秘书工作总结doc

2022-07-31

忙碌的时光虽然匆匆,但不虚度,无论是从事什么样的工作,在工作一段时间后,我们应当对自身的工作进行反思。通过工作总结的方式,详细记录自身的成长,可促使我们认真、全面的了解自身,改进自身的工作方式,提升自我,在往后的工作之路上,不断成长。今天小编为大家精心挑选了关于《秘书工作总结doc》的文章,希望能够很好的帮助到大家,谢谢大家对小编的支持和鼓励。

第一篇:秘书工作总结doc

秘书模拟测试卷2doc

1、单项选择题(每小题1分,共60分。)

第1题 在会议文件审核修改之后,要由(

)进行终审。 A. 主管秘书

B. 主要领导或主管领导 C. 文件起草者 D. 办公室主任 本题答案:

第2题 为了达到会见和会谈的目的,应首先(

)。 A. 定好会见、会谈的时间 B. 充分了解双方的情况 C. 布置好会谈室 D. 准备会见和会谈资料 本题答案:

第3题 在召开电话会议时,人数较少的单位或个人,可(

)参加会议。 A. 直接使用带有免提扬声器的电话机 B. 免费 C. 使用麦克风 D. 使用专用视频电话 本题答案:

第4题 秘书要使自己的建言受到重视,就应该注意在沟通中(

)。 A. 抢准话头、使用否定性的语言 B. 定准内容基调、见隙发言 C. 话中有话,含蓄地否定他人意见 D. 见隙发话,不给他人留有机会 本题答案:

第5题 “函”的主送机关适用的范围不包括(

)。

A. 无隶属关系的需要请求事项的主管机关 B. 无隶属关系的需要商洽公务的机关

C. 同一系统的需要商洽公务的同级机关 D. 本系统的直接下级机关

本题答案:

第6题 海尔集团的经营理念是“敬业报国,追求卓越”,这就是企业文化中的(

)。 A. 精神层 B. 物质层 C. 制度层 D. 行为层 本题答案:

第7题 传统沟通对情感的直接表达要求多,而网络沟通则更加( )。 A. 注重效率和人机控制中的有效性 B. 注重成本支出和人机控制的有效性 C. 注重效率和团队成员控制的有效性 D. 注重控制过程的有效性 本题答案:

第8题 会议纪要的拟写要求是(

)。 A. 忠于会议实际 B. 确定印发范围 C. 面面俱到 D. 由领导签字确认 本题答案:

第9题 电子邮件的发送必须要通过服务器,将用户编写的电子邮件转交到收件人手中的服务器称之为(

)。 A. SMTP服务器 B. POP3服务器 C. TCPE服务器 D. SLOP服务器 本题答案:

第10题 新产品新闻发布会发给记者的资料袋中一般包括(

)。 A. 信息发布稿、主持人的资料

B. 主持人的资料、信息发布稿、产品照片

C. 产品的照片与说明

D. 企业介绍、产品介绍、信息发布稿 本题答案:

第11题 根据《国家行政机关公文处理办法》的规定,下列事由不可以使用“决定”的是(

)。

A. 严惩严重破坏社会治安的犯罪分子的工作安排

B. 在太平洋某地区实验运载火箭,使过往船只注意

C. 大兴安岭森林特大火灾的处理

D. 授予X X X全国劳动模范的称号的嘉奖

本题答案:

第12题 视频会议设备要求较高,要保证既能将主会场的画面和声音传给各分会场,又能把各分会场的信息反馈给主会场。会场内必须配备(

)。 A. 远程电话 B. 高速传真机 C. 复印机 D. 同声传译 本题答案:

第13题 下面对述职报告表述不准确的是(

)。

A. 述职报告是个人对履行岗位职责情况所做的评价

B. 述职报告的语言应通俗易懂,富于口语

C. 述职报告是干部考核、评价、晋升的重要依据

D. 述职报告应该下发给与会者进行讨论通过

本题答案:

第14题 “××集团公司2009年度财务工作总结”,从总结的性质看,该总结的类型应属于(

)。 A. 综合性总结 B. 专题性总结 C. 部门总结 D. 年度总结

本题答案:

第15题 制定采购预算方案首先要(

)。 A. 确定采购产品的种类及型号价格 B. 编写需求方案 C. 确定预算的核算基数 D. 征求技术人员的意见 本题答案:

第16题 向幻灯片中添加剪贴画时,如果幻灯片上没有剪贴画占位符,则(

)。 A. 剪贴画将出现在文本的右侧 B. 剪贴画将出现在幻灯片的中心位置 C. 剪贴画将出现在幻灯片的左上角 D. 无法添加剪贴画 本题答案:

第17题 电子档案信息可以不受时间和空间限制通过网络传播的属性是(

)。 A. 共享性 B. 公开性 C. 公众性 D. 空间性 本题答案:

第18题 改进办公室日常事务工作流程的正确步骤是(

)。 A. 定义→评价→分析→改进→实施 B. 评价→分析→改进→一实施→评估 C. 定量→分析→改进→实施→评估 D. 调查→分析→改进→实施→评估 本题答案:

第19题 下面对公司组织机构的描述,正确的是(

)。 A. 公司的监督机构是董事会 B. 公司的权力机构是职工代表大会 C. 公司的执行机构是监事会 D. 公司的权力机构是股东会 本题答案:

第20题 压缩信息材料的篇幅,达到主题突出、文字精炼效果的信息开发方法为(

)。 A. 压缩法 B. 转换法 C. 概述法 D. 浓缩法 本题答案:

第21题 在负责特定任务工作小组内部进行的所有形式的沟通,都可以称为(

)。 A. 间接沟通 B. 直接沟通 C. 团队沟通 D. 语言沟通 本题答案:

第22题 有些办公场所的工作位置用隔离板分开,以区分不同的工作部门及减少噪音,此做法为(

)办公室。 A. 网格式

B. 半开放式 C. 开放式 D. 间隔式 本题答案:

第23题 下面对述职报告表述不准确的是(

)。 A. 述职报告是个人对履行岗位职责的情况所做的评价 B. 述职报告的语言应通俗易懂,富于口语化 C. 述职报告是干部考核、评价、晋升的重要依据 D. 述职报告应该下发与会者讨论通过 本题答案:

第24题 对信息进行综合分析、概括提炼,获得高层次信息的过程是( )。 A. 信息归纳 B. 信息分析 C. 信息开发 D. 信息摘录 本题答案:

第25题 在对会议经费使用情况进行监督和控制时,通过比较各项成本的预算和实际值的差额,并在结算表中计算出二者差额的方法称为(

)。 A. 损益平衡表法 B. 比率分析法 C. 质量法 D. 报告和会议法 本题答案:

第26题 举办会议既要确保会议质量,又应遵循(

)的原则。 A. 扩大企业影响力 B. 勤俭节约 C. 服务社会 D. 提高企业竞争力 本题答案:

第27题 内部小型会议的必备用品有(

)。 A. 文具、茶具 B. 交通工具

C. 台签 D. 投票箱 本题答案:

第28题 企业要塑造独特的企业文化和个性鲜明的企业形象,需要企业在进行CIS策划时须遵循(

)。 A. 两个效益兼顾原则 B. 求异创新原则 C. 全方位推进原则 D. 以公众为中心原则 本题答案:

第29题 一个人拥有管理、记账和IT技能,又同时将这种技能提供给不同的单位,这种工作模式属于(

)模式。 A. 临时办公桌工作 B. 兼职工作 C. 合同工作 D. 交叉工作 本题答案:

第30题 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式,无法实现文字的同步传输,因此需要(

)。

A. 提前发放会议的日程表 B. 配置视频设备 C. 做好会议报到工作

D. 做好会议书面信息的分发工作 本题答案:

第31题 李玲的日工资是120元,2010年4月3日至5曰,公司安排她在这3天加班且未安排补休。根据劳动法的规定,公司除应向李玲支付每日120元工资外,还应支付(

)加班费。 A. 360元 B. 720元 C. 1 080元 D. 1 440元 本题答案:

第32题 公司各部门一般应根据自己的实际情况在会前(

)。 A. 精简会议议题 B. 广为收集会议议题 C. 合并会议议题 D. 上报会议议题 本题答案:

第33题 审核会议文件的具体内容时,首先要审核会议文件内容(

)。 A. 是否和实际相符 B. 是否进行了会商 C. 是否做到了层次清晰 D. 是否偏离了会议主题 本题答案:

第34题 按新的办公模式要求,一些(

)不需要与其他员工或客户有太多的接触,因此可安排其在家完成工作的部分内容。 A. 行政事务人员 B. 研发部门的科技人员 C. 销售人员 D. 财务人员 本题答案:

第35题 在做会议的经费预算时应(

)。 A. 各种经费的数目尽量多做些 B. 考虑到各种不可预见的开支 C. 不必列出各种费用的明细表 D. 由秘书自行决定总数 本题答案:

第36题 会议总结的内容有(

)。 A. 对所讨论问题的归纳概括 B. 会议组织评估表 C. 综合性简报 D. 社会公众反馈意见 本题答案:

第37题 办公资源的管理方式依单位规模大小而有所不同,一般而言,规模较小的单位主要由(

)来负责。

A. 经理 B. 秘书 C. 财务主管 D. 人事主管 本题答案:

第38题 交替工作模式的缺点是(

)。 A. 难以留住有特殊技能的工作人员 B. 工作模式不灵活,不便激励员工 C. 员工交流少,不能得到充分的信息 D. 难以保证工作的连续性 本题答案:

第39题 由于错误的文件操作,可能会造成硬盘上的文件存储混乱或丢失,这时可以使用 Windows的(

)功能来检查并修复这些错误。 A. 清理磁盘 B. 整理碎片 C. 检查磁盘 D. 磁盘备份 本题答案:

第40题 非威胁的交流环境包括(

)。 A. 座位安排、集体空间、光线要求 B. 秩序安排、私人空间、光线要求 C. 桌位安排、私人空问、音像要求 D. 座位安排、私人空间、光线要求 本题答案:

第41题 写好市场调查报告的前提和基础是(

)。 A. 与客户做好协调和沟通工作 B. 实事求是,态度端正

C. 与各部门做好协调和沟通工作 D. 做好深入的市场调查 本题答案:

第42题 下列合同履行的担保方式中,属于法定担保的是(

)。 A. 定金 B. 留置

C. 抵押 D. 保证 本题答案:

第43题 秘书与同级、同事的面谈属于(

)。 A. 上行沟通 B. 横向沟通 C. 纵向协调 D. 外部关系调整 本题答案:

第44题 涉外交往中,凡应邀参加晚宴的(

)。 A. 女性不要化妆,也不要穿白天的工作装赴宴 B. 女性要化妆,但不要穿白天的工作装赴宴 C. 男士可着便装或白天的工作装赴宴 D. 男士可着西装或白天的工作装赴宴 本题答案:

第45题 礼宾次序亦称礼宾序列。它主要适用于在多边性商务交往中如何同时兼顾(

)、平等待人这两项基本礼仪原则,在实践中难以回避的是顺序与位次的排列问题。 A. 尊重个人 B. 尊卑有序 C. 各国平等 D. 以右为尊 本题答案:

第46题 使用“命令”这一文种时,其发文机关的名称(

)。 A. 使用全称或规范化简称

B. 使用全称、简称、规范化简称均可 C. 必须使用规范化简称 D. 必须使用全称 本题答案:

第47题 我国当前的活期储蓄是(

)。 A. 年利率 B. 单利 C. 实际利率 D. 复利

本题答案:

第48题 下列不符合信函格式要求的是(

)。

A. 发文机关不加“文件”二字

B. 发文字号在武文线下版心右上角 C. 首页应显示页码

D. 发文机关名称只能标识全称

本题答案:

第49题 对视频会议的会场布置要求有(

)。 A. 一台摄像机

B. 主会场和分会场都要悬挂会标 C. 摆放鲜花 D. 采用自然光 本题答案:

催办是对文件办理情况的(

)。 A. 具体调查 B. 督促检查 C. 沟通交流 D. 清点核对 第50题 本题答案:

第51题 关于代位权行使的要件,不正确的表述是(

)。 A. 债权人与债务人之间有合法的债权债务存在 B. 债务人对第三人享有到期债权

C. 债务人怠于行使其权利,并且债务人怠于行使权利的行为有害于债权人的债权 D. 债权人代位行使的范围是债务人的全部债务 本题答案:

第52题 在使用电子媒介沟通时,不能忽视(

)。 A. 对记录工具的学习 B. 仪容与礼貌

C. 语言、文字沟通中的基本要求 D. 创造便捷的沟通符号 本题答案:

第53题 不同国家的人们对同一个问题的认识和做法不同,其影响因素主要是(

)。 A. 饮食习惯 B. 文化背景 C. 社会制度 D. 政治倾向 本题答案:

第54题 联合行文成文日期的标准是(

)。 A. 第一个机关拟稿日期

B. 最后一个机关拟稿日期 C.第一个签字日期 C. 最后一个机关签字日期 本题答案:

第55题 承袭上一年度的经费,再加上一定比例的变动的预算方法称为(

)。 A. 传统预算法 B. 零基预算法 C. 增效预算法 D. 比例预算法 本题答案:

第56题 在Word编辑状态下,要选定大范围的文本,可以在要选定块的起始处单击,按住 (

)键,再单击选定块的末尾。 A. Ctrl B. Alt C. Shift D. Tab 本题答案:

第57题 文章的表现工具是(

)。 A. 结构

B. 主题 C. 语言 D. 内容

本题答案:

第58题 在开放式办公室中工作的员工,其行为受到上司的(

),难于找到属于自己的私人空间。 A. 嘉奖 B. 督查 C. 帮助 D. 干扰 本题答案:

第59题 海尔的营销理念是:先卖信誉,后卖产品。这是企业的( )。 A. 物质文化 B. 精神文化 C. 行为文化 D. 制度文化 本题答案:

第60题 会议的主题除了要有切实的依据之外,还要(

)。 A. 有细化的议题 B. 结合本单位的实际情况 C. 有充足的讨论余地 D. 在会上反复协商

纠错

本题答案:

2、多项选择题(每小题1分,共40分。) 第61题 对办公室进行合理布局的作用是(

)。 A. 形成有效率的工作流程 B. 有利于员工的工作分配 C. 有利于工作顺利完成 D. 有利于协调人际关系纠错 本题答案:

第62题 提交会议讨论的文件如涉及有关单位和部门,事先要(

)。 A. 进行会商 B. 广泛征求意见

C. 由各部门分别提出意见 D. 只由牵头部门提出意见 本题答案:

第63题 远程工作模式的人(

)。 A. 企业监督管理困难 B. 需要企业投资工作设备 C. 缺少同事间联系和团队活动 D. 不属于企业的员工 本题答案:

第64题 提出会议预算方案,要拥有(

)。 A. 成本观念 B. 人文观念 C. 效率观念 D. 时间观念 本题答案:

第65题 下列是关于中央处理器的叙述,其中正确的是(

)。 A. 中央处理器简称CPU,主要由控制器和存储器组成 B. 主频是指计算机能够直接处理的二进制数据的位数 C. 主频越高,CPU的速度越快

D. CPU是计算机的核心部件,对计算机的整体性能起决定性作用 本题答案:

第66题 在外宾抵达前应做好充分的准备工作,主要包括:搞清楚来访外宾或代表团的基本情况、来宾的饮食爱好(

)。 A. 宗教禁忌 B. 拟订来宾访问日程 C. 安排购物 D. 安排食宿 本题答案:

第67题 会议纪要的起草程序包括(

)。 A. 阅读会议文件

B. 听取小组发言 C. 拟定思路 D. 执笔写作 本题答案:

第68题 我国政府采购的方式有(

)。 A. 公开招标 B. 邀请招标 C. 竞争性谈判 D. 单一来源 本题答案:

第69题 在Word编辑状态下,在下列操作中,能选取全部文档的是(

)。 A. 执行“编辑”菜单中的“全选”命令

B. 将光标置于页面左侧空白区域,当光标变为左侧空心箭头时,按住Ctrl键,单击文档 C. 将光标置于页面左侧空白区域,当光标变为左侧空心箭头时,三击鼠标左侧 D. 将光标置于页面左侧空白区域,当光标变为左侧空心箭头时,双击鼠标左侧 本题答案:

第70题 发文处理程序中的审核是指对草拟的文稿进行(

)。 A. 校对 B. 审查 C. 修改 D. 核对

本题答案:

第71题 上行文应注明签发人。如果有多个签发人时,应该(

)。

A. 只标注主办单位签发人的姓名

B. 将主办单位签发人姓名置于第一行

C. 其他签发人姓名居于主办单位签发人姓名下一行,按发文机关顺序依次排序

D. 其他签发人姓名居于主办单位签发人姓名之后,按发文机关顺序依次排序 本题答案:

第72题 简报按其内容分为(

)。 A. 工作简报 B. 专题简报 C. 会议简报 D. 动态简报

本题答案:

第73题 通过督查促进决策和上司指示的落实,是督查工作的(

)。 A. 本质要求 B. 基本目的 C. 出发点 D. 归宿 本题答案:

拟写投标书应注意的事项有(

)。 A. 明确招标要求

B. 实事求是,不可弄虚作假 C. 语言简洁,语气谦和 D. 对标的应全面描述 第74题本题答案:

第75题 处理突发时间应遵循的原则有(

)。 A. 快速反应,控制事态发展

B. 以人为本,保护公众利益 C. 保守秘密,防止信息外泄 D. 重塑形象,置之死地而新生 本题答案:

第76题 处理突发事件应遵循的原则有(

)。 A. 快速反应,控制事态发展 B. 以人为本,保护公众利益 C. 保守秘密,防止信息外泄 D. 重塑形象,置之死地而新生 本题答案:

第77题 会议经费来源的类型包括(

)。 A. 与会者交费 B. 参展商交费 C. 联合主办者交费 D. 广告、赞助和捐助 本题答案:

第78题 为了维护电子档案信息的安全,可运用的电子信息安全防护技术手段有(

)。 A. 电子签名 B. 信息加密 C. 信息备份 D. 信息加工 本题答案:

第79题 档案复制本的类型有(

)。 A. 副本 B. 复印 C. 印刷 D. 摘录 本题答案:

附件与公文正文一起装订,并要求(

)。

A. 在附件左上角第1行顶格标识“附件” 第80题

B. 在附件左上角第2行顶格标识“附件” C. 附件标题加书名号

D. 附件标题不加标点符号

本题答案:

第81题 董事会负有(

)的职权。 A. 执行股东大会决议 B. 制定和批准公司章程 C. 任免公司总经理

D. 决定公司的生产经营决策 本题答案:

第82题 ExCel中输入公式时,下列符号不能用做公式开头符号的是(

)。 A. : B. = C. $ D. * 本题答案:

下列表述准确的是(

)。

A. 请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话

B. 受双重领导的机关请示时,一个主送,一个采取并报的形式

C. 请示须主送一个机关,不可多头主送 D. 一般不得越级请示,不得已越级,须同时抄送给直接上级机关 第83题 本题答案:

第84题 信息反馈的方法有(

)。 A. 连续型反馈

B. 程序型反馈 C. 协调型反馈 D. 系列型反馈 本题答案:

第85题 会议策划方案一般包括会议(

)。 A. 议程 B. 筹备方案 C. 预算方案 D. 日程 本题答案:

第86题 会议营销预算内容中一般包括(

)。 A. 宴请联谊的费用 B. 宣传材料的制作成本 C. 宣传广告的花费

D. 寄送宣传物品的邮寄费用 本题答案:

第87题 工作流程应该不受(

)结构的束缚,工作在其进行之处就地完成,而不应该扩展至整个组织。 A. 功能性 B. 阶段性 C. 纪律性 D. 组织性

本题答案:

第88题 会议的主办方有时需要提前支付各种各样的定金,其中包括( )。 A. 会议场地定金 B. 展览区位定金 C. 视听设备定金 D. 会议服务定金

本题答案:

第89题 信息反馈的特点是(

)。 A. 针对性 B. 及时性

C. 间断性 D. 预测性 本题答案:

第90题 通常的工作计划中都指明一段时期预先决定(

)等具体问题。 A. 做什么 B. 怎么做 C. 何时做 D. 由谁做等 本题答案:

第91题 讲话稿按场合分为(

)。 A. 集会讲话 B. 领导讲话 C. 来宾讲话 D. 会议讲话 本题答案:

第92题 对办公室进行合理布局的作用是(

)。 A. 形成有效率的工作流程 B. 有利于员工的工作分配 C. 有利于工作的顺利完成 D. 有利于协调人际关系

本题答案:

第93题 冷餐会应该注意的礼节是:按顺序取菜、(

)。 A. 不可多食 B. 按量取菜 C. 顾及他人利益 D. 剩下的菜要打包带走

本题答案:

下列文种可以免写主送机关的是(

)。 A. 通报 B. 公告 第94题

C. 通知 D. 通告

本题答案:

第95题 信息资料索引包括(

)。 A. 要点索引 B. 指示索引 C. 内容索引 D. 篇目索引 本题答案:

第96题 通过购买方式获得设备的使用权,其特点是(

)。 A. 一次性付款费用较高 B. 设备归购买者所有,使用方便 C. 可以随时更换和升级设备 D. 设备有可能很快过时 本题答案:

第97题 会议的领导者和会务部门在进行会议组织时要坚持(

)原则。 A. 细致性 B. 时间性 C. 及时性 D. 全面性 本题答案:

第98题 在Windows中,要改变计算机的日期,下面叙述正确的是(

)。 A. 利用附件中的辅助工具,可以修改计算机的日期

B. 在MS—DOS方式窗口中,输入DATE命令,可以修改计算机的日期 C. 双击任务栏的时问指示器,可以修改计算机的日期

D. 双击控制面板窗口中的日期时间图标,可以修改计算机的日期 本题答案:

第99题 档案参考资料包括(

)。 A. 全宗介绍 B. 人名索引 C. 会议简介 D. 组织沿革

本题答案:

第100题 以幅度和范围为标准,可将办公室工作计划分为(

)。 A. 政策型计划 B. 长期计划 C. 短期计划 D. 程序型计划 本题答案:

3、案例分析题(共50分)

第101题 请看录像(文字部分为录像内容),找出录像中秘书行为及工作环境中正确或错误的地方(共找出至少15处)。 人物:

宏远公司秘书钟苗 宏远公司王总经理 宏远公司几位同事 昌和公司的周总经理等几位客人 地点:

宾馆宴会厅、秘书钟苗办公室 物品: 一桌酒席 着装要求: 职业装

情景一

(秘书钟苗办公室) 钟秘书:“红枫宾馆餐厅江经理吗?我是宏远公司秘书钟苗,今天中午12点我们要订„枫韵阁‟包房,来了几个西北的客人。没问题吧?那好,你问订什么菜?我们王总,你还不知道,爱吃肉呗,什么扒猪脸、烧猪手、藕炖排骨、烧大肠等等,反正以肉菜为主。就 这么说定了,我l2点准时到,到时上菜可得快点。” 情景二

(宾馆宴会厅。楼上正在装修,宴会厅有很多人在吃饭,不时传来包间的歌声) 钟秘书领着几位客人:“这边请。”走在客人的左侧引领。客人中有一两个人悄悄相互说:“真够乱的。”

钟秘书:“大家请入座,周总经理您请这边坐。”

钟秘书帮客人抽出椅子,钟秘书将周总经理等客人安排在了包间门口,让客人坐在一起。王总等本公司的人坐在一边。服务小姐沏上茶。 钟秘书说:“今天,我们在这里为周总一行接风,真是荣幸之至,咱们新朋旧友能坐在一起,真是缘分。”

王总咳嗽一声,说:“大家闲话少叙,先端起酒杯,为我们的友谊和合作干杯。”大家起身举杯。 情景三

服务员小姐不断端上菜来,报菜名:“扒猪脸、烧猪手、藕炖排骨……” 钟秘书问身边的男士:“钱先生,您怎么不动筷子?”钱先生:“不好意思,我……”旁边周

总说:“我忘了介绍,我们钱副总是回民。” 王总:“真不好意思,我们考虑不周,钟秘书让餐厅的江经理给我们换几个菜。”

钟秘书:“对不起,是我工作不细,我马上去另点几个菜。”钱先生:“给你们添麻烦了。” 情景四

服务员小姐不断端上菜来,报菜名:“罐焖牛肉、羊肉萝卜盅……”

钟秘书用自己的私筷给客人夹菜:“周总经理尝尝这道牛肉,……钱先生尝尝这道萝卜盅。”

过了一会儿,钟秘书开始脱毛背心:“这屋里太热。”

王总:“周总,咱们俩既是老同学,又是合作伙伴,咱们俩得干了这杯。”两人干完。 钟秘书主动敬酒:“各位老总,难得大家有缘相聚,又难得周总和王总有着这么深厚的友谊,我敬周总和各位一杯,愿我们的合作顺利。”

钟秘书一边给旁边的钱先生夹菜,一边问:“钱副总,你们公司这两年生意这么火,员工的收入一定不错吧,像部门经理级的月薪都

能达到5 000以上吧?”

钱先生为难地说:“你们公司做得也很不错嘛,彼此彼此啦。”钟秘书一边听着一边用牙签当着大家的面剔牙。

这时钟秘书的手机响起,钟秘书:“对不起,我要接个电话。”离座出去,在包房外面,钟秘书:“你说什么,一车间出事故了,一个人的手被轧断了,好,你不要离开,我马上向王总汇报。”拿出便签本,在上面写了几句话,进去到王总身边递给他,然后退出。王总看完,过了一会儿,说:“我有个电话,对不起,失陪一下。”王总走了出来。 钟秘书:“刚才公司的值班室来电话说一车间一名工人把手给轧断了。”王总:“送医院 了么?”钟秘书:“已经送了,他们主要是怕工人的家属来闹,怎么办?”王总:“我现在 一时半会儿也走不开,这样吧,你让在公司留守的马副总经理先处理一下这件事,等送走 周总他们,我马上赶回公司处理。”然后回到包房。钟秘书继续打电话:“马总吗,我是钟 秘书,王总让我转告您……”过了一会儿,钟秘书回到包房,向王总示意“OK”的手势。

第二部分工作实务

(第

一、二题,每题15分,第三题20分,共50分) 背景:天地文化发展有限公司承办了某市招商引资大会的会务工作,本次大会预计将 有数十个国外公司前来洽谈,除了组织来宾参加正式的商务洽谈之外,会议还将有如下活 动:迎送来宾、开幕式、闭幕式、晚宴,组织观看音乐会或地方戏剧,组织来宾浏览地方 名胜景区、参观经济开发区。假如你是秘书高叶,根据行政经理的意见完成第

一、二题的 工作任务。

一、按便条要求准备会议资料。 便 条 高叶:

这次招商引资大会的秘书处希望我们提供以下材料: 1.拟定商务活动的礼宾次序方案。 2.提供参加会议活动的着装建议。 3.提供会议应急文案主要内容。

请你尽快把这三种资料准备好,于本月10日前交给我。谢谢! 行政经理××× 2009年9月1日

二、按要求拟写会议筹备工作报告。 便 条 高叶:

公司为了了解客户对新产品YG的使用情况,决定于下月初举办一次客户座谈会, 并以远程会议形式进行。请你向我说明: 1.远程会议有哪些优势。 2.如何开好此次会议。 谢谢。 行政经理××× 2009年10月20日

三、以下是市卫生局就有关事项向市人事局的行文,请根据其内容写一份复函。 市卫生局关于拟录用高校硕士毕业生的函

市人事局:

根据市委组织部、市人事局《关于2009年

市级机关录用应届高校优秀硕士毕业生的 通知》精神,我们对拟录用到我局机关工作的高校硕士毕业生按规定程序进行了考试、 审查。经研究,拟录用高校硕士毕业生4人。 当否,请审批。

附件:录用审批材料 ××市卫生局

二00九年三月二十日纠错 本题答案:

标记:[暂不确定答案]

第102题 请看录像(文字部分即为录像内容),找出录像中高叶行为及工作环境中正确或错误的地方(至少找出15处)。时间:某日上午 地点:公司经理办公室 人物:

宏远公司总经理助理高叶 宏远公司王总经理 美国朗格公司总经理杰克 生产部吴经理 公关部马经理 保卫处朱主任 电视台刘记者 保安员小郑

物品:会议室、电话等 情景一

(某日,总经理办公室旁的高助理办公室)

(旁白):宏远公司是一家从事化工产品生产和销售的大型集团公司。现在正在和美国朗格公司洽谈一项几千万美元的合作项目。(桌上电话铃响) 高助理(着休闲装,办公桌不整洁,文件归类不清楚)拿起电话:“喂!您好,这里是宏远公司。啊……王总啊……我是小高……嗯……哈……没问题……您放心好了……再见。(高放下电话,又给钟秘书打电话) 高:(看了一下于表)钟秘书,我是高助理,现在是9:30,请通知吴经理、马经理、朱主任在10:00到1号会议室开个碰头会。 钟秘书:好的,我马上通知。 情景二

