文控中心方案管理办法

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第一篇：文控中心方案管理办法

文控中心管理

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公司文控中心管理办法

第一章 总 则

一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

二、资料范围

公司建档范围确定为：

公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料;公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料;财务、会计及其管理方面的文件材料;劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料;经营管理方面的文件材料;生产技术管理方面的文件材料;产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料;仪器、设备方面的文件材料;基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料;科研、技术引进、转让方面的材料;教育培训方面的文件材料;信息、情报方面的文件材料;其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于wmxz.net 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、更多免费下载，尽在管理资源吧() 管理资源吧()，提供海量管理资料免费下载!

协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。

公司资料还包括声像资料：照片文件资料(含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成);影片文件资料(含原版底片、拷贝及文字说明);录音文件资料(含唱片、录音带);录像文件资料(含政治、经济、科技、文娱、广告活动)。

三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。 第二章 管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。 文控中心的主要职责：

1.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

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2.制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

4.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6.发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。 7.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。 8.组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。 9.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。 第三章 文件材料的管理工作

六、文件资料材料的收集：

1.建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等);注明文件的版本号。 2.对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全; 3.及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理： 1.区分全宗，确定立档单位。

2.分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

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2.1 大类分为：制度/规定：S;文件：F;资料：D;档案：A;合同：B。 2. 2 部门拼音缩写：物控：WK;生管：SG;仓储：CC;品管：PG;研发：YF;技术：JS;客服：KF;采购：CG;生产：SH;市场：SC;销售： XS ;设备：SB;财务：CW;OEM：WB;后总：HZ;总经办：ZJ;人力资源：RL;制造中心：ZZ;营销中心：YX;研发技术中心：YJ;财务中心：CW;广州分公司：GZ;上海分1公司：SH;北京分公司：BJ;香港分公司：XG;信念公司：XN。

2.3 保密用Y表示，非密级则用N表示。

2.4 密级：绝密：AS;机密：CS;秘密：PS;无：OP 编码原则：编码共为十二位数，□(文件资料大类)□□(部门前两位拼音缩写)□(是否保密)□□(密级程度)□□(年份)□□□□(流水号)。如总经办2004年某份制度编码为：SZJNOP040001。 3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4.案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

5.整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的，应附抄件;以每一案卷端正书写标题。 6.对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录(卡片)，按一定次序排列和存放。

7.每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材更多免费下载，尽在管理资源吧() 管理资源吧()，提供海量管理资料免费下载!

料进行修补和复制。

8.对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期(每月两次，分别于月初、月中)报送相关资料至文控专员。

9.公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。 10.公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

八、文件资料的保管：

1.防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全; 2.公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料;

3.做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

九、文件资料借阅、利用工作：

1.总监级(含)以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借阅文件申请表》(附件1)，部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。

2.公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借;秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审更多免费下载，尽在管理资源吧() 管理资源吧()，提供海量管理资料免费下载!

批，跨部门的由系统负责人批准;跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

3.案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

4.借阅期限不得超过一星期，到期归还;如需再借，应办理续借手续。 5.借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁;注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。 6.外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

7.公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件;2)提供文件资料复印件;3)提供文献索引资料。

8.出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

第四章

文件资料的鉴定和销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》(附件2)交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁;一般的文件资料由系统管理部经理批准后方更多免费下载，尽在管理资源吧() 管理资源吧()，提供海量管理资料免费下载!

可销毁。

2.销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。

3.对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》(附件3)，将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。 第五章

附

则

1.文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。 2.本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。

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第二篇：文控中心管理办法

第一章

总 则

一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

二、资料范围

公司建档范围确定为：

公司章程、股东名薄、组织规程及办事细则、董事会及股东会纪录、财务报表、会计凭证、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债券凭证、工程设计图及各种技术管理方面的文件材料、仪器设备方面的文件材料;教育培训、信息、情报方面的文件材料;预算决算书类、事业计划资料、期满或解除之合约、在职及离职人员的档案;各类会议文件、重要纪录、工作计划、工作规划、工作总结、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案及其他各种方案、通知、厂商资料等具有参考价值的文件资料。

三、约束范围

公司内部各部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。

第二章

管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制。由公司文控中心负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料工作进行督促和指导。公司设立文控中心，配备文控中心管理员管理公司主体文件资料工作，由直属上级直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

文控中心即是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

五、文控中心的主要职责：

1、 负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2、 制定和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3、 负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

4、 严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5、 开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6、 发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

7、 开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

8、 组织公司各部门文件管理员的业务学习和培训，负责指导他们的工作。

9、 确保文件资料的安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件资料材料的调阅点收原则：

1、 建立健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、5年、1年等);注明文件的版本号。

2、 对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全;

