评估机构档案管理制度

2024-05-10

评估机构档案管理制度（共6篇）

篇1：评估机构档案管理制度

资产评估公司（事务所）

业务档案管理制度

（参考文本）

第一章总则

第一条为了规范本单位的业务档案管理，有效地保护和利用档案，明确业务档案的归档内容、归档形式（或方法）、保管期限、管理责任以及其他档案管理工作中的重要事项，根据《中华人民共和国档案法》、《中国资产评估准则》和《安徽省档案管理条例》，结合本单位实际制定本制度。

第二条本制度适用于本单位办理评估业务与办理与价值估算相关的其他业务形成的业务档案。本单位办理其他业务形成的业务档案，可参照本制度管理。

第三条业务档案是指资产评估师及其执业人员在执行业务过程中形成的，反映评估程序实施情况、支持评估结论的工作记录和相关资料。本单位的业务档案，是评估证据的载体，是出具评估报告的主要依据。本单位的业务档案是考查业务工作的依据，是本单位全面质量管理工作的重要组成部分。

第四条业务档案包括纸质文档、电子文档或者其它介质形式的文档。

第五条业务档案的所有权属于本单位。第二章组织管理

第六条本单位由副总经理（副所长）负责业务档案的组织管理工作，由部门负责评估业务档案的登记及日常管理工作，设一至两名档案管理人员。档案管理部门和档案工作人员的职责是全面负责本单位业务档案的收集、整理、立卷、调阅、销毁等档案管理工作；各业务部门应当指定专人专职（或兼职）负责本部门的业务档案管理工作，配合档案管理部门档案管理人员完成业务档案的移交、归档等工作；项目负责人应当负责对所承办业务项目的业务档案归档过程和归档质量全面负责，是本项目档案质量的直接责任人。

第七条档案管理人员应严格遵守国家有关档案管理的相关规定及本单位的规定，恪尽职守、认真负责, 严格保密，不得外传，不得丢失。

第八条档案管理人员因工作需要发生变动时，应办理档案交接手续，负责业务档案管理的本单位领导监交。交接手续办理完毕后，移交人、接收人、监交人要在移交表上签章。移交人必须办完移交手续后方可调离该岗位。

第三章业务档案的整理

第八条业务档案首先由业务部门负责整理

1.项目负责人在评估报告日后90日内，及时将工作底稿与评估报告等资料整理归档，任何人不得将应归档资料拒绝归档或据为己有。

2.工作底稿通常不包括已被取代的工作底稿的草稿或财务报表的草稿、对不全面或初步思考的记录、存在印刷错误或其他错误而作

废的文本，以及重复的文件记录等。因各种原因造成的评估业务未完成就终止而形成的底稿，自行决定保存或销毁。

3.针对同一基准日，不同评估目的，委托资产范围重叠的评估业务，出具两个或多个评估报告，应将其视为不同的业务分别整理底稿，形成相应类型的业务档案。

4.整理的资料要做到完整有序，索引号要与目录保持一致，反映工作底稿间的勾稽关系。

5.资产评估档案的归档内容参考格式见附件一。

第九条整理后的评估工作底稿，要按工作底稿目录顺序排序，底稿需由项目负责人、部门负责人签字后交给档案管理部门。

第十条档案管理部门人员整理。档案管理人员的整理是业务档案的最终把关，要严格按照业务档案的内容和底稿中的目录顺序做进一步整理。在整理过程中要注意以下事项：

1.要拆除底稿中所有的金属物，以防装订时发生意外。2.纸张超出规格的，在不影响资料完整的前提下可剪裁，不能剪裁的可加以折叠，折叠的纸张要确保装订后不影响阅览全部内容；破损、卷角、折皱、装订线过窄和纸张小于规格的，要用白纸予以裱衬；传真资料要复印后才能装订。

3.如发现底稿中有问题，如：评估人员、项目负责人等相关人员没有签字，主要归档资料不全、页码混乱等，要及时将档案退回给相关人员，补齐后重新整理、验收。

第十一条业务档案登记。档案管理人员在整理业务档案的同时

应填好《业务档案登记表》。《业务档案登记表》上的主要信息应与本单位的《发文记录》保持一致。

1.资产评估报告《业务档案登记表》应包括：序号、报告文号、签发人、项目负责人、参加评估人员和签发日期，被评估单位名称、地址、联系方式、资产总额，评估类型和报告类型，收费情况等信息。

2.利用计算机登记的，为防止停电或计算机故障等因素影响档案的使用，每次登记后应及时形成纸质文件。

第十二条业务档案装订和护封。将整理并登记好的底稿进行装订、打页码，并附封皮、封底。

1.装订。装订要做到牢固、整齐、美观，不压字，不漏页，不影响阅读。

2.打页码。

3.护封。业务档案的封面应有事务所的全称、业务单位全称、报告文号、卷数、页数、入档盒号、审核人和立卷人盖章、存档日期等。应用黑色水笔、正楷字体填写以上内容，字体要清楚工整。

4.档案管理人员应及时将已移交的业务档案进行整理、登记和装订。

第十三条业务档案装盒。档案装订、护封后应及时装盒。本着便于查找、利用的原则，档案盒封面写清本单位名称、档案类型和年号；档案盒脊部写清档案类型、年号、档号、卷数和盒流水号等内容。

