档案本质属性影响论文

2022-07-03

摘要：文章通过对档案原始记录性即档案本质属性的回归，认为证据性是档案所具有的最重要的一项价值属性。同时，档案作为社会记忆的众多承载物之一，与其他信息载体最重要的区别就在于档案的证据神圣性。因此，在忽视档案证据性的情况下来谈档案的记忆功能是既不现实也不可靠的。下面是小编精心推荐的《档案本质属性影响论文(精选3篇)》，希望对大家有所帮助。

档案本质属性影响论文篇1：

档案非形成在前

摘要：本文针对刘东斌提出的档案形成在前说，从档案与文件的定义、档案与文件的形成过程及档案的本质属性等方面展开论述，认为档案来源于文件，档案是在一定的条件下才产生的，文件不是档案的复制件，档案非形成在前。

关键词：档案　文件　形成

《档案管理》2007年第1期刘东斌的《论档案形成在前》一文(以下简称刘文)对“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”观点进行了质疑和反思，提出了“档案形成在前”的观点。他认为档案是记忆工具，所以形成在前：档案之义形成在前，而文件之意形成在后：档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件，这无疑是一个十分大胆的理论设想，对于已经形成并且档案界早已经习惯的档案学理论来说具有一定的颠覆性，令人耳目一新。不过，细读刘文，又对“档案形成在前”的说法产生很多疑问。刘文论述档案与文件到底哪一个先形成的问题，其实是涉及到档案起源的问题。在此，笔者对此有不同的看法，以求教于刘东斌。

1　从档案与文件的概念看，档案来源于文件

刘文采用的文件概念是《档案学词典》中狭义的文件概念，即“仅指法定机关、团体、企事业单位等形成的具有完整体式和处理程序的公文”。所采用的档案概念是陈兆祦、和宝荣主编的《档案管理学基础》中的档案定义，即“档案是原始的历史记录”。既然要弄清楚档案与文件到底哪个先形成这个大问题，就不能单纯采用档案与文件的狭义的概念来论述。窦晓光主编的《文件管理》一书中对文件作出如下解释：“文件是组织或个人在各种活动中，为了相互联系和处理事务等实际需要，而用语言、文字、图像、信号等方式直接记录下来的信息材料，它是人们为了处理实际事务，用来记录、固定和传递信息的一种工具。”《档案法》指出，档案“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”以上定义从广义的角度分别说明了文件与档案的内涵，文件是用语言、文字、图像、信号等方式直接记录下来的信息材料，档案是其中对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二者内容是一致的，只不过档案是对国家和社会有保存价值的不同形式的历史记录而已。文件转化成档案的重要条件就是看其是否对国家和社会具有保存价值，文件的生命力正在于其价值，档案管理使文件的生命力得以延续。很显然，档案来源于文件，档案来源于有保存价值的文件。

2　档案是一种记忆的工具，但不是单纯为了记忆而产生的，档案的产生是需要具备一定的条件的，档案非形成在前

刘文认为“档案是记忆工具，所以形成在前”。我们不否认档案是一种记忆的工具，但不能因此断定档案是单纯为了记忆而产生的，更不能从档案是记忆的工具这一点上得出档案形成在前的结论，档案不是单纯为了记忆而产生，那么它又是如何产生的呢?档案的形成要具备两个条件，一是文字的产生，二是国家管理的需要。国家的出现、文字的产生应是档案形成之时。从古代史籍记载推断，我国最早的档案在第一个奴隶制国家夏朝就产生了，那时不仅产生了档案，还有保管档案的官员，只是还没有发现实物证明。可以明确的是在我国第二个奴隶制国家商朝，已经产生了甲骨档案。殷墟甲骨文在商代是有意识保存的，是商代人们在社会实践活动中直接形成的真实历史记录，是档案。

刘文为什么凭“档案是记忆的工具”就得出档案形成在前的结论呢?因为，刘文认为“记忆是人脑的信息贮存功能，人类认识世界和改造世界的一切活动都是从记忆开始的，其他活动都是建立在记忆基础之上的。也就是先有记忆活动后有其他活动，否则，其他活动将无法进行。”对此观点，笔者更是不敢苟同。辩证唯物主义认为：世界是客观存在的物质世界，物质是不依赖于人的意识并能为人的意识所反映的客观实在，先有物质后有意识，意识是物质的反映。物质决定意识，意识对物质有反作用。从意识的起源来看，意识是物质世界发展到一定阶段的产物。从意识的生理机能来看。人脑是产生意识的物质器官，是意识的生理基础，意识是人脑特有的机能。从意识的本质来看，意识是客观存在在人脑中的反映。即意识是物质的产物，是人脑(物质)的机能，是物质的反映。《辞海》中“记忆”的定义是：“人脑对经验过的事物的识记、保持、再现或再认。”可见“记忆”是属于意识范畴的，人类认识世界和改造世界的一切活动并不是从记忆开始的，其他活动也不是建立在记忆的基础之上的。刘文的“先有记忆活动后有其他活动，否则其他活动将无法进行”的观点显然是错误的。由此得出的先有档案的记忆功能，然后才有其他功能。其他功能都是建立在档案形成在前的记忆功能之上的观点也自然是错误的。

3　从档案与文件的形成过程看，档案非形成在前，档案不是文件的前身，更不是文件的复制件

我们知道，档案是随着文字的产生和国家的出现才产生的，档案最初来源于文书，也就是文件。我国的文书在不同的社会历史阶段，从形式到内容都有很大变化。从制成材料上看，文件经过了从甲骨到金石、缣帛、纸质、电子等不同的发展阶段，从而产生了甲骨档案、金石档案、缣帛档案、纸质档案和电子档案。这种书写载体的进化意味着社会经济、政治、文化的不断进步，不能把文件形成方式的进步当成是档案形成在前的理由，如果以此作为档案形成在前的理由，则档案应该一直是原始的手抄件。从手抄到打印，这只是文件形成过程发生的变革。在相当长一段时期内，文件采用先手写再打印的方式，手写件和打印件共同构成一份档案的内容，所以立卷时我们反复强调“正文在前，定稿在后”。所以，并不是把档案复制成了文件，档案还在产生过程中，怎么会被复制呢?刘文认为：“所有的文件都是依照档案手抄缮写或印刷复制的。档案实质上是文件的前身，文件不过是档案的复制件。档案与文件的这种复制与被复制的关系，从古到今就没有改变。”事实上，所有的文件不是依照档案手抄缮写或印刷复制的，而是依照定稿手抄缮写或印刷复制的，在电子时代这种手抄缮写或印刷复制也不复存在了，这些只是文件的形成过程而已，

