文书档案管理制度论文

[摘要]随着国家电网进一步的深化“两个转变”，加快智能电网建设和落实人才集约化管理的新形势下。档案管理作为供电企业的一项基础性工作，必须加强档案管理的规范化，为加快实现“一强三优”的现代化企业奠定基础。下面是小编为大家整理的《文书档案管理制度论文(精选3篇)》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！

文书档案管理制度论文 篇1：

新形势下企业机要文书保密管理策略

[摘 要] 新形势下，机要文书保密管理已成为企业保密工作的重中之重。怎样顺应新形势发展的需要，做好企业机要文书保密管理工作，确保企业信息安全，是摆在企业面前的重要课题。基于此，文章分析了新形势下企业机要文书保密管理的特点与存在的问题，并提出了相应的完善策略，希望能为提升企业机要文书保密管理工作提供借鉴与参考。

[关键词] 机要文书；保密管理；完善

企业机要文书涉及范围广，涉密等级高，涉及国家秘密、商业秘密和企业生产经营方方面面的重要信息资料[1]。一旦发生企业机要文书泄密事件就会给国家和企业造成难以估量的损失。新形势下，信息技术飞速发展，企业办公自动化程度越来越高，这给企业的机要文书保密管理工作带来了新的挑战；对此，企业要根据当前机要文书保密管理中存在的问题，采取有效的应对措施，切实保障企业信息安全。

一、新形势下企业机要文书保密管理的特点

（一）保密内容丰富

依据企业设立程序、设立条件与组织结构，可以把企业分为国有企业、集体企业、私营企业等。不同企业涉及的保密内容有所不同，保密内容主要包括国家秘密与商业秘密两种类型[2]。普通企业以商业秘密为主，而在国有大型企业尤其是军民融合企业中，国家秘密占有较大比重。商业秘密主要指的是企业在生产、经营、科研及管理中应当保密的内容，其特点是数量众多，涉及企业的方方面面，管理的工作量较大。国家秘密涉及各级党和政府的重大决策事项、国民经济和社会发展中的各类保密事项等，保密责任重大，且保密要求相对较高。

（二）保密要求差异

根据企业机要文书涉密内容及涉密类型的不同，需要采取相应的保密管理。国家秘密与商业秘密的保密管理存在明显不同：国家秘密包括绝密、机密及秘密三个等级；国家秘密的保密管理必须严格遵守《中华人民共和国保密法》的要求，明确定密程序、保密措施及泄密责任；商业秘密的保密管理主要根据《中华人民共和国反不正当竞争法》《中华人民共和国公司法》等相关法律进行分级管理；相较于国家秘密的保密要求，商业秘密除触及法律的失秘行为外，其他失秘行为多由企业根据自己的规定进行处理。

二、新形势下企业机要文书保密管理存在的问题

（一）泄密风险高

随着电子科技的快速发展，OA系统、局域网、互联网等信息技术被广泛应用到企业日常工作中，在信息时代，企业的各项工作都离不开网络的支持[3]；企业机要文书作为涉密活动相对集中的领域，若判断不好哪些敏感信息不能通过网络传输，则网络和手机等将不可避免地成为泄密的高发地。

（二）法律法规滞后

在新形势下，企业要想做好机要文书的保密管理工作，离不开法律的保驾护航。依据《中华人民共和国政府信息公开条例》的规定，部分企业文书等相关内容应及时在网站上进行信息公开；但依据《中华人民共和国保守国家秘密法》的规定，多数机要文书不可以公开或不能立即公开，如行业发展数据、涉及安全生产的基础资料等，两部法律对企业机要文书保密管理工作的规定存在一定的冲突。所以国家对涉及保密管理的相关法律法规进行修订刻不容缓。

（三）基础设施缺陷

企业机要文书的保存，受温度、湿度、通风及光照等因素的影响，极易发生损坏。所以国家明确规定：企业要根据档案信息化的要求，构建并配备可以满足库房现代化管理要求的基础设施，逐渐实现企业档案管理的电子化、数字化。但企业从经济的角度考虑，往往把有限的资金投入到安全生产及扩大经营等方面，导致部分企业的档案室不符合机要文书存储要求，甚至有的企业办公室与档案库房相互混用，存在极大的安全隐患。

（四）保密意识淡薄

根据我国相关法律法规，企业机要文书管理部门要配备专职人员来负责本企业的机要文书管理工作，尤其是机要文书的保密管理工作。但从实际情况来看，多数企业的机要文书保密管理人员是兼任或新任，没有接受过企业机要文书有关保密工作的系統培训、教育，保密意识淡薄。部分企业机要文书保密管理人员甚至利用QQ、微信等网络社交平台传达企业内部资料、涉密文件，这些行为对企业文书管理保密工作构成了严重威胁。

三、新形势下企业机要文书保密管理的完善策略

（一）规范工作流程

企业机要文书涉及大量的国家秘密、商业秘密、行业内部资料等重要保密内容，应增强保密意识。

一是企业机要文书的收发要规范。企业机要文书保密管理人员对于机要文书的收发要严格按涉密文件的收发流程办理，避免泄密。在接收涉密文书时，企业机要文书保密管理接收人员要严查信封的密封标志、收文单位等信息，待核对正确后，方可签收企业机要文书，同时要认真检查涉密文件的完整性等，并登记在专用收文登记簿上。对于涉密文书的制发，企业机要文书保密管理人员要本着注重实效、确有必要的原则发送，同时严格按机要文书的审核、签批、印制、分发等流程办理，并核对机要文书发文份数与发送单位等信息，避免漏发、错发。

二是企业机要文书传阅要规范。机要文书要与普通文书分开登记、传阅。对待机要文书要严格做到上网不保密，保密不上网。同时企业机要文书保密管理人员要对机要文书的去向随时掌握，若当天领导未看完机要文书，机要文书保密管理人员必须把机要文书收回并放入保密柜中保管，待第二天再送领导阅读。企业机要文书的阅读，必须在规定时间内在办公室或机要阅文室阅读，不得在公共场所或带离企业阅读。机要文书的传阅必须采用直传的方法，切忌横向传阅，并不得延误、长期私存或积压涉密文书。

三是复制企业机要文书要严格按相关规定进行。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》（简称《保密法》）规定，涉密文书复印要严格按程序审批，经发文机关授权或批准后方可复印，并要在保密复机上复印，由专人负责做好登记、复印、编号、收回、销毁等工作。

四是规范企业机要文书传递。根据我国《保密法》相关规定，机要文书传递严禁在不符合保密规定的计算机上传输或采用普通的邮寄業务，必须利用专用机要通信设备进行传输或通过邮政的机要邮寄方式寄递，并且不得委托无关人员捎带机要文书。

五是企业机要文书保管要规范。对于处理完毕的机要文书，企业机要文书保密管理人员要严格遵守保密制度，对符合存档要求的机要文书分类存入保密柜中，并按时归档；对按要求销毁的机要文书要及时在规定时间内销毁，并留存好销毁记录。

（二）健全机要文书档案管理制度

良好的管理制度是确保顺利开展工作的基础和前提，同样地，完善企业机要文书档案保密管理制度也是非常重要的。机要文书档案管理工作是机要文书传阅工作的后续环节，对于重要机要文书的安全保管和反复利用具有极为重要的作用，所以企业必须要制定切实可行的机要文书档案管理制度，以确保机要文书档案保密效果和相关资料的有效利用。机要文书的归档、存储、管理、调阅都要严格遵守机要文书档案管理的相关流程，全面提高机要文书档案的管理质量[4]。

（三）加大技术投入

企业机要文书保密管理工作不仅需要高素质的专业人才，还需要先进的技术手段。首先，企业应加大对先进技术在机要文书保密管理工作中应用力度，引进身份认证、电子密钥等先进技术，提高企业机要文书保密管理的技术含量，并要使用正版管理软件，对系统进行定期升级，防范系统的安全漏洞等。同时，企业在开展机要文书保密管理工作中必须使用专用电脑，做到联网不涉密，涉密不联网。其次，企业要配备专用库房进行机要文书档案管理，在资金许可的情况下可以配备数字化机要文书档案用房，以弥补传统机要文书档案管理工作的不足，并配齐配全用于调整温度、湿度或隔绝有害气体的仪器、设备[5]。

（四）加强保密教育

企业机要文书工作的性质较为特殊，机要文书保密管理人员既是文书传递人员又是保密管理人员，要选拔具有高度责任心、工作严谨且敏锐性强的人员承担机要文书管理工作。同时，通过定期开展专业培训、保密培训、案例警醒等对企业机要文书保密管理人员进行业务教育、保密教育、相关法律法规教育，全面强化其保密意识，提高其政治素质与业务能力。

四、结语

企业要充分认识到机要文书保密管理工作的重要性，要从源头上查找机要文书保密管理存在的问题，并采取有效措施，确保机要文书安全，维护国家、企业利益，促进企业的长久稳定发展。

参考文献：

[1]孙娅洁.新形势下做好档案管理保密工作的思考[J].办公室业务，2020（12）：94-95.

[2]王巍.论企业档案的保密工作及技术措施[J].现代企业，2020（09）：20-21.

[3]常媛姿.机要文件保密工作的特点和提升路径[J].石油石化物资采购，2020（25）：150-150.

[4]张秋君.高职院校机要文件保密工作的特点和提升路径[J].办公室业务，2019（22）：116+123.

[5]聂伟.试论新时期企业机要文书档案保密工作[J].市场周刊（理论版），2019（67）：25.

作者：王亚男

文书档案管理制度论文 篇2：

论如何推动供电企业档案管理现代化

[摘 要]随着国家电网进一步的深化“两个转变”，加快智能电网建设和落实人才集约化管理的新形势下。档案管理作为供电企业的一项基础性工作，必须加强档案管理的规范化，为加快实现“一强三优”的现代化企业奠定基础。

[关键词]供电企业；档案管理；现代化

一、供电企业档案管理现状

在新形势下，档案的管理工作得到了空前的重视。但是由于历史原因，档案管理还普遍存在如下问题：

（一）企业机构改革，减员增效，岗位合并使市级供电企业由多名专职档案员减为1名专职档案员，而县级供电企业1名专职档案管理员，还要身兼数职。

（二）档案意识和法制观念淡薄，档案管理不规范。各种档案集中在一个库房，却由各职能部门管理，没有真正做到意义上的集中统一管理。

（三）档案资料整理不规范。不能按照供电企业档案分类表和《科学技术档案案卷构成的一般要求》对档案进行一系列的分类、整理、排列、编目、组卷、装订等等。特别是建设项目档案，往往是在工程竣工后整理，资料发生不完整。

（四）迫切要求档案管理的现代化。档案室管理工具落后，没有实行电脑软件管理，技术手段、人员素质低，不能适应现代化企业的发展需求。

二、加快档案规范化管理

（一）加强硬件建设。加强硬件建设是实现档案规范化管理的基础。硬件的建设合理与否，直接关系到供电企业档案管理工作的成效。实现企业档案规范化管理，必须要有符合防盗、防火、防潮、防高温、防尘、防光、防虫、防有害气体要求的档案专用库房，并实现档案室、阅览室、办公室“三分开”。电子资料的广泛使用需要为档案工作配备必要的档案管理软件，购置现代化管理所需的计算机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、数码相机等设备。从硬件建设上为企业档案工作的发展奠定基础。

（二）建立档案工作网络。企业档案管理网络建设是开展档案管理工作的保证。要明确档案工作负责人，配备档案员，形成完整的企业档案工作网络。收集部门管理范围内具有保存价值的档案资料，做初步的档案整理工作，使档案规范化管理得以保证。

（三）建立健全各项规章制度。在认真贯彻《档案法》的基础上，供电企业需要根据档案规范化管理工作的需要，结合公司实际情况制定并完善档案管理工作的各项规章制度。使档案管理工作有章可循，有制可依，使工作标准化和规范化。如文书档案管理制度、科技档案管理制度、档案归档制度、档案库房管理制度、档案查阅室管理制度、档案查（借）阅归还制度、档案安全保密制度、档案鉴定销毁制度、档案检查、统计工作制度、档案工作“三纳入”、“四参加”制度等。这是使档案得以规范化管理的根本所在。

（四）开发利用供电企业档案。档案信息资源在深化供电企业改革、建设文明行业、提高供电质量中发挥重要作用。实现供电企业档案规范化管理，要重视档案的开发利用工作，如《电力工业志》、《大事记》、《组织沿革》、《文件汇编》、《历届职代会行政报告汇编》、《档案利用效果典型事例汇编》、《电力设备汇编》等等，可为企业的机构改革、人事任免、编史修志、职称评定等提供资料；为公司解决法律纠纷、变电站及线路设计、设备缺陷故障、设备改造、编制各种计划和方案书、招投标书等方面提供依据；为企业创造经济效益。