第十四条业务档案的码放。档案盒应以档号从小到大、从上往下、从左往右的顺序码放,档案码放不得过挤，方便于档案的查阅和

整理。为了节省空间和开支，对于比较厚的、卷数多的业务档案，可以在档案的脊部贴上醒目的标有年号和档号的标签，直接按顺序竖排在档案柜里也可。

第四章业务档案的保管

第十五条设专柜保管业务档案，要做好防盗窃、防火、防尘、防潮、防虫、防鼠、防光、防污染，确保业务档案的安全。档案柜上应插有注明柜号、档案种类、年号、档号的卡片；对于档案较多的评估机构应做档案查找索引，该索引只要包含档案的名称、年号、柜号、层号就可以了，有些比较特殊的档案需要单独存放的，可在备注栏中注明。

第十六条电子档案等的管理。在评估活动中形成的电子文档或者其它介质形式的文档均应收集齐全，立卷归档。电子或者其它介质形式的重要工作底稿，如评估业务执行过程中的重大问题处理记录，对评估结论有重大影响的现场勘查记录、询价记录和评定估算过程记录等，应当同时形成纸质文档，分别保存。

第五章业务档案的调（借）阅第十七条业务档案的调阅

1.本单位业务部门因工作需要借阅档案的，须经本部门负责人同意；非业务部门因工作需要借阅档案的，须经本单位负责人批准，然后在档案管理人员处办理借阅手续，方可借阅。借阅后应及时归还，最长期限不得超过一周，自借阅当天起算。

2．公安机关、法院、检察院依法履行职责需了解有关情况，应同时出示介绍信和能够证明经办人身份的证件，经本单位负责人同意后，才能办理查阅手续。

3.资产评估协会和监管机构依法进行的质量检查，应同时出示介绍信和能够证明经办人身份的证件，经本单位负责人同意后，才能办理借阅手续。

4.其他依法可以查阅的情形。

5．借阅档案时，借阅人应承担保密责任，不得泄露原委托方商业机密时，也不得外借他人。

6.档案借阅人应当保持案卷整洁，不得勾画、涂改、伪造、拆页，损毁和丢失，不得擅自抄录、复制，确需抄录、复制的，应征得本单位负责人的同意，并在抄录件、复印件上注明来源。

第十八条业务档案的归还

1.归还档案时，档案管理人员要检查档案的完整性，档案收回后，借阅人要记得办理退还手续。

2.归还的档案若出现损坏、涂改、拆页等现象，档案管理人员应要求借阅人恢复原样，必要时填写《业务档案毁损、丢失报告单》说明原因并由责任人签字盖章、档案管理人员和本单位负责人签字后存档，并追究借阅人的责任。

3.借阅人员若将档案丢失，应填写《业务档案毁损、丢失报告单》，写清丢失原因，由责任人签字盖章、档案管理人员和本单位负责人签字后存档，并保留追究相关责任人责任的权利。

第十九条业务档案的拆卸。业务档案装订后不得随意拆卸，如因业务报告的补充、修订等原因确需拆卸的，须附上“业务档案更改说明”，按规定批准后，由档案管理人员拆卸并及时装订。

第二十条涉及离职员工档案清理。当业务人员办理离职手续时，应由档案管理人员清理有关业务档案，并在其流程表上签署意见；若存在有欠交工作底稿或未归还业务档案情况，档案管理人员应催其及时上交；若已将责任转移给其他员工的，应办理转借手续；如已丢失的，按档案丢失制度处理。未查清前不得办理离职手续。

第六章业务档案的销毁

第二十一条评估业务档案自评估报告日起至少保存十年。国家法律、法规另有规定的，依照其规定。评估机构不得在规定的保存期内对已完成归档的评估业务档案删改或者销毁。保存期届满后，对确无保存价值的档案，由档案管理人员会同有关部门提出书面销毁意见，编制档案销毁清册，经本单位主要负责人书面同意后销毁并进行监销。

第二十二条评估业务档案销毁清册应列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

第二十三条监销人员在档案销毁前，应认真审查、核对档案销毁清册；档案销毁后，应在档案销毁清册上签章。书面销毁意见、档案销毁清册主要负责人书面批准件应作为永久性档案长期保存。

第七章附则

第二十四条本制度由负责解释。第二十五条本制度自发布之日起执行。

附件一

评估档案的组成范例

一、管理类工作底稿

（一）评估业务基本事项的记录；

（二）业务约定书；

（三）评估计划；

（四）评估业务执行过程中重大问题处理记录；

（五）评估报告的审核记录。

二、操作类工作底稿

（一）现场调查记录与相关资料 1.委托方提供的资产评估申报资料； 2.现场勘查记录； 3.函证记录；

4.主要或者重要资产的权属证明材料； 5.与评估业务相关的财务、审计等资料； 6.其他相关资料。

（二）收集的评估资料 1.市场调查及数据分析资料； 2.相关的历史和预测资料； 3.询价记录；

4.其他专家鉴定及专业人士报告； 5.委托方及相关当事方提供的说明； 6.证明和承诺； 7.其他相关资料。

（三）评定估算过程记录

1.重要参数的选取和形成过程记录； 2.价值分析、计算、判断过程记录； 3.评估结论形成过程记录；

4.其他相关资料。

篇2：评估机构档案管理制度

第一章总则

第一条为加强**公司（以下简称“公司”或“**”）的档案管理，完整、系统地保存公司在工作中形成的各种门类的档案，服务和促进公司各项工作，根据《中华人民共和国档案法》和**地区档案工作的有关规定，结合公司实际，制订本办法。

