业务单证档案管理办法

2023-05-03

第一篇：业务单证档案管理办法

承保业务单证使用管理工作规范

为了规范业务单证管理，保障业务合规经营，防止单证风险，增强公司防风险能力，促进业务健康发展，结合承保业务单证管理实际，制定本规范。

一、承保业务单证管理基本要求

本办法所管理的业务单证，是指印有公司形象标识和名称的各类空白业务单证，包括投保单、保险单、保险证(保险卡)和批单。定额保险单是指保险单上印有保险责任、固定的保险金额和保险费，通过手工或机打方式填写投保人和被保险人姓名、身份证号码等信息的业务单证，包括保险凭证。有价定额保险单是指在保险单上直接印刷有保险金额和保险费，并加盖公司签章，具有法律效力的定额保险单。

各中心支公司总经理(或主持工作负责人)作为本公司的单证管理第一责任人。单证管理责任人对本公司单证的管理和风险控制负责，必须定期组织单证管理的检查，确保单证管理的规范统一，并对单证管理责任事故承担管理责任。

分公司业管部是分公司业务单证的职能管理部门，各中心支公司业管部门为本级公司业务单证管理的职能部门。

各中心支公司必须设立单证管理岗，负责本部及下级出单机构的单证管理工作，业务单证的申请、领用、登记、发放、保管、使用、废旧单证的回收; 负责使用单证的日清日 1

结，每天检查当日处理的纸制单证的使用情况, 核对是否与业务处理系统、单证管理系统中的单证流水号和状态是否相符，以严格保险单的管理和保证数据质量的可靠性，及时上报单证使用的重大事项。要配备专职或兼职单证管理员，要求工作责任心强，懂保险业务，并保持单证管理人员的相对稳定性。单证管理员因工作变动发生变动时，应及时向分公司书面报告。

二、单证发放与保管

(一)单证申请和发放。各中心支公司单证管理人员负责从分公司单证管理部门领取业务单证。各中心支公司单证管理员从分公司领取单证时，需填写《业务单证发放登记薄》由中心支公司分管承保总经理签字, 扫描上传到分公司业务管理部，由业务管理部设置专人对申领单位的单证使用情况进行核实和审批，并在申领表中将申领单位的该类单证可使用数量注明，由分公司业务管理部负责人签字后通知计财部进行发放。

单证收到后要清点数量、核对单证号码，清点无误后方可签收。保险单证领回后要及时做好入库登记，填写《业务单证总帐》、《业务单证明细帐》。各中心支公司应严格履行单证发放登记手续，对本部及下属机构发放业务单要建立《业务单证发放登记薄》，各中心支公司根据分公司业务单证管理工作规范,制定相应的管理办法。

(二)单证回收管理。三级机构对下属机构的单证归档工作必须进行检查，已使用单证收回三级机构管理的，必须要求至少每月回收一次单证，业务量较多的至少半个月回收一次单证。

(三)单证装订。

1、已使用单证必须在已使用后两个月内装订完毕，如2011年1月份使用的单证，必须在2011年2月底前装订完毕，未装订时的单证或业务量较少的机构也必须将已使用单证放入专用纸盒中，不得随意丢弃、乱扔。

2、、除特别规定外，各险种承保单证一律按流水号装订，采用四孔一线的方法，去除卷内金属物，要有封面、封底，厚度不能超过2厘米，封皮采用牛皮纸并在封面注明机构名称、部门名称、类别、险种、年度、保单起止号、保单起止日期，作废单证必须按顺序号装订在卷内。

3、每卷承保业务单证必须有卷内目录，列明顺序号、承保单位、保险起止日期、保险单号。作废单证需打印流水号，中间不得空号。

4、机动车辆交强险和商业险保单应单独归档管理，承保业务单证按保单印刷顺序号，单证数量 50 份保单顺序号立为一卷，以不超过 2厘米为限。

业务单证归档可按如下顺序：

(1)保险费发票业务联(粘贴在保险单副本正面中间)

(2)保险单副本

(3)投保单(同时投保交强险和商业险的机动车辆，投

保单粘贴在交强险保险单副本的背面)

(4)投保单附表(附表与保险单副本一同装订，同时投保交强险和商业险的机动车辆，投保单附表粘贴在交强险保险单副本的背面)

(5)行驶证、驾驶证复印件，组织机构代码证复印件

(6)批单副本

(7)批改申请书

(8)上年度交强险保险单原件、其他能证明上年已投保交强险的书面文件

(9)机动车上年度交通安全违章、交通事故及交强险赔偿记录

(10)验车资料

(11)其他资料

三、出单员需备有复核章，保单交付保户前，需经复核确定保单无误后，在保单下角制单处加盖复核章。

四、保险单装订及档案管理参照财产保险股份有限公司单证管理规定、财产保险股份有限公司档案管理规定执行。

二○一一年元月十日

第二篇：业务档案管理办法

北京亚超资产评估有限公司评估业务档案管理办法

北京亚超评估有限公司评估业务档案管理办法

第一章

总则

第一条为了维护北京亚超评估有限公司(以下简称“公司”)及其委托单位的利益和合法权益，规范公司的业务档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》和《中国资产评估准则》，结合行业实际情况特制定本办法。

第二条本办法所称业务档案是指本公司在进行有关资产评估、咨询服务等工作(以下简称“业务工作”)中形成的按相关执业准则要求需保存的以纸质、电子或其他介质存在的业务工作底稿或其他有保存价值的历史记录。

