地方高校图书馆档案管理论文

2022-04-29

【摘要】地方经济的发展离不开教育工作的发展和进步,教育工作的基石就是地方基础性教育。近些年来,随着教育工作的不断发展,地方教育工作有了很大进展,地方高校图书馆功能也不断拓展,地方高校图书馆在高校文化建设、数字化资源系统建设以及高校学生人格教育等方面都开始发挥更大的作用。今天小编为大家精心挑选了关于《地方高校图书馆档案管理论文(精选3篇)》,欢迎大家借鉴与参考,希望对大家有所帮助!

地方高校图书馆档案管理论文 篇1:

主体—内容—工具框架下高校图书馆档案社会服务效能的提升

摘 要:档案作为高校图书馆的重要资源,在推进高校图书馆参与社会服务中应该发挥其应有的作用。主体—内容—工具的分析框架与高校图书馆档案社会服务作用的发挥具有诸多的契合处。推进高校图书馆档案社会服务,具有历史逻辑、现实逻辑、时代逻辑和理论逻辑。依据主体—内容—工具的分析框架研究,当下高校图书馆档案社会服务还存在很多问题和困境,仍处于起步的探索时期。鉴于此,高校应该重视图书馆档案这种特殊资源社会服务的发挥,从服务主体建设、内容与项目开发、工具的选择和整合创新等视角积极推进档案参与社会服务,真正激活档案资源。

关键词:高校图书馆档案;社会服务效能;主体—内容—工具

图书馆作为高校的重要部分,在参与社会服务已经发挥了诸多作用,但是目前对于图书馆中的档案类资源社会服务功能挖掘还不够,没有激活起来发挥其应有的作用,彰显了实务界的探索不足;学界研究高校图书馆社会服务,更多的是研究一般图书资料下乡服务以及图书馆人员下乡服务等,对档案这种独特资源的社会服务功能研究关注远远不够,影响了研究空间拓展和内容的创新。为了全方位对高校图书馆档案资源的社会服务开展研究,笔者选取系统论和整体论的研究框架作为本文的理论分析框架搭建模板,能够进一步拓展学界的研究和更精准服务当下的实践推进。因此,从主体——内容——工具分析框架研究高校图书馆档案的社会服务问题具有一定的学术意义和现实意义。

1 研究简评与研究问题的提出

选择研究高校图书馆档案的社会服务问题,一方面是基于学术界的研究情况,二是基于当下高校图书馆可持续发展与社会服务的深入发展、整个社会主要矛盾转变后群众对美好精神生活的需求、社会文明程度提升等各个方面的考虑。

1.1 研究简评

一是研究视角上,学术界目前对高校图书馆档案社会服务的研究基本上还是从文化视角与校地合作的视角开展,档案强国、文化强国和服务强国的视角采用不足。

二是研究内容上,学术界目前对高校图书馆社会服务的研究,基本上主要还是研究高校一般图书的社会服务较多,对图书馆档案的社会服务研究显得有点缺位或者滞后,彰显学界一些研究者对高校图书馆档案资源的关注与重视度欠缺或者不到位。

三是研究方法上,学界对高校图书馆档案社会服务的分析框架上,一般停留在图书馆档案社会服务的原因、现状和对策上[1],这种因果式的研究方法虽然有用,但是不能很好把握高校图书馆档案社会服务的各个方面、各个环节和各个领域。

1.2 问题提出和研究的设计

基于上述学术界研究的情况,结合当下中国式现代化推进、中华民族伟大复兴的文化强国和国民素养提升等问题,特就该选题的背景和设计做一分析。

一是拓展研究视角,不仅仅局限于一般的文化服务视角,应立足国家治理现代化、档案强国和服务强国、文化强国等方面的融合,以此拓展研究的思路和空间。

二是研究理论框架和内容的建构上,以马克思主义社会学、后工业社会理论、知识社会学等方面理论为指导,将档案学、社会学等相关理论资源进行融合,试图建构一种档案社会学的研究内容体系,探讨如何档案的社会服务作用以及社会如何为高校图书馆档案的社会服务提供氛围、平台和机会等方面的相关问题。

三是研究方法的采用上,借鉴社会学的相关研究方法,采用系统论研究框架,将高校图书馆档案的社会服务作为一个系统工程来推进,关注其各个构成要件和环节,注重对档案社会服务系统进行解构型研究和整体重构性的研究,重点研究高校图书馆档案社会服务的主体、内容和工具等三个维度视角的相关内容和问题。

