公文附件说明格式

2024-05-14

公文附件说明格式（共7篇）

篇1：公文附件说明格式

关于x的请示报告意见

xxxxx：

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxx。

附件：1. xxxxx

附件：2. xxxxx

xx年x月x日

篇2：公文附件说明格式

附件是附属于公文正文的文件材料,是公文格式的非固定项目,因为有的公文有附件,有的公文没有附件.常见的附件有两类:与公文正件具有同等效力的附件,公文正件中已申明仅供参考而不具备执行效用的附件.公文若有附件,应在附件说明域内说明所附文件材料的名称及件数.本文是小编为大家整理的公文附件格式范文，仅供参考。

公文附件格式范文一：

附件

指附属于公文正文的其他公文、图表、名单等材料。公文附件是公文正文内容的组成部分，其作用在于补充和完善公文正文的内容，与正文具有同等效力。附件应在正文下空 1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件如有序号使用阿拉伯数码(例：“附件：1.xxxxxxx”);附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，以方便查阅，如不能与正文一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件，以防止附件散乱、丢失。

附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件x件” 置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。

例如“附件：1.XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。党委仅用“附”,十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。

拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。

公文纸一般用16开，在左侧装订。

公文附件格式范文二：

关于x的请示报告意见

xxxxx：

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxx。

附件：1.xxxxx

附件：2.xxxxx

xx年x月x日

公文附件格式范文三：

公文的格式

《国家行政机关公文处理办法》规定，公文由“文头”、“主体”、“文尾”三部分构成，各部分由有关项目构成：

文头部分：

公文文头又叫公文版头，它位于公文首页的上方，约占首页的三分之一，其下方有一条红线，为文头部分与下面的主体部分的分隔线。其构成包括发文机关标识、发文字号、签发人、份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度等六个部分：

其一，发文机关标识：位于公文眉首的上部，居中排列，有两种形式：第一种，由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字组成，如“中华人民共和国国务院文件”或“国务院文件”。若是套红印刷的称为红头文件，若是黑色印刷的称为白头文件。

第二种，两个以上单位联合行文，要将联合各方的单位名称分行排列，主办单位列首位。

其二，发文字号：简称“发文号”或“文号”，位于发文机关标识正下方，由“机关代字”、“年号”加“顺序号”三个要素组成。发文年份用阿拉伯数字，用六角括号括起来，如“国发„20xx‟1号”，其中的“国”是国务院的代字，“„20xx‟”是发文年份，“1号”是顺序号。意思是：由国务院于20xx年制发的第一个文件。发文年份要写完整，“20xx”不要写成“02”。发文顺序号也要用阿拉伯数字书写，不编虚位(即“1”不编为“001”)，不加“第”字。

其三，签发人：只限于上行文，签发人的书写位臵于发文机关标识下方的右侧，将发文字号左移，使两者在分隔线上左右对称。

其四，份数序号：指一份文件在总印数中的顺序号，用7位阿拉伯数字标识于眉首左上角第一行处，顶格书写。其写法是“0000001”。按有关规定，只有绝密、机密级公文才标明份数序号，以免丢失。

其五，秘密等级和保密期限：凡是有保密要求的公文，必须在眉首右上角第一行顶格标明保密等级。

密级分为绝密、机密和秘密三种，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

其六，紧急程度：这是对公文处理时限的要求，分“特急”、“急件”和“限时送达”。其位臵在密级的下方。

主体部分：

主体部分由公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、特殊情况说明、附注、附件等组成。

其一，公文标题：公文标题在红色分隔线之下，位臵居中。标题应准确简要地概括公文的主要内容，一般由“发文机关”、“事由”、“文种”三要素构成。发文机关名称要用全称或规范化简称;文头已有发文机关名称的，标题可省去发文机关;除批转法规性文件外，标题一般不加书名号和其它标点符号。

其二，主送机关：指承办或处理公文的受文单位，顶格写在标题左下方、正文之上，后加冒号。一般情况下，上行文主送单位只有一个，不要“多头主送”;下行文可写多级受文单位;那些发布在报纸等媒体上的周知性公文，如公告、通告，可以不写主送单位。

其三，正文：正文是公文的核心部分，是用来表达公文的具体内容的。正文位于主送机关名称下一行，每自然段左空两格，回行顶格，数字、年份不能回行。正文部分内容较多的情况，一般要写开头、主体、结尾三个部分;内容较少，则采用篇段合一方式。原公文格式中末页上端左侧顶格的“(此页无正文)”标注已撤销，现在的格式务必使印章与正文同处一面，以防止不法分子造假行骗。

