商务公文写作培训

商务公文写作培训（精选6篇）

篇1：商务公文写作培训

公文写作培训需求调查问卷

部门：职务：姓名：

一、多选题：

1.在日常工作中，你最常撰写以下哪些类型的商务文书？（）

A.工作请示/工作汇报 F.报告 B.通知 G.请示 C.邀请函 H.函 D.感谢信 I.会议纪要

E.通报

2.你平时常见的商务文书有哪些：A.通知

B.会议纪要 C.请示 D.报告 E.文书

F.计划、总结 G.合同、信函

3.你在撰写上述商务文书时，所遇到最大的挑战是？A.构思思路 B.行文结构 C.正文内容 D.格式排版 E.遣词造句

F.其他4.如果参加商务文书的培训课程，你最希望收获什么？A.不同类型公文的写作思路与思维模式 B.不同类型公文的结构与框架 C.不同类型公文的内容与语言要求 D.不同类型公文的格式

E.避免公文写作中容易出现的错误 F.其他

5.你更倾向于如何将培训中所学的知识应用于实际工作当中？A.培训后提供知识点以便复习

B.让上司了解我的学习内容并督促、检查我应用 C.形成“边做边学”的学习模式

D.创造学员再次交流课程内容及应用结果的机会，如研讨会、沙龙等E.其他

（））））（（（6.你认为学习商务文书写作对于今后的工作有所帮助吗？（）

A.有帮助，可以提高自己的语言运用能力

B.有一点点帮助

C.基本无帮助

二、必答题：你对商务公文写作培训的更多的建议与要求是？

篇2：商务公文写作培训

商务文书 按形式来划分可以大致分为两类：固定格式的商务文书（如商务合同、邀请信、通知、请示以及批复）和非固定格式的商务文书（如电子邮件）；按内容用途来划分也可以分为两类：通用的商务文书（如通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告）和礼仪性的商务文书（如贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信）。

商务文书的作用和最终目的是为了与别人进行某种形式的交流与沟通。而这种沟通并不仅仅是所传递出来的信息，而是被别人理解的信息。而怎么样才能让别人真正理解你的意思而达成你的目标，就需要我们在撰写商务文书时注重它的五大特点：简单直白、准确、朴实、庄重、规范，心得体会《商务文书的写作技巧培训心得》。其中在考量其庄重程度时，我们可以先问自己三个问题：

1、你跟对方熟吗？

2、对方的职位比你高吗？

3、传递的是好消息吗？如果否定的答案越多，庄重的程度就应越大。商务文书撰写有四个要素：主动目标、素材、结构、语言。如果商务文书撰写的仅仅是你的意愿，那是被动目标；如果商务文书撰写能得到别人的行动才是主动目标。

商务文书撰写的六个步骤为：

1、制定正确的行动目标；

2、决定文章的正式程度（正式程度的表现：形式、称谓、语气）；

3、设定文章的总体风格（我们可以把文章的总体风格分为四类，第一类是简单型：资源充足且立场一致，我们撰写时罗列事实，短文即可；第二类是说服型：资源充足但立场不一致，我们撰写时需强调利益所在，并且要多次沟通；第三类是解决问题型：资源不充足但立场一致，我们撰写时需有问必答，较长篇幅；第四类是艰难型：资源不充足立场也不一致，这类就不值得我们花费精力了。）

4、选择文章的层次结构（连贯式：重点在解释事情的前因后果，造应于事故调查报告、工程进展报告、程序安装等；并列式：重点在要便于读者照其兴趣或关注的重点分段阅读，造应于报告、总结、建议书；分析问题式：重点在围 绕问题直到最终解决的逻辑关系而展开，适应于公告、通知等；问答式：适应于企业内刊、内部通讯、操作程序等；行动结果式：适应于广告宣传等。）

5、列出文章大纲；

6、撰写初稿。

商务文书的写作技巧主要有六个方面：

1、增加情感指数（就是增加对读者的关注度，情感指数的计算方式为：用在商务文书中提到目标读者的次数减去提到撰写者的次数。增加情感指数的方法有：

1、增加每二人称代词，如您、您们；

2、增加第三人称专有代词，如消费者、纳税人、员工、大家等；

3、增加读者的姓名；

4、增加对读者的暗指，如请坐、请放心等。）

2、努力做到“读者为尊”；

3、进行有效反馈（如正面反馈、修正性反馈等）；

4、增加商务文书的时间紧迫性（时间的规范、准确、通用）；

5、增加可性度；

篇3：商务公文写作培训

一、社会/情感策略的含义

社会/情感策略属于学习策略的一种, 目前国内外的语言研究者对其进行了多方面的研究, 其中, 根据O’malley和Chamot, 学习策略可以分为元认知策略 (metal cognitive strategies) 、认知策略 (cognitive strategies) 和社会情感策略 (social-affective strategies) 。

(一) 学习策略的界定

不同的学者对于学习策略从不同的角度进行了诠释。Rubin认为学习策略就是语言学习中的具体方法或手段;Stern把学习策略看作语言学习者所使用的学习方式, 这种方式带有其总体特征;Oxford认为学习策略代表的是学习行为或步骤, 其目的是使学习者的语言学习更为成功。O’Malley&Chamot则认为学习策略包括各种计划、行为、步骤、程式等, 属于个人的特殊思想和行为。

