怎样做个好秘书范文

2022-06-20

第一篇:怎样做个好秘书范文

怎样做个好秘书

(标题、摘要、正文、参考文献 封面、封底 秘书的角色条件 形成对秘书角色的正确认识 职业要求 能力 )

1)文秘专业是一个传统的人文类基础性专业,随着市场经济的迅速发展,整个社会对文秘人才的需求状况正在发生深刻的变化。目前,文秘人员的就业渠道已经由原来的面向行政事业单位为主转向企业单位,尤其是正在成长发展的各类中小型企业单位。这类企业规模相对较小,工作分工细化程度不高,因而对文秘人员的综合素质提出了较高的要求。文秘人员往往身兼多职,集文秘工作、财务、统计、人事、档案管理等多种工作于一身,除了必须具备的文秘专业知识和能力之外,还要掌握其他非文秘专业的基础知识;不仅要具备办文办事、熟悉掌握现代办公设备的能力,还要有熟悉驾驭语言的能力和较强的社会活动能力。他们既要为企业领导当“门面”、当“窗口”,搞接待、公关,还要为企业领导出谋献策、辅助决策。

从需求数量上看,被调查的民企百分之百需要文秘人才,百分之九十以上单位需要1-2个,100%的单位需要3-5个或更多;从需求层次上看,80%以上的单位选择了大专(高职)毕业生,只有20%左右的单位需要本科生及本科生以上的毕业生,他们更看重的是文秘人才的专业素养;从需求的类型上看,65%的单位选了复合型秘书,15%的选用了应用型秘书,10%的选用了创新型秘书,5%的单位选了操作型、技术型秘书。其次,企业等就业岗位注重文秘专业毕业生的综合素质,从高至低依次为:思想和道德素质(33%)、文化素质(27%)、业务素质(13%)、心理素质(8%)、团队协作精神和沟通协调能力(5%)等。

(2)日前各行各业对秘书的要求也在不断提高,只会打杂的“听话”秘书已经难以再满足职场的需求,拥有高学历的高级秘书证书正逐渐成为人才市场上的紧俏资源。

秘书“是世界范围内最广泛的社会职业之一”,秘书工作在当前瞬息万变的社会中越来越多地显现出其重要性。更多人看重秘书这个工作,但是怎样做一个合格秘书,如何制定自己的秘书职业生涯的规划,可能还是很多身为秘书的人所不能认识和不能做到的。秘书不是决策人,但又是决策层中一个不可缺少的组成部分,对保障整个组织工作的顺利运作乃至成功起着重要作用。在一个组织中,秘书既要参与策划又要参与管理还要参与决策,起着上情下达、下情上传的沟通作用,还起着协调基层管理人员、员工与决策层关系的作用,因而秘书是没有职务的特殊领导人

(3)秘书并不是一种简单重复上司指令的的工具,它不仅能发挥自己的创造性,而且也需要她们发挥自己的创造性,这就是秘书工作最大的优点;。作为现代人,他们在选择自己的职业时,虽然他们还看重工资报酬、劳动环境和条件,但越来越多的人更看中工作中的人与人之间的关系。因此,能与企业的领导人一起工作的感受,能极大地激发他们的主观能动性,也是人们追求的工作意义和自我实现的目标,因此,秘书正成为一种能自我提高的黄金职业。

由于秘书工作范围比较广,需要自己随机应变处理的事情多,与公司高层领导人接触的机会多,在激励自我提高的同时,扩充了自己的社会关系网络;在从事多种业务基础上积累的秘书经验,为自己将来转到别的部门发挥自己的优势提供了保证。现在社会上很多有名的政治家和企业家,当初都是以鲤鱼跳龙门的方式从秘书岗位上脱颖而出的。 职责素描:

1.负责上级领导机关和校内各单位来文的办理工作。

2.负责党委、行政、办公室发文的管理工作。

3.负责收文和发文执行情况的督查工作。

4.负责涉密文件、资料的保密工作,做好保密宣传教育工作。

5.负责办公室资料、报刊的管理。

6. 负责机要室的日常管理工作。

7. 完成办公室负责人和科长交办的其它工作。

如何做个好秘书?

(1)传统观念上觉得秘书是吃“青春饭”的,而我想澄清的是这是一种认识上的误区.目前外资企业越来越多,秘书是一个企业运作管理中不容忽视的环节.所谓“行行出状元”,我认为做一个真正意义上的好秘书要具备很多潜力和素质.现在不是流行复合型人才吗?我想我们秘书这一职业有时候也需要类似的人才,甚至可以说是“全能型”秘书. 首先,硬件条件是必不可少的.掌握一门外语——通常指英语,这是最基本的条件;做文秘的人工作在办公室,文字处理的工作特别多,所以对一些现代化机器的熟练掌握也是不用多说的最基本的能力,尤其是电脑. 其次,秘书的职业道德备受重视,每一行有每一行的规矩,秘书也不例外.平时工作中不可避免地会接触到公司的一些内部的文件,保守秘密就显得分外关键. 另外,秘书是工作在老板身边最亲近的人,老板出差不便看邮件时,我们要处理一些文件,有时需要立即替他批复.所以一个好秘书,除了讲一口流利的英语、熟练使用计算机和拟写各种文件外,还有很重要的是应具备良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、一定的决策能力以及随机应变的能力.这些有时候需要多年的锻炼和培养.所以很多大公司在挑选秘书时会视其工作经历. 最后,要讲究公私分明.千万别搞老板秘书恋,真正的好秘书是不会倚仗这种手段在职场上攀升的。

——全能秘书Monica

(2)时常听到一些对秘书的普遍性描述:聪明、细心、谨慎、考虑周到.除此之外,秘书还应该有灵气、有悟性、有团结能力;能提出有创造性的建议,并且凡事懂得分出轻重.而在我看来,最为重要的是交际和沟通能力. 我和领导在一间办公室,但是客户们一进门先瞅见我,形象当然很重要.其实不用穿得很时尚、另类,只要大方得体就行,仪表看上去舒服即可.我的工作要求我有很好的沟通能力,不仅要和客户打交道,还要和公司内部的人员保持良好的人际关系.领导常说我可以算作是领导和下属之间的桥梁,夹在上下两级之间,一定要寻求到好的一个平衡点,正确传达领导的意思表示,不能让双方产生不必要的误会和矛盾. 做助理、秘书这一行不仅仅等同于打杂、操办琐碎的事务,其实还要求人员有较广的知识面.在我的工作中,难以避免要打电话去催客户支付费用,说得难听点有点“讨债”的味道,但这是我工作的一部分,不得不直面.现在我也习惯了这些事务,总结了一套经验技巧,这也是一种沟通的能力. 小心那些潜在的危机。

——秘书Jessy

(3)我曾经在一家公司做文秘,老板是个台湾人.工作辛苦点就算了,最怕上司是个好色的半老头.当我发现他想占自己便宜时,深觉女秘书不好当,特别碰着这么一个上司,自己再怎么端庄严谨,有时候也很无奈!上司不好伺候,更不好得罪,那时我就隐隐意识到潜在的危机:万一工作出了什么纰漏,被他抓到什么把柄,要么就受其以工作相威胁,要么就被炒鱿鱼.我不会因为想保住工作而失去原则,毕竟我知道我是为了什么而工作,所以我开始暗地寻找机会跳槽.一个月后,我就递交了辞呈. 现在我的老板是女的,让我安心许多.我的工作重心是安排一些重大的会议和活动、衔接好各种差旅日程、起草财务或者人事方面的报告、有时候帮老板做一些决定.但也有烦心之事,我这个女老板性子急起来容易冲人发脾气,通常情况而言,往往与工作有关.我又一次意识到:万一在老板心情不好时处理不当,要么使老板小看你,要么激化双方的矛盾,后果都不好.然而,这还是有办法避免的.我必须学会察言观色,同时提高工作能力和办事效率。

——秘书艾小姐

——注:以上资料均来自无忧网

针对以上信息,我再次做下小结:

要成为一个优秀的秘书人员,对大学生的要求主要有以下几点:

1.能熟练操作和运用office办公软件,普通话流利,英语水平四级以上 2.具有良好的专业技能,必须聪明、谨慎、细心、主动、考虑周到、忠诚,像老板一样热爱公司,一切为公司的利益着想。

3.必须具备的素质有保守机密,良好的文字处理能力,要有主动性和可靠性,信息准确无误,能随机应变,认同不同的个性,冷静处事

4.具有良好的沟通能力、组织能力、协调能力、判断能力、预见能力、创新能力、一定的决策能力以及随机应变的能力.

5.有灵气、有悟性、有团结能力;能提出有创造性的建议,并且凡事懂得分出轻重

6.必须学会察言观色,协助领导进行有效率的工作

身为秘书,在工作中应注意的问题:

1.与上司关系的处理:

秘书地位的特殊性,很多时候会尴尬。因此,要与上司成为朋友,但不能亲密无间,太随便,或是轻视上司,这是根本性的错误;不可涉及到上司的私生活,最好的方法是保持中庸之道,既不引人注目,又不默默无闻,让他感到你的存在,但非无所不在。

体谅上司的劳苦,分担他的压力。要观察细致,尽可能考虑周到。

不急于表功。要把功劳让给上司,表面上他可能会谦虚一番,私下底他会对你存有好感。

不忙着提建议。你的建议都表明对上司目前工作运作的不满,所以要选择好时间场合,才会有助于问题的解决。

不依靠上司,要保持工作积极态度,主动帮助、辅佐上司,要有相应的独立性。

2.与工作人员关系协调:

要和同事们和平共处,不搞派系。在工作角色上,大家是平等的。

要有合作精神,主动帮助同事,消除隔阂,创造和睦的工作气氛。

要宽容体谅他人,不强求别人。不同的人能力素质不同,要善待世事。 要勇于承担责任。这一点很重要,工作中难免有错误,“心底无私天地宽”,有了问题能勇于承认错误和承担责任,反而会得到别人的原谅和敬重。

此外,秘书的礼节、仪表、服饰和幽默感会影响到你公司的文化氛围、职员们的精神面貌等诸多方面,不能简单敷衍了

培养秘书口头报告能力

秘书人员的口头报告能力,是一个人分析能力、协调能力、应变能力、表达能力的综合体现。迅速、简洁、准确的口头报告,有利于领导及时掌握情况,迅速作出决策。培养秘书人员的口头报告能力,要从以下细节着于:

一、精心过滤,区别处理、区别对待、慎重处理,以免干扰领导的正常工作,甚至给领导造成被动。

二、弄清原委,力求准确。视信息的真实性、完善性为生命,按时间、地点、人物、事件、经过、结果六要素调查了解,构建完善的信息。

三、打好腹稿,简明扼要。说话要讲究层次,抓住主要事实;语言要精炼,不能重复;客观陈述,不搀杂个人观点,以免影响领导独立思考。

四、举止沉稳,口齿清晰。无论大事小事、难事易事、急事缓事,都要做到举止沉稳,语调节器平和,口齿清晰,不卑不亢。

五、把握时机,灵活对待。在人员较多的场合,一般应注意保密,宣向领导个别报告。领导情绪不好时,要尽量做到语言平实、平铺直述,以免引起领导情绪波动,影响对事情的正确答复或处理。不是特别急的事情,还可缓一步报告。领导正在讲话或聚精会神地处理某一文件,一般不要立即报告。