其四，附件及附件说明：

附件是指那些用来说明、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其他文字材料。附件说明，是指用于说明附件材料的名称及件数的专用格式。

“附件”两字写在正文结束以后，另起一行的下侧，开头空两格，加冒号，然后依次标注所附文件的名称及序号。

附件名称后不加标点符号。

其五，发文机关印章或签署：发文机关是公文的作者，通常标注在“落款”处。发文机关应写全称或规范化简称;联合行文，主办机关应当排列在前;在文头或标题中标明了发文机关的，落款可省去，盖上印章即可。

印章是发文机关对文件生效负责的凭证。印章与正文必须同处一面，用印的位臵在成文时间上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。几个机关联合行文时，印章不能重叠。

以领导者个人名义制发的公文的签名称之为签署。签署的位臵在成文日期之上偏左，在本人职务名称后空一格签名。

其六，成文时间：成文时间是公文形成或正式生效的时间。除公文中明确注明生效日期的，一般是由机关领导人审批签发公文的时间;联合行文以最后一机关的领导人签发日期为准。成文时间大多在文尾标注，用汉字小写，“零”写成“0”。会议通过的文件，以通过日期为准，用小括号标注在标题的正下方。

其七，附注：附注也称注释，指的是对公文中某些内容或有关事项的说明，如对阅读范围和阅读对象的限定：“此文件发至县团级”，并用小括号标注，写在成文时间下一行，居左空2字。

我国现行发文范围有三个层次：“发至省军级”、“发至县团级”、“发至基层”。上行文不限定阅读范围。

文尾部分：

文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数三个部分。其一，主题词：它是公文主要内容的标准化概括，由标明公文主要内容及文种名称的名词或名词性词组组成，一份文件一般不超过7个。

主题词是提高公文检索速度的检索符号。为适应引用公文主题词的需要，•国务院主题词表‣规定了15类共1000个主题词，使用主题词不得超过主题词表的范围。

主题词标注在公文末页下部、抄送范围上方，居左顶格标识后加冒号，词与词之间不加标点符号，空一格以示区别。

其二，抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关。过去，对上级机关用“抄报”，对平级机关用“抄送”，对下级机关用“抄发”，现在统称为“抄送”。

公文的抄送，既要防止漏抄漏送，又要杜绝滥抄滥送。

“抄送”标识在主题词下一行，左空一字书写;同一层次的抄送机关之间用顿号隔开，不同级层的抄送机关之间用逗号或分号隔开，抄送机关的最后要标注句号。

篇3：公文附件说明格式

1 信函式格式的使用使公文格式不统一

1.1 形成便函、函、信函三种格式并存局面

“函”是不相隶属机关,平行机关之间相互联系工作、商洽有关问题、处理事务的一种文字工具,在我国被各级各类机关、群团、企事业单位广泛使用。据《辞源》(商务印书馆,1979年修订本)记载,“函”指称书信始于汉代,《三国志·魏书·刘晔传》记载:“(曹操)每有疑事,辄以函问晔,至一夜数十至耳。”不过那时的函主要用于私务。用于公务的函,其前身是封建社会官署衙门之间、平级官员之间相互往来的平行公文,如“关”、“刺”、“移”、“解”、“碟”、“咨”等。1912年11月6日北洋军阀政府颁发的《公文程式条例》中规定:“行政各官署无隶属关系者之往复文书,以公函行之。”1957年国务院秘书厅的《关于公文名称和体式问题的几点意见》出台后,“公函”改称“函”。自此“函”被列为正式文种,并开始在我国被广泛使用。新中国成立后,将“函”列为常用或主要文种。20世纪80年代末起,国内选用“函”文种行文时基本上采用便函和函两种形式;但自新国标出台后,用“函”文种行文时,出现了三种格式并存的局面。

一是“便函”形式。长期以来,在我国各级各类机关、人民团体、企事业单位,为方便起见,在介绍、商洽、询问、催办等有关事宜时,往往用一种与书信大体相同的“便函”行文。这类便函格式上只有版头和主体两部分,缺版记部分;两大部分中公文格式的要素往往不完整,而且格式要素标识随意性很大,如:公文印制时使用版头标印有机关全称或简称下有一条红色反线的便笺纸,无发文字号,大多无公文标题,有的虽有公文标题,标题直接为“公函”、“邀请函”、“拜访函”、“约稿函”、“征求意见函”等等。

