单证员的工作流程

第一篇：单证员的工作流程

外贸单证员的租船订仓流程

10. 租船订仓：

10.1.如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(ING ORDER)，通常在开船一周前可拿到定仓纸。10.2.如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。

10.3.如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。

10.4.向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。

11.1.货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等

11.2.传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12.委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。

第二篇：应聘外贸单证员的自荐信

各位领导：

您好!我是XX航空职业技术学院09报关与国际货运专业学生。

我从网上招聘广告中获悉贵公司欲招聘一名外贸单证员，特冒昧写信应聘。这是我应聘该职位的一封重要自荐信。

半年后，我将从XX航空职业技术学院09报关与国际货运专业离校实习。系统的学习了国际贸易单证理论和实务，掌握了单证员的基本技能和知识，可以从事单证工作.“在工作中学会工作，在学习中学会学习”。作为当代大学生，我更注重自己能力的培养。乐观、执著、拼搏是我的航标，在险滩处扯起希望的风帆，在激流中凸现勇敢的性格，是我人生的信条。使我以更饱满的热情投入到新的挑战之中，向着更高的目标冲击。

明年6月份将毕业。在校期间，我系统地学习了国际贸易理论与实务、国际贸易单证理论与实务、基础英语、英语写作、货物学、应用文写作、管理学、国际贸易实务、商务交流等。成绩优秀。熟悉电脑操作，并且系统的学习了会计学，掌握了从事会计职业的基本技能和知识。

去年和今年暑假，我曾在某单位实习半个月，积累了一些实际工作经验。我喜欢外贸单证员这个职业，希望能成为贵公司的一员，和大家一起为促进公司发展竭尽全力，做好工作。

如能给我面谈的机会，我将不胜荣幸。

此致

敬礼!

自荐人:xiexiebang

第三篇：客服单证员的个人简历模板

姓名：郑女士性别：女

婚姻状况：已婚民族：汉族

户籍：湖南-永州年龄：25

现所在地：广东-广州身高：155cm

希望地区：广东-广州、 广东-广州、 广东-广州

希望岗位：公司文职类-高级文员

物流/采购类-采购专员/助理

行政/人事类-人事专员

寻求职位：高级文员、 跟单/采购文员

待遇要求：2500元/月可面议

最快到岗：随时到岗

教育经历

2002-09 ～ 2005-07 新田一中 理工科 高中

培训经历

2005-08 ～ 2005-12 新田2+1电脑学校 电脑

工作经验至今6年7月工作经验，曾在5家公司工作

**公司 (2011-05 ～ 2012-09)

公司性质：私营企业 行业类别：其他

担任职位：客服单证员岗位类别：文员

工作描述：负责客户相关单证的整理、制作及审核，负责跟进客户货物的报关报检工作，及时跟进货物的通关进度及异常处理，及时跟进货物由接单至放行全过程，确保货物通关顺畅以提高客户满意度，熟悉报关、报检工作相关流程及相应的法律法规等离职原因：另求发展

**公司 (2010-06 ～ 2011-04)

公司性质：股份制企业 行业类别：纺织品业(服饰、鞋类、家纺用品…)担任职位：岗位类别：业务跟单员

工作描述：收客人大辦訂單,做大辦單給工廠開辦,入I NET GARMENT系統,做大辦進度表/色辦表等,跟進訂購配料及毛料交工廠做大辦,跟進工廠提供輔料樣辦給我司批複並跟進工廠大辦進度以便如期交辦,待工廠交辦後做收客錢表給會計同事收回辦費,做PHOTO LIST給營業同事, 个人简历模板下载 http://

收客人大貨訂單,做落單表給工廠,入I NET GARMENT系統,做大貨FINAL ORDER LIST/進度表/色辦表/驗貨資料登記表等,跟進訂購大貨配料及毛料交工廠做貨,跟進工廠輔料樣辦給我司批複並跟進工廠大貨複辦/貨毛辦/船頭辦進度,以便如期交客人批複並如期付貨离职原因：希望到廣州黃埔發展

