加强高校电子档案管理论文

2022-04-26

摘要:人事档案是人才信息的重要载体,它能充分反映出个人经历、德才工作表现,行为轨迹,历史背景及其经历,是知人善任,选贤举能的重要依据。本文主要阐述了高校人事档案管理工作的内容和意义,笔者通过分析当前高校人事档案管理中存在的现状,结合自己的实际工作情况提出了改进高校人事档案管理工作的一些措施。下面小编整理了一些《加强高校电子档案管理论文(精选3篇)》的相关内容,希望能给你带来帮助!

加强高校电子档案管理论文 篇1:

高校户籍档案管理存在的问题及改进措施

【摘 要】本文分析我国高校户籍档案管理的基本特点,针对户籍种类繁杂及数据混乱且信息变更频繁、管理权限和技术支持受限、服务功能繁杂、学生对于户籍的重要性认识不够等问题,提出高校户籍档案管理的改进措施:全面清点,核准基础数据;把握政策,加大宣传,强化法治意识;多方沟通,争取合作共赢;提升内涵,满足服务需求。

【关键词】高校档案 户籍档案管理 问题 改进措施

高校户籍管理属于国家户籍管理的重要内容,也属于高校档案管理的范畴,户籍档案除了由各高校自主管理外,往往也离不开各高校所在辖区公安机关的管理。需要注意的是,高校学生户籍档案管理是一项内容烦琐、涉及面广、政策性和专业性较强的基础服务保障与管理工作。在我国现如今的土地制度和户籍制度改革力度不断加大的背景下,高校学生户籍档案管理的内容和模式也在逐步发生变化。

我国针对省内高校新生户口无须迁移的政策最早在2002 年开始实施。各地的高校新生户籍也从最初的大批量迁移,逐渐发展为根据高校新生意愿决定是否迁移,由此户口迁移的工作量急剧减少。然而,随着近年来信息化进一步发展,户籍档案管理也从单一的纸质介质档案管理,发展到两者并存、互补,为广大劳务者提供准确、安全、快捷的各项管理和服务。同时,近年来高校学生毕业之后的多样化选择,又进一步加大了高校学生户籍档案管理工作的难度。针对大学生毕业之后的就业、考公务员、出国留学以及考研等不同选择,高校学生户籍档案管理工作的高效性和服务性正在逐渐降低,制约了高校户籍档案管理工作的进一步提升。

一、高校户籍档案管理的特点

(一)周期性和时间性。高校学生人口流动主要集中在9月的开学季和6月的毕业季,高校户籍档案管理部门在9月需要办理大量的新生户口迁入,在6月则会办理大量的毕业生户口迁出,因此高校户籍档案管理工作呈现明显的周期性和时间性特征。一般情况下,在秋季入学季,高校户籍管理部门需要与当地公安机关密切配合,以最短的时间完成新生户籍信息的录入、核对以及最终的落户,以便尽可能缩短新生户口在迁出迁入过程中的“真空期”,在每年6月份的毕业季亦是如此。

(二)人数多、密度大。我国在21世纪初实施了高校扩招政策,这使得高校新生户口迁移的工作量急剧增大。资料显示,全国普通高校在1999年的总招生人数约为160万人,而十年后普通高校的招生人数已经达到639万。由此可见,高校扩招的规模是空前的,这在一定程度上也加大了公安机关及高校管理学生户籍的难度。一方面,为了对急剧增加的户口迁移证等材料进行及时的登记、整理并归档,户籍管理部门需要投入更多的人力;另一方面,户籍材料的增加需要更多的储存空间,因此物力的投入必不可少,同时随着电子信息时代的到来,高校档案管理中的户籍档案管理也必须紧跟时代的步伐。

