高校档案管理探究论文

2022-07-03

[摘要]随着高校管理体制改革的不断深化,新成立高校数量日益增多,给高等教育的发展注入了新的活力。同时,也为高校档案事业的发展带来了新的机遇与挑战。本文结合工作实际,适应高校档案工作发展趋势,针对新成立院校在档案管理工作中存在的问题进行了探讨,并提出了初步改进措施。以下是小编精心整理的《高校档案管理探究论文(精选3篇)》相关资料,欢迎阅读!

高校档案管理探究论文 篇1:

基于“互联网+”时代背景下高校档案管理探究

摘要:在“互联网+”时代背景下,社会数据呈现井喷式增长,高校档案管理也面临着巨大考验,尤其是对数据的存储、查找、收集,给档案管理工作带来很大难度。本文基于“互联网+”时代背景下对高校档案管理面临的问题进行分析,并提出了相应的解决方案和措施。

关键词:“互联网+”时代;档案管理;背景

引言

随着互联网的不断发展,计算机技术得到了广泛应用,尤其是在档案管理方面有着重要意义,计算机应用在档案管理中,可以给管理者带来很大的方便,使档案中复杂、繁重、琐碎、的信息进行有效的整理和分类,使凌乱的信息变得规整,方便管理人员对信息进行提取和查找。互联网技术的应用可以完善档案管理,提高档案管理者的工作效率,使管理人员更好的为用户提供服务。

一、“互联网+”背景下的时代特征

“互联网+”时代呈现出数据量大、数据类型多、处理数据快等特点,还可以对各种类型的数据做到快速的采集、处理、传播。对档案管理而言,档案信息中对数据的采集和存储是重点也是难点,高校档案管理者必须要依靠大数据进行解决[1]

二、“互联网+”时代下高校档案管理面临的问题

1.管理手段落后

从当下的实际情况来看,档案管理部门对于档案信息的管理手段相对落后,多数工作者还是以传统的方式对档案进行管理,从而导致不能对数据进行专业有效的处理,依然习惯在纸上记录加以管理,不仅查找困难,也容易导致档案数据丢失损坏,难以长久存储。

2.服务手段落后

“互联网+”背景下,信息资源和结构都发生了巨大改变,因此管理服务的手段也必须要创新。但是从目前看来,服务手段比较落后,在建立电子档案、深度挖掘档有效信息、存储、查找等方面都存在一定问题,无法为人们带来高质量服务。

3.缺少专业人才

档案管理工作中缺少专业的人才。“互联网+”背景下,拥有专业的数据管理人员显得尤为重要,仅依靠聘请外国专业人才是远远不够的,只是饮鸩止渴。在这种环境下档案管理工作如果没有长远的规划,是无法促进档案管理事业向前发展的。

4.管理内容混乱

互联网技术应用在档案管理中,为档案管理提供了极大的便利性,使信息收集、储存和输出速度大大加快,提高了管理者的工作效率。但是,由于信息收集和输出过于便捷,使其信息异构难以达到有效融合和统一,导致某些文件因传输端口或文件格式不同,使信息无法做到兼容统一和无法打开,最终使数据存在差异[2]

5.檔案安全性匮乏

互联网应用在档案信息管理中,所能处理的信息数据必须是开放性的,这样一来也就增大了数据信息泄露丢失的几率,使档案信息安全面临巨大风险。对此在应用互联网技术之前,必须要保障信息资源共享平台的安全。

三、“互联网+”时代背景下档案管理的对策

1.改变档案管理观念

首先要做的是促进观念的转变,将以往传统的管理观念转变为数字化管理观念。以用户的实际需求为目的,使档案从简单的保存向实际应用进行转变,加强服务意识,提高服务水平。并针对用户的要求,提供专业个性化标准服务,力求客户满意为宗旨。以此来满足对档案的不同需求。

2.加强档案资源库建设

将档案信息资源进行数字化管理是建立档案资源库的重要基础,在建立数字化管理中首先要按照重要程度级别进行建立。由于大数据技术应用广泛,内容复杂,档案管理机构仅依靠自身开发难度较大,且收集数据能力差、过于单一和复杂,但是档案管理机构可以利用大数据的广泛性对学校的数据信息进行专业化的收集和分析,具有独特的大数据分析能力和特制的设备[3]

3.组建高素质人才队伍

在“互联网+”时代背景下,档案管理工作涉及到多个方面的内容。档案管理人员不仅要有传统的档案管理知识和能力,还要以档案业务知识为基础,对计算机、数据库、数据结构等知识进行理解掌握,来提升数据采集、整理、分析等综合能力。此外相关部门也要加强档案管理人员的教育和培训,争取培养出专业的档案管理人才。