**公司 (2007-05 ～ 2010-06)

公司性质：外资企业 行业类别：家具、家电、工艺品、玩具

担任职位：工程部高级文员岗位类别：高级文员

工作描述：1.模具Invocie & Quotation 的处理及跟进，并出PO给厂

2.产品Project No，Item No，Item No List 的申请及更新，并发放资料给厂

3.产品开发排期Master Schedule 的跟进，记录部门周会会议记录

4.工程部所有模具所在地的记录及更新(所有模具调动，收回，安排送模等跟进)，新模具编号及存档

5.BOM，ECN，Toolplan 及Product Spec. 更新及发放

6.寻找新的供应商，跟进产品成本报价

7.将本部门所有产品资料输入至IGS-ERP系统中，以用于其他部门开单及计价等

8.及本部门人员出差，请假，车资报销等相关事情的处理

离职原因：另求发展

**公司 (2007-01 ～ 2007-04)

公司性质：私营企业 行业类别：通讯、电信、网络设备

担任职位：文控岗位类别：人事专员

工作描述：管理人事后勤,ISO文件管理及招聘(兼前台,文控,人事文员)

**公司 (2006-02 ～ 2007-01)

公司性质：外资企业 行业类别：纺织品业(服饰、鞋类、家纺用品…)

担任职位：岗位类别：行政助理/文员

工作描述：主要负责行政与人事

离职原因：另求发展

技能专长

专业职称：

计算机水平：中级

计算机详细技能：能熟练运用word,excel,powerpoint,visio等办公软件,熟悉ISO的文件管理,熟悉ISO9001,14001内审外审的程序

对塑胶玩具的从开发到落货有深刻的了解，熟悉玩具开发的全部过程，熟悉采购的基本流程 熟悉毛織跟單工作,熟練使用IGS-ERP系統及I NET GARMENT系統

熟悉报关报检操作全部流程及报关资料的整理与审核等

技能专长：从事行政人事方面的工作一年，熟悉人事方面的知识与运作，熟练运用长城人事系统,ERP人事系统，从事文控工作一年,对工作认真负责

在玩具贸易公司工程部工作三年，熟悉玩具开发的全过程，在职期间主要处理模具报价，整理产品资料，对新产品成本做初步估价，产品成本明细的对比，将所有产品资料输入至IGS-ERP系统，零件采购等事项

在毛織貿易公司跟單部工作近一年,熟悉針織衫由做初辦到出貨的全部過程,熟練使用I NET GARMENT系統

在报关行工作一年多，熟悉报关从接单、打单、审单、申报、递单、捆绑及查验至放行的所有流程。

语言能力

普通话：流利粤语：一般

英语水平：口语一般

英语：良好

求职意向

发展方向：初级跟单员，采购文员，高级文员

其他要求：福利待遇符合劳动法,

希望工作地點在夏园附近或有公交车直接到夏园站!!!

自身情况

自我评价：本人活泼开朗,工作认真负责,为人诚实热情,有亲和力，数字观念强 学习能力非常强，能很快接受新的工作任务，积极向上

有良好的工作态度及团队合作精神,良好的沟通技巧及灵活处理工作的能力，有一定的组织协调能力

电脑操作熟练,熟悉毛织厂跟單流程，熟悉玩具产品开发的全部过程

第四篇：预算员的工作

算员岗位职责

第一节 总则

第一条 为增强工程治理，确保工程按质按期完成，并最大限制地降低工程本钱，节省投资，完成工程投资目的，特制定本职责。

第二条预算员在预算部经理的指导下，主要担任进行工程招标报价、编制招标经济标、编制工程预决算、进行工程本钱节制剖析，经过对工程预决算任务治理及与各相关部门的协分配合，然后保证工程投资目的的完成。

第二节 详细职责

第三条 仔细贯彻执行公司的各项治理规章准则，树立健全工程预算任务治理规章准则。

第四条进修和贯彻执行有关国度及工程所在地的工程造价政策、文件和定额规范。仔细阅读了解施工图纸，参与图纸会审，搜集整顿并体会掌握与工程造价、工程预决算有关的技术材料和文件材料。

第五条 依据国度司法律例及工程所在地的相关工程造价政策文件、定额规范、投标文件内容要求、现场实地勘探后果及招标设计方案内容编制工程招标商务标、汇总招标文件、参与招标。

第六条 据国度司法律例、工程造价政策文件、定额规范、投标文件内容要求、投资方要求、现场实践状况及施工图设计内容编制工程施工图预算、并组织进行预算交底。

第七条对与甲方签署的工程施工合同、甲供材和谈、与供货商签署的公司自购大宗主材和谈、与施工队签署的施工和谈进行建帐并完成核算机治理，仔细研讨工程合同，依照工程合同、公司规则要求做好工程合同治理任务。