刘文列举古籍中的史实进一步论证文件是档案复制件的问题，让我们随刘文一起也到历史长河中去考察，看是不是档案形成在前。刘文说：西周时期，《周礼》中记载：“凡邦之大盟约，涖其盟书，而登之于天府。大史、内史、司会及六官，皆受其贰而藏之。”也就是国家大盟约(档案)要存放到天府(档案馆)，并将盟约(档

案)复制成盟约文件发给“大史、内史、司会及六官”，分别保管，践约执行。这不仅不能说明文件是档案的复制件，恰恰相反，正说明档案来源于文件。《周礼·内史》贾公颜疏：“‘内史、司会、冢宰贰之’又‘大史、内史、司会及六官，皆受其贰而藏之。’这些史料中的‘副’、‘贰’，都是指档案的副本。”西周王朝当时已十分重视档案副本的收藏，在其文档管理的过程中，档案文书已有正本的同时推行副本制度，凡重要文书都保存有副本以备查考，特殊文书甚至存有多份副本，足以见得当时统治者对副本制度的重视程度。

刘文又列举了《周礼》中的记载：“司民，掌万民之数，自生齿以上，皆书于版，……献其数于王，王拜受之，登与天府，内史、司会、冢宰贰之，以赞王治。”司民归小司寇所管，负责经常的人口统计，这条记载正表明，户籍的正本呈交天府收藏，内史、司会、冢宰均收藏户籍档案的副本。《大司寇》、《司徒》、《司民》、《小司寇》、《司勋》等有关职掌表明，夭府所掌管的档案文献种类是相当繁多的，天府所掌管的宗庙是周王室收藏、保管档案文献的最高机构。如果说天府是周王室管理档案文献的最高级官员的话，那么大史、内史、外史、小史、御史、司勋、司约、司盟、司书、职方氏、司会等，也是周王室起草以及保管档案文献的重要官员。

此外，刘文还列举了《旧唐书》的内容：“凡尚书省施行制敕，案成则给程以抄之，若急速者，不出其日，……凡文案既成，勾司行朱讫，皆书其上端，记年月日纳诸库。”但原文中还有以下内容：“凡施行公文应印者，监印之官考其事目无差，然后印之，必书于历。”由此可见，在唐代，公文的形成是有严格的格式要求的，“文案”、“公文”属于文件的范畴，宋代《理会架阁札子》中的“应令逐案承受文字，已结绝及无行遣，限三日发送上簿，接续结押”内容，事实上也是指文件的办理过程。从以上分析可以看出，从古到今，无论档案的形成过程如何发生变化，档案来源于文件始终没有改变。

文件形成后一式三份暂时保存在档案员那里，归档时再区分其价值进行归档，也有即时归档的，但也是按照这个原则进行的，没有价值的文件存放再久也不能成为档案。刘文也承认兼职档案员“保管的复制印刷成文件后就存档的原始记录，就是档案了”，正因为文件与档案的密切关系，文书处理人员与档案员一般由一人担任。刘文认为：文件形成后，发往有关部门、单位后就再也没有回到档案人员手中。怎么能说文件是档案的前身，档案是文件转化而来的呢?事实上，对发文单位来说，文件形成后，由文书处理人员或档案人员保存一式三份，等第二年再立卷归档。留存的文件在没有归档前可以说还是文件，怎么能说文件再也没有回到档案人员手里呢?一个单位的发文包含了发出去的文件和留存在文书处理人员或档案人员手中的文件，对发文单位来说，发文中的一小部分变成了档案；对收文单位来说，是否将收到的文件归档，要依据文件对本单位的价值，看此份文件能否反映本单位的历史面貌。大多数收文是不需要归档的，档案来源于文件，当然可以说档案来源于收文、发文，确切地说，是档案来源于有保存价值的收文和发文。刘文以正在制定的《物权法》为例说，虽经六审而未通过，这六审的原稿或修改意见会作为档案保存的。这又是一个错误的认识，按照档案保管范围的规定，如果经过六审没有通过，那么这六审的草稿是不需要归档的，因为文件没有按照一定的程序完成，没有任何法律效力，即便是在打字技术已很发达的二十一世纪仍用原始的手抄形式形成的草稿也是没有丝毫价值的，是不用归档的；相反，《物权法》一经颁布实施，文件具有了法律效力，其历次修改稿也就需要归档保存，因为它们真实地反映了《物权法》的形成过程。

4　从档案的本质属性看，档案非形成在前

档案的本质属性是原始记录性，这是我们所公认的，这是档案区别于图书、资料的主要特点。刘文正是利用这一点来否认档案从文件转化而来，究其原因是因为其对原始记录性产生了误解。刘文认为档案是最原始的记录，是原本、原稿等，严格意义上的档案实质上指文件的定稿以及已归档保存的草稿。事实上，档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性是原始记录性，国家机关、社会组织或个人在其社会实践活动中，要阐明意图、进行联系、记述情况、处理各种事务，必然形成和使用许多文件，这些文件有的日后需要查考的就整理保存下来，转化为档案。由于它是随着工作活动的客观需要而形成的，历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记录。无论从形式和内容特征上它都表现出原始性，在形式上，机关的发文底稿上有主管者、作者的笔迹，有机关的大印，有的还是当时形象的照片或录像、原声的录音，表现出高度的原始性、事实的确凿性。在内容上，无论是指示、命令、请示、通知、通报都真实地记载着作者、主管者的思想立场。正确认识档案的本质属性对做好档案工作具有指导意义。档案的原始记录性是指档案是历史真迹，后人不能以自己的观点和需要去改变档案。便于认识档案与文件的区别和联系，档案直接来源于文件，文件与档案在内容与形式上完全一致，但是文件与档案在性质和作用上不同，是属性不同的两种事物，档案是文件中挑选出来的一小部分。

刘文称文件是档案的复制件，那么文件运转就是档案的复制件在运转了，手写的、电脑上存的原始的文字，如果不经过固定的程式形成文件从而具备法定效力，则其是没有任何价值的。刘文显然是站在古代的天空下审视现代的档案工作，岂有不错之理?如果只将定稿看成档案，那么所有的收文不管其内容如何重要，都没有转化成档案的可能了，因为收文不是原始的记录。以此推断，通过转化手段而形成的电子档案、缩微档案也是不可能产生的。按照刘文的观点，在计算机技术十分发达的今天，任何形式的转存都是不原始的手段，如果需要归档的话，最好连同保存“档案”的计算机一起保管，因为这样才符合档案的原始记录性。

5　档案形成在前说对档案工作带来的负面影响

刘文的档案形成在前说立意大胆，使我们对早已习惯的档案来源于文件的学说重新进行审视，其创新性是值得肯定的。但是，如果刘文的档案形成在前的观点成立的话，那么对档案工作来说是无益的，突出表现在：