(二) 社会/情感策略的功能

社会策略是指语言学习者在整体的语言环境中与他人交流合作来习得语言, 因此为学习者提供更多习得语言的机会;情感策略是指学习者用来规范和管理情绪, 情感等的方法, 因此学习者能更好地自我调控学习中的情绪、动机和态度。这种策略可以在交往活动中作为交际策略来使用, 可以帮助个人自我鼓励, 自我调整, 并帮助学习者把握接触语言的机会。

二、商务英语写作中体现的交际原则

商务英语写作是一门综合性、实践性极强的基础课, 是以文字的形式处理政务、商务以及人际关系等交际问题。在其写作上要遵循7C原则:即体贴 (consideration) , 礼貌 (courtesy) , 简洁 (conciseness) , 准确 (correctness) , 具体 (concreteness) , 清楚 (clarity) 和完整 (completeness) 。而在这几个原则当中, 前两个原则更加体现出了交际策略的重要性。

(一) 遵循体贴原则

指在商务写作当中, 信函往来双方所表达的信息要减少负面因素, 同时符合对方的社会文化习惯, 使交际更加愉快和顺畅。同时, 在表达上要尽量为对方着想, 增加利他的信息, 减少利己的信息, 照顾到对方的面子。

(二) 遵循礼貌原则

礼貌原则是商务写作中的重点。在商务活动中存在意见分歧是正常的, 但是需要通过礼貌的语言来表达真诚的态度以及解决问题的方法。这样既可以为进一步发展贸易关系奠定基础, 还能够树立企业的良好形象。这种语言特点是由商务英语的特殊交际功能所决定的, 因此在写作的时候必须遵守并重视这种原则。

三、商务英语写作中的社会/情感策略训练

社会/情感策略训练的目的就是要强调这种策略的重要性, 强化学习者对于这种策略的意识, 并懂得如何在恰当的时候使用这种策略, 以便最终实现学习自主。由于商务英语写作更倾向于书面的交际功能, 所以针对的主要是他们社会/情感策略的培训。

(一) 评价学习者的策略使用

这是培训之前的策略指导, 主要目的是为了让学习者了解自己在目前商务写作方面所使用的策略水平如何。首先, 教师可以通过问卷调查、访谈或小组讨论等形式了解学习者使用社会/情感策略的情况, 给出一般性的指导原则。因为社会/情感策略经常受到学习者的忽略, 尤其是在写作方面, 所以更要在培训之前使学习者明白社会、情感策略的作用和功能。

(二) 展示社会/情感策略的操作方法

教师要根据学习者的具体水平详细阐释什么是社会/情感策略, 这样学习者就可以明白在什么样的环境中使用什么样的策略。指导教师可以利用情感策略来营造一个开放性的学习环境, 在这一学习过程中, 学习者不再被动地学习知识, 而是积极主动的使用者。

要引导学习者学会了解和利用别人的思路, 寻求合作、沟通, 使不同个体的思路达成共识, 从而激发产生更大的学习动力。

(三) 社会/情感策略的训练

在商务英语写作中, 针对学习者的社会/情感策略训练主要在于创造师生互动的仿真商务情景, 在交际、合作、协商的商务关系中, 让学习者完成现实对外贸易工作中的书面沟通, 这样才能最终培养学生在商务环境中的书面交际能力。

1. 模拟商务情景

通过选择搜集真实、典型的案例, 设置情景, 模拟进出口业务双方角色, 让学习者完成商务信函的写作。学习者从一开始就被分成不同的小组, 模拟进出口业务双方角色, 以提供给他们提高专业层面的交际能力的机会。这样既可以充分调动学习者的学习兴趣和学习积极性, 同时注重了人际意识的形成和沟通能力的培养。

2. 分析真实案例

在商务英语写作中, 更加注重的是表达是否贴切清楚, 能否给对方留下良好的印象, 最终达成交易。在外贸行业中存在着许多专业术语和套语, 能够使信函既简洁又经济, 有效地传递商贸信息, 而案例教学法可以使学习者在商务情景全过程中分析语言技巧, 语言材料和语篇的功能效果。如果在商务英语写作课堂上进行案例分析的同时进行社会/情感策略训练, 让学习者在学中做、做中学, 引导他们主动参与, 主动探索、主动思考、主动实践, 从而提高其书面交际能力和话语能力。

(四) 训练效果的评估

在训练过程中注重形成性考核, 既对学习者实际能力进行考核, 又对他们的学习态度、学习方法进行考核。通过学习者的自我评价、互评及小组综合评价等方式让他们学会运用这些社会/情感策略, 并且把这些策略运用到商务英语写作中去。同时, 教师也要参与到评估当中, 以便与学习者共同确定最佳策略组合。教师还要针对学习者的训练反馈, 课堂表现, 写作技能的提高以及学习态度的转变等进行相应的检测和评估。

摘要：商务英语写作是一种在商务环境下的英语应用文写作, 除了具备一般英语应用文的特点之外, 商务英语写作更强调功能性及信息的传递, 是通过书面语体现的商务交际。而在商务写作中进行社会/情感策略培训有助于学习者在交际中采用有效的交际策略来实现信息交流, 从而实现最终的交际目的。

关键词：商务英语写作,社会/情感策略,交际策略,培训

参考文献

[1]Chamot, A.Issues in Language Learning Strategy Research andTeaching[J].FLT_EJ, 2004 (1) .

[2]Cohen, A.Strategies in Learning and Using Second Language[M].London:Longman, 1998.

[3]O’Malley, J.M., Chamot.Learning Strategies in SecondLanguage Acquisition[M].Cambridge University Press, 1990.

