如何做好办公室工作是一门学问。从事办公室管理工作的人员重点要突出服务观念, 增强五种意识, 提升四种能力, 这样才能胜任办公室岗位的工作。
一、服务观念“三创新”“三转变”“三突出”
“三创新”是创新服务理念、创新服务内容、创新服务方式。企业的发展, 要求办公室的综合协调服务职能也要与之相适应。在服务理念上, 服务内容上, 服务方式上, 从事办公室工作的同志要经常换位思考, 站在对方角度思考问题、解决问题, 不能给人以高高在上的感觉, 这样即不利于工作, 也有损部室和领导形象。
“三转变”是由被动服务向主动服务转变, 由单项服务向全过程服务转变, 由一般性服务向优质服务转变。
“三突出”是突出服务的预见性、强化超前服务的意识;突出全局性、饱含主动服务的激情;突出针对性, 提升高效服务的能力。办公室工作具有从属性和被动性, 但办公室工作的重要性、高标准决定了在具体工作中决不能被动应付, 而必须增强超前意识, 在被动中求主动, 早谋划早研究。办公室既要自己加快工作节奏, 跟上领导的节奏, 又要带动其他部门加快节奏, 真正做到想在前、做在前、服务在前, 快而有序, 忙而不乱。
二、增强五种意识
规范意识是提升能力体现价值的必要前提。办公室的调研、文秘、机要、接待、档案、后勤等专业岗位, 都应建立健全各项规章制度, 明确职责, 规范程序, 做到有章可循, 科学顺畅。
完美意识是提升能力展现价值的集中体现。对待工作激情投入, 力求完美, 事前精心筹划, 事中精雕细琢, 事成精美无缺, 从中享受工作的快乐。
责任意识是提升能力体现价值的自觉行为。树立“责任重于泰山”的意识, 在为人处事中要明是非、严要求、高标准、高质量地完成任务, 确保工作万无一失。
效率意识是提升能力体现价值的实际效果。工作中要强化首问负责、限时办结、责任追究等具体措施, 增强工作的主动性, 遇事不推诿, 办事不拖拉, 确保办事高节奏、运转高效率。
大局意识是提升能力体现价值的重要保证。要围绕企业、单位中心任务来谋划工作, 从整体全局高度来审视、部署工作, 始终做到心中有大局、工作为大局、办事顾大局, 这样参谋服务才能参在关键处、谋到点子上, 综合协调才能综在全局中、合在中心里。
三、提升四种能力
一是严格办文, 规范办会, 有始有终办事, 不断提升辅助决策的执行能力。要严格遵守办公室的工作规定, 规范工作流程, 提高工作能力。
二是深入调查研究, 畅通信息渠道, 当好参谋助手, 不断提升以文辅政的调研能力。具体地讲, 一要深入调查研究。增强调研的针对性, 不断提高全局思维、换位思维和前瞻性思维能力。二要畅通信息渠道。一方面实事求是地下情上达。为领导提供高质量、有价值的信息。另一方面, 迅速准确地上情下达。把上级的政策、会议精神、领导讲话和工作信息及时传达落实到基层, 指导基层工作。三要当好参谋、做好助手, 服务领导决策。
三是当好中介者, 做好外交家, 成为服务员, 不断提升综合协调的沟通能力。从事办公室工作的人员要处理好各方面的关系, 做好协调工作, 需要掌握好协调的原则和方法。一是原则性和灵活性原则。办公室在处理各项事务时, 必须坚持从全局出发, 为全局服务的原则, 协调工作不能以损害全局利益为代价进行。在遇到局部利益与整体利益发生冲突时, 办公室应从全局出发、从长远利益出发, 努力说服有关单位、部门服从原则。我们在不失原则的前提下, 灵活运作, 使应该落实的问题尽快落实, 使协调的各方能较满意地接受协调的意见。二是互相尊重和平等待人原则。在协调时, 一定要采取平等协商的态度, 而不能以命令代替协商, 强加于人。三是公平公正和实事求是原则。在协调工作中要增强透明度, 避免暗箱操作, 要有正确的依据, 不能凭主观武断, 更不能掺杂个人成见。协调部门之间的关系, 其实质还是人与人之间的接触。协调各种矛盾时要尊重历史, 正确看待历史遗留问题和历史形成习惯, 要搞清楚这些问题形成的原因, 找到解决的办法或做好解释工作。协调者在听取各方意见的同时, 应始终坚持实事求是原则, 要及时掌握相关情况, 深入了解事情的实质, 然后以客观事实为依据进行协调。四是维护团结和服务沟通原则。调解的目的就是通过沟通消除裂痕, 避免各行其是、各自为政, 影响团结、影响集体战斗力等现象的发生。因此, 我们在协调工作中, 一定注意维护各方面的团结和友谊, 特别是在协调领导班子成员工作关系时, 一定要十分注意维护领导班子的团结。而办公室主任作为协调者, 其实也是服务者, 要牢固树立服务意识, 在协调的时候要认真负责、热情周到, 主动服好务, 多与领导、其它科室、基层单位和相关人等多沟通, 做到腿勤、嘴勤、眼快、心明。
四是工作高标准、管理抓严细、服务看实效, 不断提升服务企业发展的保障能力。从事办公室工作人员要时刻保持警惕的状态。如履薄冰, 如临深渊。办公室工作无小事, 每一件工作都容不得半点虚假, 一旦出现疏漏, 都可能捅娄子、误大事, 从而给整个单位的各项工作带来不利影响。因此, 办公室人员要切记干工作心要细, 标准要高, 效果要好。