二是“红头文件”形式,即选用“函”这一公文文种行文时,以正式红头文件格式标印。自1996年5月3日《中国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)及1989年3月1日《国家机关公文格式》(GB9704—1988)标准试行后,我国各级党政机关按照统一、规范的要求,普遍采用公文格式标准中规定的公文格式要素来印制公文。每件公文中格式的三大部分(版头、主体、版记)较完整,各要素较齐全,如党的机关公文使用“函”这个法定文种行文时,版头一般都标印机关全称或规范化简称后加括号内标注“函”字,如“××××××(函)”;发文字号三要素之一机关代码中都标识“函”字,如“×委函”、“×委办函”,“×政函”、“×政办函”等。唯一区别的是印制此类公文时,行政机关的公文版头统一由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。就全国而言,使用“函”文种行文时,公文格式逐步朝着统一、规范的方向迈进。

三是“信函式格式”的形式。1999年底,修订发布了新国标,新国标第11条第1款信函式格式中规定:发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。发文字号下空1行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度,可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。2000年1月1日起,全国各级行政机关大量的公文使用此格式标印,有的党政机关也参照此格式标印公文。自此,国内出现了便函、函、信函三种不同公文格式的版本,原已趋向统一、规范的局面被打破。

1.2 产生的矛盾与问题

1.2.1“文件格式”与“信函式格式”的差异

一是公文格式要素上的差异。表现在构成要素上的不完整性,如:前者的公文版头由发文机关全称(或规范化简称)+“文件”二字组成,后者只标识发文机关全称,没有“文件”二字;前者版记部分标注印发机关名称及印发日期,后者版记部分不标识印发机关名称及印发日期。二是版式不同。公文页边与版心尺寸大小不一。前者的上白边为37mm,后者缩小为30mm;前者在发文机关标识下标印一条156mm的红色反线,后者在发文机关全称下4mm处及在距下页边20mm处分别标印上下两条长度为170mm的武文、文武线。三是格式要素标识的位置不一,如:通常行政机关印发的下行文、平行文,发文字号标识在发文机关标识的下方居中位置;印发的上行文,发文字号标注在红色反线的左上方位置,秘密等级、缓急时限依次标注在公文首页发文机关标识的右上角;而信函式格式的发文字号标注在上一条武文线右下方位置,秘密等级、缓急时限则依次标注在上一条武文线的左下方位置。

1.2.2使用同一文种印制公文时出现红头文件格式与信函式格式两种不同的公文格式的矛盾

众所周知,列入《条例》中的公文主要种类共有14种,列入《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)中的公文主要种类共有13种。两个法规合计共有18种公文种类,其中可在新闻媒体、网页公布和在社会公共场所张贴的公文文种有“公报”、“公告”、“通告”和“会议纪要”及“命令(令)”这5种公文种类外,选用其他12种公文种类(决定、决议、请示、报告、批复、通知、通报、意见、议案、条例、规定、指示)行文时,都按正式的“红头文件”格式标印。而自2000年1月1日,信函式格式出现后,打破了这一格局,加剧了公文格式的混乱现象,出现了许许多多问题。

一是导致了“通知”与“函”不分、“请示”与“函”不分、“批复”与“函”不分、“意见”与“函”不分、“通报”与“函”不分、“报告”与“函”不分、“议案”与“函”不分等,同时也出现了“函代请示”、“函代批复”、“函代通知”、“函代意见”等的现象。二是出现大量使用同一文种而用两种不同公文格式印制公文的情况。全国各级行政机关行文的实际情况显见这一现象。例如:《关于印发医药卫生体制五项重要改革2009年工作安排的通知》(国办函〔2009〕75号)、《关于2009年5月份税收收入情况的通报》(闽政税函〔2009〕139号)、《关于对需调整有关地区省级人员出访计划的意见》(外外管函〔2009〕129号)、《关于8月1日“摩的”司机集体上访情况的报告》、《关于支持和加强海峡西岸经济区文化建设的批复》(文港澳台函〔2009〕2322号)、《关于提请<中华人民共和国×××法(草案)>的议案》(国函〔2009〕×号)皆用信函式格式来印制,甚至连任免令、嘉奖令亦用信函式格式印制,如:《关于晋升××同志海关副总监关衔的命令》(国函〔2003〕116号)、《关于给×××同志记一等功的命令》(国函〔2006〕35号);这种使用信函式格式来印制公文的做法还波及党的机关,例如:《关于表彰全国机要交通业务质量竞赛“十连冠”优胜单位的通报》(厅函〔2008〕18号)、《关于接待香港惠安同乡总会海西参访团的请示》(闽委统联函〔2009〕52号)等。以上选择“通知”、“通报”、“意见”、“报告”、“批复”、“议案”、“命令”、“请示”文种行文时使用信函式格式印制的公文,与所谓“红头文件”格式印制的公文的版面,差别很大,形成鲜明的对比,使公文的严肃性、权威性大打折扣。