第八条 对工程劳动力需求、机械设备需求进行剖析测算。依照公司相关部门的要求，精确、实时上报相关测算报表。

第九条配合公司和项目部做好施工义务单的施行任务，做到实时、真实、精确，实时搜集工程各施工工种和项目部治理人员的考勤进行整顿，参照工程量进行施工队用工及项目部治理人员本钱剖析。

第十条 实时调查掌握工程资料和施工周转资料运用状况数据，做好各分局部项工程的用料剖析和本钱剖析。监视反省工程施工资料耗用和施工劳务用工状况，有效地对施工进程中的本钱进行节制。 第十一条 深化工程施工现场调查现场实践状况和施工进度，实时处理工程施工进程中呈现的各类改变洽谈、资金调整审批的商务签证。

第十二条 按准则要求做好工程各类合同及工程预决算保护秘密任务。

第十三条搜集工程相关的材料，实时编制工程决算书，配合公司相关部门做好工程决算书的送审和审计任务。按公司的要求，做好对内及外包单元的工程结算任务。

第十四条 深化实践实时调查掌握有关资料价钱转变状况、国度定额规则及相关工程造价方面的信息。 第十五条 协助配合公司及本部门进行相关业务性任务。

第十六条 完成指导交办的其它任务。

本钱治理中间预算员岗位职责:

1、 依照各专业本钱工程师要求完成各单元工程的预(结)算任务。精确执行上级主管部门下达的定额文件及费率、税收等规则;

2、 熟习图纸及设计改变，实时编制和搜检各单元工程的预算，工程完工后按各专业本钱工程师要求

进行单元工程的结算;

3、 依照各专业本钱工程师要求搜检施工单元工程月进度报表，核算其完成的工程量、任务量及付款额度;

4、 掌握和调查市场状况，对项目中所用的设备、资料、半成品订货价钱，进行常常的询价任务;

5、 与地皮各专业人员亲密联络，调查和掌握所担任单元工程发展状况，调查工程签证状况，以积聚处理工程结算的各类根底材料;

6、 调查定额及取费方面政策及其转变，实时调整防止发作不应有的错误;

