水利工程建设档案管理的特点及工作方法

2022-09-11

水利工程档案主要是指从水利工程从策划到实施再到验收等整个流程中所产生的相关记录资料, 图表、文字以及声像等均包含在内。完整、有序地管理水利工程档案, 对后期水利工程的运行、管理以及维护等各个方面均有非常重要的意义。此外, 这些重要的依据和凭证还可作为其他项目工程的经验与借鉴资料。故对水利工程档案管理进行强化, 是推动水利事业发展的重要支撑。

一、档案管理本质

(一) 核心。

档案管理的核心是对工程建设过程中的相关事宜进行记录。水利工程建设主要包括以下几部分:一是工程前期。在该阶段主要包括水文水利分析报告、可行性研究报告、当地社会经济及效益调查报告、工程设计图、环评报告、设计委托书以及审批记录等相关资料。二是工程审批。这就包括了相关部门的审批文件、计划请示文件、经批准的移民方案以及建设用地批件等。三是工程施工。主要包括开工报告、施工图、施工合同书、建筑材料化验单、设计变更文件及图纸、机电设备合格证、试验报告、质量检查、施工记录、评定和事故处理记录、施工单位法人、施工单位资质、监理报告、施工单位技术人员、各施工阶段结论报告以及监理文件等。四是竣工验收。该阶段主要是指各单元工程、单项工程、单位工程验收和竣工验收所产生的验收报告和会议原始资料等。

(二) 档案应用。

1.施工依据。水利工程档案在建设期间, 施工的关键在于批复与立项;而施工的依据则主要是图纸、设计、规范和标准;而合同和文件则主要起明确施工责任和分配施工任务的作用。2.竣工验收的必要条件。根据水利部门所颁发的《关于印发水利工程建设项目档案管理规定的通知》 (水办[2005]480号) 中第二十四条规定要求:未经过档案验收或档案验收不合格的, 不能够通过或进行工程验收。由此可知, 水利工程档案验收是工程竣工验收中非常重要的环节。与此同时, 水利工程档案还可作为工程质量监督部门以及行政主管部门的验收依据。3.运行与维护依据。水利工程档案在维修养护以及调度运行中同样占据着重要地位。其可对水利工程的防洪能力以及设计标准等方面提供最直接、可靠的信息, 便于对工程的抗旱输水和防洪调度等方面的能力进行评估和实施;同时, 档案还能提供技术参数、设备工程安装以及操作手册等相关信息, 是工程设备使用的必备资料。4.改建、扩建依据。由于各种原因需对水利工程进行扩建或改建时, 首先应对原工程的设计、地基情况以及设计标准等各方面进行初步的评估, 通过查阅档案资料, 不仅能使改建或扩建设计与原工程更加贴合, 还可大大提高工程的耐用性和安全性。5.事故处理依据。水利工程本身就是较为特殊的工程, 一旦发生事故, 其波及范围非常广, 且损失数额也非常巨大, 这就需要对责任方进行追究, 为其他项目工程的实施拉起警戒线。在对工程事故进行调查的过程中, 理清责任非常关键, 而档案中白纸黑字留下的信息在此时就成为了最重要的证据。

二、“三个工程”

档案管理, 以时间为纵向主线对工程建设过程进行记录;横向上则对应实物水利工程。笔者认为档案工作应分为三大工程, 分别是财务工程、文字工程 (包括了合同、文件、图纸以及审批等资料) 以及影像工程。

(一) 财务工程。

财务工程主要是指在水利工程建设的过程中, 所涉及的财务档案资料, 而财务也是制约工程的主要因素, 通过对财务数据进行查阅可清楚地掌握工程的进度及花费量。这里所说的财务工程主要是对预算、概算、各类保证金、决算、月支付清单以及备用金等相关信息的统指。

(二) 文字工程。

档案管理的主体就是文字工程, 无论是水利工程的初步拟定、施工阶段以及竣工验收等各个环节都会产生大量的文字内容。通过文字工程, 可使水利工程各环节更加准确、全面、翔实地展现。

(三) 影像工程。

影像工程主要是通过多媒体技术, 例如, 摄影机和照相机等设备, 对工程建设过程中产生的重要事件通过图像的形式进行记录。截至目前为止, 影像技术主要用于领导检查、工程重大会议、完工后工程实景等。通过影像技术对工程进行记录, 使工程记录信息更加真实、直观。目前, 不少隐蔽工程纷纷通过多媒体技术来记录和拍摄工程概况, 使隐蔽工程验收突破了时间地域的限制, 在影像的基础上辅以文字说明, 大大增强了工程的客观性、真实性和形象性。隐蔽工程主要是指钢筋、地基、设备安装以及电气管线等需要掩盖和覆盖的工程。一旦隐蔽工程无法得到有效落实, 可直接导致工程返工, 延长工程时间。为此, 要提高工程质量, 保证工程能够顺利完工, 就必须确保隐蔽工程检查合格后才可继续施工。

三、事件的时间对应

水利工程档案管理主要从工程建设与档案的同步性、工程建设流程的对应性来体现。无论是何种水利工程, 在立项时, 首先需要对相关文件资料进行收集整理。其次, 设计、勘测、监理以及施工等相关协议, 均会产生大量的文字信息, 此外, 这些环节对档案的份数、质量以及移交工作均有明确要求, 这就对档案管理提出了进一步指示;在对施工质量进行检查以及了解施工进度时, 需同时对工程档案管理情况进行收集整理, 没有档案的参与无法准确掌握施工的全过程。在建设水利工程的过程中, 若需要对设计进行变更, 则必须以施工图纸为基础;监理单位批复、施工单位申请以及业主单位同意, 一定要保证时间的先后顺序。

四、电子版与纸版

伴随着电子技术的发展, 计算机成为了当前档案管理工作的重要依靠, 可大大提高水利工程档案管理工作效率, 但纸质版仍然在档案管理中占据着重要地位。一是, 纸版档案材料是以实物形式存在, 更加具有说服力和不可替代性。二是电子档案可将相关信息记录到数据库中, 在统计和查询上具有更强的优势, 且随着计算机技术的发展, 电子档案在工程建设中的作用更加突出, 尤其是异地查阅, 其优势是不言而喻的。近两年来, 国家制定了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》, 标志着电子档案在CAD光盘技术的推动下逐步朝着光盘库载体的模式快速推进, 未来这就成为项目档案管理的主要方向。三是纸版档案与电子版档案内容一致, 无论是内容、时间还是结构, 均必须保持一致。