高校档案目录管理论文

摘要：高校档案中蕴藏着丰富的文化资源，文化育人功能是历史赋予档案资源的使命。伴随着党和国家一系列档案法规的出台和信息化技术的进步，高校档案文化育人功能日益凸显。本文介绍了信息化背景下高校档案文化育人的内涵，从档案文化育人意识不强、档案文化育人精品缺乏、档案文化育人途径单一、档案文化传播方式传统四个方面指出了当前高校档案文化育人存在的问题。以下是小编精心整理的《高校档案目录管理论文(精选3篇)》，仅供参考，希望能够帮助到大家。

高校档案目录管理论文 篇1：

大数据环境下的高校档案信息化管理

摘 要：随着信息化时代发展，大数据手段在高校档案管理中的应用范围得以扩展。通过大数据手段可以维持高校档案信息化管理实施效果，从而处理高校档案管理面临的僵局。本文针对大数据环境下高校档案信息化管理进行研究，阐述高校档案信息化管理的重要性和实际开展要求，之后介绍大数据环境下高校档案信息化管理问题，并在优化措施支持下处理高校档案信息化管理问题，确保档案信息化管理可以满足高校各项工作稳步开展要求。

关键词：大数据;高校档案;信息化管理

引言

大数据技术是以数据为本质的新一代革命性的信息技术，在数据挖潜过程中，能够带动理念、模式、技术及应用实践的创新。在大数据环境下，传统档案信息化模式已经不能满足高校各项工作开展要求。这就应对大数据环境下高校档案管理模式进行信息化处理，使得高校档案管理与大数据时代下高校综合发展水平得以提高。当然也应根据大数据模式对高校档案信息化管理存在的问题进行有效处理，突出大数据环境下高校档案信息化管理的必要性，彰显高校档案信息化建设的重要意义，借此为高校各类档案资料全面管理提供有效参考依据。

1 高校档案信息化管理的重要性

依照大数据时代发展趋势对高校档案资料开展信息化管理本就具有明显的重要性，其主要表现在以下几个方面：第一，做好高校档案信息化管理可以为智慧校园建设提供重要支撑，彰显档案管理与高校各专业综合教学之间的关联性，保证纸质档案与电子档案之间协调配合力度，必要时也需要借助大数据手段推进纸质档案向着信息化档案方向转变，继而为大数据环境下智慧校园建设提供有力支持。第二，通过信息化管理模式可以对高校档案资料收集、整理、利用等基础工作流程进行规范化处理。强化计算机设备在高校档案管理中的作用效果，也能在强化高校档案信息化建设力度的同时提升相应管理工作实际开展水平，从而帮助管理人员在短时间内了解档案资料上的各项信息，极大程度地提高各项档案资料的利用率，使得大数据环境下高校档案资料综合管理水平得到进一步提高。第三，对高校档案资料进行信息化管理还能拓展相应服务领域，保证特色档案服务的落实程度和相关工作现实开展效果，借此彰显大数据环境下高校档案信息化管理的重要性，使得档案资料在高校各项管理工作中的作用得以彰显。同时信息化管理也可以为档案资源综合保护和高效利用提供有力支持，使得信息化档案资料的管理和应用符合高校现代化发展要求[1 ]。

2 大数据环境下高校档案信息化管理存在的问题

2.1 档案管理制度缺失

多数高校的档案信息化管理尚且处于初步阶段，进行档案信息化管理时还缺乏完善的规章制度，这就会造成大数据环境下高校档案信息化管理因为各项规章制度不够完善合理而出现问题，高校档案信息化管理也会因为缺乏有力指导而受到限制。不同档案资料在信息化管理过程中需要规划的规章制度存在差异，如果不能实时更新调整高校档案信息化管理制度，也会造成高校档案信息化管理面临较为严重的阻碍。

2.2 档案管理流程混乱

如果没有根据合理要求进行高校档案信息化管理，就会造成大数据环境下高校档案信息化管理流程过于混乱，直接影响大数据环境下高校档案信息化管理效率和档案资料的实际作用。开展高校档案信息化管理时会因为档案资料分类不够准确合理而面临诸多影响，档案管理部门不能按照准确分类开展有效管理工作，影响大数据环境下高校档案信息化管理实施效果，大数据手段和相关技术在高校档案信息化管理中的作用下降，这也会导致高校档案信息化管理周期延长，大数据环境下高校档案信息化管理出现各项风险问题的可能性越来越高[2 ]。