2 主体—内容—工具维度下高校图书馆社会服务的框架设计研究

如何开展高校图书馆档案社会服务的研究,一个关键和前提就是采用什么样的理论分析和阐释框架。主体——内容——工具的分析研究框架是一套比较实用的研究分析框架。本文将采用这套分析框架,对高校图书馆档案社会服务开展整体性研究。选取的理论和本文研究的框架设计如下:

2.1 选取主体——内容——工具分析理论框架的原因

开展高校档案社会服务的理论分析框架较多,但是选择一套可取的研究框架才是关键。高校图书馆档案的社会服务主要涉及到三个基本问题:一是谁来服务,二是服务什么,三是如何服务,也就是我们通常我们所说的,服务的主体、内容、工具等。因此,高校图书馆档案的社会服务与主体-内容-工具的分析框架契合。这是建构高校图书馆档案社会服务研究框架的前提。

2.2 高校图书馆档案社会服务的主体—内容—工具的研究框架构建

高校图书馆档案的社会服务主体是什么?这个方面主要涉及到研究谁来推动档案的社会服务。档案服务是一项系统工程,需要尽可能多的团体和个人参与,需要一种共同体类型的主体体系来协同推进高校图书馆档案社会服务。因此,研究高校图书馆档案社会服务的主体应该树立一种大主体建构的视域,积极探讨档案社会服务共同体的建构问题。

高校图书馆档案社会服务的内容是什么?这个方面的研究涉及到档案本身的建设与服务对象需求之間的整合问题,这里其实涉及到两个问题。一是高校图书馆应着手对自身拥有的档案进行高质量建设,对档案体系的建设要有一个整体的规划,树立社会服务的理念,以社会服务为导向,遵循档案建设的规律,注重新档案的不断积累。二是研究如何对准社会需求,开展现有档案的整理和设计问题。

高校图书馆社会服务的工具有哪些?可以开拓哪些新的工具与方式方法?这个问题主要涉及到高校图书馆档案社会服务的平台、方式方法和技术手段等。一方面要研究档案的传统服务模式的创新改革,另一方面要积极研究大数据、云计算、智能时代、信息时代下如何利用信息技术、智能技术和网络技术提升高校图书馆档案社会服务的质量。

3 新时代加强高校图书馆档案社会服务的诸多逻辑

十九大对当下中国社会主义发展阶段作出了明确的判断——中国特色社会主义进入新阶段。这应成为当下我国各行业应该考虑的时代场景,思考在这个新时代中国特色社会事业发展中,如何在服务人民、助推民族复兴中实现自身的发展和价值,从曾经的历史发展中、理论的阐释中、现实发展的需要中拓展自身发展的逻辑。沿着此思路,新时代加强高校图书馆档案的社会服务主要有以下几个方面的原因:

3.1 历史逻辑

在历史上图书馆档案发挥了巨大作用。高校图书馆档案社会服务有自己发展的历史逻辑,在图书馆的功能与作用发挥的历史上,档案也一直在发挥自己独特的作用。从高校图书馆历史发展的行程来看,发挥高校图书馆社会服务,就必然要涉及到发挥其档案的社会服务作用,形成了一定的历史发展规则,具有自己发展的历史轨迹,在发挥作用中要注意考虑各种历史的因素。因此,高校图书馆档案社会服务具有诸多的历史逻辑需要遵循,应按照历史的逻辑推进自身高质量发展。

3.2 理论逻辑

图书馆档案服务社会是图书馆档案功能作用的体现。高校图书馆档案社会服务问题其实涉及到社会学、档案学、教育学、政治学等学科的理论体系,从社会学视角看,高校图书馆档案社会服务应遵循社会学的相关理论要求;从档案学视角来看,高校图书馆档案社会服务应遵循档案学的相关理论要求;从教育学视角来看,高校图书馆档案社会服务属于高校这个教育组织服务社会系统的一个重要分支,应该遵循教育组织服务社会的相关理论要求。所以,高校图书馆档案社会服务具有档案学、社会学和教育学的理论逻辑,应该综合这三项逻辑要求,形成一种复合型理论逻辑体系,不断提升自己的理论合法性。