4.整合资源提高数字化进程

在“互联网+”时代背景下,高校档案管理部门应加快推进档案管理数字化进程改革,通过整合海量信息资源以此来建立跨平台、跨系统、跨数据结构的共享档案信息平台,使信息以网络的形式进行存储,用户直接在互联网上就可以查找自己想要得到的相关信息,使用户得到全新的查询体验。

5.建立健全相关法规制度

档案数据对外开放是档案事业发展的新方向,同时也是大数据档案信息整合的基础。因此相关部门一定要制定相关法律法规来保护档案信息的安全。档案管理机构要对档案安全管理系统定期进行检查和升级,对档案提取人员进行严格的身份核实。同时完善大数据网络安全,建立专门的杀毒系统,做到有效的防范黑客入侵和病毒攻击。

四、总结

“互联网+”时代的来临,既给高校档案管理带来了机遇同时也带来了挑战,所以档案管理人员必须要抓住时机,通过自身努力学习来适应“互联网+”时代给档案管理带来的改变。随着互联网技术的进一步完善,档案管理在“互联网+”时代下将获得更大的进步和改变,有助于档案管理事业实现长远的发展。

参考文献:

【1】于斌.大数据时代档案管理面临的问题及对策分析[J].机电兵船档案, 2016,(6):69-72.

【2】马新丽.大数据背景下的档案管理问题探讨[J].青春岁月, 2017,(23).

【3】汤亚男.大数据环境下档案管理的问题与对策[J].中外企业家, 2015,(12):167-169.

作者简介:

王冰(1984-),女,汉族,河北省唐山市人,中国人民大学本科,华北理工大学,研究方向:档案管理

作者:王冰

高校档案管理探究论文 篇2:

新成立高校档案管理探究

[摘要]随着高校管理体制改革的不断深化,新成立高校数量日益增多,给高等教育的发展注入了新的活力。同时,也为高校档案事业的发展带来了新的机遇与挑战。本文结合工作实际,适应高校档案工作发展趋势,针对新成立院校在档案管理工作中存在的问题进行了探讨,并提出了初步改进措施。

[关键词]新成立;高校;档案管理

0引言

近年来,随着我国高等教育教学改革的不断深入,通过各种形式新成立的高校数量越来越多,既实现了优势互補、强强合作的办学思路,又充分整合了教育资源,促进了教育事业的更大发展。与此同时,高校档案工作也搭载上改革的列车,逐步走向制度化、规范化和科学化,档案管理的内容也日益复杂多样。本文以河北中医学院为例,结合作者在档案工作中的实践,进行一些交流和探讨。

1新成立高校档案管理工作现状

河北中医学院始建于1958年,是全国建校较早的高等中医药院校之一,河北省重点骨干大学,河北省人民政府与国家中医药管理局共建高校,教育部卓越医生(中医)教育培养计划改革试点高校、河北省双一流建设单位。历经分合,于2013年4月,河北中医学院重新组建成立。

1.1档案管理工作出现停滞

学校成立前,两校区各自独立,档案保管相对完整。但是成立期间牵涉到各校区分管部门交叉完成的工作,尚未立卷归档的文书,由于涉及人员较多,加之并校期间工作人员思想状况不稳,没有人牵头专门去督导档案工作,所以基本处于停滞状态。

1.2档案工作意识薄弱

根据高校档案管理办法,为便于积极提供档案利用,为学校各项工作服务,要求各校区的档案实行统一集中管理。而实际情况是,两校区处在不同的位置,距离相对较远,又恰逢新建时期,面临着教学研一系列新生问题。在这种情况下,多数人认为档案工作相对次要,没有尽快提上学校工作日程。

1.3档案的数字化建设需要重新布局

学校成立前,两校区档案管理基本上处于人工状态,没有采用先进的档案数字化建设平台,档案室固有设备利用率并不高,严重影响了档案工作的进展和档案的利用效果。新校成立后,为了适应档案工作发展趋势,学校档案的数字化整体建设势必要在档案整合后重新布局。而学校现有的档案数字化基础设施、信息资源以及应用系统等各方面要素都基本还处于一穷二白的地步,给档案数字化建设带来了重重障碍。

2档案管理人员的业务素质普遍较低

学校成立前,档案室工作人员数量相对较少,身份、年龄、文化水平参差不齐,高校档案专业毕业生更是凤毛麟角。曾几何时,档案从业者的门槛都非常低,大大拉低了档案工作队伍的整体素质。从当前档案管理工作的新形势、新背景来看,真正属于复合型的档案管理人才匮乏,特别是针对档案内容,能进行档案信息深层次编研和挖掘的人才短缺。上述因素最终导致高校档案室的功能受到很大制约。