秘书日常工作程序

1.起提前到达上班地点

2.负责本人及领导办公场所卫生清洁

3领导文具、茶水准备、家具、物品有序摆放

4分拆信件、分送报纸

5领导到达时

6提示领导本日日程 汇报有关事项 询问领导本日日程

7督办重要事项,急事急办

8进行正常事务工作

9接听电话 接待来宾 资料整理 撰写文稿 打印复印 来往文件 领导随

并记录 并校对 收发传真 处理催办 叫服务

10领导临时交办的其他任务

11下班时间向领导征询需办事项

12确定是否陪领导或在家加班

13检查文件、锁具、电器、电源情况后下班

领导发火时秘书如何对待

人都有脾气,谁都有发脾气的时候,终生不发一次脾气的人是没有的。其区别仅仅在于,有人脾气大,有人脾气小,有人是乱发脾气,有人故意用发"脾气"去达到一定的目的。 老板是人,自然具有人的一切属性,即老板当然也会发脾气。就通常的情况来看,老板发脾气往往与工作有关,即老板们常常是有意无意地在用发脾气的手段去达到一定的工作目的。

发脾气对于一般人而言是一种应该控制的不良情绪,但对于老板而言往往代表着一定的权威,这一点可以从战场上前线指挥员的行为态度得到验证。不少指挥员在激战时都是发着脾气指挥作战。发脾气往往能使对方产生心理震撼。而下属、员工的心里震撼,常常是老板希望看到的应激效果。假如,老板在指挥工作时,其指令不能对下属产生心理震撼,往往影响其工作效率。所以,就一般情况而论,权力越大的人其脾气往往也就越大。当然,所说的脾气是指理智控制下的"脾气",超过理智界线的"脾气"常常导致相反的效果。

员工在与老板打交道、相处时,必须正确对待和妥善处理老板发脾气的问题。否则,要么会使老板小看你,要么激化以方的矛盾,从而使一方、或双方遭受不应有的损失。

对待老板发脾气的正确态度是:只要老板不是有意侮辱人格,或故意找岔子,你应该以忍让为上。

特别是当员工在工作上出了差错,老板为此发脾气时,你不仅应该忍耐,而且应主动表示认错或道歉。因为,事实证明,纠正一个人的错误的最好方法,与其说是和风细雨,不如说是适当地发点脾气,只要不超分寸,后者的教育效果往往优于前者。

因此,对待老板因工作问题发脾气的正确态度是忍耐、自我反省、总结教训。

假如在老板发脾气时,你认为自己受到了委屈,也不应该当场顶撞和对抗,同样应该忍耐,不同的是,你可等老板冷静之后再向其做解释。当然,这是指比较重大的事情,对于一些不涉及切身利益和个人尊严的小事情,你则大可不必与老板斤斤计较。

值得指出的是,那些在老板对其发脾气之后,特别是受到委屈对待时,能主动向老板表示亲近的员工,将会被视为聪明、有理智的人。这不是委屈求全、而是一种良好的素质修养。此时,最愚蠢的行为,莫过于当场与老板对抗、顶撞。

当然,地于那些品质恶劣、视员工为奴隶,动辄以发脾气来压服下属、员工的老板,笔者并不提倡逆来顺受。具体的处理方法有三:一是"绵里藏针"。即你可采取比较温和的态度,强硬的措辞,向老板表示反抗,比如,你可用和蔼的语气,向老板说出一些有份量的话;二是"旁敲侧击"。即你可以采用"借喻"、"比喻"、"喑喻"的手法,向老板表示反抗。三是"针锋相对"。对于低素质的老板,你不必过于忍让。"针锋相对"往往能使对方的行为有所收敛。但是必须注意有理、有利、有节,不可随意扩大矛盾。

秘书宝典十招

1、有些事要想到领导前边

虽然你要听领导布置工作,但有些事情,秘书要想在领导前边,当好领导参谋。这样做,领导才会感到你是一个好秘书。



2、领导布置的工作要提前交卷

如写材料、搞调查等,一定争取按领导要求提前一点完成,对于按照要求完不成的任务,要提前向领导打招呼,使领导早有安排,免得被动。 

3、注意保密工作

秘书和在领导身边工作的职员,知道好多机密事情,有的事要比其他群众早一些时候知道,一定注意保密,不能为了显示自己的优越,随意乱说。泄密的秘书是不称职的,而且会给领导添麻烦的。



4、负责做领导与他人的沟通工作

当领导与另外领导或其他人发生矛盾时,做秘书工作的不能在领导面前火上加油,而要做领导的思想工作,使其消气,并为领导向他人沟通,使矛盾尽快消除,别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。



5、平时多给领导提供资料

领导比较忙,有一些材料顾不上看,秘书就要将有关资料及时提供给领导,这会对他的决策有参考价值。



6、善于听取领导意见

对领导的批评或要求,要认真听取,不要因小事而同领导翻脸。有不同意见,可慢慢与领导沟通。



7、不要轻易在领导面前告别人的状

轻易告别人的状,影响领导对他人的看法,如果看错了人,领导会从内心埋怨秘书。最好,只同领导谈某些工作,不做那种议论是非的事。



8、不向领导提过高的有利于自己的要求

比如机关要分房子,秘书已经有了不错的住房,还想要一套。这样的事会使领导为难的。如果办不成,以后领导会过敏地认为你不满意了,即便办成,影响也不好。



9、多到群众中去

听听群众对一些事情的议论和看法,以便提供给领导。秘书做到及时反映群众要求,可以使领导办事不脱离群众,群众也会对秘书反映群众情绪的作法极为满意。



10、要关心领导的生活

经常在领导身旁工作,对领导的饮食、作息时间、身体健康多进行关怀照顾,既体现了关心领导,又反映了同事之情。

秘书工作者知识结构的组成

于一个秘书工作者而言,一个完整的合理的知识结构应有三个方面:基础知识、专业知识、相关知识

一、基础知识

秘书工作者知识的第一个层次,是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广,基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。

1. 科学文化知识

基础知识的基础,包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高,重视历史知识的学习,可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

2. 马列主义理论知识

哲学、政治经济学、党的建设、邓小平理论、有实践中不断地学习,才能提高理论修养。 3. 政策法规知识

这是作为秘书工作者必备的知识,包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识,特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。

二、专业知识

是秘书工作者知识结构的核心或者是主体,也是区别于其他领域的知识结构的方面。

1 理论知识,是秘书学和秘书工作总体的理论知识,是秘书工作者胜任本职工作的重要前提,总的理论,

也是秘书工作的基本理论知识,秘书指导思想。 分门别类的理论,包括文书处理,信息处理,信息调研和秘书实务的理论。

2 业务知识,秘书工作中各个环节的操作常识,基本技能,操作规范,公文的起草等。

3 行业知识,秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

三 相关知识

秘书工作者的辅助知识,它包括以下几个方面的知识。

1 新的学科知识,社会科学和自然科学,是相关知识中的一个重要内容,包括行为科学、系统论、控制论、信息论。

2 管理学知识,行政管理,领导科学,决策等方面的知识。

3 社会交往知识,社会关系学,公共关系学,人际关系学等,以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力,信息沟通能力。

4 心理学知识。

四 社会知识

国际知识,当前国际的基本问题,世界格局,政治,经济,军事,思想,科技,文化等方面知识的变化及发展情况。

国内知识,国情,民情,民俗,民风等 。..

商务秘书篇

——观影片《穿Prada的女魔头》有感

要做好一名秘书,无论是在政府工作部门,还是在商业企业,在行事工作中,都有很多相同的地方,比如说要做好上司的左右手,要能够为上司出谋划策,在关键时候为上司解围,而且要与上司达成一种工作上的默契等等。但是,政府部门与商业企业部门最大的不同,在于他们的目的。政府作为公共利益的代表,是要为公众服务,任何事都应该为了公众的最大利益而着想,而商业企业则是要追求利润最大化。因此,也就在一定程度上决定了政务秘书和商务秘书还是有所不同。作为政府部门的秘书,可以有例行的工作方式进行参考和借鉴,可以站在领导的立场上去思考问题,甚至在关键时候可以代表领导处理一些重大的事务,只要代表了公众的利益,是从社会公平的角度出发,即使办不甚好,亦有可原谅之处,甚至在某些时候,尽管没有明确的授权,但是也有潜在的默契或者规则以供参考。但作为一名商业秘书,即使明白所在部门的目的是要利益最大化,但每个上司或者说每个企业家的行事风格不同,而且达到目标的途径和手段不同,也就决定了商务秘书在做事时更多的应该听从上司的安排。

与政治片《City Hall》不同,《穿Prada的女魔头》这部影片更多地是从商业的角度向我们展现了一位现代企业女性的风采和魅力。但两部影片都在塑造第一主人公的同时向我们无意中传递了做好一个秘书所应该学习和借鉴之处。而且《穿Prada的女魔头》中,更是通过主人公米兰达的两位秘书更好的告诉我们如何成为一名好的商务秘书。

(一)

懂得该决定还是不该决定

在处理商务中,很多事情是必须有上司直接出面做的。因此,对于自己该做什么,不该做什么,要有一个明确的把握。片中最开始,当刚刚荣升为“女魔头”米兰达第一助理的艾米莉在米兰达问及到公司面试的安迪时,她却说要自己来面试安迪。米兰达马上驳回,要自己亲自过问。这让艾米莉很没面子。但同时也告诉我们,作为一名商界的秘书,对于人力资源面试这样的重要事物来讲,还是应该由老板亲自授权或者首肯才可以做。如果像片中的艾米莉未经上司同意就擅自决定自己来做的话,必然会被否定。

(二)

了解自己的上司,做好本职工作

做好本职,听起来很简单,但在商界,做起来可并非是一件容易的事。从片中我们可以看到安迪在被确定为米兰达的第二助理后所作的许多繁忙冗杂的事物。因此,如何做好自己的本职工作,值得重视。

首先,一定要迅速摸清自己上司的脾性。安迪通过公司员工对米兰达到公司的表现,已经明白这是一个很难对付的上司。而且在日后的工作中,也逐渐了解了米兰达的脾性:刁专、苛责、对工作极度的挑剔、对下属要求极高等等。如果不了解这些性格,安迪不可能做好自己的工作。而重要的是了解了上司的性格后,如何做到符合上司满意。

面对公司繁杂的事务,面对上司每一番甚至没有标点停顿的安排,安迪学会了随时带个小本在身上以便迅速记下上司的嘱咐事务;当米兰达决定要她和艾米莉一同出席慈善晚会时,她又在很短的时间内牢记了出席晚会重要人士的名字;尽管安迪以前对时尚服装这个行业从来不感兴趣,甚至很排斥,但任职不久,便能对业内的人士和重要设计等熟悉掌握……这些都充分展现了安迪作为一名秘书优秀的品质,用我们的话来讲,就是“干一行,爱一行”——一定要迅速的掌握所在职业的基本知识。

(三)

学会从上司的眼神和动作中领悟意旨

不能否认,语言是交流的工具,但除此,眼神和动作也是在我们的人际交往中很重要的传递信息的的方式。作为上司或者是老板的秘书,一定要能够在工作中对其眼神和动作的领会。当米兰达看着她的衣着、鞋子看了一圈而没有任何语言表达的时候,安迪已经明白自己该做什么了,那就是要注重自己的衣着得体——在职业内的得体。当安迪将《哈里波特》的复印件终于摆到米兰达的眼前时,她也从米兰达的眼神和嘴唇的微微张合中明白自己已经得到了女魔头的认可!因此,这也就告诉我们,学会察言观色,不是一件坏事,特别是在秘书行业,很多无法言说的意旨只能靠心领神会!