3.3 现实与实践逻辑

从战略高度来理解,高校图书馆档案社会服务是文化强国、档案强国战略实施的现实需要[2]。因此,高校图书馆档案社会服务的推进应综合诸多现实的需要,不断提升自身的现实合法性。

4 高校图书馆档案社会服务功能发挥的情况及其影响

高校图书馆的档案资源是高校图书馆资源系统的重要部分,应该发挥巨大的社会服务作用,但是现实的情况是,图书馆发挥作用往往是一般的图书占据主要地位,具有独特作用的档案资源的社会服务功能发挥严重不足。

4.1 从社会服务构成来看,高校图书馆档案社会服务居于其社会服务体系的边缘地位

服务社会作为高校参与地方建设和拓展自身功能的重要举措和方面,这些年在脱贫攻坚助推乡村振兴中做了很多工作,在其中高校图书馆也参与其中,提供了一定的服务资源。但是整体看来,图书馆参与高校社会服务还显得不够,作为高校图书馆重要而特殊资源的档案,其作用发挥的实际情况更为不理想,处于边缘化的地位。这种参与社会服务体系的地位,决定了当下高校图书馆档案参与社会服务要突破性发展,必然首先要解决自身的服务地位问题和角色问题。

4.2 从社会服务的范围来看,高校图书馆档案社会服务基本上限于校内师生和邻近地区,覆盖性严重不足

服务范围在很大程度决定了高校图书馆档案社会服务的效应。当下高校图书馆档案社会服务基本上还是局限于校内师生的使用覆盖,好一点的就是覆盖到周边的地区,比如社区,说明当下高校、高校图书馆、高校图书馆档案等对外开放的程度还远远不够。

4.3 从社会服务的平台和方式来看,高校图书馆档案社会服务有现实实体服务和网络服务,但是开放力度不够,档案平台整合协同体系没有真正建构起来

如何服务社会是高校图书馆档案服务社会的平台问题和方法问题。目前很多高校图书馆的一般资料虽然有实体的形态,也有网络平台,但是网络平台有用户权限。档案作为高校图书馆的特殊资源,其网络平台建构显得滞后,很多还没有建构好网络服务平台,同时实体平台的建设力度也不够,给用户带来很多不方便。因此,提升高校图书馆档案社会服务必须要解决服务平台这个短板问题,方能更好提升档案服务社会的效能。

4.4 从社会服务的内容来看,高校图书馆档案社会服务基本还是限于资料查阅和科研服务,资政育人、历史文化传播等方面的服务项目较少

服务什么对象与服务什么内容,是涉及到高校图书馆档案社会服务的一个客体性问题,也是服务效果的直接表现层面。档案本身拥有的功能是很多的,有政治功能、经济功能、文化功能、教育功能、科学研究功能、历史记忆与传承功能等。当下高校图书馆档案社会服务对这些功能的开发拓展不足,导致服务内容开发拓展不宽泛,还基本上是局限于科学研究和教学以及一般的文化服务。因此,高校图书馆档案社会服务效能的提升还需要解决一个客体性问题,以此提升服务的范围和效应。

5 主体—内容—工具维度下高校图书馆档案社会服务提升的可行对策

鉴于目前的服务现状,高校图书馆应在主体、内容和工具上下功夫,大力进行改革创新,解决其中面临的档案自身瓶颈、服务平台瓶颈和服务主体瓶颈问题,从根本上推动社会服务可持续运行、高质量运行。

5.1 主体建设上,坚持协同联动的思路,建构档案社会服务的共同体

以什么样的主体格局推动推进是高校图书馆档案社会服务效能提升的首要课题。这个课题需要树立一种全新的理念,也包括主体布局的建设问题。一是要适应当下人民为中心的发展理念,坚持构建和融入以社会大众为本的理念,以此为理念建构起新时代高校图书馆档案社会服务的理念体系,将科学化、规范化、常态化、创新、协同等理念元素纳入其中。二是搭建好档案社会服务的主体格局,以大主体建设的视野,将高校图书馆、地方政府、社区、社会组织等统筹起来,形成共同建设和推动档案社会服务共同体形态的主体格局,达到各个主体协同联动的良好状态。