2.3 档案管理风险频发

对高校传统纸质档案资料进行信息化转变时，可能会因为相关系统运行缺陷和规章制度不够准确合理而出现各项风险问题，加大高校档案资料在综合管理和信息化转变过程中出现基础信息缺失和准确性下降的问题，高校档案信息化管理难以连贯有效地开展，高校档案信息化管理与大数据时代发展和各项业务工作具体实施要求之间的差距越来越明显。高校档案管理部门也不能对各项风险问题进行全面有效处理，大数据环境下高校档案信息化管理各项风险问题也越来越严重，严重到影响各项档案资料在高校综合发展中的作用。

2.4 档案管理难度过大

由于高校档案管理过程中需要考虑的基础项目比较多，造成高校档案信息化管理难度过大，大数据环境下高校档案信息化管理会受到诸多限制。同时高校档案信息化建设与各类档案资料管理要求之间存在较为明显的差距，在缺乏信息化系统和合理平台情况下开展高校档案管理，必然会导致高校档案信息化管理各项问题频频发生。此外，按照大數据时代发展要求开展高校档案信息化管理时没有在其中投入足够的人力、物力和财力，高校档案信息化平台建设不能满足具体管理工作良性开展要求[3 ]。

2.5 档案人员素质低下

现阶段我国高校中档案管理人员自身综合素质相对低下，相关人员对于计算机专业知识和档案管理规章制度不够了解。为减少人力成本支出，高校进行档案管理时通常聘用无关紧要的兼职人员，这也会导致大数据环境下高校档案信息化管理缺乏足够人力支持，高校档案信息化管理的效果和基础业务工作的连贯性也会受到很大影响，大数据环境下高校档案信息化管理各项基础要求不能有效落实。

3 大数据环境下高校档案信息化管理的优化措施

3.1 完善档案信息化管理制度

从大数据时代发展角度出发，依据《中华人民共和国档案法》，明确开展高校档案信息化管理前期必须对应用在其中的规章制度进行完善处理，这就可以为高校档案信息化管理提供合理标准和规范，有效推进高校档案信息化管理更加合理地开展。就目前来看，应用在高校档案信息化管理中的规章制度包括《电子文件归档与管理规范》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《数字档案馆建设指南》等。在大数据环境下开展高校档案信息化管理时也应对应用在其中的规章机制进行更新调整，出具符合高校综合管理要求的档案信息化管理条例，借助准确制度解决高校档案信息化管理面临的阻碍和不合理地方，按照规章制度对参与到高校档案信息化管理中的工作人员进行有效的职责权限划分，为调整大数据环境下高校档案信息化管理问题提供有效参考依据，借此彰显完善规章制度在高校档案信息化管理以及风险问题调整中的实用价值[4 ]。根据档案法和有关规定，教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》，自2008年9月1日起施行。高校在制定信息化管理制度的过程中必须要严格依据规范要求，制定相关的部门档案收集、归档和利用等工作制度、规范和标准。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。

3.2 规范档案信息化管理流程

将大数据手段和相关技术融入到高校档案信息化建设以及相应管理当中，不仅需要强化新型技术在其中应用力度，也需要从高校档案资料种类和信息化建设角度出发做好相应管理工作。严格遵循大数据手段和技术应用情況对档案信息化管理流程进行规范化处理，使得高校档案信息化管理因为基础流程不够准确合理而出现的问题得到有效改善。首先，需要根据高校各个时期产生的档案资料进行有效划分，保证档案资料类别划分的合理性，并根据最终分类结果针对高校档案资料展开有效管理。同时遵循大数据环境下高校档案资料管理要求做好相关联的信息化建设工作，为后期高校档案资料信息化管理良性开展提供有效参考依据。其次，就应在高校档案信息化管理过程中地各项风险问题进行有效处理，尽量维持高校档案信息化管理过程中综合监督和各项风险问题全面调控力度。彰显大数据手段以及现代技术在高校档案信息化管理监督管控和风险问题综合处理中的作用，借此为大数据环境下高校档案信息化管理优化合理开展奠定坚实基础。最后，应从高校建设发展层面入手针对档案信息化管理以及大数据管理系统规划建设开展有效评价，并按照实际评价结果对高校档案信息化建设以及相应管理面临的僵局加以改善[5 ]。

3.3 保证档案信息化管理安全

高校在开展档案信息化管理时可能会因为相应网络规划不够合理而出现各项安全问题，这也会影响高校档案资料的严密性和基础信息的准确性。这就应从大数据时代发展角度出发强化高校档案信息化建设安全管控力度，针对档案信息化管理模式以及高校档案网络进行全面合理的安全风险控制工作，更新处理大数据环境下档案信息化管理安全形势过于严峻的情况，并在保证相应网络安全效果和实际运行水平的情况下对高校档案信息化管理过程中资料信息泄漏和失真等问题进行全面处理。而且遵循安全要求对高校档案信息化管理风险问题进行综合调控时，可以通过安装档案安全系统，在控制系统联网过程中出现各项安全问题的情况下对高校档案资料目录以及相关联数据库进行信息化备份。发挥网络安全技术在大数据环境下高校档案信息化管理和各项风险问题综合调整中的作用，这就可以避免档案信息化服务器因长时间运行崩溃对资料信息的全面性和准确性产生影响，使得大数据环境下高校档案信息化管理水平和整体质量效果得以提高[6 ]。

