探索分析企业档案管理创新发展

2022-09-10

企业档案是企业的无形资产, 对企业内部的生产、经营以及管理等方面做着重要的记录。作为企业查找的一种资料凭证, 还记录着企业不同员工的个人资料以及内部重要的财务、技改等方面的数据, 这些都关系着企业的正常发展。信息化时代的迅猛发展, 数据量的增大, 传统的档案管理工作已经不能够满足企业的日常工作需要, 急需建立一种十分完善的企业档案管理方式, 才能跟上企业快速发展的步伐。本文就企业档案管理的现状作简要的分析, 并提出未来企业档案管理创新的工作思路。

一、企业档案管理目前的现状

(一) 档案管理体制相对落后

随着国家经济改革的逐步深入, 政企分离使档案行政管理部门在企业档案管理中的职能组织基础也进一步弱化, 削弱了政府主管部门对企事业单位档案工作的监督与指导, 企业的档案管理如同游牧民族一样自由自在。同时所有企业都确立了以盈利为目标的生产经营目标, 企业集团和一二三级企业的关系也由原来的上下级关系逐步改变成了以资产为纽带的新型利益关系。这种以逐利为目标的生产活动改变了企业决策行为, 企业对于档案管理这个不能立即也不能直接产生经济效益的工作进行了边缘化处理。在企业其他部门的管理理念和体制制度不断改革创新的同时, 档案管理体制的建设却停滞不前, 这直接影响到企业内部档案资料的收集与整理, 最终使企业的档案管理体制一直处于一种落后的状态。

(二) 档案管理人员缺乏专业的管理知识

企业的档案管理工作涉及到企业的方方面面, 概括的讲它涵盖了企业的党群、行政、劳动人事、文书、科学研究、销售、设备仪器、产品生产、计划统计、财务和基本建设档案等十一个方面的资料。它是一项专业性很强、涉及领域很多的工作, 需要专业的复合型的管理人员进行集中管理。档案管理工作是十分稳定, 这个工作看是悠闲, 但是需要很强的责任感。

档案管理不仅是对企业的档案资料简单的记性装订以及保存, 还应该明确资料的内容有没有漏洞, 确保资料的万无一失, 对于每一个部门的档案资料都应该做到心中有数, 查有实据。档案资料的启用, 不仅能够做到资料的及时查找, 还要能够节省时间, 以及人力物力的消耗。真正要做好档案资料的管理工作, 实际上是很费脑子的一件事情, 很多企业的资料归档范围十分的杂乱, 部门之间的资料也没有很明确的划分, 档案资料是否归档仅仅凭借部门负责人的喜好或者是上级领导是否有过归档的指示。很多企业的档案管理人员没有专业的管理知识, 企业各部门也没有相对应的兼职档案人员, 加上企业各部门的领导、档案管理人员、兼职档案管理人员没有明确的责任意识, 这都导致了企业的档案管理没有及时跟上企业的生产发展进度, 进而影响到档案资料的后期收集、整理等工作。

(三) 档案管理手段落后

首先, 大部分企业的档案资料管理还停留在纸质版本上, 经常被翻阅纸质版的资料会逐渐的产生纸张磨损, 不利于资料的完好保存。在企业信息化高速发展的今天, 很多企业的档案管理工作还没有落实到信息化管理的层面上。档案管理的信息化进程远远落后于企业其他方面的管理信息化, 就像是被企业遗忘了一样。而对于档案管理电子设备的配置又没有达到理想的要求, 档案管理软件的设计也没有结合企业的发展模式进行, 进而造成软件设备与档案管理的不配套, 影响档案整理工作。其次, 档案管理人员的计算机技能水平不高, 不能很好的去利用这些信息化的设备, 在操作电脑时很容易出错。在这个信息化高速发展的时代, 不及时跟上时代发展的脚步, 不仅很多人很容易被信息化的大潮所淘汰掉, 就连企业的档案资料管理也将会远远落后于这个时代的发展, 影响企业的正常运转, 最终将阻碍企业前进的步伐。

二、创新发展企业档案管理

(一) 建立明确的管理制度

随着社会经济的发展, 企业的生产经营也越来越多元化, 对于档案的管理也应该划分门类, 做到不同类型的内容有着自己的属性。从企业的实际出发, 对于不同部门之间的档案要分开管理, 不要随便借用别的企业的管理机制, 要建立一套适合自己企业发展的档案管理制度。对于企业的档案管理, 要明确分工划好部门之间档案的界限, 对于别的部门借阅不属于自己部门的档案时, 做好档案登记工作, 归还后做好档案的归档, 不要乱放, 避免最终找不到的现象。企业的每个部门也应该建立专门负责的人员, 对于自己部门的档案及时的进行更新与管理, 配合档案管理部门的人员, 做好本部门的档案管理, 使档案管理专职、兼职人员双管齐下, 共同做好企业的档案管理工作。

档案管理工作看是一份轻松的工作, 表象容易使档案管理人员产生惰性, 对于档案的管理工作产生消极心理, 这种心理严重的影响企业的发展, 甚至会给企业带来巨大的伤害。对于这种现象, 企业档案管理工作应该建立一套明确的奖惩机制。对于管理工作认真, 工作有突出表现的员工给予物质嘉奖, 或者进行企业内部的表彰;对于表现不突出, 甚至给企业造成损失的人员也应该给予严厉的惩罚, 这样就会给管理部门的人员一定的警示作用, 让员工知道工作积极性的重要性。更重要的是让档案管理部门认识到自己这个部门对于企业的发展有着重要的作用, 不是可有可无的部门。

(二) 提升管理人员的素质

企业的档案管理是一项十分基础性的工作, 看是操作简单, 但是需要管理人员有着极大的耐心以及极强责任意识。首先企业要加强档案管理人员的素质教育, 提升档案管理人员的管理水平, 档案主管部门也要适时的做好检查工作, 防止档案管理人员的工作懈怠性。其次, 要做到档案管理现代化, 要使用创新性的人才管理机制, 加快建立一支复合型的人才管理队伍。复合型人才不仅要对于档案部门的内部资料做到知根知底, 对于其他各部门的资料管理也要做到心中有数。各部门来借阅资料时能够很快的找到, 同时对于资料出现的问题能够进行及时的改正, 给出建设性的意见。

企业档案管理要加强档案管理人员的计算机的操作水平, 对于复合型人才的使用也正是档案管理信息化的基本要求。信息化时代的发展对于计算机的要求也是越来越高, 很多企业的资料管理都进行了数字化的操作, 这样对于资料的保存具有很好的完整性, 避免了资料翻阅造成的损坏。同时使用电子保存设备对于资料出现的漏洞也能够及时的进行更新, 方便管理。所以, 企业重视复合型人才的作用, 加大人才管理机制的建设, 建立一支高素质的复合型人才队伍, 提升企业的档案管理水平。

(三) 注重档案管理的科技创新

档案管理进行科技创新, 主要就是让档案管理工作采用信息化的技术手段, 对于企业的内部资料进行数字化的信息收集与采集, 提供给大家使用。信息化的档案管理机制可以给企业带来很多的便利性, 方便档案资料的管理, 同时代替了以往纸质版的资料的保存不完整性, 电子版的档案资料管理工作还改变纸质版本的资料不方便进行资料的后期更改的弊端, 可以灵活的进行修改, 及时的进行信息的更新与修改, 使得企业的资料跟得上企业的发展步伐。将档案资料进行数字化的信息处理, 除了要求有专业的计算机知识之外, 对于数字化的处理技术, 要有标准的目录检索工具, 语言词汇的使用, 还有统一的格式, 做到这些, 企业的内部人员才能够正确的检索出自己所需要的资料。档案部门的管理人员要做好企业档案信息化管理的后期维护工作, 定期的进行软件系统更新以及硬件设备的维修, 使得企业档案资料管理能够正常的进行。同时对于不同部门之间的资料也要进行适当的横向衔接, 做到资源共享。

三、结束语

信息化时代的到来, 计算机技术的普及, 对于企业的档案管理工作也应该及时的跟上时代的步伐。对于档案资料的整理工作需要高素质的复合型人才, 同时要有高度的责任意识, 对于企业的资料进行积极的整理工作以及适时的进行资料的更新与维护。档案资料的管理要注重创新知识, 创新技能, 才能为企业的发展做一份贡献。

办公室业务2001124·1997

摘要：企业档案是企业的重要组成部分, 档案的管理对于企业的发展有着重要的作用, 随着社会经济的发展, 做好企业档案管理工作, 与时俱进, 注重企业档案管理的创新工作, 及时跟上企业发展的脚步, 对于企业内部的档案资料进行及时的收集整理, 建立严格、规范的管理制度。

关键词：档案管理,创新发展,科技创新