新成立高校要做好档案管理工作,关键是要进一步转变工作观念,规范档案制度,推进数字化进程,提高人员素质。

2.1转变档案观念,强化档案意识

学校成立后,随着学校内设机构调整,档案室内部整合,部分档案工作人员调离,档案工作任务较之以前明显加重,档案工作者的压力与日俱增。因此,学校成立后档案工作人员及兼职档案员有必要对自己的身份和工作性质重新定位,要从根本上转变观念,改变在埋头苦干、与外界鲜有联系等工作作风及习惯,要刷新存在感,主动适应学校发展大局,服务学校发展需要,使档案工作在最大限度上实现自身价值。校区成立后应加大档案法律、法规的学习与宣传,加强广大师生员工的档案意识,时刻心系档案,爱护档案,共同促进学校档案工作的顺利开展。

2.2完善组织架构,规范档案管理

新成立高校的各项工作都处于百端待举的状态,档案工作也不例外。因此,首先要有组织保障。成立学校档案工作领导小组,制定小组章程,档案工作领导小组下设办公室,负责协调和统筹管理全校档案信息资源及档案工作的管理机构。其次,要有严格的制度规范。建立健全档案管理系列工作制度,制定《档案管理办法》,明确归档范围,印发档案制度学习手册,将档案工作纳人学校各部门的绩效考核,使档案工作逐步趋于程序化、规范化、科学化,为高校成立后档案工作的有序开展保驾护航。

2.3加快数字化建设,适应趋势发展

高校档案数字化建设是新时期档案室的一项基础性业务工作,是档案工作向学校数字化一体建设高度融合的必由之路。作为新成立高校,要抓住历史机遇,在战略起点上高度重视,切实从各方面加大力度做好档案信息资源开发利用工作。首先,要对传统纸质档案进行数字化加工,加强对电子文档的管理;其次,要加强档案管理信息系统平台建设,搭建档案信息数据库,提高服务利用水平;最后,要加强档案信息安全体系建设,通过计算机先进技术,加强对电子文件归档工作的监督与指导,确保档案信息网络传输的安全,确保档案数据库的安全。

2.4科学配备人员,加强素质培训

档案工作人员是档案工作的主体,直接决定着档案事业的成败。因此。快速有效地成立一支事业心强、业务素质硬、规模结构合理的档案工作队伍,是做好建校初期档案工作的基本保证。首先,要保证档案室拥有适量的、与档案工作强度相匹配的专职档案人员,尽可能在年龄、专业、学历、业务等方面层次合理,以便档案整体队伍中相互映衬、取长补短;其次,要在全校推进档案工作管理体系建设,明确各二级部门单位负责档案工作领导及兼职档案管理人员,充分发挥他们在全校档案工作中的枢纽作用。档案室负责同志要适时进行业务督导,定期举行业务培训。通过稳定的档案工作网络,增强全校档案人员做好工作的信心与决心。

3结语

高校的建立,对档案工作来说,既是机遇又是挑战,档案工作者应该高瞻远瞩,及时把握机遇,让档案工作乘上高校改革发展的春风,与学校各项工作发展齐头并进,共创共赢。

作者:马峰涛 董秀锐

高校档案管理探究论文 篇3:

新形势下开创高校档案管理工作新局面的路径探究

摘 要:高校档案管理工作是高校里管理的基础,对于高校的人才培养、学校建设、科研发展都起着非常重要的作用。高校档案管理工作一向是高校内工作量十分大的工作,在新形势下,随着互联网、云储存等技术的发展,档案管理工作也迎来了新的工作局面。如何将高校档案工作在新形势下做的更快更好,就是本文主要探讨的问题。

关键词:高等学校;档案管理;新时代形式

高校档案工作是一个高校成长发展道路上的直接纪录,是高校今后发展路径参考的重要资料,也是对于高校师生信息的重要整理。在当代社会,高等学校招收的学生越来越多,需要整理和储存的档案工作也越来越细致全面,要求越来越高。目前所需要归档的资料信息非常大,这对于高校档案管理工作来说,是一个新的挑战。高校应该采取哪些路径来应对这些新的局面呢,本文就对这一问题作出了探究。