3、 及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

4、 文件如经抽存者，应有管理部门的签字。

5、 任何人需调阅档案时，填写“调阅申请单”需由总经理审批后向档案管理员调阅。

6、 调卷人员对于所调文件，不得于正式文件上加以标记,书写任何文字、图形或符号以确保全公司统一性。不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，由档案管理员负责处理。

7、 凡加盖文件控制章之文件资料，各单位不得擅自影印,如发现缺页、破损、字迹模糊,可向文管中心申请补发，若相关方需求相关单位可以传真的形式传达，若需在上面写接受人可以使用铅笔，传真完毕后檫除归档。

8、

9、 调卷人员调阅档案，应于约定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应另行填写“调阅单”由总经理审批，不得私自传阅。

10、 无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

11、 有价证券或其他贵重物品，应检查有关说明、保修卡、配套附件是否完整，发票保留复印件，原件由财务部做账。

七、文件资料的归档、立卷与管理：

1、 区分全宗，确定立档单位。

2、 分类：依据文件资料来源，时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类出按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

2.1 大类分为：制度规定：S;文件：F;资料：D;档案：A;合同：B。

2.2 部门按拼音缩写：技术：JS;海外销售：HW;区域销售：QY;财务：CW;生产：SH;运营：YY;人事行政：RS。

2.3 保密用Y表示，非密级则用N表示。

2.4 密级：绝密：AS;机密：CS; 秘密：PS;无：OP。 编码原则：编码共为十二个数，(文件资料大类)(部门前两位拼音缩写)(是否保密)(保密程度)(年份)(流水号)。如人事行政部2010年某份制度编码为：SRSNOP100001。

3、 归档前将资料分类，放置在代办卷宗内。

4、 案卷排列： 文件排列除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，立卷按永久、长期、短期分别组卷。 4.1 永久保存： (1)公司章程;

(2)股东名薄;

(3)组织规程及办事细则; (4)董事会及股东会纪录; (5)财务报表;

(6)政府机关核准文件;

(7)不动产所有权状及其他债券凭证;

(8)工程设计图及各种技术管理方面的文件材料; (9)其他经核定须永久保存的文书。 4.2 10年保存：

(1)预算、决算书类; (2)会计凭证; (3)事业计划资料;

(4)其他经核定须保存10年的文书 4.3 5年保存：

(1)期满或解除之合约;

(2)其他经核定保存5年的文件。

4.4 1年年保存：结案后无长期保存必要者。另离职人员档案：纸质档案1年以上，电子版3年以上，有纠纷及开出人员10年以上。

5、整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的，应附操件;以每一案卷端正书写标题。

6、对所有部门文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录(卡片)，按一定次序排列和存放。

6.1文件如系新增加文件，应就“档案分类编号表”，查明该文件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。

6.2文件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。档号以一案一号为原则，遇有一文件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。

6.3档号应自左而右编列，右方装订的文件，应将档号填写于文件首页的左上角;左方装订者则填写于右上角。

7、档卷清理

7.1 管档人员应维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已届满保存期限者，得予销毁;销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内著名销毁日期。

7.2保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存价值者，档案人员应将其保留，并注明保留文件的主要内容及部分文件销毁日期。

八、文件资料的保管：

1. 防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全; 2. 公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料;

3. 做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

附件：本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效

第三篇：文控中心管理规定

文件控制管理规定

1.0 目的

为确保文控中心日常工作的正常进行，规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司的各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际制定本规定。

2.0 文控管理资料范围

2.1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件资料

2.2 公司股东会、董事会、及重要会议等形成的文件材料

2.3 各类决议、决定、条例、规章制度等法规性文件

2.4 劳动工资、人事、法律事务等管理方面的文件材料

2.5 经营管理、生产技术管理、安全生产、各类仪器、设备等文

件材料

2.6 工作规划、工作总结、项目方案、客户资料以及模具分公司

所有技术图纸等

2.7受控文件还包括：各类光碟、声像资料、照片文件、影片、录

音、录像(含政治、经济、科技、文娱、广告活动等)

2.8 报刊杂志管理

3.0 文件控制原则

严格按照程序文件实施公司文件受控。

4.0 文控制度

4.1 文控中心接收各部门/科室移交需受控或发放的文件时间为：

上午9：00～11：00;下午14：00～16：00，其余时间原则上不接收(除特殊情况外)

