企业人事档案信息化管理论文

2022-04-28

摘要：所谓企业档案信息化，简单来说就是利用现有的信息技术以及网络将企业的档案信息资源进行有效储存、管理和使用，进而最大限度提高企业档案管理的效率和信息的使用程度，让企业的发展更加稳定、信息使用更加快捷，提升企业的经济效益。今天小编给大家找来了《企业人事档案信息化管理论文(精选3篇)》，欢迎阅读，希望大家能够喜欢。

企业人事档案信息化管理论文篇1：

加强企业人事档案信息化管理的几点思考

摘要：面对信息技术飞速发展的今天，企业人事档案实现信息化管理，提升了企业人才合理调配的实效性，提高了人事档案管理和利用效率，使企业的人事档案管理工作真正实现现代化和信息化，推动了企业的持续有效发展。所以，企业亟待培养和加强人事档案信息化管理意识，健全企业人事档案信息化管理的规范指导体系，提升企业人事档案信息化管理工作者的综合素质。

关键词：企业人事档案；档案信息化管理；企业人才

随着社会的进步，现代企业管理机制的不断完善和规范，人力资源管理作为企业管理职能中的组成部分，已经成为关乎企业长远发展的重要管理项目。加强企业人才队伍管理，促进人尽其才、才尽其岗是企业持续发展的重要保证。那么加强企业人才队伍管理，关键是要加强企业人事档案管理。企业人事档案是各类人才在社会、企业实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映。加强企业人事档案管理有助于企业全面考察、了解和正确选拔、任用人才，保证企业持续有效发展。目前，在网络科技日新月异、咨讯交流方便快捷的时代，加强企业人事档案管理的重点就是实现人事档案的信息化管理。

人事档案的信息化管理，其核心内容就是通过档案信息资源的数字化和档案管理过程的网络化，对人事工作中产生的各类信息，特别是对人事工作中产生的丰富档案信息，进行存储、加工、检索、传输，为企业人事档案工作提供及时高效的服务，以实现档案资源的共享，提高人事档案管理和利用效率。具体来说，通过数据处理技术，对不同组织形式（有卷、无卷）的人事档案分库，对不同信息形态（文字、图片、影像、录音）的人事档案同库处理，有效地解决了人事档案管理中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档问题，多媒体人事档案信息的综合管理问题。其主要包括三方面内容：一是人事档案电子文件的运行系统；二是人事档案电子信息的安全系统；三是保证人事档案电子文件原始性、真实性、完整性的归档系统。那么如何加强企业人事档案信息化管理，主要有以下几点思考。

一、树立加强企业人事档案信息化管理的紧迫意识

企业人事档案是企业在人事管理活动中形成的，记录和反映个人经历、德才能绩、工作表现的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用人才的重要依据。在信息技术飞速发展的今天，如何快捷地对人事信息进行筛选、排序、分类、汇总、查询和检索，确保企业人事档案管理工作高效运行，是当前加强企业人事档案信息化管理的紧迫任务。

一方面，企业高层和相关部门需高度重视人事档案管理的信息化建设。实现人事档案信息化管理是一项繁重的工作任务，这些工作的顺利进行，必须得到企业高层和相关部门的高度重视，尤其企业各级管理层要从上到下形成共识。树立加强企业人事档案信息化管理的紧迫意识，从意识形态上重视，从物质形态上支持，认真总结档案管理工作的陈旧的管理手段和方式，创新完善适应现代企业发展要求的档案管理新机制、新内容，推进企业人事档案信息化发展的速度，逐步建立与企业现代化发展相适应的人事档案信息化管理工作机制。使人事档案信息化管理工作切实促进企业发展，使企业在人才培养和使用上更趋合理、更有针对性和方向性。这样不仅提升了企业人才合理调配的实效性，更达到了人尽其才的目的，调动了职工的工作积极性和主动性。

另一方面，培养企业人事档案管理人员的信息化意识。企业人事档案管理人员受知识结构、年龄等因素影响，往往对传统的档案管理方式形成依赖；信息安全、稳定问题仍处在不断完善阶段，其常没技术能力应对电子档案的有关问题。所以，企业人事档案管理人员可能难以接受以电子文档为主的信息化方式管理档案。企业应树立人事档案管理的效率意识，帮助员工认清信息化管理的效率优势；企业应增强人事档案管理人员的学习意识，不断提高员工文化素质、改善知识结构；企业应普及与时俱进意识，保证员工与时代接轨，加强企业的竞争力。总之，要在意识上与时俱进，不断更新服务观念，善于运用现代化的管理设备创新服务方式，提高服务效率，适应新的服务需求。还要有不断学习新知识、新技术、新理念的习惯和劲头，以便能在信息化档案管理工作岗位上规范、标准、高效、高质地工作。