第二条本办法所称的档案，是指中共中央、中共**地区区委、**地区人民政府、**地区财政厅及**各行政机关、中国银行业监督管理委员会及其派出机构、人民银行及其分支机构等监管部门发布的，应由公司归档保存的各类公文，以及公司在各项工作活动中形成的具有参考利用价值、保存备查的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第二章管理体制和任务

第三条公司档案管理实行“统一领导、分级管理”的体制。综合办公室是公司档案工作的主管部门，具体负责公司本部档案的管理，并对各部门的档案管理工作进行督促、检查和指导。

第四条公司各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并指定专人负责档案管理工作。公司各部门的档案定期向综合办公室移交保管。

第五条档案工作的主要任务：

（一）贯彻执行档案工作的方针、政策、法令、条例和办法，制定并建立健全公司档案工作各项规章制度。

（二）管理公司各类档案，对公司各部门形成的各种文件、资料进行收集、整理和归档，并积极提供利用。

（三）对所保存的档案进行科学管理，不断提高档案管理水平，做到案卷质量标准化，档案整理系统化，库房管理科学化，查找利用现代化。

（四）执行保密制度，防止档案失密和泄密，确保档案的安全。

第三章档案的归档

第六条公司各部门在工作中形成的文件、材料在办理完毕后，应及时归档和立卷，任何部门和个人都不准私自留存、销毁应归档的文件材料。

第七条在公司办公自动化系统（下简称OA系统）中，各部门档案管理人员要加强对系统的日常管理和维护，对本部门办理中文件进行跟踪掌握，对办结文件及时进行归档。

第八条档案归档范围包括文书档案、电子档案和实物档案。

第九条文书档案包括文字材料、会计档案。

（一）文字材料：

1、上级党政机关、区直部门、各银行业务监管部门及其他相关单位发给我公司的各类文件。

2、公司参加各级部门组织的有关会议的文件材料。

3、公司各类会议的决议、记录、纪要等文件材料。

4、公司对内或对外的各种请示、报告、通知、批复等公文。

5、公司制定的章程及规章制度。

6、公司的综合性报告、专题报告、工作总结、内部刊物、简报和各种汇编资料。

7、公司的合同、协议、法律意见书、诉讼文书。

8、信托业务中发生的各种尽职调查报告、信托文件、交易文件、客户资料。

9、其他有参考、凭证作用的文件、资料。

（二）会计档案：

1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。

3、财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，其他应当保存的会计核算专业资料。

第十条电子档案包括电子文件、声像档案、数据库文件、计算机程序、OA系统档案。

（一）电子文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，归档范围参照文书档案的归档范围。归档时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。电子文件应以确保其真实性和不可改动性为原则确定保存形式。

（二）声像档案：

1、反映公司重要活动、大事件的照片、录音、录像等材料。

2、上级机关领导和著名人物视察公司工作的重要声像资料。

3、公司组织或参加的重大文体活动、公务活动的照片、录音、录像。

（三）数据库文件：指信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数，及清算数据等。

（四）计算机程序：指使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件等。

（五）OA系统档案：指通过OA系统办理各项事务所形成的档案，依据OA系统中档案管理流程进行归档。

第十一条实物档案包括锦旗、奖状、奖杯、奖品、荣誉证书、公司各种执照证书原件。

第十二条档案归档时间

（一）每的文书档案，立卷须在次年六月底前完成，并向综合办公室报送。

（二）每的电子档案，公司各部门整理、归档完毕后，于次年六月底前向综合办公室报送，同时作好电子备份。

（三）实物档案在取得实物后，及时移交综合办公室。

（四）照片、录音、录像等声像档案由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时移交综合办公室。

第四章档案的整理

第十三条档案分类

（一）按机构分类：将文件材料按其产生或承办部门分开。

（二）按问题分类：将文件材料按其反映的问题分开，及涉及若干问题的文件材料，应按其所反映的主要问题分。

（三）按分类：将文件材料按其形成或针对的分开。不同的文件材料一般不得放在一起立卷，但跨的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨的规划、计划放在针对的第一年立卷；跨的总结、决算，统计，放在针对的最后一年立卷；跨的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；回顾及纪念性文件放在写成年立卷。

（四）按项目分类：对于信托业务的文件，按照项目分类并立卷保管。

（五）按客户分类：对于重点客户的项目，按照客户分类立卷保管。

（六）按期限分类：根据文书档案管理期限标准的规定，将文件按不同的保管期限分开，期限分为永久、长期（十六年至五十年左右）和短期（十五年以下，含十五年）三类。

1、凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括：公司重要的决议、决定、记录、总结、照片和声像材料，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议的主要文件材料，重要的请示、报告、总结，综合统计报表，机构演变、高级管理人员任免的文件材料，上级党政机关及各有关监管部门发来的与本公司业务有关并要贯彻执行的重要文件。

2、凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。它主要包括：公司一般业务性的文件材料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作形成的一般文件材料，上级机关及各有关监管部门颁发的与本公司业务有关的一 5 般文件材料，下级机关报关的总结、报告和统计表等文件材料。

3、凡是在较短时间内对公司有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。它主要包括：公司一般事务性的文件材料，下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。