4.2 文控负责人会在接到需发放的受控文件后的4个小时内发放

到相关部门，如紧急处理文件在交付文控时予以紧急程度说明，以便文控优先对此类文件做好受控的管理工作，尽快发放到相关部门。

4.3 对于要回收的文件，各相关部门做好整理配合工作，对于回

收时受控文件丢失的部门视文件重要性做出相应的处罚。

4.4 中层以上人员借阅非密级文件，资料可直接通过文控中心负

责人办理借阅手续;因工作需要，公司其他人员需借非密级文件资料时须填写《借阅文件台帐》，经部门部长批准。借阅期限一般不超过一个星期，到期归还，如需再借，办理续借手续。对到期不还者视情节做出相应的处罚。

4.5 密级文件的借阅必须是总经理及以上人员审批，原则上不可

以带出文控中心，如特殊情况须在审批时注明借出资料室。

4.6 借阅文件资料者应爱护资料，确保资料完整性不得擅自涂改、

勾画、剪裁、抽取、折散或损毁注间安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，借阅文件资料交换时须当面看清楚，如发现遗失或损坏，报管理部部长视情况做出相关处罚。

4.7 公司任何个人或部门除文控中心外不得销毁公司文件资料，

当某些文件资料到了销毁时由文控中心填写《文件销毁(留用)申请单》，由管理部部长(管理型文件)或管理者代表(体

系要求文件)审核，总经理批准;一般文件的销毁由管理部部长批准即可。文控中心要永久保存《文件销毁清单》。

4.8 文控管理人员会定期或不定期到各部门/科室检查现场有没有

非受控文件的使用、受控文件是否完好，是否流通于其它部门等，对发现不符合文件控制要求的，要求其部门负责人做出书面检讨，并及时改正。

4.9 现场每发现一例非受控文件在使用对使用人处1-2元/例处罚，

对主管处100元/例处罚。

4.10 文控管理员要负责对文件的跟踪，控制与保密工作，严禁丢

失损坏，泄露公司受控文件和机密信息，如有发生视情况严重性按相关规定做出相关处罚

4.11 若发现文件资料丢失无论责任是自己或他人均要立即呈报处

理，不得隐瞒。

4.12 对于文件资料的控制具体办法按《文件控制程序》施行。

4.13 本规定由管理部解释、补充。

第四篇：*公司文控中心管理办法

第一章 总 则

一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

二、资料范围

公司建档范围确定为：

公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料;公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料;财务、会计及其管理方面的文件材料;劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料;经营管理方面的文件材料;生产技术管理方面的文件材料;产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料;仪器、设备方面的文件材料;基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料;科研、技术引进、转让方面的材料;教育培训方面的文件材料;信息、情报方面的文件材料;其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于wmxz.net 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。

公司资料还包括声像资料：照片文件资料(含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成);影片文件资料(含原版底片、拷贝及文字说明);录音文件资料(含唱片、录音带);录像文件资料(含政治、经济、科技、文娱、广告活动)。

三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。

第二章 管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

文控中心的主要职责：

1.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2.制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

3.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

4.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6.发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。

7.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。

8.组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。

9.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。

第三章 文件材料的管理工作

六、文件资料材料的收集：

1.建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等);注明文件的版本号。

2.对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全;

第五篇：公司文控中心方法管理

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公司文控中心方法管理

第一章 总 则

一、为规范公司资料管理，加强资料的收集和管理工作，有效地保护和利用资料，为公司各项工作服务，增强公司资料的实用性和有效性，结合公司的实际，制定本办法。

二、资料范围 公司建档范围确定为：

公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料;公司股东会、董事会、监理会形成的文件材料;财务、会计及其管理方面的文件材料;劳动工资、人事、法律事务管理方面的文件材料;经营管理方面的文件材料;生产技术管理方面的文件材料;产品生产、能量消耗、安全生产方面的文件材料;仪器、设备方面的文件材料;基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料;科研、技术引进、转让方面的材料;教育培训方面的文件材料;信息、情报方面的文件材料;其他具有利用和保存价值的文件材料。转摘于 以上文件材料包括决议、决定、条例、规章制度等法规性文件，各类会议文件、重要记录、工作计划、工作规划、工作总结、劳动工资、经营情况、人事文件资料、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知、技术图纸、方案、厂商资料等具有参考价值的文件资料，以及百利集团主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的，对公司具有保存价值的文件材料。

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公司资料还包括声像资料：照片文件资料(含新闻、科技、艺术照片，由原版、翻版底片、照片、文字说明构成);影片文件资料(含原版底片、拷贝及文字说明);录音文件资料(含唱片、录音带);录像文件资料(含政治、经济、科技、文娱、广告活动)。

三、公司内部各中心/部门和个人应当遵守本办法，并应承担收集、整理、立卷、归档和保护文件、资料的义务。 第二章 管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制。由集团总经办负责主体文件资料的管理，并对其他部门的文件资料管理工作进行督促和指导。总经办设立文控中心，配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作，由系统管理部直接领导。文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、文控中心既是公司文件、文件资料工作的行政职能管理部门，又是永久保存和保护文件资料的机构，同时又是开发利用文件资料资源的信息交流中心。 文控中心的主要职责：

1.负责规划、协调全公司文件、资料工作，对各中心/部门文件、资料工作进行监督、指导和检查。

2.制订和组织实施公司关于文件、资料工作的规章制度。

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3.负责公司文件和有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

4.严格执行保密制度，做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5.开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开放和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。

6.发挥文件资料的教育功能，将文控中心办成公司培训、教育基地之一。 7.开展文件资料编研工作和信息开发交流工作，发挥文件资料的信息源作用。 8.组织公司各部门文件管理员的业务学习与培训，负责指导他们的工作。 9.做好防火、防盗、防虫等工作，确保文件资料安全。 第三章 文件材料的管理工作

六、文件资料材料的收集：

1.建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间、保管期限(保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等);注明文件的版本号。 2.对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全; 3.及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理： 1.区分全宗，确定立档单位。

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2.分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。分类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。

2.1 大类分为：制度/规定：S;文件：F;资料：D;档案：A;合同：B。 2.2 部门拼音缩写：物控：WK;生管：SG;仓储：CC;品管：PG;研发：YF;技术：JS;客服：KF;采购：CG;生产：SH;市场：SC;销售：XS ;设备：SB;财务：CW;OEM：WB;后总：HZ;总经办：ZJ;人力资源：RL;制造中心：ZZ;营销中心：YX;研发技术中心：YJ;财务中心：CW;广州分公司：GZ;上海分1公司：SH;北京分公司：BJ;香港分公司：XG;信念公司：XN。 2.3 保密用Y表示，非密级则用N表示。

2.4 密级：绝密：AS;机密：CS;秘密：PS;无：OP 编码原则：编码共为十二位数，□(文件资料大类)□□(部门前两位拼音缩写)□(是否保密)□□(密级程度)□□(年份)□□□□(流水号)。如总经办2004年某份制度编码为：SZJNOP040001。 3.归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。

4.案卷排列：立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起，编制案卷目录和案内目录。

5.整理案卷，使之厚度适宜，控制在1cm至2cm之间，材料过窄应加衬边;材料过宽应折叠整齐;字迹难辨认的，应附抄件;以每一案卷端正书写标题。

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6.对所有公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录(卡片)，按一定次序排列和存放。

7.每年对文件资料进行一次清理，清除不必要保存的材料;对破损和褪色的材料进行修补和复制。

8.对文件资料的收进和移出、案卷数量、利用等情况进行统计，并定期上报主管部门。集团各部门及下属公司兼职或专职文控员应定期(每月两次，分别于月初、月中)报送相关资料至文控专员。

9.公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。 10.公司应采取严密管理措施，防止文件资料失密和泄密。

八、文件资料的保管：

1.防止文件资料的损坏，延长资料的寿命，维护资料的安全; 2.公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料;

3.做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作，门窗应结实牢固。

九、文件资料借阅、利用工作：

1.总监级(含)以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续。因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级文件资料时，须填写《借

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阅文件申请表》(附件1)，部门经理签批、总经办系统管理部经理核审后方能调阅。

2.公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级文件资料禁止调阅，机密级文件资料只能在文控中心阅览，不准外借;秘密级文件资料经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批，跨部门的由系统负责人批准;跨系统的由总经理批准，总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。 3.案卷一般仅供在文控中心阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。

4.借阅期限不得超过一星期，到期归还;如需再借，应办理续借手续。 5.借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁;注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

6.外单位借阅文件资料，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

7.公司内文件资料利用的方式有：1)提供文件资料原件;2)提供文件资料复印件;3)提供文献索引资料。

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8.出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等。

第四章 文件资料的鉴定和销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料。当某些文件资料到了销毁期时，由文件资料管理员填写《公司文件资料销毁审批表》(附件2)交部门主管人员、系统管理部经理审核，经集团总经理批准后执行。凡属于密级的文件资料必须由总经理批准方可销毁;一般的文件资料由系统管理部经理批准后方可销毁。

2.销毁时，必须由总经理或分管副总经理指定专人监督销毁，并在销毁清单上签字。

3.对已失效的、经批准销毁的公司文件资料，文控中心管理员须认真核对，编制《销毁清单》(附件3)，将批准的《公司文件资料销毁审批表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存。 第五章 附 则

1.文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理，提高管理效率。 2.本办法由总经办解释、补充。自颁布之日起生效。