3.4 创建档案信息化管理平台

为满足大数据时代发展对高校档案管理提出的要求，不仅需要根据高校档案管理真实需求做好相对应的信息化建设工作，也应从高校档案信息化管理工作实施过程中基础项目和各项条例内容创建相关的平台，借助信息化平台将高校档案管理过程投入的资金、人力和物力等方面清楚表现出来，借此为大数据环境下高校档案信息化管理顺利开展奠定物质基础，使得高校档案信息化管理效果和各个环节协调水平得以提高。通过档案信息化管理平台不仅可以为高校各项档案资料共享和综合管理提供便利支持，还能对高校档案管理进行科学化和实用化处理，突出各项软件系统以及相关平台在高校档案信息化管理升级改造和现存问题优化调整中的作用，使得高校各项业务工作实施效果和综合管控力度有所提高。按照大数据时代发展趋势对高校进行档案信息化管理平台建设还能减少具体管理工作实际开展过程中资金消耗量，保障高校档案管理的经济效益和信息化平台在其中的作用效果，将大数据时代发展对高校档案信息化管理提出的各项要求落到实处，从而保障大数据环境下高校档案信息化管理的全面性和基础工作现实开展效果。

3.5 培养档案信息化管理人员

由于高校档案信息化管理对于参与者综合素养有较高要求，这就应按照大数据时代发展趋势对参与到高校档案信息化管理的工作人员进行有效培养，逐步提升相关人员对高校档案管理要求和信息化建设渠道的掌握力度，使得大数据环境下高校档案信息化管理因为人为因素干扰而出现的问题在短时间内得到全面优化调整。加上大数据环境下高校档案信息化管理工作涉及的基础项目比较多，这就应保证高校档案管理部门领导对岗位负责人员综合素质和基础工作实施情况有所了解，管理人员与基层职工在相互配合的情况下针对高校档案管理进行有效地信息化建设，将大数据环境下高校档案信息化管理水平和人员参与力度提升到一定高度。此外，还需要针对高校档案管理人员进行有效的信息化技能培训，有效提升相关人员档案信息化管理意识，缩小高校档案管理与大数据时代建设发展之间的差距。而在高校不断建设发展过程中，也需要根据高校发展情况做好档案信息化人才招聘工作，为高校档案管理注入新鲜血液，使得新旧员工可以在协调配合状态下开展高校档案信息化管理工作[7 ]。

结语

为保证大数据环境下高校档案信息化管理效果，不仅需要根据大数据时代发展情况下高校档案管理进行有效调整，也应遵循合理要求对高校档案信息化管理面临的问题进行全面处理。将大数据手段和信息化平台在高校档案管理中的作用表现出来，借此为高校档案管理提供信息化支持。当然也需要对各项优化措施进行更新处理，确保档案信息化管理可以成为高校现代化发展的先导工作，在满足档案资料共享目标的情况下适应现代化社会发展对高校各项工作实施提出的要求。

参考文献：

[1]徐香郧.高校档案管理信息化建设的现状与对策[J].科学大众（科学教育），2019（08）：154.

[2]马秋妍.高校学生档案信息化管理研究[J].办公室业务，2019（19）：85—86.

[3]杨杰.高校学生档案管理信息化平台的建设与发展[J].兰台世界，2019（10）：59—60.

[4]张慧玉.人力资源管理视角下的高校人事档案信息化建设[J].数字通信世界，2020（05）：275.

[5]吴倩.信息化背景下的高校档案管理新探[J].长江丛刊，2020（17）：87—88.

[6]朱晶，张雪峰.高校档案信息化建设研究综述[J].长江丛刊，2020（17）：127—128.

[7]毛业博.高校档案收集归档工作优化研究[J].办公室业务，2021（06）：144—145.

