图书档案数字化管理论文

2022-04-15

摘要:随着时代的进步,办公自动化和网络技术日益的发达、普及,数字化影响着社会生产、生活的方方面面,而图书档案管理工作也受到其影响,并逐步的将其引入到日常的管理当中,从而使得图书档案数字化管理提升到一个新的高度。本文主要从图书档案管理系统数字化出发,阐述其实现资料集中统一的管理,方面资料查阅及管理工作的人性化,工作效率高效化。今天小编给大家找来了《图书档案数字化管理论文(精选3篇)》,仅供参考,大家一起来看看吧。

图书档案数字化管理论文 篇1:

自媒体时代科技图书档案数字化管理研究

摘 要 随着自媒体时代的到来,人们在生活中愈来愈离不开通讯、网络,工作、学习、生活日益趋向网络化,信息数字化成为社会网络化得以实现的最基本前提。作为提供科技信息的科技馆毫不例外也要进行管理模式创新,实施数字化管理,进一步更好的为广大市民和科技工作者提供知识服务。

关键词 自媒体;科技馆;图书档案;数字化

南阳科技馆创建于20世纪80年代,总建筑面积三千余平方米,主要功能区之一就是科技图书资料区,又细分有图书档案馆。其主要功能是为南阳市、卧龙区和宛城区及周边县区的科研工作人员查阅所需科技信息提供高效便捷的服务,帮助其知晓和掌握我国和世界科技当前最新动态。而随着自媒体时代的到来,通讯、网络在人们生活中愈来愈离不开,工作、学习、生活日益趋向网络化,信息数字化成为社会网络化得以实现的最基本前提。作为提供科技信息的科技馆毫不例外也要进行管理模式创新,实施数字化管理,进一步更好的为广大市民和科技工作者提供知识服务。怎样科学、有效地进行图书档案数字化管理已成为现今科技馆管理者和档案界学者亟待解决的重要课题。

1 科技图书档案数字化管理是图书档案二者同根共生、相互依存的最终结果

1.1 科技图书档案实施数字化管理的前提是首先要进行图书档案一体化整合

随着近现代图书管理特别是各大院校图书管理逐步走向科学化、标准化和微机化,档案管理工作数字化也迫在眉睫。图书档案在古代原属同一载体,没有任何区分,仅是在后来随着历史的发展,特别是到了明朝,二者才得以显著区分。直到近现代,特别是在教育界中,一致认为二者同宗同源,有着千丝万缕的联系,难以割裂。

技术革命的飞速发展,促使计算机技术普遍运用到人类生产、生活当中,更为重要的是,网络通信更是为计算机技术推波助澜,加快了计算机技术广泛应用于生产、生活实践的步伐。尤其是随着智能手机的出现,手机图书馆也应运而生,各大专门图书馆、档案馆在这种电子图书凶猛围猎的残酷竞争环境下,图书档案数字化迫在眉睫。作为同宗同源的图书档案,不妨按照预设的标准或条件,通过电脑联机共享,数字化管理,将图书档案勾连,实施长期、长远一体化整合,努力踏出被围猎困境的坚强步伐。若科技图书档案仍按照以往管理办法,循规蹈矩、人为划分、分块管理,必将导致二者背道而驰、相互脱节,愈走愈艰,进而导致科技图书档案因跟不上形势、难以满足读者需求而被淘汰。

1.2 科技图书档案实施数字化管理是信息技术发展到一定高度的必然结果

随着现代科技的迅速发展,信息技术得到了日新月异的发展和完善,各项工作自动化如雨后春笋般应运而生。毫无置疑,科技图书档案也应顺势而为。办公自动化开展顺利与否,关键在于普及,独角戏不是办公自动化的特点,只有纵向和横向等各方面均都同步实施自动化,才能充分发挥自动化的优势所在。这就要求科技馆的领导明确意识到:实施图书档案数字化管理是信息技术发展到一定高度的必然结果,只有全面实施自动化才能促进馆内的图书档案数字化,只有实施图书档案数字化管理才能大幅度提高科技馆的工作效率,才能更好地服务辖区内的科技工作者查阅资料,才能更好地服务当地的科技和经济的快速发展。