(四)

尽力而为,但做不好或做不到时,要解释说明或者做别的事情来挽救 片中最让米兰达“命悬一线”的有两件事,除了遇上汤普森将《哈里波特》手稿一事化危为安,就是之前米兰达在全纽约都遭遇飓风的情况下仍固执己见要安迪为她订从迈阿密到纽约的航班。安迪已经尽力了,毕竟自然的力量是巨大的,但米兰达仍然不满意。这时候一定要试图解释。即使上司不听,也要有这样的准备。片中,米兰达确实对其解释不感兴趣,这时安迪从纳秋那里受到了启示,决定“改头换面”——将自己装扮得更加职业——改换自己的衣着。这不仅让一向高傲的第一助理艾米莉大为惊异,也确实让米兰达对她刮目相看。

在我们的实际生活中,很多人在遭到上司的批评后,固然也会想到解释,但如果上司不听,便自以为是要被“炒”了,于是主动放弃工作,辞职甚至是做些更不可思议之事。其实这个时候更多的应该在试图尝试做一些事情来挽救或者改变领导或者上司对自己的看法。或许,会柳暗花明又一村!

(五)

商业中的公民资本——诚实、有信用、忠诚、友善

在现代社会,公民资本越来越受到重视,无论是在政府还是在商界,如果没有良好的信用和品格,很难拥有一个长久的职务。

片中的安迪原来本是为了应聘纽约的记者而来的,对时尚可以说完全是“门外人”。但既然被选为米兰达的第二助理,就要忠实于自己的职业,忠实于自己的上司,也要忠实于自己的人格。尽管汤普森多次对其提出过让她轻易就可以实现自己原来梦想的建议甚至可以说是“诱惑”,但安迪还是拒绝了。要热爱并忠实于自己职业,特别是一份并不是轻松就可以获得的职业。

安迪更加得到米兰达的认可是几近片中结尾时在听到有关对公司不利的消息后不顾一切地去通知米兰达。而且,在之前,在于汤普森的聊天中,尽管在某些方面不认可上司的做法,但却并没有说不利于上司的话。这一点在商界甚至是在整个社会中都是非常重要的人格品质和职业要求。

学会友善!特别是像片中这样的有两个或更多个助理的公司,用一颗友爱的信对待自己的同事或者说对手并非一件坏事。艾米莉的高傲、尖酸刻薄、势利使之失去了去巴黎的好机会,也更体现出安迪的友好。善待别人,其实是给自己更大的机会!

第三节 秘书的角色条件 主要包括:

(一)生理条件,指年龄、性别、健康状况等。

(二)社会条件,指家庭、教育、生活阅历等。

(三)心理条件,指心理活动过程、个性心理、群体心理是依规律而展开。本节主要探讨生理条件和社会条件对秘书心理的影响。

三、秘书角色意识的培养

(一)责任意识

(二)服从意识

(三)服务意识

(四)参与意识

(五)公关意识

(六)法律意识

(七)原则意识

(八)主体意识

怎样训练“出谋划策,当好助手”的职业秘书呢?我个人认为,现代职业化秘书的训练必须着重训练两个方面素质,那就是职业秘书人员的“做人”和“做事”。秘书“做人”,指的是秘书人员的人品(职业道德)和人样(职业形象);秘书“做事”,指的是职业秘书人员必须具备的五种能力,即创新能力、执行能力、沟通能力、商业能力和写作能力,并且要能够做到五力合一,形成合力。 第一,做人。是职业秘书从业的前提和基础条件 做人,强调两个方面,分别是人品和人样。

所谓人品,就是人的品质和道德修养。俗话说,做事先学会做人,而在职场上所强调的“做人”的关键环节是职业道德。秘书职业道德显得尤其重要,秘书是公司领导服务的办公室人员,关键要要以公司为荣,为公司效力,要为公司尽力,就所谓秘书人员“尽仁、尽义、尽礼、尽智、尽信”。有了这个态度,就决定秘书在本职岗位上将会是兢兢业业,任劳任怨。享有国际声誉的方法学家、思维学家吴甘霖先生在一次北大总裁班上作了一项调查,请公司老总说出自己所喜欢的员工和最不受欢迎的员标准是什么。结果五类员工列入最受欢迎的员工,分别是:第一类,自动自发的员工;第二类,找办法提升业绩的员工;第三类,从不抱怨的员工;第四类,执行力很强的员工;第五类,能提建设性意见的员工。而最不受欢迎的员工也有5种,分别是:第一种,找借口的员工;第二种,损公肥私的员工;第三种,斤斤计较的员工;第四种,华而不实的员工;第五种,受不得委屈的员工。而最受欢迎的员工的标准,也恰在恰恰道出了现代企业公司所需要秘书人员“尽仁、尽义、尽礼、尽智、尽信”的职业道德。

所谓人样,就是职场礼仪。职场礼仪主要是强调仪容、仪表、仪态。

仪容。强调职场的化妆和配饰。秘书人员的化妆不同于演员、模特和婚纱照,把自己本来的面目都用粉底给掩饰了。秘书人员强调的是淡妆,强调的是职场化妆,比如,据调查了解,中国移动公司、中国银行窗口服务人员的化妆就非常接近职场形象,给人留下一种舒服清秀、富有亲和力的优雅效果。

仪表。强调职场的着装。秘书往往是以上司代表和企业发言人的身份外界接触,秘书的整体形象也就象征了企业的形象,因此塑造一个良好的职业形象,不仅能给人以好感,也有助于你的工作。秘书职业服装应该是简单线条加上剪裁大方的组合性套装,最好选用70%纯羊毛和30%化纤的混纺面料,就不容易起皱,也不会产生极光,一旦熨烫定型后会有相当稳定的造型和线条感,能够恰当地衬托出职业秘书的社会身份。并且服装着色选用上,最适宜的色彩就属灰色系列,中国银行的员工制服就是选用这个色系。 仪态。强调坐姿、站姿和走姿的习惯。要做到站有站相,坐有坐相,行有风度。姿态是一个人下意识的显露,也是一个与众不同的风情,美丽的姿态能增加一个人的魅力。职业秘书的站姿,一定要能够在保持头部挺拔的同时,很自然地做到挺胸收腹提臀,这样,整个人的精神状态就出来了,显得相当有精神,显的神采飞扬。秘书从业人员的站立训练最常用的就是“五纸贴墙站立”。职业秘书的坐姿,在保持上身姿态的基础上,不管在何种坐态,女性职业秘书的膝盖始终是靠拢的,这是女人与男人的最大区别。职业秘书的行姿,女性职业秘书走路尽量走成一条直线,膝盖内侧似乎可以有些摩擦,但不是模特儿在T型台上的猫步,那就显的过于夸张。

第二,做事。职业秘书要着力训练五个方面的能力,即创新能力、执行能力、沟通能力、商业能力和写作能力,并且能够做到五力合一,形成合力。

一是创新能力。现代中国十分重视创新能力的培养和推广,不断提出“创新中国”和“创新是动力”等概念。而秘书作为企业、公司重要的一分子,培养创新能力显的尤其重要,职业秘书的创新能力就是要求熟悉公司情况后,敢于突破传统思维能力,突破条条框框,提出富有创意的思路。只要平时多动脑筋,就会有思考的习惯;有思考,就会有点子,有点子,有会有业绩。美国是个创新意识相当强的国家,有这么一篇短文,就非常形象地描述着创新的例子。1979年6月,中国曾派一个访问团赴美国考察初级教育,对美国的初级教育提出四点意见:

1、学生无论能力高低,无不趾高气扬、踌躇满志,大有“我均不同凡响”意味;

2、小学二年级学生,大字不识一斗,加减乘除还在数手指头,就整天奢谈发明创造;

3、重音、体、美,而轻数理化;

4、课堂几乎处于失控状态。学生或挤眉弄眼,或谈天说地,更有甚者,如逛街一般,在教室里摇来晃去。最后,中国考察团作出考察预言:美国的初级教育已经病入膏肓,再用二十年的时间,中国的科技和文化必将赶上和超过所谓的超级大国。在同一年,作为互访,美国也派了一个考察团来中国,他们在考察了北京、上海、西安的几报学校后,也写出四个考察意见:

1、中国小学生上课时喜欢把手端在胸前,幼儿园的学生喜欢将手背在后面,除非老师发问,否则不轻易改变;

2、中国的学生喜欢早起,并且喜欢边走路边用早点;

3、中国学生有一种作业叫“家庭作业”,据老师解释,是学校作业在家庭的延续;

4、中国把考试分数最高的学生称为学生最优秀的学生。因此美国的考察团也作出考察预言:中国学生是世界上最勤奋,起得最早,睡得最晚的;他们的学习成绩在世界上任何一个国家的同年级学生比较,都是最好的。可以预测,中国在科技和文化方面,必将把美国远远地甩到后面。25年过去了,美国“病入膏肓”的教育制度共培养了五十六位诺贝尔获得者和近二百位知识型的亿万富豪,而中国还没有一所学校培养出一名这样的人才。两家的预言都错了。上述例子说明什么问题,恰恰是民族的创新问题,一个国家需要创新,一个人更需要创新意识,多思考,多研究,多想象,充分发挥自身的潜能。美国的一位资深企业管理研究者说过,企业员工的创新意识就跟员工要准时上下班一样重要,作为员工的一种职业习惯,企业才有生机勃勃的生机和巨大的潜力。因此,培养职业秘书的创新意识和创新能力,是现代中国秘书训练的重要课程。

二是执行能力。组织、协调、协作,构成执行能力的关键要点。职业秘书如何没有很强的组织、协调、协作能力,作为他们的上司,将会累死职场。职业秘书的执行能力主要表现在,公司或领导的指明发展方向后,能够牵头制定出完成这个项目具体实施方案。上司注重的目标管理、业绩管理和结果导向,不太注重项目执行的过程。例如,比较规范和上规模的公司,每年都会召开会议,提出公司的目标计划。这个时候,职业秘书作为上司的左右手,就要协助上司做好目标任务执行过程中的监控,并随时掌握目标任务完成情况,以供上司实时调整决策部署。在监控过程中,职业秘书需要进行大量组织、协调、协作工作,与客户的协调,与部门的协作,形成一支善于战斗的团队,才能够顺利公司或领导指出的目标任务。因此,训练是职业秘书的执行力是最棘手课程,职业秘书需要经过长期的训练和升华,才能达到很强执行力的境界。