4、会计档案保管期限按照国家档案局《会计档案管理办法》执行。

第十四条档案整理

（一）文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；非诉讼案件结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料在后。绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。其它文件材料依期形成规律和特点，按有关规定排列。

（二）声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和作者。

（三）归档文件材料应格式统一，质地优良，书写工整，声像清晰，符合归档规范和标准，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水笔等字迹不牢固的工具书写。

第十五条档案立卷

（一）立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录，卷内说明，案卷标题，注明密级和保管期限。案卷各部分的排列顺序为：软卷封面、卷内目录、文件、备考表、封底，以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。

（二）立卷的具体步骤：

1、卷内文件材料的系统整理。检查调整案卷内文件材料，补充遗缺和清理重复或不需归档的文件材料。

2、进行卷内文件材料的系统排列。文件材料的排列要注意保持文件之间的历史联系和时间先后顺序。

3、编写页号。文件材料排列后，对卷内文件材料进行统一编写页号，凡是载有文字的页面,均要逐张编页号。页号位置在每页材料正面的右上角，背面的左上角。

4、制作卷内目录。卷内目录应包括文件的顺序号、文号、题名、日期、页号、责任人和备注，各项均应进行逐项填写。

“顺序号”----以文件排列先后顺序填写的序号，其顺序号应与放入文件盒内的文件先后顺序一致。

“文号”----文件制发机关的发文字号。

“题名”----一般照原标题抄录,没标题的可按文件内容概括出一个标题。

“日期”----文件形成的时间。

“页号”----每份文件的起始号，卷内最后一份文件需标明起止页码。

“责任人”----文件的创建单位或部门，即文件的署名者。没有责任者的文件，应考评清楚后填写。

“备注”----对卷宗内文件的变化作必要的说明。

5、填写备考表。备考表是附在卷内文件的最后，用以注释说明卷内文件状况(包括缺损、修改、补充、移出和销毁等),立卷人、检 7 查人、立卷时间均应逐一填写清楚。

6、案卷的装订。为了保护卷内文件材料和便于保管使用，装订前应做好以下几项工作∶

（l）卷内文件的修整:对受损或不规格的文件材料(过宽和超长)进行修补和折叠;（2）拆除金属物(包括订书钉、回形针和大头针等)；

（3）整理修齐后进行装订,一般用棉线三孔一线封底打活结的方法装订；

（4）案卷厚度适宜，应控制在1CM—2CM之间。

7、填写卷案封面。要用钢笔或毛笔填写,字体要工整、美观。

第五章档案的保管

第十六条档案保管要贯彻“以防为主，防治结合”的原则。要有适宜保存档案的库房、橱具和切实可行的档案“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温、防虫蛀、防鼠咬）措施。

第十七条库房内橱具排列要整齐一致，注意通风和调节温湿度。

第十八条库房内严禁吸烟和放置易燃易爆危险品以及对档案保护不利的其它物品，做到专室专用。

第十九条提高警惕，加强保密观念，出入库房要注意关门落锁，下班前要将门窗、照明及其它设备全部关闭。

第二十条档案要定期进行检查、核对，对字迹褪变、损坏的档案，应及时进行修补和复制。

第六章档案的利用第二十一条档案人员要根据公司各部门对档案信息的利用需求，及时、准确、主动地为各项工作提供档案资料信息。

第二十二条档案管理人员应编制必要的查找工具和参考资料，如案卷目录、专题目录、大事记等，便于查找和利用。

第二十三条严格档案的借阅手续和制度。

（一）公司内部借阅档案资料。

1、借阅本部门工作范围及一般文件，应填写调阅登记薄，经部门负责人签字后即可借阅。

2、借阅非本部门工作范围或机密文件，须经部门负责人和综合办公室主管批准，方可办理借阅手续。

3、借阅档案资料，一般不得超过5个工作日。

4、档案管理人员对超期未归还的档案要进行催收。

（二）外单位查阅档案，只能查阅非机密档案。必须持单位介绍信，经综合办公室主任或公司分管领导批准，可在档案室里阅览。特殊情况确需抄摘、复印或借出的，须报公司分管领导批准。

（三）管理人员和查阅者，严禁在档案上涂改、勾划、剪裁和污损。查阅者不得对档案进行抽换、折卷、写注，确保档案的安全与完整，如有损坏、丢失档案的，视情节轻重进行处理。

第七章档案的鉴定、销毁和移交

第二十四条档案的鉴定工作，由综合办公室和有关业务部门组成鉴定小组，对确无保存价值的档案、文件进行登记造册，经分管领导批准后销毁。

第二十五条档案销毁报告和文书档案鉴定清单，要组卷归档永久保存。

第二十六条档案的移交

（一）机构撤销、合并、分设，必须将原有的全部档案进行认真整理，不得分散。按有关规定，从有利于工作出发做好移交。

（二）永久保存的档案，在公司保存二十年左右，连同案卷目录和有关检索工具、参考资料，一并向**地区档案馆移交。

（三）公司档案人员调动工作时，必须在办完档案移交手续后方能离开岗位。

第八章罚则

第二十七条各部门因未严格执行本办法而造成不良后果或给公司带来重大损失的，公司将追究有关责任人的责任。

第九章附则

篇3：档案管理机构的档案推广策略研究

关键词：档案管理机构,档案推广,推广策略

档案不但能为政府机构提供日常业务的凭据, 满足人们的信息需求, 而且能为历史研究提供文字考证信息。研究可行的档案推广策略, 对充分发挥档案的价值与作用有非常重要的意义, 对档案管理机构也有重大的参考价值。

