物资是企业生产经营的有机组成部分, 物资管理在企业管理中起着十分重要的作用, 物资耗费情况将直接影响到生产成本, 作为消耗原材料为主的石油开采企业, 物资是成本形成的主要因素, 是成本控制具有决定性作用的管理对象。如何管理好物资, 为生产经营提高保障, 概括而言, 我认为应该搭建管理框架, 构筑物流空间;制定操作规程, 约束经营行为;加强质量监管, 确保健康运行。
确立物资管理的宏观原则
物资管理宏观原则就是:树立全局观念, 以生产为中心, 控制两头, 把握中间;协调关系, 解决矛盾;物资品种对路, 操作运用简单, 做到物尽其用。
所谓树立全局观念, 以生产为中心, 牢固树立供管制约的观念, 探索围绕生产主线共同运作一体化的路子。具体地讲, 作为安徽采油厂, 源头上堵住物资管理条块分割, 杜绝都能管都想管又都管不着的情况, 合理利用各职能部门业务技术、组织结构等优势, 配制专业物资资源, 互补集中统一管理。各专业物资归口部门集中精力抓大宗料的计划统计和适用效果对比分析, 为物资管理部门提供核控依据, 把物资采购和后期行为交给供应部门, 按各自职责行事, 降低供管两家隐性成本, 促进形成供管良性规范体制, 确保物资管理部门能够使用宏观原则, 处理微观事务。
所谓控制两头把握中间, 一头就是盯紧物资供应关, 达到所购物资质优价廉和供应及时;把握中间就是控制物资领用关, 利用物资供应的基础资料、规定和使用状况, 材料人员要掌握物资性能和特征, 对照计划和需求实际进行申领;另一头就是审查核对, 验收入库, 直到基层队 (站) 库正常发料, 投入消耗现场。只有这样才能保证物资供、管、用程序运行顺畅。经过现场使用总结和反馈信息, 对效果不佳、残缺不全、问题严重或名不符实的物资及时联系处理。
所谓协调关系解决矛盾, 主要针对物资供应时效、质量、服务等方面, 及时与供应单位联系, 及时进行协调解决。
所谓物资品种对路, 操作运用简单, 做到物尽其用。对针对性强的物资会同有关部门选择厂家 (例如破乳剂等) , 有针对性地根据需要选择产品的外观、内部结构、精密程度, 做好适用对口, 易于掌握, 方便操作, 发挥物资的完全功能。
制定物资管理的具体目标
面向物资领域, 治理整顿秩序, 靠前跟踪指挥, 全面贴近基层, 端后搞好监控, 服从服务生产, 缩短供用周期, 加快流通节奏, 分析利润空间, 按照比较原则, 指导市场行为, 有力控制成本, 学习兄弟单位管理经验, 强化物管人员培训, 提高我厂物资管理水平, 使物资管理工作在降本过程中发挥较大作用。围绕以上目标, 明确物资管理阶段性任务, 逐步完成分阶段重点工作带动其它工作有所进展, 最终通过完成整体工作量来达到实现既定目标的目的。
有原则有目标, 怎样才能高效快速运转, 做到忙而不乱, 稳而不慢?本文认为首先要建立完整的物资管理模型, 形成规范的较为理想的物管流程, 在此基础上, 不断探索、不断总结、不断提高, 依托基层物管能量开创物资管理新局面。
打造完整的物资管理模型
组织结构和管理模式
现已形成物资管理和物资供应的明确分工、管理各有侧重的全局整体管理模式, 改变了以往物资供应和物资管理相统一、分工不明确、缺乏监督制约机制的管理办法。
现在的分级垂直管理模式, 其特点是职能明确, 分工细致, 结构简捷, 指挥系统条理清楚, 连接点少, 自上而下和自下而上环节短而有效, 信息反馈较快, 能够形成对物资供应的监督制约, 利用考核机制激励供应部门改变工作作风。其缺点是使用单位对市场价格因素无法把握, 失去对物资价格的控制力。
物资管理制度
物资管理一系列制度是物资管理工作的法规性文件, 具有强制性, 是物资管理工作得以正常开展的前提和依据, 必须严格加以执行。我厂物资管理工作经过一年多的运行, 已制定了一系列物资管理制度。下步根据物资管理的实际需要, 正在考虑制定《安徽采油厂办公自动化耗材自行采购管理规定》、《安徽采油厂质量访问制度》、《安徽采油厂印刷品印制管理规定》、《安徽采油厂物资信息反馈制度化管理规定》等, 通过各种规章制度的执行, 促厂物资管理工作的水平提高, 在物资管理实践中, 采取阶段性物资管理活动, 实现物资管理制度化、流程化。
物资管理学习
