行政办公室运转手册

2024-07-09

行政办公室运转手册(精选6篇)

篇1:行政办公室运转手册

OA办公系统用户操作手册

一、前言

为充分发挥信息化平台作用,提高工作效率,学校启用了新行政办公系统(OA),将公文处理、表单审批、学校通知公告等业务模块部署到电子系统上,方便各部门对工作进行信息化、规范化管理。本手册是学校行政办公系统软件(OA系统)的用户使用手册,主要是为指导用户使用本产品而编写的。希望本手册能够帮助您在短时间内对 OA系统有一个概括的了解,让您亲身体验到它所带来的方便与快捷。

二、登录系统

OA行政办公系统为网络版,登录形式简单方便,只需在浏览器中输入服务器地址,即可访问系统。目前学校OA行政办公系统服务器支持内网、外网访问,无论在学校还是在校外,只要可以上网,即可通过浏览器登录办公系统进行工作处理。同时OA行政办公系统配备有手机客户端,通过下载安装手机客户端,亦可登录学校行政办公系统处理工作。登录系统入口如下:

学校官网行政办公系统入口;

服务器内网地址:http:// 192.168.168.104:5007; 服务器外网地址:http://58.47.177.160:5006; 手机客户端服务器地址:58.47.177.160:5005。登录页面如下:

各用户的登录帐号详见通知,初始密码为123456,首次登录系统,请修改个人密码,防止他人盗用。

三、系统首页

1.个人空间

个人空间用于展现与个人工作紧密相关的信息,如待办工作、表单审批、跟踪事项、我的模板、日程事件、我的计划、常用文档等。用户个人可自行配置,预置的个人空间如图所示:

个人空间的管理:若单位管理员设定用户可以自定义个人空间,则用户自身可对个人空间的管理,进入【个人事务】--【空间栏目】,同样可以设置布局,并进行栏目设置。如图,用户设置个人空间:

四、功能模块介绍

1.公文管理

本节详细介绍公文应用部分的具体操作:【发文管理】、【收文管理】、【公文查询】功能操作。

 公文处理:第一步:点开待办列表,选择要处理的公文,进入处理界面:

 发文管理:用于完成发文件笺的拟文、审核、审批(或会签)、签发、复核、封发和归档的处理过程,形成公文单与正式公文。所有这些处理节点的名称和权限,用户均可自行定义,由此保证了系统的灵活性。同时提供公文的催办、督办等操作,保证公文流转的严肃性。发文管理首页如下图:

功能键:

【拟文】具有发文拟文权的用户才显示【拟文】按钮,进行公文文稿的起草。【已发】列表显示已经发送出去的公文。

【待办】列表显示未处理的公文,可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作。

【在办】列表显示【暂存待办】过的公文。【已办】列表显示当前节点已经办理完毕的公文。拟文操作步骤:

 第一步:点击【调用模板】,选好模版之后点击确定,直接调用公文发文流程模板。如下图:

 第二步:填写发文单。根据设置的文单信息进行填写,如文件标题等信息。送往单位可以自行选择。

 第三步:书写公文内容。点击【正文】,系统支持word、excel、wps等格式,也可以点击左上角【文件F】,直接选择打开本地文件,或者可以直接在编辑页面编辑内容,编辑完成,点击菜单栏“绿色箭头”,保存退出。如下图编辑正文:

 第四步:按实际需要增加附言和附件。点击【发送】,即可发送到下一个节点的人员。

 收文管理:用于完成外来电子公文的自动登记、纸制公文的手工登记,以及拟办、批示、承办、办理、阅读、归档的处理过程。所有这些处理节点的名称和操作权限,用户均可自定义。收文管理首页如下图:

【收文管理】页面下各功能键说明如下:

【待登记】对公文进行登记,可以通过【登记纸质公文】来进行公文登记。【待发】暂时不想发送的公文被保存在这个列表中。【已发】已经发送出去的公文保存在这个列表中。

【待办】列表显示未处理的公文,可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作。

【在办】列表显示【暂存待办】后的公文。

【已办】已经办理了公文操作的文件保留在这个列表中。

操作步骤:点击一级菜单【公文管理】,选择【收文管理】,进入收文管理界面, 第一步:登记。点击一级菜单【公文管理】,选择【收文管理】,通过待登记公文列表,选择公文,点击【登记】,按以下步骤进行公文登记。

 第二步:收文处理:文件登记发送后,下一个进行公文办理的人员会收到公文的提示信息,在系统的首页的【待办事项】中显示该公文。办理人员可以直接点击打开进行办理,同时在公文管理中【收文管理】的待办事项中也列出了所有要办理的公文。办理者可以对文件内容以手写批注,手写批注等方式进行文件的批阅,批示等操作。

2.会议管理

会议是针对某些议题进行讨论、研究和解决的过程,起到沟通信息、协调关系、集思广益、制定计划、科学决策的目的。会议管理将会议通知,召开过程以及会议纪要集合在一起,规范了工作,协同提升了工作效率。会议管理涵盖了视频会议,会议纪要,登记会议室,会议室使用统计等功能,达到灵动管理,高效工作之目的。

功能菜单:包括【会议安排】、【待开会议】、【已开会议】、【会议资源】四个子菜单。会议室申请操作步骤:点击菜单【会议管理】,出现功能列表,根据操作需要,选择相应的子菜单。

 第一步:申请会议室,点击【会议资源】-【申请会议室】页签,打开会议室申请页面;

 第二步:点击“会议室”输入框,弹出会议室选择窗口,鼠标拖动选择空闲区域,如图:

 第三步:会议室选择窗口点击【确定】按钮,选择的会议室和对应的时间会自动录入会议室申请信息,如图:

 第四步:点击确定完成会议室申请操作。待会议室审核员审核通过后,即可使用。

新建会议操作步骤:点击菜单【会议管理】-【会议安排】,点击新建会议,进入新建会议页面,填写相关会议信息,点发送即可。如下图:

3.文化建设

文化建设模块是单位内文化建设的发布平台,也是学校内部员工交流沟通的平台。如学校发布公告、通知,值班安排,校历、作息时间表等。

操作说明:点击页签【单位空间】进入通知公告页面,或者点击菜单【文化建设】,出现功能列表,根据操作需要,选择相应的子菜单。公告类型、公告管理员和公告审核员由管理员设定,管理员可对该类型的公告进行归档、删除、置顶、设置精华贴等操作,并可将该类型的发布权授予其他普通用户。普通用户可以查看单位空间各模块内容,被授权的用户具有发布信息的权限。

发布通知公告操作步骤:

 第一步:点击横向菜单【文化建设】,选择【公告】下的【单位公告】或【部门公告】。

 第二步:选择一个公告板块,点该板块下面的【发布公告】按钮。 第三步:点击【新建】按钮,编辑通知标题、发布范围、公告格式等内容。

 第四步:点击发布,发布通知。

4.文档中心

文档中心应用于单位、个人管理文档、公文及其他模块的归档信息和历史公文的查询,支持自定义文档库,提供文档推送到单位、个人的学习区及文档中心等功能。文档中心包括【我的文档】、【单位文档】。

我的文档:存储个人的文档,提供文档的新建、修改、移动、查询等操作;支持文档发送到个人空间,支持转发协同和邮件。

新建文档夹的操作步骤:

 第一步:单击【新建—文档夹】,弹出新建文档夹的窗口,输入文档夹名称。 第二步:单击【确定】,在我的文档中显示新建的文档夹。新建文档的操作步骤:

 第一步:单击【新建】,出现下拉菜单,选择要新增的文档类型。 第二步:进入文档编辑界面,填写名称、高级属性、编辑正文,上传本地文件及关联文档,保存退出。

 第三步:编辑要修改的文档,进行修改,保存。上传文件的操作步骤 :