2 导致公文格式混乱局面的原因分析

2000年初信函式格式启用以来,导致了公文格式更加混乱、不统一的局面。主要原因如下。

2.1 尚未给“函”一个准确的定位,认识上的误区所致

《办法》第四章第十五条规定:“政府各部门……除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文。”2001年1月1日《国务院办公厅关于实施<办法>涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函〔2001〕1号)对“函的形式”作出解释,即“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致,与公文内容相符的文种。《国家行政机关公文格式国家标准应用指南》一书在解释“信函格式”时指出:“信函式公文格式是针对非普发性公文所采用的一种格式,主要用于答复、解释或说明某种具体事项……这种在眉首只标识发文机关名称而不标识‘文件’二字的‘信函式’公文,用于处理日常事务的平行文或下行文……”国务院公报2008年第5号刊载的《国务院办公厅关于精简会议文件改进会风文风的意见》中谈到控制文件规格时,要求“能以函的形式印发的,不以文件形式印发”。纵观上述条文释义,不但对“函的形式”的确切含义没有明示,而且对特定格式的适用范围和具体使用等有关问题未作明确说明,导致了对“函”的形式的理解上产生分歧,产生出“信函”是不是“函”,属不属于“红头文件”范畴;信函是不是正式行文,正式行文与非正式行文如何界定,若是非正式行文,它有无法定效力;具体事务、日常事务如何区分等许多问题和疑问。

一是从行文规则来看,行文时不按隶属关系和职权范围来选用文种,而是按其内容的重要程度和是否普发来确定。

二是从行文方向看,“函的形式”主要用于平行文,有时也用于处理一般具体、日常事务的下行文;而“文件格式”主要用于普发性的下行文以及上行文。

三是从公文内容上看,以“函的形式”行文主要是用于非普发性行文,处理具体事项和日常事务的一般问题;而用“文件格式”行文涉及的都是法规性、政策性事项或者比较重要的事项。孰轻孰重如何区分、辨别。

四是从所用的文种看,“函”是现行党政机关一种常用的公文文种,而“信函”只是法定公文文种的一种载体。将“函”这个在《条例》、《办法》中列入常用或主要的文种游离于法定文种之外,成为非正式公文。正式公文与非正式公文凭什么界定。

五是从使用范围看,用信函式格式行文在各级行政机关和部门党的机关较为普遍,信函式格式区别于文件格式,那么信函是否属“红头文件”范畴。

2.2 以公文的发文字号中的“发文机关代字”来界定公文格式所致

分析国家行政机关的公文格式细则,不难看出,是以“发文机关代字”来区分公文格式要素的,如:“×发”、“×办发”的公文格式是按照“国标”中第5～9条规定的公文格式的要素标识的,而发文字号为“×函”、“×办函”的,则是按“国标”中第11条第1款“信函式格式”这一特定的公文格式来标识公文格式要素的。这种划分的依据是什么、是否合理,都值得商榷。

3 治理公文格式混乱局面的对策建议

全国三大机关(党、政、军)或是七大系统(党委、人大、政府、政协、军队、法院、检察院)的公文格式,主要有以下7种类型。

一是《条例》、《办法》等规定的公文格式。众所周知,发文机关标识(或称版头)套红标印这是“红头文件”的标志。《条例》、《办法》中规定的公文版式有两种,一种是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成;另一种是党的机关公文也可由发文机关全称加括弧标注文种组成。

二是“民用标准”(指新国标)与“军用标准”(指《军队机关公文格式》GJB 5100—2005)中共增加的5种特定公文格式,即:“民用标准”中的“信函式格式”、“命令(令)格式”、“会议纪要格式”和“军用标准”中的“印发、转发和批转的公文”、“代拟稿”、“会议纪要”3种特定公文格式。

三是简报式公文格式。如:党的机关印发时“×办通报”,国家行政机关印发的“内部情况通报”,纪委部门印发的“××××通报”。这些亦属“红头文件”范畴。

四是在新闻媒体上,互联网上发布或在社会上公共场所使用特殊纸张印制张贴的公文,如“公报”、“公告”、“通告”。

五是各级人大代表建议、政协委员提案的答复格式。

六是建国以来在我国社会广泛使用的便函格式。

七是分别用4种不同颜色标印的所谓“红头文件”、“绿头文件”、“白头文件”、“黑头文件”,即:自20世纪60年代以来发文机关标识用红色大字居中套印的“红头文件”,包括用红色大字套印的“密码电报”报头(电报属文件范畴);2009年1月1日启用的用绿色大字套印的“内部明电”报头的“绿头文件”;还有各级党政机关频繁印发的“白头文件”,以及各级各类机关擅自印发或复制的“黑头文件”。