三是沟通能力。做生意就是做朋友,做朋友关键是在沟通,秘书沟通的主要有电话、网络、面对面交谈等沟通方式。作为现代型的企业公司,大量的沟通工作是与客户的沟通,而且大量的工作是由职业秘书完成的,职业秘书沟通不专业,客户就无法信任你;职业秘书沟通不热情,客户只会冷落你;职业秘书沟通时不择机,客户只会烦着你;我一直认为,在商言商,在职言职,秘书要努力去掉口头禅,去年不良的习惯的言语,千万不要婆婆妈妈,喋喋不休。职业秘书人员电话沟通。看是很简单的动作,规范起来就比较难了,接电话的职业用语,很大程度上体现了一个公司的整体形象,因此,很多的企业公司要求指定一个前台文员接听电话,职场规范电话接听模式是“自报家门”,这就犹如航空港的播音员小姐,无论是谁在播音,我们听见几乎完全是同一个人在讲话,企业公司的秘书人员能够做到这一点,那么效果会出奇的好,因此,我们始终要保持接电话时的职业语调与规范用语,这是秘书的首要基本功。再如,电话在两声与三声之间接听,也是职业秘书非常专业的电话接听技巧。职业秘书面对面沟通,就比电话沟通艰难的多,因为面对面沟通需要的是形象和语言配合,面对面沟通给人的第一印象更重要是形象,其次才是语言技巧,包括口腔语言、肢体语言等。面对面沟通是个最为复杂的沟通过程,需要反复地实践演练,才能得心就手。

四是商业能力。公司业务是公司发展壮大的基础,没有业务,公司就没有效益可言,公司也就没有发展可言。因此,职业秘书要具备很强商业运作能力,能够为公司出业绩,出效益。职业要提高商业运作能力,一定要遵循“一个原则”;做好“三类事情”;做到“五个是否”。遵循“一个原则”就是商业游戏规则。要记住自己是秘书身份,更注重的是商人身份,要能够很好的遵循“成本+利润=报价”的商业游戏规则,做好每一次业务的谈判。职业秘书每天做好“三类事情”。第一类事情是能够为公司带来新生意、增加营业额的事情;第二类事情是能够维持现有状况及巩固已有客户的事情;第三类事情必须要做但对企业没有直接利益的事情。在第一类事情没有做好之前,决不做第二类事情。职业秘书做到“五个是否”。是否提供满意的服务;是否向客户索取电话、名字,取得进一步联系的理由意愿;是否在客户拒绝后继续用其他办法保持联系;是否清楚、准确地表达客户的要求;是否能让客户为你介绍新的业务或新的客户。同时,职业秘书要具备商业敏感性,判断项目的真伪或可行性,现在信息社会,个人信息和社会信息很容易被公开,一些不法分子会借助公司或个人急于做业务的心理,用业务为晃子,引导你上当受骗,我们常说“无奸不商”,通常就要求自身加强判断能力,不要轻易上当受骗,给公司带来损失。要能够从当前的业务中挖掘、引伸出类似新的业务,做到触类旁通,举一反三,为公司带来源源不断的业务。 五是写作能力。职业秘书不会写作,在任何时候、任何场合都说不过去。职业秘书的写作又不同于作家的诗情画意,而注重的是实用性文书,因为,公司文书具有很强的专业性和实用性,说它专业,是因为其涉及的内容既和企业运作有关,又和具体事项有关,如果没有对这些内容完整充分的熟悉及对这界限分寸的把握,根本只可能是泛泛而谈,没有什么具体的内容。说它实用,是因为其表现表现形式完全都根据内容给予相应的格式表达,操作程序与操作标准都非常明确,实效性相当强。

秘书文书写作关键要善于归纳总结,层次分明;很多的秘书人员在作书面汇报的时候,喜欢记流水账,担心上司不明白文稿意思,就喜欢把今日或今周的事件按时间顺序一字不漏地写了下来,今日上午九点到了哪个地方,路上使用什么交通工具,写了一大堆过程,最后总结一句“没有找到人,事情没有完成”。见到这样的文章,上司真是哭笑不得。秘书人员离被炒鱿鱼的日子也就不长了。因为上司根本不在乎过程,而在乎你的结果,你的目标结果没有达到,讲过程又有何用呢?因此,秘书人员文书汇报时,一定要注意归纳总结,言简意赅。让上司一看就知道事情完成还是没有完成。

职业秘书写作注重职场语言,让人耳目一新,职业流行语言的使用,比如简单的“报告”和“请示”,好多的秘书人员弄不清为何物。再比如,在会议纪要或会议中,还会出现第三人称“他”,这是非常不规范的文书写作,职业秘书不是在写散文,更不是在编写故事,而在作公司的实用性文书。

职业秘书写作要通俗易懂,注重实用性。秘书人员的女性偏多,可能是女性天生的敏感和细致,还是情书接触过多,动不动就来一段“诗情画意”的文句,犹如作家的职业风范。

职业秘书写作要注重时效性。职业秘书人员接触的大部分均是会议记录、简报、请示、新闻等,都具有很强的时效性,事过境迁,就没有使用价值,比如会议记录,上司要求其中的一项事情由部门明天内完成,而秘书人员的会议记录在后天才能够拿了出来,等你会议记录出来后,这个事件就已经完成,会议记录就失去指导工作的本来意义。再比如上传新闻稿,这样的时效性更强,需要在第一时间上传到指定媒介,如果秘书人员还在为新闻稿咬文嚼字的话,那还有什么时效性可言呢?因此,职业秘书经常会加班加点,通宵达旦,就是要保证文书的时效性。

总而言之,职业秘书是商业业社会急需的一种职业,企业的老板和职业经理人已经日益认识到社会分工的重要性,只有依靠秘书的协助,自己才能更有效地从事经营和管理。而社会仍然缺乏行之有效的秘书训练体系,本应承担这个责任的来建立与实施这套体系的高等院校和职业学院,却因为几十年来积重难返的体制而无法跟上时代的发展和适应这种经济转型的变化,导师教学生死记硬背,学生毕业当了导师还是照样复制。导师为了提高自己的学问价值,始终还在做文字游戏,结果秘书教育越走距离越远,什么原理、定义、原则,即使考了一百分,也依然不知道自己究竟如何做秘书。因为,呼吁全社会关注职业秘书角色定位,全社会关注职业秘书的训练,相信,在不久将来,职业秘书就会象高级会计师、律师一样出现在企业公司的重要角落,扮演着“出谋划策,当好助手”的重要角色。 秘书的角色意识,是秘书人员对秘书角色的心理体验,是对秘书责任、义务自学感知的心理活动。淡化和削弱了这种心理活动,秘书人员就无法发挥秘书作为具有强烈社会责任感的人的主观能动作用,成为一个机械履行秘书职能的“机器”,不可能成为一个优秀乃至卓越的秘书。那么,应当怎样培养和不断强化自己正确的角色意识呢?

(一) 必须培养和强化高度民主的责任意识。

(二)必须培养和树立强烈的服从意识。秘书是领导决策的坚定的执行者和坚决维护者,秘书必须坚定不移、毫不走样地贯彻领导决策,执行领导决定。

(三)必须树立和培养鲜明的服务意识。

(四)必须树立和培养积极的参与意识。

(五)树立和培养较强的公关意识。

(六)树立强烈的法规意识。

(七)要树立强烈的保密意识。

(八)要树立必要的进谏、规劝意识。

如何处理公司内部的人际关系

人际关系是我们生活中的一个重要组成部分。倘若搞不好人际关系,将对我们的工作、生活及心理健康有不良的影响。在现实社会中,由于各人的性格、秉赋、生活背景及目

的等等的不同而产生的思想上的一定隔阂,这是正常的,也是可以理解的。倘若在工作或生活中和所有的人都合不来,那就不正常了,需要作自我调整并加以改变。看来您的情况属于后一种。

人依据其年龄、性别、职业、职位、所处环境等情况而扮演着不同的社会角色。在与人接触时,不同的角色有着不同的行为规范,所以在和不同的人相处时,有不同的要求和技巧。在这里我们仅就您所提出的问题,即如何与同事相处发表些意见。

首先,要处处替他人着想,切忌自我中心。要搞好同事关系,就要学会从其他的角度来考虑问题,善于作出适当的自我牺牲。

要做好一项工作,经常要与别人合作,在取得成绩之后,要求共同分享,切忌处处表现自己,将大家的成果占为己有。提供给他人机会、帮助其实现生活目标,对于处理好人际关系是至关重要的。

替他人着想还表现在当他人遭到困难、挫折时,伸出援助之手,给予帮助。良好的人际关系往往是双向互利的。您给别人的种种关心和帮助,当您自己遇到困难的时候也会得到回报。

其次,要胸襟豁达、善于接受别人及自己。要不失时机的给别人以表扬。但须注意的是 要掌握分寸,不要一味夸张,从而使人产生一种虚伪的感觉,失去别人对您的信任。

再次,要掌握与同事交谈的技巧。在与同事交谈时,要注意倾听他的讲话,并给予适当 的反馈。聚神聆听代表着理解和接受,是连接心灵的桥梁。在表达自己思想时,要讲究含 蓄、幽默、简洁、生动。含蓄既表现了您的高雅和修养,同时也起到了避免分歧、说明观 点、不伤关系的作用,提意见、指出别人的错误,要注意场合,措词要平和,以免伤人自尊 心,产生反抗心理。幽默是语言的调味品,它可使交谈变得生动有趣。简洁要求在与人谈话 时掌握该说的说,不该说的不说。与人谈话时要有自我感情的投入,这样才会以情动人。此 谓之生动。当然要掌握好表达自己的技巧,需要不断的实践,并不断的增加自己的文化紊 养,拓宽自己的视野。

最后,要抽时间和同事打成一片。培养自己多方面的兴趣,以爱好结交朋友,也是一种好办法。另外,互相交流信息、切磋自己的体会都可融洽人际关系。

搞好人际关系是一门艺术。所有的人都需要不断的学习和实践、才能臻于娴熟。希望您能根据自己的具体情况,作一个自我分析,从而冲破自我封闭的篱笆,虚怀若谷,去建立一个和谐的人际关系。

在组织内部需要和三类人员产生联系,或者说天天都要和这三类人员打交道,即上级、同事和下级。

1、与上司相处的艺术首先要了解上司的人品、爱好、工作能力和工作方式你的上司是喜欢授权,还是喜欢“摆官架”,最后还要了解他的价值观。和上司交往的原则关系适度原则。同上司之间的距离既不能太远也不能太近,关系要适度。交流原则,或者叫做汇报原则。作为下属,你要让上司知道你的工作情况,告诉他你的工作进行到什么阶段,现在面临什么样的问题等等。这种交流和汇报是必不可少的。服从原则。每一个组织都拥有自己的团队,作为团队的一员,服从是必不可少的。个人利益要服从组织利益。尊重原则。每个人所处的位置不一样,承担的压力也不一样的。要理解你的老板,多站在他的角度思考问题,要相互尊重。坚持原则。当你所做的一切与企业的目标没有偏差时,你可以坚持自己的原则、信念和理想。处理好同上司的私人关系作为下属,在上司需要你帮助的时候,你要真诚地帮助他,但一定要处理好同上司的私人关系,不能过近,也不能过远。

2、与同事相处的艺术天天都要与同事打交道,在交往中需要注重下面几点:如何寻求帮助通俗地说,如何寻求帮助就是如何求人办事。求人办事的原则:有原则,也就是说在求人的时候,非凡是求别的部门的同事时,首先要尊重对方,要有诚意。有的放矢,也就是说选择那些急需别人帮助的工作,请别人帮助完成,不要把自己的工作完全推给别人去做。不是什么事都要别人帮。“这个工作是我想做的,由于我没有时间,才请你做的”。或者你向其他人介绍工作时,介绍不清楚就推给对方。以上这些做法都是非常错误的,应该坚持自己能做的事情自己做的原则。要乐于助人要礼尚往来,你得到他人的帮助,也要主动帮助他人。指出他人的不足指出他人不足是需要技巧的。心直口快的人往往不受欢迎。多参加集体活动你究竟是在一个团队中,要多参加集体活动。避免非正式团体的存在非正式组织这个概念是有梅奥的霍桑实验中提出来的,非正式组织的目标往往同组织的目标有偏差,所以一个团队里小组织的存在,不利于组织目标的实现,这是组织中需要避免的。