第三条各业务项目应建立健全有效的业务档案管理制度，并确保其安全、完整和利用。

第四条总部、分公司分别明确一名负责人(法人代表或出资人)分工负责业务档案的组织领导工作，并指定专人对业务档案进行管理，档案人员应具备良好的职业道德素质、专业素质和知识素质。

第五条档案管理接受评(注)协和同级档案行政管理部门的监督、指导。

第二章业务档案的管理

第六条业务档案管理基本内容包括：按照业务档案管理规范化、科学化、制度化要求，对业务报告、工作底稿等业务材料文件进行收集、分类、立卷、整理、归档、保管、利用、鉴定和销毁。

第七条各执业人员在业务工作结束后，必须将业务工作过程中形成的文件材料和工作底稿，按归档要求进行整理后及时向档案管理人员移交，任何人不得拒绝归档或据为己有。资产评估业务工作底稿的归档期限为评估报告日或核准备案日后90日内。

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第八条业务档案的立卷程序包括组卷、拟写案卷标题、卷内文件材料排列与序号，填写卷内目录和备考标及装订等工作内容。

(一)组卷：按照一个委托单位或一个合同号，原则上组成一个案卷。对于一项业务需要组成若干册时，在每册封面上必须注明此项业务共有多少册，并注明本册排位。

(二)业务文件材料按时间顺序排列。卷内文件材料按本公司《评估业务工作底稿目录》要求顺序排列：

1、卷内文件目录;

2、管理类

管理类工作底稿是指公司在评估过程中，为承揽、安排、控制、管理整个评估项目工作所形成的内部工作文件。包括：

评估报告、评估说明、评估明细表、业务约定书、评估工作计划、评估工作方案、评估工作人员名单及分工、被评估单位基本情况、评估项目日程安排、评估项目质量审核记录(三级复核)、项目评估过程中重大问题请示处理记录、工作总结、评估报告客户签收表等。

3、操作类

操作类工作底稿一般是按资产类型及会计科目的程序编排，同时辅助为确定各类资产价值而附设的各类专门表式组成。包括：

各类资产价值状况调查表询证函资产鉴定表分析计算表市场调研记录

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现场核实记录等。

4、备查类

备查类工作底稿是指评估人员为完成评估活动和得出评估结论所获取、搜集、整理的各类文件、报表、凭证、证明、图表、参数、资料等相关文件。包括：

被评估单位的营业执照、章程、企业基本情况介绍、企业财务报表、审计报告、重要经济合同与凭证、与评估行为相对应的经济行为批件、评估报告核准或备案文件、董事会纪要、内部管理制度、有关取价依据的参数和资料等。

(三)卷内文件材料的页号编写：在卷内有文字记录的每页文件材料正面的右上角编写页号(阿拉伯数字书写)。

(四)业务档案的装订和移交：

装订：在装订前要除去文件材料金属物，案卷装订要牢固、整齐、美观。移交：业务部门立卷完毕后应及时将业务档案及电子文件(评估过程形成的全部电子文件)交业务档案管理人员保管，同时办理移交手续。

(五)编制业务档案案卷目录：业务档案管理人员结合实际采用“分年度法”对业务档案本着便于查找、利用的原则编制业务档案案卷目录。

第九条业务档案采用“复式结构分类法”进行分类，其方法是：按“年度—业务项目—合同号”分类。将业务档案先按年度分开，然后每个年度再按业务项目分开，之后每一个业务项目再按每一个合同号分开。其中业务项目按照资产评估、咨询服务、其他等进行分项。

第十条业务档案保存。

业务档案保管期限分为永久和定期两种。

永久档案是指具有长远使用价值，并对以后工作具有重要影响和直接作用的档案。

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定期档案是指在一定期限内具有保存价值和一定查考价值的档案。

1、定期档案自报告签发之日起保存十年。

2、不再继续委托业务的单位，其档案按十年保管。

证券期货相关业务和国有企业相关业务的评估档案为永久档案;其他业务的评估档案为定期档案。以上年限均从报告日算起。

第十一条业务档案必须设专柜保管，要做好八防，即：防盗窃、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防光、防污染，确保业务档案的安全。

第十二条业务档案管理人员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，安排有关人员监交。交接手续办理完毕后，移交人、接收人、监交人都要在移交表上签章。移交人必须办完手续后方可离开。

第十三条任何人员不得对业务档案进行损毁和伪造，不得据为己有。除按相关执业准则的规定可以对业务工作底稿作出变动和对业务工作底稿包含的信息进行披露的情形外，不得对业务档案进行变动和泄密。对违反规定已造成损失的人员，由相关部门依法追究责任。

第十四条公司因撤销、解散或其它原因而终止的，其业务档案由原股东、合伙人妥善保管。

公司合并的，原各公司的业务档案，由合并后的公司保管。

公司分立的，其业务档案根据分立协议或股东会决议由分立后公司分别保管。

第三章

业务档案的利用

第十五条业务档案的利用是指对业务档案的借阅、复印和摘录等。第十六条业务档案应当建立健全借阅、复印登记、保密等管理制度，完善业务档案借阅手续，对业务档案中涉及的商业秘密按照相关执业准则的规定予

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以保密。

第十七条有关人员借阅业务档案要严格执行借阅制度。

第十八条评(注)协、法院、检察院及有关部门依法查阅业务档案时，按规定办理必要手续后方可查阅。

第十九条因业务工作需要，经所领导批准同意，其他会计师事务所、资产评估机构之间的注册会计师、注册资产评估师可以查阅业务档案。查阅业务档案的单位和个人未经有关领导批准，不得自行复制。

第二十条外单位需要复制时应在复制件上注明案卷号、页号、复制无误等字样，同时加盖本单位查阅档案专用章。

第四章

附则

第二十一条本办法自下发之日起执行。

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第三篇：教师业务档案管理办法

一、总则

1、对教师业务档案的认真收集,整理与管理是加强教学,科研管理和开发、调配、强化学校师资力量,加强师资队伍建设的重要措施之一,因此学校领导和教师必须重视和支持教师业务档案的建立和管理工作.