以上仅从公文的版头或首页版面来看,公文格式的混乱现象就不言而喻。这五花八门的各类公文格式,使“红头文件”的权威性和严肃性受到严峻挑战,实有治理整顿之必要。

一是要统一。全国各级机关尤其是上级机关要根植一体化理念,要有与时俱进精神,强化统一性意识,不能对全国公文格式多样性视而不见,抱无所谓的态度。要充分认识公文格式的不统一已严重影响了我国各级各类机关制发的“红头文件”的严肃性和权威性,损害了机关的形象。特别要处理好特殊性与统一性的关系。笔者认为,必须在国标修订中作出正确的抉择。一是目前的“民用标准”与“军用标准”并存实不可取,再也不能强调其他机关的特殊性又出现其他国标了,若政出多门,必然混乱局面依旧。二是各类机关制定了《条例》、《办法》、《规定》中关于公文格式的要素必须统一服从于“国标”,不能从某个机关局部需要来考虑问题,应该有全国一盘棋的意识。三是作为国标一个国家只能有一个,尤其是公文格式国家标准。以往的《国家机关公文格式》和《国家行政机关公文格式》名称都不合适,前者局限在机关,后者更局限在行政机关。国标的名称应为《国家公文格式》为宜,它能涵盖全国范围,即机关、人民团体、企事业单位等。同时,鉴于目前全国各类机关电报格式也不统一的现状,笔者认为,亦很有必要制定出台电报格式国家标准。

二是要规范。公文格式规范须靠国标来约束。首先,国标要严谨规范,对公文格式的每一要素,每一要素的标识位置、每一要素的字体字号等都要作出规范的定义和解释,如:对用少数民族语言印刷公文的排印格式作出具体规定说明(据了解,目前新疆、西藏、内蒙古等地印制此类公文时,排印体式有所不同);又如:对在新闻媒体或互联网上刊登或在社会上张贴的“公报”、“公告”、“通报”的公文格式作出具体规定说明;再如:对简报式、会议纪要式的公文格式各要素作出具体规定说明;同时对使用命令(令)这一文种制发的公文格式要素作出规定说明(据了解,目前在标印此类公文时,行政机关与军队机关标印的格式也有不少差别),等等。若国标不规范,表述不严谨、准确,将无所适从,难免为印制公文格式不规范留下空间,甚至将其视为不规范标印公文格式要素、公文格式混乱的理由。

三是要权威。公文格式是外在形式结构的组织与安排,是显示公文权威性和严肃性的重要标志。因此,修订颁发的公文格式国标要有权威。权威必须建立在制定的国标是合理和科学的基础之上。一是修订公文格式国家标准必须遵循统一、规范的原则。二是加强调研。修订国标时不能闭门造车,要加强在全国范围内的调研工作,不但要考虑上级机关或中央、国家机关的需求,更要通盘考虑省、市、县基层各级各类机关以及人民团体、企事业单位的实际情况,在充分调研的基础上,着手修订;三是广泛听证,集思广益。“国标”这一规范性、专业性较强的文件在修订稿出来后,要进行广泛听证,甚至可以公开征求意见,通过报纸、网络等新闻媒体等公开发布,在全国范围内征求广大文秘工作者的意见;亦可通过召开座谈会、征求意见会等形式,广泛听取上下级机关、业务部门的意见和公文学界、秘书学界、专家学者的意见,集思广益,使之符合我国国情,产生出一个既合理科学又便于操作的统一规范的国家公文格式标准。

篇4：公文附件说明格式

关键词：通用公文；格式；标准

2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《党政机关公文处理工作条例》，规定该条例于2012年7月1日起施行。为配合该条例的执行，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会于2012年6月29日联合发布《中华人民共和国国家标准·党政机关公文格式》，于2012年7月1日起执行。笔者认为，从公文作为全国各类组织通用办事工具和中国共产党在全国各项事业中的领导地位的国家政治体制等角度考虑，该标准以改称“通用公文格式标准”为宜。