对档案理论的负面影响。学术研究不拒绝争论，更不拒绝创新，由于刘文对档案的本质属性——原始记录性的理解是片面的，所以得出了档案形成在前的错误结论，这一结论对档案理论的不断发展也是不利的。

对档案信息资源建设的负面影响。由于刘文所用档案与文件的概念只是狭义的概念，刘文又一再从档案的本质属性原始记录性来强调真正的档案只能是定稿、手抄件，如此推断下去，则照片、录音带、录像带、公文等都不被列入归档的范围了，无疑档案形成在前理论不利于丰富档案信息资源。

作者：张翠华

档案本质属性影响论文篇2：

“证据”与“记忆”的逻辑错配

摘要：文章通过对档案原始记录性即档案本质属性的回归，认为证据性是档案所具有的最重要的一项价值属性。同时，档案作为社会记忆的众多承载物之一，与其他信息载体最重要的区别就在于档案的证据神圣性。因此，在忽视档案证据性的情况下来谈档案的记忆功能是既不现实也不可靠的。关于文件连续体理论与档案参与社会记忆建构的联结，可以算作一种考虑到文件形成主体多元性和形成过程复杂性的发散性思考，但不是文件连续体理论提出的本意和其期望实现的首要功能。

关键词：文件连续体；证据；记忆

分类号：G270

The Logical Mismatch between "Evidence" and "Memory"

——ACriticalThinkingBasedontheRecordsContinuumTheoryModel

Liu Yun

（Department of Library， Information and Archives of Shanghai University， Shanghai， 200444）

纵观我国文件连续体理论已有研究成果，赵宇、袁也等人从文件连续体理论产生背景、后现代主义及结构化理论的角度对其进行了解读[1][2]；翟瑶、刘娜和王福亮从哲学的视角解析“连续体”的内涵，并指出“国外文件连续体理论并没有被用来了解文件的形成史，而是被用来了解文件运动过程中的具体情况与问题”[3]；关宏玉对文件生命周期理论与文件连续体理论进行了比较研究[4]；何玉颜则从社会记忆的视域探讨了文件连续体理论的生命力问题[5]……这些学者利用不同理论、从不同角度加深了学界对文件连续体理论的认识与讨论，但是鲜少有人对文献连续体理论模型中的坐标名称提出异议。对文件连续体模型中坐标点所代表涵义的研究，是理解文件连续体实际概念的基石。鉴于该理论模型的实践指导意义以及档案的本质属性，笔者认为文件连续体模型中的“记忆”一词使用欠妥，严格来说档案只能算一种记忆的素材，而不是与记忆对等的存在。在文件连续体理论下应该侧重的是档案的证据功能而非档案的记忆功能。

1不同逻辑体系下的概念碰撞

1.1证据：档案的本质回归

档案作为人类社会活动的“直接衍生物”，是其参与社会各项活动的“原始历史记载”。原始记录性即为其本质属性。正如吴宝康在《档案学概論》中指出，“从内容形成及产生影响的角度看，档案并不是为了事后利用而另行编制的，而是从那时的事件中直接使用过的文件转换而来的，因此档案能够客观、真实地记录以往的历史事件，能够作为具有足够信服力的历史证据”[6]。客观性和真实性是档案价值实现的根基和灵魂，同时也是档案作为证据的基石。证据（Evidence）作为法律术语，具有相关性、合法性、客观性的特点，是证明案件或事件真实性的材料。档案作为证据的价值已成为大众所公认的基本价值，同时也是档案的首要价值。因此，从档案的本质属性与档案功能的联结层面上，档案首先应该实现的是它的凭证价值。完整性和阶段性的结合是文件运动的特点。文件运动的完整性决定了文档的管理必然是一个构成相同连续体或系统工程的连续的过程。这种运动并不是单纯的线性运动，在某些情况下也可能跳跃、逆行或者螺旋前行，甚至呈现横向前行的状态。与其他类型的信息资源相比，文档最独特的价值或影响是，它既是社会各项事物处理的工具，也是形成它的社会活动的证据，这也是文件连续体理论命名中“连续”的重要意义所在。

档案的产生主体自上而下可以划分为国家机构、社会群体及个人，不同主体产生的档案所侧重的目的各有不同。社会群体及个人留存档案的目的更多的是以留存记忆为出发点，民间形式的档案从产生、收集、整理到保存这一系列过程，侧重点显然不在证据性。更何况对于有些形式的档案，例如口述档案，作为事后追忆的记录形式，其内容准确性尚有待考证，证据性更无从谈起。同时，社会群体及个人档案的形成过程往往是松散或分散的，形成主体之间也缺乏成体系的系统联系，难以保障其档案文件的严密性和准确性。因此从严格意义上而言，文件连续体理论中所针对叙述的证据主体，应该是明确有组织的文件。但这并不是否定社会群体及个人档案的保存价值，作为记忆的重要载体，这些档案仍然要有序保存，只不过在以维护档案证据神圣性为基本出发点的文件连续体理论中谈记忆，难免发生一种逻辑上的“错位”。

1.2记忆：档案的社会功能

概括来讲，档案与记忆之间的关联可以表述为档案是社会记忆的一种形态，同时它也是社会记忆的构成要素，对传承、建构和控制社会记忆发挥着作用。巴里·巴恩斯认为，“科学中的观察是理论负载的”，也就是说在相异的理论背景下，研究相同的对象可能会产生差异化的关注点。将档案放置于社会记忆理论的视角下研究其记忆功能已是一个学界普遍认可的课题。档案或者说档案所承载的内容、记录的活动之所以能够成为记忆的组成部分，必然要经过一个人为的建构过程，将记录的客观内容转化为思想上的记忆认知。而这个由“人”参与的重构和内化过程，虽然没有改变档案本身的内容，但是通过这种方式对档案的利用和档案作为凭证时的利用方式已经产生了差异。因此档案的记忆功能与档案的凭证功能是处于两套不同的逻辑系统下对档案属性和功能的讨论。

社会记忆是社会群体对过去的回忆或通过各种媒介保存与展现出来的为群体成员共同拥有的对过去的回忆性知识。比如图书馆里的所收藏的典籍、山中所潜藏的神话、经典的民歌、故事和一般言谈间的现在与过去。这显然已经超过了档案所囊括的范畴，与档案本质不相符的内容便不能算作档案，比如那些记忆中不带有原始记录性的部分[7]。再看集体记忆的概念，王明珂认为，集体记忆较之社会记忆概念的范围更小，它作为社会记忆的一部分存在，常常在社会成员集体之间提起，因而成为了某社会群体成员间共同分享的记忆[8]。因此，某本书中的文字内容是“社会记忆”的一部分，但却不能算作是“集体记忆”的一部分。对于档案能否成功转化为社会中集体记忆的组成部分，还要看这个档案记录的内容是否在社会某部分群体成员之间经常性地被回忆与利用。可以说，大部分社会组织或国家机构，在日常业务处理过程中产生的各种文件，多数不具备被群体成员经常性流传并加以回忆的条件，而这些从各级机构部门产生的职能明确的文件（档案），从诞生开始就已经决定了档案工作者保存它们的目的不是为了记忆，或者说主要不是为了记忆，而更多地是为了保证它们的凭证价值，以备日后查考之用。所以从这种角度上看，文件連续体理论作为一种应用于实际档案工作中的、指导文件管理与利用的“落地”理论，与档案记忆功能的“高台”并不在一个水平线上，在连续体模型中使用记忆这个词的做法可能有违逻辑对应。