[4]Oxford, R.L.Language Learning Strategies:What EveryTeacher Should Know[M].New York:Newbury House Publishers, 1990.

[5]Stern, H.Fundamental Concepts of Language Teaching[M].Oxford:Oxford University Press, 1983.

篇4：商务公文写作培训

一、《商务英语写作》教学存在的问题

英语写作与商务不应是简单相加的关系,而应是有机的融合。从整体而言,商务英语写作不仅要求具备商务知识,遵循行业惯例和程序,还要具有扎实的英语语言基础和技能。目前我国高等职业技术学院商务英语写作教学存在如下问题。

1.基础写作在教学中没有得到充分的重视。听、说、读、写是英语专业的学生必须具备的基本语言技能。从高职课程设置来看,商务英语专业并没有单独设立基础写作课程,要么由精读教学分担一部分写作,要么在综合英语教学中适当做一些作文的练习。其效果自然如“蜻蜓点水”而“不痛不痒”,导致学生对写作缺乏系统的训练,字词运用、篇章组织都停留在不完整的、时断时续的认识层面上。加之基础写作只是其它主课的附庸,教师要全力倾心于主课内容和知识点的讲解,很难经常地对每位学生的作文做详细批改。大部分学生不能从教师对作文的批改中看到自己的不足,更无法获得有益启迪,致使许多学生失去了对写作练习的兴趣和积极性,认为自己基础差,不愿写或不爱写,以致写作水平每况愈下,他们也就更不愿写作,写作水平由此更加下滑。这一恶性循环使得学生的英语写作能力难以提高。

2.传统的商务英语写作教学模式的弊端。目前多数高职院校的《商务英语写作》教学仍然采用“以教师为中心”模式。教师先讲某个商务函件的写作规范或要点,随后分析教材上的范例,让学生模仿范例进行练习,最后收集学生的作业进行批改或课上点评,课堂教学满堂灌现象严重,成为单一而枯燥的理论讲座,学生写作的主动性发挥不够。许多学生觉得商务英语写作课枯燥无味,有的甚至一谈到写作就发憷。

3.学生在商务英语写作方面存在的问题。

(1)缺乏对各种商务函件写作体裁的常用句型和商务专业知识术语的熟练掌握。商务英语函件写作涉及较为专业的外贸商务知识,商务术语和缩略语更是不计其数。对于在某个商务活动环节使用哪些词汇和句型,学生茫然不知,本该在询盘时出现的句子常常用在了报盘上。面对各种不同体裁的函件,他们也不知如何就开头和结尾进行规范操作。

(2)缺乏段落、语篇的连贯(coherence)和衔接(cohesion)。学生往往能够较为熟练地运用单个词或单句。但是,当他们需要完成一篇完整的函件时,对单句过渡到段落以及语篇结构处理,常常出现措辞重复、段落不连贯、篇章结构衔接不流畅等问题。

(3)缺乏对商务英语文体特征的熟练掌握。具体为:遣词造句不能简明得体,也不会委婉礼貌地表达商业目的;在习作中表现出较强的口语文体特征;语篇模式依靠母语思维,汉语负迁移现象较为严重。

二、提高商务英语写作能力的对策

1.加强英语写作基础的训练。英语写作不仅要求单词拼写正确,用词得当,句子符合语法规范,而且要求句与句之间、段与段之间紧凑连贯,上下文逻辑思维严密,中心思想突出。因此,掌握商务英语写作技巧必须从以下方面着手。

(1)单句练习。将词汇和语法通过填空、句型转换等方式进行练习,达到巩固、运用的目的。可将每单元的重点词语进行造句,还可有针对性地运用词、词组、句型、时态、语态、连接词等进行翻译练习。同时,严格要求学生正确、熟练地书写字母、单词和句子,注意大小写和标点符号,为英语写作打下扎实的基础。

(2)模拟写作。模仿是初学写作的捷径。可以从模仿英语范文开始。让学生对照好的英语范文,模仿其形式、结构、句子或词,来写一篇人物简介、观光游记或记忆深刻的事件经历。改写课文也是一种模拟方式,一方面可以帮助学生掌握基本语言和基本词汇的运用,另一方面他们不会照抄原文,可以在原有文章的基础上进行再创作。这种再创作要求学生做到上下文紧凑连贯,逻辑思维严密,最后达到可以自如地进行写作的目的。

(3)广泛阅读。学生可摘录英文报刊、英语杂志、文学名著中的精彩段落,背诵名篇名段,通过大量的阅读,培养英语思维,掌握英语句子的写作技巧。

2.掌握商务英语写作各类文体特征及写作要领。除了要符合一般英语写作的基本要求外,商务英语写作还有其自身的特点。其各类体裁均属应用文,每一类体裁都有固定的格式,所用语言大都具有鲜明的特征。商务英语体裁包括Daily affairs letters(日常事务函件)、Notes &Notices(便条和通知)、memos(备忘录)、Business letters(商务函件)、Minutes(会议纪要)、Business report(商务报告)、Advertisements(商务广告)等方面。了解各类体裁的格式和语言特征,进而掌握其写作要领,才能写出符合特定商务环境并能达到商务目的的商务英语函件,从而顺利、圆满地实现预期的交际目标。