(三)管理性与服务性。从性质上来说,户籍档案管理首先具备档案的特征,其次具有管理的特征。它是国家调查公民信息、登记户口以及颁发、查验身份证的重要手段,能够准确提供、确认和收集公民身份信息,其本质上是一种行政管理行为,目的是便于公安机关对所辖人口进行管理。我国高校的户口管理模式沿用统一的模式,即所有新生在学生入学后,都可将户口迁入学校独立的学生户口,且使用相同的门牌和街道地址,属于典型的集体户口。其次,高校户籍档案管理工作面向的人群是高校的学生及教职工,由高校保卫部门专门指派专职人员对户籍档案进行管理,并在与当地公安机关的合作下共同做好高校学生的户籍档案管理工作,从这点上来说,它又是一项服务性的工作。因此,高校户籍档案管理是为了更好地服务于户籍,服务于师生,服务于学校的发展。

二、高校学生户籍档案管理工作存在的问题

(一)户籍种类繁杂,数据混乱且信息变更频繁。一般情况下,高校户籍档案管理的主要内容包括毕业生户籍迁出、新生户籍迁入、户籍注销证明、居住证辦理以及户籍农转非等方面。户籍种类的繁杂使得高校户籍档案管理工作的难度大大增加。

如前文所述,高校户籍档案管理工作的高峰主要集中在9月的开学季和6月的毕业季,这期间的工作任务重,时间紧。高校保卫部门在指派专职的户籍档案管理人员时,一般不会投入很多人力。无论是专职人员独立完成大批量的工作,还是临时调配额外人手,都会使户籍档案管理工作出现标准不统一、不规范甚至失误的情况,造成基础数据信息的混乱,给以后的日常工作带来隐患。

信息变更频繁首先体现在身份证的多次办理。在我国,年满十六周岁公民必须办理居民身份证,且每个人只能持有唯一的一张身份证。通常情况下,高校新生在入学将户口迁入高校后,都应当及时办理学校集体户口所属地的居民身份证。而在学生毕业参加工作以后,如果工作单位属于异地,则需要重新办理身份证。如此一来,高校学生在经历入学和毕业后,至少需要更换两次居民身份证,这不仅会造成资源的极大浪费,也会使得户籍档案管理变得更加混乱。一旦出现毕业生多次修改派遣地的情况,学校的户籍档案管理部门往往来不及变更信息,使得归档过程复杂化。

(二)管理权限和技术支持受限。一般来说,高校学生户籍档案管理工作由高校档案管理部门和当地公安机关户籍管理部门共同完成,具备双重管理性质。而高校学生户籍档案管理与服务工作在校内主要由高校保卫部门负责,该部门既不属于档案部门的分支机构,也不属于户籍部门的分支机构。从原则上讲,高校学生户籍档案管理工作属于档案管理,但又和大众的档案管理存在巨大的差异。其工作内容主要体现在对户籍档案的借用和保管,缺乏户籍档案的备案、核实、跟踪等功能性服务权限。然而,为了充分体现户籍档案的功能和作用,这些服务性功能权限往往是必不可少的。

近年来,随着公安机关户籍部门以及高校档案部门自动化程度的提高,高校户籍档案管理工作也开始实行简单的自动化办公服务,然而这三者之间的紧密结合仍然存在许多难以解决的问题。首先,高校档案管理部门和公安机关户籍管理部门属于不同的事业部门,采用的是不同的格式标准,为了达到安全保密的效果,很多数据信息都是封闭的,户籍信息的共享共建难以实现;其次,高校户籍档案管理内容相对于高校其他档案管理工作略显单一,这使得大部分高校都不会单独为户籍档案管理配置硬件设施和办公系统;再次,公安机关的户籍管理系统并没有提供专门服务于高校集体户籍管理的窗口,公安机关对户籍管理的主导性决定了高校独立使用的管理平台在与公安户籍系统对接时存在困难。

