档案管理数字化管理论文

摘要：本文简单分析了档案管理数字化的基本原则，并强调了新形势下高职高专院校档案管理数字化的现实价值。在此基础上，结合笔者的实践经验，提出了搭建综合档案资源管理管理信息化平台、设定合理的管理要求、实施档案信息的备份管理等新形势下优化高职高专院校档案管理数字化建设的主要路径，旨在推动高职高专院校档案管理数字化建设的加速与提质。以下是小编精心整理的《档案管理数字化管理论文(精选3篇)》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！

档案管理数字化管理论文 篇1：

试论档案管理数字化

【摘要】现在人类对于时间的意识越来越强，领导在进行决策的时候要求快速、准确；各部门开展考察工作的时候要求快速、及时；社会群众对于档案信息的利用范围也在扩大，档案是社会资源的重要组成部分，还有很多的信息资源和经济、文化发展紧密联系，社会对于档案信息的需求在不断的增长，需要我们对其进行解决。

【关键词】档案管理数字化；问题；标准；必要性

档案数字化管理是现代的一种新型管理模式，通过各种渠道来将档案资源进行转换，变成数字档案信息，用数字化的形式来进行保存，借助计算机和网络的便捷来进行传递和应用，建立一个庞大的档案信息库，提高档案的利用率，达到资源共享的目的。现阶段，我国的信息化程度比较高，电子商务等新型的商务模式相应出现，这是我国档案事业發展的最佳时代，档案数字化工作目前已经正式启动，在不断的深化当中。

1、数字化档案概述

自二十一世纪以来，电子技术、网络技术、通信技术的发展就越来越快，高科技时代已经到来。档案数字化是计算机技术、数据库技术等新型技术的应用扩展。资源转化市档案管理的重要方面，在资料的管理当中需要将纸质的资料转换为网络的文档形式，或者在资料整理的时候就以文档的形式进行板寸。档案数字化需要对其规范性进行统一，使用标准的档案数字化标准来实现管理和应用；档案数字化需要以实际为立足点，通过组织来确保工作的正常开展，抓好文件的质量问题；档案数字化建设要以完善的系统为基础进行发展，需要将目前的系统进行完善化；档案数字化建设重点工作是数据库的建立和维护。

目前的信息化程度越来越高，如何快速的对信息服务进行利用，减少工作中的失误，让工作变得规范化、系统化、程序化，让我们的工作目标能够快速实现，降低工作成本，提升效益，这些是目前的档案管理部门所需要去思考的问题。档案信息过去是以纸质的形式来进行存储，使用和查阅都非常的不便，浪费人力和无力。因此，需要使用数字化档案信息管理来实现更加高效的应用，满足社会快速发展的需求。

2、目前档案管理数字化建设存在的问题

我国的数字化档案管理发展的比较晚，数字化档案管理系统还不健全，处于发展初级阶段。因此，存在很多问题：第一，没有有效的领导。科技的发展如此的快速，数字化档案管理体现的重要性已经得到大家的认可，但是领导对于数字化管理仍然有着太多的不足之处。因此，管理上要是摸索阶段，这样就缺乏一个系统的领导，来以科学和规范的档案管理制度和模式来对数字化档案管理系统进行管理；第二，没有完善的保障。数字化档案管理体系是以大量的档案管理人才和数字化档案管理人才组成的，目前的数字化档案管理工作中，人才比较缺乏。因此，人才的总量和结构存在一定的不合理。因此，高层次、高技术的人才缺口比较大，而数字化档案管理工作还不完善，没有足够的培养人才的能力，导致了发展缓慢。而且硬件跟不上时代，软件落后，兼容性差；第三，网络安全性低。网络是数字化档案利用的重要渠道，其安全性存在不足就容易导致信息的丢失，对于信息的应用是非常大的损失。

3、数字化档案管理的基本行为准则

数字化档案管理的工作原理主要是通过先进的计算机技术将档案资料储备在计算机内部进行档案资料的分类和管理。只有通过对这些档案资料的信息分类才能够促使数字化管理的有效性和合理性。总体而言，对数字化档案管理的基本行为准则的内容需要进行全面掌握，主要从以下几个关键点进行规范：第一、需要对计算机技术进行不断提高，对档案管理的人员进行计算机技术的培训，同时，不断更新档案管理方面的计算机设备，加强计算机方面的基础设施。第二、在档案管理方面需要不断加强管理，只有系统的管理才能够将档案资料管理的有条理和有步骤。在现代企业里数字化的档案管理方法成为了企业的重要的内容，这种资料管理的方法在各行各业都收到了青睐，更得益于这种资料的管理方法便于管理，有利于档案资料的管理。第三、数字化档案管理的管理方法可以提高企业的经济效益，增强企业对于资料管理的能力，提高管理资料的效率，促进资料管理的高效完成。提高办事效率是这项资料管理的有效的方法，可以促进档案管理方法的深入贯彻和持续进行。