 第一步:点击【上传文件】,弹出上传本地文件对话框。 第二步:点击【浏览】,选择本地要上传的文件,确定。

单位文档:单位文档主要用于学校各部门存储各自的文档,由学校的单位文档库管理员管理及向下授权;单位文档也可以在文档库管理中共享给其他单位。新建文档、上传文件等操作与我的文档中相应操作类似。

查看历史公文步骤:点击菜单【文档中心】-【单位文档】,进入文档中心,选择单位文档,查看相应的历史公文。如下图:

5.协同工作

协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具,用它来完成事务的发起、处理和管理,并记录事务的发展过程和结果,由人通过流程规则来完成事项的办理,并支持规则的成型和管理,协同工作一般用来进行非公文类业务的处理,如:表单审批、需其他部门配合处理的工作、部门工作计划、工作总结汇报等。

功能菜单:包括【新建事项】、【待发事项】、【已发事项】、【待办事项】、【已办事项】、【督办事项】子菜单。

操作步骤:点击菜单【协同工作】,出现功能列表,根据操作需要,选择相应的子菜单。

【新建事项】 :以调用模板方式或自建流程方式来发起一项跨组织的协同工作。选择【协同工作】【新建事项】,进入新建事项界面;或者通过左侧快捷键【新建】【新建协同】进入新建事项页面,如图所示:

 新建事项中的具体操作:(以自建流程方式新建协同的具体操作)

 第一步:依数据项的说明,在新建事项界面,填写协同标题、正文信息等。 第二步:建立流程,点击流程输入框中的<点击新建流程>,在弹出的选人界面,选择接收人员。

在下拉框中显示系统设置的所有组织结构,有部门、组、岗位、外部人员、关联人员五个选项卡显示对应的信息;左边区域罗列该组织的所有人员;右边区域是选定需要在协同流程中执行的人。鼠标点击左边区域,选择部门,根据选定的组织人员,选择人员,按【→】,选定到执行人区域。如果直接选择右边的【→】,表示整个部门被选定;按【↑】【↓】进行已选项顺序的调整。根据工作的具体情况选择【并发】、【串发】。

1、并发:发起人发起流程后,各节点同时收到信息。

2、串发:发起人发起流程,流程中每个节点依次处理(上一节点处理完毕后,下一节点才能收到)。

流程中如有需要调整的地方,可选中某个流程节点进行修改,如【增加节点】:可以在当前节点后面增加一个或多个节点,也可以在会聚节点后面再增加新节点,可增加空节点。【删除节点】:可以删除选中的节点。【替换节点】:可以重新选择该节点人员或部门。【节点属性】:可以对选中的节点权限进行修改。修改完成后,按【确定】按钮,确认流程后,自动退出该页面,回到【新建协同】操作页面,同时流程节点的信息显示在数据项【流程】中。

 第三步:根据工作情况,可以将该事项选择预归档,选定预归档的目录,协同发送后,该协同会自动归档到预归档目录里。

 第四步:根据工作需要,设定其他数据信息,设置流程期限、提前提醒、关联项目、高级数据项设置等。

 第五步:点击【发送】,所建立好的协同事项进行处理发送,页面自动跳转到已发事项下,发送后的协同显示在已发事项列表页面中。 以调用模板方式新建协同的具体操作:

用户新建协同时,可以直接调用已经建立好的系统预置的模板和个人建立的模板。其中,系统模板是公用的模板,由单位管理员或者表单管理员创建,用于解释组织的管理规则,实现规范化管理;个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用,可减少工作量和增加易用性。

第一步:在【新建事项】页面,点击【调用模板】,弹出调用模板网页对话框。

第二步:在左边列表中选择模板,如选择表单模板中类别下的行政审批【公务接待清单】,点击【确定】按钮。

 第三步:选择的模板将显示在新建事项中,包括标题信息、流程信息。 第四步:用户可以根据需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等数据项。

 第五步:点击【发送】,所建立好的协同事项进行处理发送。发送之后该协同显示在已发事项列表中。

已发事项:系统列出当前用户所有已经发出的协同事项,可以实时查看协同处理情况及处理人员意见,可以给未处理人员发送催办消息;还可以对已发协同进行转发、归档、撤销流程、重复发起、删除等操作。

待发事项:存放新建协同事项过程中【保存待发】、或被处理人【回退】、【撤销】、【指定回退】的协同事项。用户可以对已创建但尚未发出的协同事项进行查看、编辑、发送、删除等操作;也可将该事项以协同或邮件的形式转发给相关的人员。待办事项:主要是查看、处理待办协同事项,以及通过关键字对待办事项进行查询。用户可以对接收到的协同进行流程查看,可以进行转发、加签、知会等处理操作,并可以对其他处理人的意见进行回复。

已办事项:支持用户对已经处理的协同事项处理情况进行查看,也可对该事项进行转发、归档、取回、跟踪、删除等操作。

督办事项:督办是保证政府、机关、事业单位政令畅通,各项决策贯彻落实,完善工作秩序,改进工作作风的一项重要工作。通过督办,可以使各项工作责任到人,做到事事有人承办、有人负责,避免推诿扯皮,提高工作效率。协同督办由协同发起人设置督办人员,可以在新建协同事项页面、已发事项页面设置督办信息。督办人员可以跟踪催办协同处理人员,可以更换处理人员或处理流程,并查看处理情况。

6.计划日程

计划日程:计划日程用于制定工作计划、工作任务、安排工作事件。计划管理的目的在于和领导与同事之间,明确目标达成共识,有步骤可检查地去完成各阶段的任务。日程事件不仅对个人时间做有效管理,也是为了和其它同事达成协调的需要。功能菜单:包括【时间视图】、【工作计划】、【日程事件】子菜单。 【时间视图】:时间视图可以直观地看出时间的具体安排情况,可以从日视图、周视图、月视图分别看出某一天、某一周以及某一月的时间安排情况。 【工作计划】:用于建立个人目标计划、查看他人报送给“我”的计划以及进行表单计划的查询和统计,包括【我的计划】、【他人计划】两个页签。 【日程事件】:用于安排日常的工作事项。可以建立个人的、安排他人的,或委派事件给他人。系统是从起止时间、重要程度、优先级、工作类型等几个纬度帮助用户提升时间管理能力。

同时,通过事件的公开属性,使相关成员知晓该事件,达到信息沟通与协作的效果,避免时间安排上的撞车。包括【个人事件】、【共享事件】、【事件视图】、【统计】四个页签。

操作步骤:点击菜单【计划日程】,出现功能列表,根据操作需要,选择相应的子菜单。

五、系统设置

菜单设置:设置系统菜单栏菜单显示、菜单顺序等。如图:

个人事务:用于对个人信息、日常事务进行管理,包括对个人登录密码修改、消息提醒设置、系统菜单导航设置等功能。功能菜单:包括【应用设置】、【关联应用设置】、【栏目设置】、【首页设置】、【个人设置】等五个子功能模块。如下图:

六、支持与服务

各用户如在系统使用操作过程中遇到问题,可以同事之间相互请教指导或联系系统管理员协助解决。

篇2:行政办公室运转手册

三季度,车间根据上级部署和要求,认真结合“安全风险大排查”、“调车作业整治”、“9.12事故回头望”等活动,从本车间自身工作实际出发,主要做了以下几方面的工作:

一、认真吸取上级通报中的事故教训,深入开展“安全风险大排查”、“调车作业整治”、“9.12事故回头望”等活动,严格执行各项规章制度,确保车间安全稳定。

1、认真回顾“9.12”事故,切实吸取教训,结合车间实际情况深入开展安全风险大排查。结合车间工作的实际,开展自查自纠,并制定整改措施,认真落实好整改措施,确保车间安全生产有序可控。