2模型中的用词审视

2.1“证据”的合理顺位

从文件连续体的模型图中，可以看出证据轴以“Trace”为起点，其后分别指向“Evidence”“Corporate/ Individual Memory”和“Collective Memory”。其中“Trace”的中文释义为“痕迹、踪迹”。这就代表着行动者在行动过程中产生的文件是作为行动痕迹而存在的。Frank Upward提出，“证据轴由行动的痕迹所组成，文件保管系统即将文件作为行动的痕迹保存并加以控制”[9]。既然文件某种意义上代表行动，那么文件就成为了追踪行动痕迹的实质性物品。他进一步解读了文件连续体模型的四个维所代表的含义，指出第一维度是文件生成的活动踪迹；第二维度是撷取踪迹成为记录的过程；第三维度是组织机构内的文件记录作为组织记忆，将记录转化为档案的过程；第四维度是多角度大范围的集体记忆共同构成多元化的记忆整体，即各部分档案组合形成档案集合的过程[10]。Sue Mec Kemmish认为模型中的第一维和第二维可以看作执行维，即关注获得行为的痕迹，并确保其留下的痕迹可以作为证据；第三维和第四维是一种规范和标准化的维度，第三维关注的是机构内部的记忆形成，第四维关注的是机构外部的集体记忆构成[11]。国内学者目前多根据英译结果，将第三维（组织维）解读为以组织机构为单位，将机构内反映其基本职能的由业务部门产生的文件加以整理、编目、保存等，从而形成机关的档案文件或机关全宗，由此逐步形成了该组织或机构的记忆；对个人而言，将个人在各项社会活动中所形成的文件加以相应地组织就形成了个人记忆，同时根据这些记忆可以反映对应的组织机构或个人在社会中的功能和角色；第四维（聚合维）被解读为社会各机构的档案集合聚合在一起形成的档案全宗能够构成人类社会活动的记忆，反映一定的社会制度情况等[12]。从单个轴上的四个点所代表的含义再到由不同轴上的十六个不同的点所构成的维的含义来看，这其中的逻辑层次衔接出现了一种断层。也就是说从第二维的行为证据并不能直接跳到第三维的机构记忆和第四维的集体记忆。记忆的内涵更加丰富，不是证据性文件所能表达的，而同时证据性文件之所以作为证据被保存，也不是以留存记忆为目的。

2.2“记忆”的中途接入

从社会学的角度追溯，莫里斯·哈布瓦赫于1925年提出“集体记忆”的概念，认为记忆在心理与生理功能外还包括社会功能，并指出，集体记忆是个人记忆存在的基石，这是社会记忆研究的发端。因为社会环境使调整回忆在时间和空间范畴内可行，它也是回忆本身以及能够体现出这类回忆的源泉所在，因而记忆必然受家庭、社群、政治组织、社会分层和国家制度等社会因素的影响，亦即哈布瓦赫所谓的“记忆的社会框架”。而档案从某种程度上说是构建这种社会框架的工具之一，由于它的原始记录性和内容客观性，档案为其所记载的事件附加了一层“真实性”的证明，更能令社会群体产生集体认同感，这种认同感会在无形中从思想层面上将社会成员联结起来，形成某种共鸣和归属感，这种归属感同时也是以成员间的共同记忆为纽带的。因此，档案便透过它的本质属性，在精神层面上成为了构建社会记忆的瓦片。但档案不是个人记忆的全部，同时也不是一个集体或社会记忆的全部。档案作为记忆的载体或记忆的内容这种形式存在，对社会记忆的构成所发挥的特定作用是不可否认的。然而我们不能因为档案在现在或未来能够对社会记忆的构成产生影响，就将“个人记忆”或“集体记忆”这样的词汇用在文件运动模型中，如同我们已经默认了档案最终会走向记忆，档案的存在就是为了记忆，甚至说档案就等于记忆。笔者认为记忆只是档案存在并流传的一种对将来可能产生影响的方式，而并不是档案最终的归属。档案管理人员设计的一整套从文件产生、收集、保管再到利用的流程，对档案从产生的那一刻，甚至产生之前的全过程进行严密的监控，最后的目的是能够使档案发挥其应有的效用。保存不是最终目的，利用才是。所以对于记忆也只是档案保存后所能够在利用过程中发挥的一部分功能，如果就此将“记忆”置于证据轴的高维一端，易使人产生档案就是为了记忆或档案等于记忆的误解。因此，对于模型中证据轴第三维和第四维的用词，还有待商榷。

3文件连续体理论再思考

3.1以指导档案实践工作为目的

要对某一理论进行反思，首先就要回归这一理论提出的初心。从文件连续体的英文名称上看，将“The Records Continuum”中的Records一词置于档案学的语言环境中来理解，主要强调了档案管理活动的各项内在要求。也就是说，这个过程是一个提高档案证据能力的过程，在档案管理过程中，伴随各项业务活动自然会不断生成各种证据记录，对这些记录加以组织整理形成证据体系，就推动证据整体由原始的文件向能够反映内在逻辑的记录和档案转化，也就是一个由点成线再到立体的过程，进而保障了人们在文件与档案中寄托的证据性需求[13]。档案是文件功能系统从“凭证”到“历史记录”的转变结果，也就是以文件最初的证据作用为基石，由单一事件的证据上升为历史事件的证据层面，是一个文件角色转变的过程[14]。从国际标准制定的角度看，ISO 15489-1：2016 （E）中将Records一词定义为“由组织或个人在寻求法律责任或事务处理过程中，形成、接收和维护的作为证据和资产的信息”[15]。从中能够看出证据性与信息价值都是其突出的重点内容。由此可见，文件连续体从最基本的名称开始，就强调了档案的凭证功能。其诞生自20世纪八九十年代，当时社会经济与技术等方面正面临着新的变革，伴随着互联网络日益发展，计算机日趋普及，电子文件等新形式文件的出现要求档案领域的研究者及管理者以一种崭新的视角重新认识文件运动规律[16]，其目的自然也是指导实际工作。

吴品才教授在谈到文件连续体理论的可供借鉴之处时说到，最接近文件本质的文件运动规律研究应该将文件管理的过程回归到社会活动中，把它作为其中的一个部分。换言之，研究文件运动的重点不在于文件本身，而在于文件运动与社会活动的互动情况。与此同时，对文件管理活动的元数据收集与整理分析也不可忽视，因为原始的文件背景信息在文件形成和后期维护过程中会对该文件的真实、完整、可读性产生重要影响。此外，一切文件形成的目的都是为了利用。在为使用者提供服务的层面，实现文件的利用价值是文件形成机构内部与外部共同的目标。同理，对文件的管理自然也要以利用为主[17]。综上，之所以利用文件连续体理论对文件实行全过程连续监管，注重其背景信息，是因为这样文件才能更好地被利用，而被用来做什么，自然有多个方面可以考虑，但是从文件连续体强调的侧重点来看，显然是为了确保文件的真实可靠性，也就是确保文件能够更好地被用来作为证据。

3.2更适用于组织机构文件管理

在这里需要考虑到文件连续体理论的适用主体类型以及适用范围问题。诚然，文件连续体理论强大的包容性使它覆盖了从文件产生到成为档案发挥作用的生命全过程，甚至一定程度上可以取代文件生命周期理论，其可以应用的范围固然广阔，但笔者想强调的是它更“适合”的应用范围和作用对象。同一学科的理论框架在构筑的过程中，总会针对不同的主体制定不同的理论作为指导，这样才能形成有针对性的、一对一的理论模式，而不至于“张冠李戴”。当对应一个事件的指导理论同时出现多个时，具体的实践工作难免摸不到头脑。所以，作为证据的档案与作为记忆的档案，从它们产生的主体到筛选的标准，再到具体的处理工作实践，都不是依据一套系统来完成的。文件连续体作为持续管理文件与档案的重要背景依据而存在，它所呈现出的是一个循环往复的多要素参与的动态组合过程，同时也是一个将文件从产生初期的原始信息到中期的形成过程再到后期的运动情况都纳入研究范围，并以此达到积累文档证据性、丰富证据链体系并提高证据效力目的的完整过程。这样强调证据性的理论更适合指导具有保障文件证据能力的组织机构文件。

文件连续体理论模型中，在证据轴同时出现了“行为痕迹”“证据”和“集体记忆”，但是档案固然不等于集体记忆，档案也不是集体记忆的全部，更不是集体记忆的唯一外部表现形式。档案与集体记忆承载体之间的关系在理论上是包含与被包含，而不是记忆本身。尽管档案是相对客观的历史事实记载，但是其中仍不免留有人为操控的痕迹。模型中的第三维度——组织维，从档案在组织机构中的功能角度看，诚然可以作为机构或个人记忆而存在，但这不是档案在这一维度的主要功能，或者说不应该是其在“证据轴”作为证据的主要功能。同样，在第四维度——聚合维也是如此，由众多组织机构档案结合而成的档案集合，从国家制度的高度去看，将其目的概括为留存集体记忆会导致背离机构档案形成与保存的初衷。这其中涉及文件连续体理论的适用范围问题，由于文件連续体理论产生和提出的根本出发点就是为了保障文件的证据性，所以才要连续不断地全过程监控文件的运动过程，回归到其本质来看，文件连续体理论适用的档案产生主体应该是国家机关等正式组织机构，而不是社会群体或个人。因为只有国家机关等正式组织才有能力建立一套完整的文件监控和维护系统，并全方位多角度地严密控制文件从产生到永久保存或销毁的整个过程，从而保障其形成档案的证据性。

4反思与总结

文件连续体理论在实践中的指导意义体现在它提出对社会活动原始记录进行全过程、多角度地积累与保存，继而构建出成体系的个人证据、组织证据、集体证据与社会证据。的确，文件既可以作为证据也可以作为记忆，但是这两种功能不是同时发生的，一份文件在被用作证据的同时也就代表着这份文件首先被考虑的是其真实可靠性而不是能否用来丰富记忆。也就是说，指导文件成为证据和指导文件组成记忆的应该是两套不同的具有针对性的理论，而不是用一套足够“包容”的理论把二者全都囊括进去。因为任何理论被提出的目的都不可能是单纯地成为一套“架空”的让人够不到的高台，而是想要切切实实地解决一种在实践中出现的问题，这才是一种理论实现它价值的终极奥义。所以针对不同的问题体系自然会用到不同的理论指导，而文件连续体理论究竟能否在指导文件作为证据的保存和获取的同时，又能指导社会记忆的建构？也许答案是肯定的，但是在实际应用中一定是更有侧重的。

文件连续体理论作为一种新范式，它能够启发我们对于当今时代背景下“文件”与“档案”的内涵和外延的思考，从更广阔的视角为参与文件形成过程的个人、组织或社会群体等主体提供一种审视文件运动过程、科学看待文件运动机制的新思维。这一理论并不是，或者说主要目的不是，用来为档案参与社会记忆建构提供理论支撑的，而是为了提高档案管理水平，为国家社会发展留存证据。文件与档案保管的最终目的不会只是为了建构完整的社会记忆，或者说根本不可能建构完整的社会记忆。这些文件从产生开始就经过人为塑造，再到后来的人为挑选保存，留下的只是少部分的可以作为证据的记忆，而作为社会大部分的普通群体产生的不具有证据价值的文件固然不会被保存，但是这大部分的内容恰恰是构成社会记忆的重要组成部分。所以，在文件连续体的理论宏图下，留给记忆的空间着实有限。从保存目的上来说，组织机构文件的留存主要是为了作为证据以备今后查考利用，这与民间群体的档案留存目的是有显著区别的。诚然，由于档案本身所具有的功能的多样性，其既可以作为原始記录凭证，也可以作为群众记忆载体，二者都是档案存在的重要价值，并没有高低之分。只是我们作为档案工作者，应该区分在不同的背景环境下，档案所发挥的不同价值，这样才能做到在不同情况下对档案进行有针对性的鉴定留存，这是做好后续档案服务工作的基础。如果不加以区分档案在不同主体下的功能差异，只会让档案工作混沌不清，不但不利于档案利用服务，反过来对档案的收集整理也会产生目的不明确、分类不清晰的负面影响。

注释与参考文献

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作者：刘鋆

档案本质属性影响论文篇3：

档案概念的反思

摘要：档案的概念是档案学研究的基本问题，档案的概念一直是不断发展的，其范围在不断扩大。对档案的概念进行梳理，发现档案学研究中档案概念存在属概念混乱、本质属性认识不统一、缺乏解释力等问题，从广义和狭义两个层面来重新定义档案的概念，指出档案的基本属性是信息，本质属性是记录性，档案现象就是人类突破大脑记忆的记录外化现象。