2 自媒体时代科技图书档案加强数字化管理

措施

2.1 强化领导,统筹规划,严格措施,为科技图书档案数字化管理提供智力支持

南阳市科技馆的馆长是由南阳市人民政府委派科技局的领导兼职的,许多其他地市和南阳一样,由政府委派其他局级领导兼任,这些馆长业务不专更甚之业务不通,直接影响科技馆的发展。为此主管科技馆的上级领导一定要重视科技馆的工作,重视科技馆的数字化建设,要从强化领导,统筹规划,严格措施,为科技图书档案数字化管理提供智力支持。特别是在出台数字化方案之前,一定要周密安排,加强数字化工作各项调研,完善数字化措施,规划着眼长远,做到措施、步骤、技术等各项工作衔接、科学和到位,保证数字化过程人、财、物搭配合理、科学,严防浪费。

2.2 坚持融合,保障科技图书档案一体化发展

科技图书档案工作是再实际不过的一项具体工作,专业学术等方方面面的资料收集、整理、加工、对外开放,是科技馆的基本工作和工作基础,更是科技馆图书档案等各项工作的起点。这些基础性工作非常重要,直接影响着科研工作者科研工作效率、科研转化率等,对经济社会的发展至关重要。所以,在实施科技图书档案数字化建设中一定要坚持融合,保障科技图书档案一体化发展。在科技馆实际工作实践中不难发现:图书档案 二者工作相辅相成,相得益彰,优势互补,不可替代。譬如一位科技工作者在探索一个技术问题时,他首先是要查找有关图书,而后才去查阅有关历史档案材料,科技馆双重服务科研工作者,为科研工作者提供便利、配套、综合服务,是快节奏现代社会发展的必然,是自媒体时代科技图书档案工作发展方向。这就要求在实施科技图书档案数字化建设过程中一定要坚持融合思维,坚持一体化发展方向,力促图书、档案完全、有机融合。

2.3 坚持标准化建设,为科技馆图书档案数字化铺平道路

标准化是将来实施科技馆图书档案自助服务及信息资源共享的基本前提。目前科技馆图书档案无论是数量,还是种类均较繁多、庞大,在实施数字化过程中有着一整套数字格式化标准要求和规范,《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》和《纸质档案数字化技术规范》的颁布实施,分别从技术层面以及管理层面上,为科技馆图书档案数字化的标准化、规范化提供了更为明确的指引,例如规范性文件明确规定:纸质档案严格采用黑白模式进行扫描的图像及文件,均要用G4格式去存储;而采用其彩色模式进行图像文件扫描的,均要使用JPEG格式标准进行存储;另外,对于网络查询生成的扫描图像来说,还可存储为PDF、CEB及其他格式。除上述格式外,其他如分辨率、色彩模式和数据库类型等等,均要实施标准化建设。

3 结束语

综上所述,图书档案深度融合、走向一体化,实施数字化管理是自媒体时代信息技术发展的必然结果。所以在全面推行办公自动化的同时,要加快建设科技馆图书档案数字化建设的步伐,以更加高效、便捷的信息综合提供服务广大科技工作者。

参考文献

[1]孔庆芝.关于拓展资料室职能的几点构想[J].现代情报,2002(6).

[2]温汉生.专业资料室如何为重点学科建 设提供文献信息服务[J].现代情报,2002(6).

作者:姚雪

图书档案数字化管理论文 篇2:

浅谈图书档案数字化管理

摘要:随着时代的进步,办公自动化和网络技术日益的发达、普及,数字化影响着社会生产、生活的方方面面,而图书档案管理工作也受到其影响,并逐步的将其引入到日常的管理当中,从而使得图书档案数字化管理提升到一个新的高度。本文主要从图书档案管理系统数字化出发,阐述其实现资料集中统一的管理,方面资料查阅及管理工作的人性化,工作效率高效化。