例如,备忘录(memos)类体裁仅限于企业或公司内部使用,主要用于提醒、督促对方,或向对方表述自己对某件事情的看法,等等。因此,语言简明,表达清晰,尽量使用简单句,不必像一般商务函件那样正式。采用齐头式的格式从左边顶格写起。备忘录由两部分组成:Head(抬头)和Body(内容),其格式如下:

尤其要注意写备忘录的Head(抬头),它包括4大因素:Date(日期),To(收件人),From(发件人),Subject(内容),缺一不可。

商务函件(Business letters)的写作目的则是传递商业信息,陈述商务事实。所以在格式、语言、语篇上都与备忘录有明显不同,结构基本由八个部分组成:①letter head &date(函件抬头和写信日期)。②inside address(收件人地址)。③salutation(称呼语)。④body of the letter(函件内容)。⑤complimentary(结尾问候语)。⑥signature(签名)。⑦postscript(附言)P.S.⑧enclosure(附件)Encl。

(1)商务函件(Business letters)采用约定俗成的齐头式、混合式或缩行式的格式。

(2)语言正式,内容严肃,多用第二人称和被动语态。在函件写作中使用专业词汇(包括缩略语)蕴涵国际贸易业务知识。如:enquiry(询价)、firm offer(实盘)、counter-offer(还盘)、delivery(发运)、commission(佣金)、L/C(信用证)、DA(即期汇票)、DP(承兑汇票),等等。例如:①We usually offer an 5%trade discount on FOB and would prefer payment by irrevocable letter of credit(我们通常予以离岸价的5%折扣且不可撤消信用证付款方式)。②We have the pleasure to confirm the following insurance W.A.with against all risks for full invoice amount plus 10%(我们愿确认以下发票总额的所有保险加10%水渍险)。

(3)语篇规范格式化是商务函件的重要特征。虽然体裁较多,商务英语函件还是有规律可循的。它是由有层次、有秩序的组织起来的段落构成的,每段内容十分明确,整个语篇的结构要做到连贯衔接,符合逻辑。商务函件语篇结构大致分为点题部分、承接部分和结尾部分共三个部分。如在写报盘信时,首先应在点题部分感谢对方来函并表示对方对产品感兴趣。其次,在承接部分明确告知对方所询问的产品的具体信息,包括产品最新的目录、价格单、付款条件、发货日期等。尤其突出希望对方特别注意的销售条款。最后,在结尾部分积极主动征询对方是否需要进一步的信息和帮助,愿意随时联络。

由此看来,提高商务英语写作能力,必须掌握商务英语各类体裁的文体特征及写作要领,明确各类体裁的用途、格式、语言特点,通过经常不断的写作练习,熟练运用适合各类体裁要求的词汇和句式,才能写出既符合格式要求又在语言上得体的商务应用文,才能切实有效地提高商务英语写作能力。

3.利用多媒体网络辅助提高商务英语写作能力。高职院校的《商务英语写作》教学要突出实用性、实践性与目的性,教学方法要体现趣味性、多样性和灵活性。因此,在商务英语写作教学中应将多媒体网络作为辅助教学手段,构建商务英语写作教研平台,教学模式变“教师为中心”为“学生为中心”。商务英语写作的多媒体网络教学方法分为以下几个方面。

(1)利用多媒体辅助教学使商务英语写作充满趣味性。使用多媒体手段,可以突破常规的课堂教学模式,运用生动、活泼的文字图片将基础写作的遣词造句、复杂的商务知识、商务函件语篇结构紧密地融合在一起,使学生对商务英语写作产生浓厚的兴趣,觉得写作并非难事,让快乐写作成为他们随时都愿意付出的行动。

(2)利用多媒体辅助教学,体现商务英语写作教学方法的多样性。商务英语函件涉及的信息量大,内容繁多,商务用语表达更是不计其数。各种不同的商务体裁有其固定的结构和表达方式,又具有不同的语言特征。在《商务英语写作》教学中,可以充分利用多媒体集文字、图像、声音、动画于一体的优势,克服传统的英语写作教学单调重复的缺点,将场境教学和模拟教学融合,创造多样化的模拟真实商务交际环境,充分调动学生的视听感官,使他们对于各种不同商务函件的体裁格式、语言、语篇结构形成清晰的轮廓,有利于教学过程中各个环节的高效进行。

(3)利用多媒体辅助教学,实现多维互动,凸显教学灵活性。利用多媒体使《商务英语写作》形成多维互动的教学系统,学生成为这一系统中学习的主体,教师的作用重在启发诱导、解惑答疑、归纳总结。多媒体担负着“收发、传递”的任务,提供了十分广阔的交流互动的平台。①通过电子邮件可实现师生之间、生生之间的互动与交流,改变了过去“一言堂”、“满堂灌”的教学模式,在时间上也更为灵活,有利于教师随时对学生的习作进行指导。②BBS可打破电子邮件一对一的限制,形成一对多的广泛交流。教师可利用BBS对商务英语函件进行网上讲评,或对普遍存在的写作问题进行点评,供学生随时浏览。学生可将自己写的商务函件上传,互相评改,各抒己见,畅所欲言。教师也可针对学生的写作进行单独交流,个别辅导。③通过QQ或MSN等聊天工具,师生可进行在线讨论交流,实时解答问题,学生可以得到在线的实时帮助,这无疑使学生产生强烈的参与意识,还能增强他们的自信心,激发学习写作的热情。

《商务英语写作》是融商务知识、英语语言基础和英语写作技巧为一体的综合课程,因其在商务领域中突出的实用性,已经成为各高职院校对外贸易和国际商务英语专业的核心课程。中国入世以后,对精通国际商务又熟练掌握英语写作技能的专门人才的需求量与日俱增。深入探讨《商务英语写作》课程的教学,不断改革,积极实践,有利于逐步提高学生的商务英语写作能力。

参考文献:

[1]李万敬.基于网络的商务英语写作教学模式研究[J].陕西教育:高教版,2008,(12).