(三)服务功能繁杂。户籍制度的实行具有两个最基本的功能:一是提供人口数据,便于国家对人口进行管理;二是证明公民身份。随着我国户籍制度的不断改革,如今的户籍管理工作已经逐步发展为具有社会保障服务、育人、就业、劳动等多项功能的综合性服务工作。小的方面,英语四六级考试、办手机卡、办保险、驾校报名等都和户籍存在紧密联系;大的方面,办准生证、考公务员、政审证明、买房、应聘工作、结婚登记等与户籍息息相关。因此,户籍管理工作的服务需求是多种多样的。

(四)学生对于户籍的重要性认识不够。现如今很多大学生的法律意识淡薄,对高校的户籍迁移政策不够了解,在处理户籍迁移问题时比较盲目,不够理智。也有一些学生只重视高校的师资力量和设施建设,往往忽略户籍问题,对户籍问题缺乏足够的重视,在入学和毕业就业时没有及时办理户口迁入迁出手续,更有甚者不小心遗失户口迁移证。如此一来,高校户籍管理工作势必将增加不必要的麻烦,进一步加重管理人员的负担。

三、高校户籍档案管理的改进措施

(一)全面清点,核准基础数据。要正常开展高校户籍档案管理工作,首先要确保基础户籍信息数据的准确性。受到人为主观因素的影响以及自动化办公客观因素的影响,户籍档案管理工作中不可避免地会出现错误。一旦出现基础数据的冲突、散乱、残缺、差错等情况,不仅会给户籍档案管理人员增加工作负担,也会给当事人带来诸多不便和烦恼。针对这样的情况,有必要理顺规范、查缺补漏、全面清点,这样不仅是对当事人的负责,也会有利于今后工作的顺利开展。

(二)把握政策,加大宣传,强化法治意识。一定程度上来说,高校户籍档案管理工作属于事业单位工作性质,因此该项工作与国家政策息息相关。首先,管理人员应当时刻关注国家政策的变动以及新政策的出台,尤其是与高校学生户口相关的问题,分析户籍制度中的利弊关系,弄清弄懂政策,在国家的政策指导下开展工作,避免出现高校新生盲目迁移户口的情况;其次,学校应引导学生了解相关政策,增进其对国家户籍相关政策的熟悉程度;再次,为了便于开展毕业生转学、休学、退学等各项业务,管理人员应增进与学生之间的沟通,深入了解他们的情况,防止他们作出错误的决定和判断;最后,为了体现户籍档案的权威性,要在日常的规范化管理中加大宣传与户籍档案相关的法律,保障户籍档案管理的持续性和稳定性。

(三)多方沟通,争取合作共赢。为了做好户籍档案管理工作,高校保卫部门应与多方进行有效沟通,争取相互配合。首先,与学生工作部门进行沟通,在户籍档案管理工作有序开展的过程中致力于提升服务质量;其次,与学校档案部门进行沟通,确保更大的技術支持,提高管理工作的效率,规范工作内容;最后,与当地公安机关户籍管理部门进行沟通,在它们的支持下开展普法宣传,并争取适当的户籍数据查阅和管理权限。

(四)提升内涵,满足服务需求。高校户籍管理部门应当认识到自身的不足,主动学习国内外先进技术管理与实施的经验,逐步改善“重管理,轻服务”的模式。首先,要保证基本服务内容的满足;其次,要主动增加多样化服务内容,从根本上创新服务内容;再次,将服务的深度和技术的高度有机结合,从根本上创新服务方式。比较有效的手段是构建高校户籍档案管理信息数据库,使得高校和当地公安机关能够在该网络平台上实现资源共享。在公安机关的授权和许可下,逐步实现各城市之间的联网管理以及各大高校之间的资源共享,将原本的纸质化迁移手续简化为网上电子迁移手续。

总之,为了促使高校户籍档案管理工作的顺利开展,户籍管理人员必须加强自身的理论学习,认真学习现有的国家户籍相关政策,时刻关注国家政策的变动和新政策的出台。同时,各高校应当加大国家户籍政策的宣传力度,引导学生了解相关政策。高校各部门和公安机关应当相互配合,把高校户籍档案管理工作做好。

【参考文献】

[1]韩香芝.大学生户籍管理现状分析与对策研究[J].才智,2017(30).