2、教师业务档案主要是指教师教学任务完成情况(包括教学工作量,教学水平,教学效果),专业技术情况,论文,论著及主要科研成果,进修,培训及考核材料等具有保存价值的记录.

3、凡学校正式担任教学任务的专兼职教师,均应按本办法管理要求建立教师业务档案.

4、教师评选等工作中的教学业务评估及工作量统计数据等均以教师业务档案为准.

二、教师业务档案的内容

1、教师基本情况

包括教师姓名、出生日期、性别、民族、政治面貌、工作时间、所在部门、专任/兼任教师、兼任行政职务、专业、学术专长、职称、学历、学位等。

2、个人简历(包括学习、工作经历)

3、教师教学工作量——《教员工作量核定表》、《班主任工作量核定表》

4、教师教研与科研工作

包括发表的专业与教学研究论文、论著，参加的科研项目等反映教师教学科研情况的材料。

5、教师进修、培训情况

包括教师派出进修、参加培训的时间、内容、成绩等情况。

6、教师参加社会考察、调研和学术活动情况及形成的考察、调研报告等材料

7、教师奖惩情况

包括教师业务及其它工作取得的成绩或失职事故受到的奖惩及相关记录等材料。

8、年终业务考核情况

包括教师业务工作总结，教务处对教师教学质量的综合评价及学生对教师授课评价等。

9、师资变化情况

包括教师调出、离退、职称、职务变动等情况。

10、其它能反映教师教学业务水平的材料。

三、教师业务档案的收集与归档

由教务处负责将教师业务档案收集整理齐全并归档备案。

四、教师业务档案的管理与查阅

1.教师业务档案由教务处集中统一管理，并由教务助理负责收集、鉴定和统计工作。

2.教师业务档案收集存档后，不得擅自改写或变更。涉及教师教学、科研、考核、奖惩及档案内容补漏更正等重大问题，须由校领导审核签署意见。如发现错、漏问题，不得在原资料上涂改或增添处理，应按如下程序办理“更正”或“补漏”，即先由教师本人写明情况，呈交“说明”材料，交教务处审核签署意见，经教务助理与有关方面核对无误后，方可将“说明”材料装入教师业务档案“更正”或“补漏”。 3.教师业务档案原则上一律不借出，本人可以在教务处查阅利用个人的业务档案，如需借出，需经所教务处审核，并办理借阅登记手续。

五、附则

1、本办法自下发之日起实施

2、本办法解释权在教务处

第四篇：投资业务档案管理办法

投资业务档案管理制度

第一章总则

第一条为加强投资业务档案管理，确保项目资料的完整性，促进投资业务经营的合法性和项目资产的安全性，根据《投资管理基本制度》、《投资业务操作流程》等有相关规定，特制定本制度。

第二条投资业务档案是指在办理投资业务过程中形成的用以记录和反映投资业务全过程及与客户关系的重要文件、凭据和图表、声像等资料。主要由融资人的基本资料、投资业务中的相关契约和投资管理资料等组成。

第三条投资业务档案管理是综合档案管理体系的一部分，各公司部门应配合综合档案人员，对投资业务档案按照“集中统一”原则进行规范化管理。市场部门负责投资业务档案移交前的收集、整理、立卷、归档工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责。综合档案人员负责投资业务档案移交后的整理、保管和日常维护工作，并对移交后的投资业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责。

第四条各级管理单位要制定有关投资业务档案的移交、立卷、归档、调阅、提取、保管、销毁、人员交接等制度，做到科学管理、有效利用，严防损毁散失，确保投资业务档案的完整和安全。

第五条投资业务档案涉及国家、本公司和客户的秘密，档

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案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。

第二章投资业务档案的归档方法

第六条投资业务档案按照法人客户建立，一户一档，自然人客户也可按区域建档。

第七条投资业务档案分为五类：

权证类：采用抵押、质押担保方式的投资业务，能够证明对抵押物、质物享有所有权和处置权的要件;

要件类：办理投资业务过程中产生的能够证明投资业务的合法性、合规性的基本要件;

管理类：融资人的基本资料; 保全类：资产风险管理的相关资料; 综合类：本公司内部管理资料等。

每个客户档案分为三个区域即：立卷区、归档区、权证区。

1、立卷区存放执行中业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。

2、归档区存放已经执行终了业务的权证类、要件类、管理类、保全类、综合类档案。

3、权证区(立卷区和归档区的权证类主要是指抵(质)押物的清册和移交清单等)抵押物、质物享受所有权处置权的相关要件不在项目档案中管理，其中有价单据必须存放于保险库，其他权证类档案存放于档案库内的保险柜中，但必须双人、双锁保管。

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第三章投资业务档案的基本内容

第八条权证类档案包括：抵押物(质物)评估报告或作价依据，抵押物(质物)所有权、使用权证或证明文件，已办理抵押(质押)登记的他项权证或有关证明文件，抵押物清单，权利质押中的各种有价单据，抵押物(质物)保险单，抵押(质押)公证书(企业办理的要收集)等，抵押物的保险单。