（作者单位：湖北工业大学）

作者：廖秀娟

高校档案目录管理论文 篇2：

信息化背景下高校档案文化育人研究

摘 要：高校档案中蕴藏着丰富的文化资源，文化育人功能是历史赋予档案资源的使命。伴随着党和国家一系列档案法规的出台和信息化技术的进步，高校档案文化育人功能日益凸显。本文介绍了信息化背景下高校档案文化育人的内涵，从档案文化育人意识不强、档案文化育人精品缺乏、档案文化育人途径单一、档案文化传播方式传统四个方面指出了当前高校档案文化育人存在的问题。从树立档案文化育人理念、打造档案文化育人精品、搭建档案文化育人平台、创新档案文化宣传方式四个方面提出了信息化背景下高校档案文化育人策略。

关键词：信息化  高校  档案文化  育人

党的十九大报告中指出：文化兴国运兴，文化强民族强。把文化发展提升到了关系到中华民族伟大复兴的重要程度。2019年10月21日，全国人大常委会通过的《中华人民共和国档案法（修订草案）》第一条新增了“传承和发展中国特色社会主义文化，推进国家治理体系和治理能力现代化建设，为中国特色社会主义事业服务”的表述，明确了档案馆的文化职能。高校档案馆保存着丰富的文化资源，理应承担传承和创新文化的责任，发挥文化育人功能，更好开发档案资源的价值。

国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提出，到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。《档案法》修订草案增加了全新的第五章“档案信息化建设”。信息化建设促进高校档案管理模式由封闭走向开放，为高校档案部门参与育人工作提供强有力的技术支撑。信息化建设背景下高校档案文化育人研究必然是档案界探讨的热门话题。

一、信息化背景下高校档案文化育人的内涵

高校档案馆是高校发展過程中各类资源的沉积之地，在这里能找到校史的轨迹、荣誉的兴衰、名师的背影、制度的传承和高校的精神等，对高校的文化育人具有极好的辅助作用。通过对一所高校档案馆的资料进行挖掘和整理，才能深刻理解一所高校，才能把握其文化育人的特质。

高校档案文化育人功能体现在历史性、学术性、精神性、制度性四个方面。在信息化建设背景下，高校馆藏的许多资源转化为数字化信息，其储存、保护和传播等方式发生了巨大改变，使档案资源利用和整理更加方便，为档案的文化育人功能实现提供了便利。高校档案馆应发挥资源优势，利用信息化技术，加强自身建设，发挥档案文化“母资源”作用，努力实现文化育人功能。

二、信息化背景下高校档案文化育人存在的问题

档案文化育人是当前档案界研究的一个热点。借档案信息化建设的东风，挖掘档案资源的价值和潜力，为建设中国特色社会主义文化和高校文化育人服务，是档案工作的发展方向之一。在当前档案工作中，信息化建设正在推进中，但在顺利实现高校档案文化育人上还存在一些问题。

1.档案文化育人意识不强

高校档案馆隶属于教辅部门，是为学校的教学、科研服务的，在高校处于非中心地位。随着校园文化建设的推进，高校档案馆主管领导和二级单位已逐步认识到档案馆在校园文化建设中的重要作用，档案馆的人力、物力、财力等投入明显增加，一些高校档案馆的信息化建设已开始起步或初见成效。但档案文化育人没有引起重视，依然习惯于档案管理就是相关资料的收集、整理、保管、提供查借阅服务，没有意识到随着数字化技术发展，档案的管理技术和档案利用功能获得了延伸，文化育人也成为了档案资源利用的一个重要方面。一些档案管理者虽然已认识到“以档育人”是档案馆收集、整理、保存档案的最终目的，但受档案的保密性和历史原因，往往重保护、轻利用，文化育人价值难以体现出来。

2.档案文化育人精品缺乏

高校档案文化育人工作开展不够，缺乏精品，缺乏特色和吸引力。一方面，高校档案馆保存着丰富的档案资源，涵盖了高校发展不同时期的文书、人事、学生、会计、基建、实物、科技、声像等诸多类别。这些档案资源内容丰富全面，加以适当整理，将具有独特的育人优势。但档案管理人员忙于繁杂的档案日常管理工作，没有时间对档案文化资源进行挖掘和整合，没有精力也缺乏主动寻找档案工作和文化工作的切入点的动力，这会导致高校档案馆重要的档案文化资源“养在深闺人不知”，造成资源的浪费。另一方面，高校档案工作没有结合档案馆的现有条件，紧紧围绕高校建设目标和办学定位，对接高校师生和社会民众的需求，所提供的档案文化资源缺乏特色和吸引力。

3.档案文化育人途径单一

目前，高校档案馆文化育人的途径主要通过为档案利用者提供常规的档案日常服务和提供实践基地，育人效果不明显。长期以来，大多数高校档案馆主要是提供面对面服务，局限于查找、复印、借用、开具证明等，大多没有提供远程利用服务，档案信息化通常只是目录数字化，没有实现全文数字化。许多高校还未建设OA系统，影响了电子档案的收集，档案馆与校内其他二级单位未能实现信息平台互联互通和档案资源共享。高校档案馆通过设立顶岗实习、勤工俭学岗位，吸纳文秘、计算机等专业学生来馆实习实训，搭建实践育人平台，使学生在参与档案管理和服务的过程中，受到档案文化潜移默化地影响，但育人范围窄而有限。

