OA系统知识管理论文

2022-04-17

【摘要】本文对OA系统与ERP系统的数据结合进行探讨,使它能够互为促进,相互充分的融合在一起,使他们为企业发挥最大的效用和节省资源。【关键词】OA系统;ERP系统;数据结合目前,在各大企业当中的信息化建设中,OA(办公自动化系统)系统和ERP(企业资源计划系统)系统都在扮演着重要的角色。下面是小编为大家整理的《OA系统知识管理论文(精选3篇)》的相关内容,希望能给你带来帮助!

OA系统知识管理论文 篇1:

OA系统在公文管理中的应用与设计

摘要:在信息技术不断发展的过程中,多种多样的创新型技术层出不穷地出现在各种应用与设计中,尤其是对OA系统的应用以全覆盖的方式在公文管理中体现。本文具体阐述了OA系统的特点、功能、概念以及发展,详细探究了核工业二九〇研究所OA系统在公文管理中的应用与设计,为实行研究所OA系统的公文管理提供便利。

关键词:OA系统;公文管理;应用;设计

在我国社会经济不断发展的过程中,信息化发展速度也在逐渐加快,使得数据库、网络、计算机等信息技术广泛地应用在了企事业单位当中,重点运行了电子公文以及办公自动化等技术类型。核工业二九〇研究所在还没有应用OA系统的形势下,依然沿用纸质的办公处理模式,但是在设计与应用OA系统的过程中,融合自身的管理业务与工作需求,极大地将公文管理等方面的技术优势发挥出来。在实现资源信息化、办公无纸化以及办公自动化方面,并在应用OA系统的条件下得到了较为优质的效果,值得借鉴。

1 阐述OA系统

1.1 OA系统概念

OA系统的概念能够理解为,把计算机技术作为应用主体,同时利用网络通信技术,让办公的总体活动以计算机和网络设备作为主要的渠道,以此来构成信息管理系统,继而实现无纸化办公的目的。因此,OA系统的支撑点则为:网络通信技术、管理科学等一系列科技突出的现代化技术,同时也是对决策的辅助以及对业务管理水平的提升作为目的的现代化信息系统[1]。

1.2 OA系统功能构架

行政办公、公文处理等系统是OA系统中的重要分支。其中所涉及到的具体功能分别为:传递与公文处理。公文处理方面包括:拟稿、核稿、批示、归档等;传递包含:主题发表、公告发布等。在一定程度上,OA系统所具备的特点,主要就是摒弃了传统工作模式以及纸质载体,将无纸化操作作为实施途径。

1.3 OA系统发展历程

(1)平台型OA。平台型OA主要的中心点为协同管理,广泛地应用到了工作流、知识管理等技术模式,并以成熟的状态在公文管理中得到普及。业务办公从早期的单一化功能逐渐发展为流程的整合,同时给予了知识挖掘以及决策支持等服务。(2)知识型OA。知识型OA的应用阶段,主要是以B/S应用模式为首的阶段,此管理流程实现了应用配置的基本标准,逐渐地步入了功能应用的成熟期。(3)文件型OA。该使用阶段属于单机版的文件型OA,例如:对WPS、E-mail这类办公软件的应用,满足了无纸化办公的需求。(4)流程型OA。从早期对个体的重视,直至发展成为对群件的极大关注度,这一应用阶段满足了共享与交流的目的。