建立起我厂内部物资管理的学习制度, 对于我们抓好物资管理工作有着举足轻重的作用, 有了学习模型开展物资管理知识学习和能力培养, 进而反作用于基础管理工作, 无疑会起到相得益彰的效果。按照四步走方案进行安排。
(1) 物管学习物管部门印发行业文件 (含局厂两级) 、专业理论知识、岗位操作流程等材料, 管理部门要吃透精神, 能运用实际操作。
(2) 组织学习及时将文件和材料下发基层和相关部门, 先召开相关人员自学, 后物管部门每半年组织一次集中学习, 对行业管理动态、行业管理经验、兄弟行业或兄弟单位的管理材料进行筛选学习, 交流体会。
(3) 外委培训了解外部培训情况, 积极寻找和争取机会, 征得领导同意, 让物资管理好的单位派人送出培训, 以期让物资管理人员具有一定的管理知识, 初步建成管理需要的知识体系, 加以不断更新和丰富物资管理知识。
(4) 讨论提高定期或不定期组织讨论, 对当前物资管理领域存在的不合理问题加以探讨解决, 不时完善管理方法, 堵住管理漏洞, 对照实践提高整体能力。
这种松散与集中结合、内部与外部沟通、学习与提高渗透的特点是我们学习需要具备的, 也有利于促进物资管理进步。
质量控制程序
利用这种质量控制方法, 两年来处理解决了整煤变散、汽车配件以旧翻新、小型工用具易断裂、井下作业工具不适合使用等一些问题, 改变了部分产品供应结构, 调整了一些网络供应厂家, 减少了投入, 节约了成本。最近正在着手小型工用具的选型、厂家产品的试用、效果对比、对工用具的价格结合质量一起分析, 通过比较确定优劣, 达到工具使用效果好、质量牢靠、厂家值得信赖目的。
物资管理范围
做好物资管理工作的首要任务是对物资管理范围有清醒的认识和积极的拓展, 然后把物资管理内容分成几个部分进行系统管理。
规划物资管理的顺畅流程
物管流程较为繁复, 而生产经营节奏感很强, 如何避免冲突和矛盾, 在流程操作上要及时作相应调整, 基于为生产经营服务这个前提, 我们把物管流程设计成直线形, 程序按照一条直线走到底的模式, 辅之以重要物资重点管理, 既直接又直观, 既有快慢又有节奏。
物资安全流程
建立物资安全管理责任制, 责任制度要上墙;有物资管理安全预案, 有物资管理安全防范措施;配备物资安全器材, 会操作使用;有物资管理安全环境。
流程:计划安全, 领料安全, 运输安全, 入库安全, 出库安全, 使用安全。从基层开展的第一道工序开始抓安全, 如计划申报的物资规格型号是否正确, 有无安全使用隐患方面的考虑, 领料时防止磕磕碰碰和意外伤害, 运输路途中的捆扎束缚和易燃易爆物资的小心运输处理, 入库时安全核对和轻拿轻放, 出库时帐务安全和随箱资料安全, 有无向物资使用人员说明操作规程, 交代注意事项等。
计划管理流程
安徽采油厂的物资计划管理, 就是按照经济规律要求, 贯彻执行局厂两级的方针政策, 不断地发现和解决物资资源和需求之间的矛盾, 搞好物资供需平衡, 科学地组织好物资供需衔接, 努力做到经济合理地使用物资资源, 在保重点生产建设任务的基础上, 促进经营工作。我单位计划体系主要包括月度物资计划、工程用料计划、零星急用料计划、自购材料计划和物资平衡计划。物资计划编制主要是依据各单位的生产施工所需。
流程:基层单位要有主要领导负责, 保管员、材料员、核算员对其承担责任, 在制度范围内把准备工作和上期物资计划供应情况, 及时向主管领导汇报, 编制的物资计划要经过领导申核, 然后在约定的时间内报给上级主管部门;专业部门申报物资计划要事前掌握专业物资的库存量和将要开展的任务量, 落实好物资的需求量和生产任务的时限性之间关系, 然后有针对性地上报物资需求计划;临时急用料计划是指现场施工或者突发性事件引起的物资需要计划, 为合理组织生产计, 可以在征求物资主管部门意见后实施, 但事后必须补报计划;自购材料计划原则上是用于车辆外出用料、厂办公用品采购以及其它需要进行自购的物资计划, 由自购行为较为集中的单位或集体进行申报 (在此说明一点, 供应站油品质量符合要求, 远途行驶不要在天长范围内加油, 发生自购行为由其个人负责) 。另外, 大型外单位施工工程用料计划, 由施工单位申报, 厂工程主管部门负责按照图纸审核, 报物资主管部门批准, 交供应系统采购, 必须说明一点, 申报计划和供应开票时必须注明工程名称、需求量和时限要求, 便于财务人员核算。总之物资计划管理按照分类别分项目申报, 要有规范的名称、规格型号、用途、数量、单位、计划价格、金额、供应时间要求和其它注意事项, 避免出现意外情况。经物资主管部门核验的月度计划和单台 (件) 价超两仟元的物资报厂主管领导批准后交供应系统采购, 厂物资主管部门负责计划督促落实工作。
把住两关是搞好物资计划的关键, 一是把好计划控制关。了解生产动态, 掌握一线信息, 让计划有落实基础和针对目标;二是把住结算关, 对应计划予以审核结算, 坚持计划外物资、计划内控购超量物资不予结算的原则。
物资统计流程
做好物资计划的统计工作, 保证计划无遗漏;月度物资供应情况统计;月度库存物资情况统计;重点物资 (燃料、化学药剂、油管杆、重点井下工具等) 使用情况统计;供应及时与质量处理情况统计;物资平衡情况统计;专项统计。基层单位统计与物资部门统计互相对照, 相互补充, 相互印证。
利用统计工作做好拨入量分析、消耗量分析、库存分析、物资收支存平衡分析、库存对生产保证程度的分析等, 以统计分析来加强物资供管用工作, 保障生产经营健康有序运行。
库房管理流程
库房管理是基层物资管理的重要内容, 是保障基层组织生产的必备条件, 是保证库存物资原有使用价值的重要手段, 可以促进物资流通时间的缩短和流通费用的节约, 规划好库房管理流程对基层物资管理工作具有指导意义, 基层库房管理是保障生产的基础, 与其它工作紧密联系。保管员要随时了解和掌握库存动态, 对常用物资和重点物资做到时时清楚处处明白, 收支存情况烂熟于心, 具有物资管理基本功和积极性。
保管员验收材料员领购物资, 办理入库, 下帐, 归类摆放, 定期保养, 帐卡物对应, 收发存按规程办, 定期就无动态物资进行清查分析, 反馈物管信息, 配合材料员做好物资申报工作等。动态管理库房, 平衡物资进出, 物资出库实行先进先出的原则, 程序上执行核算员出票, 领料人员和队 (站) 主管领导签字, 凭证印鉴是否齐全, 数字、单价、金额检查无误, 做好备料时的品名、规格、实物量等与帐卡对应工作, 认真复核、点交、清理和结算。
废物处理流程
废旧物资的处理是物资管理的一项不可忽缺的内容, 对待这项较为敏感和关注的工作, 必须要有严格的组织程序、详细的操作办法、周全的处理方式。为此, 我们成立了废旧物资处理领导小组, 确立了参预部门的人员, 制定了处理程序, 明确了处理范围, 形成了规范化的处理流程。在基层申报的基础上, 采用激励手段堵住了一些废旧物资的流失。处理小组首先对申报的物资进行鉴定, 能够修复的一律不许作废品处理, 少量的采用小组先定价的办法, 价格原则是比废旧物资回收公司回收价要高, 处理给正规单位;一定量的采用竞价招投标形式。处理过程中采用小组成员与基层单位相结合的原则, 一般情况下小组成员不少于两家, 装车、过磅、交款必须有财务科或者纪检监察科负责监督。修旧利废我们每年要集中性开展两次, 先有基层单位申报, 修旧利废领导小组 (由安全、机动、技术、财务、计划科组成) 查验批复, 对修理对象严格把关, 以正规书面形式下达同意修复通知书, 修好后由小组鉴定验收, 并回收到专用库房保管, 生产需要时调拨使用。
质量计量流程
物资的质量和计量事关生产大局, 没有质优和定量的产品, 就无法推动生产运转, 进而延误生产, 甚至可能造成生产受损。为了减少损失, 降低质量计量事故发生率, 首先从物资供管用的全过程加强监督, 建立起从头到尾相辅相成的质量计量控制体系。从供应领料的第一关起, 要求对照产品资料认真核验, 使用的产品出现问题基层单位及时向物资部门反馈信息, 由物管部门负责督促供应系统处理, 退货、更换、直到赔偿损失;第二关就是质量访问制度, 定期组织两个供应站到基层单位进行质量访问, 双向互动沟通。下一步我们想把访问的范围扩大, 延伸到专业物资部门, 进一步以此为推动力, 促进物资质量的不断提高;第三关就是加强同类物资使用效果的调查分析, 追根溯源, 有比较有选择, 引进不同厂家产品试验, 进行价效对比, 从而把质量计量工作引向深入。