3、与下级相处的艺术在这里介绍比尔盖茨曾经说过的一句话:一个主管,不管他拥有多少知识,假如他不能带动人完成使命,他是毫无价值的。与下级相处的技巧包括授权、激励以及绩效考核等方面。改善人际关系三法宝:勇气、聪明和平常的心。改善人际关系有三样法宝:勇气、聪明和平常的心。要有勇气改变身边可以改变的事情。要分辨出工作当中哪些是可以改变的,哪些是不能改变的。对那些现实条件下不能改变的事情,要用平常心去对待。

1、秘书为什么一定要“八面玲珑”

要搞好秘书工作,当然首先要有一定的规章制度,但秘书的工作经验也非常重要。就拿收集信息这项工作来说吧,目前,办公室自动化设备已得到广泛普及,特别是电脑己浸透到人们生活的各个领域,并且人们的专业化分工也越来越细。即使是这样,由于各种机器仍然需要人来操作,在工作中人们互相依赖的程度不仅没有减弱,反而越来越强,因此,从这个意义上来说,要求秘书做到“八面玲珑”是有必要的。

秘书在为上司的决策而收集信息时,需要各个部门提供帮助,秘书与这些部门人员关系的好坏,直接或间接地影响着秘书收集到的信息的质量和数量。如果没有良好的人际关系,你就很难得到真正有价值的信息,即使得到了信息,也很难辨识出它们的真正价值,因此,你的信息工作就很难展开。所以,秘书必须与各方面建立起相互信赖的融洽关系。可以说秘书工作就是广义的信息处理,而信息处理从某种意义上来说,其实质就是“人际关系的处理”。由于各种原因,职场中的人际关系实际上是非常复杂的所以,善于处理各种人际关系是一个秘书经验丰富的重要标志。

2、如何搞好与上司的关系

秘书是为辅助上司处理日常工作而存在的。秘书要辅助好上司的工作,必须先理解自己的上司,这件事为什么要这么做,为什么要先做那项工作;而要理解上司,首先得熟悉上司。不熟悉上司就不可能理解上司。

a.熟悉上司

作好上司的助手,必须熟悉自己的上司。那么,秘书应该熟悉上司哪些方面的情况呢?主要有这样三个方面的内容:

一是了解上司的工作内容;比如,上司是负责技术开发工作的公司副总经理,那么,秘书要了解公司目前有哪些开发计划、在和什么公司进行技术合作等方面的事情;上司要出席公司内外哪些会议;上司所负责部门的运营和管理的情况;上司在人财物等方面到底有多少权限,等等。作为秘书应很好地了解企业的组织结构,清楚知道谁、在哪、负责什么样的业务等,这样,就能在工作中根据自己的实际情况,迅速地采取对应的行动,很好地完成文件、电报、电话等交流,高效率地辅助上司的工作。

二是了解上司的工作习惯、个人性格、价值观等方面的东西。因为上司也是普通的人,也有个人的喜怒哀乐。如有的上司明明知道自己患了糖尿病不能喝酒,但只要一高兴,就要喝酒,谁劝谁挨批;又如有的上司就不喜欢下午一点半之前见任何人,接任何电话。还有,秘书应了解上司的强项和弱项。例如,总经理曾担任销售部部长和负责市场的副总,与客户打交道和开拓市场是他的强项,但在组织管理和技术方面则相对弱一些。特别是英语由大学毕业二十多年了,过去很少用,己忘得差不多了。了解这些,秘书的工作大有裨益。就有可能有针对性、主动地开展一些工作,弥补上司在能力上的一些不足,成为名付其实的助手。

三是了解上司的交往的范围和一些家庭私事。例如,在接待客人的时候,如果你知道对方与上司是一种什么样的交往,在接待中你就能掌握好分寸。例如,前台的电话铃响了,秘书拿起话筒,对方就问:“李某在吗?”李某就是公司总经理。对方既不说出自己的工作单位,也不报自己的姓名。这是谁呢?不过,秘书从这有些耳熟的声音中很快就听出对方就是总经理知青时代的铁哥儿们,于是秘书马上说:“对不起,总经理正在开董事会,您……”相反,假若秘书没有听出对方是谁,对于这种来路不明甚至有些无礼的电话,可能就会这样例行公事:“对不起,总经理不在。”说完,就把电话挂了,从而造成误会。因此,只有熟悉上司的交往范围和家庭私事,才能对各种突然出现的情况进行妥善的处理。

在职场一般不要互相过问对方的隐私,但作为秘书,又得多多少少地了解一些上司的个人交际范围,只有这样,才有可能帮上司处理一些人际关系。上司突然外出不知去向,秘书有急事也联系不上,或者上司不知道秘书有私事而让秘书加班,遇到这类事情,谁都难免会产生不愉快的情绪。所以,秘书要把自己与上司的关系调整到这样一种状态,即既不介入对方个人的私生活,又在一定程度上了解对方的行动。有时上司会找机会和秘书商量一些关于他个人的事情或委托秘书帮他办些私事,在这种情况下秘书最好不要辜负上司对自己的信任,因为这是双方工作相得益彰的基础。

作为秘书应该有全局观念,不仅了解自己上司的职责范围和权限,也了解整个公司的运营状况以至公司在整个行业中所处的位置;由于具备了这种全局观念,秘书在日常工作中能根据上司的职责范围和公司发展的需要,积极主动地做一些准备工作。譬如,当公司准备将业务的重点由以机加工为主的制造业逐步转向新兴的生物制药行业时,秘书就及时收集生物制药行业的信息和传统产业向新兴产业转移过程中应注意的一些问题的材料提供给上司。

为了保证公司领导能集中精力静下心来考虑一些大事要事,或者协助领导处理一些他们不想处理的事,秘书必须要给上司“过滤”一些来电来访。有时候,有些部门对一些既不能答复又不能回绝的电话或客人,也会推到秘书部门来。“挡驾”也是秘书的一项日常工作,而且是一项非常重要的日常工作。一个优秀的职业秘书应该对自己的领导比较熟悉;如果了解上司的人际交往范围、思维方式、工作方法和价值观念的话,在一般的情况下都能判断自己是不是应该“挡驾”和用什么方法“挡驾”。

秘书与上司要加强交流沟通,如上司的职责范围可以很容易了解,但上司的工作的重点和一些习惯,上司并不一定会有明确的指示,因为双方的地位、年龄、经验和阅历等方面存在着巨大的差异,与上司之间的交流并不一定很顺利,所以,了解上司,只能循序渐进,要秘书自己去观察、去琢磨。比如,最近各部门送给上司的报告主要是哪方面的内容,上司跟哪些人经常打电话……通过这种留心观察,就能大概掌握上司工作的重点。

秘书必须细心而又敏感地观察和了解领导。要了解领导,就得细心观察领导的日常工作,如他每天见了哪些人,打了哪些电话,批了哪些文件,又如在约见客人时,先后顺序的安排,谈话时间的长短,说话的口气,关注的问题……通过这种仔细的观察,你就能慢慢地了解领导,知道他内心真正在想些什么,比方他目前最关心哪些问题;哪些问题最让他头痛;他有哪些事想急于实现,他正在筹划什么项目或行动……

作为秘书真正了解了上司的工作意图和想法后,秘书工作就轻松了许多,许多工作就可以提前准备,不至老处于被动状态,在上司想要他需要的材料的时候,你已经准备好了,在上司想见要什么的人的时候,你已经把对方的电话号码找了出来,在上司想要杯咖啡的时候,你也已经冲好了咖啡……总之,只有细心,才能做到周到。

b.理解上司

秘书与上司之间应该保持一种默契,如果秘书做的与上司想的老是不一样,两人都会感到别扭。作为秘书,当然希望上司在交待工作时,把应该怎么做,做成怎样,都交待得清清楚楚,这样自己就会少出些差错,但在日常工作中,一些上司在交待工作时只有三言两语,有时还含糊不清;为了减少秘书工作理解上的错误,这就要求秘书能真正理解自己的上司。秘书在接受领导的指示时,不能拘泥于个别词句,应从总体上把握指示的精神,特别是要注意听出他们的弦外之音。只有百分之百吃透了领导的指示精神,才能百分之百地去贯彻执行。

由于秘书与上司在职务、年龄和阅历上都存在着很大的差异,所以,秘书要真正理解上司并不是一件很容易的事。上司在做决策时,他为什么同意这个,否定那个?秘书平时在心里要多琢磨。特别是由于上司承担的重任和面临的压力,有时他可能要说一些假话,做一些违心事,因此,秘书不仅要了解上司的工作习惯、个人爱好等,还要理解上司的价值观、人生观等内在的东西。如果秘书不理解上司的价值观人生观,就很难与上司的工作达成默契;甚至秘书这也不理解,那也看不惯,不仅做不好本职工作,而且是件很痛苦的事。

西方有句谚语:“仆人眼里无伟人。”要维持良好的人际关系,最根本的是发现并承认对方的优点。上司同样会有这样或那样的缺点,如果秘书看不到上司身上的优点,就很难做好辅助上司的工作。这一点反过来也是一样的,即上司也要看到秘书身上的优点。但秘书只有通过诚实而又努力的工作来让上司了解自己,&考试大&/小编收集千万不能投机取巧,弄巧成拙。秘书只有全面了解和适应自己领导的思维方式和工作习惯,才能与领导形成一种深深的心灵默契,使双方的工作相得益彰。

与上司的关系总是有些别扭时,秘书应该怎么办呢?最现实的方法——让自己适应对方:它既不是什么事都坚持原则,又不是什么事都妥协。也就是说,如果因性格等原因与对方合不来时,应尽量去适应对方的习惯。因此,与上司相处不顺利时,首先是改变自己的工作习惯或自己的性格来配合上司的工作,如果还是不行,那就只能申请调到别的部门工作或干脆辞职。

秘书心里如果有不满的话,最好还是找机会和上司谈谈。当然这种谈话的时机和说话方式都很难把握。秘书不能因为心里不满意就用不满意的态度说话。以做好工作为出发点,说话的口气是征求意见和建设性的,这样的谈话才能让上司听得进去。即使上司回答的是“no”,那秘书也要清楚上司为什么会回答“no”,这样就有机会熟悉和理解上司思考问题的方式和处理问题的方法。

c. 辅助上司

秘书应在工作中充分发挥自己的主观能动性,但又不能超越自己的权限,给上司的工作造成被动。如何把握好这个主观能动性的度,的确是很微妙的。比如说经常会有这样的情况,上司到外地出差时,客户来电话就某某问题征求意见,秘书凭自己的经验,给了客户一个肯定的答复;可上司回来之后说自己另有打算,秘书是给他帮了一个倒忙。秘书是上司工作中对外交流沟通的中枢,遇到问题必须与上司取得联系,不能自行其是,自作主张。

秘书即使熟悉了工作,工作能力也得到了上司的赏识,能经常代替上司处理一些重要的工作,但在遇到新情况和新问题时,也最好适当地听取上司的意见和指示。如果秘书把事办完了,各部的部长们都知道了,而上司却一无所知的话,会使上司丢尽面子,这也说明秘书与上司之间的交流沟通存在着很大的问题。