关键词:图书档案数字化管理

档案数字化的建设,在计算机技术和信息网络业的发展下,推动着图书、档案作为信息资源实现共享,数字化建设从根本上适应社会经济的发展,同时也从根本上提高了现代化管理的质量。传统档案管理模式逐渐退出历史的舞台,档案数字化建设逐渐成为时代的主流,是现代科学技术发展的必然趋势。图书档案管理系统在数字化建设的过程中,给我们带来的是全新的现代管理技术和理念。近些年,图书档案数字化建设速度很快,但并没有从根本上摆脱在以传统管理的工作模式。随着数字化建设的深入,由于电子文件产生的总量很大,电子档案的收集、鉴定、利用等成为急需化解的问题,电子档案的管理在区别于传统档案的管理模式的同时,也要符合档案管理学的基本准则,已经成为当前图书档案管理中急待解决的新课题。

1科技的介入成为图书管理的基本内容

目前对于库藏纸质档案以电子的方式实现数字化,完成图书档案的数字化。同时,将档案全文信息电子文件进行合理的归档,建立档案信息数据库以便于对数据档案的查找和使用,从根本上把单纯的档案目录管理转变成档案管理系统。

2图书管理的基本内容

目前所通用的图书管理系统,主要包括以下几个方面:第一是图书管理;第二是信息查询;第三是流通作业;第四是系统维护。这四大模块是图书管理系统的构成部分。其中图书管理系统实现了图书的征订工作、新书的登记、图书的编目等功能,把图书进库工作合理的建造成一个系统;流通作业包括预借、借书、还书作业,从根本上减少了三种工作的工作量;信息查询实现在各种条件下,对于馆藏书查询、统计等工作;系统维护实现了对于本系统的合理运用,并针对随时出现的问题进行快速、有效的解决。系统支持条型码扫描,在实际的使用过程中,扫描枪对图书ISBN编码扫描时,就会自动从 Internet上下载图书相关信息,如作者、书名、出版社、简介等信息,把录入人员的工作量降到了最低,成为信息化建设强有力的帮手。

3 电子文件的归档与接收

纸质档案是电子档案主要来源,通过传统的方法对文件的收集、接理、鉴定,对库存的档案通过技術手段实现数字化,产生符合要求的电子文件。当库存档案数字化后,相对于传统的纸质文件,电子原件可以构成纸质原件的副本,由于形成后的电子文件仍然可以编辑、修改,同时由于文档在通过网络上传或复制过程中,人的因素占到很大的部分,其真实有效及原始性无法确定。所以,形成电子文件的同时,应同时形成一份电子文件,其中包括电子文件的静态、动态数据信息,以确保电子文件的各种信息齐全,便于查询与辨别,从根本上档案原始性的认定性加强,确保电子文件利用程度提高。同时电子文件的数据信息应该减少人为的干预,所以应以系统自动提取为主,档案管理人员如果发现不符合要求,可发回归档人,这就为核对、审验接收的电子原件时,提供了必要的依据。

4 电子档案的存储与备份

电子档案由于对于计算机的依赖性,使得其稳定性不高。造成这个原因的前提是,计算机的硬件与软件产品不是完全稳定的,随时都可以发生意外的情况,所以要求做好电子档案的存储与备份。对归档的各种文件的存储形式的选择是应该符合技术的发展要求,就要表现昌文本文件、图像文件、音频视频文件等,电子原件的存储可以选择不同的方式,如数据库存储、光盘存储、目录存储等,以方便用户根据实际需要选择。

由于计算机的不完全稳定性,对电子档案备份、恢复就成为档案管理中十分重要的一份工作,是档案管理系统安全稳定的保证。应对网络备份、系统备份、数据库备份进行合理有效的备份,同时一定要注意存储到第三方介质,如不接外网的专用电脑、或者专用的储存设置,从根本上保证档案管理系统安全、稳定,不论发生什么事,都能够利用备份信息随时恢复系统。

5电子档案的检索与利用

档案管理工作的目标是为了服务使用者,最终目的是为了方便对电子档案的检索和利用,在档案管理系统数据共享时,使得档案的使用者能够更快捷、更准确找到自己所需要的资料,充分的体现了信息化的优势。相比较传统的档案管理,电子档案的产生从根本上改变了档案的存在形式,也改变档案的利用、查找方式,为档案利用者提供了方便。