[2]邱迎春.高校学生户籍档案管理问题研究[J].科教文汇(中旬刊),2013(2).

【作者简介】张红梅(1973— ),女,汉族,广西永福人,桂林航天工业学院行政干事,研究方向:高校档案管理。

(责编 卢 雯)

作者:张红梅

加强高校电子档案管理论文 篇2:

新时期加强高校人事档案管理工作的几点思考

摘要:人事档案是人才信息的重要载体,它能充分反映出个人经历、德才工作表现,行为轨迹,历史背景及其经历,是知人善任,选贤举能的重要依据。本文主要阐述了高校人事档案管理工作的内容和意义,笔者通过分析当前高校人事档案管理中存在的现状,结合自己的实际工作情况提出了改进高校人事档案管理工作的一些措施。

关键词:高校 人事档案 管理

高校人事档案管理工作是学校组织人事部门的一项基础性、服务性工作,其管理的内涵、标准、方式、手段是随着高校发展和人事制度变革而不断更新的。随着我国高校改革的深入发展,高校人事档案管理工作也发生了很大的变化,档案管理工作日趋规范化、现代化,对我们加强人事档案管理、开发、利用提出了更高的要求。因此,如何在新形势下做好高校人事档案管理工作,解决当前人事档案管理中存在的突出问题,适应社会经济与发展,是我们人事档案管理人员必须研究的新课题。

一.高校人事档案管理工作的内容

高校人事档案是记录教职员工个人经历、思想作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的原始文件材料,是教学、科研、职称评定以及考核任用干部的重要依据。高校人事档案管理主要包括人事档案管理和人事文书资料管理,其主要内容有:

1.保管好人事档案,为高校人事工作积累档案史料。

2.接收、核对、整理人事档案材料,办理人事档案查阅、借阅和转递,为人事工作和学校建设服务。

3.做好人事档案的统计和数据分析工作,为人事工作提供信息服务。

4.做好人事档案的安全、保密、保护工作,确保人事档案的完整与安全。

5.调查研究人事档案工作情况,建立健全规章制度,做好人事档案的业务建设。

6.应用人事档案现代化管理技术,不断促进人事档案信息资源的开发与利用。

7.完成领导交办的其他工作。

二.高校人事档案管理工作的意义

随着我国高校人事制度改革力度的不断加大,高校人事档案管理显得越来越重要。

1.加强高校人事档案管理工作是推动高校改革与发展的需要。高校的人事档案是学校内部各项改革的重要依据,关乎着学校的发展与建设,因此,加强高校人事档案管理,充分利用好人事档案资料,对高校发掘人力资源、强化管理机制、实施科学管理、维护职工合法权益都具有重要的意义。

2.加强高校人事档案管理工作是实现社会信息交流与共享的体现。高校的人事档案中储存了许多人才资源的信息,包括学术研究进展与学术成果创造的信息。及时地提供正确有效的信息,帮助人们获取相关的档案资料,会促进信息交流与资源共享,服务于社会的发展。

3.加强高校人事档案管理工作,对保护国家文化财富,积累信息资源,具有现实和历史意义。加强人事档案管理,积累和丰富档案信息资源,不仅有利于当代的人才管理工作,也有利于文化资源保护,有利于加大社会记忆。

三.当前高校人事档案管理中存在的现状

1.高校人事档案管理意识认识不足 缺乏相关的管理体系和制度,

高校人事档案管理所建立起的人事档案管理网络,它的运行效果目前不很理想,目前学校部分人员对人事档案的知识了解不够,对人事档案是信息的认识程度不够,高校人事档案工作者对人事档案管理的责任心不强。并且高校人事档案管理重要性的宣传力度也不够,没能充分认识到人事档案是是社会的财富,好好的管理它和保护它是每个人事档案管理工作者应具有的职责和义务。高校人事档案管理需要有一个专门的管理制度。但是,在有的高校人事档案管理上,存在制度、职责相对不健全,还没有一个统一的建档管理体系和制度,一些相关的制度和检查考核措施等也都有待于进一步地改进和完善。