二、健全企业人事档案信息化管理的规范指导体系

在信息技术飞速发展的今天，很多企业的人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，人事档案的电子数据库没有建立，管理的重心还是实体管理，实现人事档案的信息化管理在一些单位还是一句口号。很多人事统计工作还是靠原始的手工完成，造成人力资源的极大浪费。这种管理方式的封闭、管理制度的陈旧、管理手段的落后势必影响企业的发展与用人机制，所以，健全完善一套加强企业人事档案信息化管理工作的规范指导体系也是迫在眉睫。另外，人事档案记载的信息非常丰富，时间跨度也大，由于主观和客观方面的原因，有些人事档案中的信息常常会或多或少有差错，数据前后不一，甚至有时一种信息有几种不同的记录，如何能让这些问题在信息化建设中得到顺利地解决，使原始纸质档案与数字档案做到很好的衔接，并且在数据库建设的同时解决标准化与规范化的问题，这就要求我们要有一个完整的业务规范指导体系，使从事档案信息化建设的工作人员得到政策上的支持与方式方法的指导，从而形成一个统一、规范、科学、缜密的人事档案信息资料数据库。还有，人事档案的信息化建设是档案资源科学、有效整合的手段，建立人事档案的数据库就是最好的整合。建立电子档案，在保管好实体档案的基础上，实现人事档案的电子化，将有关信息全部录入计算机，利用人事档案信息对人员队伍进行综合分析，使得档案的检索和查询更加迅速和快捷。同时，在录入数据库的基础上，建立每个人的个人档案信息平台，以姓名、岗位、身份证号、本人照片等重要信息作为检索，以人事档案的目录作为条目链接。随时通过计算机增加个人的考核、奖惩、教育、成果等数据资料，使企业的人事档案管理工作真正实现现代化和信息化。

同时，应做好人事档案信息化管理的安全、稳定应对工作。信息化管理最大的挑战之一就是安全性、稳定性。人事档案信息化管理的安全和稳定，指硬件设备（服务器、电脑、移动硬盘等）和软件（操作系统、数据库、人事档案软件等）中的数据受到保护，不被无意地或恶意地破坏、修改和泄露。人事档案信息系统能够连续、可靠、正常地运行，有关信息服务不会被中断，保证人事档案信息的可用性、真实性、保密性和完整性。不但要防止来自互联网、移动存储设备的计算机病毒感染，也要防止人事档案管理人员及其他员工对人事档案信息的篡改。所以应做到：一是制定严格的人事档案信息化管理的规章制度，规范化人事档案信息化的操作流程；二是对人事档案管理的文档、软件进行加密；三是保证操作系统的安全性；四是实行严格的安全管理，如对存储有人事档案电脑接连互联网、移动存储设备的管理，定期进行数据备份，定期检查等。

三、提升企业人事档案信息化管理工作者的综合素质

人事档案管理工作是专业性、政治性、机密性较强的工作。涉及个人的隐私和企业员工的成长、工作、遵纪守法的记录，其材料份数多，资料复杂，实现信息化管理，对档案管理人员要求，不仅具备一定的政治素养和专业素养，而且，还要具备一定的档案业务知识、电脑操作知识、一定的软件应用能力和网络知识，才能做好人事档案材料的管理和存放，才能做好人事档案的信息化维护和管理。

第一，建设信息化人才队伍。人事档案信息化建设的一个关键因素就是建设一支高素质的档案信息化管理人才队伍，在人事档案信息化建设过程中，需要档案工作者不仅要具有丰富的档案管理专业知识能力，更要具有创新意识、创新能力及熟练应用现代化管理设备的能力。从事档案信息化管理的工作人员，不仅具有较好的档案管理理论素养及档案管理实践经验，同时具有传统的纸质档案归档能力和现代的信息化档案归档管理能力。

第二，提高人事档案信息化管理人员的思想觉悟。电子文档比纸质档案的查看、修改、提取更方便，若管理人员的保密意思、安全意识较差，可能产生人事信息泄漏、篡改的不良影响。日常工作中，应通过宣传、学习等方式提高人事档案管理人员的思想觉悟。

第三，吸纳不同专业背景人才。档案管理不应只有传统档案管理、人力资源管理等专业背景的人才，更应吸纳具有计算机科学、信息安全技术、网络技术、密码技术等专业背景的人才。调整人事档案管理的整体人员结构，建设综合性的人事档案管理团队，以适应现代化企业建设要求。当然，考虑到企业规模和人力成本，有时不可能在人事部门配备各种专业人才，可以试着与企业内部有关技术部门共同组建人事档案信息化管理团队。