一、档案推广的内涵

1. 推广。

营销大师菲利普·科特勒指出推广是一种企业为展现他们拥有的产品的特点, 并劝说顾客购买的手段。不同的学者对推广的概念有不同的认识。有人认为:“推广是营销组合的一种因素, 它能使不同的群体对组织的产品有所了解, 并劝说消费者购买, 从而增加销售量, 并且有可能对消费者的认识或行为产生影响。”[1]438还有人指出:“推广是企业通过特定的途径把信息传递给他们的客户, 与客户进行有效沟通, 从而以影响消费者的购买决策行为, 提高企业的产品销售为目标的营销活动。”[2]333

2. 档案推广。

有相关研究者指出:“档案推广即是指档案管理机构通过告知、教育、说明等形式影响公众对档案的认识, 促进社会大众参与档案事业, 提升档案事业的形象。”[3]32另有研究者认为, “档案推广指档案管理机构向社会大众, 尤其是档案使用者宣传档案馆的服务地点、服务计划和服务精神, 积极主动地为档案读者提供的一种服务”[4]39。本文认为档案推广是为实现充分利用档案资源的目标, 根据现有的服务种类和馆藏地, 主动告知、教育社会大众, 向其说明和宣传档案的内涵和意义所在, 增进人们对档案的理解, 开发潜在使用者为实际使用者, 实现档案应用, 发挥档案作用的手段措施。

二、档案推广的价值与过程

1. 档案推广的价值。

档案馆根据馆藏档案, 举行丰富多样的推广活动, 结合多种多媒体宣传途径来宣传档案, 增加档案在社会中的曝光率, 使公众对档案馆的历史发展有所认识, 能引起人们认识档案的兴趣。另外, 现在档案本身已不再是档案推广的唯一所在, 档案推广更加重视档案文化的传播, 希望以此来变更社会大众把档案仅仅当成政府机关档案的错误印象, 使大众对档案文化内涵有进一步的了解, 使民众的档案素养得到提升, 挖掘潜在的使用者, 进而提高档案利用率。

2. 档案推广的过程。

档案管理人员可以根据各自的馆情采用适合本馆的档案推广策略。最常见的推广策略由导入—成长—巩固三个过程构成。

导入主要针对缺乏档案素质或者档案概念不清的潜在档案使用者。档案管理机构可依据其馆藏档案的主题来设计问卷等形式挑选出潜在档案使用者最喜爱的那些主题, 然后根据自己的能力, 策划较为长期的一系列推广活动, 同时通过丰富的媒体资源加强宣传。需要注意的是, 这时的推广要重视长期影响, 着眼于潜在档案使用者的日常学习、工作和生活, 而且要随时按照其接受程度调整档案推广形式。

成长是建立在导入基础上的。经过了导入的过程, 潜在档案使用者会开始筛选和评估档案和档案衍生品。档案管理机构应及时对潜在用户反馈的信息进行整理, 及时研究分析这些信息从而改善本馆服务。档案管理机构应依据潜在档案使用者的要求和习惯使用不同的档案推广方式, 举办不同的档案推广活动。推广的主题要对潜在档案使用者有足够的吸引力, 才能让他们积极参与推广活动。既要满足使用者需求, 又要使活动效果最大化, 加强档案管理机构与潜在档案使用者的联系, 增强档案在社会上的影响力, 最终实现提升档案利用率的推广目标。

在巩固过程, 档案的利用率没有多大的起伏, 基本状态较为平稳。对产品而言, 这是个性化和差别化的定位时期。因而对档案产品来说, 这时就要把以前适用于社会大众的推广策略变更为针对不同潜在档案使用者的差别化的、个性化的推广策略。在这个过程, 档案管理机构可针对不同的客户群体, 制订不同形式的档案, 设计多样化的纪念品, 并用不同方式加以制作。如此一来, 档案管理机构的纪念品不但多样化, 档案的主体和种类也多元化。

三、档案管理机构的档案推广策略

1. 提高工作人员的专业能力。

档案推广能否成功的关键在于档案推广工作人员 (也就是研发、制订、运行人员) 的专业能力以及档案管理机构是否依据不同的推广形式加强工作人员的综合专业知识与管理能力。但此处提及的专业能力不只是简单的指档案工作人员所需具备的复合的专业知识、熟练的操作技能和丰富的推广经验, 而且还要求档案工作人员具有较强的市场营销和推广方面的知识, 能把握潜在档案使用者的真实需求, 快速精准地把馆藏档案提供给潜在档案使用者使用, 特别是在咨询服务时, 具有洞悉档案使用者心理的能力, 是满足档案使用者对档案的使用, 提高档案使用的质量和作用的一种保障。

2. 提高社会大众的档案素养。

档案素养指人对档案馆的各种使用能力, 并有能力了解档案基础知识。目前, 我国社会大众的档案概念模糊不清, 常常对档案一词产生误解, 甚至把档案一词与存储在电脑中的文件相混淆。此外, 鉴于档案管理机构现在采用的管理模式, 使用档案前纷繁复杂的登记程序也是社会大众较少到馆使用档案的原因之一。所以, 档案管理机构应该通过文献档案的展览、编写书刊或档案知识学习班的举办等多样化的途径, 定期组织相关的档案推广活动, 培育社会大众的档案素养, 真正做到档案素养全民化[5]88。