(9:50)高助理提前到达会议室,检查会议设备,发现多媒体有问题,用手机呼钟秘书:“钟秘书,1号会议室的多媒体有问题,请你通知行政部的有关技术人员马上过来检查。”当技术人员检查之时,与会人员陆续到齐。 (10:20会议开始) 高:今天会议的内容是这样的,我们集团公司和美国朗格公司正在洽谈的合作项目已经进入了关键阶段。这是我公司和美国朗格公司已有的一些合作项目和合作情况(用多媒体演示公司与美国公司已有的一些合作项目和情况)。下周一,王总就要陪同朗格公司总经理杰克先生来我公司考察。王总委托我牵头与各位一起用一周的时间筹备一个小型的展览会,这个展览会一定要能展现出我们集团在高新产品方面的技术实力,突出集团特点,要让外商留下深刻的印象,还要花费少,各位谈谈高见吧。

马:我有个建议,作为一个内部的展览会,我们没有必要在外面租用场地。可是咱们公司又没有太大的会场,所以我想,在厂区内找一间通风、采光都不错的厂房,布置成展厅。这样既节约开支,又能让外商考察体验到我公司实际的工作和管理气氛,效果一定好。怎么样? 高:好的,大家觉得马经理的建议如何?吴经理,您觉得呢? 吴:不行!那正常的生产怎么办?工人不用干活了?这可不是儿戏啊! (马表现出不屑,就要往起站) 高:(用手按住马)好!吴经理重视生产,体恤职工;马经理呢,开源节流,出奇制胜,都是为了公司。但这次展览会牵涉到几千万美元的合作投资项目,这里面凝聚了王总和我们公司上下员工的一片心血,要是因为咱们内部合作问题影响了谈判,大家可谁也担待不起呀!(吴张张嘴,欲言又止……) 朱:那你说怎么办吧? 高:我觉得呀,马经理的意见还是比较有道理的。王总经理也有这个意思,只是担心实施起来有一定的困难。这样做可使外商进一步了解我们集团的情况。吴经理说的也是实际的困难,因此,我们布展就必须高效率。咱们的生产任务这么重,要说停产,也就只能一两天,我想

不如让职工休息一两天,再挑几个精明能干的工人,协助朱主任搞好保安和接待工作,一定要做好安全和保密工作。吴经理、马经理、朱主任,你们觉得怎么样? 朱:保证做得漂漂亮亮的。老吴,你放心,你派来的人手,我一定不会亏待他们。 高:那您二位还有什么意见? 马摇摇头,吴想了一会儿也摇摇头。在座各位点头表示同意。

高:那就像往常一样,马经理负责场地的布置和宣传工作。吴经理,请您帮助一下马经理,提供相关的技术资料和产品的样品。朱主任,您负责接待外宾和保卫工作。大家还有什么意见吗?(众人纷纷说:“挺好,就这样吧。”)

高:好,事情就这么定了,还请各位精诚合作,咱们赶紧开始准备吧。 三人起身告辞,高起身送客。

高:吴经理,稍等,能不能再麻烦您几分钟? 吴:行。(关门坐回沙发) 高:吴经理,您别生气,年轻人性子急,特别是刚毕业的研究生,血气方刚,您也别当回事。 吴:小高啊,你是知道我的,我在这个公司20多年了,什么人没见过,就没见过这么自以为是的人,他眼里还有谁呀! 高:吴经理,您先喝水,马经理有时说话是比较冲,但话又说回来了,谁都年轻过,我刚来的时候,不也和他差不多吗?要不是您手把手教我技术,教我做人,哪有我的今天呀。 吴:不愧是经理助理了,都会拐弯抹角地做我的工作了。

高:您是老同志,对我们年轻人还要多帮助,说的不到之处,您也别往心里去。咱别为一点儿小事影响了工作。

吴:嘿,我要不懂这点道理,四十多岁都白活了。好了,我也该回车间去了! 高:您走好,多注意身体,别把自己累着。 (吴经理乐呵呵地出门,高送吴至电梯口) 情景三

高边打电话边入场。

高:王总啊……路上还顺利……小钟接上您了……我们都布置好了……两小时后直接到会场?好好……您放心好了。(三负责人上) 朱:高助理,您看这会场布置得多好。(高点头,大加夸赞) 保安忽然跑上来。保安:(慌张)朱经理,不知怎么搞的,厂房的墙角里发现了一窝猫。 朱:怎么?……嘻,不就是几只猫吗,快把它们弄走。

高:(急)这是怎么搞的,谁负责的会务? 吴:(指马)不是归他管吗?

马:(反驳)唉!你讲不讲道理啊?会场是我布置的没错,可这车间是管你借的呀!要怪,也只能怪你的车问平时卫生不好,连猫都随随便便跑进来了。

吴(大怒):这个时候你还满嘴是理,等王总回来,咱们找他评评理。 高(把吴拉住):别生气,大家都是为了工作,有事好好商量。 朱:(对保安),你们还不快把这些猫都给处理掉。(保安转身要下场) 高:(叫住保安)等等。你们可以这样……(声音淡出) 情景四

王总经理和杰克从车里走出,高上前迎接。 高:王总,您辛苦了。

王:小高,我已经看过了昨晚电视台关于我们公司收养那窝小猫的报道,你很会应变,安排得很不错。

高:谢谢王总,这都是马经理、吴经理、朱主任他们的功劳。

王:(回头向杰克)我来介绍一下,这位是总经理助理高小姐,这位是我们的贵宾美国朗格公司总经理杰克先生。

高:(握手)您好,欢迎您的光临。

杰克:很高兴认识你,昨天晚上我已经在电视里看到了记者对你的采访,你讲得很好,我也非常喜欢小猫,我家里的猫妈妈和你们收养的那一只长得很像。

王:我们公司已经决定用这些小猫做我们公司产品的形象大使,来宣传我们的企业形象。 杰克:这太好了,我们有这么多的共同点,相信我们的合作一定能够成功。(众人掌声响起) 高:(站在客人的外侧,伸出右手,手心朝上)杰克先生,请随我这边走(众人向展览会走去)。 本题答案:

标记:[暂不确定答案]

4、工作实务(共50分)

第103题

背景说明:你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明需要你完成的几项工作任务。

便条

钟苗:

公司将于12月在深圳开设一家分公司,现分公司大楼已建成,准备举行竣工典礼。请

你完成以下工作并交我审阅:

1.说明峻工典礼准备工作的要点;

2.设计一份请柬。

谢谢。

行政经理苏明

2009年11月15日

二、

便条

钟苗:

公司目前需要编制下一年的采购预算,请你介绍一下编制采购预算的一般程序。

谢谢。

行政经理苏明

2009年11月20日

三、

便

钟苗:

公司发布了招标书,根据你的能力与志向,我个人希望你去投标,请阅读下面的材料。

如果你同意的话,请尽快拟写一份投标书。

行政经理苏明

2010年3月15日

附:

宏远公司招标书

为了适应市场经济,提高管理质量,宏远公司决定公开招聘承包宏远宾馆的经理。

一、宏远宾馆概况

宏远宾馆是集会议、休闲、度假为一体的宾馆,拥有各种类型客房100套,不同规格

会议室10个,娱乐设施齐全,可满足不同消费者群体的需求。

二、承包目标

承包目标由承包人提出。

三、承包期限

2010年6月1日至2013年5月31曰。

四、享有权力(略)

五、资产抵押和奖惩(略)

六、报名条件

年龄30岁至45岁,男女不限。

三年以上管理经验,能独立经营。

大学本科以上学历。

有客户者优先。

七、报名时间、地点

报名时间:2010年3月15日至2010年3月25日

报名地点:宏远公司红一搂

八、答辩

九、开标时间、评标方式(略) 招标单位:宏远公司招标办公室

地址:北京海淀区光明路5号

联系人:钟苗

2010年3月15日 纠错

本题答案:

标记:[暂不确定答案]

第104题 在设计办公结构和布局时需要考虑的因素是企业(

)。 A.组织经营的性质 B.购买或租用的场所面积 C.机构的建制和部室设置 D.职工的人数 本题答案:

标记:[暂不确定答案]

第105题 信息工作一般由(

)、存储、传递反馈、开发与利用等组成。 A.及时、有序 B.准确、实用 C.收集、整理 D.科学、集中 本题答案:

标记:[暂不确定答案]

第二篇:浅论秘书的职业素养.doc1(1)范文

ANSHUN

UNIVERSITY 本科生毕业论文(设计)

(2010~2014年)

题 目: 浅论秘书的职业素养

系 别: 人文学院

专业班级: 汉语言文学(文秘方向)2010级 学生姓名: 王秀 学号: 201001044033 指导教师: 周辉 职称: 副教授

起讫日期: 2013.9.1~2014.4.9

目 录

引言 ................................................. 1

一、相关理论概述 ..................................... 1

(一)秘书的概念 ................................................ 2

(二)职业素养的定义 ............................................ 3

二、秘书应具有的基本职业素养 ......................... 4

(一)心理素养 .................................................. 5

(二)才干素养 .................................................. 6

(三)职业能力素养 .............................................. 6

三、秘书职业素养的重要性 ............................. 7

四、培养秘书职业素养的途径

(一)严谨细致、办事稳当 ........................................ 7

(二)平衡心理、控制情绪 ........................................ 8

(三)积累经验、灵活办事 ........................................ 8

(四)协调好人际关系..........................................................................................9

(五)完善自身性格、终身学习 ...........................................................................9 结语 ................................................. 9 参考文献 ............................................ 10 致谢 ................................................ 11

浅论秘书的职业素养

专业:汉语言文学(文秘方向) 学 号:201001044033 姓名:王秀 指导教师:周辉

摘要

秘书是社会生活中不可或缺的一个特殊职位,秘书人员自身职业素质修养直接影响着所在单位的质量与效率。在科学技术日新月异的21世纪,人类将逐步进入一个以智力资源的占有、配置以及知识的生产、分配,使用或消费为最主要特征的经济时代,即知识经济时代。随着我国经济的不断发展,21世纪需要的是实用型、技能型、复合型的高素质的综合性秘书人才。本文主要论述了秘书应具备的以下几种职业素养,即:心理素养、才干素养、职业能力素养。以及秘书培养自身职业素养的几方面途径,即:严谨细致,办事稳当;平衡心理,控制情绪;积累经验,灵活办事;协调好人际关系;完善自身性格,终身学习。