7、 完成部门经理及专业本钱工程师所交办的其他任务。

预算员岗位职责

1、工程项目开工前必需熟习图纸、熟习现场，对工程合同和和谈有一定水平的了解。

2、编制预算前必需获取技术部门的施工方案等材料，便于准确编制预算。

3、参加各类合同的洽商，掌握材料作出单价剖析，供项目经理参考。

4、实时掌握有关的经济政策、律例的转变，如人工费、资料费等费用的调整，实时剖析供应调整后的数据。

5、准确实时编制好施工图(施工)预算，准确核算工程量及套用定额，做好工料剖析，并实时做好预算主要实物量比照任务。

6、施工进程中要实时搜集技术改变和签证单，并顺次进行注销编号，实时做好增减帐，作为工程决算的根据。

7、协助项目经理做好各类经济猜测任务，供应有关测算材料。

8、准确实时编制完工决算，随时掌握预算本钱、实践本钱，做到心中有数。

9、常常性地结合实践展开定额剖析运动，对各类资本耗费超越定额取定规范的，实时向项目经理汇报。

预算员岗位职责

1、熟习施工图纸、设计施工方案、施工改变、施工文件及施工合同、相关律例法则，充沛掌握

项目工程承包合同文件的经济条目和分承包文件，并做好合同交底任务。

2、担任工程预算的编制及对项目月目的本钱的复核任务，并依据现场实践状况，比照实践本钱与目的本钱差别，做出剖析。

3、配合公司做好项目方案本钱的编制任务，并能依据施工方案及现场实践发作状况等相关内容提出合理化建议。

4、仔细阅读施工图纸，实时发现相关问题，参加图纸会审。

5、依据现场实践发作状况实时提示技术员处理工程签证，并结合预算相关知识到甲方处理经济签证最终审核后果。

6、熟习施工现场生产进度，每月x日前编制本月施工生产计算报表;每月x日前依据下月生产进度方案编制下月施工预算。

7、参加分包工程承包合同的草拟任务方案书，依据分包合同包括的任务内容和单价，编制分包工程方案书。

8、参加劳务结算的审核。

9、搜集工程各阶段、节点根底经济数据，并归类整顿，汇总剖析。

10、担任与业主实时处理工程结算，平常留意搜集、整顿相关材料。

11、配合其他部门的任务，实时为其供应有关的材料。

预算员岗位职责

1、可以熟习掌握国度的司法律例及有关工程造价的治理规则，通晓本专业理论知识，熟习工程图纸，掌握工程预算定额及有关政策规则，为准确编制和审核预算奠基根底。

2、担任搜检施工图纸，参与图纸会审和技术交底，根据其记载进行预算调整。

3、协助指导做好工程项目标立项申报，组织招招标，开工前的报批及完工后的验收任务。

4、工程完工验收后，实时进行完工工程的决算任务，并报处长签字承认。

5、参加收购工程资料和设备，担任工程资料剖析，复核资料价差，搜集和掌握技术改变、资料代换记载，并随时做好造价测算，为指导决议计划供应科学根据。

6、具体掌握施工合同条目，深化现场调查施工状况，为决算复核任务打好根底。

7、工程决算后，要将工场决算单送审计部门，以便进行审计。

8、完成工程造价的经济剖析，实时完成工程决算材料的归档。

9、协助编制根本建立方案和调整方案，调查基建方案的执行状况。

预算员岗位职责：

1、具体担任本部门的治理任务。

2、对公司所下达的预算义务实时进行布置，辨别布置到各预算员手中，并催促、协调其任务，确保按质、按量、按时地完成各项预算义务。

3、执行并审核公司内外规范定额，审批本部门预算员所做工程预算和施工改变的相关预算，出具工地工价联络单。

4、亲密配合各有关部门的任务，维护公司好处和形象，耐性、仔细地进行协调沟通，确保客户资本的稳定,节制预算毛利点。

5、随时搜集并申报市场资料价钱和新产物信息，掌握施工工艺及流程，树立和完美预算数据库。如需求调整，应实时向工程总监和执行总经理申报，经审批后调整预算报价。

6、严厉执行保护秘密准则，做好各项预算文件的保护秘密任务。

7、协助公司制订新的预算定额，制订分歧规范的预算定额。

8、审核《工程预算书》、《主材委托代办预算书》编制任务，严厉实行审批手续。

9、担任组织布置小区分歧户型第一套、复式、别墅的复尺任务。

10、参加工

地的内部验收任务，审核内部工地的结算。

11、组织对预算人员和设计师进行概预算培训与审核。 任职资历：

1、大专以上学历，工程造价等相关专业;

2、从事工程概预算岗位2年以上;从事家装预算岗位3年以上;

3、三年以上室内设计任务经历，本行业或邻近行业企业任务经历;

4、熟习工程造价、工地治理、施工工艺等专业知识;

5、纯熟运用预算软件及word、excel等常用办公软件，具有根本的网络知识，具有较强的文字表达才能等。

6、可自力展开任务，较强的指导力、组织与筹划才能、剖析评价问题才能、协调力，任务仔细、仔细。

7、掌握工程造价专业知识，任务仔细，仔细，责任心强，能?苦耐劳。 注：能认同公司文明

第五篇：跟单员的工作流程

一、跟单员的定义：(什么是跟单员?)Documentary Handler 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职，替代) 所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。

二 。跟单员的工作界定： 跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。

1. 业务跟单：对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员or 业务助理。

2. 生产跟单：对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。对内叫：业务经理or生产主管or总经理助理。不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。

三 。跟单员的工作定位：(工作性质) 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要：

(1)寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

(2)设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

(3)传播信息：将企业产品的信息传播出去。

(4)推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。 (5)提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。 (6)收集信息：收集市场信息，进行市场考察。 (7)分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。

跟单员是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要： (1) 函电的回复： (2) 计算报价单 (3) 验签订单 (4) 填对帐表

