高校图书馆档案优化管理探究

2022-09-10

图书馆对高校开展教学和科研工作具有重要作用。近年来, 高校图书馆的不断发展, 对图书馆档案管理工作提出了更高要求, 传统的档案管理工作方式已经不再适应新时期图书馆的发展需要。为此, 各大高校必须将现阶段社会上的先进技术手段, 计算机技术等应用到高校图书馆档案管理工作当中, 提高图书馆的档案管理质量。

一、高校图书馆档案管理的重要性分析

首先, 高校图书馆的档案管理可以确保图书馆工作顺利开展。高校图书馆档案作为图书馆工作的原始记录, 对图书馆工作人员的工作成果、经验以及人员编制等进行了详细的记录, 并且通过档案信息反映了图书馆的办馆条件和基础业务等方面存在的问题, 是图书馆发展轨迹真实客观的记录, 对图书馆的管理和未来的发展具有重要的参考价值。其次, 档案管理是图书馆开展科学管理的手段。通过对高校图书馆档案管理水平的建设和提高, 可以进一步完善图书馆的档案管理体系, 实现档案资料的标准化和规范化, 充分发挥档案管理对促进图书馆管理工作的作用。最后, 在图书馆档案管理的过程中对于读者服务工作发展历程的详细记录, 对于每一次活动经验和教训的总结记录, 都为日后图书馆进一步提升读者服务质量提供可靠的保障。

二、高校图书馆档案管理中存在的问题

(一) 图书馆档案管理人员整体素质不高。图书馆档案管理人员的综合素质对提高档案管理质量具有重要作用。但是现阶段很多高校图书馆管理者没有充分意识到档案管理工作在整个图书馆发展过程中的重要性, 忽视了对档案管理人员综合素质的培养, 导致很多高校图书馆的档案管理人员缺乏应有的专业知识和工作经验, 在日常的工作中只是简单地整理、存档一些一般性的资料信息, 没有合理地利用计算机系统进行信息化档案管理, 无法达到新时期档案管理工作对管理人员工作技能的要求。目前, 高校图书馆档案管理人员多为兼职人员, 大多数都不能充分意识到档案管理工作的重要性, 对于档案的归档和保管意识较弱。

(二) 图书馆档案管理工作信息化改革落后。随着图书馆档案管理工作的进一步发展, 信息化成为其未来发展的必然趋势。但是目前高校图书馆档案管理工作信息化的改革步伐较为落后, 很多高校图书馆依然沿用传统的以单一的纸质文献为主的档案管理模式, 就算对于已经建立了电子档案系统的高校图书馆来说, 虽然实现了一定程度的档案资料查询自助化, 但是与进行档案信息化管理仍存在较大差距。

(三) 图书馆档案管理制度不完善。首先, 很多高校在图书馆档案归档方面的随意性较强, 没有对档案的存档和管理提出严格的规章制度, 没有对归档内容进行严格的要求和统一的管理, 档案的分类也不尽科学, 很多科室的档案归档内容是按照本科室的工作习惯和经验进行归档。另外, 没有专职的工作人员进行统一整理, 档案丢失的现象也时有发生。其次, 图书馆档案结构欠合理。比如, 在档案的种类结构上, 高校图书馆的馆藏文书档案占有较大的比重, 特色档案较少;在图书馆档案的载体方面, 纸质档案所占的比例较大, 其他的档案载体较少, 即使是适应时代发展需要的电子档案形式也没有超出纸质档案所占的比例, 这种档案管理结构不仅不能适应信息化社会的发展需要, 而且也在很大程度上阻碍了高校图书馆的长远发展。最后, 高校图书馆的档案管理人员缺乏对归档内容进行严格的鉴定。图书馆档案的存档工作是一项非常重要的工作, 应该注意对存档材料的价值进行科学的鉴定, 不能不顾及档案的价值大小而全部都放在一起, 增加了后期资料的查找和管理难度。为此, 图书馆的档案应该按照保管期限以及价值大小等标准进行严格区分, 减少档案管理的混乱无章。

三、高校图书馆档案优化管理的新思路

(一) 提高图书馆档案管理人员的综合素质。首先, 高校图书馆应该设置专职人员从事档案管理工作, 应该注重对档案管理人员专业知识的培养, 尽量选择具有较高学历和具有档案管理从业经验的人员。对于档案管理人员应该尽量保持其工作的稳定性, 减少档案管理人员的波动和调动。对档案管理人员进行定期的培训, 使其熟练掌握计算机等现代化信息技术, 并将所学到的现代化信息技术熟练地应用在图书馆档案管理体系中, 以期不断提高高校图书馆档案管理的水平和质量。其次, 转变高校图书馆档案管理人员传统的思想观念, 对其进行业务培训, 使档案管理人员充分认识到自身工作对图书馆发展的重要性, 在工作中不断提高自身的综合素质, 以适应现代社会对高校图书馆档案管理人员的要求。图书馆档案管理人员还应提高工作的严肃性, 增强工作的责任心, 及时、准确地对图书馆档案材料进行分门别类地整理归档。最后, 为了进一步提高档案管理人员工作的质量, 高校图书馆领导层应该加强对档案管理工作的监督和检查, 亲自参与到档案管理工作当中来, 提供在自身工作范围内的所有档案资料, 积极支持和配合档案管理人员的相关工作。

(二) 引进现代化的图书馆档案管理手段。随着数字化和网络信息技术的发展, 传统的以纸质为主要档案存储管理的形式逐渐不能适应时代的发展需要, 数字化的档案管理模式可以在很大程度上提高图书馆档案管理工作的工作效率, 减轻纸质档案材料的管理工作, 提高高校图书馆信息资源的共享程度。在依托现代网络信息技术的图书馆档案管理中, 图书馆的档案用户不仅可以利用高校图书馆内部的档案资源信息, 而且可以使用其他相关链接网站上的信息资源, 为高校师生提供更加完善的服务。比如, 高校图书馆可以将档案管理工作与读者服务工作相结合, 利用计算机系统将档案编制成单独的应用软件, 实现图书馆资源的信息化管理, 并且集合校园网和图书馆的服务窗口建立图书馆档案工作室, 使其成为图书馆工作人员与师生读者沟通联系的窗口, 进一步开发和利用高校图书馆的档案信息资源, 提高档案的利用率, 促进图书馆的档案管理工作向着现代化和信息化的方向发展。

(三) 优化完善高校图书馆档案管理制度。首先, 制定完善统一的档案管理制度, 安排专职人员从事档案管理工作, 确保档案管理工作有章可循、有序开展。其次, 优化图书馆档案管理的结构, 高度重视档案资料的历史价值, 不仅注重行政档案的整理归档, 而且要认识到电子档案、实物档案等的历史价值, 把奖杯、奖状、光盘、音像以及照片等都作为图书馆归档工作的重点。最后, 设立专门的档案资料鉴定小组, 对于档案的价值进行分类鉴别, 并按照一定的分类标准进行归档, 确保有价值的档案文件不被遗失。此外, 对于不同的科室来说, 应该完全遵照既定的档案管理制度, 按照统一的标准对档案进行编制, 制定目录进行归档。

为了促进档案管理工作的信息化发展, 各大高校图书馆应该充分认识到自身在档案管理工作中的不足, 并且从档案管理人员的素质、档案管理制度以及信息技术等方面寻找档案优化管理的新思路和新方法, 以不断提高高校图书馆档案管理水平。

高校图书馆档案管理论文

高校图书馆档案管理信息化现状与对策

摘 要:文章通过分析高校图书馆档案管理信息化的基础设施、技术手段、制度导向等方面存在的问题,结合当前高校图书馆档案管理信息化的现状和趋势,提出了高校图书馆档案管理信息化的对策和建议。

关键词:图书馆;档案管理;信息化

高校图书馆档案工作的内容主要包括图书馆经费档案、财产档案、人事档案、文件档案、文献采购档案、读者档案、借阅档案、文献典藏档案、情报交流档案、重点学科及课题跟踪等,它是高校图书馆工作中的一个重要组成部分,对高校图书馆的发展具有重要作用。信息时代人们的生产方式、工作方式、学习方式、交往方式、生活方式、思维方式等都发生了较大的变化,传统的高校图书馆档案管理方式在安全性、高效性、便捷性等方面都不能适应信息时代的要求,人类社会信息记录已从纸张信息走向数字化和网络化。高校图书馆档案管理工作应充分利用信息网络技术带来的新契机,利用信息网络正在迅速地向着集成、高性能、智能化方向全面展开的大环境更好地发展档案事业,以科学化和技术化的手段管理图书馆档案,从而逐步实现图书馆档案管理的现代化,以适应高校改革与发展的新需要。因此,研究高校图书馆档案管理信息化问题具有重要的现实意义。

1高校图书馆档案管理信息化存在的问题

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