关键词：档案概念;档案属性;档案现象;记录性

任何一个学科，在其研究过程中，首先要对其研究对象的概念进行界定，档案学也一样，我国的档案学研究者、档案行政管理部门都对“档案”这一概念进行了不同的界定，做出了许多不同的解释，这些基础解释对于建构档案学这一学科的理论大厦具有非常重要的意义，但笔者在研究过程中发现，众多不同的“档案”概念的解释都是在一定的社会环境条件下给出的，反映了当时人们对这个概念的理解，随着信息技术的发展，有些对档案的概念的解释已经跟不上时代的步伐，它们限制了人们对“档案”的理解，甚至已经阻碍了档案工作的发展。概念的内涵应该是发展的，对于档案概念的理解也应该与时俱进，在不忘初心的基础上，拓展档案概念的内涵，对于完善和构建档案学的理论和方法体系，具有非常重要的意义。

1 从档案概念发展的历史看概念内涵的变化

我国的档案学产生于20世纪三四十年代，民国时期的档案学者何鲁成认为：“档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书”，[1]其他的研究者如傅振伦、殷钟麟等也大都认为档案是“官文书”或办理完毕的“文书”。解放之后，我国在苏联专家的帮助下，建立了中国的档案学，中国档案学的创始人吴宝康先生认为：“档案是历史上各种政治、经济、社会组织和个人在公私事务或技术、科学工作活动中自然转化形成的真实历史凭证和原始记录，并收藏起来的一定原料制作的文字形声材料。”[2]改革开放后，我国档案学进入蓬勃发展阶段，这时，不同的学者对档案的概念进行了研究，代表性的有：陈兆祦与和宝荣先生认为“档案是人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的各种文件材料”，[3]傅榮校认为“档案就是人们保存起来以备查考的非现行作用的文件”，[4]冯惠玲认为“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息”，[5]王岚认为“档案，是人们在社会活动中形成或得到，并经过鉴定、整理的文献记录”，[6]覃兆刿认为“档案是人类对凭证信息的合目的的控制”，[7]丁海斌认为档案是“人们有意识保存起来的原始性符号记录。或者表述为：人们有意识保存起来的人类活动的原始性符号记录”，[8]朱玉媛认为“档案是记录和反映国家机构、社会组织或个人工作、生产、科研、学习等活动原貌的，按一定规则组织归档，以备查考利用的各种文献”。[9]

另外，在相关法规中，表述也不一样。我国现行档案法第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”[10]2016年，国家档案局发布的《国家档案局关于〈中华人民共和国档案法〉修订草案（送审稿）公开征求意见的公告》给档案的定义为“本法所称的档案，是指机关、团体、企业、事业单位、其他组织和个人在各项工作和活动中形成的，对国家、社会和单位、个人具有利用价值、应当归档保存的各种形式和载体的文件、记录和数据”。[11]徐拥军等在分析了《档案法》修订稿中的档案的定义后，提出应该把档案定义为“是指机关、团体、企业、事业单位、其他组织和个人在各项工作和活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种形式和载体的历史记录”。[12]

通过这些不同时代的研究者对档案概念的解释，可以看出，档案这个概念从来都是一个发展的概念，没有一个统一的解释。但从现有的研究中，可以看出档案学的概念存在着以下几个问题：

1.1 概念界定方式的不统一

从定义的方式上看，美国认知心理学家罗施研究认为，人们界定事物概念的方式有两种，一种是定义论，即从亚里士多德的逻辑学开始，用分类的方式，把一事物划入一个比它大的类别中（属概念），然后指出其与属概念的区别，即通常所说的“属+种差”方法，这种方法，通过层层划分，构建一个知识体系。另一种界定事物的概念的方式就是典型论，也被称为列举法，即无法说清该事物与其他事物的边界，采取列举的方式，告诉这一事物的代表性例子是什么，“典型论只当事物‘差不多、差不离’属于一类的时候才行得通，就像滑板差不多是运载工具一样”。[13]陈忠海认为《档案法》修订草案（送审稿）中就是这样定义的，认为档案是“文件、记录、数据”，这种定义符合法理定义的要求，并说明“其他法律法规中的档案概念，大都采用了举例型界定的方法”。[14]采用典型论的方式界定事物的原因，往往是因为一事物的边界是模糊的，但其实人类的认识行为一直想努力形成一个清晰的逻辑体系，即建立一个层层划分的逻辑体系。“分类系统的任务就以最小的认知力，提供最多的信息”。[15]如果能够用定义论界定清楚，就不用典型论。

1.2 档案属概念的不一致

定义论的界定方式，即“属+种差”的方式，即把需要界定的概念放到它的属概念中，然后再指出其与属概念的差别。通过对以上概念进行分析，可以看出档案的属概念在不断变化，有“文书”“文件”“材料”“原始记录”“历史记录”“文献”“信息”等。谭琤培在2002年对140种档案定义的属概念进行了统计，种类多达13种。[16]于懿兰等人在2019年通过对各类数据库、著作、法律中找到了160条档案定义，并对其属概念进行聚类分析，得出属概念有8种。[17]

属概念众多，表明人们对档案的基本属性的认识还存在分歧，对于基本属性的认识的分歧，会造成人们对于学科属性的认识偏差，如在不同时期，人们对于档案学的学科属性的认识是不一样的，20世纪30年代乃至80年代初，我国档案学大多创建在历史学科，这时人们认为档案是史料或文书，档案学是历史学的一个分支，如史料学或历史文献学。20世纪80年代后，随着文件生命周期理论的引入，开始认为档案是文件的下位概念，而文件是管理的工具，因此将档案学和图书馆学、情报学一起并入到管理学科门类下。20世纪90年代以后，随着数据库技术、网络技术的发展，人们普遍认为档案是信息，因此纷纷改名为“信息管理学院”，以后人们又觉得档案是知识的来源、是记忆的基础，要将其和知识管理理论、社会记忆理论联系在一起，丁华东据此提出档案学的范式理论，认为档案学研究存在着五大范型：史料、文件、信息、知识、社会记忆。[18]可以看出，对于档案到底是什么，人们的认识一直是在不断发展变化的。