首先，从公文作为全国各类各级组织通用的办事工具角度考虑，全国应有统一的公文格式标准。公文作为书面的办事工具，不仅在全国具有一定规模的各类各级组织内部使用，而且，在不同类别的组织间流转，用以传递信息、沟通意图、指挥协调等。公文具有统一的格式标准，便于人们对之的识别、使用、处理、管理等，当然，也便于人们对之的学习、掌握，同时，便于保证公文的效能发挥等。因此，中国自建立国家制度以来的各朝代，都十分重视公文格式问题，并且，随着国家制度的完善和人们对公文认识的加深而对公文格式作日益合理、完备的规定。如，殷商时，甲骨文书初步形成了“前辞”、“命辞”、“占辞”、“验辞”四部分的结构形式，汉朝时，对公文的载体尺寸、不同类型的公文格式等作出规定；明朝时，对公文的书面排版作出详细规定等[1]。中华人民共和国成立以来，国家也十分重视公文格式问题，历次党政部门的公文处理规定，都把公文格式作为重要内容。特别是1988年9月5日，原国家技术监督局发布《中华人民共和国国家标准·国家机关公文格式》，正式确立了国家统一的公文格式，并且，明确“本标准适用于我国各级党、政、军机关正式发布的公文”。但是，由于1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》中，关于党的公文格式的某些规定与这个标准的某些相关内容不一致，且由于党在国家政治体制中的领导地位问题，使这个标准经修订在1999年12月27日由原国家质量技术监督局发布时，改称“《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》”，从而使国家又无全国统一的公文格式标准，由此，造成使用公文时的一些问题。如党政联合行文时，发文日期党的系统要求用阿拉伯数字[2]，行政系统要求用汉字[3]；保密等级和紧急程度，党的系统要求标于公文首页的左上角[2]，行政系统要求标于公文首页的右上角[3]。这种要求的不一致，使制作公文者无所适从。现在，国家发布了党政机关公文格式标准，统一了党政公文格式，解决了前述原党政公文格式不一致出现的问题。但是，这只是统一了党政公文格式，军队和人大公文格式还是执行其本系统的规定，还存在着与现党政公文格式不一致的情况。如，现党政公文格式规定公文密级标于公文首页左上角[4]，现人大公文格式规定公文密级标于公文首页右上角[5]，现军队公文格式规定也是公文密级标于公文首页右上角[6]。再如，现党政公文格式规定发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离是35mm[4]，现军队公文格式规定“报告”、“请示”的发文机关标志的上边缘至版心上边缘距离为80mm，其他种类公文的发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为25mm[6]。这些问题的存在，使党或行政机关和人大或军队机关联合行文时，制作公文格式不好确定。还有其他性质单位的公文格式现在无统一规定，虽然，党政公文格式标准规定“其他机关和单位的公文可以参照执行”[4]，然而，这里说的是“可以参照执行”，是否真“参照执行”，取决于制发公文者自己，由此，还有可能出现不同单位使用通用公文形成的实际格式不一致的情况，所以，国家应颁布统一的通用公文格式标准。

其次，从中国共产党在国家政治体制中的领导地位角度考虑，作为国家行政机关一个部门的国家质量监督检验检疫总局发布直接规范党组织公文格式的《党政机关公文格式》标准不合适。尽管《中国共产党章程》规定“党的领导主要是政治、思想和组织的领导”，“党必须在宪法和法律的范围内活动”，“党必须保证国家的立法、司法、行政机关、经济、文化组织和人民团体积极主动地、独立负责地、协调一致地工作”[7]，但党章的规定，是说党组织应像社会其他组织一样尊重和遵守法律，支持和接受行政机关等的社会事务管理。不意味着行政机关等可直接针对党的组织出台管理规定，对党组织的有关活动直接进行管理。虽然，笔者清楚，《党政机关公文格式》国家标准的发布，是由于中共中央办公厅和国务院办公厅联合发布了《党政机关公文处理工作条例》，前者是后者的配套文件，但由于前者不像后者那样是党政联合行文，而是行政机关的单独行文，所以，无论是按党的十三大确定的党政分开原则[8]及《党政机关公文处理工作条例》规定的根据隶属关系行文原则[9]，党政任一方不应向对方的下属组织下命令、作规定，还是考虑党在国家政治体制中的领导地位，作为国家行政机关的国家质量监督检验检疫总局，都不适宜发布直接针对党组织公文格式问题的《党政机关公文格式》标准，而应发布面向社会各种组织其中包括党组织的通用公文格式标准。

其实，发布通用公文格式标准不仅是现实公文处理工作的需要，也有良好的现实基础。这个现实基础不仅是指各种组织的公文处理工作遵循大体相同的运行规律，形成了各方认可的基本相同的格式，而且，更重要的是，指社会上的大多数企事业组织党政行文过去长期分别按国家党和行政机关的公文格式办理。现在作为国家一级的党政公文格式标准统一了，也就意味着，这些企事业组织的党政公文格式也统一了。社会上的其他组织公文格式虽然可能与现行党政公文格式标准存在一些差异，但这些差异不是现实公文处理工作的客观需要造成的，而是不同公文格式制订者的认识差异造成的。统一全国的通用公文格式，不会束缚不同性质组织的实际公文处理工作，恰恰相反，它有利于不同性质组织的公文使用、运行和效能发挥。将现《党政机关公文格式》标准改称“通用公文格式标准”，不仅可使该标准的运行更名正言顺，而且促进全国的公文处理工作规范化建设。

参考文献：

[1]郑彦离.通用公文简论[M].北京：中国文联出版社2001：31～33.