5.2 内容建设上,针对需要,积极开展档案的科研、文化传播、资政育人等服务项目

以什么样的档案服务社会是高校图书馆档案社会服务效能提升的根本课题。这涉及到两个问题,一方面是高校图书馆档案自身建设的问题,另一个方面的问题是高校图书馆档案社会服务项目构建的精准化精细化问题。因此,新时代高校图书馆档案社会服务面对档案服务内容建设的问题,一是首先需要注重自身档案的积累、整理和建设,形成各类档案建设齐头并进,不断丰富档案资源。二是在此基础上,针对社会大众的需要,建构教学科研档案服务项目、资政档案服务项目、文化传播档案服务项目等档案服务项目,不断拓展和丰富档案社会服务的项目体系。

5.3 工具建设上,实体平台与网络平台并举,开发多种服务形式和途径

以什么样方式推进社会服务是高校图书馆档案社会服务效能提升面临的方法论课题。这涉及到两个问题,一是服务平台和途径的问题,要考虑自媒体与多种媒体并存的情况下如何开展档案服务的问题[3],二是服务的具体方式和方法的问题。档案社会服务是一门科学,也是一门艺术。因此,高校图书馆档案社会服务效能的提升必须遵循档案本身发展、档案社会服务本身和社会大众发展的规律,建构一种大服务平台,开发多种形式和途径的新时代档案社会服务模式,力争让档案服务大众、教育大众和造福社会。

置身中国特色社会主义文化强国的新时代,高校圖书馆可以借助自己独有的档案资源,进一步思考如何更好服务整个社会、助推中国式现代化的高质量发展,其切入点就是将档案资源的建设、开发利用与当下中国的现代化建设进行对接,因此要建构服务共同体,大力推动档案社会服务信息化和微服务的发展[4],不断提升服务质量,扩大服务规模效应。

参考文献:

〔1〕周荻.高校图书馆社会化服务的顶层设计与范式构建[J.图书馆学刊,2020,39(11):31-33.

〔2〕刘青,王邵军.大数据时代下图书馆的“活档案”功能[J].兰台世界,2020,34(22):48-51.

〔3〕沈建新.新媒体时代公共图书馆档案管理服务的创新[J].山西档案,2018,9(01):89-91.

〔4〕董利军.互联网趋势下图书馆档案信息化管理新路径[J].城建档案,2020,51(12):30-32.

作者:林芳

地方高校图书馆档案管理论文 篇2:

教育发展与地方高校图书馆管理实践研究

【摘要】地方经济的发展离不开教育工作的发展和进步,教育工作的基石就是地方基础性教育。近些年来,随着教育工作的不断发展,地方教育工作有了很大进展,地方高校图书馆功能也不断拓展,地方高校图书馆在高校文化建设、数字化资源系统建设以及高校学生人格教育等方面都开始发挥更大的作用。文章以此为背景,对地方高校图书馆管理工作中存在的问题进行了简要分析,在此基础上提出了地方高校图书馆管理工作改进措施。

【关键词】教育发展地方高校图书馆管理

地方高校图书馆功能扩展

一直以来,高校图书馆对于教学以及科研工作都有着重要的影响。随着信息化的发展和社会信息环境的不断变化,公众对资源的利用方式产生了很大变化,读者对信息服务的需求层次也有了提高。在这种状况下,高校图书馆的发展不能再延续自我封闭的道路,必须改变传统管理发展理念,一方面能够为师生提供学习研究的平台,另一方面也要逐步发展为社会开放的公共性文化场所。地方高校图书馆作为提供城市公共图书的重要渠道,必须承担更多责任,地方高校要充分把握这个契机,高度重视图书馆功能扩展的作用。

首先,地方高校图书馆必须重视网络化发展对于校园建设以及图书馆管理提出的新要求。网络时代下高校图书馆既是师生交流和文化修养提升的重要场所,同时也是向校园文化输出信息流的重要平台,所以高校图书馆必须重视自身潜力的挖掘,充分发挥其在高校文化建设中的积极作用。

其次,要重视数字化图书馆的作用和基本功能实现,数字化系统的建设能够大幅度提升地方高校图书馆的发展步伐,能为学校以及校内外读者提供高质量和多样化的知识服务。数字化图书馆是一个由声音、文字以及图像等构成的数字化信息数据库,它由多个图书馆以及信息资源体共同构成一个数据联合系统,这些分散的信息可以通过计算机网络技术实现跨区域和跨平台查询和共享,信息数据库中的文献资料都需要按照统一的标准进行记录。从这一点可以看出,建设数字化图书馆是推动地方高校图书馆发展的重要途徑,能够提升地方图书馆的整体效率和质量。