(5) 目录，样品的寄送与登记 (6) 客户档案的管理 (7) 客户来访接待

(8) 主管交办事项的处理 (9) 与相关部门的业务联系

跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。

因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。

四 。跟单员的工作特点： 跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。

1. 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。

2. 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。

3. 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。

4. 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。

5. 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。 五 。跟单员的主导意识： 什么是主导意识?就是全局观念 你要对所处的环境，担负的任务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你的工作的主导意识就会很强。举例：足球队，每个队员有自已的位置，但如只顾自已的位置，这一定是个很差的球队。这就要有全局观念：要不失球，要进攻，要战胜对方，要进球。 作为跟单员的跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事了，你们如何生产?何时完成?出来的产品怎样?与我无关，那就不能做好跟单员工作。你就没有主导意识。 有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。 有方：有办法，有主意，遇到问题有解决的能力 有效：有效率，有结果。 目标要达到：所有工作以最终结果，最终目标作为我们的指导思想。最终失败了，就没什么好说的。 总之，主导意识的你心中要装着大目标，要有全局观念，每个人的工作只是整个工作链中的一个部分。而不是以某一个人，一个部门来评定。因此，在你的工作中，你心中要把别人(工作环节涉及到的人)看成是自已的部下。(不是说你就是领导，而是要给他们布置任务，明确目标，提供条件。你的目标很明确：就是对最终结果负责。

六 。跟单员的素质要求：(跟单员的训练) 跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：

(1) 分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。

(2) 预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。

(3) 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。

(4) 专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。

(5) 与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。 (6) 人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。

(7) 法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。

(8) 谈判能力。有口才，有技巧。

(9) 管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。

(10) 物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。

七.跟单员的工作内容及知识，技能要求： 跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪(客户接待)。

1.出口货物跟单;(外贸业务跟进)了解基本外贸知识：(谈判，报价，接单，签合同 等等)。基础外语及函电往来。 2 .物料采购跟单。(业务跟进)懂营销，懂产品。(物料，性能，使用，保养) 3 .生产过程跟单(生产进度跟进)懂生产，懂管理，懂沟通。 4 .货物运输跟单(出货跟进)货物运输知识，(运输工具，方法，配柜)及了解报关知识。

5.客户联络跟踪 (客户接待)：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识：

八.跟单员工作的重要性： 企业之生存与发展都是以订单为主线的。跟单工作是一个企业的主生命线和管理制高点。而作为订单的跟进者——跟单员的工作跨越了企业运作的每个环节，它是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中心区纽和桥梁，是一个企业的窗口和门户。从图表我们可以更清楚地得到论证： 跟单员工作部门关联图：(P。4) 跟单员：对外：业务部门(国内，国外贸易部，) 客户 (国内，国外客户，外贸公司，中间商) 运输(海运，空运，汽运，铁路运输，集装箱，快递公司) 政府/金融(海关，银巷，税务，商检，保险) 对内：计划/物料(生产计划，物料进度，报价) 制造部门(生产进度，样品制造) 技术/品管(产品规格，新品开发，估价，产品标准) 财务/资财(出货管制，成品仓，准确报价，包装防护，汇率结算) 行政部门(派车，放行，报关，船务) 跟单员工作流程关联图：(P。5) 客户——订单处理中心——订单——订单处理中心——生产部门——生产计划——采购部 (库存查询) (出货传票) ——供应商——进料——仓库——生产转换——仓库——出库

跟单业务员工作流程

(二)

第二讲 外贸业务跟单

本章要点：接单与审单 进出口货物的基本程序 外贸业务主要就是进行货物的进出口交易。我们分别来了解一下出口货物跟单和进口货物跟单的基本程序及跟单员所要做的工作。

货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。 一.接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。

1.下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。 2.接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。

3.接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是： (1) 合同：(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)和购货合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。

(2) 确认书;(CONFIRMATION)它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书(SALES CONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASE CONFIRMATION)。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。 还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。

4.接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。 (1) 询盘：(INQUIRY)又叫询价。

(2) 发盘：(OFFER)又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。 (3) 还盘：(COUNTER-OFFER)又叫还价。

(4) 接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。 二.审单：即审核合同

1.审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。 2.审单方法：

(1)产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号? 有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。 (2)质量： 也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。 (3) 数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。 约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。 (4)单价，总额的审查：

1. 客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对?总额有没有加错? 新客户下单，要查看我们给他的报价。

2. 通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。(英镑，港币，欧元)

(5)价格条款的审查： 出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有： FOB 船上交货价(指装运港的价格条件)

C&F (Freight or Carriage Paid to„..)运费付至指定目地的交货 CIF 成本+保险费+运费(指目的港)价格

常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：

(1) FOB价格换算为其它价： CFR价 = FOB价 + 运费 FOB价 + 运费 CIF价 = ----------------------- 1运费 CFR价 = CIF价 X ( 1 – 投保加成 X 保险费率) (6)付款方式审查：

1. 付款方式是否能接受?LC ，付定金，等等。 2. 支付的货币能否接受? (7)包装要求的审查：

1. 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受? 2. 客户提供的包装(彩印，尺寸)我们能否做?