4.档案文化传播方式传统

随着互联网技术的发展，微信、微博、APP应用软件等新媒体技术广泛应用于各类电子信息化资源传播。网络授课等教育方式，极大拓宽了人们的视野;网上学习内容和时间可以灵活选择，人们可以合理安排工作和学习。目前，高校档案文化传播方式传统，主要是开设讲座、利用国际档案宣传日和校庆日举办图文展览活动、利用报纸、宣传手册、校园广播、档案馆及校园网发布消息等等，这些方式宣传受众面小，缺乏吸引力，且传播速度慢，效率低。多数高校档案馆都建设了档案馆网站，但有些没有开辟文化育人专栏，有些仅仅上传了与档案相关的上级法规和学校制度。高校档案内容进行编研和整理比较少，高校档案文化价值没有得到完整呈现，高校师生和民众利用比较困难。

三、高校档案文化育人存在问题原因分析

高校档案文化育人是高校全面育人工作的重要组成部分，也是当前高校档案建设研究的热点之一。探讨和分析高校档案文化育人工作存在的问题原因，有助于提出合理的方案，优化档案文化育人策略。

1.档案建设思维更新不够

传统上的档案管理，主要是收集、整理、保管、提供查借阅服务。很多档案馆人员认为，认真做好档案管理就好，文化育人是各教学部门、学工部、图书馆等部门的事，开展文化育人活动，与档案馆没什么关系。产生这种认知，是档案管理人员思维拓展不够，没有跟上当前档案建设和管理的步伐，对国家档案管理政策和法规理解不够深。

进一步探究原因，第一是档案馆引进新人才困难，大多是本校内人员调整而来，较少是直接引进档案管理或相关专业人员，导致档案管理人员对档案管理工作认识不够深刻;第二是档案管理人员外出交流和学习较少，缺乏到高水平高校档案管理单位进修的机会，导致档案建设和管理水平提升较慢;第三是随着高校管理工作加强，档案资料量和利用率增大，但档案馆工作人员数量没有增加，使得档案管理人员忙于自身工作，没有时间去学习和理解国家档案管理政策和档案建设发展前沿。

2.档案文化育人缺乏规划

要实现档案文化育人，需要合理规划本校档案文化育人的重点和突破口，这需要对档案资源足够熟悉的人员，对档案文化育人建设有一定的理解和热情，还需要档案馆对此投入一定的人力和物力。

当前国家档案管理政策提倡档案文化育人，但许多高校档案管理工作中，缺乏对文化育人工作的合理规划和投入，没有结合本校建设目标和办学定位，也没有采纳高校师生和社会民众的需求，档案文化育人工作停留在纸面上或口头上，即使有一些档案文化育人工作开展，也缺乏特色、亮点和吸引力。

3.档案文化育人需要合作

要实现高校档案文化育人工作，需要档案馆联合高校内其他部门或校外其他单位共同推进，才能扩大应用面，真正实现育人工作。当前高校档案文化育人工作途徑较少，只是档案馆自己在推进，档案文化育人基本被动进行，在人员进档案馆才会感受到文化育人，网络开展效果一般，受档案文化育人影响面窄。

由于档案馆与其他部门联系较少，往往缺乏合作意识，没有把档案文化育人工作和高校学生思想教育工作联系起来。当前国内重视高校学生思想教育工作，档案馆丰富的档案资源稍加整理，就可以实现理论联系实际，为学生思想教育工作提供良好素材。高校档案馆还可以与校外有关部门合作，开展专题档案资源展览，拓展档案文化育人途径，将文化育人工作推广到全社会。

4.档案文化推广没有时代感

高校档案文化育人的对象主要是高校学生，他们喜欢新事物，紧跟时代步伐。但是许多高校档案馆工作人员年龄与高校学生有较大差距，习惯用开设讲座和展览活动、报纸、手册等常规方式来推广档案文化育人工作，效率低，效果不理想，育人效果需要学生到场才能有，对学生吸引力不够。当前，微信、微博、APP应用软件和直播等成为电子信息化资源传播方式，颇具时代感，对学生吸引力较大。

四、信息化背景下高校档案文化育人优化策略

借助档案信息化建设的东风，打造档案文化育人精品，优化文化育人平台，推广档案文化育人理念，全面提升档案文化传播速度和传播面，是实现档案文化育人的有效途径。

1.树立档案文化育人理念

理念是行动的指南和动力。高校档案馆主管领导和档案管理者应学习和理解档案管理政策和档案研究方向，树立档案文化育人理念。档案管理人员要意识到不能只是档案资源收集和整理者，更应是档案文化的传承者和教育者。在做好档案日常管理工作时，还要将档案管理工作与高校及当地社会的发展紧密联系起来，联合校内外相关部门，收集、整理、编研、宣传档案文化育人资源，积极宣传档案是一种文化资源的共识，获得他们对档案工作的支持，促进档案工作的良性运转，进而使档案文化育人成为共同理念。

