城建档案管理策略论文

2022-07-03

[摘要]作为国家和城市发展的重要战略资源,城建档案是再现历史和描绘未来的重要依据。社会的迅猛发展导致城建档案信息量迅速增加,所以借助计算机技术、通信传播技术和网络技术等推动城建档案管理信息化建设顺利开展是必然趋势。对此,文章主要阐述了城建档案信息化建设的必要性,并对加强城建档案管理信息化建设的有效策略进行了探讨,以期推动城建档案现代化的顺利实现。下面是小编为大家整理的《城建档案管理策略论文(精选3篇)》,仅供参考,希望能够帮助到大家。

城建档案管理策略论文 篇1:

基于信息化条件下城建档案管理创新策略研究

摘要:随着我国经济的高速发展,信息化成为各行各业发展所追求的目标。而档案对于国家的发展,对企业的发展更是具有极为重要意义的,它是对过去历史的铭记,是反思过去的重要依据。而我们提高城建档案的信息化,能够极大的提高档案管理的效率,充分发挥档案的历史价值。所以说,我们应该加大计算机网络技术在档案管理中的应用。该文主要从目前信息化城建管理的存在的问题、城建档案管理实现信息化的必要性和基于信息化条件下城建档案管理创新措施,这三方面进行了详细的阐述。

关键词:计算机网络技术;档案管理;作用

现如今,计算机网络技术和人们生活联系的越来越紧密,在生活、生产各方面是相当普遍的。科学技术的进步,为档案的管理也带来了质的改变。然而,实现现代化城建档案管理,能够帮助我们改变知识的储存方式,从而节省空间。在减轻工作人员工作量的基础上,实现档案资源利用效率的最大化。那么,在档案管理中,如何高效的利用计算机网络技术,提高信息的使用效率,达到资源的共享,还有很长一段路要走。在新的时代背景下,我们要根据时代的要求,不断提升自己的专业素养,同时根据时代的要求,加强档案管理的标准化和信息化。

1 目前信息化城建管理的存在的问题

1)管理技术力量的落后

信息化条件下城建档案管理,不仅仅是计算机投入使用,而是在于如何利用计算机网络技术建立一套管理应用的标准,帮助档案管理提供更加高效、便捷的方式。而就目前来说,我们的档案信息化管理缺乏必要的专业人才,大部分从业人员具备的专业素质比较低,特别是在利用网络信息技术上。毕竟,日常的工作的开展和系统的优化升级,还是需要这些专业人才,根据实际的需求不断做出调整的,不然,再先进的设备也不能在实际的使用中发挥出作用。而管理技术力量的落后,是档案管理上前进的动力不足,难以形成长久的发展,难以实现档案中经济效益的转换。

2)档案管理的信息化程度不高

信息化的管理方式,是利用计算机网络技术,实现对城建档案管理的高效、便捷的管理,提高城建档案的使用效率。而就目前来说,很多档案管理仍旧停留在传统的手工管理,计算机仅仅成为一个简单的辅助工具。要么是成为摆设,完全流于形式,要么就是简单的进行检索,而忽视了计算机网络技术在系统管理,档案资源整合上的作用。没有建立信息化管理模式的城建档案管理,其管理上的优势就难以体现,而随之而来档案管理的效率必然是低下的,未能将档案对当今发展的指导、借鉴意义发挥出来,进一步阻碍了档案管理的现代化进程。

2 城建档案管理实现信息化的必要性

1)时代发展的需要

随着时代的发展,人们越来越重视档案的作用,而对档案的保存也不单单停留在文字方面的,而是包括了音频、图像、动画等等。所以说无论是从档案的容量,还是档案的形式来说,都为档案管理工作提出了不小的挑战。而信息化条件下城建档案管理,能够在一定程度上满足节奏快、容量大等问题。档案信息处理的广度和深度,要求我们在档案管理中引入计算机网络技术,从而弥补传统档案管理中的不足。所以说,档案管理部门,应该根据时代的需求不断地提升档案管理的质量,真正做到档案收集、管理的高质量,为大众提供更加简洁的服务。