3. 客户提供的包装资料是否齐全?(内包装，外包装，标签，说明书) 内包装：普合，白合，彩合，吸塑 外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。

(8)交货期的审查 (1) 跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。 (9)交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。 注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运 (赶销售)，我们可要求客户承担多出部分的费用。 关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。 1. 寄目录，样本：

2. 准备样品。 (1) 工厂现有的款式 (2) 新款 (3) 客户来样。 要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。 作为跟单员，我们要做到：

(1) 有完整的产品资料，主动进行宣传。 (2) 新品的成本，价格要进行核算。 (3) 新品的制作要留有实样。 (4) 客户的来样要保存好原样。 三.形式发票：PROFORMA INVOICE 买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。 形式发票上一般要显示订单的相关信息。(收货人，合同号，形式发票号，开出日期)。 产品信息 (品名，数量，价格，交货期)。合同条款 (价格条款，付款方法)。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。 注意几点：

1 .单价条款要明确 (FOB, CFR, CIF) 2 .交期要明确

3 .付款条件要明确 (L/C, T/T)

四.出口货物跟单的基本程序： 出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：

(1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。 (2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。 只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。 催证：货物快完成时，要催证。 审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上，开证的国家有无贸易往来?开证行的资信?公司审开证人和受益人对否?L/C的货物和金额与合同是否相同?装期?特别条款? 改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。

(3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先： 出货装柜：(P。28)跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。

A. 货柜选择：(P。29)根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨

B. 制作装箱单：(P。30)装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。

C. 跟踪装柜：(P。31)出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。

(4)制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。

A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。 要在L/C的有效期内将单据送交银行。 出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。

B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。 单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁 五.进口货物跟单的基本程序：

就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。

跟单业务员工作流程

(三)

第三讲 物料采购及物料进仓跟踪

这一章里，我们要掌握：物料采购跟单的基本要求 物料采购跟单的原因 物料采购跟单的流程 物料采购跟单的方法策略 物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料，品名，规格，数量及交期更进行跟踪。目的：满足企业生产活动对物料的需求，在必要的时候，获得必要的物料，避免停工待料。

一.采购跟单的基本要求：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。(适时，适质，适地，适量，适价) 二.物料采购跟单的原因： 以下原因造成我们要对物料进行跟催：

(1) 供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低，完不成。等原因。

(2) 企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。

(3) 沟通方面的原因：信息交换不及时。 三.物料采购跟单流程：

(1) 制作订购单: 跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。(制作采购单P。26)，将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。

(2)订单跟踪 对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。 (3)物料检验 确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题 (4)物料进仓 协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题

四.物料采购跟单的方法策略： 催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。 1. 催单的方法：

(1)按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。 有：联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。 统计法：将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。 跟催箱：制作一个31格的跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相应的订单。

(2) 定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。

跟单业务员工作流程

(四)

第四讲 生产跟踪：(生产过程跟单)

本章要掌握：生产过程跟单的基本要求 生产过程跟单的流程 生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。

一.生产过程跟单的基本要求：

1按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。按时交货跟单的要点：

2按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。 二.生产过程跟单的流程：

1. 下达生产通知书。 跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。 2. 分析生产能力 生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施?要不要外包?

3.制定生产计划： 生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。 4.跟踪生产进度

(1) 生产进度控制流程： (2) 生产进度控制作业程序

(3) 生产进度控制重点： A.实际进度与计划进度发生差异，要找原因。通常有下列原因： 1. 原计划错误 2. 机器设备有故障 3. 材料没跟上。 4. 不良率和报废率过高 5. 临时工作或特急订单的影响。 6. 前制程延误的累积 7. 员工工作情绪低落，缺勤或流动率高

(4) 跟踪生产进度的表单： 有：生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。

5.交期延误： 如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。

6.我们再提一下有关订单的更改问题： 客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，(或增加，或减少)。有包装上的。(彩印，或白合)。有交期的变更。(或提前，或推迟)。接到客户要求变更，首先要看改什么?能否接收?如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的问题不大。但如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，我们要根据实际情况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。