第九条要件类档案包括：企业情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、各类客户融资申请报告和申请书、各类客户投资业务调查报告、各类客户投资业务调查审查审批书、评审会会议纪要、各类法人客户投资业务投资合同(协议书)、融资凭证、担保合同(担保协议)或担保函、核保书、抵(质)押核实书、保险合同、逾期投资款本息催收通知及回执、投后检查记录和投资业务检查报告、企业经营活动分析报告、以及涉及投资审查、审批、发放的其他必要资料。

项目融资还应包括项目立项建议书、可行性研究报告、开工报告、环保部门及其他国家有权部门对投资项目的批复文件，项目变更及概算调整的批复文件复印件，项目概、预、决算审查报告及工程竣工验收报告，项目评估报告，项目建设资金来源证明文件、项目建设进度表、资金使用计划等。

其他业务所必须的要件等等。

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第十条管理类档案包括借款人的基本资料和担保人的相关资料：《企业法人营业执照》副本或复印件、《事业单位登记表》副本或复印件、《企业资质登记证》复印件、《特种经营许可证》复印件、《税务登记证》(国税、地税)复印件、《外商投资企业批准证书》复印件、《外商投资企业外汇登记证》复印件、《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件、贷款卡证明材料复印件以及以上资料的最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料，法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，印鉴卡，融资人企业项目责任人任职资格表，企业变更登记有关文件的复印件，企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。

专业担保机构为保证人的还应包括一定数额的担保基金已存入在设立的专门账户、实行专项储存和专户管理的证明文件，担保责任余额表，同意提供该保证担保的书面文件。

自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。

第十一条保全类档案包括：项目诉讼全过程相关资料，全部相关项目档案，以物抵押资产清单、权属证明、抵押协议、法院裁定书，投资资产的投资协议书、股权证明等法律文书的其他必要资料。

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企业兼并的有关批示文件，包括各类借款合同、担保合同、借据等契约，社企三方或四方签订的借贷关系转移协定，兼并方企业承接被兼并方企业积欠贷款本息协议以及分年还贷计划。

呆坏账核销申报材料，包括申请核销报告及责任认定文件、债权证明材料、债权损失证明材料，破产终结后需要继续追偿我公司债权的有关文件和材料，呆坏账核销后收回投资款的重要凭据、帐务处理凭据和相关材料。

第十二条综合类档案包括：公司内部有关投资业务的各类报表、授权文件、行业分析资料、投资分析报告、调查检查报告等。

第十三条权证类、要件类必须存放原件，其他各类档案原则上存放原件，如有特殊情况，无法取得原件的，在不影响权益的前提下，可以存放复印件，市场人员将复印件与原件核实，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。

第四章投资业务档案的日常管理

第十四条项目档案资料的收集、整理、立卷、归档收集：市场部人员应根据每笔业务的类别收集要件归档，档案中随每笔业务发生和产生的项目资料、审核权证类、管理类、综合类等齐全和有效，已失效的资料要及时补充，第一笔业务的要收齐和审核各项目档案类别的相应资料。

整理：业务实际发生结束后，应对投资业务原始资料进行排序，编写页码(附件一)，从项目资料的首页到尾页逐页编号(凡有字迹

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即为一页)填写卷内目录。

立卷：资料整理后，根据目录和编号存放在本年项目档案立卷盒中，法人客户一户一盒，每盒按档案类别分为五块，分门别类，权证类中的抵押、质押等权证类(他项权证等)应填写收样凭证(附件二)一式两份，双方签字移交会计部门按规定保管，另一联收样凭证，存放立卷盒中的权证类袋页中，自然人以每一户一档，不分类别。

归档：对已还清投资款的随笔和已失效或已处置完毕的项目资料从本年项目立卷盒中抽出，按结清日期排序，编写页码，填写卷内目录，案卷封面，分类装订后存放在档案盒中，编制移交清单，最迟不得超过次年的3月31日前移交给综合档案管理员管理。综合档案管理人员应根据移交清单逐一核实，并对卷内资料进行审查，保证其齐全(附件八)，对接收的档案进行排序，放入固定位置，记载档案归档登记簿，载明案卷号、档案内容、形成时间、页数、是否原件、存放位置等要素，对权证类档案，同时单独建立权证类档案并单独建立权证类档案登记簿进行登记(附件九)、管理、定期核对。

第十五条项目档案的调阅、外借、保管、销毁

调阅：建立投资业务档案调阅登记制度，本级相关人员调阅项目档案应填写调阅单，登记调阅人姓名、日期、内容等需经本级主管负责人签字同意(附件十)。

外借：投资业务档案的调阅原则上只能现场调阅，不得外借，如遇特殊情况，需报风控部门备案，必须填写档案外借单，登记外借人姓名、日期、内容、原因和归还日期等，存放在保险库的权证类档

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案一律不得外借。

保管：档案管理人员要对投资业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，定期检查项目档案的保管情况，并作书面记录。

尚有投资关系的项目档案作永久保管，清理全部投资业务的档案从客户与本公司的最后一笔投资业务结清后次年的1月1日起，保管期五年。

综合类投资业务档案为长期保管，保管期限十五年，其中各种报表的汇总表为永久保管。

投资业务档案保管及核销清册为永久保管。

销毁：档案管理人员提出销毁意见，编制项目档案销毁清册(附件十四)，到期销毁的名称、卷号、册数、起止和档案编号，应保管期限，已保管期限、销毁时间等内容，经分管领导在销毁清册签署意见，报风控部门审核，总监签字同意。