2 OA系统在公文管理中的应用

2.1 应用效果

(1)降低资源浪费。在传统形式下进行拟定纸质文件的过程中,有必要专人装订并在不同的部门中发放。然而,在对OA系统加以应用后,无纸化的操作得到了充分的实现,电子文件成为了公文批办与流传方面的主要手段,在一定程度上降低了公文管理过程中所耗费的人力与物力,又避免了一文多印的恶劣情况,充分的改善了办公的总体成本[2]。(2)信息共享的加强。在传统形式下的公文是以纸质的模式为主,会在相同的地点和时间点中只可以进行一人的应用,存在着信息的独占性。然而,在应用OA系统之后,电子公文会在相同的地点和时间中供多人阅读,给予了多用户检索的功能,其共享性尤为突出,可以实现文件执行的有效性。(3)办公效率的提升。文件的分发和传递在传统模式的基础上,工作人员既要捧着文件夹奔走于各个楼层,请求领导的审批,又要根据批示的内容开展传阅与承办,可能需要跑遍每个楼层,才能够将文件的分发与传递任务完成,其全过程较为复杂,无法达到高效办公。然而,在应用OA系统之后的阶段,全部的办公流程都能够利用网络进行传递,工作人员仅仅在OA系统中登陆,利用对功能键的点击就能够将不同的环节充分掌控,满足了网上操作的时效性。此外,工作人员还能够利用跟踪处理,即时地对文件的全部管理流程进行监控,催办不同环节的文件,从而提高全过程的办公效率[3]。(4)公文处理流程的规范化。就传统形式下的审核、修改公文环节而言,受到了极大的人为因素制约力,存在着较大的随意性,无法确保文件的质量与及时性。然而,在应用OA系统之后的阶段,系统自动格式化了公文的处理流程,拟定公文的负责人需要进行平台的登陆,通过模板进行正文、标题、公文文种等要素的填写,来实现规范化的项目类型。

除了领导拥有着修改文稿的权力之外,拟稿人也有权利进行文稿的修改,并且所涉及到的全部修改痕迹都会详细地保存在系统当中,并且会正确地进行备份,便于日后的查询,能够为整体文件的格局方面提供十分明确的凭证[4]。

2.2 功能需求

在OA系统中,公文管理是十分繁琐的系统,其繁琐的程度会在两个方面体现:其一,纵横交错的系统。就横向而言,同一个组织中的不同职能部门会共同使用OA系统,组织级别不同,公文系统方面也会存在异同;就纵向而言,多级组织会一同使用公文系统。其二,在公文管理方面具备多元化特点,往往会受到较多因素的制约,组织级别的不同,就会存在不同的公文处理流程。基于此,现阶段OA系统在公文管理中的应用模式,一般都会参照传统形式下的管理方法,在主要的流程中会将程序软件作为实施对象,来体现出与手工处理后的模式相近的效果。核工业二九〇研究所通过对OA系统的有效应用,合理地融合了自身的特点,又根据国家的相关规定,在应用过程中,有效地实现了全过程的管理[5]。

3 OA系统在公文管理中的设计

3.1 设计目标

(1)实现远程办公。根据研究所的实际状况,会由于远距离的审批与传递,为具体的办公带来了极大的不便,制约了工作效率的提升,那么进行OA系统的设计的早期,就需要细致的分析到远程办公的需求。针对不同的情况都可以利用互联网对主体网络进行连接。在这样的情况下,需要通过对OA系统的建立,来实现跨部门、跨区域的远程办公模式。(2)实现信息共享,满足日常办公。利用自动化平台,可以有效地、自动地将某项任务完成,无需耗费较多的时间解决繁琐的工作,进一步实现办公自动化。利用对工作流程的有效管理,可以与员工充分协作将任务指标顺利完成。OA系统还需要增进监督功能,让员工之间与部门之间能够进行协同的工作,使协作效率较为简便,利用OA系统的设计与使用,可强化公文管理的合理性与科学性,能够有效地提升办公效率。

3.2 设计原则

设计OA系统是以解决实际问题、满足用户需求为目的而开展的。因此,为了达到相应的服务标准,通过细致的研究与调查,OA系统有必要拥有几方面的设计原则:

(1)安全性原则。系统安全问题是不能够被忽视的,其安全问题具体包含:外部隐患、内部隐患。在设计OA系统的过程中,有必要利用较为合理的安全对策,来确保系统的稳定与安全运行。(2)先进性原则。通过业界相对认同的较为成熟、先进的技术,让OA系统拥有可靠的运行模式与领先的技术地位。按照用户的不同要求,确保系统的可维护性与可用性。(3)成熟性原则。想要将OA系统的可靠性得到保障,服务器方面需要加快速度,同时通过先进、成熟的架构确保技术的先进性与设计的合理性。从而将技术创新为导向来确保软件的总体质量,运用这样的方式才可以提供高效、快速的信息服务。(4)可靠性原则。OA系统服务器具体负责信息处理、信息操作等重要任务。那么,就会具备着较高的可靠性需求,才可以确保系统的顺畅运行。(5)开放性原则。开放性是所有的设备都需要具备的特征,全部的硬件与软件都需要根据业界的标准,来增添开放性特征,以此来实现对公文的统一整合与管理。(6)可维护性原则。OA系统要具备容易维护的特点,在系统发生故障时要立刻发出警报,同时要开展故障的恢复及系统的优化,要尽可量缩短维护的时间,从而将可维护性提升。

3.3 系统架构的设计

OA系统具体通过MVC分层架构进行主要模式的设置,把系统分为了数据层、数据业务逻辑层、用户表示层三层架构模式,这样的设置能够提升设计方面的清晰度,可是在不同的层次之间拥有着单一的调整功能以及扩展功能,在设计的过程中需要将层次与层次之间的耦合程度作为考虑重点[6]。

(1)数据层。数据层在一定程度上又叫做数据访问层。它能够将数据请求优先发送出去,并由此请求和数据库层开展相应的交互,最终在表示层中,将数据库中的数据表现出来。数据层所操作的信息基本上都与数据有关联,可以与数据库之间进行直接的通信与交互。(2)表示层。界面层是表示层的另一种表达方式,可以为用户展现正确的数据,并能够给予用户录入数据的界面。利用该表示层,用户完全能够进行数据的查询、修改、删除、增加等操作。所具备的功能为:数据的显示、获取以及验证。(3)数据业务逻辑层。数据业务逻辑层具备着承上启下的作用,就表示层而言,数据业务逻辑层所提供的是数据操作的服务,在用户有需求的情况下,会利用对有关数据业务层的调用,将数据操作完成。具备的功能为:在“数据层”中接收数据;向“用户界面层”传送结果。

3.4 系统管理权限的设计

OA系统通过严谨的权限管理模式,控制了不同的操作范围。没有权利的用户是无法进行有关操作的,由此可见,OA系统有效地提升了管理员的管理力度以及系统的安全性。

(1)审核权限的设计。审核权限具体是为了确保用户权限能够凸显合法性。系统用户在对系统使用之前,需要细致地对角色进行分配,角色的不一样就会拥有不同意义下的使用权限。在OA系统中,研究所领导是权限审核的主要人员,管理员有必要分配角色给每个用户,通过审核之后的用户才能够具备使用的权力,反之则无权使用该系统。(2)使用资源的权限控制。在登陆到某个页面的时候,权限控制流程如图1所示:

图1 使用资源权限控制流程图

(3)权限管理设计。所生成的系统用户角色主要是利用系统用户和角色清单的整合来构成的,仅有顺利登陆到系统中的用户,才能够构成用户角色,在一定程度上是两者的合理匹配,在匹配成功的情况下才会构成用户角色。在登陆之后,系统管理员会具有全部权限。若是非管理员,仅仅拥有角色权限,由此可见,在设置的权限方面是较为清晰的,提升了管理的便利性。(4)读取的权限。就用户而言,读取权限是安全认证的核心环节。用户在登陆的阶段,若成功登陆则需要获得用户的角色权限,按照有关规定开展权限分配以及用户角色分配,为无权限的提供警示,并呈现出不可用状态;有权限的呈现出可用状态。