一、新形势下高校档案管理工作存在的问题

1.高校对档案管理工作不够重视。新形势下,高校档案管理工作的重要性愈发凸显出来。现在社会要求建立起完善的身份信息系统,而大部分人的个人信息中都会包含在高校内学习活动的内容。因此高校档案管理工作不单单对于高校的建设发展有着基础作用,对每个在高校内生活学习的师生也存在重要意义。就学生而言,建立起完善的档案管理工作会使学生在参加奖学金评比、学生工作评比中更加公开公平,有利于建立良好的學风、校风。对于高校的老师而言,完善的档案工作对于教师评职称、发表论文都有着重要作用。真实有效的档案管理工作有利于方便教师的工作。

但是目前很多高校对于档案管理工作并没有重视起来。由于缺乏对于档案管理工作的规范约束,高校档案经常出现损毁、丢失的现象,这对于高校档案管理工作是非常不利的。另外一方面,高校档案管理工作也更应该重视对于档案的保护。要注意保护高校内师生及学院建设的隐私,不要使一些心怀叵测的社会人士趁机窃取、利用,做出有害于高校发展的事情。

2.高校档案管理工作缺乏信息化。信息化、高速化是新时代最重要的一大特点。工作单位在录取高校学生的时候,只要轻轻一点该生所在高校的信息网,就能查阅到高校每年对学生培养的计划与内容。甚至有些档案管理工作十分出色的高校,可以高效简洁地列出每一个学生在校内主要活动,所获荣誉,参加的工作,以及是否受到处分和惩罚。这就说明建立系统、完善的档案管理工作系统是非常有必要的。

但目前高校档案管理工作发展并不均衡,每个学校都有着不同的发展水平。目前我国高校档案管理工作发展还十分缓慢,大部分学校仍然没有在档案管理工作上建立起完善的信息化网络系统。有些高校甚至没有做到引进网络与信息化的手段,有些高校在档案管理工作信息化上已经建立起基础,但是档案管理工作部门的设施水平仍然十分落后,只能储存文字资料,而不能储存音像和图片。档案管理工作部门的人员专业化水平也不够高,往往由一些非档案管理专业的老教师们担任。这就导致高校内信息化档案的建设不够系统化,也不够先进完善,缺乏更加深入、系统的研究。

电子档案和纸质版档案相比,其实电子档案更容易丢失。如果高校不加强档案管理工作的设备建设,提高档案管理工作人员的专业水平,那档案管理工作就无法健康地发展下去。档案管理工作发展速度也会越来越缓慢,无法真正做到位高校的健康发展做出贡献。

3.高校档案管理工作缺乏规范化。目前高校档案管理工作还不够信息化和专业化。高校内要求每个学院进行档案的收集与上交工作,但是由于缺乏统一的规范要求,每个学院上交的格式都不一致。例如图片的大小、文件的命名形式这种档案信息的小细节,高校都应该做出具体、明确的要求。目前高校档案丢失的情况时有发生,但是往往丢失以后就缺乏补救措施,责任也无法追踪到个人。这对于高校的档案管理工作是十分不利的。

为了加强高校档案管理工作,应该对其进行更加系统化和规范化的要求。制定相关的工作规范与要求,并对档案管理工作进行严格的执行和检查。档案要分类细致,拥有完善的分类体系,比如图片档案与文字档案,学术科研与学生就业档案进行明确分类归纳。纸质版档案与电子版档案对应做好储存。目前高校在档案收集上呈现出非常不平衡的态势,例如教学管理性的文件占比例较大,教学实践性材料占比例偏小;对传统的纸质档案的归档较为完备,而忽视声像档案、实物档案、照片档案等类型档案的收集和整理。

最后高校还存在档案虚假的问题。对于收集上来的档案,没有进行严格缜密的审核检查,因此很容易出现档案虚假、伪造的事故。这些都是由于高校档案管理工作不够规范、系统化导致的。

二、开创高校档案管理工作新局面的主要途径

1.加强对高校档案管理工作重要性的认识。高校应该对档案管理工作重要性的认识,在行动上主要体现在以下三点。

首先,要增加对于加强对高校档案管理工作设备的投资。投资可以用以改善档案管理工作人员的办公环境、改善档案管理工作储藏环境以及改善档案管理工作信息化系统化设施工具。比如要档案管理工作人员要对收集上来的档案进行电子化存档,那他们办公室内就需要完善的电子信息化工具,如电脑、硬盘、网络等等。对于纸质版档案,也需要改善储存环境,要时刻注意加强防水、防潮、防霉蛀、防火灾等等预防措施。

其次,体现在提高档案管理工作人员的专业素质上。目前高校内档案管理工作人员专业水平参差不齐,因此高校应该采取措施提高工作人员管理档案的能力和水平。通过邀请档案管理工作名师讲座或者培养的方式,来提高档案管理工作人员的专业能力。或者定期安排给档案管理工作人员一些相关专业书目,要求档案管理工作人员完成一些管理工作的任务。通过这些活动形式来提高档案管理工作人员的理论水平与实践能力。