秘书要学会维护好上司的威信,例如上司与客人会谈时,话不投机,上司处于窘境,在这种情况下,一个有经验的秘书能机智地转移话题,创造出一种轻松愉快的氛围。能做到这一点,秘书与上司之间的工作配合一定会变得非常顺利。

当上司在工作中遇到因难时,秘书的关心对上司克服困难有很重要的作用。反过来,如果仅仅是一些鸡毛蒜皮的小事,秘书也就没必要过份地去关心,问这问那,如送文件时大可当作什么都不知道。在这种情况下,秘书应多站在上司的立场上替上司考虑问题。

作为秘书,更换上司是常有的事。一般来说,每个上司都有自己的工作习惯(或者叫做工作作风)。秘书在起草文件或处理来信来函时,原则上第一次都应该请示新上司如何处理;如果新上司的处理方法与前任相同,问题当然不大;即使有不同之处,稍微协商一下问题也不大;问题是在很多情况下,不允许秘书细说,那么,新上司说怎么处理你就得怎么苋理。

在另一方面,新上司可能经常会反过来征求秘书的意见:“以前,这类文件是怎样处理的?”如果是这样的话,你就把原来的方法告诉上司,之后请示上司究竟是用原来的方法还是用新方法。绝对不能提这样的建议:“过去用这种方法,效果一直不错。我看最好还是用原来的方法。”实际上就是一种自作主张的做法,是非常有害的。当然,有些新上司过去可能很少接触这类问题,比如过去负责研发的副总升为总经理后,对市场营销工作不是很熟悉,一开始没有什么经验,对于秘书的请示,不仅作不出什么指示,而且自己也不清楚到底该怎么好;在这种情况下,秘书应该这样处理:“那么,我们就用这种方法处理吧,因为过去一直是采用这种方法。”总而言之,秘书要尽快适应新上司的工作习惯;在另一方面,秘书作为助手,要让新上司尽快熟悉自己的工作。

d.外国人上司

目前我国社会的国际化进程正在加速,我国已有相当多们外资企业了,在这些企业中,由外国人担任高级管理人员是一个很普遍的现象了。为了能与各方面更好地进行交流沟通,秘书必须对各种不同背景的文化有相当的了解。如果上司是外国人,理所当然地要有外国文化的知识;即使是中国人上司,他们中的许多人都有在欧美国家留学和工作的经验,其中的一部分人工作方式也非常西化。学习外语,自然而然地能理解语言背后的文化。为了能在工作中给上司提供更多的辅助性帮助,作为秘书应具备相当的在不同文化之间进行交流沟通的知识。

作为秘书,要对所有国家的文化、习俗等都非常了解是不可能的,但是对上司和交往密切的客户国家的文化习俗等还是要有一定的了解,并且通过这种了解,加深对本国文化和习俗的了解和认识。特别是当外国人上司与中国员工发生误会时,秘书要能在中间起到消除误会的作用。譬如我们中国人在与客户谈判时,常常喜欢对客户这么说“我们再考虑考虑”。这种回答非常暖昧,也可能是肯定,也可能是否定;如果美国上司说“I ’ll think it over.”意思是说他收回自己的建议而等待对方的新的提案,回答实际上是一个干脆的“No.”而且有不愉快的味道,&考试大&/所以可以说上司常常在受到两种文化的冲击。在这种交流沟通的环境中,如果是一个有经验的秘书,应该能事前察觉,化解矛盾,成为上司真正的助手。

如果自己的上司是外国人,秘书也需要经常站在上司的角度和立场来思考问题。由于文化背景的不同,工作中难免出现误会,所以秘书要特别注意,尽可能地发挥自己的主观能动性,设身处地替上司想想,特别是在双方的文化差异较大的情况下,更应该注意这一点。由于中国特殊的文化和历史,在人际交往中有许多约定俗成的东西,在一些外国人看来简直不可理喻,所以秘书要经常给上司介绍一些这方面的情况。

由于文化的多样性,每种文化都有自己的价值尺度,不能绝对地说哪一种文化就绝对先进,哪种文化就绝对落后。文化的价值没有绝对的,都只是相对的。因此,秘书在对自己本国文化和价值观有相当了解的同时,必须具备广阔的国际视野。

在一些人看来,即使是中国人同事之间在交流沟通过程中也存在着障碍,因此更何况与外国人的交流沟通,那就更困难了。但是,确确实实有很多人在与外国人交流沟通时,并不感到很困难。这种交流沟通的顺利主要有两个原因,一是在出现矛盾时,想到对方是外国人,自己先让一步,避免摩擦;还有一个原因就是,在尽量让对方了解自己的观点的同时,也尽可能地站在对方的立场上看问题,了解对方的观点。当然,后一种方法是最理想的,但是要百分之百地理解对方实际上是不可能的,因此,作为秘书,要根据具体情况,学会同时运用这两种方法与外国人打交道。

3、如何搞好与各部门的关系

a. 关键在于诚实

一个公司就像一支军队。军队的任务就是为了打胜仗。一支军队有陆军、空军和海军,为了能让各兵种充分发挥战斗力,就必须给他们提供通信、情报、运送弹药、收治伤员的医院等服务。对于一个公司来说,它投资的工厂、销售部、市场部、研发部就是它的战斗部队,而秘书部门就相当于部队的参谋部,秘书就相当于参谋。战斗部队和参谋部相当于一辆战车的前后轮,少了谁也不行。

对于秘书来说,经常会有人来求你帮忙办事,同样你的工作也需要各部门的配合,而且让人家配合的工作还很多,比方上司跟秘书要份公司市场方面的材料,这就需要市场部和销售部提供素材;上司外出办事,也需要行政或总务部门提供车辆等方面的配合;要做好秘书工作,不仅要得到上司的信赖,还要得到各部门的信赖,而且是长期的信赖,所以,秘书必须知道自己的位置,为人诚实。秘书对上司要诚实,对同事也要诚实;对本公司的人要诚实,对外单位的人也要诚实。秘书接电话常常会出现些差错,如果对方是公司内部的人,稍微说明一下就可以了;如果对方是外面的客户,你又缺乏诚意,那么,对方就很容易对你产生误解,事后去解释就相当困难了。

b.千万不能“狐假虎威”

秘书经常要与上司负责的业务部门打交道,所以要特别注意的是,上司负责的业务不是自己负责的业务,上司的部下不是自己的部下。秘书自己并没有什么权力,仅仅是执行上司的指令。因此,秘书在跟各部门打交道时,千万不能用上司的口吻说话。比如,上司对秘书说:“市场部的报告拖了好几天了,你去对市场部的马经理说,如果他今天下班之前还不能把报告交上来,叫他明天干脆呆在家看孩子得了!”如果秘书这么实话实说,那后果会是怎样?所以,秘书在这种情况下,既要郑重,又要随机应变,比如,你可以这么说:“总经理说,这份文件他今天下班之前就要,所以请您费点心,尽快把这份文件写出来。”

由于秘书经常代理上司行使职权,一些秘书常常会产生一种错觉,以为自己和上司一样拥有实权这是非常可怕的。如果有这种自我良好的感觉,在代理上司处理各部门之间的矛盾和纠纷的时候,就会非常迷信压服的方式,认为只有采取“高压”,别人才能俯首贴耳;再加上有的公司领导人不容许别人批评自己的秘书,从而养成一些秘书在公司里飞扬跋扈、欺上瞒下的习惯,以致给自己带来四面“楚歌”。

代理就是代理,代理绝对不是实权!秘书部门是个综合协调部门,因此,除非情况紧急,非动用上司赐予的尚方宝剑不可,在协调一般的部门关系和矛盾时,应该尽量采取疏导说明、商量互让的“软”手段解决问题。

如果说有人对秘书存有敬畏心理,那么,同样会有人羡慕秘书的工作,所以秘书为人态度最好低调亲和一些,不要给人一种傲慢的感觉。不论在什么时候,也不论在什么地方,总会有一两个与自己性格不合的人,即使对这种人,作为秘书态度要亲切,努力在工作中互相协调。

秘书与企业领导人的关系比较密切,容易使公司里的一些人对秘书产生敬畏心理,因此,秘书对于上司的部下、不直接负责的部门等其他人,都要待之以礼,如在办公室走廊上碰到了,稍微一声问候或点头招呼,都能产生一种很好的作用,这点秘书必须注意。但是,秘书与其他各部门的人也不要太亲近了,关于上司的事情、自己的工作等不能说得太多,要适当保密。比如,别的部门的人对你说“请你把这份材料复印一下。”秘书应该这么回答:“我帮你复印没什么大问题,但我可能还得请示一下上司。”婉拒对方的指示。,&考试大&/如果不是自己直接的上级让你替他办事,你应这么回答他:“我还有其他一些事情要处理,所以我要请示一下上司之后才能办。”对于这种回答,对方一般都能接受。对于上司来说,如果自己的秘书替别人做事他事后才知道的话,心里肯定不愉快。

对于公司内的其他人,秘书的态度也一定要谦逊。即使对为上司开车的司机,如果出现了误点或其他差错,也不要过于让他难堪,而是要尽可能给予对方帮助,使工作能园满顺利完成。

c.有矛盾正常

不说外来的客人,即使是在公司内部,许多人也不一定了解秘书部门的工作。他们以为各种报告批不批,公司领导想见谁不想见谁,都是秘书部门说了算,一些人见不到领导或自己的申请报告得不到批复,都认为是秘书从中作梗,所以,他们老朝秘书部门发火。当然,也有人知道这并不是秘书部门的责任,但是他们又不好直接朝公司领导发火,所以只好把秘书部门当作出气筒。

由于看问题的角度不同,秘书部门与部门发生一些矛盾,造成一些误会是正常的。比如研发部门觉得某项新产品必须尽快研发,不然就会被竞争对手超过,所以打报告给公司领导,要求尽快上马开始研发;而秘书部门可能从销售部门的报告中了解到,这种产品市场还没有成熟,用不着那么急,所以没有把研发部的报告优先送给领导。因此,秘书部门与各部门出现一些矛盾和分歧后,要加强沟通。但是,现实工作中有些秘书一听到别人讲自己一两句气话,就马上针锋相对,将正常的工作矛盾转化为个人恩怨,人事纠纷,就会使事情越来越复杂,最后有可能变成死疙瘩。

秘书不能“狐假虎威”,并不是说在发生矛盾时就一味地不讲原则,一味的容忍。但是,不能容忍是个原则问题,而怎么处理则是个方法问题,不能用原则代替方法,虽然对方不“仁”,但你却不能不“义”。秘书只是公司的一名普通职员,但是,在一些人的眼里,秘书总是在“一人之下,万人之上”,所以,当你每做一件事的时候,应三思而后行,否则,很容易让人在背后骂你“狗仗人势”。

由于秘书是领导的助手,在一些人的眼里,不管秘书做什么,她都是替领导在办事,有人甚至还以为是领导有意让你这么做的,所以,秘书一定要注意自己的言行,千万不能跟别人斗气。你把人家的路堵死了,实际也就把自己的路给堵死了。

d.什么情况下打“小报告”