4 OA系统在公文管理中的应用与设计的体会

4.1 系统的完善是OA系统在公文管理中应用的保障

OA系统无法被用户认同的最大原因就是,OA系统缺乏完善的人性化功能,有关的操作一定要根据指定好的规则与流程开展,操作人员的灵活性与自主性无法体现在OA系统中。在人员变化、机构变化的过程中,软件系统有必要进行逐渐的完善,需要将用户的使用作为重点,将操作的阶段能够产生的问题进行透彻的分析,以此来为用户提供更加透彻、详细的选择[7]。

4.2 制度建设是OA系统在公文管理中应用的基础

OA系统的自动化公文管理,在一般情况会关乎到不同的部门以及相关部门的各个人员,有着较为广泛的涉及面,在体现出的新型管理模式与管理理念中,能够在一定程度上改善传统的公文管理模式。在推进OA系统的进程中,无法彻底地防止各种阻力的产生,那么就有必要规范公文管理的自动化实施制度,拟定出相适应的实施体系,特别要关注的是摒弃纸质文件的传递模式,并有必要进行强制化的执行模式。由此可见,只要在规定的范围内,利用我国相关的规章制度控制OA系统的应用,以此来作为依据应用在公文管理当中,才能够在OA系统平台中有效调整行政业务,从而加快公文管理自动化控制模式[8]。

4.3 领导重视是OA系统在公文管理中应用的关键

OA系统是系统性极高的工程,在系统的设计、规划、实施以及落实方面,都会耗费人力与物力,同时还需要决策和审定技术方案。并且就OA系统而言,各个级别的领导是首要的使用者,既是使用过程中的决策者,又是推进OA系统使用的主要力量。在试运行OA系统的过程中,主要实施的是双轨制度的管理手段,可是因为和传统形式下的管理模式相比有着极大的异同,所以存在着较低的管理认同感,促使产生较低的使用率。若利用领导对OA系统重视度的提升,会有效的提升在公文管理中OA系统的使用率,在最终必然会将OA系统的全覆盖充分实现[9]。

4.4 观念的转变是OA系统在公文管理中应用的主要条件

传统的手工公文管理模式已经应用了较长的时间,构成了稳定的工作方法与制度模式,公文的主要管理人员也习惯应用于这种管理方式。然而,在应用OA系统之后,直接影响到了传统形式下的办公模式,由此可见,有必要优先关注到管理自动化发展趋势的重要性,要在一定程度上摒弃传统观念,从而深入了解信息化的发展模式。此外,专门负责公文批阅、公文签发的管理人员、部门负责人以及业务负责人均应该与自身的实际相结合,并以主动的姿态积极地参与到所规划的培训当中,以此来作为主导优势,透彻地了解信息化公文系统的不同模块中,所涉及到的功能类型,基于此,有效地提升公文管理的总体效率与质量[10]。

5 结束语

在OA系统的功能当中,OA系统公文管理是较为重要的核心成分,它一方面是提升办公效率、减少管理和办公成本、强化研究所内部沟通的手段,另一方面也是处理公文的主要平台。针对电子化管理、办公信息化的实现、资源共享的扩大以及工作流程的简化等方面,都为核工业二九〇研究所的效益增长带来了有利的条件。

参考文献:

[1]刘晓余,杨浩.浅析OA系统在企业信息管理中的应用与实现[J].办公自动化,2013,12(09):123-125.

[2]高见,孙娜.论OA系统在高校教学管理工作中的应用[J].黑龙江科技信息,2013,11(08):133-137.

[3]熊俐嘉,李鹏.公文管理中OA系统的应用和展望[J].办公室业务,2013,10(07):127-129.

[4]叶永斌,曹坤,邱永进.OA系统在机关管理中的应用与思考[J].现代电子技术,2013,15(06):132-133.

[5]邓益暖,陈慧瑜,郑加敏.OA系统在我院公办管理中的应用[J].现代科学技术,2013,16(04):113-118.

[6]王瑞卿.OA系统在疾控工作中的应用与思考[J].中小企业管理与科技:上旬刊,2013,17(03):124-129.