[2]林萍.高职高专英语写作教学的研究与实践[J].福建论坛(社科教育版),2007,(10).

篇5：商务公文写作

商务文书写作的步骤

在了解了商务文书写作的概述内容之后，我们来看看商务文书写作的以下六个步骤：

（一）步骤一：制定正确的行动目标

在撰写某一个邮件、一个商务文书之前，我们应该首先回答一个问题，即我们希望该文书的对象在收到文书之后采取怎样的行动，这个行动的主体是对方，你希望他在读完这个文章后会有什么样的感想、什么样的行动。

每个人每天都会收到很多邮件，那么什么样的邮件最先被人阅读？我们如何让自己的邮件优先级提高？

这个问题的答案也就是我们撰写商务文书的行动目标。

1.主动目标与被动目标

需要强调的是，这个行动的主体是收取商务文书的对方。因此，我们撰写商务文书说表达出来的意愿只能是一个“被动目标”，而对方的实际行动才是所谓的“主动目标”。

2.将被动目标转化为主动目标 正如前文中提到的单向沟通一样，大多数人在撰写商务文书时往往陷入到一个误区当中，即将自己的被动目标当成了主动目标——只关注自己的主观想法或者需要完成的工作任务，而忽略了接收文书的对方的感受。

认识到这样一个误区，将被动目标转变为主动目标，就需要在明确之前的第一个问题的基础上，再获取以下这个问题的答案：作为商务文书的撰写者的我们在乎什么？换而言之，我们从成功撰写商务文书、正确传递信息并获得对方实际行动的响应中，能够收获到什么成果。只有将我们在乎的内容与希望对方采取的行动形成一致，那么才能有效地把被动目标转化为主动目标。

【案例】

有关总经理组织召开公司全体秘书会议的邮件 在某公司中，总经理让其秘书组织全公司的秘书开会，要求她在确定时间和地点之后发一个邮件告知所有的秘书。

这个邮件实际上就是一个商务文书，相当于一个通知。在撰写这个邮件的过程中，我们可以分析得到：总经理秘书的行动目标是“让所有的秘书都得去开会”而不是简单地“通知每个秘书会议的时间和地点”。因此，邮件中仅仅明确了会议的时间和地点还不够，因为这样并不能确保所有秘书都按照要求来参会；而是应该进一步在邮件中要求所有秘书在会议前一个星期都对是否参加会议进行确认。

要写好这个商务文书，总经理秘书需要将其被动目标转化为主动目标：自己之所以在乎“所有秘书都按时参会”这个事情，是因为总经理交代自己组织这个会议，如果与会的秘书没有到齐，那么就意味着自己组织工作的失败；换而言之，自己希望在总经理面前有一个良好的表现，就需要确保会议顺利组织成功，而组织成功的标志之一就是人员来得比较齐，所以需要他们给自己一个能否与会的确认。

请判断出围绕以下事件而起草的商务文书的行动目标：（1）某公司的一位销售人员以邮件形式向部门经理汇报上个月的销售任务完成情况；

（2）某公司人事部门的一位员工为收集所有员工升位之后的身份证号码而给所有公司员工群发邮件；

（3）某公司副总经理收到一封投诉客服部门张丽的投诉信，批评其恶劣的服务态度；为收集与该事件相关的信息，该副总经理着手给张丽发邮件，并抄送给其部门经理。

（二）步骤二：决定文章的正式程度(一)在这个步骤中需要把握以下的内容：

1.正式程度的判断依据：正式指数 判断在某一个商务文书中所应该采用的正式程度，可以应用“正式指数”来操作。所谓的“正式指数”主要根据以下三个问题所涉及的内容来确定：

 商务文书的撰写者本身是否很了解目标读者；  目标读者的地位比商务文书的撰写者低吗；  商务文书的内容是好消息吗。

商务文书的撰写者应就这三个问题的实际情况在“1－10”之间来分别予以打分：如果特别了解目标读者就是10分，比较了解就是7、8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是给自己的下属写则为10分，平级则为5分，给自己的上级写则为1分；如果内容为好消息则为10分，坏消息则为1分。

这三个问题的得分之和越低，则相应的商务文书应该越正式。

2.正式程度的表现

在了解了正式指数的内容之后，我们接着来讨论商务文书正式程度所表现的方面：

 形式

这里所谓的“形式”，是指商务文书所采用的媒介的形式，例如发电子邮件、寄书信或者留便签等。不同的媒介形式，决定了商务文书的体裁、格式以及称谓等具体内容。

按照正式程度来划分，宣传册、政府公文、带抬头的信件、请柬以及行文正式的电子邮件附件都是正式的商务文书，通常会给目标读者以受到重视的感觉；而一般的电子邮件、便签等则属于非正式的商务文书。

