档案管理工作标准

第一篇：档案管理工作标准

文书档案管理标准

江苏汇利镀锌钢管股份有限公司管理制度

文书档案管理标准(草稿)

1. 主管部门及领导

文书档案室归公司办公室主管，受分管领导、公司办公室主任的直接领导。

2. 归档文件

本公司在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

2.1 归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

3. 整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

4. 质量要求

4.1 归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修改，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。

4.2 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

5. 整理方法 5.1 装订

归档文件应按件装订。已成册不易拆钉的可维持原样。保管期限为短 期的归档文件，可保持原貌。

5.2 分类

归档文件采用年度-机构(问题)-保管期限的方法进行分类，并应保持分类方案的稳定。

5.2.1 将文件按其形成年度分类。跨年度的文件，统一按文件的签发日期判定所属年度;跨年度办理的文件归入结束年;几份文件作为一件时，“件”的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。

5.3 排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

5.4 编号

归档文件应按分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。归档章的印迹颜色为红色，填写归档章时应使用符合档案保护要求的字迹材料。

5.5 编目

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 5.5.1 归档文件应逐件编目。来文与复文为一件时。只对复文进行 编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

5.5.2 归档文件目录用纸尺寸采用国际标准A4型。

5.5.3 归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。

5.6 装盒

将同一保管期限、同一机构(问题)的归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并逐项填写档案盒封面、盒脊项目(馆编件号、盒号暂不填写)。

5.6.1 档案盒封面应标明全宗名称。在脊背须设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项。盒号即档案盒的排列顺序号,进馆前可编号(用铅笔)，也可不编号。

5.6.2 备考表

备考表放在盒内文件材料之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

5.7 排架

不同保管期限的档案分别排架。 6. 管理要求

6.1严格执行岗位责任制，做到收集及时，分类合理，保管妥善。 6.2配合有关部门，积极做好档案的利用工作。 6.3台帐清楚，条理分明，帐物相符。

6.4做好文书档案资料的防火、防潮、防蛀、防盗等安全保护工作。 7. 借阅

7.1凡借阅档案，外单位需持单位介绍信，并注明借阅者姓名、职务及借阅目的、内容等;本单位需借阅者应进行登记，并填写档案利用效果单，重要档案需经公司办公室主任或总经理批准方可借阅。