2、为确保暑运期间安全工作,车间坚持值班双岗制,盯控每班最后一批调车作业,跟踪专用线调车作业,值班主任以南北区和信号楼的作业为盯控重点,严格落实安全保障制度。保证每个关键环节、关键岗位和关键作业都有干部盯控和安全员把关。

二、以汛期行车安全工作为重点,加强施工、专特运的组织工作,特别是行车主要人员,在作业中严格落实好各项制度,确保每个环节都不发生问题。

1、严格各级部门防洪防汛有关规定和预案的落实,认真组织行车人员进行相关业务学习。连续几场大雨,给行车指挥和室 1

外作业造成一定影响,对暴露出的问题及时进行了整改,比如:车间值班干部遇中雨以上及时上楼盯控、确保信号楼应急照明等。

2、加强施工、专特运的组织。抓好预案落实和干部盯岗,严把各项关键环节,落实各项卡控措施,特别是调度命令的传输、联控等环节不发生问题。

3、严格执行专用线作业安全防范措施,并严格落实切割正线调车作业监控和专用线跟踪调车制度。

4、加强重点列车、重点任务的盯控,值班干部必须提前到岗位,列列盯控,值班人员认真落实好试验列车接发相关安全措施。

三、严格按照上级工作安排,各项工种通力合作,针对各项阶段性工作,保质保量完成上级交给的各项任务。

1、根据车站军运工作安排,多次组织了军运装车、卸车。车间严格按照车站军运方案,制订相关安全措施,调车人员及时取送,货检员要对车辆加固状态认真检查,各工种要加强联系配合,确保军任务万无一失。

2、大力开展日常性练功比武活动,积极参加车站、车务段、铁路局职业技能竞赛,并取得了优异的成绩。车间号召全体职工向车务段、车站技能竞赛获奖人员学习,持续做好日常性的行车演练及调车竞赛活动,提高职工整体业务水平,增强应急应变能力。

3、切实做好分路不良区段作业专项整治,车站值班干部能认真执行上岗盯控制度。遇分路不良作业,值班员能及时通知干部上岗,值班干部上岗后严把作业关键环节,要求相关人员严格执行好分路不良作业一分钟制度,确保行车作业安全。

四、我车间七月份被评为车务段差点车间,能积极配合好车务段检查组对车间的帮教,针对发现的问题积极进行整改。

1、“7.6”事故后,车间能眼睛向内,积极查找安全隐患及现场安全管理中的不足,并针对不足进行了积极整改,要求现场作业人员严格落实好各项安全卡控措施,保证作业安全。

2、认真迎接车务段安全科对车间工作进行帮教,针对帮教中发现的问题。如:台帐不规范、登记错误较多、设备用管修不正规、现场作业惯性两违较多等。积极进行整改,认真进行落实,要求再次修订和完善车间管理细则和各项考核办法,抓好制度的落实,通过严格规范管理,强化现场作业标准化,同时车间组织相关人员到新乡南运转车间进行实地交流,通过借鉴和学习,来强化自身安全管理水平,从而使日常工作有序开展。

五、抓好干部职工思想政治和业务学习,不断提高车间整体素质,确保职工队伍稳定。

1、严格各级部门防洪防汛有关规定和预案的落实,加强行车人员对相关业务和文电的学习以及非正常情况下接发列车演练。

2、加强干部职工业务学习,狠抓基本功。车间积极组织行车人员进行接发列车演练和车机联控的培训考试;加强调车人员静止上鞋和手制动机等基本功的训练,并对车间各工种进行了抽考,有效的促进了职工业务素质的不断提高。

3、车间认真对职工开展法制教育,不断提高全体职工法制意识。组织职工进行消防知识演练和考试,进一步提高职工消防意识,确保车间在综合治理和消防方面不发生问题。

4、积极做好职工思想政治教育,确保职工队伍稳定。充分发挥好党员在班组中的作用,带动身边职工消灭安全隐患,确保安全生产,使车间行政和支部工作平稳有序开展。

六、抓好防暑降温工作,为一线职工送清凉。

1、炎热天气给室外作业带来不便,及时发放防暑降温备品,对各岗位的空调、风扇、太阳能、电路等设备问题及时通知后勤处理。避免人身安全发生问题。

2、利用学习、点名会等时间学习防暑知识,提高职工的防范意识,为调车组配发了白糖、绿豆等防暑用品,并保证白天在天气炎热情况下,每个岗位都能吃到冰糕。保证了暑期没有一名职工因天气炎热而影响工作。

七、认真开展秋季设备大检查工作,及时发现问题,为冬运工作打下基础。

1、积极做好秋季设备大检查的准备工作,认真检查日常工

作中的设备问题,车间组织人员进行设备问题汇总、上报。

2、集中对站区内的道岔进行突击,提高道岔质量,确保在冬季风雪天气,每个道岔都转动灵活。

3、为每个清扫房配备好清扫工具,制定人员管理定期对工具进行保养、维护。保证使用时,拿的出用得上。

八、存在问题及整改措施

劳动和人身安全问题仍比较突出,如清扫员上道作业不防护、上闸台制动不使用安全带、不停车上下、进入车挡不设防护等等。除了教育职工加强业务学习,提高遵章守纪自觉性外,还要充分发挥班组长的作用,同时车间干部和管理人员要积极深入现场,加强现场盯控。

运转车间

篇3:行政办公室运转手册

一、办公室文员工作的特点

总体而言, 办公室文员工作具有琐碎、繁复、承上启下、左右协调等特点, 虽然通常不具备很高的技术含量, 却关系到企业生产经营的方方面面。仅以收发文件这一项工作而言, 无论是收上级领导文件下发到各生产一线, 还是从企业外部接收订单转给采购或销售部门。既要求办公室文员完整接收并及时转交, 又要求其能够清楚区分文件种类及文件应该送达的正确环节。无论哪一步骤失误, 都会直接或间接影响企业正常生产经营活动的开展。

二、办公室文员在公司日常运转中的作用

1.文字书写与文件管理的作用

这是最基本, 也是必需的作用, 是企业内务管理的组成部分之一。无论是内部生产经营性文字报告的拟定或者需对外报告的文字材料都由此岗位完成并提交。办公室文员在发挥这一基础作用过程中需要不断提高文字材料的书写质量, 以尽量简洁、凝练的商务性文字描述或总结涉及生产经营的数据、资讯等素材。另一方面, 企业内外相关文件的整理、汇总、分类、归档也需通过办公室文员这一岗位得以实现。企业内外部文件的管理不仅是对企业生产经营历史成果的积累, 也对未来的发展有着极为重要的参考和指导性作用。完整、准确的企业文件管理既有利于生产经营各环节迅速查找相关数据资料, 又是企业经营成果的展示和营造企业文化的组成部分。

2.枢纽和窗口作用

办公室文员除了发挥固有的文字处理和文件管理作用外, 往往还承担着承上启下、左右协调、内外沟通、形象展示等作用。例如, 企业管理层决策的传达和一线部门生产经营信息的反馈往往是由办公室文员作为“出入口”统一完成;采购环节与生产环节的需求和供应信息也经常由办公室文员这一端口进行相互传递;而企业外部关联单位的来访与接待也少不了办公室文员的筛选与参与, 作为关联单位或客户首次接触的对象, 办公室文员岗位还承担着企业形象展示和对外窗口的作用。