关键词:秘书 心理素养 才干素养 职业能力 重要性

引言:

秘书的职业素养是指秘书工作者个人在政治、知识、技能、品格以及作风等方面经过锻炼与学习所达到的水平和境界。恩格斯说过:“每一个阶段,甚至每一个行业都各有各的素养。”素养是一种社会意识形态,是人们调整自身和相互关系意识的行为准则。职业素养是同人们的职业活动相联系,具有自身职业特征的道德准则和规范。21世纪的今天,随着社会经济的不断发展,为适应社会的需要,减少秘书在工作上的认识错位,我国有关专家对秘书的职业素养作了相关研究。其中,赵中利在《现代秘书心理学》中对秘书工作活动的心理学问题进行了较为细致的分析与探讨,借鉴了心理学和其他学科研究的最新成果,讨论了秘书人员加强自身心理修养,提高心理素质,保证心理健康的重要性。岳凯华在《秘书学》中也对秘书的职业道德和能力以及秘书职业素质的培养进行了具体阐述。另外,西方国家也特别重视对秘书职业素养的培养,其中,《秘书》杂志为国际秘书领域主要刊物,其内容主要是交流介绍秘书工作方面的新思想、新观念、新动态以及新技术;《职业秘书道德准则》一书建立和传播了秘书职业行为标准,体现了秘书的职业道德观念。

一.相关理论概述

(一)秘书的概念:

秘书概念是秘书实践的产物,也是研究者科学抽象的结果。也就是说,秘书概念的形成,是一个不断实践和不断认识的过程。对于秘书的概念,历来是众说纷纭。为此,秘书有狭义秘书和广义秘书之分。

“狭义的秘书,是指掌管文书并直接辅助领导者全面处理事务的专门人员。通常是指文字秘书、领导者的机要秘书、个人秘书以及经常参与政务活动的秘书人员。广义的秘书,是指在领导者身边或中枢机构工作,以办文、办会和承办领导者交办之事为最主要辅助任务的专门人员,我们统称为秘书人员。”在我看来,往大了讲,秘书就是领导者的助手。详细来说,就是为领导者处理日常文书信息和提供事物服务。

如今,21世纪的今天,我国劳动和社会保障部颁发的《秘书国家职业标准》规定:“秘书是专门从事办公室程序性工作,协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。”为此,本文研究的是广义上的秘书。秘书工作更多的是与人接触的工作,人的思想以及情感都是复杂难懂的,秘书人员只有掌握一定的职业素养,才能更好的处理人与人、人与事以及事与事之间凌乱复杂的关系,才能提高工作的质量与效率,从而得到领导者以及他人的认可。

秘书是一种职务,也是一种职称,秘书工作看似简单,其实需要工作者有很强的综合素质。秘书工作是一项综合服务的辅助性管理工作,不仅需要秘书人员端正思想,立足本职,准确定位,还需要其掌握丰富的科学文化知识,熟练掌握并运用各项秘书技能技巧,更重要的是要懂得一系列工作方法和拥有一系列的基 ①:赵中利:《现代秘书心理学》,高等教育出版社,2008年版。

①本职业素养。

(二) 职业素养的定义: 职业素养是指具备与各种类型的上司和谐相处,办事细致、处事谨慎、具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久、具备较高的心里承受能力和保密意识,是一定行业的从业人员在本职工作中所应具有的职业品质,是担负一定社会职责和义务的职员应当具有的行业特色的职业素质。 二.秘书应具有的基本职业素养

(一)心里素养

在当今社会条件下,随着社会经济的不断发展,为适应社会的需求,高校文秘教育与社会文秘教育应在秘书职业品质等方面进行综合教育,减少秘书在工作上的认识错位。赵中利在《现代秘书心理学》中对秘书工作活动中的心理学问题进行了较为细致的分析与探讨,借鉴了心理学和其他学科研究的最新成果,讨论了秘书人员加强自身心理修养,提高心理素质,保证心理健康等方面的问题,并提出了许多新的见解。

21世纪的现代社会,市场经济越来越显示出它的巨大作用,人类社会经济活动的各个领域都充满了竞争,尤为企业更甚。因此,秘书人员应具备良好的心里素质,因为良好的心里素质是确保秘书在各种环境中都能够保持一种良好的心里效应状态,是能够随环境变化而及时调节心理结构,对社会作出积极的反应,达到同外界的平衡,从而达到符合当今社会需要的健全的秘书人格。

在《时尚女魔头》中,刚刚大学毕业的安德里亚通过考试,进入挤满时尚杂志社的伊莱亚斯大楼,开始为这本美国销量最大,最有声望的《天桥》服务。她是主编米兰达的初级助理,不过,帮助这个时尚界最有影响力的女人完成日常事务,看她编辑杂志,会见作家和模特到底意味着什么呢?米兰达是魔鬼一般的女人——她穿零号一线时装,吃熏肉,冰淇淋加喝星巴克却从不发胖,每天看九种报纸和七种杂志,嗜好爱马仕纱巾,永远弄不清自己助理的名字。《时尚女魔头》中有个细节,安德里亚下班后在家里帮米兰达的孩子写作业。按理说,这不是她工作的范围,何况是在下班后,但她还是做了。这算什么,这算是对米兰达的无偿服务吗?还有,米兰达让安德里亚去买《哈利波特》给她的孩子们看,而且需要的是未出版的手稿,找不到安德里亚就要走人。这些和工作其实都没有太大的关系。可是你的领导让你做了,不做就没有工作,你能不做?诸如此类的事情还有很多,尽管如此,安德里亚还是能够每时每刻都保持乐观而稳定的情绪,在工作中充满活力。米兰达一会儿让她停车,一会儿让她订机票,一会儿让她订酒店,一会儿让她去接宠物,一会儿又让她去给她买各种需要的东西等等。而且,更不可思议的是,我们来看看米兰达是怎么安排工作的吧,短短炮弹式的几句话包含了多少事情。她从来不会把任何事情给自己的助理交代清楚,就像她让安德里亚去给她接宠物一样,米兰达根本没有交代麦德琳只是一只法国牛头犬,因此才会让安德里亚以为那是一个人。面对这样的上司,安德里亚任何时候都紧张焦虑。但尽管如此,安德里亚还是始终保持着积极乐观的心情,她总是能够很好的找到控制自己情绪的方法。就像她在文中说:“我决定从现在起凡事要往好处想,也许米兰达会在我回来之前死掉。也许,只是也许,她会被什么奇怪的东西绊倒,然后我们就此从悲惨中解脱。”这些无不需要秘书人员具备良好的心理素质。

对于秘书人员来说,秘书工作头绪繁多,需要联系各方面的事务,工作量极大,常常加班加点,超负荷运转,因此,这很容易引起人身体和心理上的疲惫,造成心里失调。为此,秘书人员要具有一定的心里承受力,万不可有半点自卑心理,要充满自信,能够吃苦耐劳,任劳任怨,甘当无名英雄。总之,要做好秘书,首先要保证在如此繁杂的事情中有清晰的思路,什么事情要先做,什么事情要做到什么程度才行,这些都是需要在工作中不断学习的。

秘书处在一个涉及上下、左右、内外等各种人际关系的网络中,如果能够正确地处理这些关系,就会心情舒畅,干劲倍增,提高工作效率;反之,如果人际关系紧张,相互猜忌和怀疑,就会产生摩擦和内耗,引起心里冷漠,从而影响秘书工作的开展。

被誉为中国“职业秘书”培训第一人的谭一平在接受《秘书》杂志记者专访的时候,记者问到:“您似乎很看重秘书的性格?”谭一平回答:“是的,性格开朗是我选择秘书的必备条件。如果一个人性格开朗的话,那她就能给被钢筋和水泥包围的办公室带来勃勃生机,与此同时,也能够说明她具有一定的交际和沟通能力。”另外,谭一平在接受这次《秘书》杂志记者专访中还对“为人稳重”作了详细解释。他说:“为人稳重就是成熟,也就是说她至少是一个已经具备了自我管理能力了的社会公民。为人稳重表现在这么几个方面:一是办事不是毛手毛脚,今天这里给你把文件打一串错别字,明天那里把客户的电话号码少记一位数;二是口紧,看见的当作没有看见,不该说的绝对不说;三是不耍小孩子脾气,有点小事就跟人家急眼,甚至置气,狐假虎威。”也就是说秘书人员要善于自我克制,提高自身情感修养的自觉性,掌握自我调节本领,通过意志努力,抵制和战胜不良情感,凡事要以秘书活动的需要为目的,不能得意忘形,也不能忧郁悲伤。

在秘书活动中,不同气质类型的秘书具有不同的特征,总之,秘书人员要具备坚强与豁达的个性素质,要具有正确的人生态度,这样才能心有所恃,情有所依,经受得住种种失意和挫折,始终保持一种良好的精神状态。由此可见,性格品质是秘书的主导心里品质,它制约甚至支配着其他一些心理品质,也是秘书各项心里素质的核心。

(二)才干素养

秘书的才干素养主要从办事,撰文,技术等三个方面来体现。总体来说,一切应从提高效率,做好工作出发,予以认真研究和安排。21世纪的现代社会是“创新者存,守旧者忘”。市场经济的开放性、法治性和创新性,要求秘书人员要树立与之相适应的思维方式和工作方法,要有新思路和新举措。这就要求秘书办事速度要快,效率要高,在处理不同的事务中要能够准确运用不同的处理手段和方法,撰文要及时妥当,内容要适宜,简繁得体,当日常问题出现的时候可以自己应付,在技术方面也可以稍微独当一面。对于秘书人员来说,做工作要尽可能做得出色,那就得需要有充足的才干,要具有一定的办事能力,要能够理解和领会上司所交代的一切任务,要听得懂,听得快,记得牢。为此,这就要求秘书人员要有集中的注意力、灵敏的反应力、深刻的理解力、牢固的记忆力以及机智的组合力和精湛的品评力。如果生活中我们遇到的是像米兰达那样的上司,那么,以上能力就显得尤为重要了。