 称谓

“称谓”就是对目标读者的称呼。 语气

而“语气”，就指是在撰写商务文书的过程中采取相对轻松愉快的口吻还是比较凝重严肃的口气的选择。

决定文章的正式程度

（二）请分析并得出围绕以下主题而撰写的商务文书的正式指数：（1）某公司总经理要组织各部门秘书共进午餐，要求其秘书代表自己给他们发送的通知邮件；

（2）某公司的一个普通员工发现经常有员工违反禁止在会议室里吃中餐的规定，于是决定写给行政部经理的一封投诉信。

（三）步骤三：设定文章的总体风格

在制定了正确的行动目标并选择决定了正式程度之后，撰写商务文书进入到第三个步骤——决定文章的总体风格。

1.把握总体风格的依据：游说矩阵 对商务文书总体风格进行判断和把握，可以参考下图所示的这个“游说矩阵”的应用工具。在游说矩阵中，纵坐标表示资源的充足程度（即沟通的内容是否在目标读者的资源及能力范围之内，是否强人所难），横坐标代表商务文书的撰写者与其目标读者在立场上的一致程度（即双方是否相互认可）；换而言之，这两个方面的因素共同决定了对商务文书总体风格的最终选择。

图2－1 游说矩阵示意图

 简单型

从示意图中可以看到，游说矩阵的第一象限代表着“撰写者与目标读者站在同一立场上，并且资源充足、不存在障碍”的情形，这种情形即称之为“简单型”。

 说服型

按照同样的分析方法，可以看到游说矩阵的第二象限代表着“资源充足，但撰写者与目标读者立场并不一致”的情形，这种情形即称之为“说服型”。

 艰难型

游说矩阵的第三象限代表着“撰写者与目标读者立场不一致且资源也不充足”的情形，这种情形即称之为“艰难型”。

 解决问题型

游说矩阵的第四象限代表着“尽管撰写者与目标读者立场保持一致，但资源并不充足”的情形，这种情形即称之为“解决问题型”。

2.总体风格的设定

根据以上游说矩阵的分析判定结果，可以按照以下的方式来把握商务文书的总体风格：

 简单型

如果是简单型的商务文书，那么其总体风格就是以罗列事实为主。这是因为这类商务文书的行动目标对于目标读者而言难度并不大，并且在立场上对方也持相同一致的态度，所以这类商务文书的内容只要告诉目标读者有这样一件事情即可，在篇幅上可以相对简短。

 说服型

而如果是说服型的商务文书，由于其行动目标与目标读者的初衷并不一样，撰写者需要通过商务文书来使其改变原来的想法或者认识，所以尽管资源状况是充足的，但仍然会需要与目标读者进行反复多次的沟通才能达到目标。因此，这类商务文书通常篇幅较长（简短的形式无法表达清楚），并且需要特别突出强调撰写者的利益之所在，充分分析自己观点或者想法的优势和好处，以达到转变目标读者立场的目的。

 解决问题型

解决问题型的商务文书通常运用于员工与领导进行沟通并且意见并不一致的时候，其总体风格是有问有答且篇幅较长；换而言之，在这种类型的商务文书中，撰写者运用将问题和答案打包的形式应该向目标读者提供包含一种甚至多种方法的解决方案。

 艰难型

最后来看看艰难型的商务文书。这类文书在资源和立场两个方面都遇到了障碍，因此达到成功有效沟通的几率会很小，这样的商务文书是否有值得花费精力去撰写应该要三思而后行。

【案例1】

有关新年晚会安排的信件

某公司总经理要求其秘书对公司新年晚会进行安排，预算是5000元。在这个事件中，这个秘书可能会需要撰写有关以下几种情形的汇报邮件：

1、该秘书发现了一个特别适合举办新年晚会的场所，距离公司很近且饭菜可口，预算方面也没有超出5000元的要求。那么这种情形就属于简单型，秘书撰写商务文书向总经理汇报这个情形的时候，只要简单地提出在这个场地举办新年晚会的建议即可。

2、该秘书找到了另外一个场所，各方面都符合要求，只是报价与预算相比超过了500元。那么这种情形就属于解决问题型，秘书撰写商务文书向总经理汇报这个情形的时候，可以就选择这个场所的好处及优点进行自问自答，把这个事情分析清楚，力图使得总经理形成“虽然超支500元、但是物有所值”的认识。

3、该秘书打算向总经理提出新的建议——在预算要求内，组织员工去听新年音乐会而不是去吃年夜饭。那么这种情形就属于说服型，秘书撰写商务文书向总经理提出这个建议的时候，需要强调利益的所在——组织员工听音乐会不仅可以给员工留下一个美好的回忆，还能够提升其整体素质。

在撰写之前先分析得到商务文书的总体风格，可以使撰写者清楚地认识到文书的重点之所在，从而使得商务文书逻辑清晰、重点突出，进而容易达到其行动目标。

请分析围绕以下主题而撰写的商务文书的行动目标、正式指数以及总体风格：

某公司总经理吩咐其秘书制定一份购买计算机的预算，而这个秘书通过了解得知，由于计算机的更新速度非常快，所以租赁计算机比购买新机所付出的费用更低。该秘书打算起草一份商务文书就这个将购买计算机转为租用计算机的想法向总经理进行汇报。

（四）步骤四：选择文章的层次结构

在做好前三个步骤之后，撰写商务文书进入到第四个步骤——选择文章的层次结构。如同购买房屋要注重户型结构一样，商务文书的层次结构也是非常重要的，主要的层次结构包括以下五种类型：

1.连贯式

所谓“连贯式”，就是指商务文书的层次结构按照事情发展的时间顺序来展开。

 突出的重点

连贯式的层次结构突出的重点在于事情的前因后果以及发展脉络。由于采用这种层次结构的商务文书从整体上看是浑然贯通、连成一体的，因此读者是不能颠倒前后顺序或者从中间节选来阅读的，否则其表达的意思就将不再完整。