第四，创造业务培训机会。信息化时代对每一位人事档案管理人员在业务素质上提出了更高的要求。企业人事档案管理工作人员要加强专业知识学习，不断扩宽自己的知识面提高掌握现代化、信息化管理技术的能力，努力使自己成为既熟悉人事档案管理业务知识、又懂得计算机管理的具有双重知识结构的复合型人才。企业内部需为员工提供学习和再学习机会，聘请专家到企业为员工讲解、培训有关知识，鼓励员工积极参加企业外的其他社会培训、技术交流、管理经验交流。

作者：王续萍

企业人事档案信息化管理论文篇2：

关于企业人事档案信息化管理的思考

摘要：所谓企业档案信息化，简单来说就是利用现有的信息技术以及网络将企业的档案信息资源进行有效储存、管理和使用，进而最大限度提高企业档案管理的效率和信息的使用程度，让企业的发展更加稳定、信息使用更加快捷，提升企业的经济效益。

关键词：企业;人事档案;信息化管理

引言

信息化时代，互联网是日常生活不可或缺的一部分。在科研、行政工作中，互联网代替传统模式，单位也在这方面投入很多人力、物力、财力。可在人事档案管理中，却未确定互联网的地位，人事档案管理还是采用传统的手工录入、数据统计模式。在信息化高速发展的当下，传统模式已经无法满足人事档案信息化管理。人事档案信息化管理能体现人事档案管理工作的专业价值，潜在优势，发展目标。

1企业人事档案管理存在的问题

1.1档案管理标准与规范不统一

对于很多大中型企业来说，档案管理的标准与要求有所差异，而且企业内部的档案管理标准体系也没有实现统一。另外，档案数据的格式和录入信息的内容不同，很容易使得数据发生错误甚至丢失。在档案信息化建设的过程中，除了需要更改和迁移历史数据之外，还要不断规划管理新建的数据，为此，要想尽快贯彻落实好数字化、信息化建设，就必须不断规范档案管理的标准。

1.2信息内容来源过于简单

目前来看，信息内容来源只依赖于人事档案，且信息内容也有着一定的局限性和雷同性，具体体现在以下几点：第一，档案的填写内容不能具体展示个人特点。第二，大多数的评价内容失去客观性和真实性，具有一定的抄袭问题，不能有效体现个人特征。第三，档案撰写内容篇幅具有一定的局限性，大多数职员的工作总结报告存在单一性，不能有效展示其具体的工作履历、个人荣誉等等，鉴于档案管理的保密性原则，当事人不能对自身档案进行及时查阅，这造成实际的档案内容缺乏完善性和系统性。

1.3存在安全隐患

当前很多单位在人事档案管理工作开展过程中都将信息技术作为重要手段加以运用，有效提升人事档案管理效率，并成为人事档案管理工作改革的重要支撑。但部分单位由于人事档案管理人员的信息技术能力水平有限，在人事档案管理工作开展过程中对于人事档案管理信息系统缺少有效维护，没有定期对信息系统进行杀毒和软件更新，很容易被黑客和不法分子攻击。此外，还有部分人事档案管理人员安全意识薄弱，导致部分有价值的档案被他人窃取，进而给当事人和单位造成不利影响。

2企业人事档案管理信息化建设的具体措施

2.1制定档案信息化建设的制度与方案，加强质量控制

对于档案信息化来说，其基础在于实现档案数据管理的标准化和规范化。如果没有统一的标准就不能整合与共享档案数据，实现档案信息建设。为此，企业在进行档案信息化建设的初期，就必须制定与之相关的标准和规范，才能真正从根本上解决档案数字化和信息化的缺陷。在制定档案信息化建设方案的过程中，必须严格遵守档案信息化建设的有关制度。制定好档案信息化建设方案，才能进一步推动企业档案信息化建设。

2.2强化信息技术应用的安全保障

人事档案信息事关当事人的合法权益和单位发展，必须对人事档案信息进行合理保护，将人事档案信息保护作为档案信息开发和利用的重要前提。在信息技术应用安全保障方面注重以下两方面工作。一是要通过技术手段提升人事档案信息的安全保障系数，单位要引进专门的技术人才加入到人事档案管理之中，通过专业技术对人事档案信息系统进行升级改造，并建立更为严密的防火墙，防止黑客和不法分子通过信息手段入侵。另一方面，要加大对人事档案管理人员的安全教育培训，让人事档案管理人员认识到人事档案信息安全的重要性，在人事档案信息管理和开发过程中有意识地进行管理和操作，避开安全陷阱，确保人事档案信息安全。