档案管理人员和市场部人员共同监销，监销人应按销毁清册上所列内容清点核对，销毁后，应在销毁清册上签字盖章，并书面将监销情况报告风控部的总监。

第五章责任

第十六条对未按规定履行职责，造成档案损坏、遗失及擅自销毁，擅自对外提供、涂改、伪造和透露投资业务信息的行为，视情节轻重对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追

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究刑事责任。

第六章附则

第十七条投资业务档案管理所需档案盒和清单均按规定格式统一印制。

第十八条以录音、录像、扫描等方式保存的投资业务档案归集在综合档案部门保管。

第十九条本制度规定的投资业务档案内容是各投资管理部门至少应包括的基本内容，不仅限于此。

第二十条市场部人员收集好资料应在次日按移交清册交档案管理员做好立卷、归档工作。由于投资对象不同，项目档案管理也略有不同，各单位参照本制度，具体细化执行。

第二十一条本制度自董事会审议通过之日起执行，修改、解释权归董事会。

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第五篇：信贷业务档案管理办法

某某某公司

信贷档案管理暂行办法

第一章总则

第一条

为了加强和做好信贷档案管理工作，增强公司全体人员对档案管理工作的重视，促使信贷资产管理规范化、制度化，有效防范信贷风险和保全信贷资产。根据《中华人民共和国档案法》等有关制度规定，特制定本办法。

第二条

信贷档案管理工作是公司信贷工作的一个重要组成部分，也是维护信贷历史真实面貌的重要基础性工作。

第三条

本办法所称信贷档案系指以本公司贷款客户(包括企事业法人、自然人和个体工商户)为基本单位，并与本公司已经发生或将要发生借贷关系形成的有关档案资料，包括贷款客户提供和公司内部形成的各项贷款业务原始的、具有保存价值的文字、图表、盘片、声像等不同载体和不同门类的基础资料。它是保护公司信贷资产的重要资料。

第四条

信贷档案管理要遵循以下原则：

1、信贷档案资料必须真实、完整和合法;

2、档案管理要原始材料账册化，必备资料标准化，移交档案制度化，贷款资料信息化;

3、严格执行谁贷款，谁立卷;谁建档，谁管理;

4、按照《某某某公司贷款管理操作规程》规定收集整理信贷档案。

第二章信贷档案管理机构、人员和职责第五条

管理部门。业务部是信贷档案管理的职能部门和责任机构，负责其所经办的信贷档案资料的管理工作。

第六条

管理程序及人员职责。客户经理对贷款客户的档案资料，按客户申请、调查、审查、审批、发放、检查、收回等操作程序运行后，按资料形成时间归类建档、保管;在规定交接内容和时间内，交由档案管理员管理，按将贷款客户资料登记归档。

(一)业务部负责信贷档案的收集整理，客户经理应：

1、及时建立和搜集、整理归类所管理贷款客户从借款申请到贷款使用、回收全程的有关档案资料，按资料形成时间顺序和归类要求整理立卷、建档、装订成册并按顺序编页码(页码必须连续)、专夹(卷)、专户保管，做到真实完整;

2、未还清贷款本息的信贷档案由各分管客户经理保管;

3、按时向档案管理员移交进档资料;

4、采用电脑管理的信贷档案，须及时将贷款有关数据及信贷档案等有关资料信息录入电脑数据库;

5、客户经理要对信贷档案资料的真实性和完整性负责。

(二)综合管理部负责信贷档案的归档保管，档案管理员应：

1、审核和接受客户经理应当移交管理的信贷档案资料;

2、对装订成册的信贷档案资料按户分类编号、登记归档;

3、负责对信贷档案的基础管理工作;

4、档案管理员要对贷款客户档案的完整性负责。

第三章信贷档案管理的内容

第七条

从客户申请贷款至贷款调查、审查、审批、发放、检查、收回全过程形成的与该笔贷款有关的资料均为信贷档案资料。信贷档案资料按其取得来源分为从贷款客户获取的资料和公司内部形成的资料。

第八条

从贷款客户获取的资料是指借款人、担保人的基本情况资料，是用于反映和记录借款人、担保人主体资格、资信状况、资金、财务和经营情况的档案资料。

(一)委托人的基础资料：经年检的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、验资报告、公司章程、贷款卡及密码、资质证书、许可证书等。

(二)委托人财务资料：委托人近三年财务报表、审计报告及最近月份报表(包括主要科目的余额明细)、委托人近三年增值税、营业税纳税申报表及最近月份申报表、含委托人最近六个月主要账户银行对账单、委托人实际使用的主要个人账户银行对账单。

(三)委托人生产经营资料：生产场地、仓储场地产权

证明或租赁合同、上下游主要购销合同;

(四)其他资料：企业简介，实际控制人、股东及高管团队身份证、简历、实际控制人婚姻证明、个人及家庭资产状况、涉及融资需求所对应的合同、凭证等证明资料等。

(五)担保人提供资料：担保人为个人连带责任担保的，应提供身份证明、工作证明、收入证明、婚姻状况证明和家庭大额财产清单;担保人为企业的，应提供本清单中所列相关资料。

(六)房地产开发项目特别资料：土地使用证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、商品房销售(预售)许可证、土地出让合同、土地款项及费用付款凭证、工程款项支付凭证、项目投资概算和实际支付情况表、项目进度安排、资金计划、峻工验收和交房时间、施工合同中协议书和专用合同部分、房屋可售和已售清单等。