3.助手与参谋的作用

由于办公室文员是企业内部接触文字材料和生产经营性文件最全面、最完整的岗位, 每当企业年终 (或阶段性) 进行生产经营总结时, 常常需要办公室文员提供当年 (或该阶段) 生产经营的数据与信息材料。通常情况下也会要求办公室文员参与到企业的生产经营总结会议中, 以便领导或者管理人员随时了解年度 (或阶段性) 生产经营的相关情况。

另一方面, 当企业管理层作出未来生产经营决策前, 经常会要求办公室文员提供相应的历史性文字材料和经营参数, 比如历史同期数据或者同比与环比比率等, 有时甚至会要求办公室文员也参与到管理层的决策过程中, 目的在于充当决策者的参谋或助手, 使决策的制定能够更加贴合于企业往期的生产经营现实, 避免偏离正常运营轨道。

三、办公室文员应具备的素质与能力

由于办公室文员对于企业生产经营所具有的重要作用, 这一岗位从业人员的任职要求也比其他相对专业的岗位更多样和复杂。首先是文字处理能力, 不仅需要其能够熟练掌握和运用商务文书的书写标准与习惯, 而且需要其具备相当程度的总结、概括、提炼、分析的能力。同时, 既要能够全面、完整地表述企业生产经营过程中的各项参数与数据, 又应具备一定程度发现问题和分析问题的职业敏感度。

其次, 办公室文员还应具备高超的人际交往和沟通能力。在协调企业内外不同环节和部门的过程中, 办公室文员应具备能与大多数人顺利沟通和交流的能力, 既能够清晰表达已方的意愿和目的, 又能够充分照顾到对方的感受与情绪。在某种程度上, 办公室文员应充当发现冲突苗头并设法将矛盾解决于初期的“灭火器”一角, 当企业内部员工或者与外部关联人员因生产经营问题产生分歧难以达成一致的时候, 办公室文员应具备缓和矛盾、使沟通顺利进行的能力。

第三, 办公室文员还应具备不断学习的能力。信息时代的数据收集整理方式多种多样, 办公室文员应当具备持续学习新技术的能力, 提高文字处理和文件管理效率, 同时利用网络资源和新技术手段提高自身分析问题和解决问题的能力。

四、结束语

办公室文员在企业中属于容易被忽略的岗位, 其看似简单又不具备太多技术含量的职业特性往往难以引起管理层足够的重视, 然而这一岗位承担的各项细致、琐碎的工作职能却常常关系到企业各个生产经营环节的顺利运作, 因此办公室文员在公司日常运转中具有不可忽视的作用。

摘要:办公室文员一职在企业中既必不可少又常常容易被忽略, 本文介绍了办公室文员工作的特点及其在公司日常运转中的不可忽视的作用, 并就办公室文员应具备的素质与能力提出了见解与建议, 以期为企业管理层和相关工作人员提供参考。

关键词:办公室文员,公司日常运转,不可忽视的作用

参考文献

[1]倪伟明.办公室文员在公司日常运转中的不可忽视的作用[J].民营科技, 2014, (12) :131.

篇4:办公室八卦手册

对于不同的职场有相同的东西,那就是办公室闲话了。每个办公室谈论别人都有助于打发时间提供交流。心理学家已经表明,八卦并不总是有害的。爱八卦的人拥有更大的、更富有支持性的社会网络,谈论别人已经证明有助于帮助人们推测出一个群体中可接受的行为限度在哪里。众所周知的是,分享一条诱人的八卦是与大家搞好关系的绝妙方式。

下面几招可以让你更好地应对流言八卦

应对流言,心宽大度是关键

小美参加工作时间不长,非常谦虚,遇事总先向年长同事请教,可是有几个年长的女同事总是故意对她态度生冷,还时不时地对她的穿着打扮冷嘲热讽一番。一次小美向经理汇报工作出来,正好听到她们又在八卦,说小美有意接近领导、跟经理套近乎、根本不是省油的灯。小美很伤心,自己对她们很尊重,可她们总是为难自己,从此忧郁成疾,吃不下饭睡不着觉,甚至都不想去上班。

其实坐在同一个办公室里,这种情况十分普遍。社会本来就是一个矛盾的集合体,生活在同一个空间的人们必须保证自己的空间存在一定矛盾,才能和其他人保持共同语言朝夕相处。小美的角色只是充当了一个特定时间内的牺牲品,你新来乍到,对大家是个新生事物。自然容易让别人评头论足,这只是老同志间暂时化解矛盾的一种方法。如果此时你不能诚恳老实、襟怀坦白,那么从此你就无法在新环境中立足了。学会扩大自己的心胸和气度,继续主动去和老同志们打招呼请教问题,即便受到误会和委屈,相信随着时间推移,一定会有公正的评判。

2智对流言=反省自身+寻求支援

能干的小雪刚参加工作时跟同事出奇的友好,每天一块上班干活,中午一起到食堂吃饭,晚上一起泡吧、打保龄、蹦迪。小雪觉得,既然是朋友就要百分百的忠诚,所以当同事们在一起发牢骚“变态的老板、偏心的经理、马屁的他、无知的她”的时候,小雪虽然从来不参与,但也保证自己绝对不会去把这些话告诉别人。可是,没多久,小雪发现大家对她的态度好像有明显的变化,有的对小雪怒目而视,有的偷偷在领导跟前打她小报告,有的干脆以牙还牙当面就数落小雪。小雪惊诧、愤怒,自己有什么做错的吗?

应付这样的办公室八卦,要学会机智:

1你持镇定切忌在八卦面前暴跳如雷、大吵大闹,那样于事无补,反倒给别人留一个遇事急躁的坏印象。谨记,八卦面前保持微笑、冷静对待。

2寻求支持主动出击,寻求支持,才是彻底战胜八卦之道。同事中总有稍感正义的,不妨有选择性地寻找一位正义使者,至少让别人了解一下事情的真相,对自己的境遇改变或许能起些作用,然后接下来就可以主动出击,驱赶八卦流言了。

3适时炒作,让自己左右逢源

漂亮的小林面对八卦就有自己独特的一套。同事总是在一起评论小林靠着自己长了一张漂亮脸蛋勾引领导,让领导迷昏了头。小林也为此生过气,可是静下心想想,既然别人说领导对我与众不同,那我何不利用这个机会在同事间树立自己的威信、在领导面前确立自己的能力地位呢?从此,虽然和领导关系一清二白,但在公众场合小林总是会适时地跟领导汇报工作提出建议,由于小林的大胆直率,领导对小林越来越器重,而同事们恰恰因为看到了小林跟领导的无所不能,而逐渐有了一些收敛和避讳,生怕小林哪天在领导面前进自己的谗言。

与其说八卦是把软刀子,不如说八卦就是力量。不妨学小林用八卦为自己炒作一番,说不定可以借此提升人气指数,成为升职加薪的利器。

但炒作要巧妙,要有点故意又不能太显山露水,千万记住不要玩过头,一旦你的“八卦炒作”太过夸张,便很容易被揭穿,而导致你的可信度一落千丈了。

4传播每一条八卦都会有风险,特别是有关领导的八卦

“两个星期前,我和一位很好的同事S说了一段部门经理的八卦,结果这周部门经理就开始不断给我穿小鞋。”在某IT公司供职的Maggie近日颇为烦恼,因为传了那段八卦,公司一年一度的旅游,她被安排到了和新人一组,显然——旅游线路和沿途吃住都要差许多。更让Maggie担心的是,只要经理怀恨在心,接下来不知道还会有什么坏事在等着她。

大多数的白领都知道八卦听听可以,传播危险,尤其是领导的八卦是职场的雷区。连比尔·盖茨都曾告诫他的员工“不要在背后议论领导”,可见,职场八卦与企业本身的文化、规模等都是毫无关系的。