4、数字化档案管理的重要意义

随着数字化管理方式的深入落实很多的企业开始对档案管理的工作效率进行关注。只有充分改善数字化档案管理的工作水平才能够促进工作效率的提高。数字化档案管理具有重要的意义。具体表现在三个方面：第一、可以提高资料管理的工作效率，促进工作的积极完成。通过计算机等高科技设备的引进提高了企业的工作效率，减轻了工作者的工作的繁琐程度，在很大程度上减轻了工作人员的工作负担。现代社会是信息化时代，只有充分将这些信息进行整理和保存才能够将工作进行整体的规划，促进信息的畅通无阻。第二、计算机的办公设备给工作人员带来了很大的帮助，很多的资料通过计算机就可以传递，工作人员通过计算机就可以进行信息的交换。同时，应用计算机设备可以快速查阅各种管理资料有助于资料的管理和保存。第三、计算机技术的普及对于档案资料的保存也具有重要的意义。通过计算机备份系统可以讲大量的信息同构文档的形式储备起来，促进工作的完成。关于信息的保存在充分利用计算机技术的前提下不断改善技术改善措施，增强工作人员的管理水平。总之，数字化档案管理的技术对于信息和资料的高效管理做出了很大的贡献，值得进行普遍推广。

5、数字化档案管理的优越性分析

数字化档案管理在各个方面都有很多需要注意的问题，其优越性白哦现在很多的地方，主要是为提高工作效率，储备信息的可靠性以及节省工作人员的工作量等多个方面，具体而言，首先，数字化档案管理的工作方法对档案管理的人员进行计算机技术的训练有助于不断更新档案管理方面的计算机设备，加强计算机方面的基础设施。其次，在档案管理方面需要不断加强管理，只有系统的管理才能够将档案资料管理的有条理和有步骤。综合服务的管理体系是现代化企业管理发展的最终方向和追求目标。在现代企业里数字化的档案管理方法成为了企业的重要的内容，这种资料管理的方法在各行各业都收到了青睐，更得益于这种资料的管理方法便于管理，有利于档案资料的管理。最后，数字化档案管理的管理方法可以提高企业的经济效益，增强企业对于资料管理的能力，提高管理资料的效率，促进资料管理的高效完成。提高办事效率是这项资料管理的有效的方法，可以促进档案管理方法的深入贯彻和持续进行。只有综合将数字化管理的方方面面进行整合才能够配合管理效率的提高，促进数字化档案管理的管理模式的改善。

6、总结分析

由文件处理向数字管理系统的转化和发展是数字化档案管理的目前发展现状，对于这个转变的完成非常需要建立数据库，建立数据库是进行资料保存和整理的关键，数字化档案管理的工作方法结合了计算机技术、网络技术以及现代的管理方法。只有综合在各个方面进行提高才能够将数字化档案管理的水平真正提高上去。我们应该知道，由于应用计算机设备可以快速查阅各种管理资料有助于资料的管理和保存，在很多方面都存在很多的优势，因此需要在各个领域进行推广。

参考文献

[1]李淑萍.关于数字化档案管理的对策探讨[J].中州大学学报，2009（4）.

[2]傅银燕.应用计算机实施数字化档案管理[J].管理观察，2009（24）.

[3]王正红，谭喜松等.如何认识档案管理及数字化档案管理的重要性[J].中国医疗前沿，2009（10）

作者：张学敏

档案管理数字化管理论文 篇2：

新形势下高职高专院校档案管理数字化发展分析

摘  要：本文简单分析了档案管理数字化的基本原则，并强调了新形势下高职高专院校档案管理数字化的现实价值。在此基础上，结合笔者的实践经验，提出了搭建综合档案资源管理管理信息化平台、设定合理的管理要求、实施档案信息的备份管理等新形势下优化高职高专院校档案管理数字化建设的主要路径，旨在推动高职高专院校档案管理数字化建设的加速与提质。