6 电子档案的维护性管理

作为一种新兴的管理系统,对于电子档案的维护是一种必不可少的工作,具体的管理维护由用户权限来限制。维护性管理应具有:对于数据库管理,主要是指做日常的必要的维护;电子原件各种动态数据信息的查询浏览功能:对于系统内,通过互联网而提交的各种申请、审批单的查阅管理功能;对电子档案保管期限的鉴定和最终审定及销毁功能;权限分配、回收和分配情况的查阅管理功能;对电子档案的降密、解密等等。

总之,科技的进步给图书档案管理工作带来新的发展与变革,我们运用科技改变着图书档案的使用方式,为使用者提供了巨大的便利。时代要求将图书档案数字化管理,那么图书档案管理系统将为我们提供了平台支持,从而促进了图书档案更加科学、合理化、人性化,为经济的发展提供了强大的智力支持,为民族的崛起提供根本的资源保障,为社会的进步提供强大的知识储备。

作者:刘晓敏

图书档案数字化管理论文 篇3:

高校图书档案数字化建设研究

摘要:高校图书档案是文化的重要载体,但当前的高校图书档案管理工作发展比较滞后。高校图书档案管理工作必须不断适应经济社会和现代信息技术的快速发展。加强高校图书档案数字化建设是高校图书档案管理工作有效发展的一条可行之路,其对高校图书档案管理工作有重要的意义,有利于原始档案资料的保存,有利于高校图书档案资料在更大范围和领域内的传播、应用、发展、交流,能够切实提升高校的文化软实力,从而使高校不断为地方经济和文化发展服务。

关键词:高校图书档案数字化;文化传播;文化高地

文化兴则国运兴,文化强则民族强。时任河南省委书记谢伏瞻在河南省第十次党代会上提出,未来五年河南要打造“三个高地”,其中之一就是要加快构筑全国重要的文化高地。加快构筑全国重要的文化高地,实现中原文化高地建设,这充分体现了河南省委对文化建设的热切盼望、高度重视,有利于推动河南由文化资源大省向文化资源强省转变。

高校的图书馆、档案馆是文献信息的重要集散地,是一个专门收集、整理、保存和传播文献的科学机构、文化机构、教育机构以及科研机构。图书馆、档案馆保存着丰富的文化遗产,推进高校图书档案数字化建设,对地方经济发展而言,在消除数字鸿沟,推动知识创新、信息交流、人才培养、素质教育、决策咨询、信息收集、知识信息转化等方面具有重要的作用。加快高校图书档案的数字化建设,促进文化传播,能够提升高校文化软实力,助推中原文化高地建设。

一、高校图书档案管理现状

(一)现行的高校图书档案管理工作发展比较滞后

从内容来看,当前高校图书档案大多数是文本档案,也有少数电子信息档案,这些档案都需要及时归档和保存。然而,随着高校的迅速发展,招生数量的扩大和学科建设等都使高校在学生管理与活动等方面产生大量新的档案,同时,高校为学科服务的图书档案资料也在急剧增多。以华北水利水电大学为例,统计数据显示,学校每年增加的各类图书、国内外电子资源文献、光盘等数量超过10万,档案馆每年新收集到的各学院、团委、学生处、财务部门等各类档案达到几十卷。而且,这些数量庞大的图书档案还是以不同形式存在的,除了常见的文本资料,还包括大量的音像资料、数字资料等。此外,大量图书资料的存在要求有更大的储存空间,这也是当下很多高校在图书档案管理工作上面临的问题。

(二)高校图书档案的利用率快速增长

高校图书档案的主要服务对象是广大师生。近年,许多高校扩招,急剧增加的学生数量使得图书档案的利用率快速增长,而很多学生对图书档案使用更多的是数字化的图书档案。据统计,高校的数字化图书档案在查询、下载和打印等方面的需求都有明显的增长,这也对高校图书档案数字化建设提出了更高的要求。

(三)高校图书档案的使用范围不断扩大

高校图书档案曾经在很长时间内都只为本校广大师生和相关部门服务。当前高校的图书管理工作的范围已不仅局限于本校师生,高校图书馆联盟的发展,也使本校图书档案资源面向联盟学校学生开放。逐渐对外开放的态势加大了高校图书档案管理工作的压力,对图书档案管理工作提出了更高的要求。另外,随着高校服务社会发展趋势的加强,越来越多的公众需要到高校图书馆查阅资料。这对高校图书档案管理工作来说,也是一个庞大的服务群体,图书档案在这样的背景下也不断扩大其应用和使用范围。为此,高校图书档案非常有必要加快数字化建设。