[2]中共中央办公厅.中国共产党机关公文处理条例[Z].1996-5-3.

[3]国家质量技术监督局.中华人民共和国国家标准﹒国家行政机关公文格式[Z].1999-12-27.

[4]国家质量监督检验检疫总局，国家标准化管理委员会.中华人民共和国国家标准.党政机关公文格式[Z].2012-6-29.

[5]全国人大常委会办公厅.人大机关公文处理办法[Z].2000-11-15.

[6]总装备部，中华人民共和国国家军用标准军队机关公文格式[Z].2005-10-2.

[7]中国共产党第十七次全国代表大会中国共产党章程[Z].2007-10-21.

[8]田济民，宋琼.党员手册[M] 北京：华夏出版社 1988： 370.

[9]中共中央办公厅，国务院办公厅党政机关公文处理工作条例[Z].2012-4-16.

篇5：公文中附件的格式

附件

指附属于公文正文的其他公文、图表、名单等材料。公文附件是公文正文内容的组成部分，其作用在于补充和完善公文正文的内容，与正文具有同等效力。附件应在正文下空 1行左空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件如有序号使用阿拉伯数码（例：“附件：1．×××××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，以方便查阅，如不能与正文一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号，并在其后标识附件，以防止附件散乱、丢失。

附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件”

置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字，用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。

例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。党委仅用“附”,十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。

拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。

篇6：公文中附件与附件说明的辨析

【试题】

公文中“附件说明”的位置在( )。

A.正文后，成文日期前

B.成文日期后，附注前

C.附注后，抄送机关前

D.抄送机关后，另附一页

【答案】A。附件说明指公文附件的顺序号和名称，公文中如有附件，“附件说明”的位置位于正文下空一行位置处，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。标记完附件说明之后编排成文日期等要素。故本题答案为A。

【试题】

下列关于“附件说明”表述错误的是。

A.附件名称后不加标点符号

B.附件说明是指公文正文的说明、补充材料

C.附件说明处的标题应与正文内的提法、附件本身的标题一致

D.如果附件名称字数超过一行，回行时与冒号后的第一个字对齐

【答案】B。附件说明是指公文附件的顺序号和名称，附件是公文正文的说明、补充材料，B选项错误。附件说明格式，在正文下空一行左空二字编排附件名称，后标全角冒号和附件名称，附件名称处标题与正文附件本身标题一致，附件名称后不加标点符号，附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐，A、C、D选项正确。故本题答案为B。

【考点解析】

这两道题目考察的是附件与附件说明的区别，《党政机关公文格式》中明确规定：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件：1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。这是对于附件说明的描述，而对于附件的描述则是：附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

篇7：公文格式说明

东府文件（平行文和下行文）格式说明

一、用纸：A4型、70g/m的胶版印刷纸。

二、版式：天头地白（上下白边）为36mm，左右白边为27mm，版心为156mm×225mm（不含页码）。

三、组成公文的各要素：

组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

（一）公文份数序号：阿拉伯数码，顶格标识在版心左上角第1行。带有密级的公文要编制份数序号；如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号。发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位。

（二）密级：根据需要标识。用15.5号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用15.5号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密等级的两字间不空1字距离。

（三）紧急程度：根据需要标识。用15.5号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，2紧急程度顶格标识在版心右上角第2行，此时两行之间行距缩小，使发文机关上方至紧急程度标识间多留出空位。

（四）发文机关：即“东莞市人民政府文件”红头，使用56号加粗华康简标题宋体字（国家机关公文格式推荐使用小标宋体字，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般高×宽应小于22mm×15mm），用红色标识。发文机关标识位置为上边缘至版心上边缘25mm（即距公文纸上边缘62mm），也就是留出25mm（约2行）位置用于标识份数序号、密级和紧急程度，即使上述3项要素均不需要标识，也要留出这段空白。

（五）发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成；位于发文机关标识下第3行（上空2行），使用15.5号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

（六）红色反线：位于发文字号之下4mm处，与版心等宽，粗1.25磅。

（七）公文标题：位于红色反线下第3行（上空2行），使用21号华康简标题宋体字；可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（八）主送机关：位于标题下第2行（上空1行），使用15.5号仿宋体字，左侧顶格，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。如果因仅差一行就可以不挤出正文时，主送机关与标题之间也可以不空1行。

（九）公文正文：主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用15.5号仿宋体字，文中如有小标题可用15.5号华康简标题宋体字或黑体字。