秘书工作从总体上看具有一定的被动性,但同样需要具有较强的目标意识,特别是在企业中工作的商务秘书,则要根据商业环境的变化和不同阶段企业经营管理的不同要求,具备一定的主动性和灵活性。因为一些涉及巨大经济利益的决定往往是在一瞬间完成的,那么这个时候,时间就是效益,时间就是金钱。因此,没有充足才干的秘书人员,其工作就不可能快节奏地运转,就不可能和市场经济的变化同步,也就不可能为获得更大的经济效益赢得时间。

如今,随着社会现代化程度的提高,以及社会步入经济全球化,信息网络化的时代,人际间的交往显得日益频繁,因此,秘书人员必须要适应新形势下的发展要求,学会掌握现代化的办公技术手段。此外,秘书的才干素养还要求秘书人员要具备了解问题,分析问题以及解决问题的能力。对于秘书人员来说,在工作中遇到问题是很常见的,甚至是不可避免的,万不可有半点自卑心理,要相信没有战胜不了的困难,没有过不去的难关,只要具备良好的心态,充足的才干以及必胜的信念,认真履行好自己的工作职责,踏实认真,一丝不苟,就能够保质保量的完成领导交代给自己的各项任务,就能够成为一位合格的秘书。

现代企业的生命力取决于企业自身的竞争力,而决定企业竞争力强弱的关键是领导者决策的正确性、科学性和前瞻性。那么,秘书人员作为领导的辅助者和献策人,其提出的方案和建议会直接或间接地影响领导者的决策。同时,在决策的实施以及对企业内部的科学管理过程中,秘书人员必须要具备充足的才干,才能够综合来自各方面的反馈信息,帮助领导者修正、完善和优化决策,提高其工作的效率。所以,现代企业秘书人员本身是否具有科学的预见意识、是否具有为科学和真理据理力争的才干精神,所有的这些都直接关系着企业的命运。

(三)职业能力素养

秘书人员的职业能力素质是指秘书人员的知识水平,道德修养以及各种能力等方面的综合素养。随着科技的进步,现代社会秘书人员的工作目标日趋升高,企业也对秘书人员的工作要求日趋严格,秘书人员工作的内容日趋程序化和标准化,因此,秘书人员职业素质的全面提高是秘书工作发展的一般要求和趋势。尤其是现当代人类已迈入知识经济时代,秘书人员具备良好的职业能力素养就显得尤为重要了。

俗话说:“一个好汉三个帮”。能力再强的经理老板们每天也只有二十四小时的时间,日理万机的老板们都离不开一位强有力的“左右手”来协助他们处理各项日常事务,而秘书人员扮演的正是这样的角色。秘书人员的特殊地位以及秘书工作的特殊性,要求秘书人员具备较高的综合职业能力素养。如今,随着市场经济的日趋发展与成熟,企业对现当代秘书人员的职业能力素养提出了更高的要求。也就是说秘书人员不仅要做到恪尽职守,还要在当今物欲横流的社会中,具有较强的抗腐蚀性能力,要始终保持高度的警惕性和自洁性,避免利用工作之便为他人或自己谋好处,要时刻注意思想品格的修养。秘书人员只有不断学习,不断磨练,在秘书实践活动中不断提高与丰富,摆正自己的位置,对上不可卑躬屈膝,阿谀逢迎;对下不可颐指气使,盛气凌人,要做到平易近人,时刻注意自己的形象,才能成为一位合格的综合性秘书人才。

从一定程度上来说,秘书是和领导最接近的人,了解领导很多的个人习惯甚至秘密。时间久了,秘书和领导之间就会形成一种特殊的依赖关系。秘书的前途大都是和领导相关联的,一荣俱荣,一损俱损。比如《时尚女魔头》中,最后当安德里亚得知杰奎琳将取代米兰达时,她第一时间想到的是立刻告诉米兰达,看看还有没有回旋的余地。这中间固然有安德里亚对米兰达更深了解后的关心,但换个角度来讲,如果米兰达被换了,她自己的工作也就丢了。试问哪个人会愿意用自己以前对手的秘书呢。所以对于秘书来说,不仅有来自领导的职业压力,同样还有来自外界的威胁,真正是一份高危工作。对于从事如此琐碎又危险工作的秘书者本身,他们又有怎样的心理情绪呢,首先,秘书可以说是一个单位比较基础的工作,对于刚参加工作,或者跳槽到一家新公司的人来说,干的最多的就是秘书。这些人中真正心甘情愿做这个工作的怕是不多,很多都是把秘书这一工作当做职业生涯中的一个跳板。所以,如何摆正自身的位置很重要。很多人可能觉得自己很有能力,做秘书的工作是屈才了,眼高手低,大事做不了,小事不愿做。长此以往,期望值和现实回报不对等,就会产生厌倦的心理,工作只会越做越差。从《时尚女魔头》和《杜拉拉升职记》这两本书中,你会发现两位女主人公都有一个共同点,那就是都熟悉且热爱自身的公司及工作。安德里亚一开始是一个不懂时尚的人,但在奈杰尔的帮助下,她变身一个时尚女秘书,工作也是越做越顺利。另外,杜拉拉在进公司伊始,就认真了解了公司的发展历史,并做了一个非常用心的简报,从而得到总裁的赏识。所以说,培养对工作的兴趣很重要,即使你并不是真正喜欢它。多数的领导都有过做秘书的经历,秘书工作更像是一种锻炼。对于秘书人员,他们又有怎样的出路呢。秘书是一个让人又爱又恨的职业。作为和领导关系最近的秘书们,他们可以接触各种各样,各行各业和领导有来往的人,这就是一个非常广的人脉资源,利用好了,对自身的职业生涯有极大帮助。《时尚女魔头》中,安德里亚正是因为有了汤普森的帮助,才能顺利完成米兰达交给她的几乎不可能的任务。但有的时候领导出事了,秘书也逃不过。所以身居秘书之职,必须要有明确的思想认识,切莫走上歧途,害人害己。秘书工作其实是一个对综合素质要求很高的工作,领导们常常需要你能扮演各种角色,领导不会管你来自哪,不会管你学的什么专业,不会管你之前的工作经历,他要的是你这个秘书能符合他的要求。但从另一个角度看,这恰恰是最锻炼人的工作。做秘书不容易,做一个好的秘书更不容易,做一个像米兰达那样人的秘书那是非常不容易。这两本书让我们对秘书这一工作有了初步的认识。秘书是一门广博的学问,想要学好还得多实践。

秘书人员作为领导身边的参谋和助手,承担着为领导出主意、想办法、提预案、收集信息以及提供材料的职能。只有广泛、及时、全面的获得准确的信息和资料,领导者才能做出正确的、战略的决策。因此,在掌握一定的文化理论、法律知识以及哲学知识的同时,还需要掌握一定的经济学知识以及软科学知识。

另外,秘书人员还应该具备一定的社会交际知识,秘书机构沟通上下,在一定程度上,不仅代表着领导的形象,也关系着部门、机关工作的荣辱和成败。因为良好的社会关系不仅可以为秘书人员获取资料提供方便,使秘书工作能够顺利开展,同时,更利于决策的反馈以及信息的获得,从而提高工作的效率。谭一平在《职业秘书实务》中就加大了如何处理人际关系等内容的篇幅,他认为“随着办公自动化程度的提高,IT技术和因特网日益渗透到文秘人员的日常工作与生活之中。在秘书工作中,像打字、存档这类工作的比重正在逐步下降,而在帮助上司收集信息和协调各方面关系等工作的比重在逐步增加。”所以,谭一平在《职业秘书实务》中的内容上增加了对秘书职业素质的篇幅,特别是人际关系处理能力方面的比重。试想,寒风中气冲而来的上访者,一杯开水,一个微笑,也许就能起到缓解矛盾的作用。

秘书人员的活动,渗透在各行各业的领导管理活动的各个环节。它不仅参与着方针、政策的实施,而且还影响着国家、社会的发展以及进步。由此可见,提高秘书人员个人的职业素质显得尤为重要。

三.秘书职业素养的重要性 在21世纪的今天,面对新时代的发展特点,在以知识与信息为发展动力的时代,人类将逐步进入一个以智力资源的占有、配置,以及知识的生产、分配、使用或消费为最主要特征的经济时代,即知识经济时代。而又随着经济全球化的不断发展,秘书成为了社会生活中不可或缺的一个特殊职位,因此,秘书人员自身职业素质修养直接影响着所在单位的工作质量与效率。所以,在科学技术日新月异的21世纪,社会发展把现代企业推到代表社会文明进步的重要位置,因此也对现代企业秘书人员的职业素质提出更高的要求。21世纪竞争的最大资本是人才,而21世纪人才的支点就在于职业素质的提高。如今,中国教育改革和发展纲要已经把职业素质教育列为教育改革的重要内容。而人才资源作为特殊的资源,在企业生存和发展中占有十分重要的地位,企业的优势最根本的也就是体现在拥有大量高素质的人才上。

秘书人员的工作能力和工作方法要依靠职业素养来集中体现,一个秘书人员只有在工作中勤于学习,勤于专研,勤于调查,勤于总结,才能不断提高自己的政治水平和文化水平。秘书人员只有在工作中不断提高自己的办事能力,准确理解和领会上司的意图、指示,熟悉职权范围,知晓办事渠道,遵循办事程序,了解有关业务,掌握有关工作规律,并具有较强的交际能力和应变能力,才能够保证各项业务可以顺利完成。

