浅谈城市燃气工程采购管理

2022-09-10

企业以某种组织形式存在, 在输出产品的时候, 同时也需要从社会中获得相应的资源从而维持自身发展, 或者是通过获得的资源来实现某种预期目的。在企业经营活动中, 采购是一个非常重要的环节。

一、采购管理

就其内涵而言, 采购是企业通过不同的途径, 获取物品的使用或者是服务权的过程。而采购管理工作的目的则是为了规范采购工作开展, 为企业达成工作目的而服务。采购工作中, 企业需要面对不同的供应商, 并且严格关注市场变化情况。在保证物资质量的同时, 确保对成本进行合理的控制。而就其管理功能的内涵而言, 采购管理工作是在物资采购过程中, 通过事前规划, 事中执行, 事后控制等一系列的活动过程, 以确保企业的目的能够顺利的达成。并且在这一过程中合理的控制企业成本。前期规划工作包括目标设立, 权限与职责的划分, 作业流程设计等。

二、采购工作的组织形式

(一) 集权制采购组织

该种组织形式是将采购工作集中到一个部门, 而其它部门则没有相关权限。该种方式的好处在于能够增加采购数量, 在与对方谈判的过程中, 能够增强自身的力量, 从而增强自身优势, 获得更好的服务或者是价格折扣。将采购工作集中在一个部门, 避免了多不同部门之间的协调工作, 在作业规则, 方针方面容易统一。采购功能集中, 能够节约人力资源, 同时也便于人才培养工作开展, 从而推进工作专业化与标准化进程, 进一步提升采购工作效率, 实现对成本的合理控制。能够建立统一的标准, 方便检验工作开展。而该种方式的不足之处在于, 对于某些紧急的采购状况难以有效的适应。采购工作流程过长。不具有共同性的物资集中采购, 不容易获得折扣利益。

(二) 分权制采购

该种采购方式与集中式采购相反, 是将采购工作交由不同的部门来完成。专业的采购部门只是负责整体工作中的一个部分, 承担一部分责任。在该种模式下, 职责较为散, 其存在的不足之处在于职责不清。由于物资管理功能过于细分。工作复杂性增加。工作中如果出现了问题, 容易出现各部门之间相互推诿的现象。具体责任没有人承担。由于各部门目标不同, 在工作过程中为本部门考虑的多, 而横向沟通协调工作则会存在问题。比如, 在市场价格较低的情况下, 采购部门为了成本控制, 扩大了采购量。

(三) 混合采购方式

该种方式将集中与分散采购工作的优点集中到一起, 在提升管理工作效率与企业成本控制工作方面有较好的效果。

三、采购部门建立的形式

采购部门建立也可以将其称之为部门组织化。通过对部门的功能进行整合, 再以某种方式建立相应的部门开展采购工作。对于一般大型企业而言, 采购工作开展通常是以其功能进行划分的。如以购买功能为例, 可以依据物品的种类进行分类, 也可以依据采购地区进行划分, 还可以依据其业务流程建立相应的部门。

四、物资采购管理

(一) 前期准备工作

采购工作开展是一项有计划有目的的行为, 在采购工作开展前, 需要就本次活动开展制定详细的计划。首先要确定本次采购的物资内容。燃气工程建设工作, 需要施工部门确认需要的物资, 与其详细情况, 如规格, 标准, 数量, 时间等。除此之外设计部门也需要参与与前期准备工作中, 就准备工作中可能会出现的问题与相关部门进行讨论。除过物资方面, 还要了解供应商情况, 不只是价格方面因素, 还需要了解其供货能力, 质量保证等。在前期确定合适的供应商名单。并确保供货名录的档次, 质量水平, 以保证竞争的公平性。

(二) 供应商选择

供应商选择的方法比较多, 通常情况下对供应商的选择是依据其数量与对其的了解程度, 对物资的要求来综合考虑的。常用的方法如, 直观判断法。该方法是依据调查工作资料并结合到个人判断, 以此对供应商进行评价与判断的一种工作方法。在判断过程要结合到有经验的采购工作人员建议。而利用该种方法, 采购工作的对象也大多是非主要的原材料。

招标法。该种方法适用的对象是供应商之间竞争比较激烈时, 并且所采购物资数量比较大。企业提出招标条件, 供应商竞标, 企业最后决标。并与最合适的供应商签定合同。可以是公开招标也可以是邀请招标。前者对投标者的投标者资格没有限制, 而后者则是企业先对供应商进行选择, 之后再进行招标工作。

(三) 采购工作需要注意其它事项

采购工作需要结合到工作建设工作的实际需要, 对于其中的某些关键设备, 在与供应商谈判过程中, 需要明确现场技术服务与实际情况, 确保供应商能够满足建设过程中的某些需求。对于需要现场服务的关键设备, 在谈判环节需要明确相应条款, 主要是付款条款。通常情况下是采用分段付款的方法。而款项比例则可以依据工程实际情况进行考虑。项目部应该组织工作人员对采办过程进行质量管理。比如在询价与招标环节可以将质量控制作为评标的内容。评标工作可以邀请有工作经验的人员参与。以此来判断货物的质量能否满足工程需要。在必要情况下, 生产工作中可以派驻驻厂工作人员。产品在出场时需要对其进行相关方面的检验, 并评价。评价工作的重点在于供应商管理, 技术, 售后等方面。并需要确保产品在经过长途运输与多次转运后的质量。对于某些供应商在招标过程中出现的欺骗行为, 以及质量问题, 应该及时向相关部门反映。在采购阶段还需要设计人员对关键物资评标把关。