二、高校图书档案数字化建设的注意要点

(一)高校图书档案数字化的开放性

高校图书档案数字化建设最重要的目的是使图书档案管理适应时代的发展变化和需求,使图书档案资料发挥更大的作用。因此,图书档案数字化后除了更好地为高校师生服务,还应尽可能地实现图书档案资料的开放和共享。在图书档案数字化建设过程中,高校要做到数字化资源在网站系统的及时更新和分享,从而为高校师生和社会大众提供便捷的图书档案资料的查阅、下载等服务,提高数字化后的图书档案的利用效率,最大限度地体现其使用价值。

(二)高校图书档案数字化的安全性

高校有着海量的、各种类型的图书档案,这对图书档案数字化建设来说是一项庞大的、长期的工作。为了确保高校图书档案数字化建设的有序进行,除了要做好图书档案的保管、保密工作,高校还应保证数字化建设所涉及的软件和硬件设施的安全。从数字化建設的硬件要求来看,主要是要求相关的硬件设备要符合国家有关标准和要求,能够满足图书档案保管的各项要求,同时要具有强大的数据应用功能。从数字化建设的软件要求来看,则要确保软件系统的设计合理、完善,如能实现数据库安全、自由地连接、下载等,对图书档案资料分级别地进行保密等。只有做好高校图书档案数字化建设的各项安全工作,才能真正实现图书档案数字化建设的意义。

三、高校图书档案数字化建设的具体措施

随着现代信息技术的不断发展,很多行业和领域都以逐步发展和提高数字化水平来满足现代化发展的新需求。为了紧跟时代发展步伐,提高高校图书档案的管理质量和管理效率,高校必须开展图书档案数字化建设,具体可以从以下三个方面入手。

(一)建立健全高校图书档案管理制度

为了做好图书档案的数字化建设,高校要先从图书档案的管理制度入手,只有建立健全图书档案管理制度,做好纸质图书和纸质档案的完善管理,才能为图书档案的数字化建设奠定基础。因此,高校在纸质图书档案的采购、采编、收集、归档、保存、借阅等各个环节要有规范的流程管理。同时,对于图书档案管理人员,高校也要进行规范化管理,确保管理人员在管理纸质图书档案保存、借阅等各个环节的工作无误。

(二)科学合理安排高校图书档案的数字化进程

高校图书档案主要服务广大师生以及社会公众,而图书档案数字化建设又是一项庞大的工程。因此,为了确保图书档案数字化建设的有序开展,高校应该从图书档案的服务对象即广大师生及社会公众出发,科学合理安排高校图书档案的数字化进程。其进程安排可分为以下几个步骤:首先进行数字化处理的应该是最具有保存价值的,且保存无多的图书档案;其次是具有保存价值且保存期限要求较长的图书档案;再次,数字化处理一些广大师生和社会公众经常使用的、需求比较大的图书档案;最后,完成所有图书档案的数字化处理。显然,科学合理地安排高校图书档案数字化处理工作,能够提高数字化处理的效率,提高高校图书档案数字化建设的质量。

(三)充分发挥高校图书档案的使用价值

长期以来,高校图书档案管理都是片面注重对图书档案的妥善保管,而忽视了档案使用价值的发挥,使图书档案应有的价值和作用没有充分发挥出来。图书档案实现数字化后,高校在数字化图书档案的管理上应该主动转变之前的思想,使数字化图书档案能够真正为广大师生和社会大众提供咨询、查阅、下载等服务,提高数字化图书档案的使用效率和使用价值。图书档案管理人员也要主动转变传统观念,紧跟数字化管理要求,能够积极主动地为有需求的用户提供服务。在对图书档案的日常管理中,图书档案管理人员也要做好图书档案的分类等科学管理工作,以方便用户能够快捷便利地寻找到所需要的资料,进一步提高数字化图书档案的使用价值。