再次,地方高校图书馆功能扩展必须注重图书馆育人职能的强化和提升。图书馆育人职能主要指对学生良好人格的教育和培养,而这种职能的发挥也是现阶段地方图书馆所欠缺的。我国《普通高校图书馆规程》中明确指出:高校图书馆的发展应该坚持读者第一的原则,基本宗旨是服务育人。而从近些年各国教育事业发展变化趋势来看,教育改革工作的发展已逐渐朝着人文素质教育的方向。地方高校图书馆作为教育工作的重要组成部分,必须顺应时代发展的趋势,重视人文素质教育职能的体现,将教育服务和教育育人结合起来,重视高校学生道德品质的培养,发挥地方高校图书馆在育人方面的优势。

地方高校图书馆管理中存在的问题

1.缺乏科学完善的管理体制

现阶段国内地方高校图书馆的建设以及管理工作从整体上来看不能很好适应社会需求的变化,地方图书馆的很多功能都不能得到实现,不能很好适应社会发展和高校教学工作改革进程,这些问题的存在主要因为缺乏科学完善的管理体制。目前地方高校图书馆管理体制仍然是各自为政,管理体制条款分割,按照主管机构的行政隶属关系来建设,没有宏观的发展规划,自我调控能力比较差,致使图书馆馆藏资源、管理人员以及软硬件设施浪费。同时,图书馆整体管理缺乏全局和合作精神,不能很好实现区域馆藏资源的共享,严重影响地方高校图书馆网络化体系建设和发展。

2.过度重视技术应用,轻视图书资源管理

现代网络科学技术的应用使得信息技术在图书馆管理工作中发挥了很大的优势,但是在这个过程中,图书馆管理人员又开始过多依赖计算机以及信息技术,几乎所有的工作都需要通过信息技术以及计算机才能完成。尽管计算机网络技术在很大程度上解放了管理人员的工作,但却让图书馆的专业管理逐渐被边缘化,图书馆管理工作开始轻视人文管理的作用,表1显示了几个高校图书馆电子资源的使用方法比较。

从表中可以看出,学生了解电子资源的重要方式是自己查阅,而通过询问管理人员的数据很低,可以看出图书馆管理人员这一方面的职能体现还有很大缺陷。

3.管理人员综合素质有待提升

地方高校图书馆管理工作的一个重要缺陷就是人员综合素质较低,主要体现在两个方面,首先就图书馆图书资源的使用管理来说,很多图书管理人员自身缺乏高度专业的基础知识,甚至很多图书馆还有专业不对口的管理人员,对于图书管理方面的知识理解不够深入,严重缺乏真正懂相关专业知识以及可以进行管理研究的高素质管理人才,进而导致图书馆管理工作效率低下,不能为读者提供高质量的服务;其次是在图书文献资料的采购方面,图书馆图书采购工作是管理人员的重要工作内容,而对于高校图书馆来说,由于涉及教育发展,所以涉及的专业领域较多,学科类型比较复杂,且专业性非常强,由于管理人员缺乏专业的知识架构,导致采购工作无法很好满足学院不同读者的阅读需求。

4.内部组织机构划分不合理

内部组织机构是高校图书馆管理运行的基本架构,从地方高校图书馆现阶段发展现状来看,内部组织机构的划分以及设置仍然沿用传统的以图书借阅为基础的流程,这种管理流程导致图书馆不能很好地将信息技术应用于管理工作中。而时代的发展要求高校图书馆必须按照以“人”为本,以图书“借阅”为指导思想的管理理念。

地方高校图书馆管理改进措施

1.重视图书馆管理规划和学校发展规划的结合

要逐步规划图书馆管理,以学校发展规划为指导,严格制订图书馆管理规范。首先通过校内宣传,提高校园内部人员图书馆管理意识,包括校内领导、管理人员以及师生的意识;其次在图书馆日常管理工作中,坚持规范化管理,按照图书馆管理规范制订图书管理评价标准。例如,档案管理、图书借阅管理、采购管理、报废管理以及信息管理等工作都要进行量化评价,通过规范化的业务管理来提升图书馆管理工作的质量。

