浅谈档案管理中存在的问题与改进

2022-09-11

个人、组织与国家机构在社会生活中形成的保存备查的图表、文字、声像等各种形式的原始资料与记录被称为档案。档案不仅对社会的稳定与和谐有着巨大的积极作用, 而且对经济和文化的建与起步同样具有积极的作用。档案管理工作不仅包括档案的收集、整理、归档、保管, 还包括提供查阅、证据采集、信息利用等。

一、做好档案管理工作的重要意义

档案管理工作是一个单位综合管理工作中的一部分, 关系到管理工作的方方面面, 任何一个部门都与档案管理有着千丝万缕的关系, 档案管理是一个单位持续高效运转下去的一个基础性工作, 甚至有的时候起到关键性的作用。档案与一般的文献资料不同的是, 它是在特定时期的当事过程中形成的原始的历史记录, 表现为原始文件或者是原始材料的转化物, 并不是另外收集也不是在事后编写的, 因而具有真实性、原始性与不可替代性。很多档案往往只有一份, 一旦遗失, 无法复制, 所以档案就变得尤为宝贵, 因而更加注重原稿、原本以及孤本。档案资料承载知识、信息, 能够达到个人、组织及国家机构对其利用, 满足了客体对主体的需求, 这就是档案价值属性的表现。档案对人们认识世界、改造世界具有重要的意义。因此, 档案工作者要充分认识到本职工作的重要性, 充分认识到档案的重要意义, 发挥好主观能动性, 扎扎实实地做好新时期档案管理工作。

二、当前档案管理中存在的问题

(一) 工作人员的专业程度不够

长期以来, 相当一部分人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区, 认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作, 不是单位的主要工作, 不能给单位创造经济效益, 只要“守好摊”, 不丢失, 不泄密, 能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想都表明了一些人对档案工作缺乏了解, 忽视档案工作已无法适应现在的管理需求。档案专业人员业务素质不高, 理论水平、文化程度参差不齐, 与时代发展的要求悬殊较大。档案专业出身的人少, 知识结构不完整, 现代科学知识贫乏, 高层次的档案人才少。档案管理人员流动频繁, 档案人员一年换几回, 还未来得及上手就又换了工作岗位, 导致档案不能及时连续地得到归档整理, 甚至导致遗失。这些情况的存在阻碍了档案管理工作的进一步发展。

(二) 档案收集制度不完善

由于对档案管理工作的不重视, 收集档案的工作开展起来也就非常困难, 一些重要的文件资料往往不能及时完整地移交到档案管理部门。另外, 在摄录人员中普遍存在着这样的错误认识:只有上级的红头文件和工作中形成的文字材料才是档案, 往往忽视了工作中形成的音像、新闻素材、及播出作品等, 他们并不在意录完、拍完、播完后的档案如何处理, 从而导致了部门或个人长期的保存这些声像档案。如果在这时候发生了机构及人员的调整, 很多声像档案就会遗失, 这样单位保存的档案就会出现不完整、不完全等问题, 对广播电视档案的开发利用与长久保护不利。甚至会发生有些部门或者个人为了因对突发问题, 把一些有保存价值的作品或者节目带洗掉然后拿出来反复录制其余节目的问题, 那么等到最后认识到这些作品的价值想要存档的时候, 已经后悔莫及了。发生如上状况的原因都是对档案管理意识的淡薄以及没有有效的管理机制造成的。

(三) 档案的信息化进程滞后

电子技术的蓬勃兴起, 为各种资源的管理提供了便捷的手段。因此, 运用先进的软件技术, 对资源进行有效的管理, 开发出适合自身特点的管理软件, 实现强有力的档案收集、整理、归档保存、查询功能。但是目前我们的现状是, 档案的管理与其利用还不能适应档案的网络化发展需求, 管理档案的手段依然比较落后, 仍然在采用原始的一套程序。

(四) 不重视档案的开发利用工作

收集保存档案不仅是为了留下历史记录以便查询, 也是为了再开发再利用, 让档案起到更大的作用。档案业务中的工作重点是档案利用, 其在档案工作中可谓是重中之重。随着知识时代的进一步发展, 档案作为知识的载体和信息源, 越来越被人们重视和利用。档案工作者要转变观念, 重视档案信息资源的开发利用工作, 适应社会信息化进程的需要, 切实转变档案信息服务的方式, 使之更好地为经济建设服务。然而目前的档案管理往往只是为管而管, 只是被动地为查询者提供服务, 若无人查询, 便永远养在“深闺”无人识, 这是对档案资源的极大浪费。

三、改进存在问题的对策

(一) 制定完善的档案管理制度

首先必须从档案的收集、整理、归档、保存、查阅等各个方面制定完善的一系列管理制度, 其次是要建立档案工作网络, 提出档案工作的总体要求, 实行由领导负责并指导档案工作, 并制定管理档案的各项实施制度, 督促并指导档案的管理。机构要健全, 人员要落实, 每年档案工作要有目标、有计划, 把档案工作任务分解到个人, 做到职责明确。档案室的工作人员也要深入到其部门科室, 从而了解其业务活动, 方便工作人员对业务档案提出更加有利于统一的立卷要求, 从而促进业务科室在其工作中自觉养成归纳整理档案、保护档案的习惯, 把在工作中形成的, 具有利用价值及保存价值的文件及时的立卷并定期的归档于档案室。要建立档案管理规范化制度, 归档有范围, 立卷有标准, 借阅有规定, 保密有条例, 库房管理有措施, 开发利用有目标。有了制度, 还要严格执行, 档案管理人员要严格执行档案管理规定, 认真细致地做好档案保管以及利用工作, 充分发挥档案资料的作用。