2)提高城建档案管理的效率

信息化条件下城建档案管理,能够极大的提高档案管理的效率。首先为档案的收集和整理提供了便捷。各部门可以将档案形成电子版发送到档案室,录入到系统中,定期对资料进行归档,仅仅是对文件夹的整理,比较的简单、高效。特别是在借阅资料之后的整理,采用计算机网络技术,大多数的档案资料利用电子版进行借阅,省去了节约之后的档案的归档整理的工作,在一定程度上减轻了工作压力。其次,城建档案的信息化,能够在一定程度上为档案之间建立相应的关联,提高档案的使用价值。传统的档案管理中,我们在查找相应的档案资料比较短麻烦,并且容易出现漏掉资料的现象。而利用计算机网网络技术,透过关键词的搜索,能够最大程度调阅相关资料,提高城建档案的使用效率。

3 基于信息化条件下城建档案管理创新措施

1)树立先进的档案管理理念

管理理念的确认对指导实践工作具有重要的指导意义。对档案管理的现代化来说,具备先进、良好的档案管理理念,还是很有必要的。档案本身来说,不仅仅是对过去一种文字记载凭证,更是面向未来反思的重要依据,我们要充分发挥其自身的经济价值。而这就对档案管理的系统性提出了更高的要求。所以说,要想发挥档案的情报价值,需要我们梳理现在的档案管理理念,能够利用计算机网络技术,帮助档案建立一个系统的、全面的脉络,能够面对过去,反思过去,把握现在,赢得未来。信息化条件下城建档案管理,需要档案管理的从业人员能够形成先进的管理理念,树立终身学习的管理理念,从而为实现档案管理的信息化奠定坚实的思想基础。

2)加大计算网络等硬件设备的投入

传统的档案管理更多的是一种文字、书面材料的保存,而实现档案管理的信息化,需要加大專业设备的投入,从多种方式和角度去保存档案,发挥档案的作用。比方说,计算机,档案系统的开发,网络的沟通等等,这些都是需要一定的标准、要求的。所以说,档案管理部门应该利用现代化的计算机网络技术武装自己,加大基础设施的投入,给各部门配置专业的软硬件设备,部门之间设备质量的统一标准,从而保证各部门之间档案共享信息的零误差,最终实现档案管理的信息化。

3)提高从业人员的专业素质

现代化的管理技术,最终还是要落实到人的具体实践中来的,所以说要想实现城建档案管理的信息化,需要不断提升从业人员的专业素质。首先对于从业人员来说,要具备基本的计算机网络技术,能够进行一些简单的技术操作,保证整个系统的高速运行。其次,还应该具备一定的创新理念和必要的安全管理理念,以实现档案管理的科学性,在实际工作中不断完善档案管理系统。与此同时,不断学习、更新文件管理程序的先进的知识,根据实际的需求,不断地更新档案管理系统,以便能够为大家提供更加便捷、高效的档案信息,真正发挥档案信息化条件下城建档案管理在城市发展建设中的作用。

4)建立健全档案管理系统

信息化条件下城建档案管理能够在一定程度上降低人为管理带来的风险,但是并不是等于计算机网络管理就是完全能取代传统的档案管理。在此期间,我们应该根据计信息化条件下城建档案管理的特点,编制相应的档案管理的制度确保计算机网络能够技术能够在档案管理中发挥作用。管理制度的建设,能够为档案管理的运行建立相应的标准,确保大家的工作在统一的标准下正常的运行。同时依据技术上存在的漏洞,制定相应的解决措施,将现实管理中的问题降到最低。在进行档案管理内容的时候,应该确保档案之间的横向联系以及纵向联系,逐步整合档案文件的管理工作。利用计算机网络技术,实现对档案的综合管理。

4 总结

计算机网络技术的迅猛发展,为档案管理带来新的变革,让档案管理更加的系统、便捷,其作用是不言而喻的。而我们如何利用这样一个契机,改变传统的档案管理方式是相当重要的。我们需要对档案管理进行有重点,有针对性的改进,切实做好信息化条件下城建档案管理,将档案网络信息化的优势发挥到极致,从而为社会大众提供更加便捷的服务。当然了,计算机网络技术和档案管理的结合,还是需要根据档案的性质以及特点,对当前的管理方式进行有针对性的调整,利用计算机网络技术,改变传统的档案管理方式,从而实现档案管理的现代化、信息化。

参考文献:

[1] 樊淑梅.信息时代如何做好档案管理工作[J].中国管理信息化,2017(19).