因此一定要记住参与到办公室八卦之前,一定先要学会管好自己的嘴巴。

八卦就像一把双刃剑,把握得好,聪明的人就会利用八卦梳理同事关系。

首先,让人不可否认的是,对于一个刚刚进入新公司的人,八卦是全方位了解新公司的最佳途径,同时是和新同事打成一片最佳催化剂。

此外,八卦一定程度上还是同事间亲疏关系的晴雨表。如果一个平常关系淡薄的同事,突然跟你讲了一段鲜为人知的八卦,那么很可能就表示,他希望拉近你们之间的关系;而如果一个同事从来不跟你分享她所知道的八卦,而你也知道她很乐意跟别人谈论,那么说明你们之间的关系就很一般。

篇5:行政文员手册

我们正置身于一个急剧变革的时代,面对激烈的职场竞争,个人要想生存、发展,进而获得事业上的成功,就必须拥有持久的竞争优势,而为一持久的竞争优势便是比竞争对手学得更快,掌握更多的管理及操作技能。

基于此,《HOW-TO企业人手册》系列丛书为企业人提供了一个极佳的不断学习及自我提升的机会。本丛书旨在将企业人塑造成其所在岗位的“专家”,不仅积累知识、增长才干,更重要的是通过学习本岗位手册使得业绩提升,从而获得晋升。

本丛书着重于企业人在各个专业岗位上如何较快的熟悉和适应工作,提高管理和业务能力,将各个专业岗位大量的重复性工作,按照实际操作要求,找出规律性来,规定其标准的工作程序和工作方法,用流程图与制度、表单的形成固定下来,提高工作效率,保证工作的准确性、及时性和全面性。

本丛书于2005年推出了第一辑,分别为《优秀品管员手册》《优秀仓管员手册》和《优秀采购员手册》;2007年推出了第二辑,分别为《优秀报关员手册》《优秀外贸员手册》和《优秀跟单员手册》。该丛书在读者中引起了强烈的反响,他们认为此丛书浅显易懂,注重细节,切中各岗位工作的关键,可操作性极强,非常适合职场人士通过自我学习的方式提升工作技能,建议我们多一些相关岗位的图书。因而,我们再次将丛书延展,策划出版了第三辑,也是为三个设计——《优秀行政文员手册》《优秀人事人员手册》和《优秀生产文员手册》。《优秀行政文员手册》首先介绍行政文员的职责与特点任职要求、基本技能,在介绍行政文员处理各项工作如办公用品管理、邮件发送、出差事务、访客接待、会议于会务管理,文书档案管理、印章与信证管理、后勤服务管理等的实操步骤、方法、技巧和细节事项。

《优秀人事文员手册》首先介绍人事文员的工作职责及备素质与特点、任职要求和工作文员处理各项工作事务如员工招聘、员工培训、薪资与保险、员工考评、员工关系管理等的实操步骤、方法、技巧和细节事项。

《优秀生产文员手册》首先介绍优秀生产文员的职责与特点、任职要求和工作细节,再逐项介绍生产文员的必备基本知识及生产计划制订与管理、生产统计与分析和生产日常事务处理的实操步骤、方法、技巧及注意事项。

另外,在本丛书的编辑过程中,一些培训机构、咨询公司的顾问老师及企业一线的相关人员参与了编写和修改工作,具体为:王玲、高琨、侯福萍、苟宏、李恒芳、廖小丽、向壮丽、匡炳焕、匡粉前、谢国雄、叶镇武、王刚伟、王永强、孙妍、何加喜、朱少军、催玉琴、侯建国、赵锌君、张洪艳、刘金培等。

第一章

优秀行政文员任职要求

行政文员职责与特点

行政文员任职要求

第一节

行政文员职责与特点

文员是企业里最常见的职位之一,具有为重要的基础性、服务性作用,是企业有效运转依赖于信息,信息最重要的载体是文件系统,而文件系统的操作者主要就是文员。虽然文员是最底层的“白领”,但却是许多缺乏职业经验的知识女性,或者是应届毕业生的首选职业,更是一些女性成长高级白领的第一步选择。

一、行政文员的职责

文员分很多类,比如行政文员、人事文员、采购文员、工程文员、办公室文员。文员的级别又分为初级、中级和高级。行政文员一般来说做的是行政方面的工作,如文档管理、收发文

件、打印存档、接听电话等各种行政类的工作,具体为:

(1)负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作。

(2)负责起草公司行政会议及其他列会的会议纪要

(3)负责做好计算机打字、复印等行政工作

(4)负责公司办公设备的管理,计算机、传真机、电话机、复印机的具体使用和登

记,名片印制等工作。

(5)负责公司邮件和报刊的收取、分发工作。

(6)负责公司电话的接线工作。

对来往电话接准确及时、声音清晰、态度和蔼,恰当使用礼貌用语。

对未能联络上的记录在案并及时转告。

对紧急电话设法接通,未接通者速报行政部经处理。

负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职的缴回。

负责各类办公用品的仓库保管,每月清点,年终盘存统计,做到入库有验收、出库有手续,保证账单相符。

按标准定额,做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作,做到既不脱档又不长期积存。

完成各项勤杂、采购工作。

负责公司的室内外绿化、盆景状况的检查监督,保证舒适良好的工作氛围。

完成行政部经理临时交办的其他任务。

第一节

行政文员职责与特点

文员是企业里最常见的职位之一,具体极为重要的基础性、服务性作用、是企业有效运转的重要要素。企业的运转依赖于信息,信息最重要的载体是文件系统,而文件系统的操作者主要就是文员。虽然文员是最底层的“白领”,但却是许多缺乏职业经验的知识女性,或者是应届毕业生的首选职业,更是一些女性成长为高级白领的第一步选择。

一、行政文员的职责

文员分很多类,比如行政文员、人事文员、采购文员、工程文员、办公室文员。文员的级别又分初级、中级和高级。行政文员一般来说做的是行政方面的工作,如文档管理、收发文件、打印存档、接听电话等各种行政类的工作,具体为:

(1)负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作

(2)负责起草公司行政会议及其他列会的会议纪要

(3)负责做好计算机打字、复印等行政工作

(4)负责公司办公设备的管理、计算机、传真机、电话机、复印机的具体使用和登记,名片印制等工作

(5)负责公司邮件和报刊的收取、分发工作

(6)负责公司电话的接线工作

对来往电话拔接准备及时、声音清晰、态度和蔼、恰当使用礼貌用语。

对未能联络上的记录在案并及时转告

对紧急电话没法接通,未接通者速报行政部门经理处理

(7)负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时缴回

(8)负责各类办公用品的仓库保管,每月清点,年终盘存统计,做到入库有验收、出库

有手续,保证账实相符。

(9)按标准定额,做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作,做好既不脱档又不长

期积存。

(10)完成各项勤杂、采购工作。

(11)负责公司的室内外绿化、盆景状况的检查监督,保证舒适良好的工作氛围。

(12)完成行政部经理临时的其他任务。

二、行政文员的特点

行政文员与前台文员、办公文员、商务文员、生产文员、跟单文员、工程文员、采购文员等,虽然具体的工作内容有很大的区别,但都具备一些共同的特点:

1、辅助性

文员工作很细致,千头万绪,也很灵活,千变万化,归纳起来就是两大职能:一是为领导整理资料服务,二是为领导出谋划策。具体起来有很多方面,比如草拟文稿,整理、提供信息,作调查报告,为领导的决策提供参考预案等。文员本身属于办事人员,其根本任务就是协助领导搞好工作,这就是文员的辅助特点。从这个角度来说,文员工作具有从属性、被动性、执行性、服务性的特点。