2.管理方式落后,不适应工作需要。

当前有的高校人事档案的分类、编排、整理、装订,以及查阅还是手工操作,耗费时间和人力;检索处于原始手工方法,查找十分不便;办公室、阅档室和库房三室合一,对档案库房的安全埋下隐患;人事档案的物质载体不断受到自然的、人为的损害等,都应尽快改进。

3.教职工的人事档案管理存在绪多问题

随着社会的发展,特别是随着人才资源配置市场化,人才流动日益频繁,由于存在一些不合理、不规范的流动,造成人才流动与档案转递不同步,造成“人档分离”。有些教职工档案无法及时转过来,有些教职工已經流动,档案仍在学校人事部门,这给人事档案管理提出了新的难题。另外有的教职工个人档案意识薄弱,使一些不按要求处理和完成人事档案材料的现象常有发生,造成人事档案材料的缺漏、不完善、不规范等问题。

4.高校人事档案管理人员专业素质不高。

高校人事档案管理人员专业素质有待进一步提高,目前我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍,但随着社会的飞速发展,对档案工作也提出了更高的要求,而目前学校熟悉档案内容,进行档案信息深层次研究和开发的专业人才匮乏。

5.高校经费投入不足,现代化管理滞后。

由于在一些地方,受财力、物力和科技发展水平等因素的制约,学校对人事档案管理经费投入较少,现代化管理手段还没有引进人事档案管理系统。人事档案的信息利用停留在最直接、最简单的程度,缺乏深度的开发和利用。同时,档案目录仍为人工抄写,字体多样,用笔不统一;档案材料无统一的印制格式,表格大小不一,有的材料左右不留间隙,给归档装订造成困难。

四.改进高校人事档案管理工作的措施

高校人事档案事业要实现科学发展,须进一步解放思想,创新理念,进行新的思考和定位,不断在发展变化中寻求和确立人事档案工作与时俱进的路径和办法。笔者认为要做好高校人事档案管理工作需做到以下:

1加强领导,把人事档案工作列入议事日程

江泽民同志说过:“档案工作是各项事业的一个重要基础,这个基础不牢固,将来我们要负责的。”高校人事档案管理工作是学校单位的一项重要基础性工作。人事档案是高校各项活动的真实记录和经验积累,也是学校领导科学决策的重要凭证和依据。因此,高校各级领导要用历史的观点看待档案事业,重视和支持档案工作,把人事档案工作列入学校单位工作的议事日程,平时要加强学校领导经常督促检查,及时解决人事档案工作存在的困难和问题,尤其要解决高校人事档案管理人员的编制、库房设置、设备添置、经费落实等等困难问题。

2.学校的人事材料收集要及时准确

人事档案记录着一个人的学历、资历等原始材料和历史证件,因此防止高校人事档案管理“人檔脱节”现象发生,并加强移交归档工作的管理和监督,做到不积压、不丢失、准确无误。并根据高校特点,利用年终、学期末进行个人及部门总结的机会,多渠道、多层次有针对性地重点收集,严把入口关,同时加强档案材料的鉴别,避免重复、空洞、虚假的材料入档,从而维护材料的真实性和准确性。