单从档案概念的属概念发展历史来看，存在两次大的突围。第一次突围是从“归档后的文件”向文件突围，第二次是从文件向数据和信息突围。如前所述，一开始人们普遍认为档案是归档之后的文件，或非现行文件，在90年代末，傅荣校在梳理了世界各国档案定义后，发现世界各国家定义的都不同（见图1），[19]图中的A是美国型档案概念，是永久保存的非现行文件;B是国际档案理事会的档案概念，即非现行文件;C是前苏联和中国型的档案概念，即归档后的文件;D是法国型的档案定义，即档案就是文件，涵盖了文件的整个生命周期。虽然各国有不同，但一般都以文件为基础对档案下定义。90年代后，随着电子文件兴起，前端管理等要求的提出，电子文件逐渐成为档案学研究的热点，虽然文件的起草、运行阶段还不算档案，但人们普遍不再以归档与否来判断档案与文件的界限，档案的外延和文件的外延已经难以区分。第二次突围则发生在2012年以后，大数据时代的到来，郑金月[20]、于英香[21]等研究者纷纷提出档案大数据、档案数据等概念，何嘉荪先生在分析了大数据的特点及德里达对档案认识后，认为大数据是档案。[22]档案的范围已经超越了文件，把数据纳入其下了。刘东斌在对档案概念的历史梳理之后，认为档案认识就是不断地否定以“文件”为档案属概念的观点的历史。[23]

1.3 对档案的本质属性的认识不统一

档案概念中的“种差”反映了档案这一概念和其他同属于属概念的同类事物之间的区别，例如，当人们定义档案的属概念是“文件”时，为了和文件区别开来，要说明档案是“办理完毕”“有保存价值”和“经过整理”的文件，从而和那些正在办理的、没有保存价值的、未经整理的文件区别开来。种差可以有多个，种差越多，其和同类事物的区别就越严格。根据不同学者们的认识，档案的概念中的经常出现的种差可以归纳为6个方面：（1）形成主体，即形成档案的人。常见的表述有“国家机关、组织和个人”“人类”等。（2）形成来源，即主体从事何种活动中形成。常见的表述有：“社会活动”“工作、生产活动”“活动”等。（3）形成条件，即转化为档案的条件。常见的表述有：“办理完毕”“经过整理”“归档”等。（4）价值，即档案的作用。常见的表述有：“查考利用”“凭证”等。（5）载体形式，即档案的表现形式。常见的表述有“文字、声音、图像等各类”“各种形式的”等。（6）本质属性，即档案独有的特点。常见的表述有：“原始凭证”“历史凭据”等。这些种差，从不同方面对档案概念进行了限定。

在众多种差中，具有决定性意义的属性称之为本质属性，即决定该事物之所以为该事物而不是别的事物的特有属性，反映了档案这一概念区别于其他概念的本质。而档案本质属性也是档案学者讨论的热点问题，归纳起来至少有三种认识：（1）原始记录性，或称为原始性、原始凭证性;（2）以备查考性;（3）历史性，或历史确定性等。可以看出，档案学界对于档案本质属性的认识并不清晰，至少归纳得不够精练。

1.4 现有的概念缺乏理论解释力

档案这个词，不仅是档案学专业或档案行业使用的一个专有名词，其实在社会生活中，人们也在广泛使用，如“明星档案”“档案揭秘”“实物档案”“口述档案”等，如果严格按现有的概念去对这些词进行比较，会发现人们日常生活中的“档案”，并不是档案学科中所说的档案的概念，或者说，这些根本就不符合档案学者所说的“档案”，徐欣云等学者认为这是“档案的泛化”现象。学者们显然不能因为大众所说的“档案”不是学界认可的“档案”而不准社会大众使用“档案”这个词。從另一个角度来看，社会大众广泛使用“档案”这一词，肯定其中有一些共同的因素，而这些因素，恰恰是档案学界不曾看到的方面。

2 档案概念体系的构建

2.1 广义的档案概念

广义的档案概念可以将档案定义为档案是人类形成的记录信息。

首先，档案的上位概念是信息。从专业角度来说，对于信息的理解各有不同，也可以分为两个层次，一是从宏观的角度来理解，一是从微观的角度来定义，这里主要看宏观解释。对于宏观的信息定义，笔者认为有三个代表人物，第一个是控制论的创始人维纳，维纳认为：“信息就是信息，不是物质也不是能量”，[24]即信息、物质和能量是组成世界的三个基本元素。以后哈佛大学欧廷格进一步用等边三角形模式来描述物质、能量和信息三者之间的关系，认为：“社会的资源包括物质、能量和信息;没有物质的世界是虚无的世界，没有能量的世界是死寂的世界，而没有信息的世界是混乱的世界”。[25]第二个代表人物是我国信息科学家钟义信，钟义信认为信息是“主体所感知（或所表述）的关于该事物的运动状态及其变化方式”。[26]这个概念说明了信息主体即人类，谈起信息时，是指人类所产生的对事物的表述。第三个代表人物是波普尔，卡尔·莱蒙德·波普尔在上世纪50、60年代提出了“世界3”理论，认为这个世界可以分为三个世界：“世界1”是物理世界;“世界2”是主观精神世界，即意识世界;“世界3”是指人类心灵产物的世界，是各种符号构成的形式世界，即知识世界，“世界3”包括语言、神话、艺术品、科学理论体系、问题和问题境况，也包括期刊、图书的内容等。[27]

其次，这个定义说明了档案与其他信息的区别，即它是“记录”信息。记录这个词，其本义是一个动词，是人们对发生的事进行记录的行为，以后也转变了，同时可作名词，即记录这一行为产生的结果，其实就是记录信息。人类记录和存储信息的第一系统是人的大脑，但人的大脑容易遗忘，可靠性差，而且依附于人的身体，如果人死了，存储于人的大脑中的信息自然也无法存在。当人类发明了文字，借助外在的物质将大脑中的思想和行为记录在载体上，信息才能不受大脑的束缚，被他人方便利用。所以人类文明发展的基础行为是记录，“记录意味着信息可以被保存，成为再次思考分析的素材”，[28]通过记录，将信息存于外在的载体上，信息变成了可以积累、查询、加工、利用的对象，记录是记忆的基础，也是各类客观知识的基础。有了记录，才有了波普尔所说的“世界3”。人类的祖先智人之所以从众多的原始人中脱颖而出，主宰地球，不在于其会使用工具，会思考，而在于其会将其所思所想所做能够记录下来，让后人学习、传承，这样“世界3”才越来越强大。

最后，这个概念抓住了档案的本质，即记录性，这种记录性是人为突破大脑的局限形成的一种信息外化现象。从本质上来看，档案现象就是一种记录现象，它和人的记忆相关，是弥补人的大脑长时记忆不足的重要手段，档案可以提供线索便于人们再认、回忆或重构。它和各种记录载体相关，是记录行为产生的结果。它和各类符号和手段相关，是记录行为所使用的方法。它和各类知识和智慧相关，是记录行为追寻的目标。

记录性和原始性、真实性有一定的联系，记录行为往往发生在行为产生的当时，所以它比起小说、诗歌等创作的内容，能够相对真实地反映主体所观察到的行为，同时也更具有原始性。中国自汉武帝始，就设置专门记录皇帝言行《禁中起居注》，到了晋朝，开始设立起居令、起居郎等职位，专门编写《起居注》，这些皇帝言行的记录，就是档案，是后人修史、评论皇帝的重要材料。《起居注》显然比后朝修的史书更加真实。