3.打造档案文化育人精品

首先，高校档案馆要找准档案馆发展亮点和突破口。根据高校发展规划和方向，结合档案馆的人员、设施和其他条件以及当地资源特色和民众需求，确定自身的发展方向和特色亮点，利用档案馆已有特色档案资源，力求打造出既展示档案底蕴又对社会有用的档案文化育人精品。其次，要安排专人，投入相应资金，建立相关制度，将亮点付诸现实。再次，要主动与校内创新创业学院、校友办、宣传部、图书馆等部门和当地档案馆、博物馆等机构交流，借鉴有益经验，联合打造档案文化育人精品。通过学校这些精品，民众在了解高校的历史和荣誉过程中，受到了文化教育和熏陶。

3.优化文化育人网络平台

随着信息技术发展，民众获取所需资源主要通过手机、电脑等工具借助网络来完成。档案文化教育功能的发挥，很大程度上取决于能给利用者提供资源的数量、质量以及取得资源的便利性。加强档案信息化建设，档案馆各类资源，除了具有保密性要求的，其他都可以通过建立网络平台，实现信息平台互联互通和档案资源共享。聘请专人指导，将网络平台合理规划，将档案资源提供和文化育人相结合，打造档案文化育人精品和特色区块，将档案馆网络平台建设成为高校对外宣传和教育的重要平台，成为高校新生教育和了解高校历史、荣誉的主要阵地。

4.创新档案文化宣传方式

档案信息化建设，大量档案资源以数字化资源储存，较实物档案保存、使用和传播方便，使得档案资源传播方式也得以创新发展。创新档案文化宣传方式，是有效发挥地方高校档案馆文化育人功能的重要途径。高校档案馆可以利用微博、微信平台，发布档案动态消息，建立信息交流反馈渠道，通过一些趣味性公众号如“档案那些事儿”“校史馆的故事”等，来推广档案文化育人精品和特色区块，打造特色性和独立性的文化育人途径。

直播成为当前信息传播的热点。高校档案馆可以组织勤工俭学或实习学生对他们感兴趣的档案资源进行整理后，采用直播的方式来在学生和社会民众中进行推广，寓文化育人于网络快乐中，使档案文化育人在潜移默化中进行。

高校档案馆要及时更新档案资源和文化育人相关动态信息，听取民众心声和要求，开设民众需求专栏，引导民众在获取所需档案资源的同时，潜移默化中得到文化教育。

参考文献：

[1]王 玮.试论高校档案文化育人体系的构建[J].档案与建设，2020

[2]陈锦全.立德树人视角下新时代高校档案馆育人功能探究[J].赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版），2019

[3]吴青霞.论高校档案管理中的文化传承与创新[J].兰台世界，2018

[4]黄 萍.高校档案文化教育功能的创新型实践研究—以四川外国语大学为例[J].办公室业务，2016

[5]夏劲松.新时代高校档案文化建设存在问题及改进措施[J].机电兵船档案，2019

（作者单位：1.湖南科技学院档案馆;

2.湖南科技学院党政办公室）

作者：廖利香 文俊方

高校档案目录管理论文 篇3：

高校档案馆公共服务保障机制研究

摘 要 通过分析高校档案馆公共服务的内容、高校档案馆开展公共服务的重要性，并研究高校档案馆公共服务保障机制，从政策法规建设、人才队伍建设、档案资源内容到档案服务方式的研究，为提升高校档案馆公共服务能力提供保障机制。

关键词 高校档案馆 公共服务 保障机制

一、高校档案馆公共服务

高校档案馆公共服务，就是指高校档案部门利用丰富的馆藏资源，开发挖掘馆藏档案信息，不仅仅是针对本校的师生员工，更应该是向全社会公众，尤其是需要这些丰富馆藏资源的公众，提供的一种服务。这种服务是对高校档案基本的查证存史功能的一种延伸，以免高校档案被束之高阁。

高校档案记录着一所高校从成立到迅速成长壮大的历史，是记录学校管理、教学、科研、基本建设等发展过程的原始凭证，是高校重要的历史文化资源，是国家档案的重要组成部分。随着全国高校教育事业的迅速发展，每所高校从省内招生扩展到省内外招生，与外界的联系也越来越多，更多的优秀毕业生走向社会，更多的教职员工内外流动，教师科研成果的开发及应用，这些无疑不促使高校档案馆积极开展公共服务，且要求开展公共服务基础保障不断加强，服务能力不断提升，这样才能满足公众对高校档案资源的需求，实现高校档案馆更高的服务价值。

