oa自动办公管理系统

2022-09-28

第一篇:oa自动办公管理系统

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杭州哲程软件有限公司

哲程软件《哲程协同办公系统》 (OA)经过3年的精心打造,是一套高质量、高效率、智能化的办公系统。

系统以办公管理为核心,以沟通、协调、控制为宗旨,以通用、易用、稳定、安全为原则, 融合了当前最流行的管理思想,为行政企事业单位和中小企业提供了一个先进、高效的现代化信息平台。

☆ 有效提升员工办公效率 哲程协同办公系统能帮助企业建立一个统一整合的工作平台,可以打破时间、空间的限制,让企业的所有员工可以在世界的任何地方、任何时间都能够在一个统一的工作平台完成日常的工作,大大地提高了办公效率。

☆ 快速提升企业反应速度 对企业而言,业务流程始终是创造价值最核心的要素之一,通过工作流作纽带,能将各个业务部门甚至上下游厂商之间连成一个整体,责权分明,大大提高了工作效率。不仅如此,哲程工作流系统可以帮助企业对流程进行不断的优化改造,找出流程中的瓶颈,避免人为因素的干扰,提升公司的竞争力。

☆ 立刻提升企业执行力 在传统的管理模式下团队协作不好,领导不知道下边在干什么,成员不知道其他人在做什么。通过哲程协同系统,领导可以非常清楚的知道员工的工作情况,可以根据具体情况指导工作,团队成员之间协作也可以更加紧密,大大提升了企业的执行力。

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杭州哲程软件有限公司

哲程软件,为成为中国最有价值的软件公司而自强不息

第二篇:OA办公自动化系统作用

对于企业事业单位的领导来说OA是决策支持系统,能够为领导提供决策参考和依据;对于中层管理者它是信息管理系统;而对于普通管理者它又是事物/业务处理系统。OA能够为单位管理人员、工作人员提供良

好的办公手段和环境,使之准确、高效、愉快的工作。

实施OA系统可帮助企业事业单位实现信息资源的共享;增强员工协同工作的能力;强化领导的监控管理;有效管理起有形(设备等)、无形(业务信息、知识)资产,避免流失;实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理,促进管理电子化、规范化,完美整合了组织内部的信息流。具体来说,实施OA办公自动化系统作用为:

1、建立内部的通信平台。

建立单位内部的邮件系统,使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。

2、建立信息发布的平台。

在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所,例如电子公告、电子论坛、电子刊物,使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播,使员工能够了解企业的发展动态。

3、实现工作流程的自动化。

变革了单位传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,提高办公效率,实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去,等候审批、签字、盖章,而是利用快速而廉价的网络传递手段,发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作,减少工作中复杂环节。

4、实现文档管理的自动化。

可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用,并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化,通过电子文件柜的形式实现文档的保管,按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后,如企业来了一个新员工,只要管理员给他注册一个身份文件,给他一个口令,他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西,规章制度、各种技术文件等等,只要他的身份符合权限可以阅览的范围,他自然而然都能看到,这样就减少了很多培训环节。

5、辅助办公。

它牵涉的内容比较多,像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公,实现了这些辅助办公的自动化。

6、实现分布式办公。

变革了传统的集中办公室的办公方式,扩大了办公区域,可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公,大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

7、建立信息集成平台。

现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据,对企业的经营运作起着关键性作用,但它们都是相对独立的、静态的,智能网络办公系统具备数据接口功能,能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中,使企业员工能有效获取处理信息,提高企业整体反应速度。

8、节省企业的办公费用支出。

将传统的纸张填写过程电子化,尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用,真正实现无纸化办公,是企业实现管理现代化的标志。

9、搭建知识管理平台。

系统性利用企业积累的信息资源、专家技能,改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

10、增强领导监控能力

强化领导的监控管理,增强管理层对组织的控制力,及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态,及时发现问题及时解决,从而减少差错、防止低效办公。

第三篇:办公自动化系统(OAS)OfficeAutomationSystem

无线办公的概念

许多办公室搬迁之时,最大的困扰莫过于各种缆线的施工,其办公室所需布线包括:电源线(Power Line)、网线(Cable Line)及电话线(Phone Line)等种类繁多且杂乱,特别是当办公室跨越不同楼层或建筑物时,还需有额外的中继线,更加大其搬迁及施工难度。但是,随着市场上几项技术,包括:无线网络(Wireless LAN,WLAN)的高传输技术、VoIP(Voice over IP)配合语音压缩技术,及ADSL/Cable Modem之宽带网络技术的成熟普及,无线网络结合VoIP的技术,通过互联网(Internet),提供语音及数据的服务。人们的ISDN梦想,没想到最后由网络的应用技术得以实现,尤为值得一提的是,发展到借以无线通讯的技术,更可以实现“无线办公室”的解决方案。总而言之,语音、数据、图像的传输,都可以互联网传输协议(IP,Internet Protocol)为基础,许多网络厂商都提供兼具传输语音、数据整合的产品。