另一方面,也可以通过引进人才的形式提高高校档案管理工作建设水平。优秀的人才对于任何一个行业的发展都是至关重要的。高校需要引进高学历、高素质、多功能的综合型档案管理人才,通过这些优秀人才,档案管理工作才能够快速提高高校的档案管理水平与质量,将高校内的档案管理工作建设的更加具备专业性、规范性与现代化。高校应该通过提高档案管理工作人员的待遇水平、工作环境、晋职空间等多种方式,来吸引并留住更多优秀的档案管理人才。

2.加强高校档案管理工作规范性。没有规矩,不成方圆。目前高校在档案管理工作上最大的问题就在于不够规范化和系统化。因此急需加强高校档案管理工作的制度建设。任何事物的发展都有它的规律,档案管理工作同样如此,有它内部的规律。只有按照这种科学的规律办事,档案管理工作才能越做越好。对高校档案管理工作进行更加规范化、制度化、现代化的要求,就符合高校档案管理工作发展规律。

高校的档案管理工作要适应当前科技发展和档案管理现代化的要求,就要更新档案管理思想,在管理方法和手段上不断创新。通过加强档案管理工作的制度化和规范化要求,不断提高档案管理人员的责任心、管理意识和法律意识,完善在档案管理工作上的奖惩制度。高校可根据自身情况制定《高等学校档案管理办法》、《档案工作条例》、《档案工作立卷规范》、《人事档案管理办法》、《档案保密制度》、《人事档案查(借)阅暂行规定》、《綜合档案查(借)阅利用制度》等一系列规章制度,对档案的收集、整理都进行严格要求。所有收集上来的档案信息,都要进行系统的重重审查,以保证档案信息的严谨性与真实性。档案的分类整理和保存,也需要进行严格的要求。只有这样,日后在需要查找档案的时候,才能又快又好地将档案找出来。

同样,为了防止档案的丢失,纸质版档案和电子版档案都要做好对应储存工作。任何一方丢失,都可以通过另一方进行补充。比如纸质版档案常见的丢失问题是存档后难以再找到,这就需要在进行档案分类整理时更加严谨。电子版档案的常见问题是网络系统出现问题,因此高校要引进网络系统的专业人才,实时对于电子档案的管理系统进行维护。出现档案丢失这样的事故,一定要按照制度要求层层追究,将相关的奖惩制度落到实处。这样才能将档案管理工作做的更加规范化与系统化。

3.加强高校档案管理工作信息化建设。21世纪是信息化的时代,电子档案的重要性已经远远地超过了纸质版的档案。如何提高高校档案管理工作信息化水平,就成了每个高校急需解决的问题。现代的档案信息越来越细致,学生举办了什么活动,新创办了什么社团,师生新发表了哪些文章,都是高校档案管理部门需要记录的内容。高校内每时每刻都会出现大量需要整理的档案信息。只有建立高效完善的档案信息平台,将档案管理工作不断的数字化,才能够做到对于档案管理工作快速高效地完成。因此,要加大资金投入,适时地进行档案管理设备的更新,提高网络管理的水平,不断引进相关的数字化、信息化人才,才能够实现数字化档案管理的要求。

三、结论

教育是国家发展、民族复兴的根本大业。高校档案管理工作对于国家和社会来讲也有着不可替代的作用。因此将高校档案管理工作发展地更加现代化与信息化,建设地更加符合新时代发展要求是高校发展必须面对的问题。面对学生越来越多,管理工作越来越复杂的新形势,高校应该积极利用现代网络平台与科学技术,采取新的思路,为档案管理工作开创更加全面便捷的新局面。

参考文献:

[1]薛 梅.新时代民办高校档案事业发展路径探究[J].档案与建设,2018(10):86-89.

[2]赵 丹.高校办公室档案管理工作的规范化发展路径[J].科技资讯,2018,16(26):89-90.

[3]刘新喻.高校档案管理工作的现状与路径探析[J].青海师范大学民族师范学院学报,2018,29(01):89-90.

[4]赵纪越,周 越.高校会计档案管理工作中存在的问题及解决路径探析[J].经贸实践,2017(20):190.

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[6]宋 阳.目前我国高校档案管理工作问题分析及解决路径[J].潍坊工程职业学院学报,2015,28(04):26-28.

[7]钟小宁.提高高校学生档案管理水平的路径探究[J].亚太教育,2015(13):193+175.

[8]王雅新.高校教学档案管理的创新路径探究[J].时代金融,2015(12):209.

作者:吕扬