3.加强高校人事档案现代化的管理手段。

高校要通过借鉴和利用当代管理学中的科学理论和方法,形成行之有效的档案科学管理理论。高校要加强先进技术手段的应用,要不断将现代先进的技术设备、技术手段和技术成果引入高校人事档案管理中,实现高校人事档案管理的专业化、自动化。同时,通过制定和贯彻各种标准、规范,使技术应用和分工协作有统一的科学准则和依据,保证各项档案工作能够有机地联系起来,并且在高校人事档案管理中取得最佳的效益。在信息时代,信息的共享与网络的沟通更依赖于统一的标准与规范,如各种档案数据的交换、档案信息的传递、档案资源的共享、网络平台的链接等,都需要通过建立一系列的标准、规范来实现,必须通过制定和建立各类高校人事档案管理标准,形成高校人事档案管理标准体系,确保高校人事档案管理现代化各项工作的有效实现。

4.注重培训学习,提高高校人事档案管理人员综合素质

为提高高校人事档案管理工作人员的业务水平,增强其实际工作能力,在日常工作中,还应该采取多种形式,加强对高校人事档案管理人员的培训,如定期参加高校人事档案管理培训班、组织档案工作研讨活动等,鼓励其钻研业务,学习新知识,掌握新本领,提高政治思想觉悟、业务水平和对做好档案工作的认识。注重高校人事档案管理工作人员“一专多能”综合素质的培养,加强管理人员对摄像、摄影、计算机操作等数码科技知识的培训学习,以更好地完成图片、影像等电子档案的整理和保存工作。

5.完善管理规章制度,加强档案出入的保密性

为了确保高校人事档案更好地为学校组织、人事工作服务,针对高校特点,要建章立制,加强管理,堵塞漏洞,按章办事,形成一整套查阅、传递、材料收集、清理、整理、定时归档的制度体系,使高校人事档案管理工作有法可依、有章可循,收集内容能全面、真实地反映一个人德、才、能、绩等诸方面内容,对不认真执行制度,或私自涂改材料;或个人携带档案;或不经领导审批便私自查阅档案者应进行严肃处理,并追究有关人员责任,使高校人事档案管理走上制度化轨道。

五.结束语

总之,高校人事档案管理是一项系统的工作,我们要充分发挥档案信息的资源优势,就必须适应高校的发展,对当前人事档案管理中存在的问题要重视和解决,要重视日常的人事档案管理工作,注重从基础做起,细化管理,充分利用现代信息技术,提升档案管理的水平,为高校单位人力资源的开发与利用发挥积极作用。

参考文献

[1].李祎晗;李翠屏;;人事档案管理的前端控制[J];云南档案;2009

[2].蔡跃江;;以信息化建设为依托 强化高校人事档案管理[J];黑龙江档案;2011

[3].陈晓宇.浅析新时期的人事档案管理意识[J].山西档案,2011

作者:周华

加强高校电子档案管理论文 篇3:

高校人事档案管理信息化建设问题的探讨

摘要:本文以高校人事档案管理工作所存在的问题为论述点,引导出高校人事档案管理信息化建设的具体措施。

关键词:高校 人事档案 信息化

随着高校发展规模的不断扩大,传统的人事档案管理方法已经不能满足现代高校管理工作发展的要求。基于现代信息技术的不断发展,实现高校人事档案管理信息化是提高高校档案管理工作效率、降低经济成本的重要的途径。

1 高校人事档案信息化建设的重要性分析

首先高校人事档案信息化建设顺应了高校人事制度改革。随着高校的不断发展,要求高校要加强与创新高校管理体制,其中高校的人事制度是高校管理制度改革的核心,通过高校人事改革推动高校人力资源的不断完善,而高校人事制度的改革需要完善的人事档案管理模式,即高校能够快速的获悉高校人力资源的各种信息,便于高校对人力资源的优化配置,而这就必须要依赖具有信息共享性质的信息化管理系统平台;其次人事档案管理信息化实现了高校人力资源的最大配置。人事档案信息化管理就是通过计算机系统将高校的人力资源信息统一纳入到信息共享平台中。通过人事信息的网络化管理实现了对人事信息的分类管理,便于及时的了解高校人力资源的个人信息,比如我们决定对某位教师进行奖励时可以直接通过计算机信息平台调取它的个人信息,而不再需要进行大面积的搜索,大大提高工作效率;最后有利于对实体档案的保护。实体档案是以纸张的形式存在,这样人们在查找相关信息时需要不断的翻阅纸质档案,人们在翻阅的时候不可避免造成对纸质档案的破坏,而实施档案信息化后人们利用实体档案查找信息的次数将大大减少,从而有效的避免一些重要的纸质档案损害的现象出现。