[7]邓万宇,葛志春,王备战.数据库技术在公文管理系统中的应用[J].现代电子技术,2013,18(02):116-117.

[8]王红庆.OA系统在办公室管理中的应用[J].现代工业经济和信息化,2013,19(01):104-105.

[9]李梅泽.OA办公自动化系统在杜儿坪矿信息化管理中的应用[J].电脑知识与技术,2013,12(05):172-173.

[10]姜永涛.“OA系统”系统测试策略与办法[J].信息技术,2013,11(08):188-189.

作者简介:叶蕾(1985.10-),女,广东河源人,助理工程师,管理学学士,研究方向:计算机。

作者单位:核工业二九〇研究所,广东韶关 512029

作者:叶蕾

OA系统知识管理论文 篇2:

浅论OA系统与ERP系统的数据结合

【摘要】本文对OA系统与ERP系统的数据结合进行探讨,使它能够互为促进,相互充分的融合在一起,使他们为企业发挥最大的效用和节省资源。

【关键词】OA系统;ERP系统;数据结合

目前,在各大企业当中的信息化建设中,OA(办公自动化系统)系统和ERP(企业资源计划系统)系统都在扮演着重要的角色。近些年来,伴随着我国大力推进的信息化建设和迅猛发展的信息技术,诸多企业都搭建了ERP系统和OA系统。

1、OA系统与ERP系统的优缺点

1.1 OA系统与ERP系统的优点

1.1.1 ERP系统的特点

ERP系统的主要核心是企业信息的集成和整个企业管理的规范以及企业的全数字化等,这主要体现了供应链之间的事先计划以及管理思想和事中控制的态度,主要的设计思路是计算机对企业销售、生产以及库存和财务以及采购等等这些行为进行总体的管理,以此来实现企业资金最大化的整合,并且达到控制成本和提高效率的中级目标。

1.1.2 OA系统的特点

OA系统当中的主要核心是知识管理,以信息资源为主要依据,提高可靠且方便的力公手段进行管理和决策。OA系统当中最主要的工作模块有:工作计划、通告管理、公文管理以及通讯管理和电子邮件等等。OA系统主要是基于网络的流转技术,在不同的地域之间文件都能够安全有效的进行传递。这些文件的传递都是依靠OA系统设定好的接收次序来进行,并且依照组织行政审批的主要文件为线索,实现企业和满足企业的审批体系,并且还能够对审批的速度加以提升,节省人力和时间,加强企业内部的信,息流转。

2、OA系统和ERP系统整合的优势

当OA系统和ERP系统的数据进行结合以后,就能够充分的发挥其数据库资源的整合和共享。也就是说,既能够实现松耦合的集成又能够最大程度的发挥其软件服务的整合。有了这些功能从而改变了ERP系统的原来的工作效率低下的按照功能模块划分的模式,使ERP的每个部分的业务都能够按照工作的流程来进行执行。

(1)任务和职能不同的用户被完全的按照职能进行划分开来,每个不同职能的用户都能够完全的按照自己所擅长和熟悉的方式来对信息进行处理和获得。更加实现了人性化的管理方式以及体贴的服务方式。

(2)OA系统和ERP系统整合充分实现了数据资源的高度共享,在资源共享的同时OA系统也可以直接的调用ERP系统当中的数据,ERP系统也能够及时和快速的获得在OA系统当中的数据。

(3)OA系统和ERP系统整合能够完全实现用户权限的统一管理,相同的用户名和密码能够登录到所有的系统当中,从而减轻了系统管理员和用户的负担。

(4)OA系统和ERP系统整合以后,数据能够高效的传输和实时传输,并且数据还可以在加工和计算的过程中进行自动完成,在保证数据安全传输的同时还提高了数据传输的效率。