记录性和原始性、真实性、准确性、全面性也有一定的区别。档案不一定是实时、原始的记录，生活中补记、补录的现象很多，但只要有记录作用，也可以算作“档案”，如“口述档案”等;档案也不一定是全面的记录。生活中，有的事发生了，但却没有形成记录，涂子沛在《数文明》中说“虽然记录之路没有尽头，但人的记录能力存在边界，不得不承认，对很多事情，人类目前还无法记录”[29];档案不一定是真实的记录，有可能明明事实是这样，记录却写成了那样。但档案和小说等创作的信息比起来，档案这种记录更加“真实”。同样，档案不一定准确，因为每份记录的形成者只是站在自己的角度记录了事件，难免出现误差;档案也不一定都有保存价值，档案记录在形成的当时，一定是出于某种目的而形成的，在形成的当时，从形成的主体的角度来看，是有价值的。但由于时间的推移，人类保存能力的有限，人类处理记录信息的能力有限，人类自然会将他们认为的没有保存价值的档案淘汰销毁，而保存那些他们认为有价值的档案。

档案学界认为档案的泛化现象，是因为从专业角度理解的档案和社会公众理解的档案的内涵不同。在社会生活中广泛使用的“实物档案、明星档案、口述档案、国宝档案”等这些概念，其中一个共性的地方，就是记录性。所以广义的档案概念，可以解释为什么这些看似并不是专业档案工作者认为的档案，却为什么被人们看作是档案。

在“属+种差”的下定义的方式中，档案的定义文字表述基本上可以归纳为：“档案是×××（形成主体）在×××（形成活动）中形成的具有×××（种差一）的、×××（种差二）和×××（种差N）的×××（属概念）”。在这个表达式中，形成主体显然不用说，档案是所有人类的记录的现象，形成活动也不言自明，人类所有的活动领域中都会形成档案。而种差越多，限定就越多，限定越多，概念的外延范围就越小，容易产生分歧。概念的表述要精练，尽可能用人们清晰明白的词语，尽量不引起人们的误解。因此，根据“如无必要，勿增实体”的奥卡姆剃刀[30]规则，可以将广义的档案概念概括为四个字：“记录信息”。

广义的档案概念将档案的外延扩大了，从归档后的文件到文件，再到记录信息。如图2所示，其属于信息的子概念，因此，和图书、情报、数据一起，同属信息管理学科，也共同使用信息管理的相关技术与理论，同时也因记录性这一特点和图书、情报等信息区分开来。

2.2 狭义的档案概念

如果档案是记录信息，那么社会上的每个人都是档案的形成者，可以解释档案的广泛性，但却无法解释档案工作的专业性。因此，在有了广义的档案概念之后，需要从档案专业或档案工作的角度给出一个档案的概念，即狭义的档案定义。

笔者认为，狭义的档案概念可定义为：档案是人类在其社会活动中形成的保存备查的有价值的记录信息。这个定义除了在广义的定义中的信息性、记录性的解释外，增加了两个档案工作的专业限定，一是保存备查，二是有保存价值。

狭义的档案现象是人们把自己活动形成相关记录予以保存备查的现象。站在机构组织的角度，档案是一种信息资源，而信息资源必须通过机构有目的的组织才能使之有序化，便于将来的利用。保存备查，体现了档案工作的专业性，因为它不是随便的保存，它涉及到对各类分散、零亂的记录信息的收集、整理、检索、保管、开发利用等一系列工作，涉及到如何使保存下来的记录尽可能真实的问题，涉及到如何最大限度地发挥保存下来的记录信息的作用问题。

“保存备查”也体现了历史性。社会其他机构也在不断形成记录，但他们更注重的是当下、注重的是实时信息而档案工作者更注重的是历史，档案工作者希望将一个事件的发展脉络完整地保存下来，让后人能够穿越时空、还原历史。“档案工作者的使命是为了未来而把现在完整地保存为过去”，[31]所以保存备查这四个字虽然简单，但却是档案工作专业性的重要体现。

档案工作的专业性还体现在“保存价值”这四个字上，即档案工作者保存的档案记录信息是有保存价值的。人类保存记录信息的能力是有限的，即使以后能进入全记录的时代，也不可能把所想、所做都全部记录下来。因此，档案工作者并不是对所有的记录信息都要进行保存，而是要考虑从专业角度，对档案进行价值鉴定，将那些有保存价值的档案保存下来。早在20世纪50年代，美国档案学家谢伦伯格就认为档案是“经鉴定值得永久保存以供查考和研究之用，业已藏入或者业已选出准备藏入某一档案机构任何公私机构的文件。”[32]其提出的双重价值理论得到了世界档案学界的广泛认同。档案鉴定不一定100%准确，但却是在人类保管能力和尽可能保存记录信息之间的一个平衡。价值这个词要辩证对待，今天有价值的档案，明天也有可能会变得没有价值，因为社会环境在变，人类管理信息的方式、人类的需求都在变。所以档案工作者的鉴定只是站在今天的角度对未来的价值做出预测，可以预测多长时间，到达多少准确度，谁都说不定，但却是一项必须要做的工作。

在以前的档案概念定义中，还经常出现两个限定：一是原始性，二是清晰性。对于这两个限定，笔者在前面的记录性中已经有所陈述。在此再次强调，记录不一定是原始的，也有可能是事后补记的，也有可能是事后回想的，但只要有记录性，都不妨碍记录信息是档案。同样，对于清晰性的理解，也是在一个历史时间段中的，早期人们理解的档案一定是文字记录，和文物这些物品有明显的差异，这和史学中的理解是一样的，因为在早期所有的记录方式中，文字是最准确的，所以史学中有把狭义的历史理解为有了文字记录之后历史一说，而有文字记录之前，称之为“史前”，即传说中的时代。文字表述的含义是清晰的、明确的，而没有文字记录的文物，其反映的历史事件需要靠专家去考证，因此檔案学者也曾把清晰性当作是档案和文物之间的区别。但是，其实并不是所有的文字记录信息（档案）都是清晰的、明确的。即使是用文字记录，记录也不可能是完全完整的，记录的当事者也可能出于某种目的，故意忽略事实，歪曲记录，所以史学家要经常对不同的档案进行比对，考证，才能得出真相，“如果不采取谨慎的态度，仔细进行对比、考证，即使利用原始档案，同样会做出与史实大相径庭的推断。”[33]另外，随着科技的发展，记录方式越来越多，没有文字也同样具有记录性，医院拍的CT片、X光片，是一个个图像;天网摄像头，它拍摄的是一段视频;电商交易记录，是数据库中的一行数据，它们没有用文字，但它们都是记录信息，都是档案。所以档案不一定是清晰的、明确的。

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