[2] 史昊,刘瑞欣.城建档案管理工作的现状分析及对策探讨[J].城建档案,2017(12).

[3] 现阶段城建档案管理存在的问题及对策[J].城建档案, 2018(01).

[4] 李璐璐.关于如何加强城建档案管理的思考[J].城建档案, 2017(07).

作者:梁霄

城建档案管理策略论文 篇2:

探讨加强城建档案管理信息化建设的有效策略

[摘 要] 作为国家和城市发展的重要战略资源,城建档案是再现历史和描绘未来的重要依据。社会的迅猛发展导致城建档案信息量迅速增加,所以借助计算机技术、通信传播技术和网络技术等推动城建档案管理信息化建设顺利开展是必然趋势。对此,文章主要阐述了城建档案信息化建设的必要性,并对加强城建档案管理信息化建设的有效策略进行了探讨,以期推动城建档案现代化的顺利实现。

[关键词] 城建档案;信息化建设;策略

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 07. 057

0 前 言

现阶段,城市建设步伐的加快促进了城建档案管理工作量的加大。相应的,调用、处理和分析这些城市建设基本信息难度日益加大,这就需要更准确、全面的城市建设档案进行维护、管理、建设和规划。在信息化技术不断发展下,信息化技术快捷、准确、方便的特点逐渐被城建档案管理部门认可,促进了城建档案信息化管理的良好发展。

1 城建档案信息化建设的必要性

1.1 提高工作效率

构建一种信息化的档案管理模式,方便工作人员建立和查询档案。当前纸质档案的管理加重了管理人员的工作任务,造成他们承受了较大的工作压力,很容易发生错误[1]。在档案管理中应用计算机技术可以给予工作人员帮助,提高其工作效率,降低工作难度,同时也使档案储存的占地空间得到了节省。

1.2 使城建档案管理的服务更加全面

当前,在城建档案管理中,计算机技术的应用不断优化了档案管理的服务质量,同时也影响了档案机构中的人员设置,这在整体上对档案管理工作的操作效果和服务性能进行了完善。借助计算机技术的档案管理可以利用软件单独展开操作,有效整合资源。条理化储存档案信息可以为用户展开信息查询和操作提供方便。

1.3 操作效率较高

传统的城建档案管理需要在设备维护上投入诸多的经费和人力,是一项十分关键的支出成本;档案管理人员素质参差不齐,也在一定程度上影响了档案管理,同时一些城市的档案管理制度缺乏完善性,也会危害城建档案管理。计算机技术,可以使档案管理工作人力工作量得到显著减少,可以直观有效地促进档案管理和服务水平的提高,同时也使资源的高效配置得到优化,增强档案管理的系统性。

1.4 持续性更好

传统的城建档案储存和管理方式是在固定的地点存放纸质档案,只要发生水灾、火灾等意外事件,就会对档案带来不可预计的损失,档案的安全性、完整性难以得到保证。计算机信息化的档案管理方式是通过网络云技术的储存方式来进行管理的,这样就能够保证档案被分类保存在计算机的服务器中,还可复制保存在异地,避免了因为灾害事件造成档案资料损失,使得档案的保存持续性更加稳定。

2 城建档案管理信息化建设的几大核心要素

2.1 基础设施建设

在城建档案信息化建设中基础设施是重要的物质保障,其充分体现了城建档案信息化程度,是城建档案信息化建设中不可缺少的重要组成部分,是对城建档案信息资源进行开发利用和应用信息技术的重要前提。在基础设施中档案信息网络发挥着极为重要的作用,其是档案资源共享、信息传输的重要手段,是计算机、通信、档案信息数据密切联系在一起后衍生的产物[2]。