(5)OA系统和ERP系统整合之后可以完全实现数据来源的统一,从而使OA系统和ERP系统当中的各种各样的数据信息都在同一个数据源当中获取,提高了各种各样报表的一致性和准确性。

3、OA系统和ERP系统的集成实现

3.1 流程重构

当OA系统和ERP系统整合以后,很多的数据流都会发生这样或那样的改变,所以对其调整是非常有必要的。下面我们以采购订单审批为例子,进行讨论。标准的ERP系统当中的采购订单的审批流程为:采购需求→订单→审批→后续流程,这个ERP系统审批流程在操作之前都是在ERP系统当中运行的。然而,当OA系统和ERP系统整合了以后,详见流程图1所示。

我们从整个流程图当中可以看出,当这两个系统进行整合以后可以在OA系统以及ERP系统当中进行审核和审批。当审批完成了以后数据流就可以自动传递到ERP系统当中,这样的操作结束以后就可以生成后续的操作。OA系统和ERP系统集成以后就可以使不同的用户在自己相对熟悉的系统当中完成所需要的功能。

3.2 实力讨论

我们以物料的收发存放为例子,对报表的开发进行讨论。这种报表是在仓库管理当中的常用报表,主要是对每个月的物料收入以及库存情况进行反应。这种报表一般ERP系统当中都有显示,整合以后就直接可以在OA系统当中生成。具体实现的方法有:

(1)实例化连接类,把类进行实例化,方便所有的数据时候这种类进行连接参数的访问。

ConnectDBconSTR=newConnectDB()

(2)创建显示控件GridView,把数据源指定为Ilist,进行绑定以后就可以显示出收发存的报表。代码是:

GridViewl.DataSource=iList

GridViewl.DataBind()

3.3 协同管理平台冲突问题解决

在数据整合的时候免不了会有冲突,这是不可避免的问题。但是,数据冲突会给OA系统以及ERP系统造成数据错误的严重影响。因此,要对此进行有效的解决。采用的避免数据冲突的主要方式是消解机制。当企业管理发生战略性变革以后,能够进行快速的相应,进行系统的组织架构和人员调整,并且能够稳定的进行信息化写作和沟通的准确性以及规范化操作。

单一的登录技术是一种授权和认证的机制,只允许用户登录一次,然后在授权许可的范围内再访问其他系统的时候,不需要再登录。也就是说当输入用户身份名和密码的时候,登录到系统当中,进行认证,用来和用户身份等相关的认证上面,而认证通常是用过口令和用户的ID来进行匹配实现的。

个人和组织的协同,在协同管理的流程当中能够充分的实现,如:李四是一名公司的采购专员,可以时刻跟踪自己的采购订单来进行审批,也可以及时的得到库存不足的预警消息,及时的进行采购。而费用报销系统是协同管理当中的一个应用模块,主要是用来解决在日常办公当中的一些费用报销的问题,如旅途和出差等等费用的申请和报销。业务协作目前主要实现的功能是费用报销相关功能,如借款和出差申请等等。

协同平台作为EAS系统的数据包装、采集以及发布的统一平台,面向前端用户提供最直接和准确的系统信息,在各个环节当中都发挥着重要的作用。然而,在一般的ERP系统当中的报表和其他的一些经营管理数据往往需要在各个专业的领域当中获取,需要掌握第一时问的组织变化和经营动态。

这种方法的主要思想就是把冲突定义成是冲突消解,这种内封冲突解决冲突信息和策略。用C\S网络结构和集中数据存储的模式,这种模式的解决冲突的好处主要体现在:通过对操作的冲突进行分门别类,并且进行抽象的封装,然后再把这些冲突进行消解。因为采用的是C\S的网络结构,所以数据存储在服务器当中,各个地方仅仅只有共享信息的副本,因此采用基于修改的信息结构一致性的保存机制就必须进行在服务器当中实现,修改存储在服务器的数据,和描述修改信息的数据结构,对于各个终端广播,获取这样的结构按照这些结构当中的描述对本地数据进行更新,并且保持一致,将修改以后的数据信息再发送到各个终端服务器当中,从而实现数据的一致,解决工作当中的数据冲突。