2、中介性

文员工作的中介是由文员的特殊地位所决定的。文员辅助领导决策,但本身并不是决策者,而是被领导者。但又和其他被领导者不同,文员不是决策的主要执行者,其任务更多地是传达决策,了解决策执行情况,检查、监督决策的贯彻等。文员的工作既关联上级,也关联下级,似乎是一个中间环节,也似一个纽带,可以用这样一句话表达:文员的中介性体现在不上不下,亦上亦下,可上可下。

3、事务性

文员的工作很多时候相当烦琐,大量的工作需要文员亲自去做,比如决策时需要的各种信息资料的收集与整理,体现决策意图的文件草拟,使用复印机、文字处理设备等,可以说文员工作的事务性是实际工作体现出来的。

三、行政文员的工作要求

行政文员在工作中要了解具体要求,方能做好工作。一般而言,行政文员的工作要求至少有以下一些:

(1)在工作中要服从上级的安排,积极配合领导和其他部门的工作,凡事以大局为

重,遇有疑难问题及时汇报请示,有问题不搁置、不拖延、办事要有始有终,事事有结果。

(2)对待工作认真细致、积极主动,应当做到忙而不乱、有条有理。

(3)要有保密意识,对外做到守口如瓶涉及公司内部保密问题(指那些还未公开,在讨论研究的事项),要做到巧妙回避,不私传、不扩大、不声张。

(4)要求文员保持稳定的心理状态,有利于在工作中能正常发挥,以免影响工作。

稿件完成后交给有关部门批阅审核,签字后予以打印、保存。

(5)要严于律已,工作时间不做私活、不串岗、不聊天、不迟到早退,有事先请假。

(6)起草文稿要字迹清晰、工整,语言力求简洁精练。

(7)善于处理部门工作、业务中的往来关系,注重团结协助。

四、行政文员发展之路——高级秘书

在公司里,秘书和行政文员其实是一个很多共同点的岗位,甚至有的公司秘书和行政文员就是一个人在担任,但是严格来说,秘书的要求往往比文员更高。其实,可以这样来理解什么事秘书:秘书就是高级文员,也就是说行政文员如果有很强的工作能力,有很广泛的知识面,以及相对熟练的专业知识,那么就成为高级文员,当然也能称为秘书了。它们本来属于同一职业的不同层次,秘书其实是行政文员的前景职业。

秘书除了负责日常工作之外,还要接受董事长的指示、监督并管理企业人事、财务、对外事务,还要负责企业内部企业内部各部门间的关系,向董事会或股东汇报企业业绩,接受董事会询问等。所以如果说行政文员是工作在前台,那么秘书除了前台,还更多地深入到企业的幕后。

由于行政文员的工作和秘书最接近,所以秘书是大多数行政文员今后发展的方向,也是行政文员在职业生涯中获得成功的一种最容易最稳妥的途径。

秘书也有好几个层次和级别。你可以先由初级秘书(也就是文员)干起,先在企业从事一些简单的工作,比如接听电话、整理文件、前台接待„„这对于行政文员来说是一个锻炼的机会,时机成熟以后,你就能轻易胜任秘书的工作,那么你就已经不再是普通文员了,你是高级文员。然后你可以考虑获取晋升的机会,这对于一个优秀的行政文员来说并不是很难的事情,因为你的工作就是与客户、与公司高层打交道。

如果你已经取得了秘书职位,那么你就应该接着进行下一步。你需要多学一些专业知识,继续给自己充电,直到你通过国家的考试,并获得“中级秘书资格证书”。中级秘书包括经理秘书、总经理秘书、经理助理等。如果你是中级秘书了,这时你的权力已经有了质的飞跃,不再是一位普通文员,而且你的薪水自然的会增加很多,工作相对更加自由,空间会更加广阔。

第二节

行政文员任职要求

行政部门本身是企业中较为重要的部门,所以在选择本部门人员时,要遵循一定的标准,为企业和部门选择真正实用的人才,虽然不同的事务处理对行政文员的素质要求侧重不同,但就整体而言,行政文员应具有以下行政文员的基本要求

一、扎实的文化基础

文化的概念,比知识的概念具有更广泛的内容。行政文员的基础文化包括两个主要方面。一是社会科学基础文化,如历史、政治、社会发展史、哲学理论等。行政文员,尤其是涉外行政文员不仅要了了解本国文化,还要了解业务伙伴所属国家的历史变迁和民族文化等。了解不同国家的历史,准确把握不同的特点,对于开展行政工作有很大帮助。在经济联系日益国际化的今天,这一点就显得更加重要了。二是自然科学基础文化,如数学、物理、化学、天文地理等。当代社会的工作于生活离不开自然科学知识,高科技水平的社会生产必须以自然科学知识为基础。一方面现代办公设备日益复杂化和高技术化,没有一定的自然科学知识,就很难了解其原理和性能。另一方面现代企业的产品技术含量不断增加,有的采用电子技术,有的采用生物工程技术和化学反应原理,没有一定的自然科学知识,行政部门很难为企业的其他功能部门提供服务。

二、丰富的专业知识

行政文员的专业知识,是指行政文员由于其工作职能、工作范围、工作内容而需要掌握的知识。具体说,包括四个方面:

1、有关办公的专业知识

(1)秘书学。有关秘书的工作性质、工作范围、职能和权限以及职业道德、职业素质要

求的知识。

(2)文书档案学。有关文书文件的起草、运转、立卷、归档,资料卡片的收集、整理、应用等方面的知识。

(3)信息沟通学。有关信息的收集、筛选、存储、提取、综合分析、处理、发送、反馈

以及网络化服务方面的知识。

(4)写作学。各种文件、报告、计划、信函的文体知识和写作方法。

(5)除了上述专业知识外,还有法学(法律、法规)、经济学(尤其是财务、金融)、心

理学、管理工程学等的知识,也要求行政文员有一定程度上的掌握。此外,企业对行政工作人员的外语要求也越来越高,多掌握几门外语,可以更好地胜任工作。

2、有关该行业的专业知识

如商业中的市场营销知识,金融业的货币流通知识,企业内部的管理知识、财务知识、审计知识等。因此,单纯的行政工作是不存在的,行政文员必须具备所在行业和部门的专业知识,这是行政工作专业化的要求。

3、相关学科知识

相关学科知识是相对于行政文员的专业知识而言的,它包括。

(1)会计知识,财政金融知识,股票与证劵、房地产知识。

(2)行政学知识、领导科学知识,社会知识、特殊心理学知识、人力资源管理

知识。

(3)国际贸易知识、国际商务知识、国际法与国际惯例知识、国际旅游知识等。

4、新兴学知识

篇6:办公室员工手册

员工手册的应用4.除非公司与员工另有说明或约定,受雇于本公司的员工均适合使用和遵守此手册的有关条款和制度。

一、招聘试用期及合同期

公司有招聘和安排职工的自主权,不因宗教和性别的不同而有所歧视。并按有关的职位所需要的相关资历、经验、和技术,招聘和安排其职位。

除非招聘时与公司另有规定或约定,每位新员工有1-2个月的试用期。当公司认为有必要时,可延长试用期 1 个月。

试用期间,公司将评估员工的表现,对其是否胜任有关职位做出评估。试用期间,双方均可解除工作关系,但公司不会支付离职费用。

试用期满正式录用后,公司与员工需签署劳动合同,合同期最短一年(详见劳动合同)。

二、工作时间

公司员工

上班时间为星期一至星期五,公司要求星期六上午加班,工资按日工资的两倍计算;

上午8:30——12:00 下午1:00——5:30

午餐及休息时间:

中午12:00——1:00

三、公众假期

每一位员工享受有薪公众假期。公众假期具体如下: 1.元旦 1 天 2.春节 3 天

3.五.一国际劳动节 1 天

5.端午节 1 天

6.清明节 1 天 7.中秋节 1 天

8.适用的法律、法规规定的其他休假日

四、延长工作时间

为了满足市场或客户的需要,公司可与员工协商延长其工作时间。职工每天工作8小时或每周工作40小时,超出部分均作为延长工作时间处理。

员工延长工作时间需事先征得部门有关主管的同意批准。

员工延长工作时间每天通常不得超过1小时,遇上特殊情况,公司每天最多要求员工延长工作时间3小时,每月累计延长工作时间不得超过36小时。

延长工作时间的报酬应按适用的法律法规给予补偿,并于月底连同工资一起支付。每天延长工作时间超过30分钟即为加班,开始计算延长工作时间的报酬。

延长工作时间的报酬根据以下标准,按每小时计算支付。(基数为每小时工资计算)。

1.平时延长工作时间150%

2.休息日(含星期六,日)上班200% 3.国家法定的节假日300%

4.也可以按公司与员工事先协商约定的日工资计算支付。5.也可以将延长的工作时间累积换取补休。

如不是因为市场或客户的需要(或特殊情况),公司不提倡员工延长工作时间。如果是因为个人问题或因员工的工作态度、工作方式或工作效率问题而导致需要延长工作时间的,公司不给予考虑支付加班薪酬。

五、事假 / 病假 / 丧假 / 婚假 / 产假 / 迟到 / 旷工

1.事假

公司不鼓励员工请事假。如员工请事假,需提前向该部门主管申请,并填写请假报告(请假条),获准后方可休假。(出现突发事件或紧急事故除外,但员工必须尽快通知部门主管或部门负责人)请事假一天者,由部门主管批

准,两天或以上者,需由总经理批准方可获假。请事假不足一小时按一小时计算,请假3小时以上至半天者,按1/2天计算,请事假一天或一天以上者,按实际天数计算。(出现突发事件或紧急事故,如员工有充分理由或合理解释,公司将会考虑酌情处理)。

2.病假

员工因病请假者,需提前向该部门主管提出申请,并填写请假报告(请假条),获准后方可休假。因特殊情况或特殊原因来不及办理请假事宜者,应及早打电话通知部门主管,事后再补办请假手续。休病假者,需出示有效且合乎资格的医院的医生证明书或医生填写的当天病历之复印件。或经个人申请,获总经理批准除外。

请病假一天者,由该部门主管批准,两天或两天以上者,需要由总经理批准。

请病假者,均按实际请假天数计算。请病假之员工出示的相关证明文件,如若虚假不实,欺诈、欺骗,一经查实,将按实际请假的天数,以事假的3—5倍处罚计算。并保留给予相关纪律处分的权利。

3.丧假

员工的配偶、子女、父母、兄弟、姐妹、祖父、祖母;配偶的父母,兄弟、姐妹、祖父、祖母亡故,员工可享受三个工作日的带薪丧假假期。员工请丧假时,应及早通知或知会部门主管及总经理。事后需出具有效之相关证明文件或证据,补办请假手续。如果事后发现员工请丧假时虚报事实或欺骗,公司将不发给(或追缴)丧假期间的工资,并按实际的请假天数,以事假的3—5倍处罚计算,并保留给予相关纪律处分的权利。

4.婚假

员工结婚,按照规定,可享受以下带薪婚假假期:

a.按法定结婚年龄(女20周岁,男22周岁)结婚的,可享受3 天婚假。b.根据省人口与计划生育条例规定,符合晚婚年龄(女23周岁,男25周岁)的,可增加晚婚假10天,即可休13天婚假(含3天法定婚假)。

员工请婚假时,应提前向部门主管提出书面申请,且同时向部门主管出示期限为3个月内的有效的相关证明文件(婚姻证明文件之原件),并由部门主管向公司提请假期申请,获准后方可休假。

员工出示的婚姻证明文件,必须是真实的具有法律效力的文本,不得弄虚作假和欺骗,否则,公司将不发给(或追缴)婚假期间的工资,并按实际的请假天数,以事假的3—5倍处罚计算,并保留给予相关纪律处分的权利。

员工带薪休婚假的工资按基本工资发放,无奖金及加班费。

5.产假

根据《劳动法》及国务院发布的《女职工劳动保护规定》, 怀孕女职工均享有为期90天的产假, 女职工需提前一个月告知预产期且于预产期的前15天开始休假。员工带薪休产假的工资按基本工资发放,无奖金及加班费。

6.迟到

超过5分钟以上(含5分钟)为迟到,员工上班迟到,必须尽可能电话通知部门主管。除非事先约定或获得总经理批准,员工无充分理由上班迟到,迟到3次(15分钟内)作1/2天处理。迟到5次(15分钟内)作一天处理,迟到一次罚款5元。

7.旷工

员工在上班时间不请假或请假后未得到批准而擅自离岗超过一小时的,按旷工处理。工资按事假的两倍扣罚,如能在事后有充分理由解释不请假原因的或因紧急事件无法请假的,经公司领导核实无误,可做事假处理。

8.员工考勤以公司管理者记录出勤情况为准,以请假条为缺勤依据,对无

请假条未到岗按旷工处理,其它缺勤按以上六条对应处理。

六、公司经营守则1.

有关公司的经营活动及计划的内部信息及相关资料,只限于公司事务,不得由职工以及与其有关联的人员用于谋取私利。

对于公司与客户、或任何其他连属企业(如供应商)的业务来往中所获取和获得的信息及相关资料,员工必须给予保密,并仅可用于履行和完成合同义务和责任。

2. 利益冲突

公司员工必须避免参与或持有与公司利益有重大冲突、并因此直接或间接影响公司业务决定的活动或财产。员工未经总经理的书面批准,不得在外从事与公司利益有关的相关行业的兼职或活动。

3.为公司获取订单或其他利益而支付给第三者(如代理商或其他相关人士)的款项,不得超过正常商业标准规定的可以正当和公开地支付给第三者的服务款。严禁支付属于任何贿赂和“回扣”性质的款项。

4.礼品和馈赠

员工不得因公司业务面赠予或收受现金或其他形式的礼品、个人的恩惠或无偿馈赠,但在适当情况下价值不大的物品和经授权的合理业务招待除外。

员工必须有礼地坚决拒绝任何以金钱或其他形式、个人恩惠方式提出的馈赠。

七、违章行为

员工违反《员工手册》所载或违反劳动纪律和疏忽职守,可给予纪律处分。其中包括口头警告或书面警告,情节严重者可予以辞退。

以下行为构成员工违反公司劳动纪律和疏忽职守的个例,可能导致处分。员工应随时行动、行为得体,不得从事任何有可能危害公司业务工作或其他员工的活动。1. 向公司申请工作时犯有欺骗行为; 2. 伪造受雇和其他记录,从公司骗取工资和其他报酬,帮助他人从事类

似活动,其中包括替其他员工虚报出勤;

3. 盗窃公司或其他员工或公司现场人员的财物,包括未经公司批准,将

公司的任何财物携离公司;

4. 斗殴(包括寻衅或教唆)并威胁其他员工或个人; 5. 每年擅自缺勤超过2天; 6. 经常迟到、早退或擅离职守; 7. 故意或因过失对公司造成严重损失或毁坏公司或其他职工的财产; 8. 未经公司批准将公司财产挪作他用; 9. 未经公司同意收受供应商或客户的任何礼品(包括饭局、娱乐及旅游

邀请);

10. 未经公司准许受雇于其他单位; 11. 拒绝服从主管人员的合理指示,拒绝或不执行本岗位工作分配,不服

从上级管理人员和主管人员;

12. 向未经授权之人员披露公司内部的消息、信息或技术、资料;及将公

司的技术资料、信息资料复印、复制并携离或作出相关企图;