四、图书档案数字化对文化高地建设的影响

高校图书档案数字化建设,非常有利于文化传播,对打造中原文化高地的影响主要表现在以下四个方面。

(一)有利于保存珍贵的图书档案

图书档案记录着重要的原始文献资料,是文化保存和文化传播的重要载体。然而,大多数档案都是有且只有一份原件,一旦损坏,就很难修补,这很容易造成无法挽回的损失,因此,保护档案原件特别是一些珍贵的图书档案原件至关重要。高校图书档案实现数字化后,图书档案的原件便可以不再提供查阅服务,或者可以大大减少原件的查阅使用次数,如此则使档案原件得到较好的保护,有利于长期保存。

(二)有利于提高图书档案的使用效率

通常情况下,若需要查阅档案资料,查阅人员往往需要亲自到档案馆或图书馆进行查阅。但由于档案馆的地理位置、开放时间等方面的限制,查阅者需要花费很多时间、金钱和精力,这显然是不太方便的,并且高校拥有的图书档案往往数量十分庞大,若是按平常的查阅方式来寻找,查阅者的查阅效率也会比较低。而经过数字化处理后的图书档案,可以向需要查阅档案资料的使用者提供这些档案原件的扫描信息和图像,不仅在使用上快捷便利,还扩大了这些档案资料的使用范围,甚至可以在同一时间供不同国家和地区的查阅者使用。显然,数字化处理后的高校图书档案非常有利于文化的传播和发展。

(三)有利于扩大图书档案资料的影响

传统的档案传播方式主要是通过手工抄写或是印刷生产。然而,手工抄写方式所获得的档案资料是极少数的,而批量印刷也有一定的限制,无法做到档案资料的广泛传播。特别是一些珍贵的图书档案资料,更是只收藏于某几个档案馆里且只供馆内查阅。显然,这不利于档案资料的传播和交流。数字化处理后的图书档案资料却能有效地解决这一问题,以华北水利水电大学为例,校图书馆和档案馆合并管理后,共同推出了微信服务。广大师生和用户通过App能够非常便捷有效地查询、查阅到相关图书档案信息,下载、阅读、使用都非常方便,若有人需要使用纸质原件,可以再到图书档案馆进行取件。使用者只需登录相关的网站或系统,便可下载打印需要的档案资料,这大大提高了图书、档案资料的使用价值,也有利于图书、档案文化的进一步传播。

(四)有利于档案资料在其他领域的使用

档案资料作为原始文献资料有着相当高的真实性和价值意义,在很多领域都需要应用档案资料。比如,在学校教育上,高校和教师可以将这些珍贵的影片资料、文字资料等作为课堂教学素材,教师可以在课堂播放开国大典上毛主席的建国宣言,影像的直观冲击能使学生真切感受到那段岁月,激起学生热爱祖国的热情,收到教材内容所达不到的效果。又如,在现今的影视剧中,特别是历史剧中,档案资料的保存可以为这些历史类题材的影视剧提供真实可靠的参考。比如,查阅档案资料可知,我们所熟悉的玉米、番薯等都是明清时期才传入中国的,那么唐宋时期甚至更早出现玉米、番薯等情节便是违背史实、需要纠正的。这些档案资料在学校教育、影视作品等中的应用,无形中也使档案信息所包含的文化通过学校教育和影视作品得到了传播。

五、结语

高校积极开展图书档案数字化建设,是时代发展的要求,数字化建设使图书档案的应用范围进一步扩大,使用价值得到极大提升。这不仅有利于原始档案资料的保存,更有利于高校圖书档案资料在更大范围和领域内的传播、应用。图书档案数字化建设的推进,将有力地提升高校文化软实力,更大限度地发挥文化建设的教育职能,有利于构筑中原文化高地建设的信息重地,使高校成为中原文化高地建设的重要宣传阵地,促进文化发展,为中原文化高地建设做出重要贡献。

参考文献:

[1]梅婷.高校图书馆与高校档案馆数字化建设比较研究[J].农业网络信息,2013,(4).

[2]张芳芳.高校图书馆纸质档案数字化管理工作探讨[J],魅力中国,2013,(23).

[3]欧小波.高校图书馆体育文化传播途径研究——以体育院校图书馆为例[J].岭南师范学院学报,2014,(6).

作者:化秀玲