3. 配置便捷的档案检索工具。

档案检索工具是能告知、存储和查找文献资料的工具和设备的统称, 是以原始文献为基础, 以目录、题录和摘要等各式著录方式编制的能够统计和查找文献的一个系统且全面的二次文献, 具有存储和检索两项基本职能[6]209。作为档案使用基础的档案检索工具不仅是馆藏档案控制的有力工具, 而且是档案使用者查找、挑选和明确档案材料的必备工具。采用档案检索工具查找档案资料, 可知道馆藏档案的领域、数量、内容和存储位置等多种信息。如今, 档案检索工具已从最初的书本式目录、纸质卡片目录和缩微目录的人工检索, 发展为使用电脑设备的便捷式网络在线检索, 档案查找和搜索范围已大大扩展。档案使用者在电脑设备上输入关键词即可在检索数据库, 得到自己需要的档案资料, 不再受限于时间与空间, 这样既为使用者节省了很多时间, 也提升了档案馆的服务效率。

4. 重视公共关系建设。

公共关系属于管理的范畴, 是指企业在有计划、有组织的形式下不断与其他社会大众或组织团体实现双向沟通, 来建立并维持彼此信任的一种关系, 以此实现共赢[7]19。公共关系不但可以促进其他团体和大众对组织的认识与了解, 塑造良好的组织形象, 还可以通过组织与外部的双向沟通建立互信, 使外部理解并支持组织, 从而参加组织的相关活动, 最终实现组织的目标。档案虽是独特的文献资料, 有特定使用者, 但档案管理机构也应意识到公共关系的重要性, 只有与外部建立良好的公共关系, 才能实现长足发展。

5. 加强青少年档案教育。

我国的档案管理单位往往很少将他们的注意力放在青少年身上, 错失了青少年档案素质培养的最佳时期。可以通过以下几点来加强青少年档案素质的培养: (1) 从个人档案及家庭档案出发, 与学校教材课程密切结合, 定期对青少年进行与所学课程特别是历史课程切合的在校教育; (2) 出版一些有关档案资料的补充教材, 鼓励阅读富有趣味性和知识性的档案情节故事; (3) 积极开展与档案有关的讲座或者有关活动, 可以根据档案资料记载编排舞台剧进行演出。通过这些措施, 可以让青少年更加自然生动地近距离接触档案, 通过这些具有启发性的活动, 使得青少年档案观念得到加强, 激发了对档案的兴趣, 从而培养了他们的档案素质。

6. 档案馆的参考咨询服务。

专业人员可以为档案管理机构提供参考咨询服务工作, 可以提高档案使用者的档案应用效率, 其中参考咨询服务内容有提供档案馆馆藏信息、申请和使用档案、协助使用者检索档案等, 也可以为了提升服务效率和品质而通过数字化的电子邮箱等形式进行参考咨询服务。这些提供服务的专业人员是档案信息与使用者间的桥梁, 他们必须全面地深入了解档案馆馆藏信息, 以便为档案使用者提供更为准确的帮助。

7. 馆际合作。

档案馆可以与文化信息中心 (图书馆、博物馆之类) 进行合作, 彼此提供所需的馆藏资源, 这样不仅可以扩大使用者使用档案的范围, 更能满足不同使用者特定的或特殊的需求, 从而使服务得到提升的目的。同时, 通过馆际合作, 可以不受信息源、空间和时间上的限制达到档案资源的共享, 加速档案产品的使用率以及流动性, 使档案产品价值得到更大程度的发挥。

受到目前经费和人员等条件的限制, 我国档案管理机构的档案推广策略还不完善, 但笔者相信, 随着经济、文化、教育等各方面体制的不断发展完善, 公众的档案素养不断提升, 最终会找到适合中国国情、档案馆馆情的推广策略, 档案使用率会不断刷新纪录, 我国的档案事业终会达到新的高度。

参考文献

[1]刘玉琰.营销学理论与实务[M].台北市:智胜文化, 2012.

[2]郑胜梁.营销管理理论与策略[M].台北市:五南出版社, 2011

[3]陈士伯.档案营销学[M].台北市:佳宣出版社2010.

[4]林巧敏.档案周与推广活动[C].2006年海峡两岸档案暨微缩学术交流会论文集, 2009.

[5]高君琳.台湾地区档案素养评估指标之研究[C].“国立”政治大学图书咨询与档案学研究所硕士论文集, 2011 (6) .

[6]周文骏.图书馆学情报学词典[M].北京:书目文献出版社, 1993.