2.3培养专业的档案人才

在档案信息化建设的过程中，需要大量的复合型人才，不仅要求其有扎实的档案管理专业素养，还要熟练操作计算机技术，另外，还需要具备较强的英文阅读水平和翻译能力以及现代管理能力等。在培养专业的档案人才的过程中，企业一方面要引进具有计算机、管理能力和较强英文水平的高校人才来充实档案管理团队，还要定期、不定期对其进行专门的培训，并开展各种类型的检验活动，才能使得企业的用人制度越来越规范。另外，为了真正培养有才能的档案信息化人才，還需要建立健全企业的人才评价机制和竞争机制。

2.4提高人员素质

人事档案管理人员是管理工作开展的主体，其专业素养直接影响到人事档案管理工作的实效性。现阶段要以当前的岗位需求为前提制定专业化的培训计划，通过对人事档案管理人员的培训来强化人员知识体系与专业技能的更新，提升计算机操作和信息技术水平，满足信息时代下人事档案管理工作的基本需求。另外管理人员也要具备危机意识和学习意识，树立终身学习的理念，充分地认识到信息技术在工作开展中的重要性，借组网络平台获取学习资源，以此来适应当下激烈的市场竞争环境。除此之外，还应当强化管理人员的思想政治教育，在人事档案管理工作实际开展的过程中要明确自身的岗位职责，增强管理人员的职业精神，通过一系列政策法规和法律知识的学习增强法制意识。

结束语

综上所述，在人事档案管理工作开展的过程中，信息技术的应用不仅创新了管理方式，提高了管理效率，实现了管理工作的改革，并且充分提高人事档案信息资源的利用效率，实现了价值的最大化，为单位未来的发展提供了有效的保障。由于信息环境较为复杂，信息技术具有双面性，因而在实际应用中要保障人事档案资料的安全性，通过人员素养提升、政策体系完善等等一系列的措施强化人事档案管理的信息化建设，为单位持久健康发展提供更好地服务。

参考文献

[1]林晨.信息技术服务于人事档案管理工作的研究[J].神州，2019（09）.

[2]王晓欢.人事档案信息化管理与服务工作探析[J].中国科技投资，2018（17）.

[3]魏书林.信息技术在人事档案管理中的运用浅析[J].才智，2019（02）.

通讯作者：汪海鸥——（1976.9——）女，硕士，副教授，研究方向：涉日建筑

作者：颜赛

企业人事档案信息化管理论文篇3：

企业人事档案信息化管理面临的挑战及对策

摘要：随着时代的进步科技运用的发展，各行各业都在传统本职工作的基础上纷纷不断加入了信息化手段和方式的运用，大大提高了工作的效率和工作成果。本文主要对信息化技术在人事档案管理中的具体应用进行分析，指出了人事档案信息化管理面临的挑战及对策。

关键词：人事档案；信息化管理；挑战；对策

一、前言

人事档案管理是一项精细化要求高的管理工作，因此传统的管理手法经常容易出现管理混乱或失误。随着以计算机为代表的信息化科技时代的到来，人事档案管理也面临着从原来的纸质化向信息化管理转变的挑战。对于人事档案管理人员来说应该迎积极采取对策迎接挑战，实现人事档案管理的全面信息化发展。

二、人事檔案信息化管理的重要意义

人事档案的信息化管理是适应当前时代发展要求下的一项主流档案管理趋势，对企事业单位和国家的人才管理利用都具有着重要意义。

1.实行人事档案信息化管理，大大减少了以往纸质文档管理的工作量，精简了人员构成和工作内容，提高了管理效率。

2.信息化管理实施改变了以往建立简单使用困难的局面，实现了一次录入管理、多次反复使用，更利于单位对人才情况有一个综合了解，提升人才资源的合理化配置利用效率。

3.人事档案信息化管理使全国的人才信息和资源实现了更大程度的共享和人才流通，提高了单位选用的人才与岗位的匹配度，满足了现代众多行业个性化和多元化的人才选用需求。因此，也在另一方面对人事制度的改革具有重要作用。

4.以往有对人事档案进行传动、调阅的时候，都要把纸质文件调出，容易造成纸质文件实物的损坏或丢失，而信息化管理的实施，无疑保护了纸质档案文件的完好，有利于人事档案事业建设。

三、人事档案信息化管理面临的挑战

由于人事档案是一项存在历史较久、管理思维和模式形成了较为稳固的方式等原因，对信息化投入人事管理的使用形成了一定的挑战，具体有以下几点：

1.以往的人事档案管理模式较为单一、陈旧，需要的人力劳动量也很大，而且由于工作量繁杂细琐经常会出现这样那样的差错，因此管理的效率也不高。一方面人事档案一旦封存若再想调阅或流转就很难，或需要一定的翻找时间，降低了档案管理的及时性、方便性和准确性；另一方面人事档案的库存式管理使各单位很难对人才信息有一个综合的了解，降低了社会人才资源的配置和利用效率。

2.以往的人事档案管理人员接受的都只是与传统档案管理相关的业务知识能技能培养，对信息化档案管理系统和设备的操作比较陌生，在主观上直接制约了人事档案信息化管理的推进和实施。人员要素往往也是进行一项革新或改革时需要考虑的第一基本要素。

3.人事档案信息化管理强调的是对信息化手段的运用，因此在实施过程中信息化的软硬件设备是必不可少的。但是目前我国人事档案管理的设备现状就是管理软件或平台落后、缺乏先进的硬件设施，不能适应现代的人事档案管理和使用需求，也不能满足现代化办公操作的要求，这些也都从物质条件上限制了信息化管理的转变实施。

4.信息化的人事档案管理对人事档案和信息文件的处理方式改变了以往纸质档案的方式，而是更多地利用电脑信息存储形成网络资源库的方式。但是由于传统的人事管理的技术标准和组织工序都不能与现代化的计算机操作相匹配，因此存在信息化方式难以实施阻碍信息化管理进程的挑战。

5.有一些大的企事业单位，意识到了人事档案信息化管理的重要价值，也实行了信息化管理方式的改革。但并没有进一步制定一个规范的实施要求并严格落实，因此在具体的实施过程中，经常出现信息录入不完整、人事信息不准确、更新不及时等问题，这些都违背了人事档案信息化建设的初衷，也限制了信息化管理的有效开展。

四、应对人事档案信息化管理挑战的对策

针对上文所述的人事档案信息化管理实施中所面临的一些挑战，具体可以从以下几项措施入手来迎接应对。

1.提高人事档案管理人员的素质。一方面引入既对档案管理业务知识技能熟练精通、又了解相关法规、并且能够操作使用信息化设备的专业复合型人才，另一方面加强对老员工在工作技能方面的提升，尤其是对信息化设备的认识和操作学习，使他们能够在最快的时间内完全独立熟练地进行信息化操作，能够胜任现代化人事档案管理的工作要求。此外，也要加强管理人员的职业操守提升，提高他们在工作中的细致度和责任心，增强他们的工作服务理念。

2.升级人事档案管理的软硬件设备。首先应该适当增加资金投入采购一批适应现代化人事档案管理要求的信息化设备，其次应该对老的、落后的管理软件和平台实行更新换代，使其能够满足现在的管理工作需求，为人事档案信息化管理的实施和发展提供物质保障。

3.制定完善的信息化管理体制。企事业单位应该在做好人事档案管理信息化转变的人员和设备准备时，更应该针对自身的经营策略和特点，制定一套完善的实施规范并严格落实，促使人事档案在录入时的准确有效完整、在流动中的合法规范合理，确保人事档案管理的高质、有效开展，为自身的经营和发展提供高质的人才资源。

4.根据信息化人事档案管理的流程和要求，优化原油人事管理技术标准和组织工序规范标准，使其能够最大化地与信息化档案管理实施相匹配，为人事档案信息化管理的推进提供有力的保障。

5. 制定一个规范的信息化人事档案管理的实施标准，并在日常工作中要求工作人员严格按照标准实施，确保人事信息录入的真实、准确。

五、结束语

当今社会是信息化高度发展的社会，所有工作都或多或少地受到了其影响，并且从中获得了一定的便利。但对于人事档案管理这种传统行业，在推进过程中仍面临着诸多的挑战。人事档案管理人员应该勇于迎难而上，针对存在的问题研究相应的解决对策，使人事档案管理的信息化升级转变能够早日全面有效的完成。

参考文献：

[1]郝小红.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].办公室业务，2012（15）.

[2]崔娜.新时期人事档案管理信息化建设研究[J].价值工程，2011（24）.

[3]张艳.人事档案信息化管理研究[J].华南理工大学，2011（6）.

[4]张玲.浅析人事档案信息化面临的机遇与挑战[J].兰台世界，2010（9）.

[5]韩淑华.我国人事档案信息化管理研究[J].兰台世界，2011（4）.