二、高校档案馆做好公共服务的重要性

1.高校档案馆公共服务是传统服务功能的拓展。随着我国社会经济快速发展，以及我国高等教育事业改革突飞猛进的步伐，高校档案馆的服务不能仅仅局限于传统的服务功能，无论是服务形式还是服务内容，都应该扩展到公共服务领域，如文化教育领域，电子化信息服务领域等等，作为科学文化事业机构，从传统的档案信息保管、文化储存的传统服务功能，到教育文化传播的公共服务功能，变成学术研究场所，建成爱国主义教育基地等，都是高校档案馆公共服务功能需要开展的。

2.高校档案馆公共服务是自身发展宣传的途径。然而高校档案馆很神秘，很多人都不知道有这样的部门存在，当笔者说起在档案馆就职时，好多人误以为是图书馆，对档案馆了解甚少，这对档案馆服务功能的开展无疑是一个缺陷。因为高校档案馆与高校的图书馆一样，都是提供信息资源的地方，只是两者提供的内容及范围不一样而已，但为什么高校档案馆会不被人所知，误以为是图书馆呢？无外乎就是高校档案馆的宣传没有做到位，高校档案馆的服务还仅仅停留在传统服务中，服务意识不到位造成的，高校档案馆的公共服务功能得不到完全的发挥。在信息迅速发展的时代，高校扩招的形势下，很多毕业生走向社会，走向更多的工作岗位，工作领域，高校档案馆的服务对象就将扩大到更多的社会个体及组织，因此高校档案馆应该通过现代化的信息手段、途径，例如微信、微博、互联网开展档案的公共服务功能，取得用户的认识、了解、支持及传播，满足更多用户的需求，更广泛地宣传高校档案馆，实现高校档案馆的价值所在才是硬道理。

3.信息化促进了高校档案馆开展公共服务的动力。高等教育部门开展信息化建设已经很多年了，在这样的大环境下，作为服务于高校教育事业一线的重要部门，高校档案馆的教育信息化建设也取得了一些成绩，例如目录实现了电子化，也引进了档案管理软件，但在信息爆炸的今天，高校档案馆要发展，要提升服务能力，要尽可能地满足广大师生和广大社会公众对档案信息资源的需求，为他们提供全面性、多样化的信息服务，同时，在信息迅速发展的今天，有更多的民众对知识与信息的兴趣和热情，也是高校档案馆积极开展公共服务功能的外在动力。

三、高校档案馆公共服务保障机制

1.建立健全高校档案公共服务法律法规，提供基本政策保障。目前從国家战略高度已经出台的《档案法》、《保密法》到《高校档案管理办法》，到有关档案开发利用方面的政策法规《各级国家档案馆开放档案办法》，再到具体的省市档案管理办法，乃至各个高校的档案管理办法，对高校档案馆信息利用没有太多的提及，都是从国家、省市档案建设战略高度提出了相关的规定，在档案信息资源公共服务利用方面，没有形成一套全面而系统的档案服务的法律法规，进而从规章制度方面就限制了高校档案馆公共服务功能的发挥。

首先从国家战略高度不仅需要完善和理顺我国档案公共服务的法律法规，而且也要从我国教育事业发展战略高度来完善高校档案馆公共服务方面的法律法规，为公众对高校档案馆利用的渠道提供法律保障。实现高校档案馆信息为社会公众开展服务，就需要对现有的《档案法》、《保密法》、《高校档案管理办法》及其他规章制度进行与时俱进的修改，使之符合服务对象需求。其次要制定具体的高校档案馆信息服务与公共服务等方面的业务规范，这些业务规范的制定一定要在符合现实情况修订后的《档案法》和《保密法》的范围，这样就可以避免某些信息不恰当地公开，造成不可挽回的损失。

2.加强人才引进和培育现有馆员，提供高素质人才保障。要保障高校档案馆公共服务功能的开展，也必须注意档案管理人才的引进和培养，不仅仅需要专业档案人才，还需要各个专业的人才，例如历史学专业、计算机专业、法律专业、公共管理专业、社会学专业等人才，专业类档案管理人员，要用专业的档案管理支持开发档案公共服务功能，非专业的档案管理人员要在实践工作中总结经验，结合自己的专业，提高自身的综合素养，为公共服务提供专业保障。

从某种意义上讲，服务人员的素质在很大程度上会影响到服务能力和服务水平，因此在高校档案馆拓展公共服务时，对高校档案馆的工作人员也提出了更高的要求，因为他们不仅仅是服务者，更是档案信息的收集者、管理者、提供者，更是档案信息资源的编纂者、加工者，所以要引进高素质的人才，现有馆员也要进行高素质复合人才的培养，才能更好地为公共服务提供人才保障。