2 高校人事档案管理信息化建设存在的问题

2.1 信息化管理的意识薄弱 长期以来我国的高校人事档案管理工作主要采取的是手工操作模式,对于信息化建设的认识程度不够,其主要表现为:一是高校人事档案的存在比较分散,结合笔者多年的工作经验分析,高校的人事处、教务处以及学生处都存有相关的人事档案,可以说人事档案存放的不统一,不利于档案信息化的构建。同时高校的人事信息收集情况也存在大量的问题,由于当前高校基本实施的二级院校独立管理的模式,造成高校对二级院校的人事档案信息了解不清楚,档案信息收集的不及时对档案信息化系统的构建会产生深远的影响。二是高校的人事档案管理工作仍然处于传统的手工管理模式,并且以纸质形式为主,没有充分的利用计算机技术实现档案信息的数字化。三是高校的人事档案信息化硬件基础相对比较匮乏。经过笔者对多所高校的基础设备调查发现,高校对信息化建设的重视程度还是比较高的,高校档案管理人员配置了电脑、打印机等基础设备,但是扫描仪、照相机的配置率不高,而这些设备的短缺必然会影响人事档案信息化的建设进程。

2.2 人事档案信息管理系统功能性比较差 信息技术的不断发展为高校人事档案信息系统发展提供了重要的平台支撑,基于信息技术的不断发展,各个高校基本上都建立了人事档案信息管理系统,但是就这些信息管理系统的运行效果看,其还存在不少的问题:一是高校档案信息管理系统应用的数据库比较简单,造成不能及时的对一些数据进行处理,影响人事档案的工作效率;二是人事档案管理系统的应用性比较差,很多院校的管理系统没有建立开放式链接功能,造成人事档案管理系统的利用率比较差,比如信息管理系统应用的程序比较滞后,其不能兼容原始档案信息,造成人们不能利用信息管理系统查询需要的信息;三是人事档案信息管理系统的建设标准存在滞后性,导致现有的信息管理系统无法兼容一些文件格式。

2.3 信息安全保护措施不完善 人事档案在某种程度上讲具有保密性,因为人事档案中记载了大量的个人信息,实现人事档案信息化管理就需要面临信息安全的问题,通过采取一系列安全保护措施避免因网络安全而出现个人信息泄露的事件。但是高校在人事档案信息系统应用中往往会忽视安全工作:一是高校的管理者对安全的重视程度不够,意识不到人事信息的重要性,因此他们不愿意在安全防护方面投入更多的资金;二是对人事档案信息管理系统的安全性能的检测、维护等工作落实不到实处,很多计算机网络安全管理人员不严格按照相关的规范对计算机网络进行必要的安全检测,比如不及时根据网络安全漏洞进行系统升级等。

3 高校人事档案信息化建设的具体对策

3.1 强化高校人事档案管理人员的信息化意识 实现高校人事档案管理信息化前提就是要强化人事档案管理人员的信息化意识,提高他们对档案工作的重视程度:一是高校的管理者要具有人事档案信息化建设意识。信息技术的不断发展,构建信息管理模式是新型高校发展的基础与主要趋势,一所高校的信息化建设水平很大取决于高校管理者对人事档案信息化的重视程度,如果高校的管理者具有信息化意识,那么他们就会增加对高校人事档案管理信息化建设的资金投入、制度完善等工作。二是提高人事档案管理人员的信息化意识。档案管理人员是档案工作的具体操作者和使用者,如果他们没有较高的信息化意识,那么无论学校的信息化建设水平多高,高校的信息化工作都不能取得理想的效果。当然高校的工作人员也要具有信息化意识,信息化建设离不开档案信息的支持,如果高校人员不注重对相关档案信息的收集,那么信息化建设也不能取得理想的效果。

