高校办公室干部要在“五能”上下功夫

高校办公室工作不仅是高校日常管理的重要组成部分, 也是高校组织形式中不可或缺的一环。高校办公室干部虽不是决策者, 但却负有为领导决策和落实决策做好服务的责任。高校办公室干部能力的提升, 对提升高校机关核心竞争力具有关键作用。

能力之一:提笔能写, 克服“懒”

不难发现, 许多高校办公室干部, 如果仅从履历上看都是这大学那学院的“高材生”, 论文、课题一大把, 按说写作上一定不错。然而往往事与愿违, 他们一旦走上工作岗位, 特别是长期受办公室琐碎事务的困扰, 就失去了那份执着和拼搏, 变得不愿写、应付写、甚至排斥写。究其原因, 我想无非是一个“懒”字, 是对“年复一年, 日复一日”的办公室工作提不起精神, 看不到效果, 失去了成就感;对学校的细微变化和发展觉察不到位, 不够敏感。而且, 随着网络的日益发达, 越来越多的干部热衷于网上“摘编”“照抄”, 好多工作计划方案也都可以不必动脑就能在网上找到“参考答案”, 时间一长, 就变得“懒”起来。其实, 写作能力是高校办公室干部的基本技能之一, 写作越扎实、越充足, 融会贯通的能力就越强, 也越容易掌握写作。提高高校办公室干部的写作能力, 要立足于多写多练, 激励大家真正把手“动”起来, 仔细修改用语用词, 反复推敲语句语境, 要把每一次写作当做一次提高和检验写作水平的机会, 多一份认真勤奋, 就多一份收获, 精思细写, 写作能力才能迅速提高。

能力之二:上台能讲, 突出“准”

对于高校办公室干部来说, 具有较强的口头表达能力, 是最起码、最基本的要求。高校办公室面对的是广大基层教职员工, 准确地“表述”是引起心理感应, 感情共鸣的基础, 是赢得尊重, 确保学校顺利开展工作的前提。办公室干部“能讲”不是“乱讲”, 也不是“敷衍”, 而是要在学校规章制度的总体框架下, 做好说明和解释工作。这就需要办公室干部在“准”上下功夫:一是要讲好“内行话”。讲内行话有利于工作的协调。高校办公室干部要养成积累素材的好习惯。高校办公室是学校的“中枢”, 经常会接触到学校层面上教学、科研、招生等方面的第一手材料, 十分难得。高校办公室干部只有牢牢抓住这个广阔的“材料库”和“数据库”, 平时大量积累素材、吸收素材, 才能做到丰富专业词汇量、拓宽知识面、突出新颖性, 起草的材料才会文笔生动、言之有物, 不至于单调枯燥、陈旧老套, 才能说好“内行话”。二是要讲好“政治话”。办公室是学校的“窗口”, 一言一语事关学校形象。有人认为, 政治是“虚”的, 谈起来都是“空”的, 实际上不是。政治涉及我们国家和每个人利益的大事, 时时处处都在。高校工作中也有政治。讲“政治话”不是讲大话、空话, 而是善于从政治上、从学校工作全局看问题, 解决问题, 将政策理论与高校实际工作有机结合, 做到讲起话来, “理”服人, “讲”动人。

能力之三:与人能处, 要有“诚”

高校办公室在上传下达、督查督办的过程中, 不可能没有矛盾和摩擦, 正是因此, 才需要我们去协调、沟通和处理。在协调问题时, 我们要以诚相待, 说实话, 办实事, 不可虚情假意, 口是心非。要相互理解支持, 不在非原则问题上较真, 不在细微之处纠缠。在与同事的沟通上, 要言行一致, 信守诺言。能做到的的事, 要想方设法去完成;做不到时, 应根据实际情况, 做出必要的解释;要把握分寸, 不信口开河, 不开空头支票。与人能处, 不是耍小心眼, 耍小聪明, 也不是谨小慎微、胆小怕事, 而是待人真诚, 传达真实的意图, 反馈真实的情况, 把问题讲清、把原因讲透、把办法讲实, 不弄虚做假, 不干扰决策。高校办公室干部要时刻把谦虚谨慎、与人为善当作人生的座右铭, 不以官位“唬”人, 不以职位“压”人, 不以单位“分”人。

能力之四:遇事能办, 重在“责”

办事、办会、办文是高校办公室的主要行政职能, 一名高校办公室干部能否胜任岗位、有所作为, 能办事、会办事是重要的衡量标准之一。遇事能办其实是高校办公室干部责任意识的体现。高校办公室往往是查遗补缺的部门, 许多事情并不仅仅涉及一个部门, 这就需要办公室统一协调, 往往也是体现办公室人员工作责任心的时刻。比如, 学校设立实验室, 需要学校财务部门审批资金, 行政部门审批实验室场地, 基建部门进行基础施工, 需要国资部门对实验室设备按程序进行招投标, 这就需要办公室在协调过程中勤于学习、善于统筹, 不怕吃苦、不推诿扯皮;主动承担, 积极办理, 认真反馈, 真正把事办好, 办得大家安心、组织放心, 归根结底, 就在一个“责”字。

能力之五:对己能严, 慎于“行”

“为政之要, 贵在廉洁, 廉洁之本, 贵在自律”。对一名优秀的高校办公室人员来说, 严谨慎行是最大的廉洁。严谨, 就是对自己要求严格, 时时事事严于律己, 管好手, 不乱动;管好口, 不乱讲;管好心, 不乱偏。高校办公室人员越是接触面广、事情多, 就越要讲党性、讲纪律、讲奉献, 做严于律己的表率。慎行, 就是要善于把握。凡事都有规矩, 都需要三思后行。说话的生疏深浅, 办事的轻重缓急, 处世的高低姿态, 都体现在行为分寸的把握中。要学会把握, 懂得收敛, 才能让前程变为坦途。