篇4：结合高校评估　强化档案管理

1加强领导，建立健全档案管理网络

高校必须把档案工作纳入学校总体规划，纳入领导议事日程，经常检查并具体指导档案工作。使档案管理全面实行“三纳入”、“四同步”，即纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围，给予档案工作以各方面的支持；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。

进一步完善档案管理网络，建立由主要校领导挂帅，各处(室)、系(部)负责人和兼职档案员参加的档案工作网络。各部门的兼职档案员要做好本部门的档案收集、整理、立卷、移交、保管等工作，将档案管理职责明确列入兼职档案员岗位职责。

2加强宣传，切实提高全员档案意识

高校评估工作需要大规模、大范围地抽调档案材料，评估资料的整理也需要学校各个部门、单位每位员工共同参与。在评估的过程中，全校的师生员工充分认识到档案的重要性，增强了对档案工作的重视程度。所以我们要进一步大力宣传高校评估中档案利用成果，表彰评估中档案材料收集齐全、规范的部门和个人，通过网络、校报、信息简报等多种形式宣传档案在高校评估中的重要作用，为提高档案工作在学校管理工作中的地位打下良好的思想基础，大力提高全员档案意识，增强档案工作者的责任感。

3规范管理，完善档案管理工作制度

建立完善的档案管理工作制度，是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。要逐步建立各门类档案立卷归档制度、档案人员岗位职责、档案的保管、借阅制度、各门类文件材料的归档范围和保管期限等，并对各部门的档案管理者提出明确的工作目标和工作要求。学校各部门都要对工作中形成的文件材料进行收集和整理，定期或不定期地移交到学校综合档案室。

通过建立档案管理制度，使学校各部门归档有范围，立卷有标准，借阅有规定，保密有条例，库房管理有措施，开发利用有目标。从制度上保证档案管理的顺利开展。

4加强培训，提高档案管理人员素质

档案工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。加强队伍建设，提高档案管理人员的素质是搞好档案管理工作的基础。因此。必须加大对档案人员的档案业务培训力度，采用多种形式，有计划、有步骤地对他们进行档案专业知识、专业技能的培训，切实提高档案员的业务素质，使其掌握档案管理工作的基本知识和技能，贯彻落实好相关档案规范标准。此外，学校应制定相应的政策和措施，努力为档案人员的学习、工作、生活创造良好条件。使他们更安心于本职工作，提高业务水平，集中精力搞好档案管理和各项服务。

5转变理念，切实加强档案开发利用

高校档案部门在职能上从传统的管理型向服务型转变，围绕高校的教育教学工作，为各级领导科学决策，为高校教学、科研，为广大师生员工提供全面、及时、有效的服务。档案工作者要抓住服务这个根本，不断拓展服务领域。深化服务内容，优化服务方式，增强服务功能，充分发挥档案巨大的社会和经济效益。

依据档案管理规律，档案材料的收集、整理、编目，这一系列工作力求做到统一标准，整齐划一，减少随意性：档案的保存要分门别类，形成体系，案卷的排放位置相对固定，使分散、庞杂的档案资料变得规范有条理，利于检索，为档案的充分利用提供便利条件。

6强化监督，建立档案工作考核机制

篇5：评估机构档案管理制度

为实现机关档案管理工作规范化、标准化、科学化，更好地为国土资源管理中心工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案行业归档文件整理制度》有关规定，结合我局档案工作实际，对文书档案和各类业务档案管理作如下规定。

一、立卷归档

（一）归档范围

1、文书类。是指在工作中形成的、上下级及同级有关部门发至本局已办完毕并具有考查和保存价值的文件、音像资料等，包括本局文件。

2、综合类。是指在人事教育、执法监察、财务管理、行政后勤管理、重大项目投资建设、纪检监察、行风建设、获得的各项荣誉等方面形成的具有保存价值（或按要求必须保存）的文字、图表、音像等资料。

３、业务类。是指在规划管理、地籍管理、耕地保护、土地利用、矿产开发管理、地质勘查管理、地质环境管理、储量管理、测绘管理等方面形成的具有保存价值的文字、图表、音像等资料或卷宗。

（二）档案移交

1、局机关档案实行分口整理、定期移交制度。为了确保归档文件、资料的究整、准确、齐全，局机关各股室必须在规定的期限内，将本股室的档案按有关规定整理好，及时

移交到局档案室。不得分散存放在各股室，更不能将应归档保存的文件、资料据为已有，拒绝向档案室移交。

２、凡需归档的文字（音像）资料应质地优良、书绘工整、声像清晰，不能用易褪色（如铅笔、画珠笔、纯蓝墨水笔等）、易变质的材料书写；不能用金属物装订。要符合档案工作规范要求。

３、文书档案由局办公室负责整理移交。主要包括：上级领导机关、同级有关部门、本局在工作中形成的文件、领导讲话、会议材料、会议纪要、会议记录、图书等文字、音像资料。

4、综合类档案分别由局执法监察局、财务股、办公室等股室按有关档案规范进行整理并移交。主要包括各类案件、财务帐目及报表、纪检行风工作材料、专项治理整顿文字、音像材料等。其中人事档案由办公室具体负责，单独建档，局档案室加强指导，统一登记编号，定期检查。

5、业务类档案分别由各有关业务股室按相关的档案规范进行整理并移交。主要包括：地政、矿政审批、登记卷宗；测绘资料；各业务专业会议材料、文字总结、调研报告、图件报表、专项活动的音像资料等。

