学校文秘管理制度

在当今社会生活中，我们逐渐认识到制度的重要性，制度是人类社会人们行为的标准。我想学习制定制度，但不知道该如何写？以下是小编为您整理的《学校文秘管理制度》，供大家参考，更多范文可通过本站顶部搜索您需要的内容。

第一篇：学校文秘管理制度

参加学校文秘人员培训会心得体会

×××

7月16日下午，我参加了学校举办的全校文秘工作人员培训班，培训会上×××校长结合自己的切身体会，谈了对文秘工作重要性的认识和文秘工作中应该注意的事项;培训会主要讲解了文秘人员必须掌握的文秘及保密工作知识、常用公文写作的基本要求及办事程序、会议组织、有关文秘工作的规章制度等，通过学习与交流，我感到受益匪浅。

通过这次培训学习使我认识到“机关工作无小事，一字一句总关情”，作为办公室文字工作人员，确保各类文稿的撰写起草能够按时、认真、高质量完成、传达或上报，不仅关系到部门的工作效率和质量，也关系到单位的形象，通过培训，我深刻认识到文秘工作无小事，做好每一件大事都是小事，做错每一件小事都是大事，有时一个标点、一个字、一句话的错误就有可能导致整个文稿满盘皆输，甚至严重损坏部门形象，所以文秘工作者不仅要有较强的政治敏锐性、扎实的文字功底，更要有要有耐心、细心和恒心。然而，作为一个新手，在日常的文字工作中也曾因为自己缺乏系统的公文写作知识学习而常常导致在行文规范、格式和文种选取方面的错误，也曾因为缺乏经验而在文稿起草、应急决策、领导沟通等方面不知所措，也曾因为信息点采集不到位，报道重点不突出而使单位宣传工作受影响„„内心时常充满着困惑和茫然，而这次文秘人员的集中学习和培训使我对公文处

理原则、程序和行为准则，公文写作技巧与方法，信息的收集与写作，文秘人员的礼仪以及新时期文秘工作的发展趋势等有了更为系统而全面的了解和把握，也增添了我对做好今后工作的信心。

办公室是一个单位的综合办事机构，作为一个部门的窗口和纽带，其特殊地位和特殊作用决定了办公室工作错综复杂，这就要求我们办公室人员要具备政治上诚实度要高，文字功底要厚，知识面要广，协调能力要强，思想修养要深等素质并做到以下几点：一要勤学习。要树立终生学习的理念，把学习当作一种责任，做到“工作学习化，学习工作化”，不因事务繁忙而忽视，不因天长日久而懈怠。要通过学习，努力提高自身整体素质。二要勤思勤写。要善于思考，使自己思维视野广阔，思维运转有序，思维方面全面，思维角度新颖，思维方式灵活;同时要多写，要善于总结，努力提高自身文字功底能力。三要会协调。要善于统筹兼顾，要尊重协调对方，以平等谦逊的态度待人，推动各项工作。四是要善待人。要树立一盘棋的思想，与大家在思想上求共识、在工作上求共进、在感情上求共融。五是要敬业。要在自己的岗位上尽全心、负全责、出全力，以一流的工作态度来诠释什么叫“爱岗敬业”。六是要高效。办公室工作中突发事情多、应急事项多、需要加班加点的任务多。所以我们每个工作人员都要有较高的效率意识，做到遇事不推诿，办事不拖拉，争分夺秒，雷厉风行。七是要严于律己。作为办公室工作人员，时时处处都要加强修养，做到自重、自省，办公室淡泊名利、廉洁奉公。

短短半天的培训课程，通过学习和交流，使我深刻认识到办公室

工作使命感和紧迫感，也促使我在平时工作中要不断地加强公文写作方面的学习，不断地提高自己的业务知识。

二〇一〇年七月十七日

第二篇：文秘助手()之2016年学校党支部工作计划结尾范例[1]

2016年，学校将深入贯彻党的十八大精神，以科学发展观引领学校教育的发展全局。紧紧围绕学校发“外树形象，内强素质，以人为本，和谐发展” 的工作目标和教育教学中心工作，全面推进党的思想、组织、作风和制度建设，按照“抓学习，促规范，提内涵”的思路，充分发挥党支部的战斗堡垒作用和全体共产党员的先锋模范作用，为学校全面、和谐、可持续发展提供有力的思想、政治和组织保证，进一步深化学校党建工作规范建设，凸显个性，争创特色，努力开创我校党建工作的新局面。

二、工作目标

1.坚持学习与实践同步，加强全体党员教师政治学习，建设学习型党组织。深入学习贯彻党的十八大精神。紧紧围绕“贯彻十八大精神，推动巫山教育科学发展”主题，把“中国梦”的教育作为学习宣传十八大的重要内容，扎实开展党的群众路线教育实践活动。通过举办专题培训、知识竞赛、召开专题组织生活会、发放学习资料等形式，认真落实党的十八大精神“三进”要求，引导教育系统党员干部立足岗位建功立业。认真落实中心组学习、政治学习和“三会一课”，扎实推进学习型党组织建设。建立干部培训学习档案。

2.加强党建工作。以“强组织、增活力、求实效”为目标，强化党建“五大工程”。优化党组织设置，进一步健全党建工作制度，加强“12371” 党建信息平台管理，夯实党建工作基础。号召全体党员“亮身份、树形象”，积极开展“党员示范岗”、“党员责任区”等主题实践活动。加强组织建设，严格党员教育与管理，做好党员的发展工作，壮大和发展党员队伍。培养入党积极分子1-2名，发展党员2名，培训党员35人次。

3.加强干部队伍建设。以建设节约型、廉洁型校园为契机，深化学校领导班子建设。强化民主集中制教育，健全领导班子议事和决策机制。

4.开展“共产党员示范岗”创建活动，进一步发挥党员的先锋模范作用，评比优秀共产党员。

5.加强党风廉政建设。坚持教育、制度、监督、纠风、惩处“五个并重”的工作方针，严格反腐倡廉工作责任，深入开展“为民、务实、清廉”、“爱与责任”、“廉留心中”主题教育。强力规范“三重一大”决策制度、厉行勤俭节约制度、党务校务公开制度。强化效能监察和督查督办，转作风、改文风、实会风。

6.加强师德师风建设。深入开展“教师职业道德教育”主题活动，建立学生、家长、教师、学校和社会“五位一体”的师德建设监督网络，着力完善教育、制度、监督并重的师德师风师纪建设长效机制，落实师德师风师纪“一票否决”制度。按照“静心、修德、创新、感恩、奉献、清廉”教师品质要求，强化“十项禁令”、“十项制度”、“十条公约”落实，切实转变工作作风。提升教师道德水准，评选校级师德标兵和优秀教师。

7.积极配合、协助学校行政、各部门认真做好教育教学管理工作及学校重大事务组织指导工作，完成各项重要的教育活动。精心设计各项专题活动，形成实验小学学校教育活动的序列框架。

8.加强工会、少先队工作，有效凝聚各方教育力量，推进优质学校的影响力，积极推动“平安校园”创建工作。

9.强化教育信息报送与管理。上报各类教育信息和简报50条，在县级以上电视台、报刊、杂志公开发表教育宣传报道15次以上。

三、主要工作

(一)依托学习载体，加强思想建设，提升理论素养。

充分利用党员学习日、教师政治学习、升旗仪式等“学习平台”，以学习宣传党的十八大精神为主线，结合学校教育和学校实际，扎实推进理论学习。通过理论学习，把全校党员、干部和全体师生的思想和认识统一到学校教育的和谐发展上来，把智慧和力量凝聚到实现学校教育工作的目标任务上来。

1、抓好中心组成员的学习。加强以在职党员教师为群体的中心组理论学习，坚持每月学习交流一次,做到带头抓、带头学、带头用，形成良好的学习氛围。中心组学习做到定主题、定时间、定主讲，充分发挥正确的导向作用。

2、抓好全体党员的学习。为提高全体党员的政治思想觉悟，我校支部将认真做好每学期一次的民主生活会制度，将“十八大”精神、2015年“两会”精神、师德规范、教育法规等列入今年的学习教育内容。

3、抓好全体教职工的学习。坚持每周学习一次。以“教师论坛”为阵地，开展专题研讨。以加强师德师风建设为重点，围绕作风建设、教师素质、“十八大”精神、“两会”精神、教育法律法规等主要内容，加强思想政治教育和师德规范教育，树立为人师表、爱生敬业的师德形象。

4、抓好党建信息化的建设。在充分发挥学校橱窗、板报等宣传阵地的作用外，还要充分利用12371平台，开展党员教育活动，及时交流党建信息，积极宣传先进党员形象。

(二)加强教育管理，促进组织建设，提高组织能力。

坚持党要管党、从严治党的方针。结合学校

第三篇：文秘管理制度

第一条 文案组的档案管理工作由文案负责，对文案组的所有文件进行分类，归档，整理，并及时对各项工作进行总结，在例会上向部长领导汇报情况。此外，部门部长的意见和建议，及时总结经验，为文案组处的各种活动提供咨询，以方便各部门开展工作。

第二条 文案组档案分类为：会议记录、管理档案、奖惩记录、考勤记录、部门活动记录。有关档案都将据此分类。

第三条 各部门的各类档案应由部门文案专门保管，凡大型活动的方案、总结及有关材料应整理为大事记录，除本部门存档外还应送一份到人事部门存档，人事部门汇总各部门档案送一分到OW手中。

第四条 文案组各职能部门每周一应向部长和人事部门呈交一份上周文案统计资料，及时对文案进行更新。

第五条 开展大型活动应作详细的活动计划预算、活动记载、宣传文稿、活动图片及场记录音、活动总结等应认真记录活动开展情况，并及时交至人事部门存档。

第七条 管理的人事档案，考勤，奖惩情况必须存档。

第十条 文案组所公会管理的个人档案需认真填写，不容许造假，隐瞒事实和乱涂乱画。

第十二条 各类档案是矿领导、文秘处对各部门工作表现作综合评价的重要依据，也是文秘处对文秘处干部进行考核和评优的依据。各部门应该认真对待。

第十三条 日常档案管理工作办法：

1、文秘处各部门应有专门管理档案的管理员，负责日常档案收集、整理、保管本部档案。

2、 由档案管理员定期进行清理和检查，如有遗失或残缺应立即汇报并进行补救，对于事故的负责人视情节轻重给予处罚;

3、 档案一般不外借，外部门如需外借，须经文秘长同意。借阅档案必须有证明，没有证明的一律不予借阅。借阅档案须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

4、 请各部负责档案的档案员与文秘处加强联系，沟通思想，交流经验，以利于档案工作的发展.

第四篇：文秘档案管理制度

一、 主要内容及使用范围

规定人事行政部各类文秘档案资料的形成和归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。

二、 文秘档案的管理机构

1、文书结案后，原稿由人事行政部所辖档案室归档。

2、各经办单位或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

3、文秘档案室主要职责：

① 制定或参与制定文秘档案工作的规章

② 对企业文书部门或生产、业务部门文件材料的归档工作，进行指导和监督;

③ 做好企业文秘档案的收集、整理、保管和利用工作; ④ 做好永久性文秘档案向有关档案机构的移交工作;

⑤ 提高文秘档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

三、 文秘档案的种类

1、法规必文件。包括上级颁发的、需企业执行的，或由企业 发行的各各标准、规章制度等。

2、企业的重大决议。包括由董事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料 、会议记录 等。

3、计划性文件。包括企业总体计划或规划、生产计划、营销计划、财务计划等。

4、总结性文件。包括企业和月度工作总结、下属单位的和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

5、凭证性文书材料。包括企业种类计划指标、技术指标、营销指标等，以及企业各类命令、工作指示、调度记录等。

6、凭证性文书材料。包括企业各单位上报的、在经营活动中形成少凭证，如财产状况、能源消耗、产品销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

7、证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、产品检疫证、卫生许 1 可证、出口许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标和证明等。

8、汇报性文书资料。凶手企业 上报主管单位的文件资料和相关统计报表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

9、劳资人事资料。包括企业及下属各 的人事任命、人事调整、人事管理 、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。

10、 声像制品资料。包括企业 及下属各单位在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察埋或外 提供 的，以声像 形式记录 下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像 资料、影片资料等。

11、 题赠性资料。包括上级领导和外协友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。

四、 文秘档案管理 的基本基本程序

包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编研、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

五、 文秘档案的收集

就是把分散 的，以及散失到其他部门的各类文秘档案资料，按有关的规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档即把企业 活动中产生的有保存价值的各种材料，由企业办公室及企业下属单位和个人定期协同档案进行整理、立卷、归档。

1、立卷归档的范围：凡属本标准第3条所有函盖的文件资料，均应卷归档。

2、立卷归档的时间

① 凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。

② 对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况延长。

3、立卷归档要求

① 各部门兼职档案员在规定时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。

② 移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。 ③ 归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、 2 正文和附件必须立在一起。

④ 立卷进应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁的拟写好案卷标题，把案卷内容这出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

⑤ 填写案卷一律用碳素墨水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

⑥ 立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

⑦ 立卷应以反映问题为主,结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

⑧ 立卷应把上级文件与本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

⑨ 立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。 ⑩ 文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

⑪ 各种实物档案了(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有原件，并保持其完好无损。

⑫ 声像档案摄录必须有详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

六、 文秘档案的借阅

1、文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

2、各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的文秘档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。

3、文秘档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，台有违纪，酌情处罚。

4、对珍贵或易损的档案，应制成自制品提供使用，复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。

5、必要进，档案 室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室公章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而東能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

6、文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅霎时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

7、借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

七、 文秘档案保密要求

1、档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强、保密意识，双方共同做好保密工作。

2、档案分一般档案和有密极档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

3、有密级档案只许在档案室查阅，不许带离本室。有密档案复制时，需经人事行政部主任或副总以上领导批准。

4、有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经人事行政部主任或副总以上领导批准。

5、对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

6、外来参观人员，统一由负责 接待人答复问题和办理所需材料。

7、档案管理员丢失或擅自提供泄露档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

8、企业 在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

八、 超期档案的销毁

1、对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

2、经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

3、销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为糨用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。

九、 文秘档案的保管

档案保管工作应做到四不：不荼(不使档案分散)，不乱(不使档案互相混乱)，不丢(档案不丢失不泄密)，不坏(不使档案遭到损坏)。同时，应做好防火、防潮、防晒、防虫、防损、防盗、防尘工作，以提高档案的安全必，对破损档案及时修补。

第五篇：公司文秘档案管理制度

公司文秘档案管理制度 1.目的作用

公司的文秘档案资料是公司行政办公和经营活动中不可缺少的要素。为了加强对文秘档案的管理，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。

2.管理职责

2.1行政管理部是公司文秘档案的归口管理部门，负责文秘档案管理制度的贯彻及在各部门的执行检查，加强对文秘档案室的业务领导和工作实务指导。

2.2各部门所负责的部门内部档案资料，应有专人兼管。同样也应执行本制度所规定的各项条款要求。

2.3文秘档案室是公司对文秘档案的专管机构，在行政管理部的领导下，其管理的主要职责为：

2.3.1制定或参与制定关于文秘档案管理方面的规章制度。

2.3.2协助行政管理部长对各职能部门文件资料归档管理的指导监督。

2.3.3负责对永久行文秘档案向有关档案机构的移交工作。

2.3.4总结经验，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文秘档案资料能够充分得到利用，为经营服务产生收益。

3.归档资料的范围、内容

3.1计划性文件资料

包括公司战略规划、经营计划、各职能部门的工作规划、计划。

3.2批示性文件材料

包括公司各类标准、指标，如计划指标、考核标准、技术标准等;公司管理层在生产经营中的各类命令、工作指示、调度记录等。

3.3法规性文件

包括政府、行业、上级制定和颁发的各种需公司贯彻和执行的规定、要求、标准等文件;公司内部制定的各类规章制度。

3.4公司的重大决议

包括由公司股东大会、董事会、监事会、总经理办公会议及其他重要的行政办公会议所形成的文件和会议材料、会议记录等。

3.5总结性文件

包括公司经营活动中、季度、月度的工作总结;下属单位的工作总结及单项性的各种总结报告。

3.6凭证性材料

包括公司各职能部门在经营活动中形成的各类原始记录、凭证、台帐等。如产量记录、质量记录、设备保养维护记录，以及材料能源消耗等、产品销售、合同书、协议书等原始记录和文本。

3.7汇报性材料

包括公司向各上级主管单位的汇报材料、统计报表、财务报表等;公司领导在外部公共场所发言或发布的各类文书资料等

3.8劳资人事资料

包括公司的人事任命、人事调整、认识考勤、人才引进和培训考核、工资核定记录等相关资料。

3.9调研性资料

包括市场调研、开发调研、行业及竞争对手资料、供应商经销商资料、公司内部各策划方案的技术经济论证材料等。

3.10声像制品资料

包括经营活动中、文化活动中、以及员工在外学习、考察时或外单位提供的以声像形式记录下来的对公司经营活动产生作用的各种资料。

3.11证件性文书资料

包括法人营业执照、土地使用许可证、产品检疫证、卫生许可证、出口许可证、产品质量认证、各类荣誉牌匾和证书、资产资料如汽车使用和房屋建筑等批文证照。

3.12馈赠行资料

包括上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

4.文件资料的立卷归档

4.1档案的收集

4.1.1凡属本制度第三条所涵盖的文件资料，均应归档统一管理，各部门应做好资料的分类立卷，至次年元月底整理归档;会计归档类在终结后，由财务部门编造清册，每两年归档一次。

4.1.2银行票据由财务部立卷留存;各类报表(应收帐报表、销售报表等)报相关领导阅后由专人回收并即刻销毁，只财务部立卷留存。

4.1.3业务要货计划、往来函等业务传真、资料由业务部立卷留存。

4.1.4各类外来文件、资料由总经理办公室负责立卷留存;内部文件原则上各部门传阅后，即由总经理办公室回收立卷留存。

4.1.5公司员工应注意随时收集各种信息资料，并及时汇总到各部门档案管理员，员工因公外出参观学习考察和参加个各种会议回到公司后，应将相关资料全部移交档案管理员。

4.2立卷归档的时间

4.2.1凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归档。

4.2.2对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务单位的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

4.3立卷归档的要求

4.3.1各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的文秘档案资料，递交文秘档案室立卷归档。

4.3.2移交档案要填写移交清单，移交清单一式两份，双方签字后各执一份。

4.3.3归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须归在一起。

4.3.4立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，然后还要填写备考表，注明保管期限。

4.3.5填写案卷一律用炭素黑水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。

4.3.6立卷应以本单位形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

4.3.7立卷应以同类问题为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。

4.3.8立卷应把上级文件于本公司文件(除请示、批复外)按保管期限和文件年限分开立卷。

4.3.9立卷归档后，发现还有需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

4.3.10文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。

4.3.11各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)归档必须有条件，并保持其完好无损。

4.3.12声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。

5.文秘档案的借阅

5.1文秘档案主要供本企业利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人需须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。

5.2各部门工作人员可直接查阅属于本部门业务工作范围得文秘档案资料。如需查阅非本部门得重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案得部门领导批准，方可借阅。

5.3文秘档案得借阅者应负责档案得完整和完好，不得私自影印、复印、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加注标语，不得转借，如有违纪，酌情处罚。

5.4对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采取复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制文件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制件不会有误。

5.5必要时，档案室应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖档案室印章后才有效。档案室证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自对档案资料作解释或下结论。

5.6文秘档案一般不得借出档案室。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延期借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。

5.7借阅文秘档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。

6.文秘档案保密要求

6.1档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作。

6.2档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级分为绝密、机密、秘密三级。

6.3有密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室。有密级档案复制时，需经公司办公室主任或副总以上领导批准。

6.4有密级档案只限归档人使用，其他人员利用需经办公室主任或副总以上级领导批准。

6.5对已到保密期限的档案要请相关部门领导和办公室主任鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

6.6外来参观人员，统一由负责接待人答复问题和办理所需材料。

6.7档案管理员丢失或擅自提供泄漏档案机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。

6.8企业在职工工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审查无误签字后，才能调离。档案管理员调离，应由办公室主任监督办理，档案交接之后，方能调离。

7.超期档案的销毁

7.1对超过保存期限的档案，由档案管理员登记造册，经办公室主任和档案形成部门领导共同鉴定，报分管副总批准后，按规定销毁。

7.2经批准销毁的档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。

7.3销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用，或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。