2.协调图书馆各个工作环节,强化为读者服务的意识

现代化高校图书馆更重要的工作是培养学生自学能力、思维能力等综合素质的提升,所以地方高校图书馆必须首先解决好为谁服务的问题,转变现有观念,将师生读者需求作为管理工作的重要动力,清楚师生读者群体的知识资源需求。例如通过校内问卷调查和图书需求意见调查等方式来强化图书馆为读者服务的意识。在此基础上,严格根据读者需求制订图书馆管理规则,改变传统的考核指标,以读者满意度和文献质量为参照重新制订管理考核指标。其次,要积极帮助读者提升馆藏资源的利用能力。例如图书馆电子文献资料的应用,定期开展校内读者培训,培养读者群体的信息意识和资源检索能力,提高图书馆信息的利用水平,充分发挥图书馆文献资源的作用。

3.提高管理人员的业务素质和服务意识

管理人員业务素质的提升主要包括计算机网络技术应用、图书情报知识培养以及相关专业知识的提升。图书管理人员要加强自身技能训练和提升,积极学习计算机相关操作,不断拓宽专业知识的广度和深度,提升个人技能水平,更好地为读者提供优质服务。同时,地方高校图书馆也要重视图书馆管理人员质量的提升,注重培养复合型人才,通过定期的知识培训以及讲座等形式,不断提升管理人员的业务素质。

4.实施开放式的管理策略

地方图书馆要打破传统的封闭式管理理念,逐步实施开放式管理,一方面为校内师生提供图书资源阅读服务,另一方面逐步将校内图书馆建设成对外交流和发展的重要窗口,将图书馆推向社会,拓宽服务范围。

结论

总体来说,现代化高校图书馆管理工作的改善必须顺应时代发展和教育需求,逐步改善传统的管理理念,重视管理人员专业素质的提升,积极寻求科学完善的管理方式,真正发挥高校图书馆在文化建设和文明进步中的作用。

参考文献:

[1]袁玉英:《地方高校图书馆在转型背景下的发展策略》,《科技展望》2016年。

[2]杨月:《地方高校图书馆人才队伍建设对策——以榆林学院图书馆为例》,《产业与科技论坛》2016年。

[3]印伟、孙倩倩:《地方高校图书馆读者活动的创新策略》,《宿州学院学报》2014年。

[4]李育嫦:《地方高校图书馆参与公共文化服务体系建设研究》,《河南图书馆学刊》2015年。

[5]何敏:《浅谈地方高校图书馆核心竞争力管理》,《佳木斯教育学院学报》2014年。

作者单位:陕西学前师范学院图书馆陕西西安

作者:杜乐

地方高校图书馆档案管理论文 篇3:

论现代化高校图书馆的档案管理工作

摘要:文章指出了高校图书馆档案管理的现状,就加强高校档案管理工作的必要性作了简要的分析,并提出了如何优化高校图书馆档案管理的新思路。

关键词:档案管理 高校图书馆

高校图书馆档案作为一种隐性文献资源,是高校图书馆信息资源的组成部分,也是学校档案工作的重要组成部分,是保存图书馆的各项工作原始记录的载体,也是图书馆发展变化的历史见证。从现在的管理状况来看,传统的手工操作方法根本不能满足现代化发展的要求,因此,档案管理必须应用计算机和网络等现代信息技术手段,从传统的档案实体管理向档案信息化管理发展。

1 高校图书馆档案管理存在的问题

1.1 没有意识到档案工作的重要性

目前,除了少数大型的图书馆重视档案工作之外,大多数的图书馆的领导和员工,在思想上根本没有意识到档案工作的重要性,致使图书馆的档案管理工作存在不少的问题:如档案管理人员没有保障、管理机构不健全,档案管理工作的基础设施、技术手段等等,都落后于本馆的其他部门,造成图书馆的档案工作不能为本馆的发展提供有效的服务。

1.2 档案人员业务水平不高

大部分高校图书馆的档案管理人员不固定,且大多是兼职,没有经过专门的培训,业务素质较差,只负责登记、收集、保管等一般性管理工作,缺乏对档案进行整理、统计、归档及分类编目,造成图书馆的档案残缺不全、混乱不堪。

1.3 不重视档案的自身建设

目前,大部分高校图书馆往往只重视搜集文献资料,而忽视了档案的自身建设。例如:文档资料未进行整理归档,只是乱七八糟地收在一起,没有对文档进行分类、标引,造成档案材料不完整、不系统,既给读者的查找带来一定的困难,也制约着图书馆对档案的开发和利用;部分高校虽然对档案进行了分类、编目,但是没有专门的地方存放档案材料,大多放于纸袋或文件盒中,容易丢失,导致文档残缺不全。