6、各股室向档案室移交档案，必须填写移交清单一式两份，交接双方签字盖章。移交股室和档案室各存一份。

7、为了保障档案工作的连续性和完整性，各股室要明确一名同志兼管本股室档案工作，负责本股室的档案整理、保存及与档案室的业务联系。

（三）归档时间

1、文书档案按归档，本档案于次年3月底前归档移交。

2、综合类档案除财务档案外，实行归档，本档案于次年3月底前归档移交；财务档案在由财务股保管一年，期满后，于次年3月底归档移交。

3、业务类档案实行季度归档，本季度档案于下季度首月5日前归档移交。考虑地籍档案管理特殊性，实行错后两年移交。移交前地籍科要加强档案管理，保证卷宗完整。

4、为便于查阅利用和保证档案安全，一些利用率高和珍贵、重要的档案可随时归档移交。

（四）电子档案

1、对实施电子政务过程中形成的具有保存价值的各种文字、图件、表册、实物、信息载体等档案资料，实行分类整理、集中统一管理的方式，由办公室负责制作成电子类文件档案，并定期刻录光盘备份，送局档案室管理。

2、各类会议、活动音像资料由相关股室提供，办公室统一刻录光盘备份，送局档案室统一管理。

二、借阅管理

1、本局档案主要是为各项国土资源管理工作服务的，服务对象主要是局领导、机关各股室及直属事业单位。特殊情况经主管领导批准后，部分档案可向国土所、其它部门、群众提供。

２、本局工作人员因工作需要，查阅本股室业务档案，3

须经股长批准；查阅其它科室业务档案，须经该业务主管局长批准。

３、为了保证档案的安全性，查阅档案原则上要在档案室查阅，不得带离档案室、确因工作需要，借阅本股室业务档案（借离档案室），须经主管局长批准，原则上当天借当天还，特殊情况不得超过三天。

4、档案查阅实行对口管理、原则上不允许借阅其它股室的业务档案，确因工作需要的，须分别经业务和档案主管局长批准。

５、国土所查阅业务档案，须经业务股室同意，主管局长批准。

外系统单位和个人需查阅（复制、拍照）业务档案的，须持单位介绍信或个人身份证明，分别经业务股室同意，局办公室签署意见请业务主管局长批准。

6、查（借）阅档案，原则不允许复制、拍照，特殊情况，需复制（拍照）档案部分内容，须分别经业务主管局长批准。

７、对外开放的档案范围。根据档案管理有关规定，由局党组研究确定。凡需查（借）阅不对外的档案，需经主管局长同意，局主要领导批准．

8、查阅局党组会议记录，须经局党委书记或局长批准；查阅局务会议、局长办公会记录的须经局长批准。

9、凡到局档案室查阅、借阅档案的，须分别填写档案查阅审批单、档案借阅审批单。

10、重要的、珍贵的资料，一般不提供原件使用。如特殊需要，须经主管局长同意，局主要领导批准。

11、凡摘抄、复制（拍照）的档案须经局档案室核定并加盖档案室印章方能生效。复制档案由档案管理人员负责。

12、严禁任何股室和个人未经局授权或局领导批准，向外公布或复制档案，阅档者必须履行保密义务和承担泄密责任。

13、查阅、借阅档案必须严格遵守档案管理制度，维护档案的完整和安全。借出的档案不准带离办公室，不得遗失、污损、涂改、抽拆和转借；归还档案时应当面检查注销，如有损坏、丢失档案或泄密的、应及时报告档案室及主管领导，以便采取补救措施．

三、日常管理

1、为确保档案的完整、准确、系统和安全，便于保管和使用，局机关各类档案实行集中统一管理。各股室不得以任何理由私自保存或拒绝移文档案，确因工作需要的，经批准可复制留存，２、局档案室负责全局各类档案的管理，主要任务有：贯彻执行档案政策、法规；建立健全档案管理规章制度，并监督、指导各业务股室档案工作；负责各类档案和资料的接收、征集、分类、整理、登记、编目、鉴定、保管、销毁、统计、借阅等管理工作；编辑档案参考资料和检索工具，如各目录、全宗指南、档案室指南、专题介绍等；开展编研工作，编印组织沿革、大事记、会议简介、基础数据汇集等。

3、档案编号、保管期限、档案密级划分、档案销毁等，由档案室按照档案管理规范执行，４、档案室应有专人负责档案库房的技术管理，测定库房温度、湿度、清洁度、灭菌虫毒程度等技术指标，研究和改进档案保护措施，对已破损和字迹褪化的档案进行及时修复和复制。

5、档案室要有严密的防盗、防火、防硒、防虫、防鼠、防霉、防潮、防尘、防腐蚀等安全措施。定期检查保管情况，发现问题及时向主管领导汇报并及时处理。

６、为了加强档案管理工作的领导，成立局档案工作领导小组，由局长任组长，由档案工作的主管领导任副组长，各股室负责人为成员、领导小组下设办公室，办公室主任由档案室负责人兼任。

四、档案保密

1、档案管理人员必须严格执行档案管理保密规定，加强保密观念，提高安全意识，切实做好档案保密工作。

2、档案管理人员时刻保持高度警惕，不得将档案存放情况和档案秘密事项向别人泄漏。各股室工作人员要增强保密意识，不得擅自向别人提供档案。特别是涉及到地政、矿政纠纷案件的，严禁向外泄漏。

3、查阅、借阅档案必须有档案管理人员在场，查阅完的档案要及时归档，不得随意存放，谨防泄密。

４、档案库房由档案管理人员专人负责，柜、橱的钥匙，未经领导批准，不得委托他人代管或使用，更不能由借阅人、6

查阅人自己开门查找。

5、对密级档案需上缴的，要及时上缴。具有保存和使用价值的，经档案工作主管局长批准，可复制存档，并按原密级管理。

五、档案销毁

1、档案的销毁，是指对没有保存价值的归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁。