时期还没有现代信封,但不管公私信件用什么样的信函传递,地名是非写清楚不可的。

相比之下,英国17世纪才有了官方控制的邮路建设,而范围不出英伦诸岛。美国在18世纪后期才开始了东海岸的邮路的使用(Day,2007)。不管是英国或是美国,邮递机构在早期都不开展投递业务,邮件只在邮局之间传递,再由收件人前往邮局查看领取。因此,对于早期的西方民众来说,通信的具体街道地址意义不大,而收信人的名字则较为重要。因而有了中国人重地址,西洋人重名字的表面现象。

无论中西方,信件封面上的地址姓名都有个从简单随意到复杂规范的书写演变过程。这个演变过程与邮政发展的历史息息相关。首先,制作信封材料的价格对信封封面的写法有影响,但这种影响与书写顺序无关,而与信封地址书写详略有系。英国和美国早期写信并不使用信封,主要原因是纸张昂贵。人们通常只是写完信后,把信纸折叠起来进行蜡封,利用背面的空白来书写邮寄对方的信息。邮资以邮递的距离和信件的重量来计算。因此,为节省费用,信件尽量少用纸。1775年,美国建国之初的政治家萨缪尔·亚当(Samuel Adams)从波士顿向费城发了一封信,价格为22美分。这封信就没有信封,由一页信纸折叠而成。因为此时使用信封,意味着多付一页纸的邮费,当时只有极少数富人能够支付的起。信封的使用当在1838年前后,当时,英国曾进行过信封设计大赛。有一种“Mulready”信封曾赢得过奖。这种“四角折叠,会于中心,然后蜡封的新式信封”是现代信封的原始样式。其时,英国邮政当局,决定生产邮资付纥信封,通过邮局发售。当时虽然是一种创新,但是,也获得不少民众批评。一般英国民众认为这种发明史愚蠢的。美国历史记载,1843年皮埃森先生曾在自己的作坊里,用带刀模具切纸,进行手工信封制作。不久,各种信封制作机相继发明,终于使信封的价格下跌,大大促进了人们使用信封的习惯。当然,从简单的信纸背面书写,到信封封面书写是个不小的飞跃。在这一转变中,信封的书写有了较大的空间。(Benjamin,2002)

其次,对信封书写习惯影响最大的应该属住址投递制度的改变。1863年以前,付费信函邮递都是邮局之间进行,民众到邮局取信件。在这种情况下,信封的门牌号码,街道地址并不重要,重要的是落地邮局信息。而邮局信息也常常只是个邮局的代号。因此,信封上可以不写对方具体地址,而只写对方邮局编号。1863以后,美国推行城市住址免费投递制度,对信封的街道,门牌号码的细节提出了要求。到1880年美国有104个城市实行免费投递,到1900年则升到796个城市。1896年,乡村也开始实行住址投递,先在西佛吉尼亚的三个邮局试行,当时覆盖29各州的44条邮路。到1902年,乡村住址投递遂成定局。到了1930年城市乡村到处都有了“方便的路边信箱。”(Benjamin,2002)

此外,邮递价格的下降对信封的使用有积极意义。西方邮政部门在19世纪中期曾努力降低邮寄费用。1845年前高昂的邮费价格抑制着一般的通信使用信封。以美国为例,1799-1815美国东部邮路上报纸的邮费为2美分以下,而信件的邮寄价格却按邮程远近每页信纸在6～25美分之间。邮资的多少和信件的大小,重量和邮寄距离都有关系。1840,年从巴尔的摩到纽约的一封信邮资为18.5美分。其时,一个劳动力的日收入为72美分,一封信占去日薪的4分之一。美国1845年国会立法大大降低了通信费用。由过去五等距离计算变为两等距离计算。巴尔的摩到纽约的邮资降至5分。1863年,价格又有降低,距离因素取消,统一按重量收费。信封的机器制作,邮寄费用的价格降低和住址投递的实行鼓励了人们使用信封,并且将信封的地址延至街道和门牌号码。(John,2008)