4、总结

总而言之,当OA系统和ERP系统进行整合以后,数据资源的整体优势也都显现出来了。给企业的信息系统提供了数据统一、账户统一以及流程统一的优势,为企业解决了知识挖掘和决策支持等服务。因此,各个企业应该加快对OA系统和ERP系统的协调工作,彻底推进我国的信息化建设。

参考文献

[1]朱刚亮,文敦伟,文华亮,李毅然.OA系统与ERP系统集成的方案及分析[J]计算机与信息技术2009,12(05):1120—1122

[2]李殿奎,孙志勇,刘阳,李春杰.基于XML和.NET技术企业ERP系统集成中间件研究[J]佳木斯大学学报(自然科学版)2009,26(1):371—373

[3]周邦全,周玉清,张世洵,曾开靖,杨光信.面向协同设计的企业EP.P和OA集成系统关键技术研究[J]现代商业2009,10(12):1287—1290

[4]楊国勋,刘艳艳,朱涛峰,胡隆冰.OA(办公自动化)系统与ERP系统结合的经验探讨——某企业合同网上会签系统的实施经验总结[J]电脑知识与技术(学术交流)2010,12(07):1147—1149

作者:季忠

OA系统知识管理论文 篇3:

OA系统在现代制造企业的应用研究

摘 要:办公自动化是其企业信息化建设的重要组成部分,文章在介绍OA系统发展历程及国内外应用现状的基础上,重点阐述了制造企业OA系统的选型建议及改进策略。

关键词:OA系统;制造企业;选型;改进

在经历2008年席卷全球的金融风暴和当前中国经济如何实现软着陆的大背景下,制造企业面临着前所未有的挑战,如何通过企业的信息化建设提高企业的效益,使企业能适应瞬息万变的市场经济环境,并实现企业管理现代化、决策科学化成为了现代职业企业迫切解决的问题。

1 OA系统简介

OA(Office Automation)中文译为“办公自动化”,在中国第一次全国自动化规划讨论会上首次提出了办公自动化的定义:利用先进的科学技术,使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中,由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人-机信息处理系统。1.1 OA系统的发展历程

纵观OA系统的发展历程,可以分为以下四个主要阶段:

第一阶段(1985~1993年):纸质文档数字化。

实现了企业统计数据和文档写作的电子化,完成了办公信息载体从原始纸介质方式向数字信息化的转变;这一阶段的软件以MS Office、WPS、Lotus1-2-3等单机版的应用软件为主要代表,基本实现无纸化办公。

第二阶段(1993~ 2000年):工作流程自动化。

以网络技术和协同工作技术为主要特征,实现了大多数流程管理如公文流转、流程审批、业务流转等工作流程自动化和收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式的转变,这一阶段的软件以C/S形式的OA办公系统应用软件为主,如Lotus Domino和Exchange等。

第三阶段(2002~2010年):组织运营信息化。

以B/S应用模式为代表的较为成熟的办公自动化系统,主要平台有JAVA、PHP、ASP/.NET、DOMINO;系统功能也由原先的单纯行政办公信息服务, 逐步扩大到组织内部的各项管理活动, 成为组织运营信息化的一个重要组织部分。

第四阶段(2010~):协同办公。

OA系统发展的第四阶段伴随着协同办公、知识管理、门户技术的综合应用,功能也由原先的单纯行政办公信息服务, 逐步扩大到组织内部的各项管理活动, 成为组织运营的一个重要组织部分。

