生产跟单员工作流程

第一篇：生产跟单员工作流程

跟单员工作流程

一、 日常工作

1、务必接听所有电话时讲：“您好!XX家具****”

2、跟单必须要对自己的负责的客户都熟悉和掌握，并且需要熟练操作系统。

3、每半个月要做销售分析

4、每个月与每季都要做一份报表分析，分析其具体的销售情况与产品的优劣，将每次的发生的投诉都要拿出来讨论，更能了解产品和提升对突发事件的应对。

5、跟单员每天要查看一次自己的记录是否有要更新的资料。

6、跟单员在一个月不能低于一次打电话给客户回访，回访情况要做记录交给主管审阅。

7、跟单员每次出货的时候一定要提前一天通知客户打款，避免造成客户的的投诉。

8、跟单员每个月10号之前，必须查账本是否有欠款和多余的款，要跟客户确认签名为保留证据，避免和客户有争执。

9、跟单员务必做到跟其他的同事和睦相处，有问题相互提出共同解决。

二、 售后流程作业规定

目的：为有效地规范公司的整体服务形象，保证为广大经销商服务全过程的质量受控，提高公司的整体服务水平，同时便于各部门操作，特制定本操作流程。

流程：售后服务核心流程是将公司的售后服务关键工作过程分为四个环节：信息接收、汇总分析、入库和跟踪，每一个环节都有相应的标准工作内容及要求。具体工作流程如下： 流程分解

1、跟单员在接收到客户需要售后服务的信息时，需要求客户提供书面投诉与相片信息，并由主管统一汇总填写《客诉报告》，客诉报告必须按要求填写。

2、《客户报告》必须放在公共文件未处理文件夹内，品质部主任务必每天查阅公共文件夹是否有相关要处理的文件，填先《客户投诉处理单》，品质主任务必告知跟单主管处理的时间。

3、主管根据品质部的《客户投诉处理单》，回复客户并且把《客户报告》填写完整，将跟客户沟通的结果写清楚后放在已处理文件夹。

4、主管在填写报表的时候务必写的明了清楚，如果入库一定要有和计划部沟通怎样制定入库，避免有挤压货品的现象，整个过程由主管单独跟进和沟通。这样避免造成客户的双重投 诉。

三、具体工作：

1、 收到订单，与下单人联系，核对订单，发制作图纸过来，另发一份给工艺部，算单、算料、做工艺图，按平面图制作生产执行单，与客户联系确定预出货日期。

2、 按平面图制作生产执行单，更新订单生产排程表，让各部门负责人签名确认货期;

3、 跟进生产进度，跟进工艺部在下单的3-4天内把所有的辅料采购单下过来，马上下来相应的供应商，在出货前2天所有外采购单都要到位，而且必须与客户协调好出货时间;

4、 在发货前1-2天与客户商量好发货的货运站，确定发货期，货期有变马上通知各部门，把发货通知单提前1-2天给到包装部，发货当天安装好车，发货;

5、 发货后整理托运单与装箱清单，传真一份给客户，复印1份给自己留底以便查询，并在单上注明订单名称。

6、 每个月底整理好本月的所有客户意见反馈表，每个订单都必须让客户回签此表，托运单、装箱清单。 这个简单，首先要了解公司的各产品的工艺流程，要求很熟悉，再把客户作以分类，按客户订单量及金额分大客户，中等和小客户，如果生产正常，那就要保证生产排程的正常，交货延期要提前给客户知会、协商。其实呢业务跟单的工作就是了解客户订单情况，了解工厂生产情况，生产进度，保障交货时间，协调公司生产、发货安排与客户需求等。

什么是跟单员 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职，替代)所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。 跟单员的工作性质 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要： (1)寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

(2)设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

(3)传播信息：将企业产品的信息传播出去。

(4)推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。

(5)提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。 (6)收集信息：收集市场信息，进行市场考察。

(7)分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。 跟单员是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要： (1) 函电的回复： (2) 计算报价单 (3) 验签订单 (4) 填对帐表

(5) 目录，样品的寄送与登记 (6) 客户档案的管理 (7) 客户来访接待 (8) 主管交办事项的处理

(9) 与相关部门的业务联系 跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。 跟单员的工作特点： 跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。 特点是：复杂的，全方位的。

1. 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。

2. 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。 3. 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。

4. 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。

5. 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。 跟单员的素质要求： 跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求： (1) 分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。

(2) 预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。

(3) 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。

(4) 专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。

(5) 与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。

(6) 人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。

(7) 法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。

(8) 谈判能力。有口才，有技巧。

(9) 管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。

(10) 物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。 跟单员的工作内容及知识，技能要求： 跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪(客户接待)。

1.出口货物跟单;(外贸业务跟进)了解基本外贸知识：(谈判，报价，接单，签合同 等等)。基础外语及函电往来。

2 .物料采购跟单。(业务跟进)懂营销，懂产品。(物料，性能，使用，保养) 3 .生产过程跟单(生产进度跟进)懂生产，懂管理，懂沟通。

4 .货物运输跟单(出货跟进)货物运输知识，(运输工具，方法，配柜)及了解报关知识。 5.客户联络跟踪 (客户接待)：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识。

跟单作业流程

一，跟单流程简图 资源开发 资源开发

1. 根据客人的需求寻求开发目标，以考虑原有配合良好的资源为先开发新资源 2. 充分考虑资源的综合能力包括生产能力，品质控制能力以及财务能力 3. 资源的便利性：便于跟单便于出货 4. 择优选取 打样

1. 了解客人对产品的要求 打样

2. 与工厂沟通以便工厂充分掌握产品的开发条件并予以实施 3. 掌控工厂的打样过程并取得产品形成的所有因素 4. 跟进样板的修改与确认 生产控制

1. 参与首版的生产，确认从半成品到成品的可行性 2. 了解并落实产品的生产进度

3. 对半成品及成品进行定期检验及时解决生产出现的品质问题 检验与出货

1. 日常,中期和末期检验 检验与出货 2. 配合及通过客户检验 3. 监督工厂按时按规装柜 4. 获取出货资料

业务跟单流程

(一)业务客户备案流程

(二)产品下单流程

1)收到业务客户寄样或下单的客户 建立客户跟踪表 2)填写样品或订单制造单

3)订单评审(业务、工程、采购、生产、品质、跟单)