总之,信封的书写格局的形成和邮政历史发展事件关系密切,却与思维方式很难挂上钩。

3 技术与教育

中国人和西方人书写信封的格式的形成,还可归因于现代邮政体系的暗示、引导和规范。现代邮寄制度产生以前,人们在信封上或多或少可以看到写信人个体意志的表现,个性化的信封时有所见。比如,宋代进士李逊一时遭难,寄了个空信封,委托名士刘元普照顾家人,信封上写:“辱弟李逊书呈洛阳恩兄刘元普亲拆。”刘元普本不认识李逊,接到空信封后,揣摩再三,有所领悟,于是承担起照顾李逊家人的责任。又比如,从民国期间的私人信件上看,地址和人名是写给不同的人看的。其中地址是给邮差看的,而名字则是给收信人看的。不少信封上写着:捎,交,面交,烦致,烦交,拜托等字样,且信封没有邮戳,说明信件是通过私人或信使等传递。这样的信件往往能看到保留的个性文化痕迹。

清代和民国时期,我国民众识字率低,有一种代人写信的职业。这些专业写信人对信封的书写极为讲究。这时期的信封,有时双面书写。根据书信人与收信人之间的地位不同,需要用不同等级的敬语或谦语。于是信封写得文雅古朴,成为信封史上的佳话。西方信封早期也能见到代表个人意志的文化痕迹。比如火漆封印的使用,欧洲就很有讲究。棕色漆为赴宴请贴,红色漆为官方文件,白色漆为婚嫁喜庆,黑色漆为丧事讣讯等。

自从现代邮政业务展开以来,无论中西方,都出现一个趋势,即写信人对如何写信封的主观意志体现的越来越少,而邮政系统为实现现代标准化服务,越来越多地干预信封的书写格式。为了以最有效的方式处理和投递邮件,现代欧美国家邮政机构都规定了信件地址书写标准要求民众遵守。

邮政机构推行标准化信封书写的措施之一是利用信封上的提示文字指导信封书写。写信人地址写在何处,收信人地址写在何处,一一均有注明。其次,利用出版物进行宣传。各国邮政部门都在邮局里张贴或悬挂信封书写标准提示。这种做法逐渐统一了人们书写信封的格式。不仅如此,英语国家邮政机构重视邮政知识的普及,并且非常重视对民众和儿童的邮政知识教育,以致小学生都要学习信封书写方法(Aibelweiss,1994)。

此外,各国邮政部门,一直致力于邮政信件分拣机械化,信件电脑识别和邮政智能化。对信封格式的书写提出了更高的要求。比如,加拿大邮政机构希望书写信封时不使用标点符号,包括缩写语后边的逗号。在表示乡村道路(RD)和郊区服务缩写(SS)语前,不使用数码符号#,只用空格隔开等等。信封封面的每一个字母都提倡大写,包括回信地址。最后形成这样的格式。

如:BRIAN HUNTER SYLVIA BURTON

RR 3 PO BOX 1234

FREDERICTON NB E3A 1H9 NEWCASTLE NB E1V2V5

在邮政机构的强势干预下,信封的书写逐渐摆脱了对个人意志的反映。信封书写中的文化因素越来越为技术因素所取代。写信人越来越多地服从机器对信件的要求,而个人的主体意识越来越少地表现在信封上。写信者如何写信封强烈地受到邮政体系的约束和规范。

4 结语

以上对英汉语言习惯和邮政历史的回顾清楚地表明,中西方信封书写的差异渊源已久。书写顺序相反的差异主要是由汉英两种语言语法结构引起。而在漫长的邮政发展史上,信纸的价格,信封的发明,邮寄价格的降低,住址免费投递,机械分拣,电脑识别技术的需要,以及邮政知识普及教育等,都对信封的写法产生过影响。很显然,没有证据表明,中西方信封写法的差别反映了中西方民族“从大到小,从远到近”或者相反的思维习惯。

江苏省无锡市锡山职业教育中心校校立项目

参考文献

[1]张业菊.从中英文信封格式看中西方思维方式[J].湖南行政学院学报(双月刊),2006(6)总第42期:82-83.

