高校图书馆档案管理论文

摘要：随着信息技术的发展与互联网的普及，社会进入大数据时代。高校图书馆的档案管理工作在大数据背景下，已经无法满足高校档案管理的实际需要，急需与时俱进地采用有效对策，提高自身的管理理念、管理方法与管理手段。以下是小编精心整理的《高校图书馆档案管理论文(精选3篇)》，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

高校图书馆档案管理论文 篇1：

高校图书馆档案管理信息化现状与对策

摘 要:文章通过分析高校图书馆档案管理信息化的基础设施、技术手段、制度导向等方面存在的问题,结合当前高校图书馆档案管理信息化的现状和趋势,提出了高校图书馆档案管理信息化的对策和建议。

关键词:图书馆;档案管理;信息化

高校图书馆档案工作的内容主要包括图书馆经费档案、财产档案、人事档案、文件档案、文献采购档案、读者档案、借阅档案、文献典藏档案、情报交流档案、重点学科及课题跟踪等,它是高校图书馆工作中的一个重要组成部分,对高校图书馆的发展具有重要作用。信息时代人们的生产方式、工作方式、学习方式、交往方式、生活方式、思维方式等都发生了较大的变化,传统的高校图书馆档案管理方式在安全性、高效性、便捷性等方面都不能适应信息时代的要求,人类社会信息记录已从纸张信息走向数字化和网络化。高校图书馆档案管理工作应充分利用信息网络技术带来的新契机,利用信息网络正在迅速地向着集成、高性能、智能化方向全面展开的大环境更好地发展档案事业,以科学化和技术化的手段管理图书馆档案,从而逐步实现图书馆档案管理的现代化,以适应高校改革与发展的新需要。因此,研究高校图书馆档案管理信息化问题具有重要的现实意义。

1高校图书馆档案管理信息化存在的问题

信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力,并使之造福于社会的历史过程。进入21世纪以来,现代信息技术广泛普及的基础之上,社会和经济的各个方面发生了深刻的变革,通过提高信息资源的管理和利用水平,在各种社会活动的功能和效率上的大幅地提高,促使人类社会的物质和精神文明达到了一个新的水平。然而,由于基础设施和技术应用不到位等原因,高校图书馆档案管理中信息化程度并不高。

①高校图书馆档案管理信息化所需基础设施、设备条件和技术手段还相对比较落后。然而,由于高校图书馆档案管理信息化所需基础设施、设备条件和技术手段还相对比较落后,目前高校图书馆档案管理信息化水平还比较低。随着时代的发展、办公形式的进步,高校的教学、科研及其他活动中越来越多的依据声像档案。它真实、形象、鲜活地记载了活动、事件的面貌,是一种最直观、最真实的档案材料, 也是高校及图书馆建设和发展的宝贵资料。但我们在工作中往往忽视了对声像档案的收集和利用,使声像档案失去了其应有的作用。因此,我们应增加一些高档的声像设备,加强声像档案的管理和利用,同时提高计算机、局域网和公共网的建设,促进高校图书馆管理信息化水平的不断提高。

②高校图书馆档案管理信息化服务层次低。目前,高校图书馆档案管理信息服务主要还是在对档案资源的登记、保管,只是为部分人提供阅览、简单的咨询和导读、复印等外部层次上。随着高校基础设施建设的加强,设施设备条件进一步完善,校园网普遍建立,为高校图书馆档案管理工作提供了很好的平台。然而,高校图书馆信息化服务网络平台的建设并不理想。在高校图书馆档案管理中,计算机网络的共享性优势没有得到很好的发挥,我们的高校图书馆档案信息并没有提供网络信息服务,也没有建立能让读者进行交流网络平台。信息化服务层次还比较低,网络资料、档案文献报道、专题提供、资源共享等深层次服务还没有形成。

③高校校园网逐步建立,但校园网的利用不够充分,还未建立起高校图书馆网络远程用户平台。在过去很长一段时间里,由于高校图书馆档案管理传统工作方式所形成的思维和方法上的定式,使得图书馆档案管理工作者在思想观念上难以将现代化管理引入到档案工作中来。尽管计算机普及程度已经较高,校园网已经逐步建立,但是,高校图书馆档案管理中没有充分发挥现代网络技术的作用。图书馆档案信息基本上是局限于本校,至多就是本地区,基本没有实现远程存取服务,很少有高校图书馆建设有远程用户也可以非常方便地利用图书馆档案信息的网络平台。近几年,电子信息技术的迅速发展和对社会生活的巨大影响,虽然已经让档案工作者认识到计算机、网络等可以大大提高档案管理工作的效率和信息化水平。但是对于如何构建图书馆档案管理信息化服务平台,相当多的档案管理工作者并没有站在资源充分共享与利用和学校改革与发展的高度,从更深层次上认真思考信息化给档案管理带来的机遇。可见,不仅高校图书馆档案管理对校园网尤其是远程网的利用不够,高校图书馆档案管理工作者的计算机水平也需要进一步提高。