7.2 借阅方式，原则上就地借阅。不得翻阅其它无关文件资料，不准在文件上圈划、涂改或增删内容，更不准复制或者抽出文件。

7.3 如因特殊情况需外借者，需经公司办公室主任或总经理批准，但时间不得超过三天，借阅人要绝对保密，不准扩大传阅范围，严防失密、泄密的事故发生。

8.销毁

8.1 凡多余、重复、无保存价值的文件，要列出清单，经有关分管领导鉴定审批后方可销毁，不准任意私自销毁或当废纸卖出。

8.2 销毁资料文件时，要指定专人监销，以防失密。销毁后，销毁人和监销人都要在销毁清单上签字。

2009年12月10日

第二篇：声像档案管理标准

前 言

为了加强我厂声像档案的管理，更好的为企业提供利用，并结合我厂实际特制定本标准。 本标准发布的同时声像档案管理标准Q/LSD-204-02.04-90废止。

本标准由刘家峡水电厂标准化委员会提出。

本标准由刘家峡水电厂标准化委员会批准。

本标准由经营管理部归口。

本标准科技信息中心档案组提出并负责起草。

本标准主要起草人：王培珍、隋静云、俞亚芳、蒋文谦、宋燕萍。

本标准于1990年1月1日首次发布，2001年 月第一次修订。

声像档案管理标准

1 范围

本标准规定了我厂声像档案的职责、归档范围及各项管理要求。

本标准适用于本厂的声像档案的管理。

2 管理职责

2.1 声像档案是指在生产、基建、科研、政治、文化等各项活动中形成的具有保存价值的照片(包括正片和底片)、录像带、影片、录音带等专门载体材料。

2.2 本厂档案管理部门负责收集、整理、编目、保管、统计及提供利用等管理工作，并对各形成声像材料单位进行档案业务指导，监督、检查。

3 归档范围

3.1 本厂党、政、工、团、妇等召开的重大会议形成的声像材料。

3.2 各类大型专业会议形成的声像材料。

3.3 党和国家领导人、国家电力公司、西北电力集团公司、省电力公司领导及所在地方党政机关领导来厂检查、视察工作或从事其它活动所形成的声像材料。

3.4 外宾来厂参观、访问、考察本厂形成的声像材料。

3.5 本厂技术创新、新技术运用等重要科研成果形成的声像材料。

3.6 本厂发生重大人身、设备事故、重大自然灾害现场形成的声像材料。

3.7 本厂重点基本建设、工程开工、竣工剪彩仪式等形成的声像材料。

3.8 本厂举行的重大纪念、庆祝及大型文艺、体育活动形成的声像材料。

3.9 本厂荣获国家电力公司、西北电力集团公司、省电力公司及省级以上荣誉称号的奖状、锦旗、奖章、奖牌、证书等声像材料。

3.10 本厂荣获地、县级各种荣誉称号及本单位表彰奖励所属单位或个人所形成的声像材料。

3.11 本厂的总体概述、风光介绍等形成的声像材料。

3.12 本厂具有特殊意义和长远利用价值的声像材料。

4 声像档案归档时间

4.1 照片冲洗加工后，由摄影者从中挑选图象清晰具有代表性照片进行整理。

4.2 按顺序逐张编写说明，连同底片、照片一同在两个月之内向档案部门归档。

4.3 录音带在完成录音的三个月内由录音者编写说明，并写明带型、播放时间(分)、录制日期、录制人后归档。

4.4 录像材料在归档前必须由录像专职人员说明该片的题名、背景、时间、摄像者等,生产现场(含设备事故)需拍摄录像的有关单位要配合负责该片文字说明，录像材料一旦成片后应立即送档案部门归档。

5 声像档案的整理

5.1 照片档案按《甘肃省电力公司声像档案管理办法》整理，附有的文字说明必须包括事由、时间、地点、摄影者，录音、录像材料参照照片管理办法整理规范。

6 声像档案的收集

6.1 收集声像档案时必须当场验收，合格后办理交接手续，各持移交清单一份。

7 声像档案的借阅

7.1 由于工作需要需借阅档案时，应办理借阅登记手续，写清楚利用的目的、借阅起至时间、登记档案的编号，借阅人签名。

7.2 借用的档案要妥善保管，不得损坏、丢失、沾污、转借。

7.3 确因工作关系需要复制时，需经档案主管部门主任批准方可复制。

7.4 在归还借出的档案时，档案人员应严格检查验收档案。

7.5 出借的档案一般不超过15天，特殊情况需延长者，必须办理续借手续，最长不得超过一个月。

第三篇：员工档案管理标准

1 范围

本标准规定了人事档案管理职能、管理内容和要求及检查与考核。 本标准适用于公司人事档案管理工作。 2 引用标准

《中华人民共和国档案法》 《中华人民共和国保密性》 《干部档案工作条例》 3 管理职能

3.1 人事档案管理工作，在总经理领导下，由人力资源部具体实施，明确专人负责。 3.2职责

3.2.1总经理负责领导全公司人事档案管理工作，组织贯彻党和国 家有关人事档案管理的方针、政策、法规、条例和纪律。

3.2.2人力资源部在总经理的领导下，执行上级有关人事档案管理政策规定，负责人事档案的收集、鉴别、整理和保管;办理人事档案的查阅、借用和传递;做好人事档案管理的安全工作。 3.3 权限

3.3.1 总经理有权决定人事档案专责人员的任免，有权了解、检查、指导、考核人事档案管理工作。

3.3.2 人力资源部有权按员工管理权限管理全公司人事档案，有权了解档案具体工作和存在的问题，提出任务要求。

3.3.3 人事档案专责人必须保守档案秘密，有权拒绝不按规定进行借用、查阅人事档案。 4 管理内容及要求

4.1 档案管理

4.1.1 人事档案由人力资源部统一管理，并设专人管理档案。

4.1.2 任何人不得保管自己的档案，也不得私自保管他人的档案材料。 4.1.3 管档范围

4.1.3.1 本公司一般干部档案。

4.1.3.2 本公司工人(包括退休，去世和劳动合同制工人)的档案。 4.1.3.3 流动人员的档案。 4.1.4 登记与检查

4.1.4.1 所保管的人事档案，要逐人详细登记编号，新建和转递人的档案要在十天内登记、编号、整理完善后归档保管，做到准确、实用、排列有序、查找方便、提供迅速。

4.1.4.2 定期对所管档案进行检查、核实，每半年核对一次档案数量，每年全面检查分析一次，对所缺材料要查明原因，与有关部门联系，及时补充，对不应存档的材料及时清理。 4.1.5 保护