[2]刘广生等.中国古代邮驿史[M].北京:人民邮电出版社,1999.

[3]马楚坚.中国古代邮驿[M].北京:商务印书馆,1997.

[4]臧嶸.中国古代驿站与邮传[M].北京:商务印书馆,1997.

[5]Aibel-weiss,Wendy.Post pack for elementary school students[Z].National Post Museum,Smithsonian Institution,1994.

[6]Benjamin,Maynard H.The History of Envelopes:1840-1900[Z].Envelope Manufacturers Association,2002.

[7]Day,Thomas G..The United States Postal Service:An American History1775–2006[Z].United States Postal Service May,2007.

篇9：英文邮件格式

邮件开头

为保持结构上的清晰、简洁，方便收件人快速获取邮件的主要信息，商务电子邮件的开头部分不宜过长，以3~4行为宜。写开头部分时，可参照以下三种形式。

1. 直接点出邮件主旨。

一般而言，西方人喜欢开门见山的表达方式，因此他们常在邮件的开头部分直接点出邮件主旨。常见的直接表达邮件主旨的句型如下。

With reference to the proposal, I would like to ...

I am writing because …

I am writing about …

I wish to apologize/invite/complain …

I am very pleased/delighted to recommend …

2. 先提及与收件人之前的沟通情况(包括发邮件、发传真、打电话或见面等)，然后再点出邮件主旨。

这种形式在商务电子邮件的开头部分比较常见，常用的句型如下。

Further to our telephone call/meeting this morning, I am attaching/sending …

Thank you for your fax/email/letter/inquiry/order … Now I am pleased to confirm …

It was a/my great pleasure to talk to you/meet you/receive … Now I am pleased to inform you that …

3. 先简要介绍写信人自身的情况或与邮件主旨相关的信息，然后再点出邮件主旨。

这种形式通常适用于首次进行商务沟通的人之间。具体来说，写信人需要介绍的内容大体分为三类：①介绍自身的情况(如姓名、工作地点、职位等)；②说明自己是如何获取收信人的信息(如姓名、邮件地址等)的；③介绍与邮件主旨相关的信息。下面举例说明这一形式常用的句型。

I would like to introduce myself. My name is Michael Lee, and I work as an engineer at HDC. I have been appointed to be your service engineer with immediate effect (即时生效).

We have learnt from our factory in Ningbo City that you are looking for a supplier of paint brushes (油漆刷). As we have been dealing in (经营) this line for more than 30 years, we would like to enter into a business relationship with you.

On Saturday, 3rd March, I bought a BX Mountain bike from your shop. Since then I have had to return it eight times for repairs. I wish to apply for a replacement from you.

上述三种形式在商务电子邮件中都比较常见。无论采用哪种形式开篇，写信人都应尽量言简意赅地点出邮件主旨。

邮件结尾

商务电子邮件的结尾部分应力求简练，避免与上文的内容出现重复。在写这一部分内容时，写信人应注意措辞礼貌得体，语调积极乐观，尽量给收件人留下良好的印象。商务电子邮件常见的结尾方式有三种：①要求对方采取行动；②表示自己可以为对方提供帮助或反馈意见等；③感谢对方提供的帮助，或期待与对方开展合作。下面笔者一一介绍。

1. 要求对方采取行动。

这是商务电子邮件比较常见的结尾方式，通常要求收件人尽早采取行动，包括答复写信人的邮件、确认相关信息(如交货、付款等内容信息)等。以下为要求对方采取行动的常用句型。

I am looking forward to your early reply.

I am looking forward to meeting you soon.

I would appreciate it very much if you could confirm the order ...

I would be grateful if you could make the payment by the end of ...

