老年大学档案管理的特点

2022-09-11

随着我国老年退休人员的不断增加, 如何让日益增多的老年人员安度晚年, 已经成为当前我国社会公共服务改革中不可忽视的重要课题。老年退休人员为国家经济社会建设做出了伟大的贡献, 他们有权利享受稳定快乐的晚年生活。我国自上世纪80年代开始通过创建老年大学的方式, 满足老年退休人员娱乐生活文化消费的需要。2016年, 不完全统计数据显示, 目前我国已经建立的大大小小的老年大学数量达到1300余所。老年人通过老年大学的学习, 既丰富了晚年文化生活, 同时也掌握了一些全新的生存生活技能。老年大学入学人数近十年呈现快速增加趋势。2016年山东济南某老年大学新增入学人数379人, 在校总人数达到1400余人, 比十年前增加了三倍以上。快速增加的老年大学生, 给老年大学档案管理工作带来严峻的压力。不同于普通高校, 老年大学档案管理工作呈现出自己一些显著的特点[1]。

一、老年大学档案管理的特点

(一) 档案管理信息更新变化快

与普通高等院校相比, 老年大学生多是进行短期的学习与培训, 主要是根据自己个人爱好选择相关课程, 课程设置相对较多。同时, 老年大学生人员构成相对复杂, 人员变动速度也较快。这造成老年大学档案管理工作档案信息的采集、入档难度想读较大。以山东某老年大学为例。2016年新增老年大学生220余人, 毕业大学生190余人。表面上人数比普通高校要少很多, 档案管理工作应当相对简单。但是, 情况恰恰相反。新入学老年大学生并不是同时入学, 需要针对不同老年大学生生理心理、原有知识储备等进行考核, 以确定给予他们何种课程培训。毕业的大学生人数虽然少, 但是专业种类却较多, 需要对不同专业的毕业生进行相应地档案信息的录入、备案等工作。总之, 专业课程设置较多、人员构成复杂变动快等因素, 导致老年档案管理信息更新变化较快。

(二) 传统纸质化档案管理手段仍占主流

现代档案管理中, 传统纸质化档案管理手段逐渐被现代信息网络化管理手段代替。但是, 在当前我国众多老年大学的档案管理中, 传统纸质化档案管理手段仍占据主流地位。尽管过去十几年, 老年大学档案管理中信息化管理技术的应用也日益增多, 当在很多老年大学档案管理中并未能得到彻底地应用。分析原因, 主要有以下几点:一是很多老年大学档案管理人员习惯上采用纸质化档案管理模式, 如一些年龄较长的档案管理人员对现代信息网络技术认知和接受程度相对较低, 他们更喜欢采用纸质档案。二是老年大学生自身缺乏现代信息网络技术应用思维和应用习惯, 如很多老年大学生不会借助信息化档案管理平台查阅、上传自己的档案信息。三是由于老年大学办学经费相对有限, 几乎大部分办学经费来自政府财政拨付或社会捐助。这导致老年大学建立现代数字化、信息化档案管理模式经费短缺现象比较突出。

(三) 高素质档案管理人员相对短缺

高素质档案管理人员是做好档案管理工作的人力保障。当前, 我国老年大学档案管理中, 存在高素质档案管理人员相对短的现象。2015年, 某教育研究机构对河南十几岁老年档案管理人员调研显示, 受访109名档案管理人员中, 具备本科 (含本科) 以上学历人员仅有32人, 专科学历人员也不过41人。上述档案管理人员中20%-35%的人员并未接受过系统专业的档案管理培训。高素质档案管理人员的短缺, 给当前老年大学档案管理工作带来一定负面影响, 如档案管理工作方式单一, 档案管理效率相对较低, 档案管理中档案信息录入、存档、上传、共享等工作环节问题频出等。因此, 高素质档案管理人员相对短缺, 是当前我国老年大学档案管理的特点之一, 也是不可忽视的重要弊端。

二、创建特色数字化老年大学档案管理模式的建议

(一) 建立数字化、网络化老年大学档案管理平台

从我国老年大学档案管理工作长远开展看, 建立现代数字化、网络化老年大学档案管理平台是未来发展的必然选择。具体做法如下:一是开发适合老年大学档案管理工作特点的管理软件, 能够比较高效地开展档案信息数据采集、录入、计算、筛选、存档、上传和共享等档案管理工作。二是要借助云端网络技术、大数据技术等构建老年大学云端档案管理平台和大数据档案管理数据处理中心等。这样可以实现不同老年大学之间在档案管理工作中的互联互通, 相互吸收借鉴对方在档案管理中的成功经验。三是要更新现有老年大学档案管理硬件配置, 采购更多高配置的电脑、网线、多媒体终端接口等硬件设备等。

(二) 加强档案管理人员数字化、信息化档案管理知识与技能的培训

要想保障老年大学档案管理工作的高效有序地开展, 还需要不断加强高素质档案管理人员的培训, 提升档案管理人员数字化档案管理知识与技能的培训。这是做好老年大学档案管理工作的人力资源保障。

(三) 建立老年大学生信息网络技术应用课程体系

老年大学档案管理工作的开展也离不开老年大学生的积极参与。有鉴于很多老年大学生自身信息网络技术素养相对较低的现状, 笔者建议可以通过建立老年大学生信息网络技术应用课程体系的方式提升老年大学生信息网络技术的应用技巧。要精心设计相关课程教材, 必要时可以把这一课程纳入老年大学必修课程体系[2]。只有建立科学完善的课程体系, 才能让广大老年大学生主动积极地投入网络信息技术的学习与应用之中。国内某些老年大学已经开始老年大学信息化课程体系的构建和实践, 并取得一定积极成效。随着未来信息技术的进一步发展, 加大老年大学生信息技术素养的培训, 是提升老年大学生晚年生活水平的保障, 同时也是老年大学创建特色数字化档案管理模式的基础[3]。