当今社会是知识经济社会,知识量剧增,浩如烟海,谁掌握的知识多,谁就能跟上时代的发展,与时俱进,开拓创新。秘书人员由于处在领导层之中,接触的范围较广,遇到的事情也相对较多,为此,为做好秘书工作,秘书人员必须具备相当广泛的知识以及良好的职业素养。

职业素养还体现在一个人的为人上,“人无信不立,业无信不存,国无信不兴”。诚实可靠是指赤诚无私,真心实在,说真话,办实事。秘书人员只有诚实守信,才能取得他人的信任,组织的各项活动才能落到实处。因此,良好的职业素养有助于秘书人员各项活动的开展。

李晓丽在《语文学刊》发表的《改革文秘专业教学模式培养秘书职业素养》中写到,高校文秘专业的教学应注重秘书职业素养的培养,改革秘书专业的教学模式,正确引导文秘专业学生的学习理念,充分发挥学生的主体主动性,围绕学生实施教学,形成课堂教学、实训、实习三者遗体的教学模式。柳雯在《人力资源管理(学术版)》上发表的《秘书职业素养培养探析》中也写到秘书职业素养对于秘书工作的重要性,所以培养秘书从业人员正确的职业素养是秘书教育和秘书培训的一项重要工作,从形成基本的职业认知、培养正确的职业认同、形成自信的职业自豪感三个层次分析了树立正确秘书职业素养的重要性。 四.培养秘书职业素养的途径

(一)严谨细致,办事稳当

严谨细致就是认真筹划,周密部署,有程序有章法,一步一个脚印地把工作推向前进。它是做好秘书工作的基本要求,特别是对于现当代秘书而言,更应该高度重视,自觉加强此方面的锻炼和修养。古人说:“诸葛一生唯谨慎,吕端大事不糊涂”。对于秘书人员来说,更应该要做到取二者之长,大事不糊涂,小事能谨慎,无论大事还是小事,要确保办一件就能成一件。秘书岗位是机关的枢纽,既要保证政令的畅通,又要抓好工作的落实,因此可以说是位置紧要,责任重大。 秘书人员肩负如此重要的工作职责,办文要准确,办事要稳当,井井有条,做到细致周密。无论是向领导者提供信息情况,还是协助领导审核文稿,其中的数字、时间、概念、地名以及相关的人名都要准确,考虑问题要详尽周到,既不能使用“可能”、“大概”、“差不多”之类字句,也不能任意省略,以免导致误解,要养成一丝不苟的良好作风。

谭一平在接受《秘书》杂志记者专访中说:“我认为一个秘书至少要有5年以上的工作经验才有可能成为一个合格的职业秘书(professional secretary)。刚刚从学校毕业的秘书,她们可能朝气十足,知识新鲜,外语不错,但是,对于一个职业秘书来说,最重要的是经验;28岁以下的秘书不管她悟性多高,毕竟工作年限短,阅历浅。”

(二)平衡心理,控制情绪

秘书的情绪,是秘书人员对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验,是人的情感较强烈,带冲动性的外部表现,也是秘书实践活动主观方面的前提条件。因此,在此种环境下,秘书人员必须要做到尽可能冷静地对待以及评价所发生的一切,要经常保持积极,乐观,平静的心态,以保证各项工作的顺利开展。

(三)积累经验,灵活办事

俗话说:“实践出真知”。对于秘书人员来说,秘书工作是非常繁杂的,秘书人员面对周围所发生的一切,要能够见微知著,一叶知秋,善于在复杂的环境中把握住事务的本质特征。要多接触各方面的情况,多做事,秘书工作者要善于在实际工作中积极探索,积累经验,逐步提高,准确领会上司的意图,绝不能见风使舵,投老总之所好,看眼色行事。

秘书人员要学会从被动中求主动,要善于观察以及掌握老总的性格、作风等个性特征,以便主动配合,形成工作上的默契一致。要运用自身的智慧提高工作效率,运用自己的智慧调动各方面的积极性,努力把各项工作做好。

(四)协调好人际关系

“秘书的成败往往不在效率第一,而在人缘第一”。

人际关系对当今秘书工作的影响日在加剧,现代秘书工作正在发生一场悄悄的但又深刻的革命,传统的秘书工作如存档,起草文件等,在当今秘书日常工作中所占的比重越来越小。随着办公自动化进程的加快以及现代通讯技术的发展,尤其是互联网越来越渗透到我们的日常工作和生活中,打破了种种阻隔,使人们的交流变得更加便利,真正体现了全球化范围内的人际交往,体现了人与人之间的“无限互联”以及“无限交涉”。秘书人员处理人际关系的能力决定了秘书收集信息的质量与数量,所以,有学者提出了秘书学就是人际关系学,并不是耸人听闻。

(五)完善自身性格,终身学习

性格,是人对显示态度及相应的习惯行为方式中比较稳定的,独特的心理特征的总和。秘书的性格,是秘书人员在个性生活过程中所形成的对显示稳定的态度以及与之相对应的习惯了的行为方式,是表现在态度和行为上比较稳定的心里特征。

秘书工作岗位是一个“外向型”的岗位,秘书人员处在这样一个阶层中,需要接触各种各样不同类型的人,秘书在处理各种关系以及安排各种活动中的有效性也就取决于与他人沟通与协调的有效性。因此,性格品质是秘书的主导心里品质,它制约甚至支配着其他的一些心理品质,所以,秘书人员要善于培养自身的职业品质。

1994年在罗马举行的首届“终身学习会议上”提出了终身学习的定义,明确说明:“终身学习是21世纪的生存概念,生存方式和生存手段”。人类社会进入21世纪的今天,知识和信息容量日益增多,人的智力因素将决定知识经济发展的水平,知识经济的崛起必然使信息的飞跃发展,并导向一个学习意识普遍化,学习行为社会化的学习型社会。面对瞬息万变的知识经济时代,学习的重要性不言而喻。因此,“终身教育”“终身学习”的问题便很自然的摆在了每个人的生活日程中。

结语

秘书的职业素养是一个长期的磨练和实践的过程,需要秘书人员作出多方面的努力,理论与实践相结合是秘书职业素养的基本原则,也是秘书职业素养的最根本问题,更是秘书人员在实践活动中改造主观世界的集中体现。秘书作为领导者的得力助手,就是要做到勤于学习,积累广博的知识,发挥好参谋作用。秘书人员时时刻刻都要做到身体力行,把对职业素养的认识贯切到实际工作和日常生活中去,努力使自己成为一个具有高尚品质的合格的综合性秘书人才。

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第三篇:德国的秘书与秘书工作

当今之世,西方发达国家有关专家都正在从各方面探讨和研究秘书科学。笔者十分称赞德国的研究专家克里萨尔,他从秘书的合理组织、心理观点等方面去着手研究提高工作效率的实用方法。该专家认为,有效地借助现代技术,只能解决信息程序问题,而在通过管理决议方面,使程序及通讯型式化则极其困难。在管理工作中,靠人的直觉直观的意志

解决问题的方法,其作用迄今仍是不可忽视的。人际关系中的心理因素方面,对管理领域的工作效率,仍能够起到极大的影响。一句话,再先进的工具也代替不了人的意志,从而使人联想到《人际关系学》在秘书工作领域的重要性。该专家的这种论点,可贵之处符合实情。

德国于世界二次大战后,作为战败国,国家枯萎凋零,百废待兴,但世人皆知,德国人能干肯干,其经济由复苏到崛起举世瞩目。随着经济的发展及科学技术的突飞猛进,日益需要加强行政管理,以求提高工作效率,增进社会效益。本着此原则,德国秘书工作之发展,极端注意时间,分秒必争,重又引起世人注目。

(一)德国秘书的主要分类和各类秘书的工作概要

.国务秘书

在德国,总理府设一名国务秘书,主管首都的事务,由总理直接领导。此外,还设一位议会国务秘书,负责议会院和政府之间的联系,并协助总理保持同议会的联系。政府各部,也都设有国务秘书和议会国务秘书,作为部长的助手。概而言之,议会国务秘书必须是议院议员,协助部长处理行政事务,负责部里的常务工作,相当于某些国家的常务副部长,他有权代表该部出席内阁会议、议会、各专门委员会和从事其它各种活动。当部长因故不能任职时,他可以被委任为代理部长。至今,德国一般每个部设议会国务秘书和国务秘书一人,重要的部各设两人。国务秘书属于高级秘书,是政府高级官员的组成部分。人数虽不多,但在政府的工作中占有极其重要的地位。国务秘书一般皆具有两重身份,对国家元首或部长来讲呢,是参谋是助手,执行的是秘书职责;对下级单位来讲,他们却又是领导和指挥者。

