浅议如何完善水利工程档案管理工作——以塔里木河项目为例

2022-09-11

1 水利工程档案在管理工作中的重要性和作用

塔里木河位于新疆南部, 是我国最大的内陆河, 干流全长1321km, 流域总面积102万km2。长期以来, 由于人口不断增长, 水资源不合理开发利用, 过度开垦放牧、乱砍滥伐等, 加剧了塔里木河流域胡杨林等自然林草地和水环境的劣变, 导致了干流下游大西海子以下河道断流, 绿色走廊衰败, 土地沙漠化、盐碱化等生态问题日趋突出。为加强塔里木河流域的生态环境建设, 国务院于2001年批复了《塔里木河流域近期综合治理规划》, 主要项目组成包括灌区节水改造工程, 平原水库节水改造工程, 地下水开发利用工程, 河道治理工程, 博斯腾湖东泵站和输水工程, 干流生态建设工程, 山区控制性工程, 流域水资源调度及管理工程等, 总投资107亿元。规划批复后, 水利部组织编制了《塔里木河工程与非工程措施五年实施方案》, 目前项目已实施三年, 完成概算投资39.6亿元。

作为一项大型水利工程, 从立项、审批到开工建设, 形成了大量的资料管理。因此, 利用好、管理好水利工程建设档案, 使其在水利建设和水利管理中充分发挥作用。其重要性和作用主要表现在:

(1) 对工程的设计、监理、竣工验收等方面提供详细的记载, 并有利于工程的具体管理、养护、维修的规章制度的认真执行。

(2) 对工程建设过程中的质量评定、事故原因分析、索赔与反索赔、阶段与竣工验收及其他日常管理工作具有重要的作用。

(3) 对工程的老化与病害问题提供可行的修补或加固方法或措施;为加固、改、扩建工程提供重要的决策和设计依据, 也为查找、分析事故原因提供重要的法律依据。

(4) 是落实工程质量终身责任制的重要依据。借助工程档案, 能够更好地对新建未立项的工程或者加快工程进度提供参考。

2 塔里木河水利工程的档案管理工作存在的主要问题

(1) 在工程实施过程中不能将档案工作与工程建设同步进行。

(2) 由于该项目点多线长, 且施工队伍流动性强, 目前还没有形成有效的档案管理网络, 使档案资料流向不健全, 由于工程建设中技术、施工人员的调动、变更, 影响了档案工作的质量。

(3) 档案工作的管理制度还不完善, 档案的收集、归档、分类、组卷和编目等没有完全达到程序化。在档案的利用过程中, 没有制定严格的履行档案的各级审批手续, 对开放和未开放档案没有区分。

3 完善档案资料管理工作的可行性建议

3.1 对整个工程的档案管理工作的完善

(1) 工程初期

工程建设初期要根据档案管理的有关法规、规定和技术要求, 制定本工程的档案管理办法、实施细则, 对档案机构及其职责, 对材料归档要求、档案的案卷质量、档案的利用与管理等作出具体规定, 使整个档案工作从工程建设一开始就纳入正常管理轨道, 真正做到档案工作的各个环节有章可循, 有法可依。

(2) 工程准备阶段

在工程准备与建设阶段, 档案管理员应及时了解工程建设项目的计划、规模性质、进度等, 并且经常与工程资料员保持联系, 使得档案的跟踪收集工作从工程立项开始就与工程同步进行。工程建设计划任务的下达、检查工程进度、施工质量等问题都要在档案文件材料中一一备案;单元、分部、单位工程验收及工程竣工验收前必须先对相应的档案进行验收。

(3) 工程建设建设

要注重完善内容不完整的施工技术文件材料, 档案人员及时督促施工监理人员根据现场实际情况重新核对, 补充完善。

(4) 工程竣工和验收阶段

在工程建设后阶段, 要认真做好档案验收工作, 档案验收重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制, 对建设周期长的工程, 应分阶段验收, 查漏补缺, 发现问题, 及时纠错改误, 加强对档案的预验收工作, 以确保资料齐全、完整和准确。

3.2 工程项目档案的验收和管理工作

在实施塔里木河水利项目过程中, 对项目档案的验收要做到规范、严格把关, 这也是保证项目档案质量的重要环节, 按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则, 认真做好档案验收工作。档案验收重点是检查项目的前期文件、隐蔽工程材料和竣工图的编制;对建设周期长的工程, 应分阶段验收, 查漏补缺, 发现问题, 及时纠错改误;加强对档案的预验收工作, 以确保资料齐全完整和准确。同时, 要确保水利工程建设档案管理的规范化。

3.3 注重档案资料管理硬件设施建设

为改善档案保管条件, 该项目要注重加强档案室建设, 可以配备相关设施保证档案管理达到防盗、防鼠、防虫等要求。同时, 还要配备像计算机、碎纸机、复印机、录像机、照相机等现代化管理设备, 实现档案管理与利用的现代化, 使各类档案资料条目清楚, 存放有序, 管理规范, 防止重要资料的丢失、损坏、泄密等现象。

3.4 档案人员要各司其职, 提高水利工程档案报送的质量

档案管理采取责任到人的措施, 全部档案落实到每位业务指导员的头上, 每位业务员有针对性地介入各自负责的工程, 跟踪指导、监督、检查, 对各自负责的建设单位、施工单位、监理单位跟踪服务耐心讲解档案收集、整理、归档的要求, 对施工中档案存在的问题进行业务指导。

3.5 提高档案资料管理人员的综合素质和档案业务水平

参与塔里木河水利工程建设的档案工作者应该解放思想, 转变观念, 勇于创造, 适应档案信息化建设和水利工程档案事业发展的需要。这就要求各位档案人员要学会运用现代化办公手段, 实现档案网络化管理。要具备良好的职业道德和心理素质;要提高业务素质, 做到依法治档, 自觉参加岗位培训;要提高思想素质, 提倡爱岗敬业, 增强服务意识;既有档案管理专业能力, 又善于计算机应用和网络信息管理。

4 结语

塔里木河水利项目涉及水文、生态、遥感、监测等多学科、多领域, 研究思路设计科学、有重大创新, 难度大, 其规模与工作量大, 其成果应用价值很大, 经济、社会效益较大, 目前已应用于塔里木河流域生态综合治理工程中, 研究成果总体达到国内领先水平。因此, 其档案资料不同于一般的水利档案资料, 对工程的运行、安全有直接影响。因此, 搜集与管理好工程建设时期的档案资料至关重要。同时, 要增强服务意识, 注重运用、发挥好工程档案的作用, 实现档案管理由保管型向利用型的转变, 在档案的利用与服务中体现档案价值, 维护其安全运行。建议在今后水利工程档案管理中, 加强像原材料出厂检验报告等资料的收集整理工作, 图纸等资料的收集整理工作。

摘要：本文结合塔里木河流域规划项目建设实际, 通过对工程建设中档案资料的搜集、管理、利用等方面进行探讨, 对如何做好水利工程档案资料管理工作进行了阐述。

关键词：水利工程,档案,管理