第五讲 货物运输跟单

本章要点：出口货物的跟单流程 进口货物的跟单流程 集装箱货物运输的跟单流程 货运单证的缮制 货物的通关与报关 。

货物运输主要有海运，空运，铁路，，陆运，集装箱。出口货物使用最广泛的是海运和集装箱运输。跟单员的主要工作是制作货运单据，协助报关员进行货物的通关与报关。 货物运输跟单流程： 跟单流程随货物运输方式的不同而有所区别。我国进出口货物运输的方式大多采用海运，并用集装箱为承载容器。 这里我们讲三种货物运输的跟单流程：

1. 海运出口货物的跟单流程： 视贸易条件的不同而不同，FOB成交，出口方不要租船订仓。CNF=CFR 出口方不要办保险。CIF出口方要租船订仓还要办保险。我们出口都希望用CIF成交。

(1) 报验：收到LC 或货款，审核无误后，货也备好，向商检机构申报。 (2) 租船订仓：与船公司或货代联系。 (3) 办保险：CIF价，我们要投保

(4) 货物集港：出口单位要在船公司通知的时间内将货物发运到港区内的指定货场或仓库。

(5) 报关：货物集港后，我们应在装船前24小时向海关办理申报手续。 (6) 装船：凭盖有海关放行章的装货单，货物可装船。

(7) 发装船通知：货物装船后，即向收货人发装船通知。内容包括：LC或SC号，品名，数量，金额，船名，开航日期等。 (8) 支付运费：

(9) 退关：已完成报关手续放行的货物，因特别情况，如无舱位，货短少。不能装船，要向海关申报退回，退关货物应在运输工具结关之前或自退运之日起三天内办理手续。

2. 海运进口货物的跟单流程： 也视贸易条件不同而有不同。CIF CFR条件进口，由出口方租船订舱。我们进口货物大都按FOB贸易条件进口。我们自已安排船。跟单程序如下： (1) 租船订舱：

(2) 发派船通知：船位订下后，将船名，船期通知出口方，使其按期备好货，装船。

(3) 办保险：我们收到国外卖方装船通知后，即向保险公司办理投保。 (4) 汇集单证：各种进口单证是办理进口报关，报验，接交等不可缺少的凭证。

(5) 办理商品登记：凡法检商品货到后，我们要凭进口货物通知单向口岸商检机构登记。而后海关才受理报关。

(6) 报关：所有进出口货物都需向海关申报。货物在经海关查验与申报内容一致才可放行。

(7) 监卸和交接：船到港卸货前一般有理货公司理货。他代表船方将进口货物按提单，标记，唛头清点件数，验看包装后拨交给进口方。(核对标记对否?是不是应接的货。对破损的货物内外包装要有记录，作现场拍照。查清损失的具体数量，查明残缺的原因和责任人，索要证明以进行索赔。 3. 集装箱运输货物的跟单流程： 出口跟单流程： (1) 订舱(订箱)。按货的体积订箱。 20’ 29 – 30 17.5t 40’58 –61 22.5t 40’H 68-71 27.5t (2) 接受托运,发送空箱

(3) 整箱货的装箱与交货：装箱前(不得晚于装箱前24小时)向海关办理报关。

(4) 拼箱货的装箱与交货：货送货运站。该站人员清点接收。 (5) 货物进港：在船吊装前24小时截止货进港。 (6) 换取提单：货进场的收据是换取提单的凭证。 (7) 装船： (8) 寄送资料： 进口：

(1) 寄送资料 (起运港的船公司在货船到港前〈近洋24小时，远洋7天〉用传真或邮寄向卸货港提供提单副本，舱单，装箱单等货物清单。

(2) 分发单证：船公司或其代理应及时地将起运港寄来的有关货运单据分别送给有关的进口货代或收货人。以使货到港前做好准备。

(3) 发到货通知：船公司预告到港日，船到港后发正式到货通知。 (4) 换取提货单：收货人持正本提单向船公司换取提货单。 (5) 卸船提货：办理进口报关。

(6) 提货时发现铅封损坏，或箱子破损，要与货运站共同签认，以便向船公司索赔。 4. 货运单据的制作：

(1) 海运单据：装船通知(Shipping Advice) 主要内容：L/C 号或S/C号，品名，数量，箱数，金额，船名，开航日，到港日等。

(2) 航空运单(Airway Bill)是运输单据，而不是提货的凭证。 (3) 集装箱货运单据：托运单(9联单)和 装箱单 5. 货物的通关与报关流程及操作：

(1) 货物的通关程序及流程：接受申报 ——审核单证——查验货物——办理征税——放行。

(2) 货物的报关则包括：进出口申报——查验——交税——提货或装货。