 适应的情形

在日常工作中，适用于这种层次结构的商务文书主要有工作报告、事故调查报告、工程报告以及程序安装的说明等，这些文体的共同要求都是内容要清楚明白。

2.并列式

所谓“并列式”，就是商务文书中层次与层次之间是并列的关系。

 突出的重点

并列式的层次结构也可以被称为“天鹅下蛋式”，因为这种层次结构要求在文书中的每一段前面都要有前提择要，作为后续并列内容的引子。正因为各个层次是并列的关系，所以这种层次结构的文书便于读者按照其兴趣或关注的重点来分段阅读。

 适应的情形

在日常工作中，适用于这种层次结构主要在报告、总结以及建议书等商务文书中常常被运用。值得注意的是，不同的层次结构在同一个商务文书中是可以互相穿插使用的，例如某个事故报告在总体上采用的是连贯式，但其间在分析原因的时候则又可以采用并列式的层次结构，最终的目的都是为了能够将文书的核心意思清楚地呈现给读者。

3.分析问题式

所谓“分析问题式”，实际上就是围绕问题的出现直到最终解决的逻辑关系而展开的一种层次结构。在实际的工作环境中，出于不同的需要，分析问题式的层次结构还有着以下四个类型：  “只有结果”，这样的商务文书包括批复、指示以及命令等，它们通常都没有问题的原因也没有相关的分析，因为并没有这个必要。

 “提出问题并分析问题”，情况简报就属于这样的类型。 “提出问题并解决问题”，例如公告和通知就属于这样的类型。

 “提出问题、分析问题，最后解决问题”，这种类型实际上就包括了处理问题从始至终的整个逻辑关系，在实际工作终指导性的通报和决议就是最好的例子。

4.问答式

所谓“问答式”，就是指运用问答的形式来组织商务文书的全篇。

 突出的重点

在商务文书终运用问答式的层次结构应该要注意对问题的设计：问题并不是胡乱设计的，而是为了突出文书的主旨而进行的一种利益上的引导；因此，设计问题时要突出利益以及避免不良后果的方法。

 适应的情形

在日常工作中，通常会采用这种层次结构的商务文书主要有企业的内刊、内部通讯以及操作程序指南等。

5.行动结果式

所谓“行动结果式”，就是在商务文书中先摆问题、而后突出结果以及结果的实现方式的一种层次结构。

例如，以下这段广告宣传采用的就是行动结果式的层次结构：

“夏天草坪长得特别快，一个星期不剪就会很难看，夏日剪草是非常痛苦的一件事情，我们公司生产的XYZ型号家庭剪草机，可以使剪草这项繁重的体力劳动便的轻松。经过计算，我们公司的剪草机比较同类型机器，可以节省30%时间以及20%能源。选择我们的产品将是您的明智的选择。”

（五）步骤五：列出文章的大纲

在明确了商务文书的行动目标、正式程度、总体风格以及层次结构之后，撰写的的五个步骤就是列出文章的大纲。

1.列出大纲的好处和目的

由于现在计算机的广泛普及，撰写商务文书的这个步骤往往被大家所忽略，认为直接动笔开始撰写比较有效率。但我们需要明确的一点是，在撰写商务文书之前做列出大纲的工作实际上是磨刀不误砍柴功的环节。动笔之前如果先做出一个大纲，那么在撰写的过程中就能够有的放矢，相比较而言更加的容易。

撰写商务文书是一个“七分想，三分写”的过程，列提纲的过程实际上就是一个建立自己思维次序的过程；在合理的撰写次序确立了之后，具体内容的行文就是水到渠成的事情了。

2.具体的做法

利用大纲来有序地组织撰写者的思路，可以有以下两种方法：

 提纲法

提纲法是很常见的一种列提纲的方法，实际上就是围绕商务文书的核心主旨，按照时间的顺序以及逻辑关系将主要内容全都罗列出来，然后往里边填充具体的内容。

 辐射法

而辐射法，则是一种发散的思维方法，即撰写者从一个中心点出发，随性地把联想到的东西或者想法都集中在纸上。在这个过程中，一开始并不必着急去考虑其是否具有价值以及整理其这些想法的内在逻辑关系，当所有的想法都呈现出来之后，再将它们梳理清楚。

辐射法的好处在于不会漏掉撰写者任何一个想法，在西方也被称之为“脑力激荡法”或者“头脑风暴法”。

【案例1】

有关申请参加培训的邮件

某公司的一位财务人员想报名参加新会计制度的讲解培训班，但是由于最近公司在控制成本，原则上是不批准任何的培训申请的，所以她打算写一份邮件给其经理，让他批准并支持自己的请求。

对于这样一个商务文书而言，其行动目标很简单，就是这个财务人员希望其经理同意自己出去参加培训并支付培训费用；其结构层次可以采用行动结果式，即分别分析参加和不参加这个培训对公司而言所产生的帮助和损失。当然，层次结构也可以采用不并列式，即并列地分析自己应该参加这个培训的原因。

为达到这样的一个沟通目的，对于这个商务文书可以采用辐射法列出一个大纲：接收培训后在工作中可以减少出错、参加培训可以了解到新的合理避税方法以帮助公司节省成本支出、培训费用的问题、培训有利于员工的个人成长和发展、提高员工的满意度、提升员工对公司的忠诚度、形成公司良性的企业文化„„