2. 表示自己可以为对方提供帮助或反馈意见等。

为了保持与收件人更为顺畅的沟通和合作，写信人有时会在邮件结尾表明自己愿意为对方提供帮助，或声明自己会针对某一问题及时作出反馈。以这种方式结尾的常用句型如下。

If you need any more information, please feel free to contact me. You can reach me on my direct line: 86-21-53456677.

I will call you next Tuesday to discuss this matter.

We will give you a reply immediately after reviewing your proposal.

3. 感谢对方提供的帮助，或期待与对方开展合作。

在商务邮件的结尾，若无其他需要强调的实质性内容，写信人通常会采用这种方式来对对方提供的帮助表示感谢，或表示期待与对方开展进一步的合作。以这种方式结尾的常用句型如下。

I really appreciate your cooperation in solving this problem.

We would be extremely pleased to have you as a regular customer.

I am looking forward to cooperating with you.

We are looking forward to providing our service for you at an early date.

案例分析

下面我们以一封英文商务电子邮件为例，来具体分析撰写英文商务电子邮件常出现的问题和应注意的事项。

Dear Peter,

Mr. Jackson, our eBusiness Department head, will visit the Beijing subsidiary of ABC on April 12. He will hold a meeting regarding eBusiness communication and coordination between all ABC subsidiary companies. The estimated time for this meeting is two hours. I would like to set up this meeting with you: please confirm your availability for this date and time. Please also give me the names and phone numbers of anyone from your staff who you feel will benefit from this meeting.

Your prompt reply would be appreciated.

Best regards,

Jack Lee

ABC Building Shanghai

这封邮件的作者是某外企总公司商务部的一名助理。他写信的目的是通知北京分部的相关人士与他一起安排在北京分部召开的一次关于电子商务沟通的会议。上海总公司的电子商务部经理将出任会议主持人，并作一个主题演讲。写信人希望收件人确认会议的具体时间以及参会人员名单。这封邮件主要存在以下两个问题。

1. 没有在开头点出邮件主旨。

通过上述的介绍可知，这封邮件的核心内容是想通知北京分部的相关人士与写信人一起安排会议。但该邮件并没有在开头部分将这一主旨点出来，而是先介绍了一些次要信息。这一写法也体现了中西方的思维差异。根据美国学者Kaplan的调查，西方人的思维呈直线型，在进行语言表达时，他们喜欢直截了当、直奔主题，常采用先总后分、先重要后次要的表达方式；而东方人的思维呈螺旋型，在进行语言表达时，他们则比较委婉、含蓄，一般不直入主题，多采用先分后总、先次要后重要的表达方式。认识到中西方的这种思维和表达差异，我们在写英文邮件时就应该克服中式思维的影响，努力使自己的表达符合英文习惯。具体到这篇邮件中，写信人应该在邮件开头直接点出主旨。

2. 开头段落囊括了所有的信息点，层次混乱。

这封邮件的层次比较混乱，全文没有区分开头、主体和结尾段，而是将所有的信息都堆在了第一段中，容易给收件人造成阅读和理解障碍。另外，这篇邮件除了交代上文提到的核心内容外，还介绍了几点与会议相关的其他信息，包括会议的目的、主持人等。写信人在开头点明主旨后，应将这些相关信息放在主体段进行分段论述，以使邮件的结构更清晰，意思更明了。

邮件修改

Subject: Scheduling a Meeting in Beijing

Dear Peter,

I’m writing to set up a two-hour meeting with you in Beijing from 9:00 to 11:00 am on April 12.

The purpose of the meeting is better e-business communication and coordination between all ABC subsidiaries. Mr. Jackson, our E-business Department head, will come to Beijing to host the meeting and also make a presentation on the subject.

If you feel any of your staff will benefit from the presentation and would like to attend, please send me their names and phone numbers.

Please confirm whether you are available at the suggested date and time. I am looking forward to your prompt reply.

Best regards,

Jack Lee