4)给各部门签字确认，跟单发放签名的制造单给相关部门，并在订单背面签名 无，异常 ，无，异常

如有异常，通知(业务、工程、采购、生产、品质、跟单)，解决异常 继续跟进

5)跟进样品或订单生产与采购进度并随时知会业务 6)了解客户公司背景、经营范围、公司性质、势力等 7)生产将要做好的产品贴好标签点亮通知业务拍照

每个家具企业的情况是不同的，有生产凳子的、桌子的、家居的、卧室套房的、沙发的、五金家居的等等，业务跟单的意思就是，跟踪业务员下单情况的落实，跟踪生产进度情况;另外最主要的一份工作就是售后服务问题，不过有的企业有专职的售后服务人员。在一些小型的企业业务跟单充当这个角色。基本的工作流程是：

1、跟进业务员下单情况，并予以汇总;

2、将订单派送至生产车间及设计部、采购部(有的企业有PMC);

3、跟踪生产进度及物料情况，不影响订单的货期;

4、处理售后问题，接收传真等;

5、回款的记录及业务量的统计。基本的工作就是这些，

大部分制造业的跟单流程都是一样的，具体区别于有的工作细节是否由业务员来做 客户沟通(报价，询盘)--确认订单(预付款，LC等)--安排订单(交生产部门或外厂)--跟进生产情况，确认交货时间--告知客户--安排检验--订舱发货--收汇--后续服务等

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第二篇：跟单员工作流程

一、 日常工作

1、务必接听所有电话时讲：“您好!XX家具****”

2、跟单必须要对自己的负责的客户都熟悉和掌握，并且需要熟练操作系统。

3、每半个月要做销售分析

4、每个月与每季都要做一份报表分析，分析其具体的销售情况与产品的优劣，将每次的发生的投诉都要拿出来讨论，更能了解产品和提升对突发事件的应对。

5、跟单员每天要查看一次自己的记录是否有要更新的资料。

6、跟单员在一个月不能低于一次打电话给客户回访，回访情况要做记录交给主管审阅。

7、跟单员每次出货的时候一定要提前一天通知客户打款，避免造成客户的的投诉。

8、跟单员每个月10号之前，必须查账本是否有欠款和多余的款，要跟客户确认签名为保留证据，避免和客户有争执。

9、跟单员务必做到跟其他的同事和睦相处，有问题相互提出共同解决。

二、 售后流程作业规定

目的：为有效地规范公司的整体服务形象，保证为广大经销商服务全过程的质量受控，提高公司的整体服务水平，同时便于各部门操作，特制定本操作流程。流程：售后服务核心流程是将公司的售后服务关键工作过程分为四个环节：信息接收、汇总分析、入库和跟踪，每一个环节都有相应的标准工作内容及要求。具体工作流程如下：

流程分解

1、跟单员在接收到客户需要售后服务的信息时，需要求客户提供书面投诉与相片信息，并由主管统一汇总填写《客诉报告》，客诉报告必须按要求填写。

2、《客户报告》必须放在公共文件未处理文件夹内，品质部主任务必每天查阅公共文件夹是否有相关要处理的文件，填先《客户投诉处理单》，品质主任务必告知跟单主管处理的时间。

3、主管根据品质部的《客户投诉处理单》，回复客户并且把《客户报告》填写完整，将跟客户沟通的结果写清楚后放在已处理文件夹。

4、主管在填写报表的时候务必写的明了清楚，如果入库一定要有和计划部沟通怎样制定入库，避免有挤压货品的现象，整个过程由主管单独跟进和沟通。这样避免造成客户的双重投

诉。

三、具体工作：

1、 收到订单，与下单人联系，核对订单，发制作图纸过来，另发一份给工艺部，算单、算料、做工艺图，按平面图制作生产执行单，与客户联系确定预出货日期。

2、 按平面图制作生产执行单，更新订单生产排程表，让各部门负责人签名确认货期;

3、 跟进生产进度，跟进工艺部在下单的3-4天内把所有的辅料采购单下过来，马上下来相应的供应商，在出货前2天所有外采购单都要到位，而且必须与客户协调好出货时间;

4、 在发货前1-2天与客户商量好发货的货运站，确定发货期，货期有变马上通知各部门，把发货通知单提前1-2天给到包装部，发货当天安装好车，发货;

5、 发货后整理托运单与装箱清单，传真一份给客户，复印1份给自己留底以便查询，并在单上注明订单名称。

6、 每个月底整理好本月的所有客户意见反馈表，每个订单都必须让客户回签此表，托运单、装箱清单。 这个简单，首先要了解公司的各产品的工艺流程，要求很熟悉，再把客户作以分类，按客户订单量及金额分大客户，中等和小客户，如果生产正常，那就要保证生产排程的正常，交货延期要提前给客户知会、协商。其实呢业务跟单的工作就是了解客户订单情况，了解工厂生产情况，生产进度，保障交货时间，协调公司生产、发货安排与客户需求等。

什么是跟单员 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职，替代)所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。 跟单员的工作性质 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要：

(1)寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

(2)设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

(3)传播信息：将企业产品的信息传播出去。

(4)推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。

(5)提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。

(6)收集信息：收集市场信息，进行市场考察。

(7)分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。 跟单员是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：

(1) 函电的回复：

(2) 计算报价单

(3) 验签订单

(4) 填对帐表

(5) 目录，样品的寄送与登记

(6) 客户档案的管理

(7) 客户来访接待

(8) 主管交办事项的处理

(9) 与相关部门的业务联系 跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。 跟单员的工作特点： 跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。

特点是：复杂的，全方位的。

1. 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。

2. 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一

种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。

3. 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。

4. 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。

5. 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。 跟单员的素质要求： 跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：

(1) 分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。

(2) 预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。

(3) 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。

(4) 专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。

(5) 与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。

(6) 人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。

(7) 法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。

(8) 谈判能力。有口才，有技巧。

(9) 管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。

(10) 物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。 跟单员的工作内容及知识，技能要求： 跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪(客户接待)。

1.出口货物跟单;(外贸业务跟进)了解基本外贸知识：(谈判，报价，接单，签合同 等等)。基础外语及函电往来。

2 .物料采购跟单。(业务跟进)懂营销，懂产品。(物料，性能，使用，保养)

3 .生产过程跟单(生产进度跟进)懂生产，懂管理，懂沟通。

4 .货物运输跟单(出货跟进)货物运输知识，(运输工具，方法，配柜)及了解报关知识。

5.客户联络跟踪 (客户接待)：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识。

一，跟单流程简图

资源开发 资源开发

1. 根据客人的需求寻求开发目标，以考虑原有配合良好的资源为先开发新资源

2. 充分考虑资源的综合能力包括生产能力，品质控制能力以及财务能力

3. 资源的便利性：便于跟单便于出货

4. 择优选取

打样

1. 了解客人对产品的要求 打样

2. 与工厂沟通以便工厂充分掌握产品的开发条件并予以实施

3. 掌控工厂的打样过程并取得产品形成的所有因素

4. 跟进样板的修改与确认

生产控制

1. 参与首版的生产，确认从半成品到成品的可行性

2. 了解并落实产品的生产进度

3. 对半成品及成品进行定期检验及时解决生产出现的品质问题

检验与出货

1. 日常,中期和末期检验检验与出货

2. 配合及通过客户检验

3. 监督工厂按时按规装柜

4. 获取出货资料

(一)业务客户备案流程

(二)产品下单流程

1)收到业务客户寄样或下单的客户 建立客户跟踪表

2)填写样品或订单制造单

3)订单评审(业务、工程、采购、生产、品质、跟单)

4)给各部门签字确认，跟单发放签名的制造单给相关部门，并在订单背面签名

无，异常 ，无，异常

如有异常，通知(业务、工程、采购、生产、品质、跟单)，解决异常

继续跟进

5)跟进样品或订单生产与采购进度并随时知会业务

6)了解客户公司背景、经营范围、公司性质、势力等

7)生产将要做好的产品贴好标签点亮通知业务拍照

每个家具企业的情况是不同的，有生产凳子的、桌子的、家居的、卧室套房的、沙发的、五金家居的等等，业务跟单的意思就是，跟踪业务员下单情况的落实，跟踪生产进度情况;另外最主要的一份工作就是售后服务问题，不过有的企业有专职的售后服务人员。在一些小型的企业业务跟单充当这个角色。基本的工作流程是：

1、跟进业务员下单情况，并予以汇总;

2、将订单派送至生产车间及设计部、采购部(有的企业有PMC);

3、跟踪生产进度及物料情况，不影响订单的货期;

4、处理售后问题，接收传真等;

5、回款的记录及业务量的统计。基本的工作就是这些，

大部分制造业的跟单流程都是一样的，具体区别于有的工作细节是否由业务员来做 客户沟通(报价，询盘)--确认订单(预付款，LC等)--安排订单(交生产部门或外厂)--跟进生产情况，确认交货时间--告知客户--安排检验--订舱发货--收汇--后续服务等

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第三篇：服装跟单员工作流程

外贸服装跟单工作流程一览表:

一、首先是从板单跟起

1接到HK客人板单先对进行文字处理，翻译成中文。

2进行逐项检查板单，看清楚客人要求：A.首先是主料，如面料的品种、纱支、组织、克重、颜色，弄清楚是否有特别要求，比如磨毛、丝光，防静电、防皱等处理;然后注明要求下单给布厂订板布(或者提供面料小样给布厂分析组织成分要对方报价提供板布)B.看需要何种辅料，包括底面缝纫线、拉链(是否特指，如YKK)、纽扣、鸡眼、人字带、花边、丈巾、罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等。整理清楚查寻本厂是否有仓存物料可用，如没有速下单订购。

3.根据客户板单要求，研究是否有不合理的地方，着重看一下有无特殊要求，如有指示不明的地方要及时和客户沟通，如客户无特别要求则可按照常规操作自行设计工艺和制作要求，制定自己的工艺单。

4.工艺单要注明面辅料要求，洗水方式，用线要求，缝制要求，印、绣花及其它处理，交板日期等，(如果客户板单中对印、绣花方面没有详细的资料和明确指示，仅仅是要求有绣花或印花，但效果要好，那么跟单员就要揣测客户的心态，自己主动去创新设计一些东西，联系印花和绣花厂尽快出样供客户选择批核)。

5.完整的样板工艺生产通知单+齐全的面辅料交给样板房起头板。

6.板房做好样衣后交给跟单员安排洗水，跟单员查看样衣符合各项要求后交给联系好的洗水厂并交代清楚洗水要求。如果有特别要求的要事先车好裤筒确认洗水OK后才可以洗样衣。洗水回来由跟单员检查核对符合要求后交给板房做后整，(如不合要求需要再返洗或重新做板)。

7.板房整理好样衣检查辅料齐全，尺寸无误后交给跟单员。跟单员要自己在检查核对(并做好度尺记录)无误寄给客人。

二、送样跟进核价

1.跟单员寄出样板同时要安排进行核价，并填写核价单，在填写核价单时一定要认真，清晰、力求准确(核价单资料后附)包括面料、纱支、克重、幅宽，用量，单价，印、绣花价格和各种物料价格和用量;加工费，洗水费，出货运输文件费，以及利润等一览表。

2.核实板单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的生产难易度，主要是与布

厂同事沟通，落实确定后明确面料价格资料，方便用料的价格核算。由裁床核算样板用量或者跟单员自己核算。

3跟单员要对辅料情况(特别是有些客户对辅料指定供应厂家的，要对辅料的价格进一步落实好，以免以后大货投产后出现价格上的差异)进行详细了解，要广泛寻求辅料供应商进行寻价，避免报价失误，造成不必要的损失。

4跟单员提供板单及样衣给生产部对照，进行生产量及加工费的计算和报价。

5.有关洗水印花(绣花)问题的价格问题一定要在做板时就和各加工厂确认谈好价格，避免落单后做货价格有出入。

6.汇总资料，核算价格。如果客户有特殊要求的时候，一定要有明确指示，如面料有特殊要求或牵扯到面料检测及成衣检测、跟单员一定要特别注意，还有辅料比较奇特的(比如需要起模的)，印、绣花，洗水价格等。所有这一切,都必须详细准确的写到核价资料里,以备后查.

板单到此就算跟完。如果客户有大货落单，就要重新备样给客户确认，并跟进客人下单签订购合同，安排订购大货物料等!

接大货定单--跟进各种样板—按排定购布料及相关辅料—协调生产—出货

三,接单复板订购物料,

一般来说，报完价后，如客户觉得价格接近或者是可以接受，会给出目标价,大货大约的数量,要求先安排定织胚布,打LID色板和安排再起确认样办.起确认样办时关键在于保证交期及质量，因此跟单员经手的资料务必要准确，与客户要求一致，才能保证样品及时得到确认，避免重复返工。

(一)有关大货常做的几种样板(sample)

1.头板(proto-sample),一般来说头板主要是看做工和FITTING的,可以用代替面料,但当有配色时,一定要搭配合适才行，尺寸做工完全按照客供指示及要求。

2.推销板或大板(Salesman sample)作为大板,客户看重的是,颜色要对,辅料要齐,印绣花也要按照要求的去做,特别是代表大货面料,一定要好.因为一般来说,大板是客人用于展销会的展办，目的为了将之前所做出的新款式，通过展销办获得定单。所以一定是好的和准确的,符合客人的设计要求,此项工作非常重要.如果做得不好,可以说前功尽弃,一切都是白费。

3.生产板(PP-sample),一般来说是在大货面料出来以后,为了保证大货的准确性,在裁剪前,做给客户看的样板,代表大货质量,也是客户对大货的检验.为了生产的方便,要求生产办必须符合客户对大货的一切要求，避免出现生产损失,安排起办一定要快并准确，争取做货时

间。

4.影相板,又叫照相板(Photo-sample)，一般来说是在订单确定后,大货出货前,客户用来扩大宣传,增加销售量的样办,主要看款式，外观效果要好,一定要起到门面作用(影相办必须提前安排)。

5.齐色齐码板(Size set sample),此项要求只是对于特定客的订单，大货下来后，该客户会要求先安排做跳码板(可以代用布和物料)，待跳码板确认后，再做正确大货布齐色齐码板给客确认OK后才可开裁。

6.洗水样板，这个一般由跟单员自己批核，洗水要求要跟客人要求。并要保证成衣水洗尺寸，必须提前做好面料缩水率测试。如果洗水差异跟客人样板出入较大返洗又实在无法达到客人要求的就挑出落色办给客人批核确认。并跟客人解释沟通以得到客人认可。

7.船头板(Shipping sample)，大多数客户船头办要求板房在出货前6~10天做好或从大货里挑选，船头板原则该并入大货收费,寄出船样的细码单并入大货交给财务出据发票，跟单员应负责跟进回收货款。

(二)LID色样

1.LID色样收到客人的大约数量和小色样后跟单员要及时提供大货订布数量和色板交给布料采购员打LID板和准备胚布,要尽量缩短打色板的时间(原则3~5天时间,哪个环节拖延了时间哪个部门负责).打好LID板后布料采购员制作好色板卡一式2份交给跟单员：跟单员自已必须留存一份(以免以后的生产过程中，对大货的颜色进行核对)，然后寄给客人确认样板并跟进批核,以便及时确认质量和大货颜色.

2.船头板布样LID板颜色经客户确认后。及时通知布料采购员安排大货布染色。染厂跟单QC在出货前确认大货颜色质量无误后剪出每个落色1Y船头板布寄回工厂给跟单员确认,(有的客户要求确认大货船头板布的要多剪出一份)

第四篇：跟单员的工作流程

一、跟单员的定义：(什么是跟单员?)Documentary Handler 跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。(不能兼职，替代) 所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。

二 。跟单员的工作界定： 跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。

1. 业务跟单：对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员or 业务助理。

2. 生产跟单：对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。对内叫：业务经理or生产主管or总经理助理。不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。

三 。跟单员的工作定位：(工作性质) 跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要：

(1)寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

(2)设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

(3)传播信息：将企业产品的信息传播出去。

(4)推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。 (5)提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。 (6)收集信息：收集市场信息，进行市场考察。 (7)分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。

跟单员是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要： (1) 函电的回复： (2) 计算报价单 (3) 验签订单 (4) 填对帐表

(5) 目录，样品的寄送与登记 (6) 客户档案的管理 (7) 客户来访接待

(8) 主管交办事项的处理 (9) 与相关部门的业务联系

跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。

因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。

四 。跟单员的工作特点： 跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。

1. 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。

2. 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。

3. 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。

4. 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。

5. 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。 五 。跟单员的主导意识： 什么是主导意识?就是全局观念 你要对所处的环境，担负的任务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你的工作的主导意识就会很强。举例：足球队，每个队员有自已的位置，但如只顾自已的位置，这一定是个很差的球队。这就要有全局观念：要不失球，要进攻，要战胜对方，要进球。 作为跟单员的跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事了，你们如何生产?何时完成?出来的产品怎样?与我无关，那就不能做好跟单员工作。你就没有主导意识。 有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。 有方：有办法，有主意，遇到问题有解决的能力 有效：有效率，有结果。 目标要达到：所有工作以最终结果，最终目标作为我们的指导思想。最终失败了，就没什么好说的。 总之，主导意识的你心中要装着大目标，要有全局观念，每个人的工作只是整个工作链中的一个部分。而不是以某一个人，一个部门来评定。因此，在你的工作中，你心中要把别人(工作环节涉及到的人)看成是自已的部下。(不是说你就是领导，而是要给他们布置任务，明确目标，提供条件。你的目标很明确：就是对最终结果负责。

六 。跟单员的素质要求：(跟单员的训练) 跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：

(1) 分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。

(2) 预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。

(3) 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。

(4) 专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。

(5) 与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。 (6) 人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。

(7) 法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。

(8) 谈判能力。有口才，有技巧。

(9) 管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。

(10) 物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。

七.跟单员的工作内容及知识，技能要求： 跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪(客户接待)。

1.出口货物跟单;(外贸业务跟进)了解基本外贸知识：(谈判，报价，接单，签合同 等等)。基础外语及函电往来。 2 .物料采购跟单。(业务跟进)懂营销，懂产品。(物料，性能，使用，保养) 3 .生产过程跟单(生产进度跟进)懂生产，懂管理，懂沟通。 4 .货物运输跟单(出货跟进)货物运输知识，(运输工具，方法，配柜)及了解报关知识。

5.客户联络跟踪 (客户接待)：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识：

八.跟单员工作的重要性： 企业之生存与发展都是以订单为主线的。跟单工作是一个企业的主生命线和管理制高点。而作为订单的跟进者——跟单员的工作跨越了企业运作的每个环节，它是企业内各部门之间及企业与客户之间相互联系的中心区纽和桥梁，是一个企业的窗口和门户。从图表我们可以更清楚地得到论证： 跟单员工作部门关联图：(P。4) 跟单员：对外：业务部门(国内，国外贸易部，) 客户 (国内，国外客户，外贸公司，中间商) 运输(海运，空运，汽运，铁路运输，集装箱，快递公司) 政府/金融(海关，银巷，税务，商检，保险) 对内：计划/物料(生产计划，物料进度，报价) 制造部门(生产进度，样品制造) 技术/品管(产品规格，新品开发，估价，产品标准) 财务/资财(出货管制，成品仓，准确报价，包装防护，汇率结算) 行政部门(派车，放行，报关，船务) 跟单员工作流程关联图：(P。5) 客户——订单处理中心——订单——订单处理中心——生产部门——生产计划——采购部 (库存查询) (出货传票) ——供应商——进料——仓库——生产转换——仓库——出库

跟单业务员工作流程

(二)

第二讲 外贸业务跟单

本章要点：接单与审单 进出口货物的基本程序 外贸业务主要就是进行货物的进出口交易。我们分别来了解一下出口货物跟单和进口货物跟单的基本程序及跟单员所要做的工作。

货物的出口交易有二种形式，一种通过外贸公司出口，另一种是自营出口。跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。 一.接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。

1.下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。 2.接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。

3.接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是： (1) 合同：(CONTRACT)合同有销货合同(SALES CONTRACT)和购货合同(PURCHASE CONTRACT)。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。

(2) 确认书;(CONFIRMATION)它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书(SALES CONFIRMATION)和购货确认书(PURCHASE CONFIRMATION)。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。 还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。

4.接单的程序： 接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。 (1) 询盘：(INQUIRY)又叫询价。

(2) 发盘：(OFFER)又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。 (3) 还盘：(COUNTER-OFFER)又叫还价。

(4) 接受(ACCEPTANCE)买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。 二.审单：即审核合同

1.审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。 2.审单方法：

(1)产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品?与我们的产品资料能否对上号? 有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。 (2)质量： 也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。 (3) 数量： 应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。 约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。 (4)单价，总额的审查：

1. 客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对?总额有没有加错? 新客户下单，要查看我们给他的报价。

2. 通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。(英镑，港币，欧元)

(5)价格条款的审查： 出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有： FOB 船上交货价(指装运港的价格条件)

C&F (Freight or Carriage Paid to„..)运费付至指定目地的交货 CIF 成本+保险费+运费(指目的港)价格

常用的FOB CFR CIF几种价格的换算及公式介绍如下：

(1) FOB价格换算为其它价： CFR价 = FOB价 + 运费 FOB价 + 运费 CIF价 = ----------------------- 1运费 CFR价 = CIF价 X ( 1 – 投保加成 X 保险费率) (6)付款方式审查：

1. 付款方式是否能接受?LC ，付定金，等等。 2. 支付的货币能否接受? (7)包装要求的审查：

1. 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受? 2. 客户提供的包装(彩印，尺寸)我们能否做?

3. 客户提供的包装资料是否齐全?(内包装，外包装，标签，说明书) 内包装：普合，白合，彩合，吸塑 外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。

(8)交货期的审查 (1) 跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。 (9)交货方式的审查： 运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。 注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运 (赶销售)，我们可要求客户承担多出部分的费用。 关于样品： 要获取订单，备好样品是很重要的一步。 1. 寄目录，样本：

2. 准备样品。 (1) 工厂现有的款式 (2) 新款 (3) 客户来样。 要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。 作为跟单员，我们要做到：

(1) 有完整的产品资料，主动进行宣传。 (2) 新品的成本，价格要进行核算。 (3) 新品的制作要留有实样。 (4) 客户的来样要保存好原样。 三.形式发票：PROFORMA INVOICE 买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。 形式发票上一般要显示订单的相关信息。(收货人，合同号，形式发票号，开出日期)。 产品信息 (品名，数量，价格，交货期)。合同条款 (价格条款，付款方法)。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。 注意几点：

1 .单价条款要明确 (FOB, CFR, CIF) 2 .交期要明确

3 .付款条件要明确 (L/C, T/T)

四.出口货物跟单的基本程序： 出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：

(1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。 (2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。 只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。 催证：货物快完成时，要催证。 审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上，开证的国家有无贸易往来?开证行的资信?公司审开证人和受益人对否?L/C的货物和金额与合同是否相同?装期?特别条款? 改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。

(3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先： 出货装柜：(P。28)跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。

A. 货柜选择：(P。29)根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’ 29 – 30立方/17.5吨 40’ 58 – 61 立方/22.5吨 40’H 68 –71立方/27.5吨

B. 制作装箱单：(P。30)装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。

C. 跟踪装柜：(P。31)出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。

(4)制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。

A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。 要在L/C的有效期内将单据送交银行。 出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。

B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。 单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁 五.进口货物跟单的基本程序：

就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。

跟单业务员工作流程

(三)

第三讲 物料采购及物料进仓跟踪

这一章里，我们要掌握：物料采购跟单的基本要求 物料采购跟单的原因 物料采购跟单的流程 物料采购跟单的方法策略 物料采购跟单是指跟单员按采购订单所载明的物料，品名，规格，数量及交期更进行跟踪。目的：满足企业生产活动对物料的需求，在必要的时候，获得必要的物料，避免停工待料。

一.采购跟单的基本要求：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。(适时，适质，适地，适量，适价) 二.物料采购跟单的原因： 以下原因造成我们要对物料进行跟催：

(1) 供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低，完不成。等原因。

(2) 企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。

(3) 沟通方面的原因：信息交换不及时。 三.物料采购跟单流程：

(1) 制作订购单: 跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。(制作采购单P。26)，将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。

(2)订单跟踪 对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工工艺，跟踪原材料，跟踪加工过程，跟踪组装总测，跟踪包装入库。 (3)物料检验 确定检验日期，通知检验人员，进行物料检验，处理检验问题 (4)物料进仓 协调送货，协调接受，通知送货，物料入库，处理接受问题

四.物料采购跟单的方法策略： 催单的目的是使供应商在必要的时候送达所采购的物料，使企业的经营成本降低。 1. 催单的方法：

(1)按订单跟催。按订单预定的进料日期提前一定时间进行跟催。 有：联单法：将订购单按日期顺序排列好，提前一定时间进行跟催。 统计法：将订购单统计成报表，提前一定时间进行跟催。 跟催箱：制作一个31格的跟催箱，将订购单依照日期顺序放入跟催箱，每天跟催相应的订单。

(2) 定期跟催。于每周固定时间，将要跟催的订单整理好，打印成报表定期统一跟催。

跟单业务员工作流程

(四)

第四讲 生产跟踪：(生产过程跟单)

本章要掌握：生产过程跟单的基本要求 生产过程跟单的流程 生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。

一.生产过程跟单的基本要求：

1按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。按时交货跟单的要点：

2按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。 二.生产过程跟单的流程：

1. 下达生产通知书。 跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。 2. 分析生产能力 生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施?要不要外包?

3.制定生产计划： 生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。 4.跟踪生产进度

(1) 生产进度控制流程： (2) 生产进度控制作业程序

(3) 生产进度控制重点： A.实际进度与计划进度发生差异，要找原因。通常有下列原因： 1. 原计划错误 2. 机器设备有故障 3. 材料没跟上。 4. 不良率和报废率过高 5. 临时工作或特急订单的影响。 6. 前制程延误的累积 7. 员工工作情绪低落，缺勤或流动率高

(4) 跟踪生产进度的表单： 有：生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。

5.交期延误： 如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。

6.我们再提一下有关订单的更改问题： 客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，(或增加，或减少)。有包装上的。(彩印，或白合)。有交期的变更。(或提前，或推迟)。接到客户要求变更，首先要看改什么?能否接收?如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的问题不大。但如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，我们要根据实际情况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。

第五讲 货物运输跟单

本章要点：出口货物的跟单流程 进口货物的跟单流程 集装箱货物运输的跟单流程 货运单证的缮制 货物的通关与报关 。

货物运输主要有海运，空运，铁路，，陆运，集装箱。出口货物使用最广泛的是海运和集装箱运输。跟单员的主要工作是制作货运单据，协助报关员进行货物的通关与报关。 货物运输跟单流程： 跟单流程随货物运输方式的不同而有所区别。我国进出口货物运输的方式大多采用海运，并用集装箱为承载容器。 这里我们讲三种货物运输的跟单流程：

1. 海运出口货物的跟单流程： 视贸易条件的不同而不同，FOB成交，出口方不要租船订仓。CNF=CFR 出口方不要办保险。CIF出口方要租船订仓还要办保险。我们出口都希望用CIF成交。

(1) 报验：收到LC 或货款，审核无误后，货也备好，向商检机构申报。 (2) 租船订仓：与船公司或货代联系。 (3) 办保险：CIF价，我们要投保

(4) 货物集港：出口单位要在船公司通知的时间内将货物发运到港区内的指定货场或仓库。

(5) 报关：货物集港后，我们应在装船前24小时向海关办理申报手续。 (6) 装船：凭盖有海关放行章的装货单，货物可装船。

(7) 发装船通知：货物装船后，即向收货人发装船通知。内容包括：LC或SC号，品名，数量，金额，船名，开航日期等。 (8) 支付运费：

(9) 退关：已完成报关手续放行的货物，因特别情况，如无舱位，货短少。不能装船，要向海关申报退回，退关货物应在运输工具结关之前或自退运之日起三天内办理手续。

2. 海运进口货物的跟单流程： 也视贸易条件不同而有不同。CIF CFR条件进口，由出口方租船订舱。我们进口货物大都按FOB贸易条件进口。我们自已安排船。跟单程序如下： (1) 租船订舱：

(2) 发派船通知：船位订下后，将船名，船期通知出口方，使其按期备好货，装船。

(3) 办保险：我们收到国外卖方装船通知后，即向保险公司办理投保。 (4) 汇集单证：各种进口单证是办理进口报关，报验，接交等不可缺少的凭证。

(5) 办理商品登记：凡法检商品货到后，我们要凭进口货物通知单向口岸商检机构登记。而后海关才受理报关。

(6) 报关：所有进出口货物都需向海关申报。货物在经海关查验与申报内容一致才可放行。

(7) 监卸和交接：船到港卸货前一般有理货公司理货。他代表船方将进口货物按提单，标记，唛头清点件数，验看包装后拨交给进口方。(核对标记对否?是不是应接的货。对破损的货物内外包装要有记录，作现场拍照。查清损失的具体数量，查明残缺的原因和责任人，索要证明以进行索赔。 3. 集装箱运输货物的跟单流程： 出口跟单流程： (1) 订舱(订箱)。按货的体积订箱。 20’ 29 – 30 17.5t 40’58 –61 22.5t 40’H 68-71 27.5t (2) 接受托运,发送空箱

(3) 整箱货的装箱与交货：装箱前(不得晚于装箱前24小时)向海关办理报关。

(4) 拼箱货的装箱与交货：货送货运站。该站人员清点接收。 (5) 货物进港：在船吊装前24小时截止货进港。 (6) 换取提单：货进场的收据是换取提单的凭证。 (7) 装船： (8) 寄送资料： 进口：

(1) 寄送资料 (起运港的船公司在货船到港前〈近洋24小时，远洋7天〉用传真或邮寄向卸货港提供提单副本，舱单，装箱单等货物清单。

(2) 分发单证：船公司或其代理应及时地将起运港寄来的有关货运单据分别送给有关的进口货代或收货人。以使货到港前做好准备。

(3) 发到货通知：船公司预告到港日，船到港后发正式到货通知。 (4) 换取提货单：收货人持正本提单向船公司换取提货单。 (5) 卸船提货：办理进口报关。

(6) 提货时发现铅封损坏，或箱子破损，要与货运站共同签认，以便向船公司索赔。 4. 货运单据的制作：

(1) 海运单据：装船通知(Shipping Advice) 主要内容：L/C 号或S/C号，品名，数量，箱数，金额，船名，开航日，到港日等。

(2) 航空运单(Airway Bill)是运输单据，而不是提货的凭证。 (3) 集装箱货运单据：托运单(9联单)和 装箱单 5. 货物的通关与报关流程及操作：

(1) 货物的通关程序及流程：接受申报 ——审核单证——查验货物——办理征税——放行。

(2) 货物的报关则包括：进出口申报——查验——交税——提货或装货。

第五篇：跟单员工作流程表格

一、 日常工作：

⒈ 全面准备并了解订单资料(客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样)，确认所掌握的所有资料之间***细节是否统

一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给技术部和业务部，以便及时确认。 ⒉ 务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料文字化并明确、一致!

⒊ 事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估，做到知根知底。

⒋ 跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户(或客户公司跟单员)有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定。 ⒌ 预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的，预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道。

二、 生产厂中验货工作程序：

⒈ 面/辅料到厂后，督促工厂最短时间内根据发货单详细盘点，并由工厂签收。若出现短码/少现象要亲自参与清点并确认。

⒉ 如工厂前期未打过样品，须安排其速打出投产前样确认，并将检验结果书面通知工厂负责人和工厂技术科。特殊情况下须交至公司或客户确认,整改无误后方可投产。

⒊ 校对工厂裁剪样版后方可对其进行版长确认，详细记录后的单耗确认书由工厂负责人签名确认，并通知其开裁。

⒋ 根据双方确认后的单耗要与工厂共同核对面/辅料的溢缺值，并将具体数据以书面形式通知公司。如有欠料，须及时落实补料事宜并告知加工厂。如有溢余则要告知工厂大货结束后退还我司，并督促其节约使用，杜绝浪费现象。

⒌ 投产初期必须每个车间、每道工序高标准地进行半成品检验，如有问题要及时反映工厂负责人和相应管理人员，并监督、协助工厂落实整改。

⒍ 每个车间下机首件成品后，要对其尺寸、做工、款式、工艺进行全面细致地检验。出具检验报告书(大货生产初期/中期/末期)及整改意见，经加工厂负责人签字确认后留工厂一份，自留一份并传真公司。

⒎每天要记录、总结工作，制定明日工作方案。根据大货交期事先列出生产计划表，每日详实记录工厂裁剪进度、投产进度、产成品情况、投产机台数量,并按生产计划表落实进度并督促工厂。生产进度要随时汇报公司。

⒏ 针对客户跟单员或公司巡检到工厂所提出的制作、质量要求，要监督、协助加工厂落实到位，并及时汇报公司落实情况。

⒐ 成品进入后整理车间,需随时检查实际操作工人的整烫、包装等质量，并不定期抽验包装好的成品，要做到有问题早发现、早处理。尽最大努力保证大货质量和交期。 ⒑ 大货包装完毕后，要将裁剪明细与装箱单进行核对，检查每色、每号是否相符。如有问题必须查明原因并及时相应解决。

⒒ 加工结束后，详细清理并收回所有剩余面料、辅料。

⒓ 对生产过程中各环节(包括本公司相应部门和各业务单位)的协同配合力度、出现的问题、对问题的反应处理能力以及整个定单操作情况进行总结,以书面形式报告公司主管领导。 跟办：

1)有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对服装生产流程有基本上的了解：接单--备料--开裁--扫粉(如有车花或钉珠)/排花(如是喱士排花款)--车缝--手工--后整--查货--包装

2)接单：清楚明白不同客户对样办款式及风格上的需求，在跟客户接单时，能及时发现一些生产上可能出现的问题，诱导客户接受既具他的产品独特风格而又适于大货生产的产品(注意：“是否适合于生产大货”这一点是做样办时特别重要考虑到的!!!因为，如果难度太大而不是普遍工厂能到好，那么无疑就是大大提高了生产成本。。。。)，把客户各项要求清楚地标明在办单上

3)布产：A.让纸样师傅做图稿的同时安排备料，认真做到跟进每工序的进度并记录生产过程中碰到的每个问题、需注意的事项、每种物料的用量及各工序生产工时以作成本核算的基本资料。

4)看办：样办完成后，可请本厂设计师一起看办(这个对于初入门的跟单员相当重要，可以从中学到一些技术上的东西)，看看这办是否已做到如你从客户那了解到的他所要的样办。

5)成本资料：样办寄给客户后就得做成本资料存档及给客户报价，这一项需要特别谨慎认真。大家都知道，如果成本出了点错或是报价出错，会对以后这个款的大货带来很大损失。。。。。。

跟大货生产：

1)有较好的外语基础，掌握一定的专业外语，同时至少对服装生产流程有基本上的了解：接单--备料--开裁--扫粉(如有车花或钉珠)/排花(如是喱士排花款)--车缝--手工--后整--查货--包装

2)接单：特别注意与跟办同事衔接好相应款式在做办时存档的资料----这部分工作得特别细心，如：做办时是这样做，而客户已要求大货更改另外的做法。。。

3)布产：将生产单及各工序在做办时遇到的问题、修改方法以及人客意见的资料分发给各相应工序。。。

4)跟进生产：多到车间走走，向各工序的管理人员了解各款大货在生产过种中所碰到的问题，如有必要，需向客户反映问题及建议或征求意见。。。

5)货期及质量：跟进货期的同时要让QC控制好质量。。。

6)出货箱单资料：需预先提供出箱装单资料给船务部用于做报关资料。。。

7)包装出货：一般情况下，不同客户有不同的唛头、唛头位置车法、包装资料。按客户要求做就可以了啦。。。

1头办：设计图纸发外厂做头办，头办批核尺寸和板型(和设计师一起)，若不OK继续做复办。

2确认生产款：做面辅料订购预算单交采购部订购。 3发面辅料：开单发面辅料(CMT单不用发面料)

4做产前办：用大货面辅料(如没有物料可暂代，但需标示清楚)做正确产前办，追办并批复(包括工艺、尺寸、辅料、款式等，总之是大货前样)。

5生产进度和质量跟进，确保货期和质量：开裁、裁数、初期查验、中期查验、尾期查验、交货、退主辅料清算。中间要解决各种生产中问题，对每款易出问题部分要时时提点检查。如裁数多了或少了，物料补订和补发，对FOB单数量的正常接受范围外的：要不要多的数量、接不接受少了数量，三期的质量问题如何解决如何监督，货期晚了如何解决等等。

跟单除了专业技术之外，还有的就是要注意和工厂的关系处理，这是一个很重要的关键

跟单的步骤包括：产前样的确认，船样的确认，生产中工厂和公司之间的衔接沟通，原料的质量鉴定，生产技术，产品包装方式，交期的跟催和跟进，等等，总之包括生产的全过程。

还有的一种跟单是业务跟单，多为外贸公司，对技术的知识要求不是太高，主要是负责生产工厂和客人的联系，并安排出货方式和船期，付款等

跟内单的大致流程如下：(仅供参考)

从客从下单到签定完合同，根据排料室提供的排版图进行前期的面料准备工作，同时可着手下投产资料单给各个部门(包括计划办、品质部、技术部、采购部)。面料到厂后可根据工厂的实际情况到车间跟踪一下生产进度，以便更好的与客人沟通，并及时让客人了解工厂的大货操作情况，以备在出现特殊情况下(如交期不及时、不能按时交货等)让客人在第一时间得到消息，避免出现客人提前订好船期或空运，因退仓不及时而给工厂造成不必要的损失。 跟单注意事项: 1：物料是否正确。 2：尺寸是否“OK”。 3：款式是否错误。 4：做工是否细致。

5：成品颜色是否“OK”。 6：有无漏定物料。

7：物料是否能按预定时间到加工厂。 8：时间上是否有问题。

上海办跟单流程

一、 收到HK寄上来的相关资料

1、 办公室助理核对资料与清单是否相符，如有不符以清单用email方式与HK寄件人联系。

2、 请HK在寄件时，附上清单一份。并用email通知上海，并告知速递单号，当上海收到后会以此邮件确认是否收到。

3、 办公室助理核对后将以Laytte&Baby boy/girl 两组交到各跟单同事手上。

二、 Update program chart 表格

1、 跟单同事收到资料后，按Season分别将资料的最update期与收到资料的日期填于 Update program chart表格内。

2、 此表格的第一sheet是总表，内容包括Order detail、size spec、sketch、Pitch sheet、color doll 五大页资料的最Update 的日期，Fit sample、 partten、 market等资料的收到期。第一sheet的后面会每款占一sheet, 表格内填写各资料的收到件日期。面表格下面的空白处上海跟单同事详细将每款的需要什么辅料、绣花印花、何时收到Fit sample、面料是否已进口等生产进度。

3、 当某款需要什么资料或辅料时(如Sku report)，跟单同事用红色字体列出所需要的资料，当HK回复解决问题后，上海跟单同事将各栏红色字转为黑色，表示此栏问题已OK。

三、 Garment Smaple& Trim sample

1、 收到FIT办后，跟单同事应将FIT办及FIT办的评语、纸样及做PP板的数量、PP板的要求寄工厂，要求工厂做PP办。并通知QC同事此工厂有办在做，请协助工厂将办做好。(资料应一式两份，一份工厂，一份QC)

2、 HK OFFICE 应及时提供PP办布、PP办辅料(PP办辅料数量要求达到能够生产一打成衣的数量，避免PP办经REJ后可以立即重做)。

3、 HK收到客人的PP办评语后，希望HK能将评语翻译成中文。

4、 上海跟单同事将PP办语及PP办寄工厂开始生产，如遇客人确认可以开裁，但要修正少部份缸点并再递交修正后的PP板情况下，跟单同事应要求工厂可以开裁，但需先递交修正后的PP办给上海跟单同事确认并与HK取得共识后方能批复工厂生产。

5、 在大货面料及辅料装运前追HK同事拿缸差表、辅料表一式三份，并于辅料到厂提供一份给工厂、一份给QC。并将收到及寄出的日期记录于Update program chart 上。

6、 如需要在上海订购的印唛，应提供黑白图给HK确认后，方能通知供货商生产大货。(希望HK在收到确认图后能及时答复)

四、 生产大货

1、 在做办的同一时间内，跟单同事应与工厂联系大货面料、辅料的到位情况，要求工厂我们的面料、辅料到厂后3-5日内清单细数量，以免辅料来数或疵品多而造成走货才通知我们补辅料。

2、 当工厂通知我们的辅料差数非常大的情况下(来数少于装箱2%以下)。跟单同事应立即通知驻厂QC同事去了解情况是否属实，并及时通知HK辅料跟单同事及业务跟单同事。

3、 在寄PP办给工厂当日通知QC部负责人此款已批工厂开裁，以便安排QC查货。同时要在此时间前将所有关资料交QC部负责人。(如：Detail sheet资料、绣花/印花办、缸差表、辅料咭等资料)

4、 大货开裁后追工厂要实裁数。通知工厂准备递交Floorset sample 并于走货前10天将办直接寄美国，收件人需要与HK跟单同事联络，以免寄错。

5、 在大货开裁后，追工厂要实裁数，提醒工厂准备大货纸箱规格、入箱数量。(入箱数量应尽快提供，因要提供给HK确认，然后才能订购纸箱贴纸。)

6、 大货生产后提供相关资料给船务做OSR。

7、 追工厂大货进仓前三日提供准确的走货数量及箱数。(以便摄关)

8、 走货后追工厂提供详细的装箱单，给船务做S/A

9、 大货结速后就应将资料及一件大货办整理存盘