在一个公司内部,人事关系是最为复杂又最为敏感的关系。如果出现了是非漩涡,作为秘书,除非与自己有关,最好离这种漩涡越远越好。如果你掺和进去,即使你保持不偏不倚,凭良心发表自己的看法或办事,也有可能被人曲解,肯定会有人说你是在替某某说话,你跟某某是一伙的……事情会更加复杂。在实际工作中,确实有些秘书喜欢利用错综复杂的人际关系,拉帮结伙,私仇公报,混水摸鱼。所以,一般的领导,都讨厌自己的秘书卷入公司内部的人事纠纷,免得给自己帮倒忙,添乱子。

秘书在面对这种错综复杂的人际关系时,最好保持适当的沉默,不要热衷于打听公司里的“内幕”消息,即使自己知道一些内情也不要谈论,多装些“糊涂”,避开人际里的争执,远离是是非非;这样不至于被各种是非“漩涡”所吞没。

在一般情况下,秘书是不应卷入公司内部的各种是非漩涡,但是在关系到公司未来一些重大决策的时候,秘书应该毫无保留地把自己收集到的信息提供给上司。如果说这是打“小报告”,那么,作为秘书,该打“小报告”的时候,就必须打“小报告”;不能因为害怕得罪人,影响自己的关系而明哲保身,否则,就是渎职!公司的利益永远高于个人的利益!这是作为职业秘书,必须遵守的最起码准则。

e.互相支持

因为在上司身边工作,各部门求秘书办事的人比较多,所以有些秘书容易养成敷衍人家的习惯。敷衍人家的确很轻松,很合算,既不必费心,无须付出代价,也不会有什么损害。但你有初一,人家就会有十五;你今天敷衍人家,人家明天肯定也会敷衍你。做秘书的确不能事事较真,但一定要真诚,处理各种人际关系,必须从长计议,而这种长,不是一年或两年,而是十年二十年。与人方便,与己方便。

作为秘书,经常会要帮领导处理一些这样的突发事件。这类的突发事件,常常让人意想不到,它们有业务方面的,也有待人接物方面的;有的是公事,有的不一定是公事;它们有时可以说是秘书工作份内的事,有时也算不上是份内的事。要处理好这类事情就要靠良好的人际关系,各部门的人愿意给你帮忙。秘书这种个人的关系从哪里来?只有靠你自己平时的积累。其实,在很多时候,当你需要别人帮助的时候,也正是别人需要你帮助的时候。因此,当你在有意或无意之中帮助别人后,别人也会心存感激,肯定会想寻找机会报答你。这就像你在电梯里无意中对人微笑时,别人也会对你报以微笑一样。所以,当你在有意或无意之中帮助别人的时候,实际上可能就是在帮助你自己。因此,从事秘书工作的人,必须要有一颗爱心,当你有机会帮助别人的时候,就应当毫不犹豫地帮助别人。很多时候,你给予他人帮助,并不需要有多大的付出,有时仅仅是举手之劳,甚至是顺水人情。可以说,你每帮助别人一次,你就有可能建立起一种关系,或一种新的网络。这种新的关系或网络,就有可能给你带来新的机会。热情助人,广结善缘,诚实,守信,正直,既是每一个秘书的为人之本,也是工作之本。

如果确实有人不仅不配合工作,有时还故意刁难自己的工作,就应该如实向上司反映,看能否对他的工作进行适当的调整。当然,这是最后的一种手段,在这之前,也要多自我反省,看看自己的工作中是不是也有做得不够的地方。

4、如何搞好与同事的关系

a.秘书之间一律平等

秘书与秘书之间,保持一种良好的人际关系是非常重要的。由于关系的融洽,工作起来的心情也很舒畅;相反,如果同事之间老是闹别扭,不仅影响心情,而且影响工作效率。

由于公司领导在职务上有高有低,所以,容易让一些秘书产生优越感。秘书在各部门中并没有什么“超人”的地位,同样,在秘书部门内部秘书之间也不存在什么“超人”。按照分工协作的原则,可能王蕾主要是负责处理总经理的日常工作,张娜则是专管李副总经理的日常工作,虽然上司之间存在着职务上的差别,但秘书之间绝对没有这种差别。如果王蕾认为自己是总经理的秘书,无形之中对张娜产生一种地位上的优越感,那么,王蕾就很难搞好与张娜的关系。只要秘书之间闹这样的别扭,秘书部门的工作肯定就搞不好。

为了共同做好秘书部门的工作,无论是总经理的秘书,还是副总经理的秘书,都要相互尊重,相互关心,相互帮助,特别是对外收集的情报,秘书之间一定要相互通气。如果王蕾休假去了,张娜一定要能接替好她的工作,否则,上司的工作就不好开展。

要做到交流工作,互通情报,秘书部门最好是要有这方面的制度,对互通情报、交流工作的时间、内容和方式都有一定的规定。

b.向老秘书学习

如果你是一名新秘书,在秘书部门里有资格比你老的秘书的话,那么,对待他们的态度要像对待上司的态度一样尊敬。由于企业的情况不同,秘书工作也各不相同,很多知识是在学校里学不到的,只能靠经验丰富的老资格秘书言传身教。为什么他们考虑问题的方法与自己当初想的不同,为什么他们要这么处理问题,经常向他们请教是提高自己水平的一条捷径。

c.帮助新秘书

每到一定时候,企业就要补充新秘书。作为有一定经验的秘书,你负有帮带新人的责任。当然,秘书大多都挺忙,不可能抽出专门的时间来辅导新秘书的业务,因此,这项工作是有一定的难度。尽管新秘书工作经验不足,但他们毕竟也是秘书,所以,对他们一定要尊重。秘书之间要相互关心,互相帮助,所以不仅要向新秘书及时通报各种信,而且在业务上要多帮助他们,切忌采取居高临下的态度。

一般来说,新秘书处理工作主要是抓不住要领,因此,不仅要帮他们把工作本身做好,而且要帮助他们如何掌握工作要领。在帮助新秘书的时候,给他们讲一些自己曾经有过的差错和受到的批评,是非常有益的,这样可以便他们自己悟出这样一个道理:金无足赤,人无完人,任何人都不是生而知之,而是学而知之。只要自己虚心学习,勇于实践,没有什么干不好的工作。当然,给新秘书谈自己走麦城,多少有些难为情,但是,这样不仅能使他们少走弯路,更主要的是能树立他们做好秘书工作的信心。

毫无疑问,老秘书有责任帮助新秘书尽快成长,但是这种帮助毕竟不能代替,所以在帮助新秘书时,要最大可能地发挥新秘书他们自己的主动性和创造性。比如,新秘书某个问题吃不准,来向你请教时,你最好不要直接回答对方(当然要根据具体情况而定)而是先反问他:“你认为该怎么办?”这样,有利于挖掘新秘书自身的潸力,从而有利于新秘书的自我成长。

d.注意关系网的平衡

人们把职场的人际关系说成是“关系网”,是非常形象贴切的,说明人际关系它既有纵向的“经”,又有横向的“纬”。在实际工作中,许多秘书往往只重视纵向的人际关系,忽视横向的人际关系,即只注意搞好与上司的关系,而忽视与同事之间关系的协调。许多秘书由于不能平衡这二者的关系,过份强调以上司为中心的纵向的上下级人际关系,反而给自己的工作带来不必要的阻力。在处理与上司的关系的时候,也要处理好与同事之间横向的关系。

如果同事之间出现了矛盾,一定要尽快而又心平气静地加以解决。一味地闹别扭,甚至公开争吵,不仅影响部门工作,而且也可能影响整个公司的工作。如果是其他部门内部有矛盾,关起门来,怎么吵都行,不太会影响其他的部门。但是秘书部门不行,由于你是公司内部的管理神经中枢,引一发而动全身,不可能不影响其他部门:两个秘书之间的争吵,不仅有可能给公司的正常工作带来负面影响,更可怕的是,它可能会让一些部门的人产生错觉,以为她们之间的争吵,实际上是代表着她们的领导在勾心斗角,让本来就已经很微妙的人际关系更加复杂化。

5、如何搞好与客户的关系

有人把秘书比喻为公司的商标。从某种意义上来讲,秘书的形象的确就是公司的形象。因此,如果秘书在接待第一次来访的客人时,一定要热情周到,因为对方把你看成是公司的代表,你的态度反映了你的领导的态度。相反,如果来访的客人是总经理的深交,你就不必来那么多客套,给他沏一杯茶,简单问候几句就行了;如果你过分热情,反而就会让他腻味。

由于长期的交往,公司与公司的秘书之间也能产生一定的情谊。某天,天地公司的秘书打来电话,约你下班后去咖啡馆一起喝杯咖啡,听听音乐。这件事要不要向上司汇报呢?也许有人会说,既然对方是以个人名义约你,你就没有必要向上司汇报了。不管对方以什么名义约你,你都应该向上司汇报。不过,一般来说,这种秘书之间的往来,应该是允许存在的。

第二篇:做个好秘书的要素:

作秘书、助理最重要的一点,我认为是在公司里,你一定要把自己的老板视为值得尊敬的“自己人”。“自己人”是什么意思?就是永远站在他这边,凡事以他的想法为主导。

秘书的无限可能

记得我刚到广告公司,是当创意部大主管的秘书。由于我的直属主管是个作风严厉、人缘很差的人,但我很清楚所谓“秘书”的角色,一定是要站在老板这一方的!所以,我仍然很忠心的帮他做事,三个月之后,我帮他完成了很多事情,他开始授权我去做一些创意部媒体公关的事情,同时,因为我必须翻译所有公司内部给他的英文文件,对于每个广告客户的策略及执行都会涉猎,也就是这个机缘,让我后来迈向行销之路。

学会顺、转、和

作为一个秘书,要试着了解老板的立场,并从老板的角度看事情,更重要是支持他。老板因为肩负全部的成败责任,主观意识一定是很强,此时做员工、幕僚、的,即使有不同意见,还是要以顺从的心来沟通才对,不应该坚持固执。我认为无论是作为一个秘书或是其它幕僚,即使和老板有不同意见,也应该以技巧的方式来提醒老板、婉转沟通,不论最后老板是否接受你的意见,还是要尊重他是你的老板这个事实。当然,如果你真的能用他的角度来理解事情的时候,往往会发现,他的想法其实并没有错!

配合上司的时间

如果上司召唤我,只要不是手上有非常紧急、必须马上处理的事情,我一定会放下其它事情,以上司的时间为第一优先。当然,身为秘书或助理,这种“全力配合上司的时间”的基本认知,是一定要具备的。答案很简单,老板比你忙,也比你重要!没有道理让比你忙又比你重要的人配合你的时间啊!身为秘书或助理,就是用来辅佐、配合上司更顺利的完成目标的人!如果老板在公事上需要你,你一定要尽快的支持他,不要让他花时间等你。

第三篇:怎样做个好学生

每个人都希望自己是一个讨老师喜爱的好学生,但是,要如何才可以做一个人见人爱的好学生呢?