4.1.5.1 人事部门应设专门档案室保管档案，并设有整理、查阅、接待场所，场所要利于保密。

4.1.5.2 档案要存放于铁制保险柜中 。

4.1.5.3 档案室要完备各项安全防范措施，保证档案的防火 、防盗、防晒、防潮、防尘、防蛀。 4.2 档案的利用 4.2.1 利用范围

4.2.1.1 凡涉及员工本人入党、入团、出国、考察、审查、职位任免、工作调动、离退休、组织处理、福利待遇、婚丧等，需要了解情况时，可以提供本人档案。

4.2.1.2 凡因编写党史、人物传记、地方志、 史志要了解当事人的经历和社会实践情况，与他人案件密切关系，而当事人因病重不能口述、书定或死亡的，可提供档案中履历和自传部分。

4.2.1.3 公安、保卫、纪检、监察等部门因业务需要，了解职工有关情况时，可提供有关部分。

4.2.1.4 其它特殊情况。

4.2.2 对子女及其它亲属的政审不能直接用档案。 4.2.3 利用方式 4.2.3.1 查阅

4.2.3.1.1 查阅人事档案，应由二人进行。

4.2.3.1.2 人事部门应视查阅用途，确定是否提供人事档案或提供有关材料。 4.2.3.1.3 上级主管部门(或领导)需查阅档案，人事部门予以提供。

4.2.3.1.4 查阅档案，必须在人事部门指定的地点进行，不得拿出或带到其它地点。 4.2.3.2 借阅

4.2.3.2.1 人事档案一般不外借，特殊情况下需要阅借，必须陈述理由，经人事部门负责人批准，填写“档案借阅单”后方能借阅。

4.2.3.2.2 上级主管部门(或领导)需要借阅档案，人事部门予以提供。

4.2.3.2.3 借用档案要在二周内归还，到期可续借，逾期不归还的人事部门要催要，借阅人不得将档案私自转借。

4.2.4 人事部门对档案的利用应登记并完备审批、借阅手续。

4.2.5 档案管理人员应对利用完毕的档案，认真进行核对，予以注明，无误后方可归档。 4.2.6 对利用档案人员的要求

4.2.6.1 利用者必须是中共党员，并携带本人身份证，工作证及介绍信。 4.2.6.2 利用者不能查阅本人及其亲属的档案。

4.2.6.3 利用者必须爱护档案，注意档案的清洁，不得随意拆散档案，或在档案上勾、抹、涂、

画、折角、叠页等，不得私自装人或撤出材料，不得从档案中抽换材料，不得随便公开议论 和摘抄，复制档案内容。

4.2.6.4 借用档案有妥善保管，严格保密，不得转借。 4.3 调查证明材料

4.3.1 外单位要索取人事调查证明材料，应有市及以上机关的组织、人事等部门的“调查证明材料介绍信”或“函调证明材料信”，人事部门根据调查证明内容提供文字材料。 4.3.2调查证明材料的信、函不能直接利用档案。

4.3.3 人事档案主要反映本人情况，不直接证明其他人情况，人事部门一般不负责提供其他证明材料，如确属特殊情况，可引述有关内容注明抄自人事档案，不加任何注释。 4.4 档案转递。 4.4.1 转递原因

4.4.1.1 转递档案原因。 4.4.1.1.1 职工调出本公司

4.4.1.1.2 干部职工变动 、任免改变了主管、协管单位。 4.4.1.1.3 职工刑满释放异地安置或到其它单位工作。 4.4.1.2 转递档案材料原因

4.4.1.2.1 需要补充进入档案材料

4.4.1.1.2 经鉴别应由上级或外单位保存的材料。 4.4.1.2.3 经鉴别应由上级或外单位复查的材料。

4.4.1.2.4 经鉴别应退回单位补办手续或重新制作的材料。 4.4.2 转递方式

4.4.2.1 档案及档案材料必须通过机要交通转递或者由组织，人事部门派专人送取。 4.4.3 转递手续 4.4.3.1 转出

4.4.3.1.1 转出人事档案或档案材料应填写《人事档案材料转递通知单》与档案或档案材料一起发出。

4.4.3.1.2 成批转出时应编制《人事档案材料移交清单》与档案或档案材料一并发出。 4.4.3.1.3 转出时必须在档案登记册上进行登记并注明转出时间、数量、单位、转递通知单的发文号，以备考查。 4.4.3.2 转入