2高校图书馆档案管理信息化趋势与必要性

随着计算机和网络技术的广泛应用,利用计算机和网络技术来辅助高校图书馆档案管理工作已成为高校图书馆档案管理信息化的必然趋势。目前高校图书馆档案管理工作正朝着现代化、信息化、网络化档案管理的方向转变。计算机网络信息的一个突出特点就是资源的共享性,高校通过建立一定图书馆档案处理系统,就可以将图书馆档案信息通过网络空间实现资源共享。图书馆档案管理过程中的信息收集、分类、检索、传递都可以通过网络进行,据此,图书馆档案用户不仅仅局限于本校、本地区,还可以为远程用户使用图书馆档案信息资源提供非常方便的服务。如以word文件、PDF文件、Excel文件、Flash文件等数字化文件和声像资料的存在形式不是直观的纸质文件,它是借助现代办公设备才能阅读利用文档,数字化文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理,还可以通过网络迅速传递,共享利用极其方便快捷,不受时间和距离的影响。图书馆档案管理工作必将随着计算机信息技术的发展发生更加深刻的变化。当然,这种变化不是等来的,我们有必要积极主动的进行高校图书馆档案管理信息化改革,通过建立高校图书馆档案管理校园网,加快高校图书馆档案管理信息化进程。

高校图书馆档案信息化管理的主要特征就是档案资源的数字化,服务的网络化。信息技术在高校图书馆档案管理中的应用给传统的高校图书馆档案管理带来了生机和活力。长期以来,高校图书馆档案都是以纸质的实物形式存在,这给档案信息的采集、保存和利用带来管理成本高、查询困难、信息无法提取和无法共享等一系列问题。传统的档案管理机构间是相互隔离的,信息化的发展为这些机构间的信息共享提供了可能,尤其是网络技术和分布式存储技术的应用,使得各个档案管理机构间的档案信息能够得到高效整合,通过档案信息在不同机构间的重新划分与组织,从而逐步建立起各有特色、互为补充的档案信息管理体系。随着计算机和现代通讯技术在各个领域的不断普及应用,近年来高校图书馆档案管理也随之由传统的纸质文件等物质形式逐步向数字文件形式转化。借助计算机和通信等技术,可以实现图书馆档案管理的信息化,有效解决传统方式的检索难和共享难的问题。与纸质文档相比,数字化文件归档更加高效。数字化文件从起草、修改到印发都在计算机上进行,由于数字文件便于修改、便于复制、便于传递等特性,使得档案资料管理变得更加便利,人们可以在计算机上随时利用图书馆档案资源。特别是在高校图书馆档案管理信息化过程中,一些新的技术可以应用于对档案信息的深层次挖掘中,如智能信息检索和多维检索技术就可以完成在传统档案管理中无法完成的工作,从而使高校图书馆档案信息的社会、经济价值得到充分发挥。目前,越来越多的高校利用计算机进行图书馆档案的查询检索、辅助立卷、目录编制、数据统计等业务。尽管由于软件、人员素质等方面的原因,目前图书馆档案的计算机管理还不尽如人意,但已向现代化档案管理迈出了一步。

总之,利用计算机信息技术管理高校图书馆档案是未来发展的必然趋势。所以,在现阶段我们不但要丰富图书馆档案收藏内容,还要做好高校图书馆档案的分类,同时要大力开发档案信息资源,着力将图书馆档案资源转化为数字信息资源,在高校图书馆档案管理工作中不断地树立信息服务、信息化管理的意识。利用现代化的管理手段,做好图书馆档案管理工作,加快图书馆档案管理信息化的进程,从而更好地发挥高校图书馆档案的价值。

3对策与建议

①加强计算机网络等基础设施建设。目前大部分高校图书馆已采用计算机管理,从一般的文献借阅到高层次的情报服务都已实现计算机化。高校图书馆档案管理也要适应现代化发展要求,加强计算机等设备的配置和网络技术在高校图书馆档案管理中的应用,利用计算机进行档案管理,发挥网络的信息资源共享功能。根据高校图书馆档案管理与图书馆其他业务相结合的原则,有些档案可以利用图书馆的计算机管理软件进行归档,有些档案可以单独编制应用软件,实行档案的计算机网络化管理。