正文（含主送机关）一般每面排22行，每行排28个字，字距、行距据此确定（一般可为30磅）。

（十）附件：在正文下空1行、左空2字、用15.5号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。

附件的左上角第1行顶格标识“附件”（使用15.5号黑体字），有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致

（十一）落款：落款处不署发文机关名称（联合行文除外，另行说明），只标识成文日期，加盖印章。

成文日期右空4字，用汉字将年、月、日标全，“零”写为“О”。加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，红色。当印章下弧内无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧内有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（十二）附注：公文如有附注（如“此件可公开发表”、联系人、联系电话等），用15.5号仿宋体字、居左空2字加圆括号标识在成文日期下1或2行。

（十三）版记：应置于公文最后一页（不管前面的空白页有多少面），版记的最后一个要素置于最后一行。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心，上下线粗1磅，中间线粗0.5磅。

主题词：“主题词”3字用15.5号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用15.5号华康简标题宋体字，各词目之间空1字。“主题词”一栏为正常行距。

抄送机关：在主题词下1行、左右各空1字、用15.5号仿宋体字标识，后标全角冒号；抄送机关间一般用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

印发机关和印发日期：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占一行位置；使用15.5号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。

不标注印发份数。

四、页码：

小4号半角白体阿拉伯数码，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条小4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。首页、空白页和空白页以后的页不标识页码。

五、印刷、装订：

（一）双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。

（二）公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm--5mm。

（三）附件的装订：附件应与公文正文一起装订。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

公文如需附表，对横排A4纸表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封

三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。

六、特别说明：

（一）省政府目前使用华光文件处理系统，其制定的公文格式对应该系统。我们办公室（以及我市大部分单位）目前使用的文件处理系统是Microsoft Word，我们制定的公文格式，各项数值均指在Microsoft Word2000文件编辑系统中数值。因此，我们的公文格式与省政府的公文格式在字号、字距、行距以及个别特殊符号方面，有微小差别。这些差别限于技术原因目前暂无法改变，但对公文的规范性影响不大。

（二）市政府、市府办其他公文格式以此为基础，凡未作说明外均以上述标识方法相同。

联合行文格式说明

一、本说明所指包括市政府、市府办的联合行文的上行文、平行文和下行文；

本说明未列之要素的标识方法，均与东府文件（平行文和下行文）格式相同。

二、发文机关标识：

使用华康简标题宋体字，字号依据联合行文单位的数量以醒目美观为原则酌定，但高×宽应小于22mm×15mm（如市政府、市府办的样文，当两个单位联合行文时，单位名称用小初号加粗华康简标题宋体字，“文件”两字用56号加粗华康简标题宋体字）。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

平行文或下行文的天头同东府样文，即发文机关标识上边缘距公文纸上边缘62mm。

上行文的天头同东府上行文，即发文机关标识上边缘距公文纸上边缘117mm。

三、联合行文公文首页必须显示正文，发文机关过多只能挤发文机关，不能挤正文，可将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止（还要考虑留出发文字号、主送机关、标题以及最少一行正文的位置）。

四、印章使用：当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关在前；两个印章均压成文日期。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

东府、东府办文件（上行文）格式说明

一、本说明中未列之要素的标识方法，均与东府文件（平行文和下行文）格式相同。

二、天头：发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，距公文纸上边缘117mm（不论份数序号、密级和紧急程度标识与否，均要留出这段空白）。

三、文号和签发人：

签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用15.5号仿宋体字，“签发人”字样后标全角冒号，冒号后用15.5号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4mm。

会议纪要格式说明

一、本说明中未列之要素的标识方法，均与东府文件（平行文和下行文）格式相同。

二、我们目前使用的会议纪要类别主要有市政府常务会议纪要、市长办公会议纪要、市政府工作会议纪要，各项要素标识方法基本相同。

三、会议纪要标识由“×××会议纪要”组成，使用40号加粗华康简标题宋字体，红色。

四、会议纪要不加盖印章。

市政府、市府办信函式格式说明

一、本说明中未列之要素的标识方法，均与东府文件（平行文和下行文）格式相同。

二、我们目前使用信函式格式公文的类别主要有东府函、东府办函、东府办复、东府党、东府案、东府办会函等。

三、信函式格式公文格式：

（一）天头地白：天头为30mm（即发文机关标识上边缘距公文纸上边缘30mm），地白为20mm，左右白边为20mm。

（二）发文机关：

发文机关名称（即“东莞市人民政府”、“东莞市人民政府办公室”红头）上边缘距公文纸上边缘距离30mm，使用小初号加粗华康标题宋体字；