（六）步骤六：撰写初稿

在经过以上五个步骤之后，商务文书的写作进入撰写初稿阶段。实际上，有了以上五个步骤的铺陈之后，撰写初稿就已经变得相对简单了，需要的是给撰写者自己留出一个比较完整的时间、在一个相对安静的空间中排除干扰、一气呵成、一鼓作气地完成即可。

当然，初稿撰写完成之后，还应该进行细致的校对，以使得文书更加地规范和生动。

（1）就本月的销售任务完成状况，请部门经理给与评价或者指正。如果销售任务完成得好，那么该销售人员希望其经理对其进行表扬；而如果销售任务完成得不好，那么该销售人员则希望经理可以予以理解。

（2）公司所有员工在规定的时间以其身份证号码为内容给该员工予以回复。

（3）希望张丽就这个事件的情况给与该副总经理一个反馈，了解事情的实际情况。

（1）按照正式指数的三个问题来进行分析，这样的一个邮件的最后得分应该在20多分；因此，该邀请邮件的目标应该是让这些秘书都能参加，邮件为非正式的，口吻语气可以是比较轻快的。

（2）同样按照正式指数的三个问题来进行分析，这样的一封投诉信的最后得分应该不会超过10分；因此，这封投诉信应该是很正式的，并且特别需要注意措词。

篇6：商务公文写作格式

商务公文写作格式

【主办单位】BCG-百乔罗管理咨询有限公司

【收费标准】￥1500/人（包括资料费、午餐及上下午茶点等）

【参加对象】文秘、各级助理、办公室主任、行政人员、各级主管、新提拔的、从专业

人才转型到管理者、进一步想提高写作水平的、晋升到高层管理以及其它

预备管理人员；其它希望培养和增强写作规范和水平的人员； 【报名电话】

闫老师

【温馨提示】本课程可为企业提供上门内训服务，欢迎来电咨询！

课程背景curriculum background 为什么商务公文写作水平有那么大的的差距？为什么领导总是对你做的计划不满意？ 为什么说所谓写你所作，做你所写是职场者的素养的体现？为什么文学功底好却不能写 出好的商务公文？

在科学技术迅猛发展、企业竞争日趋激烈和信息时代高速发展的今天，商务文书已 成为政府机关、企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、传达企业决策中发挥着越 来越重要的作用，公文写作的好坏直接影响企业对外的形象，对内的信息传达的准确度； 商务文书是记录企业运营的信息载体，是企业沟通力、执行力的重要保障因素；高效规 范严谨的商务文书，已经成为现代企业管理水平的标志，同时也是衡量评价员工任职能 力的重要尺度之一，是管理者不可忽视的基本功；因此培养员工提高各类商务文书写作 及对各种商务文书的基本原则、格式、技巧及写作规范，从而把握科学、精准的表达能 力，提高企业的持续竞争力，提高员工个人的职业能力，公文写作值得企业及职业者的 高度重视。

课程目标curriculum objectives 1.学习掌握公文的基础知识、特点和一般格式； 2.掌握常用公文文种的操作规范和写作技巧； 3.熟练掌握运用不同文种达到既有的目的；

百乔罗管理咨询(上海)有限公司

4.了解公文使用中常见的错误； 5.提升学员文字沟通能力；

授课方法Teaching methods.   理论讲授，案例分析

小组讨论，经验分享，头脑风暴 实战演练，游戏

课程大纲curriculum introduction

一、信息收集

◇ 信息管理基本流程

◇ 信息的收集整理

◇ 信息的查实及传递

◇ 信息的储存与保密

◇ 保密意识与保密规则

二、文件资料管理与运用

◇ 文档科学分类标准

◇ 档案管理的规范

◇ 文档的索引设置 ◇ 电子文档的保管

◇ 印章的管理

三、商务公文写作技巧与处理实务

◇ 国家主要公文分类

◇ 公文的基本结构

◇ 助理秘书文字支持应达到的要求

◇ 公文写作规则和应用技巧

◇ 数字的正确使用

◇ 基数词和序数词的正确运用

◇ 模糊词和模态词的正确使用

◇ 不同文种的语言特点

→ 通知

→ 请示

→ 报告

→ 工作总结

百乔罗管理咨询(上海)有限公司

→ 工作计划（周、月、年）

→ 述职报告

◇ 巧用图表，让总结报告更据说服力

◇ SMART原则与SWOT方法

◇ 容易混淆的公文文种

讲师介绍 Teacher Introduction

张译文女士,西安交通大学管理学院（工商管理）&澳洲格林威治大学MBA硕士;曾被授予美国PPT国际职业培训师认证、香港国际管理学院企业高级咨询顾问资格认证、中华企业联合会高级顾问资格认证、国家人事部高级职业指导师，高级人力资源管理师；获深圳杰出企业咨询顾问专家称号；三年海外工作经历，多年担任美国STI（上海）机构、法国Tris科技公司等企业中方区域总监。

曾辅导咨询的企业有、香港康龙实业、三立集团、新力（美资）、招商物流、南油 集团、明道化工、龙泰铸造、罗安金属制造、新源陶瓷、特丽斯科技、三一重工等。

主讲课程：《高级行政文秘职业化训练》、《管理沟通艺术和关系协调》、《外贸 实战操作技巧》、《高级商务公文写作》、《会议绩效管理》、《商务礼仪与宴请技巧》。