关键词：新形势;高职高专院校;档案管理;数字化建设

一、档案管理数字化的基本原则分析

在展开对档案资源的数字化管理工作中，需要遵循的主要原则如下所示：第一，同步检查档案实体质量，确保数字化成果的真实、完整。第二，积极引入先进的数字技术，确保数字化成果的长期有效、数据兼容和安全迁移[1]。第三，重点落实有效的保护措施，确保档案实体及数字化成果的安全。第四，确保档案实体与数字化成果间的有机联系。对于高职高专院校而言，在展开实际的档案管理数字化建设中，还要充分考量院校本身的档案管理工作水平与需要，保证档案管理数字化建设贴合高职高专院校实际，整体规划与工作策略具有极高的可操作性。

二、新形势下高职高专院校档案管理数字化的现实价值分析

新形势下，档案管理工作必须要进一步升级，实现档案资源调取提速、保存容量扩大等等。为了实现这一目标，推行档案管理数字化建设是必然选择。在高职高专院校中，落实档案数字化管理的优势主要集中在以下几方面：第一，档案管理效率的提升。由于选用信息化的管理方式，所以可以结合关键词完成对数字化档案资源的迅速调取，实现档案管理工作效率与质量的提升，也可以达到资源互通共享的效果。第二，档案信息安全性提升。由于在相应平台内普遍设置权限管理以及信息加密，所以出现档案信息随意篡改、泄露等问题的概率更低。第三，档案服务升级。方便高职高专院校内的教师、学生结合现实需要迅速查找档案信息。

三、新形势下优化高职高专院校档案管理数字化建设的主要路径探究

（一）搭建综合档案资源管理管理信息化平台

第一，人事档案信息化管理平台。出于对技术成熟度以及档案资源安全性的考量，在高职高专院校推行档案管理数字化建设的过程中，可以利用“以自主数字化为主、外包服务为辅”的工作理念，搭建人事档案信息化管理平台。在人事档案信息化管理平台的支持下，能够实现高职高专院校内所有干部人事档案资源、年度考核表等材料的数字化，推动高职高专院校人事档案管理工作不断向着标准化、规范化的方向发展。

第二，学生档案数据库。除了要对干部人事档案展开数字化并搭建起相应的数字化管理平台之外，高职高专院校还需要积极推行对学生档案的信息化管理，即结合现实要求搭建起学生档案数据库。在此过程中，要重点落实对学生的高中档案、入学登记表、毕业生登记表、学年鉴定表、体检表、入团志愿书、奖学金申请表等档案信息的数字化[2]。在此基础上，还要结合学生档案数据库的建立配套引入学生档案查询系统，方便相关教师、学生等对学生的档案信息进行线上查询。

第三，高职高专院校档案室网站。在条件允许的情况下，要在完成高职高专院校干部人事档案与学生档案信息化管理系统搭建的基础上，形成高职高专院校档案室网站，并在其中开设档案工作动态、在线查询、资料下载等功能单元，为高职高专院校教职工、学生提供更为便捷、多样化的档案服务。

需要注意的是，在高职高专院校展开档案资源管理的数字化建设工作中，应当着重提取使用较为频繁、更加重要的档案资源优先展开数字化处理。实践中，可以优先对党群、行政类，以及录取、学籍、毕业等利用频繁的档案数字化，降低相关工作人员现实工作压力的同时促使高职高专院校档案管理数字化、信息化建设工作的效率提升。

（二）设定合理的管理要求

档案管理的数字化在当前刚刚起步发展，所以需要一定要求、制度进行指导与约束，以此保证档案数字化管理工作更加规范且具有现实价值，避免档案管理数字化建设流于形式。基于这样的要求，就必须要提前设定相对合理且高度可行的档案数字化管理要求，包括档案管理数字化建设的总体方案、技术线路、工作方法等等，以此保证档案管理数字化建设不断向着系统化、流程化、标准化的方向发展。通常情况下，在档案管理工作中，相关人员需要完成的工作任务主要包括档案资源的收集与整理、归档、信息处理与保存、档案备份、成果管理等等，因此需要针对这些流程分别设定工作要求与操作规范，特别是要配套形成档案数字化管理各个环节的安全保密机制与工作制度，以此达到保护高职高专院校档案信息安全性的效果。实践中，应当参考对档案数字化管理各个环节的记录，结合现实操作确定出档案管理数字化建设以及配套管理制度中存在的不足之处，并以此为参考不断优化调整、规范管理要求。