一个好学生上课时应该是专心的,他会专心的听讲,并把上课的重点记下来,上课发表时,能清楚表达出自己的想法,对於老师问的问题能正确又完整的回答。而不是上课一直有讲不完的话,影响别人也影响自己,发表时讲得含含糊糊,总是讲不出一个所以然,对老师问的问题也总是一头雾水,不知道该怎麼回答。

一个好学生做事应该是负责的,他会认真负责的完成每一件事,对是都尽力做到最好,做事时总是专心投入的,答应别任的是一定会尽力做到。而不是马马虎虎了事,对於答应别人的事情,从不放在心上。

一个好学生对父母师长应该是尊敬的,他会听从师长的教诲,对於师长劝阻会虚心的接受,也会孝顺父母,照顾弟妹,为父母分忧解劳,也纵是对长辈有礼貌,是贴心的好学生、好小孩。而不是对於师长的劝阻,屡劝不听,欺负弟妹,给父母制造麻烦。

要当一个好学生其实不难,只要我们能时时注意自己的言行,不管是队上课,或是平常生活中的琐事,都能抱持著专心、认真的态度,对父母师长都能有一定的礼貌,从今天起开始改变自己,相信,大家都能成为人见人爱的好学生。

在校做个好学生

上学校,要整洁,尊敬老师懂礼节。

课堂上,专心听,回答问题要立正。

不打架,不骂人,同学之间有感情。

课桌椅,不乱涂,公共财物要爱护。

种树木,栽花草,学校环境保护好。

在家做个好孩子

自己事,自己做,家务劳动要主动。

每天刷牙又漱口,饭前便后要洗手。

爱邻里,尊长辈,您请谢谢要常用。

有事情,说一声,告诉大人再出门。

客人来,笑脸迎,让坐端茶要热情。

在社会 做个好少年

上汽车,先买票,见了老人您请坐。

过马路,别慌乱,要走人行横道线。

果皮纸,别乱扔,随地吐痰不卫生。

看电影,要安静,公共场所不起哄。

残疾人,要同情,扶老携幼学雷锋。

只要做到以上几项你就会成为家长喜欢的好孩子,老师的好学生。

第四篇:怎样做个好所长

基层的税务所长,“官”不大,但责任不小,论“官”——税务所长无“极”无“品”;论“责”——税务所长事无巨细,事必亲躬。在日常工作中,怎样才能当好一个税务所长呢?

一、所长要在用人管人上下功夫,下好下活用人这盘棋。“人”是管理中的核心要素,作为主要履行管理职责的所长,只要抓好了这个核心要素,其他一切问题,均可迎刃而解。

1.要知人善任,用人应用其所长,避其所短。要让本所有限的人才,最大限度的发挥其所长,使有限的人才资源得到合理的配置。要量才而用,使每个人人尽其才,才尽其用。要从实际出发,根据不同的工作需要,使用不同的人才,最大限度的发挥人才资源的效率。

2.要关心爱护干部。一是在政治上要爱护干部,要关注干部的成长,要积极培养使用,要及时向组织推荐,使其尽可能得到提拔使用。在干部的政治前途上,要关心干部的入团、入党问题,要积极培养、帮助干部向团组织、党组织*拢,帮助干部积极上进。二是在学习上要帮助干部,要尽可能地为干部提供学习的机会,创造深造的条件。要在工作能力上、业务知识上帮助干部,使干部的整体素质有所提高。三是在生活上要关心干部,要为干部排忧解难,要关心干部的冷暖疾苦、婚丧嫁娶、子女入学、亲人调动、家人就业、家庭关系,要做干部的知心人、贴心人,可以信赖和依*的人。

3.要理解和信任干部,在管理上有创新、有新意。一是在工作上要信任干部,要用人不疑、疑人不用,让干部放手、放心去开展工作,不必事无巨细、亲自过问。要相信和依*大家的力量。二是充分尊重部下,对部下要以诚相待,以礼相待,要推心置腑,肝胆相照,要把自己的下级当平级、平级当上级,与部下要平等相处、和平相处。三是要为部下壮好胆、撑好腰,要勇于为部下承担工作中出现的风险与责任。所长所管税干往往是处于最基层、最一线的税干,因而也是最辛苦的。作为所长,更要在工作上为其壮好胆、撑好腰,遇事不要绕道走,不要见责就推、见功就揽。四是在日常管理中,要发扬民主,走群众路线。不要一人说了算,要善于采纳部下的意见和建议,要集思广益、群策群力,和部下多通气、多联络、多沟通、多交流。在大事上要讲原则,绝不马虎;在小事上要讲风格,不必认真。五是要充分发挥骨干的模范带头作用。人的十指有长短之分,部下的能力有高低之别,要依*骨干,依*大家。要把充分调动群众,特别是骨干的工作积极性时刻放在所长管理工作的首位。六是要在所务管理中引入竞争机制,搞好定期或不定期的岗位轮换,为把部下培养成为全方位的复合型人才创造条件。同时要把“按劳分配,多劳多得”的原则有效引入发放报酬、补贴、津贴、奖金的分配中,把干好干坏、干多干少与评选先进、评选优秀公务员有机结合起来。采取多种形式的量化考核办法,使单位里干事的人多得实惠,使不干事整日无所事事、游手好闲、贪图安逸的人,承受经济的惩罚与损失。七是要从学习政治的高度,认真实践好“三个代表”重要思想,切实开展好“三评”活动。所长不能单纯强调税收任务的观点,还要有政治上的敏锐观察力,要讲学习、讲政治,具有较强的政治观点。要结合当前形势,带领全所税干,认真实践好“三个代表”重要思想的要求,促进全所面貌发生根本性变化。要把实施质量效率管理年、规范化管理等一系列行之有效的措施落在实处。把纠风工作、党风廉政建设等工作常抓不懈。要注重“群众评党员、党员评班子、班子成员相互评”的“三评”活动的实效。要通过“三评”活动的开展,使全所,乃至全局都逐步形成:政治空气浓厚、税干学习积极性高涨;组织纪律性增强、廉洁执法、文明执法、公正执法的执法质量有所提高;工作积极性、主动性提高,奉献意识增强,爱岗敬业精神形成。

4.要大胆管理,严格管理。首先要管好自己,做到本身过硬。要求部下做到的,自己首先做到。要求部下不能做的,自己首先不能做。要以自己的人格魅力感染人、教育人、带动人、激励人、启发人。一是要讲政治,要有大局意识,正确处理好局部与大局、个人和集体关系;二是要讲学习,不仅要学政治理论,还要学习业务技能、时事形势以及相关学科的基本知识;三是要讲正气,在日常征管中,在平时执法时,要一身正气,一尘不染,要坚持原则,言行一致。要过好权力关、金钱观、人情观,要形成良好的世界观、人生观、价值观、苦乐观。

四要有开拓创新精神,要创造性地开展好本所各项工作。工作要有新思路、新举措。其次,要坚持用制度管人,用制度约束人,做到管理规范化、经常化、制度化。真正做到有章可依、依章必严、违章必究。执行制度要一视同仁,不偏不倚,不因人而异,不因己不同,同用一个“严”字标准,共用一把制度尺子。使各项规章制度能得到全面贯彻执行。

二、所长要总揽全局,要学会抓重点、抓关键。作为税务机关最基层的税务所,既是税收征管的前沿阵地,又是税收执法的桥头堡,事无巨细,纷繁复杂,可谓“上头千条线,下边一根针”。因此,既要学会解剖麻雀,又要学会“弹钢琴”,要提纲挈领,纲举目张,要抓住事务的重点,抓住事务的关键,要抓主要矛盾,要抓矛盾的主要方面。结合工作实际,一是要抓好税收任务,要层层分解,任务到岗位,责任到人头。实行目标管理、量化考核,“成败当以任务论”。二是理好财,要把有限的财力用在最需要的“刀刃”上,要着重搞好所上的基本建设,要切实改善好税干的办公条件和工作、学习、生活环境。要拿出一定的财力用于改善职工的福利待遇。但最重要的是要把有限的财力用于保运转之上。在面对纷繁复杂的具体工作任务上,作为一所之长,首先要保持清醒的头脑,要理清工作头绪,分清工作主次,重点突破;其次,要立足本所实际,做到长计划、短安排;再次,贵在落实,要常监督、常督促、常评比、常检查。

三、所长要具备一定的公关能力,要妥善处理好各方面的关系。所长做为“一方诸侯”,既有来自“条条”上的管理,又要来看“块块”上的要求。“公公”、“婆婆”一个都得罪不起。为此,一是要处理好与上级领导之间的关系,要主动向领导多请示多汇报、多联络;二是要处理好与当地党政的关系,地税工作离不开当地党政的支持与配合,要通过召开诸如座谈会、、廉政评议会、税企恳谈会等形式,协调好与当地党政的关系;三是要处理好与县局各股室及相关部门的关系,要与它们多联系、多沟通。四是要处理好征纳双方关系,征纳双方的关系问题,直接影响到税务机关的形象问题,更是影响到干部作风的转变问题。五是要处理好执法与服务的关系,既要以法行政、依法办事,又要为纳税人提供优质高效、文明周到的服务,要在执法中服务,在服务中执法。

第五篇:怎样做个好员工读后感

庄虹

最近通过学习和阅读《怎样做个好员工》一文使我受益良多。 文章从五个方面阐述了做一名好员工的必备条件,即:过硬的业务本领、良好的职业操守、和谐的人际关系、清醒的自我认识、正确的机遇意识;用认真做事、钻研业务、习惯约束、讲究礼貌、服从领导、团结同事、保守秘密、严格守信、节制私欲、乐于奉献、拥有自信短短44个字来揭示了做人、做事方面的朴实道理。这使我由此想到我应该在银行里怎样做个好员工。 我从一名学生到一名银行柜员已经五个多月的时间了。在这五个多月的时间里,首先接受了公司组织的单位规章制度培训、相关专业技能培训等培训,使我对我们建行的现状和未来发展有了一个大概的了解和认识。然后通过在日常工作中的学习和实践掌握了基本业务知识,正式接柜工作也有四个月的时间了。结合本文和我的这段学习和工作过程。我认真思考了在以后的工作中如何做一个好员工。

让我深受感触的是在上大学期间学到的专业知识在进入工作后能用到的很少,因为现在柜员工作主要是实际操作,要认真细心。所以要想做一个好员工我们首先必须要加强对柜员工作的相关专业知识的学习和运用。在加强学习的同时也要学会创新,时代在进步、科技在创新我们时刻不忘学习新知识才能在工作中不落后,才能在逐步往前的浪潮中处于浪尖。我们银行的操作系统也时常会更新维护,我们柜员更要及时学习系统中更新的内容,并把这些更新应用于日常业

务中,为客户更高效更好的办理业务。我觉得这是成为一名好柜员必不可缺的,也是别人帮不了的,必须要自己有意识去做的。

要想做银行服务业的好员工首先要有敬业精神,俗话说的好干一行就要爱一行。要尊重自己的职业,尊重自己的劳动。三百六十行行行出状元。既然入了这个行就认为这个职业是崇高的、圣神的。只有不厌烦才能看见前途看见信心才能做的更专业做的更好。 其次严格遵守各项规章制度,尤其是作为银行员工。国有国法,行有行规。在银行,这种约束体现在制度和文化两个方面。作为一名行员,就要严格执行银行的各项规章制度,如员工行为守则、会计基本制度、财务管理制度、出纳制度等。 第三,认真做事。做到领导在与不在一个样,脚踏实地、主动进取、服从领导。团结同事,一个单位或部门同事之间的团结是非常重要的。尤其在我们银行,你的业务牵着我,我的业务联着你,彼此之间难免摩擦、矛盾,出了问题应多从自身找原因。还有好多如保守秘密、严格守信节制私欲、乐于奉献、拥有自信等跟我们是十分相近的都是我们要多多学习和参照的。

综上就是我个人认为要做一个好员工应该做的。还又好多没想到的地方,在以后的工作中我会加强思考,及时找出自身的不足并及时改正,争做一名建行的好员工。

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