4.4.3.2.1 对转入的人事档案或档案材料，人事部门应按《档案材料转递通知单》或《移交清单》逐一检查清点，核对无误后盖章签字，及时将回 执退回转出单位。 4.4.3.2.2 接收档案后，要及时登记归档。

4.4.3.2.3 无论转出、转入，人事部门都应将转递手续妥善保存，以备考查。 5 检查与考核

5.1 检查与考核的部门及负责人 执行部门：人力资源部 负责人：：人力资源部主任

5.2 检查与考核的程序、内容、时间和方法

根据本标准所规定的管理内容与要求，分别进行季、年的检查与考核，阶段性工作完成后，专题汇报，日常工作每月由科长自查，分管领导不定期抽查，并接受上级和地方业务主管部门检查，

5.3 奖惩细则

按公司现行经济责任制考核挂钩。

第四篇：档案室管理工作标准

档案库房管理制度

第一条

档案库房应集中布置，自成一区，库区内不应设置其他用房，其他用房之间的联系也不应穿越库区。

第二条

保存档案必须有专门的库房，办公室、阅览室应与库房分开。严禁无关人员进入档案库房;非档案管理人员无故不得在档案库房逗留。

第三条

档案库房内装具布置应成行地垂直于有窗的墙面，外墙采光宜与装具间的通道相对应，便于通风降湿。

第四条

库房应科学安设温湿度记录仪，潮湿季节应配备去湿机，专门库房应安装空调设备。

第五条

库房的温度应控制在14゜-24゜C，相对湿度控制在45%-60%之间。

第六条

库房温湿度应定时测记，掌握温湿度变化情况，随时予以控制调整。 第七条

库房内柜架排列应科学有序，便于查找。柜架编号应从左至右不间断。特殊载体材料的档案要有专用装具保存。

第八条

定期投放防虫药物，发现虫霉及时处理。

第九条

配备吸尘器，加密封门或过渡门，除尘与防尘相结合。

第十条

库房内必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查更换。 第十一条 档案库房应远离易燃、易发生火灾、易虫蛀等不安全的地方。库房内部、外部防火通道要畅通。

第十二条 档案库房禁止烟火，禁止存放易燃、助燃、易爆物品及其他滋生微生物和昆虫等物品。

第十三条 档案库房内的一切电器、电线要安全可靠，不能有超负荷、漏电现象，不安全隐患要随时排除。

第十四条 档案工作人员离开库房要随时关闭电源，关好门窗，做好安全检查。 第十五条 库房应安装防盗装置，并有切实可行的防盗措施。

第十六条 档案库房不宜采用自然光源，有外窗时应有窗帘、窗板等遮阳措施。 第十七条 定期检查、核对和清理档案资料，发现生虫、长霉、纸张破损、字迹褪色等情况，及时汇报并采取果断措施防治和补救，建立检查记录簿，做好有关情况记载。

第十八条 严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案库房管理实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意出入库房。

第十九条 档案室安全保卫工作实行责任制，由档案管理专员和安全保卫人员分别担负安全保卫的管理责任和直接责任。

第二十条 安全保卫人员应定期检查消防安全设施，保证设施正常运行。 第二十一条 安全保卫人员每天下班后应及时检查档案室门、窗、水、电的关闭情况，发现问题及时反映和处理。

第二十二条 每次长假前应对档案进行全面检查，切实消除安全隐患。

第五篇：档案管理标准作业规程

一、目的

规范业主档案的保管与跟踪工作。

二、适用范围

适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

三、职责

1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。 2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

四、程序要点 1、业主档案内容

(1) 经业主签署后的《业主公约》。 (2) 经业主签署后的《消防安全责任书》。 (3) 《业主家庭情况登记表》。 (4) 《钥匙领用登记表》。 (5) 《业主证领用登记表》。 (6) 《业主入住验房表》。

(7) 《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。 (8) 《违章处理通知单》及处理结果资料。 (9) 业主的有关证件复印件。 (10) 其他应保存的资料。 2、档案盒(夹)的制作

(1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

(2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由 组织机构、名称组成，如：

×××-×·×-S·W-业主档案：表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。

(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。

3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

4、按档案盒(夹)内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。 5、业主档案的跟踪：

(1)当发生下列情况变化时，服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中： a、 通讯电话联络方式发生变化时; b、 业主发生更替时。

(2) 业主档案跟踪管理：由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。

6、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处，经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。 7、业主档案应永久保存。 8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。 9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

五、记录

《业主档案目录》

六、相关支持文件 《档案管理标准作业规程》