和谐的工作氛围是做好办公室工作的前提和保障

办公室, 这个看似简单而又平凡的部门, 在单位里却发挥着不可估量的作用, 运行的好与坏将直接影响着一个单位的工作质量和效率, 甚至影响着单位的工作形象和面貌。可以说, 办公室的工作是单位的核心要害部门。

办公室的工作繁杂, 面面俱到, 要想把工作做全面, 服务到位, 需要办公室的工作人员齐心协力, 团结一致, 营造一个良好和谐的工作氛围, 从而在工作中激发出一股活力和热情, 为实现办公室快捷、高效的工作目标而勤奋努力地工作。但是, 在目前新形势下, 许多单位的办公室只注重应付日常繁杂的工作, 而忽略了营造人与人之间和谐的工作氛围, 使得工作开展起来感到很棘手, 工作的执行力度明显缺乏。即使某些工作做了, 也只是简单地应付差事, 目的和出发点与达到的期望值存在着很大的差距。为了避免这种现象长期持久地存在于工作中, 避免影响到单位的工作效率和形象问题, 需要办公室的领导者高度重视, 想方设法在工作中营造和谐的工作氛围。

一、在工作上, 要处理好上下级之间的关系

办公室的工作每天都处于忙碌之中, 单位的领导在工作中不要用权利压制工作人员, 经常以命令式的语气安排工作, 会给工作人员一种居高临下、盛气凌人的感觉, 大家工作起来缩手缩脚, 甚至无信心做好职责范围内的工作, 长期处于一种压抑、紧张的工作状态, 极大地打消了工作人员的工作积极性。这样的结果往往是为了完成工作任务而不是心甘情愿地付出。因此, 在工作中尽量创造一种平等、友好、和善的工作氛围, 对处理好上下级之间的关系显得尤为重要。

二、工作人员之间要互相协作和沟通

办公室的工作千头万绪, 很难把工作职责划得很清楚, 有些工作可以说是交叉性的, 需要工作人员互相配合和积极协作, 才能把一项工作圆满完成。如果互相之间斤斤计较、互相推诿, 难免会产生误解和矛盾。这时, 就需要工作人员相互之间进行经常性的沟通和交流, 使各自在宽容、平和、愉悦的气氛中工作;做到互相支持、互相谅解、互相尊重;面对困难能共同承担压力, 树立积极向上、锐意进取的精神。使工作人员在人人参与、人人分担、人人享利、人人得酬的大环境下彰显出其存在的价值和意义。

三、建立办公室工作人员的奖惩机制

办公室的工作有时很难说清楚谁干得多、谁干得少, 忙碌时不分你我齐上阵, 这时有可能工作人员互相抱怨, 认为自己和别人比干得多多了, 显然觉得自己吃亏了, 于是就产生消极怠工的不满情绪, 该自己做的工作敷衍了事, 得过且过, 严然一副无所畏的态度。而那些认认真真、踏踏实实工作的人员可能就没想太多, 一门心思地扑在工作中, 并且为了更好地完成工作任务, 正绞尽脑汁、想方设法地酝酿着如何把眼前的工作抓紧时间做好, 能够尽快交上一份满意的答卷。这很显然就出现了忙闲不均的现象。在这种情况下, 作为办公室的领导就应该考虑建立一定的奖惩制度和采取一定的奖惩办法, 让工作人员树立信心, 消除怠慢工作情绪, 以饱满的工作热情投入到本职工作中去, 充分发挥自己的聪明才智, 尽职尽责, 脚踏实地做好本职工作, 更好地实现自身的价值。

四、组织办公室工作人员开展形式多样的文体娱乐活动

在办公室工作时间长了, 经常会让工作人员感到忙碌而疲乏, 在一定程度上会影响到工作质量和效率的提高。作为办公室的领导者, 这种情况下可以考虑选择适当的时机, 如组织开展户外郊游, 让工作人员走出工作圈, 走进生活和融入大自然, 尽情享受和沐浴大自然中的美好风光, 让平常紧张和压抑的情绪得到彻底的释放, 让一切不满和抱怨都烟消云散, 进而消除互相之间存在的矛盾和隔阂, 形成团结协作和互帮互助的和谐、融洽的工作氛围, 以奋发向上、热情饱满、不断进取的精神投入到工作中去。通过娱乐活动的开展, 既达到了增进互相之间友情、凝聚智慧, 又达到了提高工作质量和效率的目的。

五、为办公室工作人员提供外出培训的机会

办公室的工作一贯讲究工作质量和效率, 围绕这一问题, 作为领导者应该从考虑如何提高工作人员业务素质和工作能力入手, 为工作人员提供外出培训或进修的机会, 通过业务培训和学习以提高工作人员的素质和工作能力, 为工作人员创造一个能够充分展示和体现自己价值的平台。如此做法, 不仅让工作人员增长知识面和见识, 在不断的进取中对工作充满热情, 对自身的能力充满自信心, 还可进一步增强工作人员之间的凝聚力, 形成团结协作、和睦相处的工作氛围, 以优质、高效的服务完成工作任务, 从而达到提高办公室工作效率的目的。

总之, 要做好办公室的工作需要我们从方方面面着手, 需要团队的集体智慧和力量, 更需要在新形势下开创工作新局面, 创造和谐、友好、进取的工作氛围, 为使办公室的管理工作迈向新起点, 谱写工作新篇章, 提供有力的条件和坚实的保障。