新形势背景下，高职高专院校档案管理人员必须要进一步转变观念，不断提高认识，深入理解数字化建设利于档案检索查询便捷高效，并以此为基础确保档案数据安全和有效利用;在实际的管理工作中，要根据归档年代区别对待，既要保证档案的历史性特质，又要适应现代化管理的要求。

（三）实施档案信息的备份管理

为了强化档案信息安全性，除了要在相应信息化管理系统内引入信息安全防控技术，如加密技术、权限限定技术等等之外，还需要落实对高职高专院校档案信息资源的备份管理。在实际的工作中，针对所有经过验收且检查合格的完整档案信息，均需要引入及时的备份处理。通过这样的方式，能够避免因为硬件损坏等一系列原因引发档案信息丢失所造成的严重后果。

实践中，出于对维护档案数据信息安全性的考量，不仅需要在高职高专院校档案管理信息化系统服务器中上传档案资源信息，还应当依托“在线+离线”混合的方式对这些档案信息进行多套备份处理，同时还需要引入异地保存。在完成备份档案数据信息的上传后，相关工作人员必须要及时检查、判断这些备份档案信息是否可以正常打来，以及其中包含的数据信息是否完整、整体档案文件数量是否精准等等，保证在需要使用时可以迅速调取相应档案信息。完成检查后，要求对这备份档案设定格式统一的标签，方便后续查找与调取。

（四）其他

第二，把握重点，以档案展览服务学校中心工作。高职高专院校的档案室应当积极举办有关于学校档案的主题宣传周系列活动，以图文并茂的方式展示建校之初至今保留在高职高专院校内的珍贵办学历史资料，进行档案资料展览，丰富新形势下档案服务内容。在此过程中，可以积极结合“6·9国际档案日”等重要时间节点，由档案室举办多样性的档案专题展览活动。

第二，积极联合区域院校、合作院校等展开经验交流，推动高职高专院校档案数字建设工作的进一步升级[3];定期组织相关档案管理人员的专业培训，促使其更加适应档案管理数字化建设。

第三，强化全院师生员工档案意识，建设一支热爱档案事业、业务技能水平高、执行有力、富有创新精神的档案工作队伍，提升高职高专院校档案管理水平。

总结：

综上所述，新形势背景下，高职高专院校推行档案管理数字化具有极高的现实价值。在明确数字化管理基本原则的条件下，通过搭建综合档案资源管理管理信息化平台、设定合理的管理要求、实施档案信息的备份管理等策略的落实，深化了档案管理数字化建设，实现了高职高专院校档案管理工作的升级。

參考文献

[1] 金满银.新形势下高职高专院校档案管理数字化发展的思与行[J].机电兵船档案，2021（03）：48-50.

[2] 杨晓文.高职院校档案管理数字化转型升级路径研究[J].江西电力职业技术学院学报，2021，34（01）：49-50.

[3] 钱坤.“双高”建设下高职院校外国留学生档案管理研究——以杨凌职业技术学院为例[J].陕西教育（高教），2021（01）：75-76.

作者：吐逊江?阿布来提

档案管理数字化管理论文 篇3：

关于高校档案管理数字化建设方法

摘 要：高校档案管理数字化建设的好随着信息时代的来临高速的发展，高校档案管理数字化建设日趋重要，高校档案管理数字化作用尤为突出，对信息管理十分有利，因此要不间断的持续强化数字化校园建设，特别是要强化对档案数字化的建设力度，注重对管理者的教育引导，使其尽快进入角色，投入到高校档案管理数字化建设上来。

关键词：高校档案；档案管理；数字化建设；管理人员

近些年来我国经济水平不断提高，教育也得到了飞速发展，计算机的应用也得到了空前的发展，网络渗透到了各行各业，任何行业都已脱离里不了网络，同时也对高校档案管理数字化建设提出了要求，传统的档案管理方式已经不能很好地满足现实需要，因此急需一种符合高校发展、操作性强、易于管理的档案管理新方式，档案数字化管理变成为了最好和最重要的手段。

一、高校档案数字化状况

1.高校档案数字化建设存在着地域差异

当前，高校档案管理数字化在不同地域发展的水平也存在着很大的差异，有的地方在档案管理方面先进一些，有的地方则稍微落后，例如，在我国经济发达的东南沿海地区，无论是在教育还是在科技，人才，技术方面都远远领先于我国的西部地区，因此在我国东南沿海地区的高校档案数字化管理得到了很大的发展，高校对这方面十分重视，他们的档案数字化建设起步很早，发展至今已经非常成熟，基本已经采取了十分前卫的档案管理模式，对外以数字化形式进行公开，极大地方便信息查取。对于西部地区来说，档案数字化管理问题仍然亟待解决，根本原因在于西部地区经济落后，投入的教育经费、管理经费不足，人才缺少，所以在档案数字化管理方面一直处于落后状态，仍然沿用传统管理模式，效率低下，推陳出新速度慢导致档案数字化管理始终处于落后状态。