.企业秘书

一般是指企业中从事秘书工作的人员,皆为企业董事长或经理的专职秘书。德国企业秘书唯一重要的原则是,要合理计划时间,合理安排工作。一般秘书的基本条件,年龄不能超过岁,必须是中等文化程度,专业秘书训练班和英语训练班毕业,通过考试任用;再有的是从事过图书馆整编和管理工作的人,能独自编写一般信息,懂英语,年龄不得超过岁,要求其工作必须以最短的时间达到最佳效果,这也是必备的原则。此等秘书之一般工作为重新打印呈送领导者的报告,电话交谈,书写内容复杂的信函,(不得超过分钟)同领导人座谈,向同事进行咨询,与秘书实习生进行入门座谈,准备整理书信,发出电传打字和通讯,为领导人择选材料,汇编和装订档案,皆有时间限制,不得超过规定时间。同时,阅读文件要求思维将文件分为段落,便于掌握文件内容和重点,便于拟出扼要提纲。故而企业秘书,首先要精于整理文件,来文分为立即要执行的,紧急执行的,普通公务信件和处理有一定期限的四种。关于变更重要定货人电话号码的通知;关于分配全年奖金的指示;同你号合作的企业的定期咨询;非主要订货人提出的减价要求;邀请你公司或号领导人出席作为重要供应者的企业纪念会;关于某企业首领生病需要休假之际变更代替人的通知;有关电话洽谈重要的缩减开支方面的决定;对本公司领导人报告内容质询,秘书要立即答复,如在休假期间,假终进行;整顿七天一叠未拆开的公文;本公司领导人报告摘要手稿三天之内作好;进行关于发起组织技术装备的提案;电话中达成的协议,值本公司领导人休假,会晤问题由秘书负责;对本公司或号领导人参加的董事会重要会议计划记录事项要由秘书掌握;十分重要的是,供领导人用的资料要由秘书进行择选,以便于领导人对各种情况广泛清楚透彻了解,所以秘书的重要任务就在于择选最需要的材料。例如录用工作人员时如何交谈的指导材料,以便提高领导人在这方面之技能。企业秘书的档案室工作亦属重要,档案室文件要进行分类:企业内部规章;顾客订货信息单据;有关同行业竞争信息;生产计划;有关公司对手方面的信息;进行举办讲习班的资料;签字无讹的字样证明;有关各学院进行秘书讲习班提高技能的办法;企业史;企业工作活动图表;参观访问者的统计表册;实习生工作须知等等。

若按文件重要程度及其保存时间,宜分别放置,以示其实用价值。文件可分为下列各类:不太有用的或极少用的文件;短时保存的公文;保存期明确文件(如保存到……年为止);等待答复的公文;在……法律生效期间内保存的文件;长期保存的文件,共此六种。

资料则分为:邮寄费用手册;送领导人签署的文件;办公室木器家具一览表,家具广告一览表;有关不能参与的提高技能的重要措施方面的宣传公函;号杂志;对初参加工作者的职业信息表;旅馆饭店一览表;企业于某一时期停业的通告;董事会选举的

结果;决定性的生产会议记录;半年之久的剪报;有关干部问题咨询服务信件;老常规条文;企业用的只供领导人收受、专门研究领导的过期三个月之久的专门杂志;生产上不幸事故的报告书;董事会对领导人关于必须为降低工时损耗作斗争的预告。对书籍提出如下的要求:将书籍详细订出目录卡片;将有关书籍资料正确登入卡片内;将书籍按第一个字母、按学术领域分类。

秘书对书籍目录卡分类录写择选举例如下:()马尔特马丽亚盖尔克同瓦里切尔约希姆合著:《高等秘书学校》第4版,门什翁德阿尔巴依特出版社年出版,页。内容:秘书职业;速记;打字;通讯;电话交谈;电报及电传打字报道;人际学;、办公室(厅)工作;工作的合理化;内部通讯;书籍与杂志;领导人出差;会议;管理原则。()安涅马里、连纳尔茨著:《秘书的有效工作》费尔拉格出版社年版,页。内容:秘书职业;同来访人接触;秘书行业;分配工作;电话交谈;准备开会和会议。()乌尔苏拉、德列克斯列尔著:《秘书减轻领导人的工作负担》维卡出版社年再版,页。内容:秘书职业;秘书本人的工作;准备会议;准备出差;文件工作;速记;生产交谈特点。()克里斯塔亚捷著:《秘书简明手册》,第八版,年版,页。内容:通信;秘书处实用方面的工作与技术方面的工作;准备会议;准备公务旅行;按期完成工作检查;提供领导人信息;组织工作的技术设备;同人联系;纵横交错计划的拟定方法。

(二)德国秘书学专家对正确使用电话和书信的观点

正确使用电话和书信书写的观点分别为:

.打电话

秘书应每日尽量拨出一定时间合理用于一切必要的电话联系。电话交谈之前,宜认真短暂准备,电话前应将认为重要之事记于纸上或将电话拟通知之事录于小册上。同他人交谈时思考好交谈目的,准备交谈信息。电话交谈时要多做记录,删去不需要的内容,记录简洁而通情达理。公务电话免除与公务无关的话语,以免浪费时间并使公务通讯工具中断。通电话时话语速度要慢,言谈要准确,免使对方再问;电话交谈时精力要集中,以免遗漏,更重要的是,将注意力集中于当时对方的精神状态,而免犯心理上的错误判断。

、书信书写技能

德国专家认为,信之格式系属次要,可灵活运用。但当注意书写信前宜周密思考,言辞应妥当,字体要端正,这对信的写收双方皆有利。收信人职位越高,越无更多时间细观,故应写得一目了然,洞悉实质。写信前应先拟定提纲,以免遗漏;信的内容宜简短扼要,要求简短、准确、友好、礼貌;信的本质或形式皆不要重复,要符合现行的语言规范;避免虚假表示,压缩书信内容,留心勿有语法错误;书信分段,必须合乎逻辑;可以划出信中主要内容,如某些数据;可用编号表示段落,以便于收信人更快更具体地拟出函复;业务方面的叙述,只道清解决的结果,要文理通顺,要从速涉及主题,宜贯穿主题,不偏离主题。

《德国的秘书与秘书工作》

第四篇:秘书与秘书工作(专题讲课提纲)

一、秘书

(一)秘书的起源

(二)秘书的定义

1.劳动部《秘书职业技能标准》:“秘书:专门从事办公室程序性工作,协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及实施服务的人员”。(1997)

2.教育部全国自考办:“秘书是位居领导人身边或领导机构中枢,从事办公室事务,办理文书,联系各方,保证领导工作的正常运转,直接为领导工作服务并为各方面服务的领导的事务与信息助手”。(2000)

3.较为精确的新定义:“从事信息性、事务性、技术性工作,近距离辅助领导决策与管理的职员”。

(三)秘书的分类

1.两大部类分类法(含意义)

2.其他分类:按层次、行业、工种、型的分类

附:秘书职业的特征及其重要性

1.遍布管理领域

2.近身围核运转

3.综合服务领导

二、秘书工作

(一)秘书工作的性质

1.本质属性——辅助性

派生出:(1)从属性;(2)被动性;(3)赋予性;(4)潜隐性。

2.其他重要性质:政治性、综合性、务实性。

(二)秘书工作的总宗旨——三服务

做好三服务需要了解秘书面对的三方面变化:

1.领导层的变化;

2.时代形势的变化;

3.科技的发展变化

(三)秘书工作的内容

1.首届全国秘书长会议提出十个方面:秘书、警卫、调研、电讯、档案、信访、交通、保健、保密和机关生活;

2.90年代的提法:文稿起草、文件校核、公文处理、会议安排、密码通信、机要交通、安全保卫、警卫、档案、信访、保密、接待、后勤等;

3.2003的某种权威提法:信息工作、督促检查工作、公文处理工作、信访工作、档案工作、办公自动化工作、军队秘书工作、企业秘书工作。

4.突发事件处理

5.参谋职能(概念、作用、原理、方法)

附:参谋场强度公式:f场强=f。(e能/r)

6.参谋注意事项

7.预测与预案(专家预测的要点)

三、秘书工作方法

(一)为领导工作前期铺垫

(二)为领导工作拓展伸延

(三)为领导工作补偿代劳

(四)配合领导管理时间

1.统筹计划时间法;

2.abc分类处理时间法;

3.零碎时间利用法;

4.海外的几种时间管理法(1)时间表;(2)时间统计法。

四、秘书的思维问题

(一)思维训练内容

(二)“必要的张力”秘书思维原理

五、秘书工作的规律

(一)秘书工作的总规律:“秘书在主辅配合中近距离综合辅助与适应领导工作的需要”。

(二)秘书经常性工作的“三化”规律。

(三)对立统一律在秘书工作中的应用

如:事务与政务、综合性与专业性、对上与对下、规范性与随机性及其他十项。

六、秘书工作的环境

(一)硬件建设

(二)人际关系

1.秘书与领导的关系

(1)秘书与领导关系的性质(多维性);

(2)处理与领导关系的三点基础;

(3)处理与领导关系的方法。

2.其他几种关系(女秘书与男上司、秘书与同事、与各部门、与人民群众、与媒体等)

3.秘书处理关系的交往原则与方法

七、秘书的禁忌——几种秘书“病”

八、秘书素质与技能中的几点特殊要求

(一)领会意图;

(二)鉴别真伪;

(三)快读与速记;

(四)倾听;

(五)外语;

(六)自我学习提高。

第五篇:秘书信息工作:秘书信息工作的基本要求

秘书信息工作的基本要求就是“准确、及时、全面、适用”八个字。

1、准确

即信息的内容要准确无误,真实可靠。准确是信息的生命,是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实,处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。如实反映情况,才能保证各级领导机关及决策者依据真实的、准确的信息作出恰当的判断和科学决策。如果信息不准,必然会给领导工作造成失误。因此,准确,应是秘书信息工作的灵魂。

2、及时

即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速,讲究时效。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求,不仅传递要快,而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时,就会失去信息的价值,甚至造成严重的损失。

3、全面

即信息的收集和处理要注意广泛性,真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况,才能使各级领导根据各方面的信息,权衡利弊,择善而从,作出正确的判断和决策。

4、适用

此项要求包含以下三方面的内容: (1)要服务于中心工作。就是说要弄清本地区本部门本单位的工作进展情况和急需解决的问题;要及时摸清领导者的思想脉搏,做到心中有数;要突出重点,帮助领导者集中主要精力考虑重点问题,同时兼顾一般,以免发生不应有的疏漏。

(2)要根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。除一些需要共同重视的信息以外,本级领导机关所需要的信息,并不一定都是上级或下级领导所需要的信息;别的部门所需要的信息,不一定为本部门领导者所需要。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者,其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求,在信息的投向上有针对性,区别对待,注意适用对路。

(3)要特别注意,只要是新发生的带有重要动向的性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题,就应该及时采报。要防止把按需要采报歪曲成为“按胃口喂报”。