②提高图书馆档案管理信息服务层次。要解决高校图书馆管理信息化进程中存在的问题,充分发挥高校图书馆档案的优势与潜能,当务之急是规范图书馆档案管理,使档案管理走上标准化、规范化的科学轨道,实现档案管理的网络化、信息化,提高高校图书馆档案管理信息化服务层次。传统的档案信息服务基本上是手工操作下的档案资料查阅,信息化手段能够有效提高高校图书馆档案管理效率,规范管理流程,从而提高高校图书馆档案管理信息化服务的质量和层次。在高校图书馆档案管理信息化过程中,利用计算机技术建立的面向服务者的档案服务系统,与档案信息利用者间建立及时、有效、直接的沟通,提供多种方式的可靠、稳定、高质量的信息服务,有效提高档案信息服务的质量。

③有效充分的利用网络信息平台。高校图书馆档案工作,要充分利用计算机进行档案管理,对档案资源进行深入的开发和利用,改变图书馆档案管理的封闭或半封闭传统模式,不再只重视藏不重视用,避免造成图书馆档案资源的闲置和浪费。根据档案管理与图书馆业务相结合的原则,对能利用图书馆计算机管理软件进行归档的档案可以单独编制应用软件实行档案的计算机网络化管理。借助计算机网络等新技术建立图书馆档案网络信息平台,提升图书馆档案管理工作的整体水平,实现网络资源的远程共享。

参考文献:

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作者：杨翠华

高校图书馆档案管理论文 篇2：

大数据背景下高校图书馆档案管理对策研究

摘 要：随着信息技术的发展与互联网的普及，社会进入大数据时代。高校图书馆的档案管理工作在大数据背景下，已经无法满足高校档案管理的实际需要，急需与时俱进地采用有效对策，提高自身的管理理念、管理方法与管理手段。为此，本文概述了大数据背景下高校图书馆档案管理的优势，深入分析了目前高校图书馆档案管理的缺陷，并提出了大数据背景下高校图书馆档案管理的具体对策，以供参考。

关键词：大数据;图书馆档案管理;优势;缺陷;具体对策

大数据时代的来临，打破了社会各行业的传统管理模式，以先进的大数据管理方式，丰富了各行业的数据规模与数据数量，进而提高了各行业的工作效率与工作质量。但是目前许多高校图书馆档案管理却没有全面采用大数据管理模式。积极探究与应用科学的高校图书馆档案管理对策，提升高校图书馆的实用价值与服务性能，促进高校图书馆的长远可持续发展，成为许多高校图书馆管理人士的一项必要工作。

一、大数据背景下高校图书馆档案管理的优势

大数据背景下，采用大数据技术方式开展高校图书馆档案管理工作，具有以下四方面的显著优势。

1.能够实现档案虚拟存储，降低档案管理成本

随着时代的发展与高校历史的延承，高校图书馆收藏的图书与其它纸质档案数量越来越大。这些纸质档案中有很多都记载着学校几十年甚至数百年的发展历程与历史荣誉，十分珍贵，具有巨大的永久保价值。但是纸质档案的保存工作并非一件易事，在保存过程中，很容易受外界因素影响而发生不同程度的受潮、破损甚至遗失，大大降低档案资料的完整性。且即使保存完整后，工作人员在需要检索时，也较为困难，这些都将增加高校图书馆的档案管理成本。而在大数据背景下，开展高校图书馆档案管理工作，就可以及時高效地将之前大量纸质档案通过相关的大数据技术及时转化成海量虚拟数据信息，有效节省了档案存储空间，同时图馆档案管理人员也可以在需要时，不受空间限制地对档案进行检索、复印与存储，这些都将显著降低档案管理成本。

2.能够实现档案永久存储，确保档案完整性

高校图书馆档案大部分都是藏书与一些其它形式的纸质档案，经过长时间的借阅、浏览后，会无可避免地出现画面污染、纸张破损和纸张遗失等不良情况，很难永久地保存下去。而在大数据背景下，就可以利用大数据技术将物质化的纸质档案信息转化成虚拟化的数据档案信息之下，实现永久存储，有效避免因人工管理不善引起的档案受潮、破损与遗失状况，最大化确保档案的完整性。

3.能够实现精确高效的档案检索，提高档案管理效率与质量

在传统模式下，高校图书馆档案在保存完成后，需要鉴定与参考时，检索起来通常较为麻烦与困难，需要耗费较多的人力、物力资源，档案管理质量较低。而在大数据背景下，高校图书馆档案检索只需要通过相关的档案管理技术，很快就可精确检索到所需档案资料。这就极大地简化了档案管理的流程，提高了档案管理效率与管理质量。

4.能够实现档案信息专业化管理

大数据技术在实现过程中，主要是通过先进的分布式架构方法来进行不同程度的信息处理。而目前许多高校图书馆档案管理人员对此技术了解有限，应用起来较为困难。在大数据背景下，开展高校图书馆档案管理工作，必然需要相关图书馆档案管理人员积极革新档案管理理念，主动学习数据分布式架构技术知识，这就间接提升了高校图书馆档案管理的专业化水平，有助于实现档案信息的专业化管理。

二、目前高校图书馆档案管理的缺陷

1.重视存档，忽略采集

在传统图书馆档案管理过程中，档案采集环节主要是依据相关规定与标准，将档案资料科学划分为人力资源、党政、财务、专业技术、音像制品等多方面的档案信息，它注重的是对各方面总结性档案信息的收集，对于采集环节之前的各项准备工作，却鲜有考虑与涉及，从而使得许多档案信息的采集仍然以之前的理论结果为定性依据，忽略了对档案显现出的问题与矛盾进行相应的管理分类。

2.部分管理人员职业素质不高

就目前高校图书馆档案管理人员的队伍组成而言，有很大一部分档案管理人员属于兼职性质，其自身所具备的档案管理专业知识有限，管理水平与管理技能不高。这就使得部分高校图书馆虽然已经展开了档案资料的数字化存储与管理工作，但实施程度较浅，仅限于简单的数据存储与数字加密，没有展开更深层次地档案信息系统化分级处理工作。

3.管理模式较为单一

由于目前我国许多高校图书馆的档案管理人员十分看重档案资料自身具备的历史价值，所以在档案管理过程中经常耗费较多的人力、物力来分析、研究与考察某些档案资料的历史特征。长期下来这样就在图书馆档案管理方面形成了单项管理的固化模式。在这种管理方式下，相关档案信息很难得到有效优化与全面的开发利用，最终严重降低了图书馆档案管理的质量，也无法充分发挥出图书馆档案的实用价值。

4.管理理念落后

高校图书馆档案管理理念直接影响着其档案管理方法与管理质量。目前在大数据背景下，许多高校图书馆在开展档案信息数字化管理过程中，只是对档案资料进行了不同程度的数据管理与利用，并没有引进先进的管理理念与科学系统化的数据档案管理机制。尤其是在管理与归纳一些较为重要的档案资料时，很多还主要依靠传统落后的人工方式。这样既耗费了较多的人力、物力成本，也阻碍了高校图书馆档案管理工作的长远可持续发展。

5.档案管理机制不完善，共享机制不规范

在大数据背景下，高校图书馆档案资料主要是以电子信息形式存储在电脑硬盘中的，而以相关管理软件为载体实现信息传递与共享。但是现阶段我国高校图书馆在进行档案管理时，很多都过分重视计算机等硬件设施的应用，忽略了相关管理软件的应用。这样就将导致管理软件一旦出现问题，许多档案信息资料将会随之丢失，难以修复。同时图书馆档案资源的共享形式也极为有限，主要是学生与学生之间的档案资料传递共享、图书馆和学生之间的档案资料传递共享，这样就极大降低了图书馆档案资料的共享价值与图书馆档案资料的有效利用率。所以，在大数据背景下，高校图书馆应该更加关注与积极推进档案资料管理体制的完善与信息共享工作，在科学制定完善的档案分级管理制度基础上，通过创建档案资料大数据分级共享平台，实现图书馆电子档案资料的分级别管理，以切实提升图书馆档案资料的有效利用率，充分发挥图书馆资料的相关利用价值，更好地为全校师生进步与学校发展服务。

6.管理风险较高，档案资料安全系数下降

在大数据背景下，开展高校图书馆档案管理工作虽然具有诸多优势，但这并不能覆盖其管理风险较高，档案资料安全系数下降的缺陷。因为在传统档案信息管理过程中，工作人员只需在人、物两方面做好充足准备，就可以有效确保档案资料的安全性。而借助先进的数字化技术进行档案信息虚拟化采集、存储、管理，一旦计算机受到病毒入侵，黑客攻击或者计算机运行出现故障等，都有可能造成档案信息存储障碍，导致信息存储异常或丢失。

三、大数据背景下高校图书馆档案管理对策

1.创建健全完善的档案数据库

在大数据背景下，档案管理人员是通过数据库来全面记录与管理所有档案信息的，所以创建健全完善的档案数据库是高校开展图书馆档案管理工作的前提与基础。在创建档案数据库的过程中，工作人员需要坚持准确与稳定并行的原则，使创建出的档案数据库能够精确地反映出档案信息的历史变化情况。在具体的操作中，工作人员一方面需要详细地将所有信息数字化，同时将不同时期的具体档案管理信息可视化呈现。而中心档案数据库的功能则主要是记录管理档案。当反复查询相关档案数据时，档案数据库中的档案信息内容也应做到毫不变动。当进行不同类型档案管理时，则需要利用数据仓库分布式管理方法创建相应的子数据库。但值得注意的是在大数据背景下，通过大数据技术对档案信息进行数字化处理与管理也不绝对安全，仍然有可能因为多种原因出现不同程度的档案信息资源丢失或者被不法分窃取的不良状况。这就需要高校图书馆档案管理人员深入了解与精确把握现代化信息技术的发展状况与革新趋势。在最先进的科学管理理念指导下，应用合适的数字化技术尽可能构建较为健全完善的档案数据库。

2.强化档案管理人员职业技能

高校图书馆档案管理人员的素质直接决定着高校图书馆的档案利用率。在大数据背景下，数据可视化、人机密切结合是高校图书馆档案管理人员应该具备的主要职业技能，所以要真正实施高校图书馆档案管理数字化工作，高校图书馆档案管理人员首先应该主动强化自身的职业技能，从多个视觉角度充分认识与深入感知大数据。同时有能力利用影媒体、文献检索技术等先进技术深入分析、研究并可视化大数据信息，以深度挖掘出信息的有效价值，更好地为全校师生服务。而高校单位也要积极做好图书馆档案管理员工的技能培训工作，对现有员工进行系统的计算机技术与档案管理知识培训，争取能将他们打造成一支既懂得相关计算机技术又具备丰富档案管理知识的现代高素质复合型人才。

3.制定规范科学的数字化档案制度

在大数据背景下，开展高校图书馆数字化管理工作是一项繁重的复杂性工作，它需要将之前漏缺的档案信息资源重新归纳，而后以标准化、规范化的信息格式，有效整合、加工与处理诸如图片、文字、视频等不同类型的档案信息。而制定规范科学的数字化档案制度，则是有效保证这项艰巨繁杂工作顺利开展的依据和基础。在实际操作中，一方面各部门之间要不断加强沟通与合作，依据制度规定，做好归档范围内的各种档案信息整理、采集与移交工作。另一方面图书馆要及时购买先进的档案管理软件，通过对先进档案管理技术软件的有效应用，提高档案管理工作的科学性与时效性，有效推动高校图书馆档案管理数字化工作的顺利开展。

4.构建完善的档案运行管理评价机制

在大数据背景之下，档案数据库的创建显著降低了高校图书馆档案管理人员的工作强度与工作难度，突破了档案管理工作的空间限制，极大地拓展了图书馆档案管理人员的工作范围，从而使得档案管理人员能够充分利用档案管理评价日志来正确分析与评价档案信息。在实施具体评价时，一方面工作人员要科学合理区分档案信息的归案类别、归档质量、具体的服务使用状况。另一方面工作人员需要依据高校图书馆档案的实际状况，严格遵守先进的评价观念，不断对档案管理评价运行机制进行改进与完善，适时地引入先进的管理评价模块，有效确保整个档案管理运行评价机制的透明性、科学性与有效性。

5.创建科学的图书馆档案信息管理安全防范机制

在大数据背景下，高校图书馆档案管理主要是通过相关的数字化技术与网格技术来实现的，这就决定了其并非绝对安全，也会存在不同的信息安全漏洞，出现不同程度的档案信息安全事故。这就需要相关管理人员尽早创建出科学的图书馆档案信息管理安全防范机制，通过相关的档案检索登记机制与档案保密机制等，有效提升图书馆档案管理的安全系数。

6.给予读者一定的档案资源开发权

大数据背景下，档案管理的数据信息有着集中性与广泛性兼并的特征，实现了档案信息资源的有效归纳、处理、分析与总结。而高校圖书馆档案管理工作在展开过程中，也应该积极利用大数据优势，在完成基本的档案数据归纳、分析与总结基础上，进一步提升档案资源的信息价值。这就要求其在进行资源共享时，适度允许读者进行一定的档案信息存储与索取，从而使得读者既是档案信息资源的开发者，也是档案信息资源的利用者。海量档案信息通过大数据平台汇聚与融合，而后以更加详细与具体的分类被读者所索取，这样就有效提升了高校图书馆档案信息的利用价值，方便其更好地为高校师生服务。

四、结语

总之，目前我国高校图书馆档案管理中普遍存在着管理模式单一，管理理念落后等多种问题。而在大数据背景下，推进高校图书馆档案管理工作，可以实现图书馆档案信息的永久化、虚拟化存储，显著降低其档案管理成本，切实提升其档案管理效率与管理质量。所以高校图书馆档案管理人员要积极采取相应对策，开展好图书馆档案管理数字化工作，以有效确保高校图书馆档案资源的真实性、完整性，充分发挥高校图书馆档案资源的应用价值。

参考文献：

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[7]刘 荣.大数据背景下的高校图书馆档案管理策略[J].企业文化（下旬刊），2019

[8]左紫平.关于大数据背景下的高校图书馆档案管理策略探析[J].散文百家（下），2018

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[10]李 伟.试论大数据背景下高校图书馆移动信息服务优化策略[J].科教导刊（上旬刊），2017

[11]袁雪青.大数据时代高校图书馆核心业务的新发展探究[J].科研信息化技术与应用，2016

[12]赵振营.大数据环境下高校图书馆嵌入智库建设模式探讨[J].中国中医药图书情报杂志，2017

[13]张 辉.大数据背景下高校图书馆数字资源服务创新[J].河南图书馆学刊，2017

（作者单位：广东工商职业技术大学）

作者：张雪芳

高校图书馆档案管理论文 篇3：

高校图书馆档案管理工作现状及对策研究分析

[摘 要] 高校图书馆档案作为一种文献，是高校图书馆工作的一个重要的信息组成部分，它随着高校 图书馆的产生而产生、发展而发展，它客观真实地记载着高校图书馆各历史时期的发展轨迹。当前高校图书馆档案工作，特别是在档案的管理和利用方面还存在许多有待解决的问题。因此，如何在新形势下加强高校图书馆档案管理工作，更好地为高校图书馆事业服务是值得认真研究和解决的一个重要问题。本文中作者从高校图书馆档案管理工作的重要性谈起，针对目前高校图书馆档案管理工作存在的问题进行深入分析并试着提出一些解决对策。

[关键词] 高校图书馆档案工作现状措施

档案，是组织和个人在社会活动中形成的、作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表及其他各种方式的信息材料。高校图书馆档案作为一种文献，是高校图书馆工作的一个重要的信息组成部分，它随着高校图书馆的产生而产生、发展而发展，它客观真实地记载着高校图书馆各历史时期的发展轨迹“努力采用现代化的手段，不断改善服务质量，把档案工作提高到一个新水平”是胡锦涛总书记在全国档案管理工作会议上提出的要求。由此可见，档案管理工作是学校的重点工作之一，尤其近几年，伴随着普通高等学校办学规模的壮大，图书馆也随之发展壮大，馆员队伍得到扩充，业务范围不断扩展，更因普通高等学校本科教学水平评估的具体要求，使得图书馆在教学和科研中的重要作用越来越明显。

一、高校图书馆档案管理工作的必要性及作用

1、为高校图书馆发展提供依据和参考

信息是决策的基础，档案是图书馆活动的原始记录，是图书馆各项工作最真实最可靠的信息。图书馆领导的决策、政策的制定、未来的规划是以这些及时、全面、准确反映图书馆发展概貌、活动规律档案信息资料为依据；图书馆人力资源建设是图书馆发展建设的决定因素，而系统、翔实的档案信息资料，是图书馆领导进行人才规划、人员培训、图书馆内部职务认定、专业职称考评的重要参考；图书馆信息资源建设和读者服务等基础业务工作，只有在不断总结的基础上才能不断提高，图书馆业务档案收集归纳了日常管理和业务流程中各类统计数据和统计报表，客观真实地再现了图书馆业务活动实际情况，是随时作为分析总结业务工作必不可少的一手资料。

2、是高校图书馆科学管理的中介和载体

档案建设水平是高校图书馆管理水平的重要标志，没有完善健全的档案体系，不可能有良好的管理。高校图书馆档案是在工作中形成的，直接反映工作中的成果和教训，能够体现图书馆的工作特点和活动规律，由此成为管理活动的中介和载体，为高校图书馆的科学管理提供了一个平台。高校图书馆档案的归档范围涵盖图书馆的各项业务活动，通过这些资料，可以全面了解图书馆工作的全貌，及时迅速地发现问题，总结经验，提出最优决策，达到改进工作、实现科学管理的目的。同時，档案工作又是图书馆科学管理的重要内容，是图书馆自身科学管理的重要手段。管理者也可以通过档案资料的标准化、规范化工作，实现对图书馆各项工作的标准化、规范化管理，从而发挥档案对各项工作的促进作用，提高了图书馆的实际工作水平。

3、为图书馆学研究和教学科研提供文献保障

高校图书馆的档案信息资料，是高校图书馆自身发展建设的第一手资料，详细记录了不同时期、不同阶段的图书馆组织机构、人员编制和各时期取得的成绩和科研成果等信息，翔实可靠。因而，它可以为图书馆的业务探讨、学术论文的撰写提供可靠的文献保障。

二、高校图书馆档案管理工作现状及分析

高校图书馆的档案信息资料，是高校图书馆自身发展建设的第一手资料，详细记录了不同时期、不同阶段的图书馆组织机构、人员编制和各时期取得的成绩和科研成果等信息，翔实可靠。因而，它可以为图书馆的业务探讨、学术论文的撰写提供可靠的文献保障。

1．档案意识淡薄，主体观念不强

由于思想认识上的偏差，许多人包括部分领导在内还没有充分认识到图书馆档案工作的重要性，片面地认为“档案工作是学院档案室的事情”，与自己从事的工作无关，因而，缺乏搜集档案的主动性。其实这种观点是非常狭隘的。档案形成分散性的特点，决定了学院档案室与其他部门工作是息息相关的。图书馆档案是图书馆工作人员从事工作活动中形成的珍贵资料，也是图书馆工作成果的综合反映，应当成为学院档案工作的主体和学院综合档案室的重要组成部分。

2、档案管理制度相对滞后

目前大部分高校图书馆没有建立一套适合本馆的档案管理制度，没有制定档案管理的统一标准，缺乏统一管理，很多文件材料没有进行整理归档，只是杂乱地放在一起，管理混乱，对许多案卷没有进行分类、标引，缺乏系统性和完整性，给查找利用带来困难；办公室对图书馆的日常管理档案还比较重视，但对各业务部门提交的业务档案没有统一的要求，提交的业务档案有采用打印的，但纸张不统一；有直接手写的，用什么纸张就不用说了。如此的档案资料装订起来很是麻烦，即使装订，也不美观；更不用说电子档案了。

3、人员游离不定，管理水平偏低

一直以来，图书馆没有指定专人负责管理馆内形成的档案材料，而是交办某个工作人员兼管档案管理员角色，完成向学院档案室整理立卷移交归档上年度图书馆形成的有关档案工作。由于档案管理组织机构不健全，岗位职责不清、责任不明，加之兼职档案管理人员不固定，没有经过专门培训，业务素质参差不齐，导致档案工作被动落后疲于应付，以单一的手工操作为主，检索速度缓慢利用效率低下，与快速高效的利用需求和现代化的发展要求极为不协调。因此，如何在新形势下加强高校图书馆档案管理，更好地为高校图书馆事业服务是值得认真研究和解决的一个重要问题。

4．档案管理工作不到位

图书馆档案是图书馆发展变化的历史见证，是图书馆管理的重要依据，具有重要的参考保存价值。但在高校，图书馆档案管理工作并没有受到应有的重视，具体表现在：一是缺乏专职档案员负责图书馆档案的收集、整理、归档工作。高校图书馆档案工作大都是办公室人员兼职，而没有安排专人去负责。众所周知，档案工作是一项长期而复杂的工作，不可能一蹴而就，它是日积月累而成的。没有专人管理会使多数应归档的文件散落于不同的经办人手中，最终会导致档案材料的不完整、不系统，这样图书馆的档案工作永远都做不好。二是无专用档案室，档案没有集中统一管理。现时的档案材料大多放于纸盒或文件盒中，缺乏保护措施。材料长期堆放，导致文献不断膨胀，这都不利于文献资料的开发利用。

三、改进高校图书馆档案管理工作的对策分析

高校图书馆档案作为高校图书馆工作的一个重要组成部分，具有很强的信息利用价值和信息传播功能，它真实地记载着高校图书馆各个历史时期的发展轨迹，对图书馆的未来发展能起到很重要的作用，如果忽视对这些工作材料的档案积累工作，这些成果将随着时间的流逝和工作人员的变动而趋于消失，给图书馆工作带来不可弥补的损失。鉴于高校图书馆档案管理中存在的问题，必须从以下几个方面着手解决：

1．加强组织领导，提高档案管理水平

（1）增强档案意识，从思想上引起领导的高度重视

图书馆全体特别是领导同志应从思想上高度重视高校图书馆档案工作，深刻认识到图书馆档案同图书资料一样也是一种宝贵的信息资源，对图书馆工作有着非常重要的参考意义。在争得领导对档案工作重视的基础上，逐步把图书馆档案管理列入领导议事日程上来，确定一名图书馆办公室配备的档案管理员负责全馆档案管理，这是搞好档案管理工作的首要问题。

领导重视是搞好档案管理工作的重要前提和关键。要做好图书馆档案工作，首先要积极争取领导对档案工作的支持。一个单位档案工作开展得如何，与单位领导的重视程度有密切的关系。因此，馆领导要亲自抓并主动参与档案管理工作。

只有图书馆各级领导及档案管理人员明确认识到图书馆档案对图书馆未来发展的重要性，从思想上给予重视，树立起存档意识，图书馆的档案工作才会有大的起色。

（2）加强计算机网络等基础设施建设。目前大部分高校图书馆已采用计算机管理,从一般的文献借阅到高层次的情报服务都已实现计算机化。高校图书馆档案管理也要适应现代化发展要求,加强计算机等设备的配置和网络技术在高校图书馆档案管理中的应用,利用计算机进行档案管理,发挥网络的信息资源共享功能。根据高校图书馆档案管理与图书馆其他业务相结合的原则,有些档案可以利用图书馆的计算机管理软件进行归档,有些档案可以单独编制应用软件,实行档案的计算机网络化管理。

2．完善健全档案管理制度

高校图书馆档案管理业务包括八个具体环节：档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案检索、档案编研、档案统计、档案利用，可以划分为两个基本组成部分，即档案基础工作和档案提供利用工作。为了将工作实践活动中产生的大量原始档案材料收集齐全方便利用，需要借助于科学的原则和方法即档案规章制度来管理档案，这是搞好档案管理的必要手段。建立健全完善的档案管理制度，是搞好档案工作的基础。图书馆应根据《档案法》和国家有关档案文件规定，结合本馆的实际情况，制定出适合本馆的档案管理制度。一是建立科学的档案组织管理和运作机制，不仅要把科学的管理制度形成文件，而且在收集、整理、鉴定、保管、利用等每一个环节上都必须制定出相应的规章制度，保管要求、保护措施和提供利用等方面都必须制度化、规范化。二是建立和落实各级档案管理工作责任制，明确个人职责，使图书馆档案的收集、整理、归档、保管等工作落到实处。三是建立健全各项规章制度，使档案管理做到按章办事、按规操作、有条不紊；做到妥善保管、万无一失。

3．加强档案信息资源的开发利用

档案的开发利用是档案工作的最终目的，只有积极开发利用信息资源，图书馆档案才有生机和活力。在开发利用方面，档案人员应做到以下几点：

一是加强图书馆档案的信息化建设。针对网络时代用户对信息需求快捷、方便、准确等特点，档案管理人员应利用现代技术对档案进行科学管理和深层次的开发。

二是在图书馆日常管理中，图书馆档案管理人员应配合领导决策，配合馆内各项工作及时准确地提交档案材料，为图书馆的各项工作服务。

三是搞好宣传工作，提高档案资源的利用率。档案资源共享是今后的发展趋势，重藏轻用的档案管理模式已不再适应当今社会的需要，因此，我们要加强图书馆档案工作的宣传力度，使用户真正认识到图书馆档案资料的存在价值。

4．划定归档范围，选派专人管理

从图书馆的管理和业务流程来看，高校图书馆档案主要有两大类：①图书馆日常管理档案(包括文書档案、业务档案、财会档案、资产档案等)；②图书馆的业务流程档案(包括图书个别登记账、图书总括登记账、报刊订购目录、图书入藏清单、期刊报纸签到单等)。明确档案归档范围，可以保证本馆档案工作的正常运行，这是搞好档案管理工作的关键所在。但高校图书馆档案管理工作是由兼职档案管理员具体操作的、馆内业务部门分工完成。对于日常管理档案采取集中管理方法，安排办公室专人负责全权办理。对于业务流程档案由各业务部门分散管理，便于各部门结合自己的业务进行管理与利用，同时调动个人和部门两方面开展档案工作的积极性，这是搞好档案管理工作的动力源泉。

高校图书馆是学校的学术中心，是学校的重要组成部分，高校图书馆档案也是学校档案的重要组成部分。做好高校图书馆档案工作，对于领导科学决策、提高图书馆的管理水平、对于学校的教学和科研都起着十分重要的作用。只有提高高校图书馆档案的管理水平，才能发挥其对教学的参考、指导作用，才能有效地促进教学管理水平和教学质量的提高。

参 考 文 献

1、李奕;地理教研组信息化建设[A];地理教育与学科发展——中国地理学会2002年学术年会论文摘要集[C];2002年

2、刘仕幅;支荣;;全面解读小汤山医院信息化建设[A];2003年全国医学影像技术学术会议论文汇编[C];2003年

3、王新华;加强信息化建设,不断提高社会科学管理手段[A];小康社会：创新与发展——2002?学术前沿论坛文集[C];2002年

4、王义新;孙小齐;;迎接西部大开发加快兵团信息化建设步伐[A];西部大开发科教先行与可持续发展——中国科协2000年学术年会文集[C];2000年

5、薛余超;黄洋;浅谈推进档案信息工作产业化[A];档案工作应对入世挑战学术研讨会文集[C];2002年

6、谭认;;我院信息化建设与深化改革的基本构想[A];全国测绘与地理信息技术研讨交流会专辑[C];2003年

7、樊向东;柳钢信息化建设的探讨[A];2004年广西自动化学会学术年会论文集[C];2004年

8、何杰民;试论地勘业信息化建设的现状与发展[A];资源·环境·产业——中国地质矿产经济学会2003年学术年会论文集[C];2003年

9、梁广南;工商行政管理信息化建设之我见[A];实践与思考——二OO四学会文集[C];2004年

10、彭兰英;新时期档案信息服务工作发展趋势初探[A];机关档案工作学术研讨会交流论文集[C];2004年■

作者：额尼日乐道格陶