3.2 建立人事档案网络化管理体系 随着网络技术的发展,高校基本上实现了信息化管理模式,高校的网络基本上覆盖了高校的各个环节,高校网络已经融入到日常的教学活动中,因此稳定、全面的网络覆盖率为高校人事档案信息化建设提供了重要的物质基础,为档案管理拓展了网络资源共享平台。首先高校要建立基于档案信息的身份验证系统。高校人事档案管理系统要根据用户的需求建立基于开放程度和开发范围的控制系统,根据级别不同对其授权的范围也要不同,比如对于一般人员只允许其具有查阅相关资料信息的权利,而没有修改、输入相关信息的功能。其次要合理设计人事档案信息资源数据库。数据库的设计要遵循以下原则:规范数据库的命名、控制字段的引用、库表重复控制以及头文件处理等。并且要保证数据库的容量要符合高校的发展规模。最后加强学校内部不同院系之间的人事档案信息共享程度,基于当前高校实施二级院校独立管理的模式,导致二级院校之间的人事档案信息的共享程度不高,因此高校要充分利用网络技术实现人事档案信息的共享。

3.3 做好人事档案数据资料的保密工作 高校实施人事档案信息管理在给高校的人事档案管理工作带来便利条件的同时,也给高校的档案信息安全产生巨大的威胁,首先系统软件的升级可能造成人事档案电子信息的兼容问题,造成电子信息的不识别,影响用户的正常使用,比如在传统人事档案信息转化为电子数据时,其转化的格式与高校的信息管理程序不兼容,这就导致人事档案信息不被系统所识别。二是加强对高校档案信息管理系统的安全技术防护措施。基于网络环境的复杂性,一些网络病毒、黑客等会侵犯高校的人事档案信息系统,造成相关信息的泄漏或者丢失,为避免此种现象高校信息管理部门要通过设立防火墙、定期升级杀毒软件以及做好加密技术等提高高校人事档案信息管理系统的安全。三是做好人事档案信息管理系统的网络技术,高校的人事管理信息系统要杜绝与社会网络相联,从网络源头杜绝外来不良行为的入侵破坏。

3.4 提升档案信息化管理人员的综合素质,实现档案管理人员专业化 高校人事档案信息化建设需要一批懂计算机技术的专业人才,因此高校要加强对现有档案管理人员的培训力度,鼓励档案管理人员进行深层次的学习,通过系统的教育培訓提高他们的专业技能。提高人事档案管理人员的政治素质。档案管理人员必须要有高度的政治意识和保密意识,以较强的责任心对待人事档案管理工作。高校要积极的引进优秀的档案管理人才,提升整个高校档案管理工作水平。

3.5 加强硬件建设和软件开发 高校人事档案管理工作的信息化建设需要高校构建完善的硬件设施和开发适合高校人事档案管理的软件系统。首先高校要增加资金投入,在不断完善计算机、打印机等基础设施的基础上,要增加对扫描仪、刻录机、数码相机等先进电子产品的采购力度,丰富人事档案信息系统设备;其次加大人事档案软件的开发力度,包括“组织专家开发相关的软件系统,建立数字化档案和人才信息库,做好档案信息的综合分析及统计”。

参考文献:

[1]徐露露.关于干部人事档案管理信息化建设的思考[J].读书文摘,2014(05).

[2]朱广会.新时期人事档案管理信息化建设问题探析[J].价值工程,2010(02).

[3]杜玉兰.对高校人事档案管理工作的思考[J].常州大学学报(社会科学版),2010(09).

作者:李兵