2.2 档案信息资源建设

在国民经济和社会发展中城建档案信息占据着极为重要的位置,对其进行開发和利用是城建档案信息化以及城建档案信息化建设取得成效的重中之重[1]。对城建档案信息资源进行开发利用的程度直接体现了档案信息化水平的高低。首先,要运用相关技术充实和完善档案信息数据库,并和相关网络系统实现互联;其次,是数字化处理现有馆(室)藏档案,借助现代信息技术压缩处理并转化城建档案信息资源,使其变成数字信息。

2.3 标准规范建设

现阶段,计算机技术的应用越来越广泛,办公自动化的发展日益迅猛,网络的不断扩展和延伸,需要保证城建档案信息的安全、可靠和真实,就要把遵循和城建档案信息化建设相关的标准和规范建立起来。标准规范是城建档案信息化建设的关键,主要包括电子档案管理和电子文件归档,档案信息的资源标识、管理、交换、查询、存储、描述和使用等,要逐步建设成具有中国特色的信息化标准规范体系。

2.4 应用系统建设

应用系统是采集、加工、管理、处理、存贮、传递城建档案信息的各种应用软件,其从技术上保障了城建档案信息资源的开发利用和档案信息网络建设,和城建档案信息化建设的质量和速度息息相关,是城建档案信息化建设效益的集中体现。应用系统建设要和各单位办公自动化、局域网建设保持同步。

3 加强城建档案管理信息化建设策略

3.1 加强意识,确保档案数字信息化建设的顺利开展

城建档案人员要具备城建档案信息意识,档案管理工作的信息化,应是以人为中心的信息化,其最终要借助“人”来推动,同时其主要目的也是为了使“人”得到更好的发展,从而将档案事业的可持续发展实现,这就要求档案管理人员把正确的思想意识树立起来。城建档案人员的积极主动性直接影响着信息化建设能否得到顺利开展。城建档案人员具备了城建档案信息的意识,认识到城建档案信息化建设的重要性,才能更好树立较强的使命感和责任心,才可以积极主动地投入到城建档案信息化建设中,将信息化过程中的每一项工作做好,主动将城建档案信息融合和渗透展开思考,并同其社会信息一起发展。不断增强城建档案信息化意识,在城建档案信息化建设中可以发挥积极影响,为城建档案信息化建设提供有利条件,促进城建档案信息化技术水平的不断提升。

3.2 强化电子文件的采集工作,丰富城建档案管理信息化内容

在新形势下城建档案信息化建设中,其电子文件主要包括电子文件显示工具、电子文件承载工具、修改的电子计算机应用平台、电子文件详细内容[3]。其中,在构建城建档案电子信息化系统的时候,应不断加大采集和总结各类电子文件的力度,以确保城建档案从以往的纸质档案向数据化资料转变。同时,借助对城建档案电子应用系统进行全面维护,这对现代城建档案数据资料安全性的提高极为有利,以保证城建档案资料管理系统运行的健康性和稳定性,从而将城建档案的利用效率提高。除此之外,立足于现阶段城建档案信息化数据储存和查阅取材过程中存在的各种问题,需要确保城建档案电子文件的可理解性、可实用性和可存取性。对城建档案电子保存的标准化格式进行制定,保证城建档案信息的采集和总结可以和所制定的内容与标准相符,以便于城建档案资料和数据信息的资源共享全面实现,从根本上把现代城建档案电子资料的利用空间拓宽。就城建电子文件收集的内容,应该严格遵循国家制定的相关要求,对城建档案文件做好备份,有效避免城建档案信息化管理中发生误差,从而对城建档案的利用造成影响。

3.3 注重开放平台的搭建,保障档案信息的可靠性、安全性

资源建设是档案信息化的一大核心要素。怎样确保信息的安全性、可靠性和正确性十分重要,同时也和档案信息化利用率以及档案信息化建设的成败息息相关[3]。同时,需要在档案信息化最初阶段便把入选的范围以及成果基本要求确定好,制定并分步骤落实计划,把档案信息的鉴定工作做好,将应急措施制定出来,运用全方位的安全措施,保障档案信息化安全可靠。在借助局域网等提供信息服务过程中,档案信息化成功不仅可以使多样性的需求得到满足、功能齐全,把档案信息化数据库的开放性维护好,又需要运用防止病毒入侵和黑客攻击等安全措施保证档案信息免受损害,确保档案信息的长时间可持续利用。

3.4 加大投入力度,巩固基础

要想提升档案管理的信息化水平,必须在资金和人力方面加大投入力度,使信息化基础设施建设得到不断加强。第一,要针对档案信息化建设基础设施加大投入力度。将档案信息化资金列入各级财政预算之中,采用逐年投入的方法有效解决基础设施运维和建设问题。要采用自主解决、外包服务、合作开放等形式,确保档案信息化的创新性,通过各种渠道对信息化科研经费进行筹措。第二,要把档案信息化建设必需的软硬件基础设施配备齐全。以管理信息化的技术要求和实践要求为基础,立足于既和工作需要相符又节约成本的原则,为档案管理部门把专门的计算机和辅助设施配备好,如微缩设备、数码相机、移动硬盘、UPS电源、服务器、复印机、扫描仪、打印机、刻录机等,构建高效安全的档案局域网络,为确保档案信息化工作顺利开展和相关设施平稳安全运行创设有利条件。要第一时间对档案信息化管理软件进行开发和升级,确保其更加高效、顺畅和便捷。

3.5 以人才建设为支撑,强化城建档案管理的保障力度

档案管理工作水平的高低和档案价值的发挥息息相关,而管理人员的技术水平和业务素质是直接决定档案信息管理水平的高低[4]。现阶段,网络技术和计算机技术的发展速度越来越快,在此形势下,档案信息化需要培养一批对档案管理业务熟练,又懂计算机技术,具有数据库管理系统知识、网络知识的人才。城建档案部门打造一支高素质的档案队伍,是城建档案信息化的需要。从当前来说,应加大培养现有档案工作者信息化意识的力度,促进档案人员处理信息能力的提高,对信息资源管理理论和信息技术手段进行熟练运用,科学管理、有效开发利用档案信息资源。要将行之有效的培养计划制定出来,给予专、兼职档案人员鼓励,让其借助在职培训,对和档案信息化有关的计算机应用基础知识、现代水利管理技术知识、网络技术知识和外语知识等进行学习,促进档案工作者掌握和运用信息技术能力的提升,以和档案信息化的发展相适应。

4 结 语

总而言之,在当前的信息化形势下,城建档案大势所趋,也是新经济常态下必须履行好的重要职责。城建档案管理部门必须将管理理念转变、加强信息化建设,推动城建档案事业更好的发展。

主要参考文献

[1]戴彦.档案管理信息化建设的现状及对策[J].城建档案,2017(1):25-26.

[2]叶李芳.数字化时代档案管理信息化建设途径探讨[J].城建档案,2017(3):28-29.

[3]封云梅.新时期城建档案管理信息化建设探究[J].办公室业务,2017(2):82-82.

[4]李静波.城市建设档案管理的困境与信息化改進策略[J].城建档案,2017(9):65-66.

作者:彭利

城建档案管理策略论文 篇3:

新形势下加强城建档案管理的实践与思考

【摘 要】城市档案包括了城市中的重要资料,城市规划相关的法律法规对于城建档案管理来说至关重要,在很大程度上帮助了城建档案工作的管理。根据目前城建档案管理情况来看,存在着一些问题,需要城建档案管理部门进行调整和强化。

【关键词】城建档案;档案管理;依法治档

1 引言

城市中比较重要的资料都存在于城建档案中,其具体包括了城市规划部门、建设部门和城建施工企业等。在进行城市规划建设时,这些资料都是重要的参考资源。在城市中发生突发事件时,这些档案资料也能发挥一定的作用。从城市建设的角度来看,强化城建档案工作是非常有意义的。

2 城建档案在城市建设中的意义

城建档案相当于城市的历史档案,对于城市发展来说有着很重要的意义。城建档案记录着城市发展的重要事项,对于城市发展来说有一定的借鉴作用。在城市发生重大事件时,也会提供一些参考资料。城建档案记录着各种各样的事件。例如,在城市发生火灾时,灾后重建是一件比较棘手的事情。这时城建档案就发挥了重要作用,因為城建档案中记录了以往火灾灾后重建的实例,城市管理人员可以根据档案资料来对灾后重建规划做出相应的调整。城建档案是一种文字载体,和城市文化有着不可分割的联系。