无线办公室的组成要素

无线办公室的组成要素包括:无线网络电话 (Wireless Phone)及其网关设备(Gateway Device),其内容如下:

1.无线网络电话

在无线网络电话(Wireless Phone)的新观念中,其单机即可当作电话机使用,但通过VoIP及无线网络的两项技术,个人电脑可以经由它,通过无线网络,与外界交换信息,此外,即使电脑不开机,电话也可使用。

无线网络电话应具备以下几种特性:1.传统的无线电话造型及人性化设计;2.无线局域网模型;3.内置VoIP功能模型;4.提供以太网接口供PC使用。值得一提的是VoIP语音压缩技术,只要能维持20Kbps的速率,即可获得相当好的语音质量,如果以无线网络54Mbps的信息容量,其可同时提供1000多个网络电话用户所使用(理论值)。[1]

2.无线网络电话网关设备

无线网络电话的网关设备(Wireless Phone Gateway Device)应具有传统电话功能,其可自动转换PSTN(公用电话网络)/ADSL电话拨接方式,就像开车可选择手动或自动排档一样,如果对方有VoIP模式,则其可采ADSL接拨,反之,若无VoIP模式,则可通过PSTN接拨。此外,可于网关设备上,建立一个网络电话簿,如此一来,即使对方没有VoIP模式,也可直接拨号,即使遇网络拥堵时,也可以转换成PSTN的拨号方式。

无线网络电话网关设备的功能及其使用界面,其通过宽带网络与VoIP技术的结合,传送语音及数据等技术,ADSL Modem同时都有V.90-- 56K传统Modem的功能,遇网络传输(Internet Traffic)瓶颈时,也可直接走PSTN电话端。

无线办公室的网络架构

了解无线办公室的组成要素之后,以下分别针对办公室规模,提出三种无线办公室的网络架构:

1.小型办公室AD-Hoc

在一个小规模之网络环境,通过无线网络电话其内置的以太网接口,链接个人电脑及无线网卡,即可快速架构一个完全无线网络空间。其利用传统对等式的无线网络架构(Ad-Hoc, Peer-to-Peer)为基础,加上无线办公室的最基本配备,即无线网络电话,即可完成小型的无线办公室架构。如需链接广域网络(WAN),只要配以无线网络电话的网关模式,并链接有线电视缆线调制解调器(Cable Modem)或(ADSL)即可连上互联网。[2]

2.中/大型办公室Infrastructure Network(基础网络架构)

不同于AD-Hoc的网络架构,中/大型办公空间的网络环境,则应采用基础网络架构的无线办公室架构,其需综合无线传输的有效范围,加以无线基站(Accesss Point)的应用技术,并通过无线传输的漫游功能,不着痕迹地链接每一个无线“细胞”基站的涵盖范围,可使整个无线网络空间得以扩充至最大的整合性带宽及涵盖范围。

3.多端点连接的办公室

不同建筑楼层或建筑物间的办公空间,需连接多个办公室端点,其无线网络办公室的架构(图一),可以通过无线网络桥接器(WLAN Bridge)加以链接。

无线网络除上述介绍的整合语音、数据等功能外,也可整合CTI (Computer Telephony Integration :计算机电话语音集成)的技术,还可兼具语音信箱及请求传真(Fax on Demand)等功能,像高考时,为方便考生查询成绩,即通过电语语音查询高考之成绩数据库,就是CTI技术充份发挥的体现。

无线办公的理念,在多家网络大厂的摇旗纳喊下,不难预见其美好的前景。 日后,PABX/KTS等传统调制解调器,都可能被网络电话所取代;对电信企业而言,其部份服务项目,也可能被ISP业者所替代。[3]

备一般都要经过官方许可。一般情况下奥迪公司准许在汽车中安装经官方许可的无线电发射设备,但应满足以下前提:

1、天线的安装符合专业要求。

无线办公网络

也许是因为Wi-Fi无线网络的发展速度太快了,似乎无线已经成为家庭用户和个人用户的主要消费对象,这显然不是Wi-Fi无线网络技术开发者的真实目的。作为一种采用无线信号为传输介质的局域网络,无线网络的特点会在办公环境中得到更加充分的发挥。