1.4 档案的数字化建设缓慢

在当今的文献信息交流自动化的网络时代,部分高校图书馆的档案管理和利用仍处在纸质档案一统天下的局面,采取的是低效率的手工加工、存储方式,缺乏对信息的再加工和专题编研,根本无法满足读者多渠道获得档案文献资源的需求。

2 加强高校图书馆档案管理工作的必要性

圖书馆是每所高校必不可少的、为教学和科研服务的学术性机构 ,是高校对外的“门面”,因此开展独立的档案工作,有助于提高图书馆的服务质量,也有利于图书馆本身的各项工作的开展。

2.1 为图书馆的人力资源建设提供依据

高校图书馆档案信息资料包括读者活动资料、业务开展资料、个性化服务资料、馆内的人事档案资料、文献结构资料等等,而完整的人事档案信息资料,能反映图书馆的人才构成状况、业务水平及工作能力,是领导进行工作人员业务培训、制定人才培训计划、人才引进的重要参考,也是新到岗的工作人员尽快熟悉工作内容、工作环境的重要途径。

2.2 为图书馆改进服务质量提供信息

档案管理工作的主要任务是把图书馆的每一个重要活动、重要工作及重要文件完整地记录,并在此基础上认真分析和研究,进行经验总结,如工作思路、组织情况、经验及教训等等,这些材料都有很强的连续性和实用性,能够为图书馆改进工作方法、提高服务质量提供可靠的信息价值。

3 如何优化高校图书馆档案管理

3.1 领导重视是加强档案管理工作的关键

高校图书馆的档案管理工作对于提高学院的教育质量有着非常重要的作用,因此,各级领导及档案管理工作人员应该重新认识档案管理的重要性,档案管理工作人员要有严谨负责的工作态度,及时准确地提供档案资料配合领导决策,馆领导也应经常检查督促并参与档案管理工作,不仅要提供自身的工作档案材料,还要在财力、物力方面大力支持,只有这样,档案管理工作才能顺利开展,才能为图书馆的各项工作服务。

3.2 健全的、科学的档案管理制度是基础

高校图书馆档案管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管、检索、编研、统计、利用等环节,如果不制定具体的规章制度予以规范,是难以保证档案管理工作顺利开展。因此,为了能使档案管理工作有序开展,应该建立健全的、行之有效的档案管理制度,如:档案人员岗位责任制度、整理归档制度、保密管理制度、借阅制度、移交接收制度等等,一定要做到归档范围明确、立卷遵照标准,存取严格手续。

3.3 提高档案管理人员的素质是保证

图书馆档案工作人员的素质直接影响着档案管理工作的开展,高校应该建立专门的档案管理机构,配备专职档案管理人员,加强对档案人员的职业道德教育、业务培训和业务指导,使其不断学习新知识、新技术,掌握档案管理中现代化设备和软件的应用,以适应现代化档案管理工作的需要。

3.4 充分应用现代化技术来优化、管理档案

目前,大部分高校图书馆从一般的文献借阅到高层次的情报服务都已实现网络化,因此,图书馆档案管理工作也要适应现代化发展的需要,充分利用电子计算机、文献数据库、多媒体技术等,运用现代化的管理设备和手段,对档案进行收集整理、分类归档、统计分析、存储检索等,实现档案的数字化管理。

3.5 重视档案资源的开发和利用

高校图书馆档案的开发和利用程度能体现出一个图书馆的管理水平,只有积极开发利用档案信息资源,图书馆档案才有生机和活力,才有存在的价值,档案管理工作才有意义,只有完全做好档案的最大开发和利用,才能最大限度地体现出档案和档案工作的全部价值,使档案管理工作收到较好的社会效益。

参考文献:

[1]方敏.高校图书馆档案建设与管理工作研究[J].大学图书馆学报,2008,(1):73-76.

[2]侯爱花.高校图书馆档案优化管理新思路[J].人民论坛(学术前沿),2011,(6):242-243,189.

[3]刘英男.信息化时代的高校图书馆档案管理[J].内蒙古科技与经济,2011,(7):73-74.

[4]范烨.高校图书馆应加强档案管理工作[J].情报探索,2007,(6):105-106.

作者简介:林水秀,女,湖南交通职业技术学院图书馆,湖南长沙 410004

作者:林水秀