1.2 国内外OA系统的应用现状

对OA系统的发展, 国内外存在分歧。相对国内而言,国外OA系统更倾向的是门户和平台的概念, 通过先把专门的系统建设好,然后把OA和ERP、PDM 、CRM、SCM 等不同系统和平台的数据互相整合,形成数据的积累汇聚共享, 最后上升到知识管理的高度。在国内OA 系统应用已经进入到协同办公阶段, 知识管理也已经在国内一些企业中得到部署,且国内大量的办公自动化厂商纷纷涌现, 不仅有蓝凌、泛微、红帆等专业OA系统厂商,联想、中软、东软等软件开发商及用友、金蝶等软件产品厂商都纷纷开发自己的OA系统产品。

2 现代制造企业OA系统应用研究

2.1 现代制造企业OA系统应用技术方案

作为企业信息化的关键系统的OA系统的建设,在我国制造企业的建设与应用主要有三种技术方案:

①基于IBM Lotus Domino/Notes平台的OA系统,典型的代表产品有深圳伟峰、金蝶开思、蓝凌、福建榕基等。系统采用B/S的体系架构,集成度较高,能与Quickplace、Sametime等大型软件兼容,但平台不够开放,大数据量下的频繁操作性能低。其系统结构如图1所示。

②基于微软Exchange平台的OA系统,与微软产品的集成度高,与企业的ERP、CRM等的集成度低,只局限于Windows NT/2000操作系统,而不适用于Unix/Linux等其他操作系统,存在大数据量下的频繁操作性能低问题,典型的系统结构如图2所示。

③基于J2EE、.Net等应用服务器和关系数据库等开发的OA协同办公系统,典型的产品有泛微软件的eCology、华炎软件的HotOA、Exact E-Synergy;系统兼容性强,但工作流引擎和安全机制都需自主开发,开发维护成本高。

2.2 现代制造企业OA系统选型分析建议

现代制造企业信息化部门的重要任务是根据现有资源及技术人员现状、工作及业务流程的需要、未来网络发展构想,以及企业财力状况来选择设计企业OA系统。现代制造企业OA系统的选型至少需遵循以下五条原则:

①以满足企业运营的实际需要为OA系统选型的出发点。

②以充分利用已有的软、硬件条件,坚持降低总成本为选型原则。

③需平衡安全性与易用性。

④注重系统可拓展性,考虑与其他系统的融合。

⑤重视OA系统后期维护。

2.3 现代制造企业OA系统改进策略

根据以上对制造企业OA系统的方案阐述和选型建议,提出基于IBM Lotus Domino平台的现代制造企业OA系统的两条改进策略。

①安全性与易用性的平衡策略。为使OA系统的安全性与易用性能够达到比较好的平衡状态,可以采取用户统一管理、统一认证、数据安全与安全审计服务的策略,通过提供灵活的分级授权管理机制,灵活定制管理层级模式,达到解决因组织结构、人员、业务流程调整等原因造成的安全管理问题,同时采用Web技术,在OA软件的开发过程中注重用户体验,注重业务细节,充分保证系统的实用性和易用性。

②系统兼容性与可拓展性的改进。通过提供全面、面向企业、综合性的企业应用管理支撑平台作为制造企业ERP、EHR等企业管理软件的支承体,提供管理信息、促进企业管理流程的重组和自动化、提供共享服务;同时采用群件技术、门户技术和组件技术,采用SOA架构(面向服务架构)和云计算技术提供高效、安全、完备的应用支撑平台和业务支撑与集成体系,支持业务系统的快速开发、组装定制、灵活部署和高效安全运行,可以大大提高OA系统的可扩展性。

3 结 语

随着国内现代制造企业信息化进程的加快,实现企业资源整合和信息共享,对各应用系统进行有效的集成是企业信息化发展的必然趋势。本文对OA系统发展历程的介绍及对制造企业OA系统的选型建议及改进策略对制造企业OA系统的选型和建设具有较广泛的可借鉴性。

参考文献:

[1] 唐凌遥.关于企业OA选型之思考[J].科技创业,2011,(1).

[2] 蔡駿.重大装备制造企业信息化继承平台[J].机械,2009,(36).

作者:刘盛