高校档案馆在开展公共服务时，要尽量争取到学校领导的支持，加大人力、物力、财力的支持；也要加强在职工作人员公共服务素质，注重馆员服务责任感的培育，积极为信息化时代高校档案馆公共服务工作提供充足的人力资源保障。

3.丰富拓展档案范围及内容，提供资源内容保障。高校档案收集完整齐全才能提供公共服务的基本资源。完整齐全也就是指高校档案横向内容和档案纵向内容都要完整，做到横不缺项，纵不缺件，才能更好地为高校档案馆的公共服务提供基础内容资源保障。

根据《高等学校档案管理办法》规定，高校档案横向内容包括高校发展建设中的各类档案，党群档案、行政档案、学生档案、教学档案、科研档案、基建档案、设备档案、产品档案、出版档案、外事档案、财务档案、声像档案、实物档案、人事档案等等档案。高校档案纵向内容包括每个类别中文件材料要完整、涉及的各项内容都需要收集完整齐全。

收集齐全如何做到？要做到三个重要方面，一是操作性较强的归档范围，二是要有稳定的收集档案团队，三是要集中收集和平时收集相结合，这样才能做到高校档案资源内容横向纵向完整齐全，才能为高校档案馆的公共服务提供基础内容资源保障。

4.构建教学档案公共服务平台，提供服务方式保障。

（1）加强编纂工作，积极推进传统公共服务平台建设。①编制各种检索工具。包括目录型的检索工具、专题型的检索工具、具体查找型的检索工具，要充分利用计算机软件编制计算机检索工具，使档案检索与现代化技术相结合，向现代化方向迈进。②利用档案资源中不同类别的档案信息编制参考资料，要結合日常利用情况，总结出哪部分档案资源利用程度高，就提前将各类档案资料集中编写出来，例如教学档案中的教学成果奖励名册、教师奖项等各类内容，切记在编写过程中注意三点：第一点是选题要精，要选择档案利用程度高的那类档案进行编写；第二点是编写要准，要反复核对您所要编写内容的真实可靠性，一定要根据最原始档案文件材料来编写，切记要反复核对，去伪存真；第三点，切记将信息来源于哪个文件，档号多少标注清楚，以供利用者查找。③利用档案管理软件，实现高校档案馆目录信息化及全文信息化，为利用者提供基本的检索工具。另外要将各种相关的档案信息加以组合，编辑成各种形式的电子信息档案资源，方便用户使用。

（2）利用现代手段，积极拓展新型公共服务平台建设。①利用互联网创建高校档案馆网站，宣传高校档案馆的公共服务功能，网站上基本的内容可以包括档案馆的服务指南、信息查询、数字档案馆等信息，还可以包括规章制度、档案管理软件、档案知识等内容，这样可以帮助用户了解高校档案馆，进而提高宣传面。②利用微信平台拓展高校档案馆的公共服务功能。微信目前被广泛使用，可以说微信平台的建设可以为高校档案馆公共服务奠定用户基础和技术基础，不需要单独再开发一个新的软件来实现高校档案馆的公共服务功能，微信平台传播的信息具有多样化、速度快、经济实用等优势，创新优化高校档案馆公共服务模式，提高其服务水平、服务能力、服务质量，为高校师生乃至社会公众提供及时公开、个性化的服务，这是时代发展的需要，也是公共服务功能拓展的方式之一。③利用微博平台拓展高校档案馆的公共服务功能。高校档案馆可以尝试利用微博平台发布一些高校档案馆的新闻、宣传档案管理的小知识及档案文化，拓展高校档案馆公共服务功能，借助微博的力量，来扩大高校档案工作的社会影响力，在微博平台建设上，可以考虑将公共信息，例如档案管理的国家法律法规，通过微博推送给社会公众，这样可以让公众了解档案的基本内容。也可以将服务信息推送给用户，与用户做好互动，实时掌握用户的类别、所需档案的类别，有助于提高高校档案馆的公共服务能力。

参考文献

[1]邸家琴.基于文化自觉视角下高校档案馆服务策略研究[J].兰台世界，2016（11）.

[2]郑平.信息化时代高校档案馆服务水平提升的路径研究[J].陕西档案，2014（6）.

[3]杨杰.高校教学档案服务功能的优化与拓展[J].兰台世界，2016（11）.

基金项目：2016年黑龙江省档案局档案科技项目“高校档案与教育信息化公共服务平台建设研究”（项目编号为HDX2016-5）的研究成果

作者简介：邸家琴，黑龙江大学副研究员。

作者：邸家琴