13. 在公司场所服用持有或出售毒品或酒品;

14. 在公司场所赌博、或作出任何不文明、不道德或非法的举动(包括大

声喧哗、打闹、大声唱歌、吵闹、吵架等);

15. 未经同意随意进入仓库重地,擅取仓库物品; 16.在公司场所留宿;

17.进行任何可被总经理视作辞退理由的活动(如不遵守公司的基本规章

制度);

八、惩处办法

犯有第七条所列或失职行为情节严重者,将视作严重违纪处理,公司无需事先通知便可辞退员工,员工有任何其他违纪行为将受到下列处分:

1. 口头警告

对首次轻微违纪者,由部门主管或经理给予口头警告。

2. 书面警告

对重复违纪或多次违纪,可由总经理知会部门主管后给予书面警告。警告信之内容须经本员工阅读。阅读后,员工须在警告信上签名,表示本人已获知会。警告信之副本一份存入公司人事档案。获书面警告之员工,在等待处理期间,可能被公司停职停薪。

未能遵守书面警告的员工将视作严重违纪,可给予辞退。

九、过失赔偿因员工的工作失职或行为不当或故意而导致公司财务财产的严重损坏或损失,员工应承担适当的经济赔偿责任。其赔偿的计算方法如下: 1.因故意行为而导致公司财产或财物损失的,按该项目的原价的200%赔偿和一次性罚款500-1000元,并作即时辞退的处罚。2.因玩忽职守,违反操作规程而导致公司财务财产严重损失,损

坏者,按该项目的原价的100%赔偿和一次性罚款100-300元。并给予书面警告处分。

3.因对工作不负责任而失职,失误或行为不当,造成经济损失者,其赔偿范围是该项目的20-30%。

4.因不可抗拒或不可控制因素造成对公司财务或信誉损失的,或因意外过

失给公司带来轻微财务和信誉损失的,可根据情节的具体情况免除或象征性赔偿,象征性赔偿范围应是该项目的2-4%。

十、人事评估 / 工资评估 / 奖金发放 / 员工福利

1.公司每年对员工表现和发展进行评估12次(每月1次)。

2.公司每年评估工资一次。评估增加工资的依据:依据员工月度综合评估报告的记录着重以下方面

考核:工作表现 / 工作态度 / 工作效率 / 工作质量 / 工作范围、环境及工作量度 / 工作贡献、整体综合表现。.公司根据对员工的工作表现、工作态度、工作效率 / 工作质量 / 出勤

率及集体意识发放奖金。奖金的发放分为:出勤奖励、奖励、特殊奖励

A.出勤奖励:当月全勤者,可获30元,当月有事假或病假半天或迟到3次及迟到15分钟外一次记录者,扣减1/2全勤奖金;当月有事假、病假超过1天(包括1天)或迟到5次及15分钟外2次记录者,取消当月全勤奖金。

B.奖励:按本公司《绩效考核方案》执行。

C.特殊奖励:公司对当对公司有特殊贡献及表现突出者,公司将会对其给予特殊奖励金,并通报、颁发嘉奖令,以资鼓励。

4.公司对员工在合同期内提供一份意外伤害保险,在员工离职后自动解

除。为方便员工午餐,公司提供午餐热饭微波炉,公司为员工提供午餐费补助元/日,补助按实际出勤天数计算。

十一、个人仪容仪表

进入公司场地和办公室上班的员工,必须注意个人之仪容仪表。其穿戴、着装、仪表必须符合职业标准并适宜对外开展业务。

进入办公室上班的员工,严禁穿着短裤、短裙子(膝盖以上)、无领T恤、浓装艳抹及另类衣着或另类打扮、拖鞋或把鞋穿成拖鞋状等进入办公室(非办公时间亦受此条例限制)

凡违反此条例的员工,将会受到部门主管的口头警告及劝喻其即时回家更换,其所花费的时间,将作为事假处理。不听从劝告者,部门主管有权即

时停止其工作并知会总经理。

十二、办公室内的管理

保持办公室内的清洁卫生是安全工作的最基本条件。

保持自己工作地点的整洁、清洁,请把油污、纸屑、费纸、残剩食物和垃圾投入垃圾箱(筒);爱护自己工作岗位的物品(如电脑,办公台等),定期清洗剂打扫卫生,下班后盖好电脑防尘罩,关好电源。

请勿阻塞行人道,室内的管理要求做到物均有其位,物均归其位。文件、办公用品、文具不可随手乱摆乱放乱丢,保持办公桌面的干净、整齐。

上班时间内,员工不得查看、阅读与自己本职及本岗位工作无相关的书籍、报刊、资料(包括员工业余进修的书籍及资料、教科书类等),工作时间内,不允许员工串岗、高声闲谈说笑,一经发现,将由部门主管提出劝喻或作出口头警告。

上班时间内,不得接打与公司工作无关的电话;不得会晤与公司无关的人员。

午餐时间一定要在下班铃响后才能热饭菜及就餐。

如非必要的工作延续或公司约定,公司不提倡下班后员工滞留在公司。办公室内部的管理,原则上由员工自行管理和监督,其表现可视为员工工作表现的综合评估的依据部分,请各员工自律。

十三、日常采购

办公用品和日常用品的采购采用专人采购办理的方法,采购人员由总经理指派。其他人员无此权力。

凡需购买的日常用品,需由请购人员填写请购单,注明请购物品名称,数量,价格及购买原因,由总经理签字后方可购买。

凡经采购的办公用品及日常用品,必须入仓入册。仓库实行发放、领取登记管理办法。不经仓管人员的同意及办理领取手续而擅自取拿,将视为擅自挪用公司财物,属严重违纪行为。

十四、资源的使用和利用

公司提倡节俭和物尽其用,使资源的利用得到提升和增值,反对和制止一切不必要的浪费,提倡爱惜和保护公司资源(这将是公司的一项长久政策,它将会成为对员工的工作综合评估的一部分)。

十五、工资发放

每月的号,为工资发放日(特殊情况下,经员工个人授权、确认,他人可代领授权人之工资或其他款项,任何人不得刁难或干预)。

十六、集体意识和团体精神

公司鼓励员工努力做好自己的本职工作之时,同样提倡员工在部门与部门之间、岗位与岗位之间的合作、协作互助精神。在做好本职工作和自愿的前提下,公司只提倡,暂不强迫、不强求,但对员工的综合素质、整体表现的评估,也是一项重要依据。

第十七、投诉程序

员工可通过公司职工争议调解委员会,公平有效地解决与工作有关的意见和问题。员工投诉的程序有如下三个步骤:分别找主管、调解委员会的代表、总经理,查实有关情况并决定员工是否获公平对待。员工发现某项业务决定与公司的即定政策和做法不符,其中包括《员工手册》所列举的各项,可通过上述的程序进行投诉。

投诉范围包括:公司的纪律处分、岗位的调动、个人的要求被拒绝。

投诉程序分为三步:

第一步 :如有诉情,员工必须在事发三天内与其直接主管商谈。若不满意处理结果或在适当的情况下,可向上一级主管投诉(若本部门有上一级主管的话)。

第二步 :若投诉在第一步未获得解决,员工可以以书面的形式向调解委员会或向总经理投诉。

第三步 :员工提出要求后五天内,调解会员会必须召开调解会议并彻底调查案情事实,进行不记名投票表决,处理结果要在会议后三天内公布。

调解委员会之组成:

总经理、各部门主管及总经理任命或委托、指定之人士。

十八、告知

本《员工手册》,由公司总经理起草、审阅、批核。将作为公司政策性文件实施。每一位员工应各持一本。经公司员工会议后实施执行。

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