3 城建档案管理工作的现状

3.1 城建档案的立法现状

为了使城建档案管理工作顺利地开展,我国相继出台了很多法律文件。从前城建档案管理工作不被重视的现象已经一去不复返,其在社会中的地位与日预增。城建档案管理工作也在朝着科学的方向发展。我国针对城建档案管理的立法体系也在逐步完善,这更有利于城建档案工作的进行。

3.2 城建档案工作中存在的主要问题

从城建档案管理工作来看,对于建档管理不够严谨,已经成为了目前城建档案管理中最为明显的问题。建筑工程的资料繁多,城建档案收集得不够全面。这时相关部门对城市建设工作了解得就会比较片面。在城建档案管理工作中,违反档案编制规定也是经常发生的事情。在对工程项目资料进行归档时,一些违规问题就会成为城建档案工作管理的阻碍。一些工程项目资料出现的虚报建筑面积和更改图纸的问题,都严重地影响了工程建设档案的真实性。

4 新形势下加强城建档案管理的措施

4.1 加强依法治档宣传工作的力度

城建档案工作是一项严谨的工作,其对政策性和业务性的要求较为严格。目前,人们忽视了城建档案工作的重要性,严重地影响了城市建设工作的发展。为了使城建档案工作发挥出更重要的作用,要从宣传手段出发,提升城建档案管理的意识,这是使工作得到全社会支持的重要手段。在实际宣传的过程中,要从相关的法律条文入手,利用互联网网站,向全社会公布城建管理档案工作的作用[1]。为了提高城建档案工作的效率,组织一支专业素质高、能力优秀的队伍至关重要。

4.2 完善城建档案的行政执法工作

城建档案管理工作受法律保护已经众所周知,所以要求城建档案管理工作必须严谨认真。要将“依法治档”作为工作中的准则。对于城建项目工程的归档,要进行严格的审查,整个建筑工程的资料都要进行留存。在进行城建项目施工时,所有涉及工程内容的资料都要进行严格筛选。工程档案比较复杂,包含了各个施工过程中的资料。为了给相关从业人士提供优质的参考资料,要对档案资料进行科学的分类归纳,这样有利于日后的查找。

4.3 相关部门进行有效协调

城建档案管理的包容性很强,涉及很多行业领域。因此,要求城建档案管理人员加强各部门之间的沟通协作。首先,在工作开展的过程中,采用和施工单位签订责任书的方式,使城建档案收集工作和施工工作紧密结合[2]。其次,在工程项目结束后,也不要放任不管,针对性地提出相应策略。最后,在建立城建档案工作时,要和房产部门和市政部门沟通协作,这样房产部门在办理产权手续时,城建档案部门能够及时地进行审查。

4.4 创新档案管理工作

随着科技的不断发展,信息技术已经深入人心,和人们的工作生活息息相关。信息技术的运用能够在很大程度上提升工作效率,所以在城建档案工作管理中加入信息技术是一个正确的选择。由于城建档案的信息量偏大,很多用户无法直接找到自身需要的信息,所以在查找信息方面存在着盲目性。信息技术能够帮助用户找到自己需要的资料。为了加快城建档案管理机制的创新速度,利用信息化管理技术是一项有效的方式。相关部门可以和专业系统的供应商进行合作,设计出实用性强的软件。为了保证信息化体系的顺利开展,相关政府部门要加大资金投入。但是对资金的使用也要进行监督,避免铺张浪费的现象发生。

5 结语

为了强化城建档案管理工作,利用法律手段是尤为关键的,是促使全社会增加城建档案管理意识的重要手段。在城建档案管理的过程中,一定要坚持依法治档的原则规范,尽可能地对城建档案管理工作包含的内容进行优化。

【参考文献】

【1】陈永忠.新形势下县域城建档案管理的实践与思考[J].中国管理信息化,2018,21(20):179-180.

【2】肖丽萍.城建档案统一收集管理的强化对策及价值解读[J].城建档案,2016(10):65-66.

作者:谢洪运