(二) 提高档案管理队伍的专业能力

首先, 要配备有档案管理专业知识的人才, 档案管理是一项专业性很强的工作, 工作人员必须具备较高的职业素养, 才能真正做好档案管理工作。其次, 要经常对档案管理人员进行培训。档案管理工作人员必须与时俱进, 不断学习新知识, 以便于更好的掌握现代化的管理手段。现代化管理手段主要是指将系统作为基础, 将科学技术作为管理的手段, 将数字方法作为管理的工具, 并借助数字信息通讯和计算机系统等先进技术, 促进最佳体系的形成, 使被管理对象能够在确定目标下实现更加有效快捷的最佳效果。合理化、信息化、定量化、系统化是现代管理的最主要特点。最后, 要提高档案管理人员的职业道德水平, 发扬爱岗敬业的作风, 培养良好的职业素养, 积极主动, 热情服务, 既要坚持按规章制度办事, 又要注意改善服务态度, 提高服务质量。有的档案具有保密性, 因此, 工作人员要有档案意识和法制观念, 从对历史负责、对现实负责的高度来看待档案管理工作。

(三) 推进档案管理现代化发展的进程

目前的档案管理存在数量冗多、保管条件落后、查询利用率低、管理人员专业水平不高等一系列问题。在当前形势下, 档案信息化建设滞后, 是阻碍档案工作规范化管理上台阶的重要因素。使档案工作更加规范的必要条件就是实现档案的信息化, 同时也是其适应信息化社会的趋势。在如今飞速发展的信息化、数字化时代, 网络技术与计算机可以视为档案管理的新血液, 同时也能够使数字化建设的步伐加快。现如今, 办公设备正向自动化与科技化的方向发展, 我们可以肯定计算机技术在档案管理中也必定会发挥出其独特以及不可替代的作用。档案管理如果仍然局限于传统的手工操作的落后管理模式上, 就谈不上改革和创新, 就无法满足现代化管理的要求。首先, 档案部门要建立自己的局域网, 配置电脑、扫描仪、光盘刻录机等, 利用这些现代化办公设备, 使档案工作实现信息化、数字化。其次, 要选择适合本行业的档案管理软件, 实现档案中心目录及全文的数字化。档案信息数据输入是目录中心的基础工作, 对各职能部门移交的大量档案资料, 边整理边输入, 从信息源头抓起, 建立统一的数据格式标准, 实施纸质档案和数字档案“双套制”模式。最后, 档案工作人员要树立档案信息意识, 要注重自身专业水平的提高, 通过学习或参加培训, 加强学习信息化技术, 熟练掌握档案的信息化管理模式, 适应档案现代化管理的需要。

(四) 大力开展档案的开发利用工作

当前档案工作者的重要使命就是充分利用档案信息资源, 不断创新档案服务机制, 积极主动为经济建设服务。广电系统的许多声像素材往往只利用过一次, 其实, 许多声像资料都具有多次利用的可能, 这些素材是耗费了大量的人力、物力、财力才制作而成的, 如果只利用一次, 未免太浪费, 完全可以再加以二次利用, 不仅有现实意义, 也有经济效益。档案管理工作不能仅仅停留在收集、归档、整理和保管上, 工作人员还要学会编研, 也就是从大量的馆藏档案中提炼出有规律、有价值的东西, 然后编写出结构严谨、文字精炼、系统完整的档案信息的汇编本。对于图像资料, 要对其中可以再利用的部分精心剪辑取舍, 并分门别类, 整合成有价值的参考资料。这样的编研工作要定期进行, 编好后的资料要及时提供给有关部门, 能有效地提高这些部门的工作效率, 节约了节目的制作成本, 也使档案发挥了应有的价值, 由“死”走向了“活”。档案无“声”, 开发是“金”。档案管理部门要更新观念, 走出重实体轻利用的误区, 要深入基层, 熟悉各部门的业务过程, 了解基层对档案信息的需求, 结合实际需要进行编研工作。同时, 要不断加强学习, 提高编研水平, 不仅要“编”还要“研”, 要在调查学习研究的基础上进行编制。做好了档案的开发利用工作, 才能使档案管理工作显示出强大的生命力。

综上所述, 对当前档案管理工作中存在的问题进行了一些粗浅的分析, 并提出了改进的建议。档案管理的工作人员要加强对优秀档案管理工作者研究成果的学习, 以便更好的适用目前工作的新要求和新形势, 不断提高素养, 增强历史责任感和使命感, 努力做好新时期的档案管理工作。

摘要：知识经济时代, 档案管理在社会发展中具有越来越重要的地位和作用。档案管理人员必须学习科学规范的管理档案知识, 以适应新的发展形式的需求, 坚持与时代共同进步, 从而为档案管理方面的工作开创新的局面。本文试着分析当前档案管理中存在的问题, 并针对这些问题提出了改进意见。

关键词：档案管理,改进,优化