首先,Wi-Fi无线网络本身最大的特点就是淘汰了传统有线网络中复杂的布线,并且无需对环境布置进行严格安排。其次,无线网络灵活的移动特性也受到信号 传播距离和电源的限制,在很多广告所设计的场景中,在咖啡屋之类的地方,都不能解决电源问题,而在办公环境下,这一点不用耽心。第三,Wi-Fi本身的局域网特性支持更多的电脑互联互通,家庭用户则无法充分发挥这一特点。

当然,也不能把责任怪罪于厂商的宣传内容。无线网络倾向于个人市场的状况也是商务用户对网络要求过高,对安全性问题一直不能释怀所引起的结果。各大网络厂商在不断完善产品的同时,不得不先对要求偏低的个人用户“下手”,这其中,英特尔起到了不可磨灭的贡献。

很多公司已经在新技术的帮助下,成功部署了无线局域网,从此再也看不到满天飞舞的网线,会议室里也一下子整洁了很多。特别是在会议进程中,与会人员可以随时查阅需要的资料,而不必再为寻找网线而烦恼。

当然,无线还会带来很多意想不到的好处。比如网管不必再为一个又一个交换机的故障而着急;行政部门也可以为公司设计一个更富想象力的办公室隔局;还有就是可能利用已有的无线网络,领会到Wi-Fi相机、Wi-Fi手机、Wi-Fi投影机等设备所带来的方便与快捷。这一切应用显然要比原来广告里的无线产 品更具吸引力。但是如何才能在办公室里部署一套可靠安全而且稳定的无线网络呢,是不是和家里布无线网一样呢?

网络基础篇 办公室的无线网络和家用无线网络肯定不同,作为整个办公网络的基础,接入部分还要按照传统方式,以有线网络的方式进行配置。一般来说,随着专线租用费 用的逐年下降,越来越多的公司开始向电信运营商租用专线,这样做不但稳定性大幅提高,而且安全性也可以得到进一步保障。

专线接入后,一般会在路由器后面实现两种应用,即对外网站和内部共享。由于专线的IP为固定IP,在需求不大的情况下,用户可以通过使用这一条专线的资源分配给内部网络和WEB服务器。

当然,对于要求更高的用户来说,在这样的架构下,部署防火墙等安全设备也是必要的项目。

在局域网内部,除了一般的办公终端,有时还会有一些文件服务器等需要进行大量数据交换的设备。而无线网络受传输速率的影响,会对这些设备的性能发挥产生不良影响,因此建议用户,对于这些这备还应当以有线的方式进行连接。

无线部署篇

传统有线局域网的部署,常被当作一项重要的工程,无论是工位的设计还是内部结点的数量都会有严格的安排,而无线网络相对来说要简单太多。

首先也要估计结点的数量,因为不会关系到交换机端口数量,所以这已经不再像有线网络那样严格,只要大致估计就可以了。然后按照AP(无线访问节 点)的节点支持数量,计算总共需要的AP数量。一般来说是以一个AP支持30到50个终端比较合适(理论上支持100个左右) 。 1 2

第四篇:公司OA办公自动化系统管理制度

第一章总则

第一条公司办公自动化系统(以下简称OA系统),是公司信息化建设的重要组成部分,是提高公司办公整体管理水平的重要手段。实现网上办公和信息资源共享的办公自动化系统。

第二条为了加强对公司OA系统的管理,提高工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷通畅,根据公司的实际,制定本制度。

第二章 计算机管理

第三条 计算机是指公司给员工配置办公用计算机,包括台式机、笔记本及移动平板电脑。不得将计算机或打印机外设私自交换或带离指定使用部位。严禁私自将个人电脑或外部人员电脑接入公司网络。

第四条 计算机须爱护使用,分类存放文件,定期杀毒,不得安装与工作无关的软件,严禁安装PPTV、PPS等在线视频软件,下班后及时切断电源。出现故障及时填写IT协作申请表申请维护。

第五条 计算机须设置密码,长时间离开电脑要保存正在处理的文件并锁定电脑,重要文件须定期整理备份。

1 第六条 传递电子文件须使用OA系统电子邮件发送,严禁使用QQ等软件发送文件(必须与政府有关部门联系除外)。在OA系统上发送带有公司秘密的文件,须压设置密码后发送,口头传递密码。

第三章OA的使用

第七条 上班后及时登录OA系统电脑端,并检查需办理的流程,查看邮件、公告通知及日程安排,并保持OA系统处于在线状态,确保信息通畅。

第八条主要工作流程和流程表单须在OA上流转,严禁线下流转。财务流程须线上流程审批和线下纸质版审核同步进行。

第九条 接到工作流程须在24小时内办结完毕,对于暂时不办理的流程须挂起,否则将会计入超时流程。

第十条 流程表单认真填写必填字段,认真检查上传的附件方可转交下一步,下一步未接受可收回再修改。审批、审核过程中发现问题可退回到问题步骤。如需终止或者删除错误流程,须退回到申请人步骤后通知本公司管理员处理,严禁删除在审批过程中的流程。

第十一条 下班前养成办结当日待办流程的习惯,并在及时书写当日工作日志。

第十二条 外出或者出差培训时,使用手机登录OA系统处理重要流程。外出时间较长的流程须委托给部门其他人员

2 办理,不得出现人员外出造成主办流程无法流转的情况出现。

第十三条 OA登录密码须每三个月更换一次,严禁使用空密码。在非自己专用电脑上不得点选记住密码。

第十四条本部会议室申请须在OA行政办公下会议室申请里申请:大型(超过三十人)会议和学习须提前三个工作日,中型(超过十人不到三十人的)会议和学习须提前一天申请,小型会议和学习须提前一小时申请,非工作日使用会议室须向综合办公室单独申请。申请成功后须在会议开始前一小时到综合办领取钥匙,自行组织会议,如须使用会议室器材告知会议室管理员负责器材准备调试工作。会议结束后设备桌椅及时归位,归还钥匙。

第十五条办公用品申领(仅限国投本部)须在OA系统行政办公下办公用品申领:每月15日和25日申请,申请通过后到办公用品管理员处领取,如果申请数量超过库存,须填写OA上使用《办公用品采购申请单》申请购买。

第十六条通知公告须使用行政办公下公告通知管理发布公告通知,每个部门和子公司应确定专人负责发布本部门、子公司的公告通知,严禁超范围发布公告通知,通知公告内容须写明公告通知正文,公告通知的文件及附件作为附件形式上传。

第十七条小范围的重要事项通知、商洽和督办以及文件发送等不需要发布公告通知的,须使用电子邮件功能,严禁使用微讯或者群组消息商谈督办工作和传输文件。收到邮件

3 须及时回复接收状态,并及时办理。

第十八条严禁利用OA系统的邮件等功能做与工作无关的事情包括下载游戏和视频、在线视频、在线淘宝等等。严禁在OA系统上流转保密文件。

第四章OA系统用户的开通和注销

第十九条由各公司人力资源部负责新增员工资料的审核,并把须要开通的人员名单、基本信息和使用权限,交由本公司管理员办理开通,开通后由人力资源部及时完善人员其他信息。

第二十条由人力资源部提供须注销OA系统的人员名单,由本公司管理员及时办理注销,注销需检查是否有未完成的流程表单,将其主办的流程及时分配其他人员。

第五章系统流程功能管理

第二十一条 各部门按照职能管理相应的流程表单、知识管理下公共文件柜相应资料文件夹以及相应的功能模块管理。

第二十二条 如需修改、增加流程表单,须下载公共文件柜中OA资料文件下工作流程确认单,按模板制作修改后或新增的表单,部门领导及分管领导签字确认后交由管理员制作流程表单。

第二十三条 需要删除流程须流程管理部门领导、分管

4 领导及总经理签字同意后方可删除。

第六章 管理员职责

第二十四条 管理员须做好新入职员工的计算机培训及OA系统使用培训工作。

第二十五条 管理员须维护好本公司流程表单,及时处理OA使用过程中的问题,优化处理表单流程。

第二十六条每周五由本公司管理员统计超时及工作日志书写情况,督促工作日志书写和限时办理流程,并将结果反馈给各部门负责人,作为绩效考核重要依据。

第六章处罚规定

第二十八条 确保OA系统流畅,严禁上班时间使用办公网络做与工作无关的事项,例如在线视频、音频、游戏和购物等行为。每周将对在公司本部各部门及子公司进行流量行为监控,有以下行为将予以通报批评,并将结果交由人力资源部扣除5分,连续发现翻倍:

(一)WEB流媒体和P2P流媒体一周之和超过500MB或超过本周个人总流量的10%的;

(二)游戏行为的;

(三)非工作需要访问购物网站的;

(四)P2P周个人下载量超过5GB的;

(四)其他国家法律法规禁止的上网行为,情节严重的

5 一经发现将上报公安机关处理;

第七章附则

第二十九条 由公司综合办公室负责解释。 第三十条 本办法自发布之日起施行

第五篇:公司OA办公自动化系统管理制度

一、总则

1、了提高公司工作效率,保障信息传递畅通,根据公司的实际,制定本制度。

2、公司办公自动化系统(以下简称OA系统)是以OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台,采用服务器/客户端/浏览器结构,建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统,实现网上办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分,是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

3、为了加强对公司OA系统的管理,提高公司工作效率,有效降低和节约成本,加快办公自动化建设,保障文件和各种信息传递快捷通畅,根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》 、 《国家机关公文处理实施细则》 、 《中华人民共和国保密工作规定》等有关规定,结合公司实际,制定本制度。

二、组织职责

OA系统的运行中,公司各部门各负其责,协同配合。职责如下:

1、公司办公室是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为: (1)、负责制定OA系统规章制度;

(2)、负责OA系统本部门工作流程设计、修改; (3)、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核; (4)、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限; (5)、负责监控、检查工作流程的工作流转;

(6)、负责工作流程的归档,并为其他部门提供查询; (7)、协助其他部门组织操作培训;

(8)、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督; (9)、负责对系统内的保密设置进行定期检查;

(10)、负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督; (11)、负责OA系统的数据备份;

(12)、负责公司领导的培训和技术指导工作;

(13)、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护,确保服务器安全运行; (14)、负责系统用户注册、注销等管理; (15)、负责文件柜功能模块。

3、人力资源部负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置,提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为:

(1)、负责现有用户、新增用户、变更用户或注销用户的审核并报总经理工作部; (2)、负责用户离职的OA系统操作。

4、其他部门主要职责为:

(1)、负责制定本部门OA系统相应管理制度;

(3)、负责本部门参与人员权限变更时,及时提供给公司人力资源部申请调整; (4)、负责根据本部门工作需要,提出优化需求。

三、登陆规范

1、系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内,中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次。收到工作流、邮件和信息应在一个工作日内处理完毕,以保证工作流正常流转、邮件和信息的及时传送,最好能长期登陆进OA办公,如有违反按照《员工日常工作考评办法》处理。

2、系统用户必须建立个人密钥,填写个人信息,保护好个人登陆密码,并定期更换。多人共用一台计算机,如暂停OA办公需及时注销OA系统,以免他人介入工作环境。

3、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密,以防他人有意或无意打开OA系统获取信息,滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

4、所有用户操作均默认为本人操作,所有后果有用户账户所有人承担。

四、安全保密

1、所有用户应严格遵守《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》 有关规定。

2、为了保证各单位的网络畅通,严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive、PPS、爱奇艺、腾讯视频、百度视频、搜狐视频、快播等占用网络带宽的软件,严禁在线观看与工作无关的网络视频;严禁对网络软件和硬件进行非法操作。系统用户必须安装杀毒软件或防护软件,拒装者取消其上网资格(包括个人笔记本电脑)。

3、OA系统的所有用户,不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动,不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息,不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

4、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号,不得干扰其他用户和破坏系统服务。

5、任何人不得让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容,更不许下载受控的内容;

6、 发生泄密的情况,将按《员工手册》及保密规定的内容追究相关人员责任。

五、网络维护

为确保网络的正常运行,全体员工都有对OA系统维护的义务;

1、公司OA管理员是公司OA系统栏目,版面变更唯一的指定人;

2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等;

3、未经许可,不得私自改变OA系统的桌面内容;

4、不得对网络运行进行人为设限。

六、 应急措施

应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。

1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息,在发布的同时,发布人还应进行备份,以避免信息丢失;

2、需要进行归档管理的资料由总经理工作部进行备份;

3、总经理工作部对OA系统要及时进行维护管理,防止发生系统失效,每周进行一次系统清理,每周进行一次数据备份,每月进行一次系统级停机备份。

七、其它要求

1、鼓励全体员工 对OA系统的维护管理提出建议;

2、在工作时间内不得上网聊天,玩游戏,观看与OA无关的网站,避免影响正常的工作;凡是违反此规定的,按照《员工日常工作考评办法》处理;

3、发生急办或重大信息,除在OA上发布外,还应及时采用其它通讯方式进行沟通,传递。

八、附则

1、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全,保证系统的正常运行,全体用户应遵守本管理制度,违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。

2、本制度未尽事宜按法律法规和公司有关规定执行。

3、本制度由公司办公室负责解释、补充,经总经理审批通过后颁布执行。