三、档案规范化管理的具体措施

为使档案管理能更好地为供电企业发展服务，应当重视以下几点：

（一）建立完善企业档案工作规章制度，使企业档案工作者有章可循，有据可依。依据《档案法》、《档案法实施办法》的规定，强调了依法治档的必要性，明确规定凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向本单位档案部门移交。

（二）加快培养档案管理专业人员。档案管理人员是整个供电企业档案规范化管理的具体实施者，是规范化管理的灵魂，要求培养高素质的档案管理人员。不但要进行档案管理现代化的知识培养，使专业人员了解供电企业档案管理现代化的具体内容，而且要提高供电企业社会群体的档案意识和法制观念，要进行档案工作的基本法律宣教，使专业人员遵守档案工作的法律、法规和方针政策，认识到供电企业档案的潜在价值，及其所带来的社会效益和经济效益，自觉参与档案的管理与利用。当然，档案工作者也应主动提高自身的业务素质和修养，积极主动去学习专业知识。利用业余时间学习电力系统专业知识、文史知识、计算机基础知识及现代化设备的操作技术等，完善自己的知识结构体系，切实提高自身的素质和综合能力，使电力企业档案分类、归档准确、规范、标准，为档案信息的开发和编研起到促进作用。

（三）疏通工作流程，加强精细管理。实现档案管理现代化。电子信息具有方便、快捷性的优点，供电企业档案管理现代化应充分发挥电子化手段。通过计算机管理，将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会管理等分门别类地输入计算机，使查档案材料费时费力的原始劳动，变得在几分钟甚至数十秒钟便可解决，使档案信息在现代化设备中迅捷、准确、方便地再现。配备整套档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后做法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，注重对现代化各类信息的收集和整理，使供电企业档案管理逐步规范化。随着电力改革步伐加快，供电企业档案规范化管理对实现“一强三优”现代供电企业具有十分重要的意义。

四、转变观念，创新模式

（一）档案工作也要创新。主动、超前服务，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得利用者的满意。

（二）档案工作管理模式要创新。包括档案工作六个环节和一些具体的操作手段。要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。

参考文献：

[1] 刘艳.浅谈档案管理工作标准化建设[J].知识经济，2012，（19）.

[2] 杨振江.浅谈档案工作的创新[J].中国档案，2012，（07）.

作者：朱玛

文书档案管理制度论文 篇3：

加强三个方面工作 确保档案管理目标

掇刀区国税局综合档案室于1994年成立以来，档案管理工作在市档案局等领导的关心帮助和指导下取得了一定的成绩。目前，区局综合档案室共保存了从1982年以来的文书、信用、计会、科技、声像、实物、电子档案八大类档案13331多卷（册）。1995年以全市最高分通过了省二级达标验收，1996年又在全市国税系统中第一个升为省一级标准，1999年又被市委、市政府办公室评为档案管理先进单位，2002年通过了省特级达标验收，2009年3月5日再次被市委、市政府办公室评为档案管理先进单位。2011年11月3日，以96.5分通过了省特级达标验收。

加强宣传营造氛围，确保全员意识提高

我局的档案工作一直得到领导的高度重视，为了提高区局档案管理水平，使之逐步走上规范化、科学化、系统化、制度化、现代化的道路，他们意识到档案是国家宝贵的历史资料，是区局开展各项活动的历史依据。档案工作是机关管理工作的基础，必须以《档案法》为准则，全面提高档案专业人员素质，加强档案资料的管理开发利用，结合区局工作实际制定了“三合一”制度，并以此为依据。加强档案管理，使档案的归档率、查准率、查全率一直保持省特级标准，案卷质量达到《标准》要求。积极开展档案的编目、检索工作，购置档案管理软件和硬件设备，真正实现档案管理现代化、规范化。同时，我局还大力宣传贯彻《档案法》以及国家档案局、国家税务总局颁布的《全国税务系统机关档案管理办法》和《湖北省档案管理条例》，并将档案工作纳入了区局“十二五”规划，增强干部职工的档案意识。有计划地投入资金，进一步加强档案库房的建设，使档案的收集、整理、统计、保管、检查、利用等方面逐步达到高水准。

加强档案基础设施，确保做到“三个到位”

·硬件到位

为了达到《档案法》、《条例》的要求，做到“三铁”（铁门、铁窗、铁柜）、“十防”（防高温、防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠、防有害气体、防磁、防辐射），我们在资金十分紧张的情况下，保证了综合档案室硬件设施的到位。我局综合档案室配备了防盗门、防盗窗，购置了密集架、防磁柜、去湿机、温湿度计、灭火器、吸尘器。为了确保档案管理硬件设施到位，我们设立了陈列室、阅览室，铺设了高级地板，更换了阅览柜，改善了档案管理的条件和环境。同时，我们为了使档案管理达到规范化、现代化的要求，更新了电脑、打印机、复印机等，许多同行参观后都对我们的硬件设施赞不绝口。

·软件到位

我们根据档案达标要求，购置了全国统一的档案管理软件，并且把案卷目录、卷内文件目录标题录入微机，完成了6年以上电子文件归档管理，建立了室藏档案目录数据库，并实现了计算机全文管理，对文件也做到了办公自动化收发。另外，我们根据行业特点和区局的实际情况，建立健全了“三合一”制度、文书档案管理制度、会计档案管理制度、档案管理人员岗位责任制度等一整套档案管理制度，使区局的档案管理走上了电子化、制度化、规范化的轨道。

·人员到位

为了保证区局档案收集完整齐全，分类科学规范，我们加强领导，成立了由局长任组长，班子成员任副组长，有关科室内勤人员为成员的档案管理领导小组和相应的档案鉴定销毁领导小组、档案保密领导小组。由于机构人事改革人员变动频繁，但每次人员变动，我们都及时进行调整，使工作始终有人抓、有人管，从来未断过档。区局配备了一名专职档案员、各科（组）抽出一名内勤任兼职档案员。为提高专职档案员的专业技能，我们多次派送参加市档案局举办的业务技能培训，向档案局领导和其他兄弟单位学习请教，使专职档案员的技能大有提高。同时，在区局对兼职档案员进行档案法规宣传和基本技能培训，利用区局局域网建立起区局档案管理网络，提高大家的档案意识，保证了档案管理工作的顺利开展。

加强档案管理工作，确保细节注重“三抓”

·抓奖惩兑现

为了调动档案员工作积极性，我们每年都与专职档案员签订岗位目标责任状，将当年档案工作的目标、要求和任务与档案员的工资、奖金挂钩，年终严格按责任状的规定奖惩兑现。每年上半年整理档案时，我们都要组成专门的整理小组，集中人力、物力，限时对上年的所有档案进行收集、分类、装订。由于这项工作量比较大，常常要求参加档案整理的同志加班加点，我们每年在档案整理完毕后，都根据工作量发放补助，并奖惩兑现。2009年3月5日，我局被市委、市政府办公室评为档案管理先进集体后，我们按区局制度规定对有关人员进行了奖励。另外，我们在区局的“能手评比”中专门设有“文档能手”，我们的专职档案员年年被评为“文档能手”，受到了区局的表彰和奖励。这项措施，都极大地调动了大家的积极性，从而使档案人员觉得这项工作有干头、有作为，提高了档案员敬业爱岗，一心奉献的热情。

·抓规范管理

在未成立综合档案室之前，区局的档案未能按档案局的要求整理归档。综合档案室成立后，我们请市档案局、市局领导一道，帮助我们制定整改措施，并结合区局实际制定了“三合一”制度。在具体整理归档时，又请市档案局业务指导科的领导们亲自来进行现场指导，使区局档案达到规范化要求。97年，市档案局和市文明委联合发文，要求把“文明创建”在“三合一”制度中单列一类。我们立即着手重新制定了“三合一”制度，报市档案局审批，在全市首家按要求单列了“文明创建类”，受到市档案局、市文明委的好评。近年来，通过市文明办、市档案局推荐介绍到区局参观学习档案管理工作的每年至少有5个单位达50余人次之多。

·抓开发利用

整理保存档案的目的就是利用档案为工作服务。为了搞好档案的开发利用，区局综合档案室编制了案卷全引目录、案卷目录、卷内文件目录等检索工具，并将目录输入微机，使检索查找方便快捷。如2011年我局申报第三届全国文明单位和首届全国文明单位标兵重大荣誉时，就充分发挥了档案利用功能。2012年8月16日至17日全省国税系统精神文明创建创新发展研讨会暨现场观摩会在我局召开，我们的经验交流多媒体汇报片也充分利用档案资源获得好评。

（作者单位：湖北省荆门市掇刀区国税局）

作者：陈亮