第九条公司客户经理，无论贷款金额大小，均应建立信贷档案，一份完整的信贷档案内容具体应有：

(一)企业贷款：以借款企业或贷款项目为单位，逐户建立信贷档案，内容有：

1、借款人基本情况资料：

(1)借款企业依法成立的文件和有年检记录的《法人营业执照》或《事业单位法人登记证》复印件、法人代表(个

体工商户负责人、授权代理人及所有股东)的身份证复印件(如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件)、法人代表证明书、企业营业执照要素变更的通知书、税务登记证复印件等。

(2)借款企业组建公司的批件、依法成立公司的合同、章程，股份制企业的股份协议，联营企业的联营协议书，董事会决议等。

(3)经与工商部门核对的借款人的专用印鉴卡。 (4)商品购销合同和生产经营许可证明：商贸企业需提供商品购销合同，工矿企业需提供生产经营许可证、开采许可证和产品购销合同。生产经营或投资项目需取得环保部门的许可证明;若医药、卫生、采矿等特殊行业需持有权部门颁发的生产、经营等许可证明。

(5)属挂靠集体所有制企业的，要出示挂靠单位证明。

2、发生贷款业务的文件资料：

(1)借款企业申请贷款的书面申请书、建立信贷关系的协议书;

(2)合伙企业、有限责任公司、股份公司等必须提供公司董事会同意借款的有关决议书;

(3)借款企业提供的购销合同复印件;

(4)借款企业上年(季)度财务报表、申请借款前一期的财务报表(含资产负债表、损益表和现金流量表)、固

定资产明细表及有关统计报表;

(5)借款企业有年检记录的代码证(卡)复印件、在其他行开立基本账户或经年检有效的一般存款账户的证明(开户许可证)复印件、借款人主要开户及往来银行的账户与存贷款情况;

(6)借款企业法人代表(或股东个人)授权委托书、公证书;

(7)借款企业信用等级证明;

(8)借款企业法人代表及所有股东个人担保声明书; (9)客户经理的贷款贷前调查报告;

(10)贷款审查报告、贷款承诺书、企业流动资金借款申请书及企业短期借款审批(咨询)书;

(11)借款借据(非正本)及有关附件;

(12)借款担保合同(含保证、抵押、质押、最高额保证、最高额抵押借款合同，其中：最高额保证、最高额抵押借款合同提供复印件，至可办理最后一笔贷款或贷款还清后，原件方可装订归档)。

3、企业贷款担保的文件资料： (1)采用保证担保方式。

①保证人是企业法人的，需提供有效的《企业法人营业执照》复印件、注册资本验资报告复印件、法人代表和所有股东身份证复印件(如身份证遗失，未及时补办，须提供与

原件核对的户口簿或护照复印件)、法人代表证明书或法人代表(个人)授权委托书、有效的贷款卡(证)复印件、有年检记录的代码证复印件、开立基本账户或经年检有效的一般存款账户的证明(开户许可证)复印件;

②保证人上年(季)度财务报表，担保贷款前一期的财务报表(含资产负债表、损益表、现金流量表)及有关统计报表;

③保证人为有限责任公司、股份公司、联营公司的，须有依法成立公司的合同、章程、协议和董事会(股东大会)同意担保的决议书、所有股东个人担保声明书以及其他资信评估等资料;

④客户经理对保证人的资格审查意见和核保资料; ⑤保证人对所担保的贷款知道其真实用途的便函或担保函、个人担保声明书。

(2)采用抵押担保方式。

①以借款人或第三人财产抵押的，需提供抵押物的产权证明文件、单据等各项重要原件或复印件，如抵押物为房地产的，需提供《房屋所有权证》、《土地使用权证》、《房产他项权利转移证》等产权证;如抵押物为进口关键设备的，需提供发票、海关证明及上级主管部门同意抵押的证明文件;如抵押物为车辆、船舶等动产的，需提供有关发票和行驶证复印件，并由有关管理部门出具抵押登记证明。如属第三人

财产抵押的，还需提供营业执照、身份证、注册资本、贷款卡、代码证等相关所须复印件、财务报表及个人担保声明书、授权委托书等资料。

②经会计(审计)师事务所审计评估的资产验资报告或有权部门评估的报告书;

③抵押物房地产为夫妻共有的，须提供夫妻结婚证明及共有人身份证复印件;

④抵押物须到有关部门办理抵押登记并取得《抵押登记证》;

⑤有限责任公司、股份公司企业董事会(股东大会)同意抵押意见书或文件资料;国有资产抵押，需有国有资产管理部门批准同意抵押或行政主管部门出具书面同意抵押的证明文件;

⑥抵押物清单;

(3)采用质押担保方式。

①借款人需提供质物清单和有处分权人同意质押的承诺书;

②质押物的产权证明文件复印件(正件如支票、存单、专利权证、有价证券等由会计列帐入库登记保管);

③存单质押贷款在相应的营业机构办理止付登记手续的文件。

4、申请中长期贷款还要提供以下资料：

(1)有权部门批准的项目建设书、可行性研究报告、项目设计或实施方案、纳入固定资产投资计划等有关批文，环保部门批准的《环境影响报告书》等;

(2)项目开工前期准备工作完成情况，若为续建项目要提供前期投资情况、资金来源及使用情况、工程进度等资料;

(3)公司主持进行的项目评估报告，上报执行董事的贷款请示文件，执行董事的贷款批复文件;

(4)中长期贷款使用情况检查报告、项目竣工验收报告、项目后评估报告;

(5)在指定银行存入规定比例资本金的证明; (6)资本金和其他建设资金筹措方案及来源落实的证明材料。

(7)涉及环境保护、消防、供电供水、卫生防疫、劳动保护、税收优惠，生产产品或商品购销属专营、土地征用、城市规划、生产工艺及新产品技术鉴定等方面的项目，需提供有关方面的批准文件或证明材料和审核意见。

5、其他资料：

(1)借款人自贷款日至归还日的分月(或季)财务报表;

(2)若为归还再贷的，须有还款凭证;

(3)为保证信贷资产安全需要客户提供的其它资料。

(二)个体农户贷款：

1、借款人基本情况资料：

(1)借款人身份证复印件(如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件);

(2)授权代理人身份证复印件(如身份证遗失,未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件);

(3)借款人家庭基本情况(包括人口、收入、及房屋情况等);

2、发生贷款业务的资料：

(1)借款人申请贷款的书面申请书; (2)客户经理的贷款贷前调查报告;

(3)贷款审查报告、审批通知书、贷款承诺书、农户及其他短期借款审批书;

(4)借款人授权委托书、公证书; (5)借款借据(非正本)及有关附件;

(6)借款担保合同(含保证、抵押、质押、最高额保证、最高额抵押借款合同，其中：最高额保证、最高额抵押借款合同提供复印件，至可办理最后一笔贷款或贷款还清后，原件方可装订归档)。

3、个体农户贷款担保的文件资料 (1)采用保证担保方式。

①保证人是个人担保的：须有保证人身份证复印件(如

身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件);个人担保声明书;保证人对所担保的贷款知道其真实用途的便函或担保函。

②保证人是企业担保的：与企业贷款采用的保证担保方式所需材料相同。

(2)采用房地产抵押方式。

①借款人需提供房地产的产权证明文件原件及复印件(经核对后，复印件作为信贷档案)，如属第三人财产抵押的，还需提供营业执照、身份证(户口簿)、代码证等相关所须复印件、财务报表及个人担保声明书、授权委托书等资料。

②经有权部门评估的报告书;

③房地产为夫妻共有的，须提供夫妻结婚证明及身份证;

④房地产须到土地局或房管局办理抵押登记并取得《抵押登记证》;

⑤房地产抵押物清单; (3)采用质押担保方式

①借款人需提供质物清单和有处分权人同意质押的承诺书;

②质押物的产权证明文件复印件(正件如支票、存单、专利权证、有价证券等由会计列帐入库登记保管);

③存单质押贷款在相应的营业机构办理止付登记手续的文件。

凡是贷款客户提交的复印件，客户经理应要求提供人签名盖手印并负责与原件进行核对;且为了档案的整齐，要求复印件统一为A4纸张。

(三) 公司内部形成的档案资料包括记录和反映客户贷款申请、调查审查、发放、检查、保全、收回等全过程运行情况的资料，是用于界定内部管理责任的基础档案资料及围绕贷款使用、监督、检查贷款本息收回及贷款保全所发生的行为资料，也是贷款重要法律文件及贷款动作记录资料。公司内部形成的档案资料有：

(1)《贷款审批表》;

(2)借款企业授信额度(限额)文件;

(3)申请中长期贷款的《中长期贷款审批书》;贷款项目评估报告及贷款调查报告。

(4)设立并登记《贷款审批登记簿》;

(5)贷后检查资料。包括《贷款贷后检查报告》;客户经理对贷款特别是大户贷款的按月或按季、定时或不定时跟踪调查分析报告。

(6)风控部对贷款运作问题稽核意见书、通知书和整改意见书。

(7)借款人违约的《信贷制裁通知书》。

(8)贷款归还、展期的档案资料。短期、中长期贷款到期前10天发出的《贷款到(逾)期催收通知书》。若借款人按期归还贷款本息，根据计划财务部门填写的《还款凭证》，客户经理登记《贷款登记簿》;贷款需展期，借款人到期前15天写出的《借款展期申请书》，保证人、抵押人、出质人同意担保延期的书面证明，并与借款人、担保人签订的《展期还款协议书》及批准书。若借款人未申请展期或申请展期未获批准，又不能按期归还的贷款，客户经理登记《贷款登记簿》相应进行调整。

(9)《贷款到(逾)期催收通知书》和《担保人履行责任通知书》的档案资料。客户经理对每次签收到的《贷款到(逾)期催收通知书》和《担保人履行责任通知书》应粘贴在已立卷好的每户贷款后面的粘贴处，不能放另处。

(10)不良贷款档案资料：

①《贷款到(逾)期催收通知书》和《担保人履行责任通知书》;

②新增不良贷款稽核情况表;

③《呆滞(呆帐)贷款认定审批表》、呆帐贷款核销清单及批文复印件;

④对借款人依法诉讼、仲裁的有关法律文件(诉讼、受理通知书、判决书、裁定书和执行书等)资料;

⑤以资抵债的登记、保管和处理后的有关资料;

⑥处分抵押物或处分质押物通知书、拍卖抵押物的拍卖书。

(11)贷款清偿后的档案资料。

(12)设立《贷款登记簿》台帐，及时登记贷款发放、归还、占用形态等情况。《贷款登记簿》要有延续性和严肃性，不得随意更改、换页。如确须更换，客户经理更换后应重新建帐，原《贷款登记簿》要核实归档管理。

(13)信贷电子化管理的有关信贷档案。 (14)其他需要归档的资料。

对上述按《某某某公司贷款管理操作规程》规定要求归档的有关报表和文字资料以外的档案，也要按公司制定的其它管理制度和办法的有关内容对信贷档案进行管理。

第四章客户经理建档、登记、移交管理第十条

客户经理按第九条规定内容，及时建立和搜集、整理归类所管理贷款客户从借款申请到贷款使用、回收全程的有关档案资料，按资料形成时间顺序和归类要求整理立卷、建档、装订成册(装订成册后客户经理应加封、盖印)并按顺序编页码(页码必须连续)、专夹(卷)、专户保管。

第十一条

客户经理对信贷档案的建档。

(一)个体农户贷款，信贷业务档案以户立卷建档;

(二)企业贷款信贷档案按户分类立卷建档：对某一客户的独笔贷款档案资料按贷款运作程序及取得的时间归类

建档，单笔单卷单档;对某一客户的多笔贷款资料按贷款发放日先后顺序整理保管立卷，即一笔一卷，一客户一档;

(三)卷内材料按材料属性编写页码，页码必须连续，并在卷内目录上表示材料属性和页码，文件本身不编页号;卷内目录一式一份，附在某一客户(或客户类别)卷内首页;档外标明客户名称(或客户类别)、贷款笔数(类别户数)和立档时间。

第十二条

已核销呆帐贷款的信贷档案资料管理：客户经理以户以类建档后，专档移交办公室档案管理员进行归档管理。

第十三条

客户经理对各自保管的未归档的信贷档案，设立《信贷档案保管登记簿》，及时记录贷款客户入档明细情况，便于查找、利用、保管。

第十四条

客户经理工作调动时，必须对所有档案资料抄列清单并在公司负责人的监督下办理移交手续。

第五章信贷档案归档管理要求

第十五条

须移交公司办公室档案管理员归档的信贷档案资料，移交时间为每年年底。

第十六条

需要移交档案管理员归档的材料：已还清贷款本息的客户的信贷档案;已核销呆帐贷款的信贷档案资料;信用等级评定资料;其他需要归档资料。

第十七条

信贷档案的移交。客户经理信贷档案资料移

交给档案管理员时，客户经理和档案管理员应同时核对信贷档案资料并由双方共同在移交的信贷档案目录清单(一式两份，各留存一份)上签字。档案管理员应及时核对资料收妥存档，专卷、专档保管。

第十八条

档案管理员应设立《信贷档案保管登记簿》，及时记录客户经理移交的贷款档案资料及其他归档资料;档案管理员对档案资料按时收集、整理、登记，按装订成册(装订成册后应加封、盖印)归档入柜;

第十九条

档案管理员因工作变动离岗的，应对信贷业务档案所有资料列好清单，全部移交指定专人后方可办理有关变动离岗等手续。档案资料办理移交手续，要由部门负责人进行监交。

第六章归档后的信贷档案管理

第二十条

信贷档案的调阅。

(一)内部人员调阅信贷档案。凡已归档保管的信贷业务档案和由客户经理负责保管的信贷业务档案，一律不准借出。因工作需要调阅的，应由调阅人出具借条，并经总经理签字同意方可调阅。客户经理和档案管理员应登记调阅人员名单、时间和调阅内容;调阅的信贷档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，用后必须及时归还。

(二)外部人员调阅信贷档案。信贷档案原则上不对外调阅借出。当发生借款纠纷或依法起诉、处理案件等情况

时，有：(1)司法、法院等部门需查阅、复印时，必须持有县(市)级以上主管部门的正式公文介绍信，经公司领导签字批准后方可查阅;(2)己方律师如有需要可以查阅;(3)对方律师原则上不可以查阅，若其通过法院来查阅,法院须持有县(市)级以上主管部门的正式公文介绍信，经公司领导签字批准后方可查阅。查阅时，公司应有专人在场陪同，查阅人需要索取复印有关证据和资料时，须经公司领导同意后，方可抄录和复印，但严禁将原件抽出借出。

(三)客户经理或档案管理员对调阅归还的信贷档案，要检查其完整性和原始性。对发现档案不完整或有改动的，可以拒绝接受，并立即向公司领导报告。

第二十一条

信贷档案的存放。客户经理和档案管理员应将各自管理的信贷业务档案资料放置在坚固的箱柜内，并加强防盗、防火、防潮湿、防虫蛀、防腐蚀等方面的设施。

第二十二条

信贷档案保管期限。信贷档案保管期限分为短期、长期保存和永久保存。

(一)短期保存的信贷档案5至10年：短期贷款本息已收回的信贷档案，再保管期限为5年;中长期贷款本息已收回的信贷档案，再保管期限为10年。

(二)长期保存的信贷档案10年至15年：短期、中长期贷款到期未收回，直至贷款收回或以资抵债，资产处置完毕，其短期信贷档案再保存10年;中长期信贷档案再保存

期限为15年。

(三)永久保存的档案：短期和中长期贷款到期、逾期至今仍未收回和呆帐核销贷款的信贷档案要持续永久保存。

第二十三条

信贷档案的销毁。对超过保存期、需要销毁的贷款档案要编制销毁清册，并经过档案管理员提出和慎重鉴定，业务部负责人审核，经总经理审查批准后，送专门文件销毁单位或指定造纸厂进行销毁，并由监销人员监督销毁。档案管理员和公司总经理同时在留存销毁清册上签字备查。

第七章