2.档案信息的使用率处于低状态

对于大学的档案管理人员来说，从事档案工作要有高度的责任感，同时要技术过硬，有能够胜任工作的素质。档案管理是一项极其重要的工作，既掌管着全部人员的信息，同时也能够为相关部门提供有价值的信息参考，但是目前来讲，档案的信息使用率一直处于低迷状态，主要原因还是由于重视程度不够，严重影响了档案数字化管理进程，所以提高档案的利用率、时效性成为推进档案数字化管理首先要解决的重点问题。

3.管理人员的能力有限

纵观全国各大高校，由于对档案管理的重视程度不够，对管理档案人员要求不高，且管理档案人员以中老年人为主，其思想中的传统型、封闭性，导致对档案数字化管理存在误解，严重影响了档案数字化管理发展进程，因此既提高档案管理人员素质极其重要。

二、高校档案数字化建设措施

1.转变认知，改变观念

对于档案管理的数字化建设，首先要从思想上重视起来，不仅要具体负责档案管理工作的人员重视起来，学校的领导层也要重视起来，要充分认识到实现档案管理数字化建设任务繁重且迫切，要明确推进大趋势，做到纵览全局，深入思考，转变观念不断提高高校档案管理数字化水平。

2.提供服务，提高覆盖

最能突出学校的教学思想和办学理念就是学生的档案信息，因此学校的档案管理数字化水平不仅能展现出学校的教学思想的具体实践成果，同时也对广大的档案管理人员提出了要求，管理人员应该动态关注教学当中遇到的问题，并且根据问题及时分析对策并加以总结。要引导档案管理人员不断开阔新视野、拓展新思路，创新新模式，时刻校准纠错，推动档案数字化管理建设全面纵深推进。

3.强化网络建设

高校档案的数字化管理，与互联网和计算机密不可分，这就需要档案管理人员将传统的档案信息传输到互联网上，为每一名学生建立一个电子档案，这就对档案管理人员提出了新要求，管理人员要熟练应用计算机，不仅能够提高工作效率，同时也能够减少工作失误。在高校档案数字化管理上，要想将数字化管理工作做好，就要把信息工作做好，这就需要确立一个现代化、网络化的信息服务模式，所以加强网络方面的建设对档案数字化管理尤为重要。

3.合理开发档案资源

截至目前，档案数字化管理工作有了良好的发展，档案管理数字化建设也在全面推开，突出表现在，计算机在档案管理工作中使用频率增大，档案工作也由于计算机的存在效率得到了提高，也可以说，档案的数字化管理工作离不开计算机网络，同时计算机也能够以最快速度读提供档案信息，档案的使用率、便捷率明显提高，档案利用覆盖面也在逐渐扩大，使广大学生及社会人员掌握了解档案信息的渠道更加宽广。

4.提高档案保存技术，最大限度保留信息

通过提高档案的保存技术，能够长时间、最大限度的保留广大大学生的信息，同时在互联网上以痕迹模式被留存，通过这种技术，能够最大程度的减少对原始档案的翻阅，减少对原始档案的破坏，实现保护信息安全同时进一步完成了档案保护，十分有利于档案管理的数字化建设。

三、总结

要想做到档案管理的数字化，必须坚持改革创新，既要运用、更新一大批技术，同时也要任用一批敢于不断创新和善于使用计算机的人才，这样才能使档案管理工作符合社会发展潮流，适应时代发展需要。总的来说，高校档案管理的数字化建设，这是一个大趋势，通过对数字化的建设，各院校档案信息管理将会得到一个新的飞跃，能够更加便利了广大学子，更好服务于国家，造福于社会。

参考文献：

[1]档案数字化建设的可行性分析[J]. 姚坤.黑龙江档案. 2013（03） .

[2]高职院校档案数字化建设的思考[J]. 张建华.镇江高专学报. 2018（01） .

[3]深圳数字档案馆建设的理论架构及阶段性成果[J].李国庆.中国档案. 2013（03）.

[4]计算机技术在档案管理现代化应用中的问题及对策[J].郝艺飞.平原大学学报.2012（01）.

作者：千美花